Straatsburg, 14 november 2003

Geachte heer A.,

Op 29 november 2002 heeft u een klacht ingediend tegen de Raad van de Europese Unie over uw deelname aan de Raad Mededinging/A/394.

Op 10 december 2002 is de klacht doorgestuurd naar de secretaris-generaal van de Raad. Op 7 april 2003 heb ik de Engelse versie van het advies van de Raad ontvangen, dat ik u op 16 april 2003 heb toegezonden met het verzoek opmerkingen te maken. Op dezelfde dag heb ik de Raad van de Europese Unie schriftelijk verzocht mij uiterlijk op 30 april 2003 een vertaling van zijn advies in het Frans te doen toekomen. Op 22 april 2003 heb ik de Franse vertaling van het advies van de Raad ontvangen, die ik u op 5 mei 2003 heb doen toekomen. Op 27 mei 2003 heeft u uw opmerkingen ingediend.

Op 8 juli 2003 heb ik een ontwerpaanbeveling bij de Raad ingediend. Op 30 oktober 2003 heeft de Raad mij zijn uitvoerig gemotiveerde mening over deze ontwerp-aanbeveling doen toekomen. Op 5 november 2003 hebben mijn diensten telefonisch contact met u opgenomen. Op 11 november 2003 is u ter informatie een kopie van het uitvoerig gemotiveerde advies van de Raad toegezonden.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Klager, een Portugees staatsburger, nam deel aan de Raad voor mededinging/A/394 voor beheerders van de Portugese taal. Op 1 maart 2002 deelde de secretaris-generaal van de Raad van de Europese Unie (hierna "de Raad" genoemd) klager mee dat hij niet tot het mondeling examen was toegelaten, omdat hij in test VI.A.d.1, die bestond uit een schriftelijk proefschrift, slechts 13 van de 40 punten had behaald, terwijl het vereiste minimum 20 punten bedroeg.

Op 5 maart 2002 schreef klager een brief aan de voorzitter van de jury. Hij was van mening dat het zeer onwaarschijnlijk was dat hij zo'n laag cijfer had behaald en vroeg de jury om zijn examen VI.A.d.1. opnieuw te onderzoeken. Bij brief van 11 maart 2002 deelde de jury klager mee dat zij, na het aan zijn examen toegekende cijfer te hebben heroverwogen, de oorspronkelijke beslissing bevestigde.

Op 18 maart 2002 diende klager een klacht in op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut. Hij verzoekt om toegang tot een kopie van de gemarkeerde schriftelijke toets die hij niet heeft afgelegd en om informatie over de door de jury gevolgde evaluatiecriteria. De Raad heeft de klacht van klager bij besluit van 11 juli 2002 afgewezen.

Op 26 augustus 2002 schreef klager een nieuwe brief aan de Raad, die op 25 september 2002 antwoordde en het besluit van 11 juli 2002 bevestigde.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Raad artikel 255 van het EG-Verdrag niet in acht had genomen en het algemene beginsel niet had toegepast dat was neergelegd in het speciaal verslag van de Europese Ombudsman naar aanleiding van zijn onderzoek op eigen initiatief 1004/97/PD tegen de Commissie, dat door het Europees Parlement was goedgekeurd.

Klager verzocht om toegang tot een kopie van zijn gemarkeerde examennota en om informatie over de criteria die de jury bij de beoordeling van de toetsen heeft gehanteerd.

Het onderzoek

Advies van de Raad

In zijn advies heeft de Raad de volgende opmerkingen gemaakt:

Nadat klager ervan in kennis was gesteld dat hij niet tot het mondeling examen was toegelaten, eiste hij een nieuw onderzoek van de test die hij niet had afgelegd (test VI.A.d.1). De jury heeft de toets opnieuw onderzocht. Zij bevestigde het resultaat van de eerste evaluatie en stelde klager bij brief van 11 maart 2002 in kennis.

