Straatsburg, 14 oktober 2004

Geachte heer D.,

Op 9 november 2002 heeft u namens het Internationaal Instituut voor het stadsmilieu een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over de weigering van de Europese Commissie om de kosten te betalen die het Instituut heeft gemaakt voor het verlenen van secretariële bijstand aan het Europees netwerk van stedelijke fora voor duurzame ontwikkeling (UFSD).

Op 9 december 2002 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie heeft op 4 april 2003 advies uitgebracht. Op 2 juni 2003 heb ik de Commissie verzocht een herzien advies uit te brengen, hetgeen de Commissie op 4 juli 2003 heeft gedaan. Ik heb u zowel het advies als het herziene advies toegezonden met de uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 29 augustus 2003 hebt toegezonden.

Op 28 november 2003 heb ik de Commissie schriftelijk een minnelijke schikking van uw klacht voorgesteld. De Commissie heeft haar advies op 23 december 2003 toegezonden en ik heb u op 26 februari 2004 uitgenodigd om opmerkingen te maken.

Op 31 maart 2004 heb ik een ontwerpaanbeveling aan de Commissie gedaan. De Commissie heeft haar omstandig advies op 22 juni 2004 toegezonden en ik heb u op 30 augustus 2004 uitgenodigd om opmerkingen te maken.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

Volgens de klager waren de relevante feiten als volgt:

Klager is directeur van het "International Institute for the Urban Environment" ("IIUE", hierna "het Instituut"), gevestigd te Delft in Nederland, en beklaagt zich over de weigering van de Commissie om bepaalde door het Instituut gemaakte secretariaatskosten te vergoeden.

Sinds 1995 voert het Instituut secretariaatsactiviteiten uit namens het Europees netwerk van stedelijke fora voor duurzame ontwikkeling, dat wordt beheerd door DG Onderwijs en cultuur (voorheen DG X) van de Europese Commissie. Klager, die optrad als het "Delft"-forum, was een van de drie oprichtende leden van dit netwerk en had voor deze diensten regelingen getroffen op basis van garanties van de Europese Commissie dat zij zouden worden terugbetaald. In 1997, toen de betaling van de kosten achterwege bleef, nam klager contact op met de verantwoordelijke ambtenaar van de Commissie, die de verzekering gaf dat de betaling zou plaatsvinden. De ambtenaar verklaarde dat de door klager gevraagde jaarlijkse bijdrage van 42 000 EUR zowel realistisch als mogelijk was.

Ondanks deze garanties werd geen betaling ontvangen. Toen klager zijn bezorgdheid zowel in brieven als tijdens jaarlijkse vergaderingen van het netwerk herhaalde, vroeg de Commissie klager om door te gaan met de werkzaamheden en beloofde zij dat het betalingsprobleem snel zou worden opgelost.

Bij gebrek aan antwoord van DG X van de Commissie nam klager in december 1998 contact op met een lid van het Europees Parlement, dat namens hem tussenbeide kwam door vragen te stellen aan de Commissie. Klager was het niet eens met de antwoorden van commissaris OREJA. Klager kreeg geen verdere reactie als gevolg van de verkiezingen voor het Europees Parlement en de interne reorganisatie van de Commissie.

Klager zette zijn inspanningen in 2000 voort, maar tijdens een vergadering met DG Onderwijs en cultuur op 21 november 2000 werd hem duidelijk dat de Commissie de door het Instituut gemaakte kosten niet zou vergoeden. Bij brief van 30 november 2000 deelde de Commissie klager mee dat zij de vergoeding van de secretariaatswerkzaamheden niet zou aanvaarden en dat de zaak was afgesloten.

De verantwoordelijkheid voor het netwerk werd vervolgens overgedragen aan DG Milieu en klager verwachtte dat de kwestie uiteindelijk zou worden opgelost. In de zomer van 2002 bleek dat deze verwachtingen niet zouden worden waargemaakt.

