Straatsburg, 11 november 2003

Beste dokter B.,

Op 11 december 2002 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de vermeende niet-betaling door de Europese Commissie van de laatste tranche die verschuldigd was in het kader van project E/92/1608/2/Q-FPC “Force”.

Op 16 december 2002 heeft de Ombudsman de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie.

Bij brief van 3 maart 2003 heeft u nadere informatie over uw klacht verstrekt.

De Commissie heeft op 18 maart 2003 advies uitgebracht. De Ombudsman heeft u deze op 21 maart 2003 toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 27 april 2003 heeft toegezonden.

Op 10 juni 2003 heb ik de Commissie schriftelijk om nadere informatie over uw klacht verzocht. Een kopie van uw brieven van 3 maart 2003 en 27 april 2003 is aan de Commissie toegezonden. U werd hiervan op de hoogte gebracht door een brief die dezelfde dag werd verzonden. De Commissie heeft haar antwoord op 7 augustus 2003 toegezonden. Ik heb het u op 13 augustus 2003 toegezonden met de uitnodiging om vóór 30 september 2003 opmerkingen te maken. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In 1994 sloot ASS – Arbeits- und sozialwissenschaftliche Systemberatung, een door klager vertegenwoordigd Duits adviesbureau, met de Commissie een overeenkomst voor het verlenen van adviesdiensten in het kader van het programma "Force" (project D/93B/1/3120/Q-FPC). In een klacht (780/2000/GG) die in juni 2000 werd ingediend, beweerde klager dat een deel van de op grond van dit contract verschuldigde vergoeding nog steeds niet was betaald. Naar aanleiding van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht stelde de Commissie voor klager een bedrag van 7 403 EUR te betalen, vermeerderd met een aanvullend bedrag van 3 422,62 EUR als rente wegens de vertraging die zich had voorgedaan. Klager heeft dit voorstel aanvaard. Op 27 november 2001 heeft de Ombudsman de zaak derhalve afgesloten omdat deze door de Commissie was beslecht (1).

In december 2002 diende klager een nieuwe klacht in bij de Ombudsman, die betrekking had op een ander project in het kader van het Force-programma (referentie E/92/1608/2/Q-FPC) waarvoor zij coördinator was geweest. Volgens klager had zich met betrekking tot dit project hetzelfde probleem voorgedaan als in de bovengenoemde zaak.

Klager beweerde derhalve dat de Commissie de laatste in het kader van het genoemde project verschuldigde tranche niet had betaald.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Het "Force"-programma werd in 1995 officieel beëindigd. De dossiers met betrekking tot dit programma waren vervolgens toevertrouwd aan SA Agenor, het bureau voor technische bijstand ("TAO") van de Commissie voor de uitvoering van het "Leonardo da Vinci"-programma met het oog op de afsluiting van de resterende projecten. Toen dit bureau voor technische bijstand in februari 1999 werd gesloten, was een aantal dossiers, waaronder die van klager, echter nog steeds niet afgesloten.

Project E/92/1608/Q-FPC bestond uit twee contracten waarvoor klager de coördinator was geweest:

Het eerste contract (contract E/92/1608/1/Q-FPC) liep van 7 september 1992 tot 6 september 1993 en de contractant was een onderneming met de naam Telesincro.

- De tweede overeenkomst (overeenkomst E/92/1608/2/Q-FPC) liep van 1 januari 1994 tot en met 30 november 1994. Als gevolg van moeilijkheden die Telesincro ondervond (herstructurering van de onderneming; stakingen), een verandering van contractant was uitgevoerd nadat het BTB zijn toestemming had gegeven. De nieuwe aannemer was een bedrijf genaamd Aniel. Alleen deze tweede overeenkomst betrof de onderhavige grief.

De diensten van de Commissie hadden het eindverslag voor het project geëvalueerd dat klager bij het BTB had ingediend. Volgens deze evaluatie was het project zwak en had de beoordelaar getwijfeld aan de ernst van het transnationale karakter van het project, van de partners, van de verrichte werkzaamheden en van de begrotingstoewijzingen. De diensten van de Commissie hadden ook een financiële evaluatie uitgevoerd die was gebaseerd op de in het eindverslag verstrekte gegevens en op een audit die op 23 maart 1996 op de zetel van de contractant was uitgevoerd. Voor de eerste contractperiode heeft de financiële evaluatie geleid tot de conclusie dat 30 367 EUR moet worden teruggevorderd. Voor de tweede contractperiode bedroeg het nog door de Commissie te betalen saldo 2 972 EUR.