Op 18 maart 2002 diende klager op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut een klacht in tegen het besluit van de jury. De klacht werd op 11 juli 2002 afgewezen. In zijn antwoord aan klager wees de Raad erop dat de jury van een vergelijkend onderzoek onafhankelijk handelt en dat het tot aanstelling bevoegde gezag zijn besluit nietig kan verklaren of terzijde kan schuiven, tenzij de jury bewijs levert van kennelijke onwettigheid. De Raad had geen bewijs gevonden van een kennelijke onwettigheid van de werkzaamheden van de jury met betrekking tot de betrokken zaak.

Bovendien staat het vertrouwelijke karakter van de beraadslagingen van de jury, namelijk in het geval van een vergelijkend onderzoek van de verdiensten van de kandidaten, volgens vaste rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties (1) eraan in de weg dat zij de beoordelingscriteria van de examens openbaar maakt, aangezien deze deel uitmaken van de vergelijkende beoordeling van de kandidaten. Klager werd in kennis gesteld van de punten die hij had behaald voor de verschillende examens, die volgens de communautaire jurisprudentie een toereikende motivering van het besluit van de jury vormen. Ten slotte belette de verplichting om de onafhankelijkheid en de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden van de jury te waarborgen, de Raad om een kandidaat toegang te verlenen tot zijn of haar examenstukken met een duidelijke inhoud.

In een nieuwe brief van 26 augustus 2002 beweerde klager wanbeheer van de jury. Bij brief van 25 september 2002, ondertekend door de plaatsvervangend secretaris-generaal, heeft de Raad de reeds in de brief van 11 juli 2002 aangevoerde argumenten bevestigd.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen over het standpunt van de Raad handhaafde klager zijn bewering en bewering.

DE ONTWERP AANBEVELING

Op 8 juli 2003 heeft de Ombudsman overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman de volgende ontwerpaanbeveling tot de Raad gericht:

De Raad van de Europese Unie moet de klager toegang verlenen tot zijn eigen gemarkeerde examendocument en hem in kennis stellen van de door de jury gevolgde evaluatiecriteria.

Deze ontwerpaanbeveling was gebaseerd op de volgende overwegingen:

Met betrekking tot de weigering om toegang te verlenen tot gemarkeerd examenpapier

1 Klager, een Portugees staatsburger, nam deel aan de Raad voor mededinging/A/394 voor beheerders van de Portugese taal. Op 1 maart 2002 werd klager ervan in kennis gesteld dat hij niet was toegelaten tot het mondeling examen omdat hij in test VI.A.d.1, die bestond uit een schriftelijk proefschrift, slechts 13 van de 40 punten behaalde, terwijl het vereiste minimum 20 punten bedroeg. Hij heeft de jury dan ook verzocht de door hem gefaald toets opnieuw te onderzoeken. Na het aan zijn toets toegekende cijfer te hebben heroverwogen, heeft de jury het oorspronkelijke besluit bevestigd. Klager diende vervolgens een klacht in op grond van artikel 90, lid 2, van het Statuut, die werd afgewezen. Daarop verzocht hij om toegang tot een kopie van de gemarkeerde schriftelijke toets die hij niet had afgelegd, maar de Raad wees zijn verzoek af.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Raad artikel 255 van het EG-Verdrag niet in acht had genomen en het algemene beginsel niet had toegepast dat was neergelegd in het speciaal verslag van de Europese Ombudsman naar aanleiding van zijn onderzoek op eigen initiatief 1004/97/PD tegen de Commissie, dat door het Europees Parlement was goedgekeurd. Klager verzocht om toegang tot een kopie van zijn gemarkeerde examennota.

2 In zijn advies wees de Raad erop dat de jury van een vergelijkend onderzoek onafhankelijk handelt en dat het tot aanstelling bevoegde gezag zijn besluit nietig kan verklaren of terzijde kan schuiven, tenzij de jury bewijs levert van kennelijke onwettigheid. De Raad had geen bewijs gevonden van een kennelijke onwettigheid van de werkzaamheden van de jury met betrekking tot de betrokken zaak. Voorts was de Raad van oordeel dat de verplichting om de onafhankelijkheid en de vertrouwelijkheid van de werkzaamheden van de jury te waarborgen, de jury belette een kandidaat toegang te verlenen tot zijn of haar examennota.