Op 8 november 2002 diende klager derhalve de onderhavige klacht in bij de Ombudsman, waarin hij verzocht om betaling door de Commissie van de kosten die het Instituut had gemaakt voor het secretariaat van het Europees netwerk van stedelijke fora voor duurzame ontwikkeling, voor een totaalbedrag van 171 789 EUR.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

Het Urban Forums for Sustainable Development Network (UFSD) is in 1991 opgericht onder toezicht van voormalig DG X en verbindt acht (later 19) steden, waaronder Delft. Het maakt deel uit van een strategie voor de verspreiding van informatie over de EU, waaronder ook de "Info-Points Europe" en de informatiecentra voor plattelandsgebieden ("Carrefours"). Bij de reorganisatie van de diensten van de Commissie in januari 2000 is de verantwoordelijkheid voor de door DG X opgezette informatienetwerken overgedragen aan DG Onderwijs en cultuur. Na verdere aanpassingen op 1 januari 2001 is deze verantwoordelijkheid vervolgens overgedragen aan DG Pers en Communicatie.

De Commissie merkte op dat haar standpunt, na alle door klager verstrekte documenten opnieuw te hebben onderzocht, niet afweek van het antwoord van Commissielid OREJA op schriftelijke vraag E-0230/99. In het eindverslag van DG Pers wordt vermeld dat "bij gebrek aan duidelijke instructies van de Commissie, een van de fora, DELFT, een toezichthoudende rol begon op zich te nemen. Dit werd door de Commissie opgemerkt, maar werd nooit formeel erkend en zeker nooit in het project als geheel opgenomen. DELFT heeft geklaagd dat zij nooit zijn betaald voor deze toezichthoudende rol, maar aangezien de Commissie hen nooit heeft gevraagd dit te doen, kunnen zij niet verwachten dat zij worden betaald.

Klager was een zeer actief lid van het "UFSD"-netwerk. De Commissie had echter geen (rechts)grondslag om klager te betalen voor secretariaatswerkzaamheden. De door klager ondertekende overeenkomst bevatte de jaarlijkse vaste subsidie, de te vervullen taken en voorwaarden en een raming van de benodigde arbeidskrachten. Wat betreft het argument van klager dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd op basis van toezeggingen van de Commissie, merkte de Commissie op dat het niet mogelijk lijkt dat klager niet op de hoogte was van het feit dat de Commissie contractuele kwesties altijd schriftelijk afhandelt onder de handtekening van een verantwoordelijke ambtenaar.

In het antwoord van commissaris OREJA wordt gesteld dat klager een financieel voorstel had ingediend bij de administratieve dienst van DG X voor het beheer van het netwerk. Dit voorstel kon niet in aanmerking worden genomen, omdat de activiteiten door de Commissie zelf moeten worden ondernomen. Klager werd hiervan mondeling en niet schriftelijk in kennis gesteld, aangezien er frequent mondelinge contacten met alle netwerken plaatsvonden.

Uit de reconstitutie van de geschiedenis van de financiële steun van de Commissie aan klager blijkt dat klager van 1996 tot 2001 een jaarlijkse vaste subsidie van 10 000 EUR heeft ontvangen, wat de enige toezegging van de Commissie was. Er zijn geen rechten vastgesteld op grond waarvan klager zijn op 4 juli 1997 voor het eerst ingediende verzoek om 171 689 EUR kan rechtvaardigen. Deze eis zou hoe dan ook exorbitant zijn voor coördinatietaken voor een experimenteel en kleinschalig netwerk.

De Commissie kwam tot de conclusie dat zij, na het dossier grondig te hebben onderzocht, om de volgende redenen geen reden had om haar standpunt te wijzigen:

- de specifieke taak om het secretariaat van de netwerken te verzorgen, maakte geen deel uit van het contract en het contract is niet gewijzigd;

- dit was in werkelijkheid een taak van de Commissie die niet kon worden gedelegeerd en ook niet werd gedelegeerd. Hetzelfde geldt voor de plattelandsinformatiecentra ("Carrefours") en de "Info-Points Europe"-netwerken;

er was geen gelegenheid voor klager om het standpunt dat de Commissie mondeling had ingenomen, verkeerd te begrijpen;

- het in het contract voorziene bedrag was in elk geval een vaste, inclusieve betaling.

