# Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 914/2002/ADB tegen de Europese Commissie - Auteur: Europese Ombudsman - Datum: null - [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/nl/decision/nl/1735) --- Straatsburg, 27 maart 2003 Geachte heer J., Op 17 mei 2002 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over twee projecten (SUNH en SHINE) die in het kader van het Thermie-programma werden gefinancierd. Op 13 juni 2002 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie heeft op 26 september 2002 advies uitgebracht. Ik heb het u toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen te maken, die u op 29 november 2002 hebt toegezonden. Op 13 december 2002 heeft u een aanvullende brief doorgestuurd, die door een van uw partners aan de Commissie was gericht. Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Het KLACHT ---------- Klager is de coördinator van een groep Europese ondernemingen die als consortium GEIE GEST communautaire middelen in het kader van het Thermie-programma heeft aangevraagd. De Commissie heeft via het directoraat-generaal Energie en Vervoer besloten twee demonstratieprojecten te financieren, respectievelijk SUNH - *"Solar Urban New Housing"* (9 partners) en SHINE - *"Solar Housing through Innovation for Natural Environment"* (6 partners), waarbij GEST de hoofdcontractant en coördinator is. Officieel zijn de projecten in januari 1996 van start gegaan. Volgens de contracten moest het eindverslag eind november 2001 worden ingediend. In een brief van 6 juni 2001, naar aanleiding van vermeende mondelinge overeenkomsten met de technische functionarissen van de Commissie die toezicht houden op de projecten, verzocht GEST om een verlenging van de termijn tot 30 oktober 2002. Er is nooit een antwoord op deze brief ontvangen. Bovendien had GEST in twee tussentijdse verslagen ook voorzien in een verlenging van de termijn. Volgens artikel 10, lid 3, van de algemene voorwaarden voor het contract worden tussentijdse verslagen geacht te zijn goedgekeurd indien de Commissie geen opmerkingen heeft gemaakt. De klager was derhalve van mening dat de verlenging van de termijn was goedgekeurd. Op 17 april 2002 zond de Commissie een brief aan alle leden van het consortium, met uitzondering, volgens klager, van de coördinator. De Commissie heeft hen verzocht het eindverslag vóór eind mei 2002 in te dienen. Aangezien deze termijn voor velen van hen als te kort werd beschouwd, heeft klager bij verschillende gelegenheden een beroep gedaan op de Commissie om de termijn uit te stellen. Gezien de weigering van de Commissie om de zaak te heroverwegen, met klager te praten of deel te nemen aan een bijeenkomst van het consortium, diende klager een klacht in bij de Europese Ombudsman en voerde hij de volgende beweringen aan: 1. De Commissie heeft niet geantwoord op de brief van klager van 6 juni 2001 met het verzoek om een verlenging van de termijn voor de indiening van het eindverslag. 2. De Commissie heeft geen rekening gehouden met de verlenging van de termijn zoals opgenomen in twee tussentijdse verslagen. Overeenkomstig artikel 10, lid 3, van de algemene voorwaarden voor de contracten waren deze verslagen stilzwijgend door de Commissie goedgekeurd. Klager beweert dat de verlenging van de contracten en de termijnen, zoals gevraagd in zijn brief van 6 juni 2001, zou zijn overeengekomen met de technische ambtenaren van de Commissie die eerder met de projecten waren belast. Het onderzoek ------------- **Advies van de Europese Commissie** Het advies van de Europese Commissie over de klacht luidde als volgt: *Geschiedenis van de projecten* Beide contracten voor de projecten SUNH en SHINE zijn op 31 december 1997 ondertekend. De werken zouden plaatsvinden tussen 1 september 1996 en 31 december 2000. Op 30 december 1998 werden twee goedkeuringen aan het contract toegevoegd. Zij voorzagen in een verlenging van de looptijd van de projecten. Het SHINE-project zou eindigen op 31 augustus 2001 en het SUNH-project op 30 september 2001. *Voorwerp van het geding* Op 6 juni 2001 zond klager een