3 De Europese Ombudsman heeft zich in zaken betreffende de Europese Commissie (2) en het Europees Parlement (3) reeds beziggehouden met de kwestie van de toegang tot de gemarkeerde examenstukken van kandidaten.

4 Op basis van zijn onderzoek naar de aanwervingsprocedures van de Commissie heeft de Ombudsman op 18 oktober 1999 een speciaal verslag bij het Europees Parlement ingediend (4), dat de volgende overwegingen bevat:

"De Ombudsman is niet op de hoogte van enige bepaling van het Gemeenschapsrecht of de jurisprudentie van de communautaire rechterlijke instanties die de Commissie zou beletten een kandidaat voor een schriftelijk examen zijn of haar eigen gemarkeerde tekst te laten zien. In artikel 6 van bijlage III bij het Statuut is bepaald dat de "procedure van de jury" geheim is. De beraadslagingen van de jury moeten dus geheim blijven, maar hieruit volgt niet noodzakelijkerwijs dat een kandidaat zijn of haar eigen duidelijke examenschrift niet mag zien.

Het voornaamste argument dat de Commissie ter rechtvaardiging van haar weigering aanvoert, betreft de aard van de aanwervingsprocedure. Volgens de Commissie beoordeelt de jury elke kandidaat door zijn prestaties te vergelijken met die van alle andere kandidaten van hetzelfde vergelijkend onderzoek. De Commissie leidt hieruit af dat de openbaarmaking van het gemarkeerde examenschrift geen zin zou hebben, aangezien het alleen de beoordeling weergeeft van een persoon die niet alle andere kandidaten heeft beoordeeld.

Het kunnen inspecteren van zijn eigen gemarkeerde examenscript brengt echter verschillende voordelen met zich mee voor de kandidaat. Ten eerste krijgt de kandidaat de kans om zijn fouten te ontdekken en zo zijn toekomstige prestaties te verbeteren. Ten tweede wordt het vertrouwen van de kandidaat in de administratie versterkt. Dit is belangrijk, aangezien er een wijdverbreide overtuiging lijkt te bestaan dat tests niet altijd naar behoren door de Commissie worden beoordeeld en dat ze soms zelfs helemaal niet worden beoordeeld. Ten derde, als een kandidaat het gevoel heeft dat hij verkeerd is beoordeeld, zal hij veel preciezer kunnen argumenteren als hij zijn duidelijke examenscript heeft gezien. In ieder geval moet de burger die om informatie verzoekt, beoordelen of de informatie nuttig is, en niet de administratie.

De Commissie verwijst ook naar de administratieve en financiële lasten die de openbaarmaking van onderzoeksscripts met zich mee zou kunnen brengen. De Ombudsman vertrouwt erop dat de diensten van de Commissie het openbaarmakingsproces zodanig zouden kunnen organiseren dat de kosten tot een minimum worden beperkt, aangezien het onwaarschijnlijk is dat elke kandidaat zijn of haar duidelijke examenscript zou willen zien.

(…)

De Commissie wijst er ook terecht op dat de werkzaamheden van de jury’s onderworpen zijn aan rechterlijke toetsing door de communautaire rechterlijke instanties. Dit betekent echter dat vragen die gemakkelijk hadden kunnen worden opgelost als de kandidaat de kans had gehad om het gemarkeerde examenscript te zien, mogelijk door de rechter moeten worden behandeld. De Ombudsman is van mening dat dit zeer onbevredigend is voor kandidaten. Het verlenen van toegang tot het gemarkeerde examenscript, aan de andere kant, zal waarschijnlijk veel vragen bevredigen met een minimum aan inspanning en tijd.

