Straatsburg, 19 november 2003

Geachte heer X,

Op 27 februari 2003 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) over de behandeling door EPSO van uw antwoord op de door EPSO gepubliceerde oproep tot het indienen van blijken van belangstelling met het oog op de selectie van hulpfunctionarissen voor de pre-uitbreiding.

Op 11 maart 2003 heeft de Ombudsman de klacht doorgestuurd naar de directeur van EPSO. EPSO heeft op 25 april 2003 advies uitgebracht en ik heb het op 6 mei 2003 ontvangen. Ik heb het u op 20 mei 2003 toegezonden met de uitnodiging om uiterlijk op 30 juni 2003 opmerkingen te maken. Op die datum zijn geen opmerkingen van u ontvangen.

Op 15 juli 2003 heb ik EPSO een voorstel voor een minnelijke schikking voorgelegd. U werd hiervan op de hoogte gebracht in een brief die dezelfde dag werd verzonden. EPSO heeft op 28 juli 2003 advies uitgebracht. Ik heb het op 9 september 2003 aan u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 5 november 2003 hebt toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Aangezien u hebt aangegeven dat ik Duits, Engels of Frans kan gebruiken, zal dit besluit u worden toegezonden in het Engels, de werktaal van het bureau van de Ombudsman.

Het KLACHT

In november 2002 organiseerde het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) namens de EU-instellingen een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor een aantal niet-permanente posten in het licht van de komende uitbreiding van de EU. Kandidaten moesten beschikken over een “grondige” kennis van ten minste één van de talen van de tien toetredingslanden en over een “goede” kennis van het Engels, het Frans of het Duits. De aanvragen moesten uiterlijk op 10 januari 2003 zijn ingediend. Op het sollicitatieformulier moesten de kandidaten aangeven of de relevante taal hun moedertaal was of dat hun kennis “goed”, “zeer goed” of “uitstekend” was. De in aanmerking komende aanvragen moesten door EPSO in een databank worden ingevoerd. Het blijkt dat alleen kandidaten van wie de namen in deze databank voorkomen, kunnen worden aangeworven.

Klager, een Duits staatsburger, diende een aanvraag in. Hij voerde aan dat hij, toen hij vervolgens EPSO belde, ervan in kennis was gesteld dat de taalkundige vereisten na het verstrijken van de sollicitatietermijn waren gewijzigd. Als gevolg daarvan werd nu vereist dat kandidaten een van de talen van de tien toetredingslanden als moedertaal hadden of over een “uitstekende” kennis van deze taal beschikten; bovendien moesten zij beschikken over een “goede kennis” van het Engels, het Frans of het Duits.

Het onderzoek van de aanvragen is op 13 februari 2003 afgerond. Volgens klager werden 21 020 van de 22 005 aanvragers uit de toetredingslanden in de databank opgenomen, maar slechts 1 126 van de 3 374 aanvragers uit de huidige lidstaten. De aanvraag van klager behoorde niet tot de succesvolle.

Toen klager EPSO belde, kreeg hij te horen dat de afwijzing van zijn aanvraag te wijten was aan het feit dat hij niet “uitstekend” had aangevinkt met betrekking tot zijn kennis van een van de talen van de tien toetredingslanden. Volgens klager voerde de ambtenaar van EPSO met wie hij sprak ook aan dat in het geval van een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling zoals het onderhavige EPSO niet gebonden was aan de beginselen van gewettigd vertrouwen en rechtszekerheid. Klager zond daarop op 24 en 26 februari 2003 twee faxen naar de waarnemend directeur van EPSO, waarin hij verzocht om toevoeging van zijn naam aan de desbetreffende databank.

Aangezien EPSO niet heeft gereageerd, heeft hij de onderhavige klacht ingediend.

Klager voerde aan dat hij aan de oorspronkelijke criteria voldoet, aangezien hij over een “goede” kennis van het Duits, het Engels en het Frans en een “grondige” kennis van het Pools beschikt. Hij was daarom van mening dat zijn naam in de databank moest worden opgenomen. De klager voerde aan dat het vereiste van een “grondige” kennis van een bepaalde taal niet aldus kon worden uitgelegd dat een “uitstekende” kennis vereist was of dat deze taal de moedertaal van de verzoeker moest zijn. Een “uitstekende” kennis was aanzienlijk meer dan een “grondige” kennis. Volgens klager moeten de instellingen bij hun optreden de grondrechten en de algemene beginselen van het bestuursrecht in acht nemen. Klager voerde aan dat EPSO, door de criteria vervolgens te wijzigen, de beginselen van gewettigd vertrouwen en rechtszekerheid heeft geschonden. Klager voerde ook aan dat aanvragers uit de huidige lidstaten werden gediscrimineerd, aangezien aanvragers uit de toetredingslanden alleen een “goede” kennis van het Engels, Frans of Duits hoefden te hebben.