Bij brief van 28 januari 2003 hadden de diensten van de Commissie klager in kennis gesteld van de resultaten en de conclusies van de evaluatie. Tegelijkertijd hadden de diensten van de Commissie Telesincro een brief gestuurd met uitleg over de uitgevoerde berekening en de conclusie dat een bedrag van 30 367 EUR moest worden teruggevorderd voor zover het contract E/92/1608/1/Q-FPC betrof. De diensten van de Commissie hadden Aniel verder schriftelijk geïnformeerd over de uitgevoerde berekening en de conclusie dat de Commissie nog een bedrag van 2 972 EUR moest betalen wat contract E/92/1608/2/Q-FPC betreft. Klager, Telesincro en Aniel was verzocht binnen 30 dagen na ontvangst van de brief van de Commissie eventuele verdere verzoeken of aanvullende informatie met betrekking tot deze contracten bij de Commissie in te dienen. Voorts had de Commissie de adressaten ervan in kennis gesteld dat na het verstrijken van deze termijn ontvangen verzoeken of documenten niet in aanmerking zouden worden genomen.

Opmerkingen van klager Nadere
brief van klager van 3 maart 2003

Op 3 maart 2003, dat wil zeggen kort voordat de Commissie haar advies over de klacht had uitgebracht, zond klager een nieuwe brief aan de Ombudsman met de brieven van de Commissie van 28 januari aan haarzelf, Telesincro en Aniel, haar antwoord van 3 maart 2003, een nota over de situatie van het project en verschillende andere documenten.

In haar brief aan de Ombudsman merkte klager op dat de contractant van de tweede projectfase (contract E/92/1608/2/Q-FPC), Aniel, het aan haar verschuldigde eindbedrag nog niet had betaald. Volgens klager was dit onder meer te wijten aan het feit dat de Commissie haar rekeningen en het auditverslag niet had voltooid. Klager was van mening dat aanzienlijk hogere kosten konden worden gevorderd dan was vermeld in de berekening van de Commissie met betrekking tot het contract (contract E/92/1608/2/Q-FPC). Volgens haar had alleen de Universidad Autónoma de Barcelona (UAB) voor een bedrag van 33 927 EUR eigen middelen ter beschikking gesteld. Klager achtte het daarom mogelijk dat het nog door de Commissie te betalen bedrag hoger was dan 2 972 EUR en verzocht om verduidelijking van dit punt. Volgens klager was het oorspronkelijke contract niet in haar handen en kon zij dus alleen op haar geheugen vertrouwen wanneer zij de totale kosten op ongeveer 105 144 EUR en de bijdrage van de EU op 65 000 EUR (61,82 %) bracht. Klager vroeg daarom om een kopie van het contract (contract E/92/1608/2/Q-FPC).

Volgens klager had Aniel nagelaten EU-geld aan zijn projectpartners door te geven, hoewel de EU-bijdrage alleen dankzij het werk van deze partners was verkregen. Volgens klager moet de Commissie erop toezien dat de projectpartners zo snel mogelijk worden betaald.

Opmerkingen van klager over het standpunt van de Commissie

Op 21 maart 2003 zond de Ombudsman het advies van de Commissie voor haar opmerkingen door aan klager. Hij heeft ook de ontvangst van de brief van klager van 3 maart 2003 bevestigd en haar meegedeeld dat haar verzoek om een kopie van contract E/92/1608/2/Q-FPC rechtstreeks aan de Commissie moet worden gericht.