(…)

Zoals het Verdrag van Amsterdam heeft bevestigd, vormt de verplichting om besluiten in zo groot mogelijke openheid te nemen een van de grondbeginselen van het bestuursrecht van de Europese Gemeenschappen. Bovendien is het belangrijk ervoor te zorgen dat de burgers een positieve indruk krijgen wanneer zij voor het eerst kennismaken met de communautaire instellingen. Burgers die voor de Gemeenschappen willen werken, krijgen een zeer slechte indruk als ze twijfelen of ze eerlijk en correct zijn beoordeeld. Om deze twijfel weg te nemen, is het van essentieel belang dat elke kandidaat de mogelijkheid heeft om de gemarkeerde kopie van zijn of haar eigen examenschrift te inspecteren. Deze mogelijkheid is geenszins in strijd met het vereiste dat de werkzaamheden van de jury's geheim moeten zijn, aangezien zij geen betrekking heeft op de beraadslagingen van de jury's waarin de relatieve verdiensten van de kandidaten worden beoordeeld. Om deze redenen lijkt het verzuim van de Commissie om haar administratieve procedures zodanig te wijzigen dat elke kandidaat toegang heeft tot zijn of haar eigen duidelijke examenschrift, een geval van wanbeheer te vormen.”

5 Op basis van deze overwegingen deed de Ombudsman een aanbeveling aan de Commissie volgens welke deze laatste in haar toekomstige vergelijkende onderzoeken voor aanwerving, en uiterlijk vanaf 1 juli 2000, kandidaten op verzoek toegang zou moeten geven tot hun eigen duidelijke examenscripts. Bij brief van 7 december 1999 deelde de voorzitter van de Europese Commissie de Ombudsman mee dat de Commissie deze aanbeveling had aanvaard.

6 Op 17 november 2000 heeft het Europees Parlement een resolutie (5) aangenomen waarin het zijn goedkeuring hechtte aan het speciaal verslag van de Ombudsman en de Commissie feliciteerde met haar positieve reactie op de aanbeveling van de Ombudsman. Het Parlement sprak ook de hoop uit "dat alle andere Europese organen en instellingen het voorbeeld van de Commissie zullen volgen".

7 Op 17 juli 2000 richtte de Ombudsman ontwerpaanbevelingen tot het Europees Parlement, waarin hij voorstelde dat het Parlement de betrokken klagers toegang zou verlenen tot hun gemarkeerde onderzoeksdocumenten. Op 27 november 2000 deelde het Parlement de Ombudsman mee dat het het beginsel had aanvaard dat kandidaten een kopie van hun eigen gemarkeerde examenstukken moesten kunnen krijgen en beschreef het hoe het de ontwerpaanbevelingen van de Ombudsman zou uitvoeren.(6)

8 De door de Raad in de onderhavige zaak aangevoerde argumenten hebben geen betrekking op bijzondere kenmerken van door de Raad georganiseerde vergelijkende onderzoeken die deze zouden onderscheiden van door het Europees Parlement en de Commissie georganiseerde vergelijkende onderzoeken. De Ombudsman is derhalve van mening dat de overwegingen in zijn speciaal verslag over de aanwervingsprocedures van de Commissie (mutatis mutandis) ook van toepassing zijn op de door de Raad georganiseerde vergelijkende onderzoeken.

9 Gezien het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat de weigering van de Raad om klager toegang te verlenen tot zijn gemarkeerde onderzoeksdocumenten een geval van wanbeheer vormt.

Wat betreft de mededeling van de evaluatiecriteria

1 Klager voerde aan dat hij in kennis moest worden gesteld van de criteria die de jury bij de beoordeling van de toetsen had gehanteerd.