brief waarin hij verzocht de termijn uit te stellen tot 30 oktober 2002. Aangezien de Commissie niet op deze brief heeft geantwoord, stelt de klager dat de gevraagde verlenging van de termijn is toegestaan. Tot 26 april 2002 heeft de Commissie inderdaad nooit geantwoord op de brief van 6 juni 2001. Op 26 april 2002 zond zij een aanmaningsbrief waarin zij klager verzocht de definitieve documenten voor de projecten in te dienen. De Commissie verontschuldigt zich voor de vertraging bij het beantwoorden van de klacht, maar is van mening dat de contracten en de omstandigheden van het dossier het niet mogelijk maken positief te reageren op de klacht van de klager. *Verzoek om verlenging* 1. Volgens de contracten vereist een verlenging een schriftelijke instemming van de contractpartijen. Het stilzwijgen van de Commissie kan derhalve niet als stilzwijgende goedkeuring worden beschouwd. Bovendien moet de Commissie, alvorens een contractwijziging te aanvaarden, nagaan of het door de coördinator ingediende verzoek met instemming van de andere contractanten voor het project is ingediend. De Commissie kan dit niet afleiden uit de bewoordingen van het verzoekschrift. Zoals blijkt uit een e-mail van 15 april 2002 van een van de contractanten aan de Commissie, was ten minste één contractant tegen het SHINE-contract gekant. 2. De klager verklaart ook dat het verzoek om verlenging duidelijk werd uiteengezet in de tussentijdse verslagen 8 en 9. In feite vermelden alleen de verslagen 8 en 9 voor het SHINE-project het verzoek om verlenging en wordt ernaar verwezen als "*wijziging van het oorspronkelijke project* " of als "*streefdoel voor de komende zes maanden*". De SUNH-rapporten zwijgen over dit onderwerp. Het feit dat de Commissie geen bezwaar heeft gemaakt, kan niet worden opgevat als een wijziging van het contract die de aanvraag van de coördinator namens alle contractanten en een schriftelijke goedkeuring van de wijziging door alle contractpartijen, met inbegrip van de Commissie, vereist. 3. Klager verklaart ook dat hij de principiële overeenkomst van de technische functionarissen van DG TREN heeft ontvangen. Noch de documenten in het dossier, noch de getuigenissen van de technische officieren ondersteunen deze bewering. In elk geval kan geen enkele mondelinge overeenkomst de Commissie rechtsgeldig binden met betrekking tot een wijziging van het contract. 4. Op 9 april 2002 deelde de nieuwe technisch functionaris klager mondeling mee dat een aanmaning met het verzoek om de eindverslagen binnen een maand in te dienen, binnenkort aan alle contractanten zou worden toegezonden, waardoor het verzoek om verlenging werd afgewezen. De formele aankondigingen voor beide contracten werden respectievelijk op 17 april 2002 (SUNH) en 26 april 2002 (SHINE) verzonden. Aangezien klager had verklaard de aanmaning van 17 april 2002 niet te hebben ontvangen, werd hem op 6 mei 2002 een kopie ervan toegezonden. *Redenen voor weigering van verlenging* Afgezien van het feit dat de Commissie van mening is dat het verzoek om verlenging niet in naam van alle contractanten is ingediend, acht de Commissie een verlenging met veertien maanden ook ongepast en onevenredig om de volgende redenen: ++SUNH-contract++ De redenen voor het verzoek om verlenging zijn zeer algemeen van aard of worden tegengesproken door de tussentijdse verslagen. De inspanningen van de contractanten om de projecten binnen de termijn af te ronden, zijn duidelijk. Op 15 oktober 2001 lijken 7 van de 10 in het contract voorziene projecten te zijn afgerond en het eindverslag stond op het punt te worden opgesteld. Gezien de situatie op dat moment had de verlenging het mogelijk gemaakt om nog twee projecten af te ronden, waarbij het laatste project zich in een te vroeg stadium bevond. De diensten van de Commissie zijn derhalve van mening dat, vanuit technisch oogpunt, de voltooiing van de resterende projecten slechts een gering effect zou hebben op de toegevoegde waarde van het hele project. De Commissie kan derhalve niet instemmen met een verlenging van het SUNH-contract. ++SHINE-contract++ Evenals in het SUNH-contract zijn de redenen voor het verzoek om verlenging zeer algemeen van aard of worden zij tegengesproken door de tussentijdse verslagen. Op 15 oktober 2001 werden 8 van de 10 projecten afgerond of in een vergevorderd stadium om definitief in aanmerking te worden genomen in het globale project van het contract. Slechts één project hangt rechtstreeks af van de aanvaarding van de verlenging. Zelfs de verlenging is echter onvoldoende om de afronding van het project mogelijk te maken. De Commissie kan derhalve niet instemmen met een verlenging van het SHINE-contract. **Opmerkingen van klager** De Europese Ombudsman zond het standpunt van de Commissie door aan klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken. In zijn antwoord verklaarde klager kort samengevat het volgende. *Voorwerp van het geding* Vóór het formele verzoek van 6 juni 2001 was de Commissie reeds in december 2000 schriftelijk en telefonisch ervan in kennis gesteld dat een verlenging noodzakelijk was. *Verzoek om verlenging* 1. De Commissie stelt dat haar stilzwijgen niet als stilzwijgende goedkeuring kan worden beschouwd. Op grond van het contract was klager echter verplicht de Commissie in kennis te stellen van mogelijke vertragingen bij de uitvoering van het project. Dat deed hij te zijner tijd. De Commissie reageerde pas 16 maanden later en bijna een jaar na de beëindiging van het contract. De Commissie moet er ook rekening mee houden dat het verlengingsverzoek was gepland met de verantwoordelijke technische functionaris die het gerechtvaardigd achtte. In het licht hiervan en na geen tegenstrijdige brief te hebben ontvangen, bleven de contractanten investeren om de projecten in de kortst mogelijke en realistische tijdspanne te verwezenlijken. Klager benadrukt dat alle partners zich bewust waren van de noodzaak om om verlenging te vragen. Hoewel de Duitse partner afwezig was in de vergadering waarin het besluit werd genomen, wist hij ervan en was hij vertegenwoordigd in een eerdere vergadering waarin het werd besproken. Het verzoek om verlenging werd op 6 juni 2001 namens alle partners ingediend. In ieder geval had de Duitse partner een besluit van 6 van de 7 partners (SHINE-groep) dat tijdens de algemene vergadering werd bevestigd, niet kunnen belemmeren. 2. De verlenging werd in aanmerking genomen voor het tijdschema of duidelijk vermeld in de verslagen, te beginnen met het 7e SHINE-verslag en in het 8e SUNH-verslag. In het contract wordt niet vermeld dat de verslagen alleen informatie mogen bevatten over de voortgang van het project. Het contract bepaalt echter dat, zonder opmerkingen, een verslag wordt geacht te zijn goedgekeurd één maand na ontvangst (artikel 10, lid 3, van de algemene voorwaarden van het contract). De verlengingsverzoeken in de verslagen 7, 8 en 9 zijn daarom stilzwijgend goedgekeurd. 3. Het verzoek om verlenging werd voorafgegaan door een voorafgaande raadpleging van de destijds bevoegde technisch ambtenaar. Toen om de eerste verlenging werd verzocht, had deze laatste zelfs gesuggereerd dat het "diplomatieker" zou zijn om het verzoek in twee perioden te verdelen en in een later stadium een tweede verlengingsverzoek in te dienen. Uit de brief die GEST op 22 december 2000 aan de Commissie heeft gezonden, blijkt dat de verlenging ruim vóór het eigenlijke verzoek van 6 juni 2001 is besproken. 4. De nieuwe technisch functionaris deelde klager mee dat de bestellingen rechtstreeks van de directeur-generaal afkomstig waren. Ze heeft nooit gezegd dat de aanmaningen naar alle aannemers zouden worden gestuurd. De aanmaning werd verzonden tegen de contractuele bepalingen die bepalen dat alle correspondentie via de coördinator moet verlopen. *Redenen voor weigering van verlenging* Alle partners (6 van de 7 voor SHINE en 8 van de 10 voor SUNH) die aanwezig waren op de vergadering waarop werd besloten om verlenging te vragen, achtten de verlenging noodzakelijk en rekenden erop. De interpretatie van de Commissie van de stand van de verwezenlijking van de verschillende projecten is onjuist en