Volgens klager was de databank sinds 14 februari 2003 beschikbaar voor de instellingen en organen van de EU. Klager achtte de zaak dan ook dringend.

Het onderzoek

De klacht is voor advies doorgestuurd naar EPSO. In zijn brief vestigde de Ombudsman de aandacht van EPSO op het feit dat klager de zaak urgent achtte.

EPSO heeft in zijn advies de volgende opmerkingen gemaakt:

Kandidaten moesten beschikken over een grondige kennis (“connaissance approfondie”) van ten minste één van de talen van de tien toetredingslanden en een gedegen kennis (“bonne connaissance”) van het Engels, het Frans of het Duits. Dit strookt met de geest van artikel 28, onder f), van het Statuut, volgens welke niemand tot ambtenaar kan worden benoemd, tenzij hij "het bewijs levert van een grondige kennis van een van de talen van de Gemeenschappen en van een voldoende kennis van een andere taal van de Gemeenschappen, voor zover dit voor de uitoefening van zijn functie noodzakelijk is".

In een eerste gecentraliseerde fase werd een voorselectie van kandidaten uitgevoerd. Een valideringscomité, bestaande uit vertegenwoordigers van alle aan de procedure deelnemende communautaire instellingen, heeft de filtercriteria vastgesteld om te bepalen welke kandidaten zijn toegelaten tot de databank van kandidaten die aan de toelatingscriteria hebben voldaan. De diensten van EPSO hebben geholpen bij het controleren van de meer dan 25 000 aanvragen.

Deze operatie werd op 13 februari 2003 beëindigd en de databank werd ter beschikking gesteld van de instellingen, zodat deze de aanvragen in het licht van hun eigen behoeften konden onderzoeken. Iets meer dan 3 000 aanvragen waren niet in de databank opgenomen. Dit waren meestal gevallen waarin niet aan de toelatingscriteria was voldaan, maar er waren ook gevallen van dubbele en dus onjuiste aanvragen.

Kandidaten moesten beschikken over een grondige kennis van ten minste één van de talen van de tien kandidaat-lidstaten. De jury had de uitdrukking “grondige kennis” gedefinieerd als gelijkwaardig aan die van hoofd- of moedertaal of “uitstekende” kennis.

Klager had in zijn aanvraag aangegeven dat zijn moedertaal Duits was en dat zijn kennis van het Pools “zeer goed” was. Hij had ook zijn curriculum vitae bijgevoegd. Volgens de door klager verstrekte informatie over zijn taalvaardigheden was zijn kennis van het Pools “goed”.

Aangezien klager zelf zijn kennis van een van de talen van de toetredingslanden (in dit geval het Pools) als “goed” of “zeer goed” had beoordeeld, had de jury zich beperkt tot het toepassen van de filtercriteria die reeds waren vastgesteld om de ontvankelijkheid van sollicitaties te controleren en was zij dus niet in staat geweest om de sollicitatie van klager in de desbetreffende databank op te nemen.

De criteria om voor deze procedure in aanmerking te komen, die op de website van EPSO waren gepubliceerd, weerspiegelden de werkelijke behoeften die de Europese instellingen hadden vastgesteld met betrekking tot de taken in verband met de voorbereiding van de komende uitbreiding. De Commissie zou bijvoorbeeld nauw moeten samenwerken met de toekomstige lidstaten om de uitvoering van het EU-beleid voor te bereiden. Bij het Europees Parlement hadden de werkzaamheden in verband met de uitbreiding betrekking op verschillende diensten, met name vertaal- en tolkdiensten. In beide gevallen was de grondige kennis van een van de nieuwe talen dus uiterst belangrijk.

Het feit dat een kandidaat onderdaan was van een van de bestaande lidstaten was geen grond voor uitsluiting. Alle kandidaten zijn in aanmerking genomen. Het was echter niet verwonderlijk dat een groot aantal kandidaten uit de landen die op het punt stonden toe te treden tot de EU werd opgenomen in de definitieve databank, aangezien een groter deel van deze kandidaten voldeed aan de voorwaarden, waaronder die betreffende taalvaardigheden.

Opmerkingen van klager

De Ombudsman zond het advies van EPSO door aan klager en verzocht deze desgewenst uiterlijk op 30 juni 2003 opmerkingen in te dienen. Op die datum werden geen opmerkingen van klager ontvangen.