2 In zijn advies heeft de Raad erop gewezen dat volgens vaste rechtspraak van de communautaire rechterlijke instanties (7) het vertrouwelijke karakter van de beraadslaging van de jury, namelijk in het geval van een vergelijkend onderzoek van de verdiensten van kandidaten zoals in het kader van een algemeen vergelijkend onderzoek, haar belet de beoordelingscriteria van de examens openbaar te maken, aangezien deze deel uitmaken van de vergelijkende beoordeling van kandidaten. Klager werd in kennis gesteld van het cijfer dat hij voor de verschillende examens had behaald, hetgeen volgens de rechtspraak een toereikende motivering van de beslissing van de jury vormt.

3 In het verleden heeft de Ombudsman zich al beziggehouden met de kwestie van de mededeling van evaluatiecriteria aan kandidaten. Hij is zich ervan bewust dat de jury’s volgens de rechtspraak van het Hof van Justitie over een ruime discretionaire bevoegdheid beschikken. Dergelijke bevoegdheden impliceren dat de omvang van de rechterlijke controle beperkt is; de toekenning van dergelijke bevoegdheden lijkt de overheid er echter niet van te weerhouden de beginselen van behoorlijk bestuur na te leven. De Ombudsman was derhalve van oordeel dat de instellingen, onverminderd de discretionaire bevoegdheden van de jury's en artikel 6 van bijlage III bij het Statuut, zelf konden besluiten procedurele waarborgen voor sollicitanten te ontwikkelen als een kwestie van goed administratief gedrag (8). Voorts was hij van mening dat de mededeling van de beoordelingscriteria aan de betrokken verzoeker de transparantie van het besluitvormingsproces en het vertrouwen van de burgers ten opzichte van de communautaire instellingen zou kunnen vergroten, aangezien het eerste contact van veel burgers met de communautaire instellingen plaatsvindt in het kader van aanwervingsprocedures.

4 Bovendien heeft het Gerecht onlangs geoordeeld dat de mededeling van het door de kandidaten voor de verschillende examens behaalde cijfer weliswaar een toereikende motivering van de beslissing van de jury vormt, maar dat deze conclusie niet impliceert dat een kandidaat die daarom verzoekt, niet in kennis kan worden gesteld van de algemene correctiecriteria van de jury (9).

5 In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van mening dat er geen redenen zijn die de Raad zouden moeten beletten de door de jury gevolgde evaluatiecriteria aan klager mee te delen.

Omstandig advies van de Raad

In zijn omstandig advies benadrukte de Raad dat het secretariaat-generaal van de Raad, naar aanleiding van de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman in een eerdere soortgelijke zaak (klacht 2097/2002/GG), op 17 september 2003 nieuwe regels had vastgesteld met betrekking tot de mededeling van gewaarmerkte afschriften aan kandidaten. Deze regels zouden van toepassing zijn op alle externe en interne vergelijkende onderzoeken die door het secretariaat-generaal van de Raad worden georganiseerd.

Kandidaten die deelnemen aan vergelijkende onderzoeken die vanaf 1 september 2003 worden gepubliceerd, krijgen een kopie van hun eigen examendocument en, voor schriftelijke tests, van het beoordelingsformulier van de jury. In het geval van vergelijkende onderzoeken die vóór 1 september 2003 waren georganiseerd, was in de desbetreffende regels bepaald dat kandidaten die daarom verzochten, een kopie van hun eigen examennota en van het beoordelingsformulier konden krijgen, wanneer de jury een dergelijk blad had opgesteld.

Wat de onderhavige zaak betreft, had de Raad besloten klager toegang te verlenen tot zijn eigen onderzoeksdocument. Wat de mededeling van de evaluatiecriteria betreft, benadrukte de Raad dat deze in punt VI.A.d) van de aankondiging van vergelijkend onderzoek waren vermeld en dat de jury geen evaluatieformulier had opgesteld. Volgens de Raad zou een kopie van het onderzoeksdocument van klager, samen met een kopie van de aankondiging van vergelijkend onderzoek, dezelfde dag aan klager worden toegezonden.