Opmerkingen van klager

Klager zond drie bijlagen met elk gedetailleerde opmerkingen over het standpunt van de Commissie. De opmerkingen van klager kunnen als volgt worden samengevat:

In het advies van de Commissie wordt bevestigd dat het Instituut het secretariaat met de Commissie heeft gedeeld. Ook bestrijdt klager het argument van de Commissie dat de taak niet (ten minste gedeeltelijk) is gedelegeerd. Klager begrijpt niet hoe de Commissie kan beweren dat het Instituut de secretariaatswerkzaamheden op vrijwillige basis heeft verricht toen een voorstel voor vergoeding werd besproken met ambtenaren van de Commissie tijdens bilaterale vergaderingen en tijdens jaarlijkse vergaderingen van het Forumnetwerk. Klager zond daartoe regelmatig correspondentie naar de betrokken ambtenaren. Klager stelt niet dat de secretariaatswerkzaamheden uit hoofde van het bestaande contract moeten worden vergoed. Daarom is klager onderhandelingen met de Commissie aangegaan om een afzonderlijk contract voor secretariaatswerkzaamheden overeen te komen en heeft hij een voorstel ingediend waarin de activiteiten en de daaraan verbonden kosten worden beschreven.

Na ontvangst van aanmoediging en specifieke verzoeken van de Commissie om de werkzaamheden voort te zetten totdat een contract zou zijn afgerond, stemde de klager ermee in dit te doen. Klager kan derhalve niet begrijpen waarom de Commissie vanaf het begin niet heeft verklaard dat deze werkzaamheden niet konden worden vergoed.

Klager is het daarom ten zeerste oneens met de conclusie van de Commissie dat "de belanghebbende geen gelegenheid heeft gehad om de mondelinge en schriftelijke standpunten van de Commissie verkeerd te begrijpen". Integendeel, de Commissie heeft het standpunt van klager niet verkeerd begrepen.

Het feit dat de Commissie gedurende een periode van jaren geen actie heeft ondernomen, hetzij door een contract met klager te sluiten, hetzij door klager ervan in kennis te stellen dat een dergelijk contract onmogelijk was, betekent helaas dat de Commissie zich schuldig heeft gemaakt aan wanbeheer. Klager zag derhalve geen reden om het verzoek om vergoeding van de gemaakte kosten in te trekken.

De prestaties van de OMBUDSMAN om een vriendelijke oplossing te vinden

Na zorgvuldige bestudering van het advies en de opmerkingen was de Ombudsman van mening dat er sprake kon zijn van wanbeheer door de Commissie. Overeenkomstig artikel 3, lid 5, van het Statuut (1) heeft hij de voorzitter van de Commissie derhalve op 28 november 2003 schriftelijk verzocht een minnelijke schikking voor te stellen op basis van de volgende analyse van de geschilpunten tussen klager en de Commissie:

1.1 Klager verzoekt de Commissie de kosten te vergoeden die het Instituut heeft gemaakt voor het verlenen van secretariële bijstand aan het Europees netwerk van stedelijke fora voor duurzame ontwikkeling ("UFSD"), voor een totaalbedrag van 171 689 EUR. Na ontvangst van aanmoediging en specifieke verzoeken van de Commissie om de werkzaamheden voort te zetten totdat een contract zou zijn afgerond, stemde de klager ermee in dit te doen. Klager begrijpt niet waarom de Commissie van meet af aan niet heeft verklaard dat deze werkzaamheden niet konden worden gecompenseerd.

1.2 De Commissie merkte op dat de secretariaats- en coördinatietaak geen deel uitmaakte van het standaardcontract, dat alleen voorziet in de betaling van een jaarlijkse forfaitaire subsidie. Dit was in werkelijkheid een taak van de Commissie die niet kon worden gedelegeerd. Het oorspronkelijke contract is op geen enkele wijze gewijzigd waardoor betaling voor aanvullende diensten mogelijk zou zijn. Ook heeft klager niet de gelegenheid gehad de mondelinge en schriftelijke standpunten van de Commissie verkeerd te begrijpen.