De prestaties van de OMBUDSMAN om een vriendelijke oplossing te vinden

Na zorgvuldige bestudering van het advies en van de aan de orde gestelde kwesties was de Ombudsman er niet van overtuigd dat EPSO adequaat had gereageerd op alle aantijgingen van klager.

Het voorstel voor een minnelijke schikking

Artikel 3, lid 5, van het Statuut van de Ombudsman (1) draagt de Ombudsman op om, voor zover mogelijk, met de betrokken instelling een oplossing te zoeken om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en de klacht te bevredigen. De voorlopige conclusie van de Ombudsman was dat het besluit van EPSO om het verzoek van klager niet op te nemen in de databank van ontvankelijke verzoeken een geval van wanbeheer kon zijn.

Daarom deed de Ombudsman de Commissie het volgende voorstel voor een minnelijke schikking:

De Ombudsman zou het verzoek van klager kunnen heroverwegen in antwoord op de door EPSO gepubliceerde oproep tot het indienen van blijken van belangstelling.

Dit voorstel was gebaseerd op de volgende overwegingen:

1 Het vereiste van een “grondige” kennis van een taal kan worden geïnterpreteerd met inachtneming van de behoeften van de EU-instellingen waarvoor EPSO de desbetreffende oproep tot het indienen van blijken van belangstelling heeft georganiseerd. In het licht van de door EPSO verstrekte toelichtingen is de Ombudsman van mening dat de jury het recht had om van kandidaten een zeer goede kennis van de betrokken taal te eisen. De Ombudsman merkt echter op dat klager in zijn aanvraagformulier lijkt te hebben aangegeven dat hij over een zeer goede kennis van het Pools beschikt.

2 De afwijzing van de sollicitatie van klager was dus alleen geoorloofd indien het standpunt van de jury dat een uitstekende kennis van de betrokken taal vereist was of dat de taal de hoofdtaal of de moedertaal van de sollicitant moest zijn, juist was. De Ombudsman merkt op dat de jury's beschikken over een ruime beoordelingsmarge bij aanwervingsprocedures. Deze beoordelingsmarge moet echter worden uitgeoefend in het kader van de kennisgeving van vacature of, zoals in casu, de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling. Deze oproep vereiste dat kandidaten over een “grondige” kennis van de relevante taal beschikten. Zoals de klager heeft opgemerkt, wordt een “uitstekende” kennis van iets over het algemeen opgevat als verder gaand dan een “grondige” kennis. In deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat EPSO geen bevredigende verklaring heeft gegeven waarom de jury niettemin het recht of zelfs de verplichting had moeten hebben om van de kandidaten een "uitstekende" kennis van de betrokken taal te eisen, of dat de taal de hoofdtaal of de moedertaal van de sollicitant moest zijn.

3 Het voorlopige standpunt van de Ombudsman is derhalve dat het besluit van EPSO om het verzoek van klager niet op te nemen in de databank van ontvankelijke verzoeken een geval van wanbeheer kan zijn.

Advies van EPSO

EPSO heeft in zijn advies de volgende opmerkingen gemaakt:

De toelichtingen die met betrekking tot de taalkundige vereisten waren gegeven, hadden niet de duidelijkheid verschaft die EPSO had gehoopt. Het standpunt van EPSO moet daarom duidelijker worden toegelicht.

Dit was een operatie op een nog niet eerder ondervonden schaal, die bedoeld was om de instellingen in staat te stellen zich voor te bereiden op de integratie van tien nieuwe lidstaten voordat de toetredingsonderhandelingen zelfs maar waren afgerond. Zij had één enkele, open en transparante procedure vastgesteld die op alle kandidaten van toepassing was. Alle potentiële kandidaten hadden dus precies dezelfde informatie op precies dezelfde manier ontvangen. Met hetzelfde doel om gemeenschappelijke normen en transparantie tot stand te brengen, voldeden de taalvereisten aan die welke in het Statuut voor vergelijkende onderzoeken zijn vastgesteld. Het is duidelijk dat de kwestie van de taalvaardigheid voor deze exercitie van bijzonder belang was. EPSO was er echter nooit van uitgegaan dat de algemene rechtsbeginselen niet van toepassing waren omdat het een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling behandelde.

Het besluit om dezelfde taalvereisten toe te passen als die van artikel 28, onder f), van het Statuut, had ertoe geleid dat een “grondige” kennis van de betrokken taal werd geïnterpreteerd als zijnde op het niveau van de moedertaal/hoofdtaal, hetgeen erop wees dat men in staat was om in die taal te werken. Op deze manier werd deze vereiste in het Statuut toegepast voor vergelijkende onderzoeken.