Opmerkingen van klager

Op 5 november 2003 hebben de diensten van de Ombudsman telefonisch contact opgenomen met klager om hem op de hoogte te stellen van het antwoord van de Raad en om na te gaan of hij het antwoord bevredigend vond. Klager feliciteerde de Ombudsman met het resultaat van het onderzoek en met de behaalde resultaten.

BESLUIT

1 Weigering om toegang te verlenen tot gemarkeerd examenpapier en om de evaluatiecriteria mee te delen

1.1 Klager verzocht om toegang tot een kopie van zijn gemarkeerde examennota in de Raad voor vergelijkend onderzoek/A/394 en om informatie over de criteria die de jury bij de beoordeling van de toetsen heeft gehanteerd. De Raad weigerde aan deze verzoeken gevolg te geven. Klager diende daarom een klacht in bij de Ombudsman.

1.2 Op 8 juli 2003 heeft de Ombudsman overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman een ontwerpaanbeveling tot de Raad gericht, volgens welke de Raad klager toegang moet verlenen tot zijn eigen gemarkeerde onderzoeksdocument en hem in kennis moet stellen van de door de jury gevolgde evaluatiecriteria.

1.3 In zijn omstandig advies deelde de Raad de Ombudsman mee dat hij had besloten zijn ontwerpaanbeveling te aanvaarden.

De Raad wees erop dat het secretariaat-generaal van de Raad op 17 september 2003 nieuwe regels heeft vastgesteld voor de mededeling van gewaarmerkte afschriften aan de kandidaten. Deze regels zouden van toepassing zijn op alle externe en interne vergelijkende onderzoeken die door het secretariaat-generaal van de Raad worden georganiseerd.

Kandidaten die deelnemen aan vergelijkende onderzoeken die vanaf 1 september 2003 worden gepubliceerd, krijgen een kopie van hun eigen examendocument en, voor schriftelijke tests, van het beoordelingsformulier van de jury. In het geval van vergelijkende onderzoeken die vóór 1 september 2003 waren georganiseerd, was in de desbetreffende regels bepaald dat kandidaten die daarom verzochten, ook een kopie van hun eigen examennota en een kopie van het beoordelingsformulier van de jury konden verkrijgen wanneer zij een dergelijk blad had opgesteld.

1.4 Wat de zaak van klager betreft, deelde de Raad de Ombudsman mee dat een kopie van het onderzoeksdocument van klager en van de aankondiging van vergelijkend onderzoek dezelfde dag aan klager zou worden toegezonden. De Raad legde uit dat, aangezien de door de jury gevolgde evaluatiecriteria in punt VI.A.d) van de aankondiging van vergelijkend onderzoek waren vermeld, de jury geen evaluatieformulier had opgesteld.

2 Conclusie

2.1 Op basis van zijn onderzoeken concludeert de Ombudsman dat de Raad de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman heeft aanvaard en dat de maatregelen die de Raad heeft genomen om deze uit te voeren, bevredigend zijn.

2.2 De Ombudsman sluit derhalve de zaak. De secretaris-generaal van de Raad zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Zaak C-245/95 P, Europees Parlement tegen Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423.

(2) Onderzoek op eigen initiatief 1004/97/(PD)/GG.

(3) Klachten 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP en 25/2000/IP.

(4) PB 1999, C 371, blz. 12.

(5) PB C 223, blz. 352, 368.

(6) Zie de besluiten van de Ombudsman van 11 mei 2001 betreffende de klachten 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP en 25/2000/I, beschikbaar op de website van de Ombudsman (http://www.ombudsman.europa.eu).

(7) Zaak C-245/95, Europees Parlement tegen Innamorati, Jurispr. 1996, blz. I-3423.

(8) De Ombudsman legde deze verklaring af in zijn onderzoek op eigen initiatief naar de geheimhouding die deel uitmaakt van de aanwervingsprocedure van de Commissie (zie noot 3).

(9) Arrest van 25 juni 2003 in zaak T-72/01, Pyres tegen Commissie.