1.3 De Ombudsman is van mening dat de reikwijdte van de toetsing die hij in contractuele gevallen kan uitvoeren, noodzakelijkerwijs beperkt is. De Ombudsman tracht niet vast te stellen of er sprake is van contractbreuk door een van de partijen, indien de zaak in geschil is. Deze vraag zou alleen effectief kunnen worden behandeld door een bevoegde rechter, die de mogelijkheid zou hebben om de argumenten van de partijen met betrekking tot het relevante nationale recht te horen en om tegenstrijdig bewijsmateriaal over betwiste feitelijke kwesties te beoordelen. De Ombudsman is derhalve van mening dat het in zaken betreffende contractuele geschillen gerechtvaardigd is zijn onderzoek te beperken tot het onderzoek of de communautaire instelling of het communautair orgaan hem een coherente en redelijke uiteenzetting van de rechtsgrondslag voor zijn optreden heeft verstrekt en waarom hij van mening is dat zijn standpunt over de contractuele positie gerechtvaardigd is.

1.4 Op basis van een zorgvuldige analyse van de documenten in het dossier doet de Ombudsman de volgende vaststellingen: Ten eerste zijn klager en de Commissie het erover eens dat de secretariaatskosten niet worden gedekt door het door de partijen ondertekende oorspronkelijke contract.

1.5 In een document getiteld "Urban Forums for Sustainable Development - General Secretariat" (Besançon 1997) beschrijft klager zijn rol als volgt: "Sinds het begin van het Forum-netwerk is het Internationaal Instituut voor het Stedelijk Milieu (het Delft Forum) betrokken geweest bij het dagelijks beheer van het netwerk en fungeert het als de niet-officiële schakel tussen de Europese Commissie en de nu twintig centra. Naarmate het netwerk groter wordt en de rol van het secretariaat belangrijker maar ook veeleisender wordt, willen zowel de Europese Commissie als het Delft Forum een formelere overeenkomst sluiten voor deze secretariaatswerkzaamheden (…)".

1.6 Het lijkt erop dat een dergelijke formele overeenkomst met de Commissie nooit is ondertekend. Uit correspondentie in het dossier blijkt echter dat klager stappen heeft ondernomen om ervoor te zorgen dat een dergelijk contract zou worden ondertekend. Klager schreef de heer G. in DG X van de Commissie op 4 juli 1997 een brief waarin hij uitdrukkelijk vroeg om een dergelijke formele overeenkomst te sluiten. In een tweede brief van 7 oktober 1997 aan dezelfde ambtenaar van DG X verzocht klager opnieuw om formalisering van zijn coördinerende rol in het netwerk, "aangezien wij deze rol vervullen op een niet-officiële en onbetaalde basis die niet in het belang is van de Europese Commissie, de andere fora of onszelf".

1.7 Het lijkt er verder op dat er verschillende mondelinge uitwisselingen over deze kwestie hebben plaatsgevonden. In een op 16 september 1998 opgesteld memorandum merkt klager op dat de mondelinge toezegging van DG X nooit is afgerond in een contract voor technische bijstand met de Commissie. In een nota van 13 april 2000 vermeldt klager opnieuw dat "ambtenaren van DG X ervan uitgingen dat de secretariaatsfunctie (…) onder een specifiek contract zou vallen. Ondanks vele vergaderingen werd een contract nooit afgerond. Ondanks het ontbreken van een officieel document stemde het IIUE er in het belang van alle partijen echter mee in het netwerk als de facto secretariaat te beheren, te coördineren en te vertegenwoordigen totdat een formeel contract werd ondertekend".

1.8 De Ombudsman heeft in het dossier geen document aangetroffen waarin de Commissie het verzoek van klager in de brieven van 4 juli en 7 oktober 1997 uitdrukkelijk heeft afgewezen. In haar advies van 4 april 2003 heeft de Commissie aangegeven dat zij contractuele kwesties altijd schriftelijk regelt. In de onderhavige zaak lijkt echter een schriftelijk antwoord op de verzoeken van klager van juli en oktober 1997 te ontbreken. De Commissie lijkt dit impliciet te aanvaarden door later in hetzelfde advies te verklaren dat klager mondeling en niet schriftelijk op de hoogte was gebracht, aangezien er frequente mondelinge contacten met alle netwerken plaatsvonden.

1.9 Uit het voorgaande blijkt dat de Commissie niet heeft gereageerd op een wijze die klager van meet af aan duidelijk zou hebben gemaakt dat de vergoeding van de secretariaatskosten was uitgesloten. Dit gebrek aan een duidelijk antwoord van de Commissie lijkt aan de basis te liggen van de overtuiging van klager dat de secretariaatskosten, of ten minste een deel daarvan, door de Commissie zouden kunnen worden vergoed.

1.10 Volgens de beginselen van behoorlijk bestuur moet de Commissie adequate en duidelijke informatie verstrekken en binnen een redelijke termijn besluiten nemen over verzoeken van het publiek (2). In het onderhavige geval blijkt dat de Commissie, naar aanleiding van de verzoeken van klager van juli en oktober 1997, heeft nagelaten klager binnen een redelijke termijn van haar besluit in kennis te stellen. Bovendien blijkt dat de Commissie heeft nagelaten klager op adequate en ondubbelzinnige wijze in kennis te stellen van haar besluit.

1.11 In deze omstandigheden is de voorlopige conclusie van de Ombudsman dat de afwijzing door de Commissie van de bewering van klager, die lijkt te zijn gebaseerd op de onduidelijke informatie die door de Commissie is verstrekt, oneerlijk lijkt. Dit is een geval van wanbeheer.

Het voorstel voor een minnelijke schikking

De door de Ombudsman voorgestelde minnelijke schikking bestond erin dat de Commissie het argument van klager op basis van de bovenstaande elementen heroverwoog. Een dergelijke heroverweging zou kunnen leiden tot een redelijk aanbod dat mogelijk lager is dan het door de klager gevraagde bedrag.

Antwoord van de Commissie

De diensten van de Commissie hebben de zaak heroverwogen. De informatie in het dossier biedt echter geen grondslag voor verhaal.

Hoewel de Commissie het ontbreken van een schriftelijk antwoord op de verzoeken van klager van juli en oktober 1997 betreurt, lijkt het niet mogelijk dat hij werd misleid. Zijn langdurige betrokkenheid bij de Commissie en zijn kennis van de normale procedures zouden hem niet in staat hebben gesteld om te goeder trouw de situatie aldus uit te leggen dat de Commissie en haar diensten jegens hem verbintenissen waren aangegaan.

Aanvullende opmerkingen van klager

Klager handhaafde zijn klacht en merkte op dat zijn vordering tot schadevergoeding volledig gerechtvaardigd was. Hij benadrukt dat het Instituut te goeder trouw heeft gehandeld. Gezien de bewijsstukken, de mondelinge aanmoediging en de toezeggingen van de Commissie is het oneerlijk dat de Commissie beweert dat de klager niet kon worden misleid. Hoe kan de klager anders concluderen als hij geen adequaat of tijdig antwoord heeft ontvangen?

Klager merkt voorts op dat hij door zijn langdurige betrokkenheid bij de Commissie weet dat er niet zoiets bestaat als "normale procedures".

De ontwerpaanbeveling

Op 31 maart 2004 heeft de Ombudsman overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman een ontwerpaanbeveling tot de Commissie gericht. Deze ontwerpaanbeveling was gebaseerd op de volgende overwegingen:

1 Verzoek om vergoeding van de door het Instituut gemaakte secretariaatskosten

1.1 Klager verzoekt de Commissie de kosten te vergoeden die het Instituut heeft gemaakt voor het verlenen van secretariële bijstand aan het Europees netwerk van stedelijke fora voor duurzame ontwikkeling ("UFSD"), voor een totaalbedrag van 171 689 EUR. Volgens klager heeft klager, na aanmoediging en specifieke verzoeken van de Commissie om de werkzaamheden voort te zetten totdat een contract zou zijn afgerond, ermee ingestemd dit te doen. Klager begrijpt niet waarom de Commissie van meet af aan niet heeft verklaard dat deze werkzaamheden niet konden worden gecompenseerd.

1.2 De Commissie merkte op dat de secretariaats- en coördinatietaak geen deel uitmaakte van het standaardcontract, dat alleen voorziet in de betaling van een jaarlijkse forfaitaire subsidie. Dit was in werkelijkheid een taak van de Commissie die niet kon worden gedelegeerd. Het oorspronkelijke contract is op geen enkele wijze gewijzigd waardoor betaling voor aanvullende diensten mogelijk zou zijn. Ook heeft klager niet de gelegenheid gehad de mondelinge en schriftelijke standpunten van de Commissie verkeerd te begrijpen.

1.3 Na zorgvuldige bestudering van het advies en de opmerkingen constateerde de Ombudsman dat de Commissie, naar aanleiding van de verzoeken van klager van juli en oktober 1997, had nagelaten klager binnen een redelijke termijn en op adequate en ondubbelzinnige wijze in kennis te stellen van haar besluit. De voorlopige conclusie van de Ombudsman was dat de afwijzing door de Commissie van de bewering van klager, die op de onduidelijke informatie van de Commissie lijkt te zijn gebaseerd, oneerlijk leek. De Ombudsman stelde de Commissie een minnelijke schikking voor, die erin bestond dat de Commissie de bewering van klager heroverweegt. De Ombudsman wees erop dat een dergelijke heroverweging zou kunnen leiden tot een redelijk aanbod dat mogelijk lager is dan het door klager gevorderde bedrag.

1.4 In haar korte antwoord op het voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking betreurde de Commissie het ontbreken van een schriftelijk antwoord op de verzoeken van klager. De Commissie verklaarde echter dat klagers kennis van de normale procedures hem niet in staat zou hebben gesteld om de situatie te goeder trouw aldus uit te leggen dat de Commissie jegens hem verbintenissen was aangegaan. In zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie handhaafde klager zijn klacht en benadrukte hij dat het Instituut te goeder trouw heeft gehandeld.

1.5 De Ombudsman heeft in het antwoord van de Commissie op het voorstel voor een minnelijke schikking geen nieuwe argumenten gevonden die hem ertoe zouden kunnen brengen zijn voorlopige bevinding van wanbeheer te herzien. Integendeel, de Commissie heeft bevestigd dat klager geen schriftelijk antwoord heeft ontvangen. Bovendien is het argument van de Commissie betreffende de veronderstelde kennis van de normale procedures van de Commissie niet overtuigend, aangezien de voorlopige vaststelling van wanbeheer door de Ombudsman niet was gebaseerd op het bestaan van een contractuele verbintenis, maar op het feit dat de Commissie klager niet uitdrukkelijk, binnen een redelijke termijn en op adequate en ondubbelzinnige wijze, in kennis had gesteld van haar besluit om een dergelijke verbintenis niet aan te gaan.

2 Conclusie

Gezien het bovenstaande handhaafde de Ombudsman zijn voorlopige conclusie van wanbeheer en deed hij de volgende ontwerpaanbeveling aan de Commissie, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman:

De ontwerpaanbeveling

De Commissie dient het argument van klager op basis van bovenstaande elementen te heroverwegen. Een dergelijke heroverweging zou kunnen leiden tot een redelijk aanbod dat mogelijk lager is dan het door de klager gevraagde bedrag.

De uitvoerig gemotiveerde mening van de Commissie

De diensten van de Commissie hebben het dossier grondig onderzocht om na te gaan of er sprake was van een expliciete of stilzwijgende verbintenis jegens de klager met betrekking tot de vergoeding van de secretariaatskosten voor de “UFSD”. De Commissie kan haar eerdere standpunt echter alleen maar bevestigen in haar antwoorden aan de Ombudsman van 4 april 2003 en 23 december 2003. De Commissie kan derhalve de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman niet aanvaarden.

Aanvullende opmerkingen van klager

Klager betreurde de weigering van de Commissie om de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman te aanvaarden en haar verantwoordelijkheid in de zaak te erkennen. Klager zond verder bewijs van de verrichte secretariaatsactiviteiten en een nieuwe kopie van de brief van 4 juli 1997 waarin hij de Commissie verzocht een formele overeenkomst te sluiten. De klager is ervan overtuigd dat de vordering tot schadevergoeding volledig gerechtvaardigd is.

BESLUIT

1 Verzoek om vergoeding van de door het Instituut gemaakte secretariaatskosten

1.1 Klager verzoekt de Commissie de kosten te vergoeden die het Instituut heeft gemaakt voor het verlenen van secretariële bijstand aan het Europees netwerk van stedelijke fora voor duurzame ontwikkeling (UFSD), voor een totaalbedrag van 171 689 EUR. Volgens klager heeft klager, na aanmoediging en specifieke verzoeken van de Commissie om de werkzaamheden voort te zetten totdat een contract zou zijn afgerond, ermee ingestemd dit te doen. Klager begrijpt niet waarom de Commissie van meet af aan niet heeft verklaard dat deze werkzaamheden niet konden worden gecompenseerd.

1.2 De Commissie merkte op dat de secretariaats- en coördinatietaak geen deel uitmaakte van het standaardcontract, dat alleen voorziet in de betaling van een jaarlijkse forfaitaire subsidie. Dit was in werkelijkheid een taak van de Commissie die niet kon worden gedelegeerd. Het oorspronkelijke contract is op geen enkele wijze gewijzigd waardoor betaling voor aanvullende diensten mogelijk zou zijn. Ook heeft klager niet de gelegenheid gehad de mondelinge en schriftelijke standpunten van de Commissie verkeerd te begrijpen.

1.3 Na zorgvuldige bestudering van het advies en de opmerkingen constateerde de Ombudsman dat de Commissie, naar aanleiding van de verzoeken van klager van juli en oktober 1997, had nagelaten klager binnen een redelijke termijn en op adequate en ondubbelzinnige wijze in kennis te stellen van haar besluit. De voorlopige conclusie van de Ombudsman was dat de afwijzing door de Commissie van de bewering van klager, die op de onduidelijke informatie van de Commissie lijkt te zijn gebaseerd, oneerlijk leek. De Ombudsman stelde de Commissie een minnelijke schikking voor, die erin bestond dat de Commissie de bewering van klager heroverweegt. De Ombudsman wees erop dat een dergelijke heroverweging zou kunnen leiden tot een redelijk aanbod dat mogelijk lager is dan het door klager gevorderde bedrag.

1.4 In haar korte antwoord op het voorstel van de Ombudsman voor een minnelijke schikking betreurde de Commissie het ontbreken van een schriftelijk antwoord op de verzoeken van klager. De Commissie verklaarde echter dat klagers kennis van de normale procedures hem niet in staat zou hebben gesteld om de situatie te goeder trouw aldus uit te leggen dat de Commissie jegens hem verbintenissen was aangegaan. In zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie handhaafde klager zijn klacht en benadrukte hij dat het Instituut te goeder trouw heeft gehandeld.

1.5 De Ombudsman heeft in het antwoord van de Commissie op het voorstel voor een minnelijke schikking geen nieuwe argumenten gevonden die hem ertoe zouden kunnen brengen zijn voorlopige bevinding van wanbeheer te herzien. Integendeel, de Commissie bevestigde het ontbreken van een schriftelijk antwoord aan de klager. Bovendien was het argument van de Commissie betreffende de veronderstelde kennis van de normale procedures van de Commissie niet overtuigend, aangezien de voorlopige vaststelling van wanbeheer door de Ombudsman niet was gebaseerd op het bestaan van een contractuele verbintenis, maar op het feit dat de Commissie klager niet uitdrukkelijk, binnen een redelijke termijn en op adequate en ondubbelzinnige wijze, in kennis had gesteld van haar besluit om een dergelijke verbintenis niet aan te gaan.