In haar opmerkingen over het standpunt van de Commissie maakte klager de volgende aanvullende opmerkingen:

Zowel tijdens de eerste als de tweede contractperiode was er voortdurend contact geweest met het BTB en de nationale ondersteunende instantie in Spanje, Fondo Formación. De Franse partner, de Chambre de Commerce de Grenoble, was haar contractuele verplichtingen niet nagekomen. Dit was echter bekend bij het TAO. Klager had nooit instructies ontvangen in antwoord op vragen over hoe zij in dergelijke omstandigheden te werk moest gaan. Het BTB heeft nooit twijfels geuit over de inhoud van de projecten en de ernst van het transnationale karakter ervan. Tot dusver heeft de Commissie dit resultaat van haar beoordeling van het project niet meegedeeld. Het projectteam was daarom niet op de hoogte van dergelijke vereisten en kon niet reageren. In deze omstandigheden moet de inhoud van het project als aanvaardbaar worden beschouwd. Desalniettemin was het een goede zaak dat het project nu zou worden afgesloten. De bedragen die de klager nog verschuldigd is, moeten echter worden uitbetaald. Documenten waaruit de onderliggende werkzaamheden van de klager blijken, kunnen op verzoek worden ingediend.

Klager verzocht de Ombudsman haar brief van 3 maart 2003 aan de Commissie te doen toekomen.

Nadere inlichtingen

Na zorgvuldige bestudering van het standpunt van de Commissie en de opmerkingen van klager bleek dat nader onderzoek noodzakelijk was.

Verzoek om nadere informatie

De Ombudsman verzocht de Commissie derhalve hem meer specifieke informatie te verstrekken over de wijze waarop zij had gereageerd op de verdere verzoeken en informatie die klager en Aniel hadden ingediend (of hadden kunnen indienen) in antwoord op de brieven van de Commissie aan hen van 28 januari 2003 en welk besluit zij in dit verband had genomen. Een kopie van de brief van klager van 3 maart 2003 en van de opmerkingen van klager van 27 april 2003 zijn aan de Commissie toegezonden.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Klager had geen nieuwe elementen aangedragen die de door de diensten van de Commissie uitgevoerde financiële evaluatie hadden kunnen wijzigen. De rekening van de door de Universidad Autónoma de Barcelona gemaakte kosten stond reeds in het dossier van de Commissie en was in aanmerking genomen bij de eindberekening. Wat de door de projectpartners gemaakte kosten betreft, moet worden benadrukt dat de contractuele relatie van de Commissie, althans wat de financiële aspecten van het project betreft, uitsluitend met de contractant was. Het was dus niet de taak van de Commissie om de projectpartners te vragen of zij eventuele extra kosten hadden gemaakt. Het was de verantwoordelijkheid van de contractant en de coördinator om alle nodige elementen te verzamelen en samen met het eindverslag bij de Commissie in te dienen.

De Commissie had geen contractuele band met de projectpartners. Zij was derhalve niet in staat betalingen te verrichten aan een andere persoon dan die welke in het contract was voorzien, namelijk de contractant (Aniel). De Commissie was derhalve niet in staat klager te betalen uit het door de Commissie verschuldigde bedrag.

Een kopie van het contract dat door de BAT (die namens de Commissie optrad) en Aniel was ondertekend, was aan klager toegezonden. Het auditverslag kon echter niet aan de klager worden toegezonden. Hoewel deze laatste de coördinator van het project was geweest, was het aan de contractant om de financiële lasten van het project en de bijbehorende verplichtingen inzake controle en toezicht op zich te nemen. Klager bleef een derde partij voor zover het de overeenkomst betrof. Aangezien het dossier nog steeds niet was afgesloten en klager financiële vorderingen had op de contractant, bestond het risico dat openbaarmaking van het auditverslag de commerciële belangen van de contractant zou schaden. Openbaarmaking van dit document was derhalve niet mogelijk overeenkomstig artikel 4, lid 2, eerste streepje, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (2).

De contracten zouden derhalve worden gesloten op basis van de bedragen die reeds in januari 2003 aan klager en de contractanten waren meegedeeld. Klager was hiervan in kennis gesteld.

Opmerkingen van klager

Een kopie van dit antwoord werd aan klager toegezonden. Van klager zijn geen opmerkingen ontvangen.

BESLUIT

1 Inleidende opmerkingen

1.1 Klager, die voor een Duits adviesbureau werkt, was coördinator van een project in het kader van het Force-programma. De hoofdcontractant in het kader van het desbetreffende contract (E/92/1608/2/Q-FPC) met de Europese Commissie was een onderneming genaamd Aniel. In december 2002 diende klager een klacht in tegen de Commissie met betrekking tot dit contract. In haar brief aan de Ombudsman van 3 maart 2003 en in haar opmerkingen over het standpunt van de Commissie leek klager echter ook te suggereren dat Aniel of andere contractanten haar geldbedragen die haar verschuldigd waren, niet hadden betaald.

1.2 Overeenkomstig artikel 195 van het EG-Verdrag is de Europese Ombudsman bevoegd klachten over wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen en organen in ontvangst te nemen en te onderzoeken. Tegen het optreden van een andere autoriteit of persoon kan derhalve geen klacht bij de Ombudsman worden ingediend.

1.3 Het onderzoek van de Ombudsman naar de onderhavige klacht heeft dus uitsluitend betrekking op mogelijk wanbeheer door de Europese Commissie.

1.4 De klacht tegen de Commissie heeft betrekking op het vermeende verzuim van de Commissie om de op grond van de betrokken overeenkomst verschuldigde bedragen te betalen. Tijdens het onderzoek van de Ombudsman heeft klager de Commissie verzocht haar een kopie van het contract en van het verslag over de uitgevoerde audit te verstrekken. In haar antwoord op een verzoek om nadere informatie van de Ombudsman merkte de Commissie op dat zij klager een kopie van het contract had toegezonden en legde zij uit waarom volgens haar geen toegang kon worden verleend tot het auditverslag. Aangezien klager de Ombudsman niet heeft meegedeeld dat haar klacht ook betrekking heeft op deze weigering om toegang te verlenen tot het controleverslag, heeft het onderzoek van de Ombudsman deze kwestie niet behandeld.

2 Niet-betaling van op grond van het contract verschuldigde bedragen

2.1 Klager beweerde dat de Commissie de krachtens contract E/92/2/1608/Q-FPC verschuldigde bedragen niet had betaald.

2.2 De Commissie was het er in haar advies mee eens dat er in het kader van bovengenoemd contract nog een bedrag openstond. Volgens de berekening van de Commissie bedroeg het betrokken bedrag 2 972 EUR. De Commissie had Aniel en klager hiervan bij brieven van 28 januari 2003 in kennis gesteld en hen verzocht binnen 30 dagen na ontvangst van de brief van de Commissie eventuele verdere aanvragen of aanvullende informatie met betrekking tot dit contract in te dienen. Voorts had de Commissie de adressaten ervan in kennis gesteld dat na het verstrijken van deze termijn ontvangen verzoeken of documenten niet in aanmerking zouden worden genomen.

2.3 Klager diende vervolgens verdere opmerkingen in, zowel rechtstreeks bij de Commissie als in een brief aan de Ombudsman van 3 maart 2003, waarvan een kopie aan de Commissie werd toegezonden. Daarop verzocht de Ombudsman de Commissie hem mee te delen hoe zij met deze verdere opmerkingen was omgegaan. In haar antwoord heeft de Commissie uiteengezet waarom zij van mening was dat klager geen nieuwe elementen had ingediend die de door de diensten van de Commissie uitgevoerde financiële evaluatie hadden kunnen wijzigen. De Commissie benadrukte ook dat haar contractuele relatie alleen met de contractant was. De Commissie was derhalve niet in staat klager te betalen uit het bedrag dat de Commissie aan de contractant verschuldigd was. Volgens de Commissie was het niet de taak van de Commissie om de projectpartners te vragen om eventuele extra kosten te declareren. Volgens de Commissie was het de verantwoordelijkheid van de contractant en de coördinator om alle noodzakelijke elementen te verzamelen en samen met het eindverslag bij de Commissie in te dienen. De Commissie bevestigde dat op basis van de informatie die haar was verstrekt, het bedrag dat nog aan de contractant moest worden betaald 2 972 EUR bedroeg.

2.4 De Ombudsman is van mening dat de argumenten die de Commissie ter ondersteuning van haar zaak heeft aangevoerd, redelijk lijken.

2.5 In deze omstandigheden lijkt er geen sprake te zijn van wanbeheer door de Commissie.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Europese Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Het besluit in deze zaak is beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) PB L 145, blz. 43.