komt voort uit een andere interpretatie van de monitoringfase, die essentieel is voor dit soort demonstratieprojecten. In mei 2001 was een deskundige van mening dat de helft van de SUNH-projecten niet vóór de zomer van 2002 zou worden afgerond. Voor het SHINE-contract kwam de deskundige ook tot minder optimistische conclusies dan de Commissie in haar advies doet. Uit de praktische resultaten blijkt dat 14 maanden na afloop van het contract, d.w.z. op de in het verlengingsverzoek gevraagde datum, 31 oktober 2002, alle projecten zijn afgerond. Alle tussentijdse technische verslagen zijn aan de Commissie toegezonden, evenals het definitieve technische verslag dat op 15 juli 2002 is toegezonden. Het financieel verslag is op 31 oktober 2002 toegezonden. Gezien het bovenstaande is het GEIE GEST van mening dat alle uitgaven van de partners in aanmerking moeten worden genomen en dat de projecten zonder verdere formaliteiten moeten worden beëindigd. Aanvullende informatie ---------------------- Op 13 december 2002 heeft klager de Europese Ombudsman een brief gestuurd van 11 december 2002 aan de Commissie door de partner die volgens de Commissie de verlenging van het SHINE-contract had geweigerd. In deze brief verontschuldigt de partner zich voor de misverstanden die uit zijn actie voortvloeien en verklaart hij het verzoek om verlenging voor de groep te steunen. BESLUIT ------- **1 Niet-beantwoording van het verzoek om verlenging van de termijn** 1.1 Volgens klager heeft de Commissie niet geantwoord op de brief van klager van 6 juni 2001 met het verzoek om een verlenging van de termijn voor de indiening van het eindverslag. 1.2 De Commissie heeft aangevoerd dat zij tot 26 april 2002 de brief van 6 juni 2001 inderdaad nooit heeft beantwoord. Op 26 april 2002 zond zij een aanmaningsbrief waarin zij klager verzocht de definitieve documenten voor de projecten in te dienen. De Commissie biedt haar excuses aan voor de vertraging bij het beantwoorden van de klacht. 1.3 De Ombudsman merkt op dat de Commissie klager op 17 en 26 april 2002 twee aanmaningen heeft gestuurd voor respectievelijk de SUNH- en de SHINE-contracten. Op grond van deze brieven moesten de contractanten de definitieve technische en financiële verslagen binnen een maand indienen en de contractanten in kennis stellen van de mogelijke gevolgen indien zij dit niet doen. Er wordt geen expliciete melding gemaakt van het verzoek van klager van 6 juni 2001 om verlenging van het contract. De aanmaningen kunnen alleen worden beschouwd als een impliciete afwijzing van het verzoek van de klager om verlenging. 1.4 Volgens de beginselen van goed administratief gedrag moeten de diensten van de Commissie brieven beantwoorden en ervoor zorgen dat binnen een redelijke termijn een besluit wordt genomen. In casu heeft de Commissie niet geantwoord op het verzoek om verlenging van twee contracten vóór de contractuele vervaldatum. Een impliciete afwijzing werd meer dan tien maanden na het verzoek verzonden en respectievelijk meer dan zes en zeven maanden na het verstrijken van de contracten. Dit is een geval van wanbeheer. In dit verband zal een kritische opmerking worden gemaakt. **2 Stilzwijgende goedkeuring van de in de verslagen opgenomen verlenging van de termijn** 2.1 Volgens klager heeft de Commissie geen rekening gehouden met de verlenging van de termijn zoals opgenomen in twee tussentijdse verslagen. Hij stelt dat deze verslagen volgens artikel 10, lid 3, van de algemene voorwaarden voor de contracten stilzwijgend door de Commissie waren goedgekeurd. 2.2 De Commissie voerde aan dat het feit dat zij geen bezwaar heeft gemaakt, niet kan worden opgevat als een wijziging van het contract waarvoor een schriftelijke goedkeuring van de wijziging door alle partijen bij het contract, met inbegrip van de Commissie, vereist is. Een hypothetische mondelinge instemming van de bevoegde technische ambtenaren bindt de Commissie evenmin. Ten slotte zou een verlenging van de termijn niet zijn toegestaan gezien de vergevorderde fase van de meeste projecten. 