Straatsburg, 10 december 2003

Geachte heer P.,

Op 26 juni 2003 heeft u namens de Universiteit van Stockholm een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman. De klacht betrof het vermeende verzuim van de Commissie om een eindbetaling te verrichten in het kader van een onderzoeksproject met contractnummer ERBBIO 4 CTT 960158.

Op 9 juli 2003 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 27 oktober 2003 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Op 26 november 2003 sprak u telefonisch met mijn diensten en gaf u uw opmerkingen over het standpunt van de Commissie.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In juni 2003 werd namens de Universiteit van Stockholm een klacht ingediend bij de Ombudsman. De klacht betrof het vermeende verzuim van de Commissie om een eindbetaling te verrichten in het kader van een onderzoeksproject met contractnummer ERBBIO 4 CTT 960158.

Volgens de klager zijn de relevante feiten, samengevat, als volgt:

De Universiteit van Stockholm was een van de deelnemers aan een onderzoeksproject, dat werd gecoördineerd door het Italiaanse bedrijf CHIRON en gefinancierd door de Commissie. Ten tijde van de indiening van de klacht had CHIRON zes maanden gewacht op de eindbetaling van de Commissie in het kader van het project. Een deel van de eindbetaling was verschuldigd aan de Universiteit van Stockholm. Het totale bedrag dat aan CHIRON verschuldigd was, bedroeg 196.528 €, waarvan 60.000 € bestemd was voor de universiteit van Stockholm.

In juni 2002 probeerde klager te achterhalen waarom er geen eindbetaling had plaatsgevonden. In december 2002 heeft de Universiteit van Stockholm de Commissie aanvullende documentatie toegezonden en de Commissie heeft vervolgens bevestigd dat de betaling binnen een paar weken aan CHIRON moest worden gedaan. Er werd geen betaling verricht en klager nam vervolgens ongeveer tien keer telefonisch contact op met de Commissie. De Commissie deelde hem mee dat als gevolg van de interne reorganisatie een "operationele verificateur" ontbrak en dat de betaling daarom niet kon worden verricht. In mei 2003 schreef klager de Commissie hierover een brief, maar kreeg geen antwoord.

Klager beweert dat de Commissie geen eindbetaling heeft verricht in het kader van het onderzoeksproject met contractnummer ERBBIO 4 CTT 960158.

De klager stelt dat de eindbetaling aan de coördinator CHIRON in Italië moet worden gedaan, vermeerderd met rente voor de vertraging.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Het contract in kwestie wordt beheerd door het directoraat-generaal Onderzoek (DG RTD) van de Commissie. De wetenschappelijke resultaten van het contract zijn op 29 juli 2002 goedgekeurd en het dossier is vervolgens toegezonden aan het directoraat dat verantwoordelijk is voor de desbetreffende begroting. Op 31 juli 2002 heeft de financiële initiatiefnemer binnen dit directoraat contact opgenomen met de coördinator CHIRON en verzocht om correcties in de kostenstaten. De gevraagde correcties kwamen pas op 5 december 2002 binnen en de betaling werd op 19 december 2002 verwerkt, maar tegen die tijd was de begroting voor 2002 al afgesloten.

Na de opening van de begroting 2003 heeft de financiële initiatiefnemer de betaling op 28 februari 2003 opnieuw geïnitieerd. Vanwege organisatorische problemen binnen DG RTD konden de nodige handtekeningen, waaronder die van de financieel controleur en de ordonnateur, pas op 11 juli 2003 worden verkregen. De betaling werd vervolgens op 21 juli 2003 overgemaakt op de bankrekening van CHIRON.

De Commissie erkent dat de betaling op 5 december 2002 verschuldigd was en binnen 60 dagen had moeten worden uitgevoerd, d.w.z. uiterlijk op 5 februari 2003. Zij zal derhalve de rentebetaling voor de periode van 6 februari 2003 tot en met 21 juli 2003 inleiden zodra zij een rechtstreekse vordering van de klager ontvangt, die noodzakelijk is om de betaling goed te keuren. In dit verband is reeds contact opgenomen met klager.

De Commissie biedt haar excuses aan voor de laattijdige betaling en verzekert de Ombudsman dat het financiële circuit nu naar tevredenheid functioneert.

Opmerkingen van klager

Klager bevestigde telefonisch aan de diensten van de Ombudsman dat de universiteit van Stockholm de eindbetaling had ontvangen en dat de betaling van rente onderweg was, zo niet al op de bankrekening van CHIRON. Hij was dan ook tevreden met de uitkomst van de zaak en bedankte de Ombudsman voor zijn hulp.

BESLUIT

1 Het niet verrichten van een eindbetaling in een onderzoeksproject

1.1 De klacht betreft het vermeende verzuim van de Commissie om een eindbetaling te doen aan de coördinator van een onderzoeksproject met contractnummer ERBBIO 4 CTT 960158, waarbij de Universiteit van Stockholm partij is. Klager, die namens de Universiteit van Stockholm klaagt, stelt daarom dat de eindbetaling aan de coördinator moet worden gedaan, vermeerderd met rente voor de vertraging.

1.2 De Commissie erkende dat de betaling op 5 december 2002 verschuldigd was en binnen 60 dagen had moeten worden betaald. Vanwege organisatorische problemen binnen DG RTD kon de betaling echter pas op 21 juli 2003 op de bankrekening van CHIRON worden overgemaakt. De Commissie bood haar excuses aan voor de laattijdige betaling en verzekerde de Ombudsman dat het financiële circuit nu naar tevredenheid functioneert. De Commissie heeft zich ertoe verbonden de rentebetaling te initiëren voor de periode van 6 februari 2003 tot en met 21 juli 2003.

1.3 Klager bevestigt dat de Universiteit van Stockholm de eindbetaling heeft ontvangen, dat de rentebetaling aan de gang is en dat hij derhalve tevreden is.

1.4 Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de Commissie passende maatregelen heeft genomen om de klacht af te wikkelen en daarmee de klager tevreden heeft gesteld.

2 Conclusie

Uit de opmerkingen van de Commissie en de opmerkingen van klager blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en klager daarmee tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS