Straatsburg, 3 december 2003

Geachte mevrouw G. en de heer P.,

Op 24 oktober 2002 heeft u namens het Interdisciplinair Centrum voor vergelijkend onderzoek in de sociale wetenschappen (ICCR) een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman. Deze klacht tegen de Europese Commissie en de Rekenkamer is op 7 november 2002 ontvangen. De klacht betreft een uitstaande eindbetaling van 80 671,61 EUR voor thematische netwerkovereenkomst nr. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" in het kader van het vijfde kaderprogramma en een controle door de Rekenkamer.

Ik deel u mee dat de heer Jacob Söderman, met wie u eerder heeft gecorrespondeerd over uw klacht, met pensioen is gegaan en dat ik vanaf 1 april 2003 zijn opvolger ben als Europese Ombudsman.

Op 31 december 2002 heeft de Ombudsman de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie en de voorzitter van de Rekenkamer. De Rekenkamer heeft haar advies op 7 april 2003 toegezonden en ik heb u op 27 mei 2003 uitgenodigd om opmerkingen te maken. De Commissie heeft haar advies op 27 mei 2003 toegezonden en u op 22 september 2003 uitgenodigd om opmerkingen te maken. Op 14 oktober en 5 november 2003 heeft het secretariaat van de Europese Ombudsman telefonisch contact met u opgenomen over uw opmerkingen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De Europese Commissie en het Interdisciplinair Centrum voor vergelijkend onderzoek in de sociale wetenschappen (hierna: "het ICCR") als een van de hoofdcontractanten op 22 december 1999 een contract heeft ondertekend. Het contract heette Thematic Network contract No. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" in het kader van het vijfde kaderprogramma. Dit contract bestreek een periode van 18 maanden, van januari 2000 tot eind juni 2001. De totale geraamde kosten van het project bedroegen 601 015 EUR en het oorspronkelijke voorschot werd vastgesteld op 180 305 EUR, te verdelen over de vijf hoofdcontractanten. De ICCR diende met regelmatige tussenpozen van zes maanden kostenstaten in.

Op 31 oktober 2001 werd het ICCR ervan in kennis gesteld dat de Rekenkamer een audit van het project zou uitvoeren. De controle vond plaats van 16 tot en met 18 januari 2002. Volgens de klagers verklaarden de controleurs dat zij hun verslag eind januari 2002 bij de Commissie zouden indienen.

De ICCR heeft de definitieve kostenstaat in augustus 2001 bij de Commissie ingediend. Op 11 december 2001 heeft DG TREN van de Commissie het goedgekeurd. Aangezien de ICCR niets van de Commissie had vernomen, heeft de projectcoördinator op 26 februari 2002 per e-mail contact opgenomen met de financieel functionaris van de Commissie om te informeren naar de status van de eindbetaling. Bij e-mail van 28 februari 2002 werd haar meegedeeld dat de eindbetaling niet kon worden verricht vóór de ontvangst van het verslag van de Rekenkamer.

Op 13 juni 2002 heeft de financieel ambtenaar van de Commissie per e-mail het verslag van de controleurs toegezonden met een verzoek om verduidelijking. Het accountantsverslag dateert van 15 april 2002. Het ICCR heeft de Commissie op 14 juni 2002 per e-mail de gevraagde informatie verstrekt. Op 8 juli 2002 heeft het ICCR op eigen initiatief een volledig advies over het verslag van de Rekenkamer aan de financieel ambtenaar van de Commissie toegezonden.

In een brief aan de Commissie van 12 juli 2002 verzocht de ICCR om formele verduidelijking over de status van de eindbetaling van het contract. In augustus 2002 zond de Commissie een ongedateerd antwoord waarin zij verklaarde dat de betaling zou worden opgeschort op grond van artikel 3, lid 2, van bijlage II bij het contract. Op 29 augustus 2002 heeft het ICCR de Commissie meegedeeld dat het artikel 3, lid 2, niet kon aanvaarden als reden voor opschorting van de eindbetaling. Volgens de klagers heeft de Commissie niet op deze brief geantwoord.

Op 24 oktober 2002 dienden klagers namens het ICCR bij de Ombudsman een klacht in tegen de Europese Commissie en de Rekenkamer. De klacht betreft de uitstaande eindbetaling van 80 671,61 EUR voor thematische netwerkovereenkomst nr. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" en de door de Rekenkamer uitgevoerde controle.

Wat de Europese Commissie betreft, voerden de klagers de volgende aantijgingen aan:

1) Gebrek aan informatie over de status van de audit en van de eindbetaling; en

2) Niet-betaling van de openstaande eindbetaling van € 80.671,61.

De klagers eisen vereffening van de eindbetaling met rente en een officieel standpunt van de Europese Commissie over de door de Rekenkamer uitgevoerde controle en over de door beide instellingen gevolgde procedures.

Wat de Rekenkamer betreft, stellen de klagers dat het verslag onjuiste conclusies heeft getrokken en de door het Centrum verstrekte input heeft genegeerd, en dat er sprake was van onnodige vertraging bij de indiening van het verslag bij de Commissie.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

In haar advies heeft de Commissie het volgende opgemerkt:

In het kader van het beheer van OTO-werkzaamheden onder contract in het kader van het vijfde kaderprogramma heeft de Rekenkamer een controle uitgevoerd van contract nr. 1999 van het thematisch netwerk - TN.10869 "TRANS-TALK" bij het ICCR in Wenen. In het controleverslag werden een aantal complexe en ernstige kwesties aan de orde gesteld die zorgvuldig door de financiële diensten van de Commissie moesten worden onderzocht.

De Rekenkamer kwam tot de conclusie dat sommige gedeclareerde kosten niet subsidiabel waren en geen bewijsstukken bevatten. Dit omvatte met name: te hoge kostendeclaraties door de begunstigde; niet-naleving van het contract door de begunstigde met betrekking tot het gebruik van begrotingstarieven; consultant in onderaanneming verklaard als vaste werknemer.

Op basis van het verslag van de Rekenkamer heeft de Commissie besloten de betalingen aan de begunstigde op te schorten totdat zij de door de begunstigde verstrekte aanvullende documenten definitief heeft onderzocht.

Op 28 februari 2002 heeft de Commissie het ICCR in kennis gesteld van de situatie met betrekking tot de eindbetaling en haar onderzoek in het kader van deze controle. De lopende besprekingen met de ICCR zijn in de zomer van 2002 van start gegaan. Ondertussen zijn de besprekingen tussen de Commissie en de Rekenkamer in het najaar van 2002 afgerond. Terwijl zij deze aanvullende onderzoeken uitvoerde, bevestigde de Commissie in augustus 2002 aan de ICCR dat alle betalingen waren opgeschort. Bij brief van 5 december 2002 heeft de Commissie om aanvullende inlichtingen verzocht. Het antwoord van de ICCR van 24 januari 2003 werd ontvangen en de Commissie deelde de ICCR mee dat dit antwoord werd onderzocht met het oog op een spoedige afwikkeling van de eindbetaling.

Op 13 mei 2003 heeft de Commissie het ICCR meegedeeld dat de eindbetaling 50 821 EUR bedroeg. 03 zijn gemaakt. Volgens de Commissie kon het bedrag van 29 799,63 EUR niet in aanmerking worden genomen, aangezien dit een overdracht zou inhouden tussen kostencategorieën waarvoor voorafgaande toestemming vereist is.

Opmerkingen van klagers over het standpunt van de Commissie

De klagers hebben kort samengevat de volgende punten naar voren gebracht:

Deze zaak werpt algemene problemen op met betrekking tot de vertragingen die de communautaire instellingen hebben opgelopen bij het beantwoorden van herhaalde verzoeken om informatie en de duur van het proces. Volgens de klagers vereist het transparantiebeginsel dat deze algemene kwesties worden aangepakt.

Na het antwoord van de klagers aan de Commissie van 27 mei 2003 was de Commissie overgegaan tot betaling van het resterende bedrag van 20 447,79 EUR.

Advies van de Rekenkamer

Samenvattend heeft de Rekenkamer de volgende opmerkingen gemaakt:

Het document dat in deze klacht centraal staat, is geen verslag dat door de Rekenkamer is goedgekeurd, maar een sectorbrief. Het doel van een sectorbrief is de voorlopige bevindingen die tijdens een controle zijn verkregen, te presenteren aan de gecontroleerde, die op het gebied van intern beleid de Commissie is. Na verdere analyse van de reactie van de Commissie op de feitelijke informatie en de bijbehorende opmerkingen in de sectorbrief, kunnen deze bevindingen vervolgens de basis vormen voor opmerkingen in verslagen van de Rekenkamer. In sommige gevallen kan het ook nodig zijn dat de Commissie corrigerende maatregelen neemt. Aangezien de bevindingen en opmerkingen voorbereidend zijn in de fase van een sectorbrief en in beginsel aan verdere verificaties worden onderworpen, blijven zij vertrouwelijk tussen de Rekenkamer en de Commissie.

In het onderhavige geval is de sectorbrief nr. 740/02 met de auditbevindingen naar aanleiding van de audit van het contract "TRANS-TALK" gericht aan de commissaris die verantwoordelijk is voor DG Energie & amp; Vervoer (TREN). Volgens de normale praktijk werd de elektronische versie van deze sectorbrief vervolgens verzonden naar de verbindingsofficier bij DG TREN. Het lijkt er echter op dat een ambtenaar van de Commissie vervolgens een elektronische kopie van de vertrouwelijke sectorbrief aan het ICCR heeft toegezonden.

Wat de bewering van onjuiste conclusies betreft, volgen de controleurs van de Rekenkamer het controlebeleid en de controlenormen van de Rekenkamer en internationaal erkende controlenormen, zoals die van de Internationale Organisatie van hoge controle-instanties (INTOSAI). Ook voorzien de procedures van de Rekenkamer in een uitgebreide interne kwaliteitscontrole voordat controlebevindingen en -opmerkingen aan de gecontroleerde worden voorgelegd. Deze normen en procedures zijn in casu gevolgd.

Wat betreft de bewering dat de door de ICCR verstrekte input werd genegeerd, heeft het auditteam rekening gehouden met alle door de klagers verstrekte informatie voor zover deze relevant werd geacht voor de audit. Alle bevindingen in de aan de Commissie gerichte sectorbrief worden gestaafd met voldoende en passende controle-informatie, op basis van informatie die tijdens en na de controle in de gebouwen van het ICCR en van de Commissie is verzameld en ontvangen.

Wat de bewering van onnodige vertraging betreft, wordt in het controlehandboek van de Rekenkamer gesteld dat binnen twee maanden na de voltooiing van het inspectiebezoek een sectorbrief moet worden verzonden. Deze interne regel heeft echter geen bindend karakter voor het Hof met betrekking tot de klagers. Bovendien doet het feit dat de sectorbrief in de onderhavige zaak met een lichte vertraging is verzonden, die geenszins als onrechtmatig kan worden beschouwd, op geen enkele wijze afbreuk aan de belangen van de klagers.

Opmerkingen van klagers over het advies van de Rekenkamer

De klagers maakten samenvattend de volgende opmerkingen:

Volgens de klagers heeft de controleur van de Rekenkamer het ICCR meegedeeld dat het aan de Commissie is om te beslissen of het verslag (1) aan het ICCR wordt toegezonden.

De klagers stellen dat de accountants geen rekening hebben gehouden met de standpunten van de ICCR.

De klagers benadrukken dat het ICCR nooit heeft beweerd dat de vertraging bij de behandeling van hun zaak alleen de schuld was van de Rekenkamer, maar veeleer het gecombineerde effect van de niet-transparante procedures van de Commissie en de Rekenkamer en hun interfaces. De klagers stellen dat de vertragingen de belangen van het ICCR schaadden, aangezien de onderhavige zaak niet meer dan een jaar na de controle was afgehandeld.

Nadere inlichtingen

Op 14 oktober en 5 november 2003 nam het secretariaat van de Europese Ombudsman telefonisch contact op met een van de klagers die namens beide klagers spraken over de op 29 september 2003 ontvangen opmerkingen. De klagers bevestigden dat de Commissie de uitstaande eindbetaling had betaald. De klagers hadden ingestemd met de interpretatie van de Commissie van overdrachten tussen kostencategorieën waarvoor voorafgaande toestemming vereist is overeenkomstig artikel 17, lid 4, van de algemene voorwaarden (2). Daarom kon het bedrag van ongeveer 9 000 EUR niet in de eindbetaling worden opgenomen. De klagers deelden het secretariaat van de Ombudsman mee dat het ICCR geen opmerkingen had ingediend over de brief van de Commissie van 14 juli 2003, waarin de Commissie een schikking aanbood en meedeelde dat, tenzij het binnen een maand opmerkingen van de klagers ontvangt, het project officieel zal worden afgesloten en geen verdere kosten kunnen worden gedeclareerd. De klagers bevestigden dat de ICCR, door geen opmerkingen te maken over het schikkingsvoorstel van de Commissie, de facto had aanvaard dat er geen rente zou worden betaald voor de opgeschorte eindbetaling. Klager was tevreden met de afwikkeling van de eindbetaling.

BESLUIT

1 Inleidende opmerking

1.1 In hun opmerkingen voeren de klagers aan dat deze zaak algemene problemen opwerpt met betrekking tot de vertragingen die twee communautaire instellingen hebben opgelopen bij het beantwoorden van herhaalde verzoeken om informatie en de duur van de procedure.

1.2 De Ombudsman begrijpt dat klagers zich zorgen maken over de algemene kwestie van procedures waarbij twee of meer communautaire instellingen gelijktijdig onderzoeken of processen uitvoeren die van invloed zijn op de behandeling van een zaak. De Ombudsman is van mening dat deze algemene kwestie niet doeltreffend kan worden behandeld in het kader van dit onderzoek. De klagers hebben de mogelijkheid om desgewenst een nieuwe klacht in te dienen bij de Ombudsman.

2 Vermeend gebrek aan informatie van de Commissie over de status van de audit en van de eindbetaling

2.1 De klagers stellen dat de Commissie geen informatie heeft verstrekt over de status van de audit en de eindbetaling.

2.2 Volgens de Commissie heeft zij de klagers op 28 februari 2002 in kennis gesteld van de situatie met betrekking tot de eindbetaling en van haar onderzoek in het kader van deze controle, nadat de klagers op 26 februari 2002 een e-mail hadden gestuurd. De lopende besprekingen met de ICCR zijn in de zomer van 2002 van start gegaan. Op 12 juli 2002 verzochten de klagers om informatie over de status van de eindbetaling. In augustus 2002 bevestigde de Commissie aan de klagers dat alle betalingen waren opgeschort als gevolg van een controle door de Rekenkamer. Op 29 augustus 2002 hebben de klagers de Commissie verzocht hun zaak te heroverwegen. Op 5 december 2002 heeft de Commissie de klagers om aanvullende informatie verzocht. Op 11 februari 2003 zond de Commissie, na de gevraagde aanvullende informatie te hebben ontvangen, een ontvangstbevestiging met een holdingbrief. Op 13 mei 2003 deelde de Commissie de klagers mee dat zij de procedure voor de eindbetaling had ingeleid.

2.3 De Ombudsman is van mening dat de Commissie de klagers informatie heeft verstrekt over de stand van zaken van de controle, voor zover de controle van invloed was op de procedure van de Commissie voor het verrichten van de uitstaande eindbetaling. Voorts lijkt de Commissie de klagers naar behoren te hebben geïnformeerd over de opschorting van de eindbetaling. Er lijkt derhalve geen sprake te zijn van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot deze bewering.

3 Vermeende niet-betaling van de uitstaande eindbetaling met rente en de vordering tot vereffening

3.1 De klagers voerden aan dat de Commissie de uitstaande eindbetaling van 80 671,61 EUR voor contract nr. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" in het kader van het vijfde kaderprogramma niet heeft verricht.

3.2 De Commissie stelt dat de eindbetaling 50 821 euro bedraagt. 03 is gemaakt op 13 mei 2003. Volgens de Commissie kon het bedrag van 29 799,63 EUR niet in aanmerking worden genomen, aangezien dit een overdracht tussen kostencategorieën zou inhouden, waarvoor voorafgaande toestemming vereist is.

3.3 In hun opmerkingen delen de klagers de Ombudsman mee dat de Commissie naar aanleiding van hun antwoord aan de Commissie van 27 mei 2003 een bedrag van 20 447,79 EUR heeft betaald.

3.4 Het secretariaat van de Europese Ombudsman nam telefonisch contact op met een van de klagers die namens beide klagers over de opmerkingen sprak. De klagers hadden ingestemd met de interpretatie van de Commissie van overdrachten tussen kostencategorieën waarvoor voorafgaande toestemming vereist is overeenkomstig artikel 17, lid 4, van de algemene voorwaarden. Daarom kon het bedrag van ongeveer 9 000 EUR niet in de eindbetaling worden opgenomen. De klagers deelden de Ombudsman mee dat de ICCR, door de Commissie geen opmerkingen over het schikkingsvoorstel te sturen, de facto had aanvaard dat er geen rente zou worden betaald over de opgeschorte eindbetaling. De klagers waren tevreden over de schikking.

3.5 Op basis van de door de Europese Commissie en de klagers verstrekte informatie is de Ombudsman van oordeel dat de Commissie de zaak heeft opgelost en daarmee aan de klacht heeft voldaan.

4 Verzoek om een officieel standpunt van de Commissie over de audit en de gevolgde procedures

4.1 De klagers stellen dat de Commissie een officieel standpunt moet innemen over de audit en de gevolgde procedures.

4.2 De Europese Ombudsman is van mening dat dit aspect van de zaak onder de in deel 3 van het besluit vermelde schikking valt.

5 De aantijgingen tegen het verslag (3) van de Rekenkamer

5.1 Klagers beweren dat het verslag van de Rekenkamer onjuiste conclusies heeft getrokken en de input van het ICCR heeft genegeerd.

5.2 De Rekenkamer voert aan dat zij rekening heeft gehouden met alle door de klagers verstrekte informatie voor zover deze relevant werd geacht voor de controle en dat alle bevindingen in de sectorbrief worden gestaafd met voldoende en passende controle-informatie. De Rekenkamer stelt ook dat zij niet tot onjuiste conclusies is gekomen.

5.3 De Ombudsman is van mening dat er geen aanwijzingen lijken te zijn dat de Rekenkamer de inbreng van klager heeft genegeerd. Bovendien wijst niets erop dat de conclusies van het Hof onjuist of onredelijk waren. Er lijkt derhalve geen sprake te zijn van wanbeheer met betrekking tot deze aspecten van de zaak.

6 Vermeende onnodige vertraging door de Rekenkamer

6.1 De klagers stellen dat het verslag van de Rekenkamer (4) te laat bij de Commissie is ingediend. Volgens klager was het auditbezoek voltooid op 18 januari 2002 en was het auditverslag gedateerd op 15 april 2002.

6.2 In haar advies stelt de Rekenkamer dat in haar controlehandboek is bepaald dat binnen twee maanden na de voltooiing van het inspectiebezoek een sectorbrief moet worden verzonden. Het Gerecht erkent dat de sectorbrief in casu met een lichte vertraging is verzonden, maar dat de vertraging niet als buitensporig kon worden beschouwd.

6.3 De Ombudsman merkt op dat het controlehandboek van de Rekenkamer een niet-gepubliceerde interne gids is, die niet bedoeld is om rechten voor derden vast te stellen. In deze omstandigheden beschouwt de Ombudsman de door de Rekenkamer erkende lichte vertraging niet als wanbeheer.

6.4 De Ombudsman constateert derhalve geen wanbeheer met betrekking tot dit aspect van de zaak.

7 Conclusies

De Ombudsman constateert geen wanbeheer met betrekking tot de eerste bewering van klagers tegen de Europese Commissie. Wat de tweede bewering van de klagers en hun argument betreft, blijkt uit door de Europese Commissie en de klagers verstrekte informatie dat de Commissie de zaak heeft opgelost en daarmee aan de klacht heeft voldaan. Voorts stelt de Ombudsman geen wanbeheer door de Rekenkamer vast. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitters van de Europese Commissie en de Rekenkamer zullen ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) De Europese Ombudsman merkt op dat de klagers de term "verslag" gebruiken voor wat de Rekenkamer een sectorbrief noemt.

(2) Overeenkomstig artikel 17, lid 4, van de algemene voorwaarden kunnen hoofdcontractanten zonder voorafgaande toestemming van de Europese Commissie tot 20 % van hun totale bedrag onderling en tussen kostencategorieën overdragen.

(3) In haar advies wees de Rekenkamer erop dat het om een sectorbrief gaat.

(4) In haar advies wees de Rekenkamer erop dat het om een sectorbrief gaat.