2.3 Overeenkomstig artikel 195 van het EG-Verdrag is de Europese Ombudsman bevoegd klachten te ontvangen "over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen". De Ombudsman is van mening dat er sprake is van wanbeheer wanneer een overheidsinstantie niet handelt overeenkomstig een voor haar bindende regel of beginsel. Er kan dus ook sprake zijn van wanbeheer wanneer het gaat om de nakoming van verplichtingen die voortvloeien uit door de instellingen of organen van de Gemeenschappen gesloten overeenkomsten. 2.4 De Ombudsman is echter van mening dat de reikwijdte van de toetsing die hij in dergelijke gevallen kan uitvoeren, noodzakelijkerwijs beperkt is. De Ombudsman is met name van mening dat hij niet moet proberen vast te stellen of er sprake is van contractbreuk door een van de partijen, indien de zaak in geschil is. Deze vraag zou alleen effectief kunnen worden behandeld door een bevoegde rechter, die de mogelijkheid zou hebben om de argumenten van de partijen met betrekking tot het relevante nationale recht te horen en om tegenstrijdig bewijsmateriaal over betwiste feitelijke kwesties te beoordelen. 2.5 De Ombudsman is derhalve van mening dat het in zaken betreffende contractuele geschillen gerechtvaardigd is zijn onderzoek te beperken tot de vraag of de communautaire instelling of het communautair orgaan hem een coherent en redelijk overzicht van de rechtsgrondslag voor zijn optreden heeft verstrekt en waarom hij zijn standpunt over de contractuele positie gerechtvaardigd acht. Als dat het geval is, zal de Ombudsman concluderen dat zijn onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht. Deze conclusie doet geen afbreuk aan het recht van de partijen om hun contractuele geschil te laten onderzoeken en op gezaghebbende wijze te laten beslechten door een bevoegde rechtbank. 2.6 De Ombudsman heeft de hem door klager toegezonden contracten onderzocht. Het standpunt van de Commissie dat wijzigingen in het contract en in het onderhavige geval een verlenging van het contract moeten worden aangebracht door middel van een door alle partijen ondertekende schriftelijke wijziging, lijkt redelijk. Bij de eerste verlenging van beide contracten is deze procedure gevolgd (addendum nr. 2 bij contract nr. BU 1054/96 en addendum nr. 2 bij contract nr. BU 1051/96). 2.7 De Ombudsman is derhalve van mening dat de Commissie een coherente en redelijke uiteenzetting heeft gegeven van de rechtsgrondslag voor haar optreden en van de redenen waarom zij van mening is dat haar standpunt ten aanzien van de contractuele positie gerechtvaardigd is. Het onderhavige onderzoek heeft dus geen geval van wanbeheer van de Europese Commissie met betrekking tot dit aspect van de klacht aan het licht gebracht. **3 Vordering tot verlenging van de overeenkomsten** 3.1 Klager beweert de verlenging van de contracten en de termijnen, zoals gevraagd in zijn brief van 6 juni 2001 en overeengekomen met de technische ambtenaren van de Commissie die eerder verantwoordelijk waren voor de projecten. 3.2 In het licht van de bevindingen van de Ombudsman in 2.6 en 2.7 is het niet nodig zijn onderzoek naar dit aspect van de klacht voort te zetten. **4 Conclusie** Op basis van het onderzoek van de Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt: Volgens de beginselen van goed administratief gedrag moeten de diensten van de Commissie brieven beantwoorden en ervoor zorgen dat binnen een redelijke termijn een besluit wordt genomen. In casu heeft de Commissie niet geantwoord op het verzoek om verlenging van twee contracten vóór de contractuele vervaldatum. Een impliciete afwijzing werd meer dan tien maanden na het verzoek verzonden en respectievelijk meer dan zes en zeven maanden na het verstrijken van de contracten. Dit is een geval van wanbeheer. Aangezien dit aspect van de zaak betrekking heeft op procedures met betrekking tot specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend om een minnelijke schikking van de zaak na te streven. De Ombudsman sluit daarom de zaak. De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld. Met vriendelijke groet, Jacob SÖDERMAN