1.6 De Ombudsman deed daarom een ontwerpaanbeveling aan de Commissie, namelijk dat de Commissie het argument van klager op basis van de bovenstaande elementen zou moeten heroverwegen. De Commissie verwierp de ontwerpaanbeveling en bevestigde haar eerdere standpunt.

1.7 Nogmaals, zoals reeds uiteengezet in punt 1.5 onder het kopje "de ontwerpaanbeveling", heeft de Ombudsman in het omstandig advies van de Commissie over de ontwerpaanbeveling geen nieuwe argumenten gevonden die hem ertoe zouden kunnen brengen zijn voorlopige bevinding van wanbeheer in de punten 1.10 en 1.11 hierboven onder het kopje "de inspanningen van de Ombudsman om tot een minnelijke schikking te komen" te herzien. De Ombudsman maakt daarom onderstaande kritische opmerking.

2 Conclusie

2.1 Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

Volgens de beginselen van behoorlijk bestuur moet de Commissie adequate en duidelijke informatie verstrekken en binnen een redelijke termijn besluiten nemen over verzoeken van het publiek (3). In het onderhavige geval blijkt dat de Commissie, naar aanleiding van de verzoeken van klager van juli en oktober 1997, klager niet binnen een redelijke termijn en op adequate en ondubbelzinnige wijze in kennis heeft gesteld van haar besluit. Hoewel de Commissie in haar advies heeft aangegeven dat zij contractuele kwesties altijd schriftelijk regelt, heeft zij in haar antwoord op het voorstel voor een minnelijke schikking bevestigd dat de brieven van klager van 4 juli en 7 oktober 1997 niet schriftelijk zijn beantwoord. Het argument van de Commissie betreffende de veronderstelde kennis van klager van de normale procedures van de Commissie was derhalve juridisch noch overtuigend. In deze omstandigheden lijkt de afwijzing door de Commissie van de bewering van klager, die lijkt te zijn gebaseerd op de onduidelijke informatie die de Commissie heeft verstrekt, oneerlijk. Dit is een geval van wanbeheer.

2.2 Artikel 3, lid 7, van het Statuut van de Europese Ombudsman bepaalt dat de Ombudsman, na een ontwerpaanbeveling te hebben gedaan en na het uitvoerig gemotiveerde advies van de betrokken instelling of het betrokken orgaan te hebben ontvangen, een verslag toezendt aan het Europees Parlement en de betrokken instelling of het betrokken orgaan.

2.3 In zijn jaarverslag over 1998 wees de Ombudsman erop dat de mogelijkheid voor hem om een speciaal verslag aan het Europees Parlement voor te leggen van onschatbare waarde was voor zijn werk. Hij voegde eraan toe dat speciale verslagen daarom niet te vaak moeten worden ingediend, maar alleen met betrekking tot belangrijke kwesties waarbij het Parlement in staat was actie te ondernemen om de Ombudsman bij te staan (4). Het jaarverslag over 1998 is voorgelegd aan en goedgekeurd door het Europees Parlement.

2.4 De Ombudsman merkt op dat de onderhavige zaak betrekking heeft op de taken van de Europese Commissie in verband met een verzoek van klager om een contract te sluiten dat niet tot stand is gekomen. Hij merkt voorts op dat het niet duidelijk is welke maatregelen het Europees Parlement zou kunnen nemen om de Ombudsman en klager in de onderhavige zaak bij te staan. Gezien deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat het niet passend is een speciaal verslag in te dienen bij het Europees Parlement.

2.5 De Ombudsman zal derhalve een kopie van dit besluit aan de voorzitter van de Commissie toezenden en een korte samenvatting opnemen in het jaarverslag over 2004 dat aan het Europees Parlement zal worden voorgelegd. De Ombudsman sluit de zaak dus af.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) "Voor zover mogelijk tracht de Ombudsman met de betrokken instelling of het betrokken orgaan een oplossing te vinden om een einde te maken aan het geval van wanbeheer en de klacht te bevredigen".

(2) Zie artikel 17, lid 1, van de Europese code van goed administratief gedrag.

(3) Zie artikel 17, lid 1, van de Europese code van goed administratief gedrag.

(4) Jaarverslag 1998, blz. 27-28.