Het zou weliswaar duidelijker zijn geweest als EPSO de term “moedertaal” had kunnen gebruiken, maar vanwege meertaligheid en om andere redenen konden kandidaten een hoofdtaal kiezen die niet noodzakelijkerwijs hun moedertaal was. Daarom werd in het kader van vergelijkende onderzoeken het in artikel 28, onder f), van het Statuut neergelegde vereiste van een „grondige” kennis aldus uitgelegd dat het gelijkstond met een moedertaal of een uitstekende kennis van een andere door de kandidaat gekozen taal op een niveau dat gelijkwaardig is aan dat van de moedertaal.

Dit is de uitlegging die in het kader van de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling is gegeven. Aangezien deze voorwaarde voortvloeit uit het Statuut, was het logisch geweest deze voorwaarde op dezelfde wijze toe te passen als in het kader van vergelijkende onderzoeken. Het ging er dus niet om een strengere en dus restrictievere voorwaarde toe te voegen, maar om een duidelijkere definitie van “grondige” kennis. Deze uitlegging is in het kader van vergelijkende onderzoeken nooit ter discussie gesteld. Indien de Ombudsman echter van mening is dat een toelichting moet worden opgenomen in een toekomstige oproep tot het indienen van blijken van belangstelling die EPSO eventueel moet organiseren, zal EPSO overwegen de nodige stappen te ondernemen.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen benadrukte klager dat hij, alvorens zijn sollicitatie in te dienen, het door EPSO verstrekte nummer had gebeld. Bij deze gelegenheid was hem niet verteld dat een uitstekende kennis van de betrokken taal noodzakelijk was. Klager merkte voorts op dat de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling geen enkele verwijzing naar artikel 28, onder f), van het Statuut bevatte. Een dergelijke verwijzing zou de taalkundige vereisten hebben verduidelijkt.

Conclusie

In deze omstandigheden concludeerde de Ombudsman dat in deze zaak geen minnelijke schikking mogelijk was.

BESLUIT

1 Het niet correct behandelen van de toepassing

1.1 In 2002 organiseerde het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) namens de EU-instellingen een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling voor een aantal niet-permanente posten in het licht van de aanstaande uitbreiding van de EU. Kandidaten moesten beschikken over een “grondige” kennis van ten minste één van de talen van de tien toetredingslanden en over een “goede” kennis van het Engels, het Frans of het Duits. Op het sollicitatieformulier moesten de kandidaten aangeven of de relevante taal hun moedertaal was of dat hun kennis “goed”, “zeer goed” of “uitstekend” was. De in aanmerking komende aanvragen moesten door EPSO in een databank worden ingevoerd. Klager, een Duits onderdaan, diende een aanvraag in waarin hij aangaf dat het Duits zijn moedertaal was en dat zijn kennis van het Pools goed of zeer goed was. Zijn aanvraag werd door EPSO afgewezen op grond van het feit dat hij geen “uitstekende” kennis had van een van de talen van de toetredingslanden of dat hij niet over een taal als zijn hoofd- of moedertaal beschikte. In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat EPSO onjuist had gehandeld door dit criterium toe te passen.

1.2 EPSO wees er in zijn advies op dat kandidaten over een grondige kennis ("connaissance approfondie") van ten minste één van de talen van de tien kandidaat-lidstaten moeten beschikken. De jury had de uitdrukking “grondige kennis” gedefinieerd als gelijkwaardig aan die van hoofd- of moedertaal of “uitstekende” kennis. Aangezien klager zelf zijn kennis van een van de talen van de toetredingslanden (in dit geval het Pools) als “goed” of “zeer goed” had beoordeeld, was de jury er niet in geslaagd zijn sollicitatie in de desbetreffende databank op te nemen. In zijn antwoord op een voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking legde EPSO uit dat het voornemens was dezelfde taalvereisten toe te passen als die van artikel 28, onder f), van het Statuut. Het voegde daaraan toe dat in het kader van vergelijkende onderzoeken het in artikel 28, onder f), van het Statuut neergelegde vereiste van een „grondige” kennis aldus werd uitgelegd dat het gelijkstond met een moedertaal of een uitstekende kennis van een andere door de kandidaat gekozen taal op een niveau dat gelijkwaardig is aan dat van de moedertaal. Het ging er dus niet om een strengere en dus restrictievere voorwaarde toe te voegen, maar om een duidelijkere definitie van “grondige” kennis. Deze uitlegging is in het kader van vergelijkende onderzoeken nooit ter discussie gesteld. Indien de Ombudsman echter van mening is dat een toelichting moet worden opgenomen in een toekomstige oproep tot het indienen van blijken van belangstelling die EPSO eventueel moet organiseren, zal EPSO overwegen de nodige stappen te ondernemen.

1.3 De Ombudsman is van mening dat de door EPSO verstrekte uitleg met betrekking tot de noodzaak dat kandidaten die op de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling reageren, beschikken over een kennis van de betrokken taal die overeenkomt met de moedertaal of een uitstekende kennis van een andere taal, gekozen door de kandidaat, op een niveau dat gelijkwaardig is aan dat van de moedertaal, redelijk lijkt.

1.4 Het blijft echter een feit dat de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling alleen vereiste dat kandidaten over een “grondige” kennis van de desbetreffende taal beschikten. Zoals de klager heeft opgemerkt, wordt een “uitstekende” kennis van iets over het algemeen opgevat als verder gaand dan een “grondige” kennis. Het is juist dat artikel 28, onder f), van het Statuut een „grondige” kennis van een van de talen van de Europese Gemeenschappen vereist en dat dit criterium in het kader van vergelijkende onderzoeken lijkt te zijn uitgelegd als een criterium dat een uitstekende kennis of kennis van de betrokken taal op moedertaalniveau vereist. Niets in de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling lijkt echter erop te wijzen dat het relevante criterium op dezelfde wijze moest worden uitgelegd als het genoemde vereiste van artikel 28, onder f), van het Statuut. Voorts moet worden opgemerkt dat artikel 28, onder f), van het Statuut weliswaar een “grondige” kennis van de ene taal en een “bevredigende” kennis van een andere taal vereist, maar dat de oproep tot het indienen van blijken van belangstelling een “grondige” kennis van de ene taal en een “gezonde” kennis van een andere taal vereist. Gezien dit verschil in formulering kon van kandidaten nauwelijks worden verwacht dat zij wisten dat EPSO de term “grondig” zou interpreteren op de manier waarop het dat deed. De Ombudsman is derhalve van mening dat EPSO onvoldoende duidelijkheid heeft verschaft over de taalvereisten waaraan de kandidaten naar verwachting zouden voldoen. Dit is een geval van wanbeheer. In dit verband zal een kritische opmerking worden gemaakt.

1.5 Gezien de bevinding van de Ombudsman in punt 1.3 zou het niet passend zijn om een ontwerpaanbeveling te doen waarin EPSO wordt verzocht de naam van klager op te nemen op de lijst van geschikte kandidaten.

2 Discriminatie van onderdanen van de huidige lidstaten

2.1 Klager was van mening dat aanvragers uit de huidige lidstaten werden gediscrimineerd, aangezien aanvragers uit de toetredingslanden alleen een “goede” kennis van het Engels, Frans of Duits hoefden te hebben.

2.2 EPSO antwoordt dat het feit dat een kandidaat onderdaan is van een van de bestaande lidstaten geen uitsluitingsgrond is. Alle kandidaten zijn in aanmerking genomen. Volgens EPSO was het echter niet verwonderlijk dat een groot aantal kandidaten uit de landen die op het punt stonden toe te treden tot de EU in de definitieve databank werd opgenomen, aangezien een groter deel van deze kandidaten voldeed aan de voorwaarden, waaronder die betreffende taalvaardigheden.

2.3 De Ombudsman merkt op dat EPSO op alle aanvragers dezelfde voorwaarden lijkt te hebben toegepast. Volgens hem heeft klager niet aangetoond dat EPSO onderdanen van de huidige lidstaten discrimineerde.

3 Conclusie

3.1 Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

De oproep tot het indienen van blijken van belangstelling vereiste alleen dat kandidaten over een “grondige” kennis van de relevante taal beschikten. In het licht van de door EPSO verstrekte toelichtingen lijkt het redelijk te eisen dat kandidaten over een uitstekende kennis van deze taal of van het moedertaalniveau beschikken. De Ombudsman is echter van mening dat EPSO onvoldoende duidelijkheid heeft verschaft over de taalvereisten waaraan de kandidaten naar verwachting zouden voldoen. Dit is een geval van wanbeheer.

3.2 In zijn antwoord op het voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking wees EPSO erop dat indien de Ombudsman van mening zou zijn dat in toekomstige oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling een toelichting moet worden opgenomen, EPSO zou overwegen de nodige stappen te ondernemen. De Ombudsman is derhalve van mening dat in deze zaak geen verdere stappen nodig zijn.

3.3 De Ombudsman sluit derhalve de zaak. De directeur van EPSO zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Besluit 94/262 van het Europees Parlement van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken (PB L 113, blz. 15).