Achtergrond van de klacht

1. In augustus 2021 heeft het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASO), voorganger van het Asielagentschap van de Europese Unie (EUAA) (hierna “het EEUA” genoemd), een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling gepubliceerd om een lijst op te stellen van externe deskundigen voor inzet in de asielondersteuningsteams van het EUAA (EASO/2021/885)[1]. De oproep, die tot mei 2024 loopt, heeft betrekking op 76 verschillende functieprofielen [2]. Aanvragers kunnen maximaal acht profielen aanvragen.

2. Klager heeft een aantal profielen aangevraagd, waaronder profielnummer 16 voor “senior case experts” (hierna “profiel 16” genoemd). Volgens de vereisten van dit profiel moeten verzoekers beschikken over “vijf jaar aantoonbare ervaring op het gebied van migratie en asiel, waarvan ten minste drie jaar aantoonbare ervaring met het afnemen van asielgesprekken en het opstellen van adviezen”.

3. Op 7 maart 2022 heeft het EUAA klager meegedeeld dat het haar niet had opgenomen in de lijst van deskundigen voor profiel 16, omdat zij niet voldeed aan de bovenstaande eis inzake minimale beroepservaring. Het EUAA moedigde klager aan haar aanvraag opnieuw in te dienen zodra zij de minimumduur van de relevante beroepservaring had bereikt.

4. Op dezelfde dag schreef klager een brief aan het EUAA. Zij stelde dat haar ervaring voldeed aan het relevante criterium, zoals blijkt uit haar cv. Zij voerde aan dat er mogelijk sprake was van een misverstand en vroeg het EUAA de zaak te onderzoeken. Klager vroeg het EUAA ook om informatie over de wijze waarop haar aanvraag kon worden bijgewerkt.

5. Op dezelfde dag wendde klager zich ook tot de Ombudsman om een klacht in te dienen over het besluit van het EUAA om haar niet op te nemen in de lijst van deskundigen voor profiel 16. De klager voerde ook aan dat het relevante online-aanvraaginstrument van het EUAA haar niet in staat stelde haar aanvraag bij te werken, ondanks het feit dat de oproep nog openstond.

Het onderzoek

6.  Toen klager zich tot de Ombudsman wendde, had zij het EUAA nog niet voldoende tijd gegeven om op haar verzoek om een nieuw onderzoek te reageren [3]. Het onderzoeksteam van de Ombudsman merkte echter op dat het EUAA de ontvangst van het verzoek om een nieuw onderzoek van klager nog niet had bevestigd, ondanks het feit dat de relevante termijn was verstreken [4].

7.  Het onderzoeksteam van de Ombudsman stelde ook bepaalde problemen in de selectieprocedure vast die problematisch leken of verduidelijking vereisten. Het was met name niet duidelijk of het EUAA over een beroepsmechanisme beschikte en, zo ja, hoe dit aan aanvragers werd meegedeeld en in de praktijk werkte. Het onderzoeksteam van de Ombudsman was ook bezorgd dat de voor sollicitanten beschikbare informatie over het aanwervingssysteem in verband met de oproep niet toereikend was.

8. De Ombudsman heeft een onderzoek geopend en het EUAA verzocht de ontvangst van het verzoek om een nieuw onderzoek van klager te bevestigen en haar een indicatief tijdschema voor zijn inhoudelijke antwoord te verstrekken. De Ombudsman verzocht ook om een ontmoeting met het EUAA om de bovengenoemde aspecten van de selectieprocedure te verduidelijken.

9. In april 2022 bevestigde het EUAA de ontvangst van het verzoek om een nieuw onderzoek van de klager en gaf het de klager een indicatief tijdschema voor zijn inhoudelijke antwoord (mei 2022). In juni 2022 had het onderzoeksteam van de Ombudsman een ontmoeting met vertegenwoordigers van het EUAA [5].

Over de wijze waarop het EUAA de aanvraag van de klager heeft beoordeeld

Antwoord van het EUAA aan klager

10. Begin mei 2022 heeft het EUAA de klager meegedeeld dat het bij de behandeling van haar verzoek om een nieuw onderzoek een discrepantie had vastgesteld tussen de informatie die de klager had opgenomen in het online-sollicitatie-instrument van het EUAA en de informatie in haar cv met betrekking tot beroepservaring. Met name bleek dat, hoewel de relevante beroepservaring van de klager betrekking had op meerdere tijdsbestekken, niet al deze tijdsbestekken voldoende tot uiting kwamen in het online sollicitatie-instrument. Het EUAA voegde daaraan toe dat, hoewel het de verantwoordelijkheid van de aanvragers is om hun sollicitaties correct in te vullen, het selectiecomité ermee had ingestemd de sollicitatie van klager opnieuw te beoordelen. De klager zou binnenkort in kennis worden gesteld van het resultaat van de herbeoordeling.

11. Eind mei 2023 nam het EUAA opnieuw contact op met de klager. Zij verklaarde dat het selectiecomité had vastgesteld dat klager, in plaats van voor elk tijdsbestek van beroepservaring een afzonderlijke vermelding te gebruiken (zoals het online-sollicitatie-instrument vereist), meerdere tijdsbestekken in één vermelding had opgenomen (waarbij zij ten onrechte al haar andere beroepservaring vermeldde onder de “beschrijving” van taken in die ene vermelding). Aangezien het online-sollicitatie-instrument echter automatisch het exacte aantal jaren, maanden en dagen voor elke beroepservaring berekende op basis van de door de aanvragers zelf opgegeven begin- en einddatum, was andere beroepservaring niet meegeteld. 

12. Wat het resultaat van de herbeoordeling betreft, deelde het EUAA klager mee dat het selectiecomité in de eerste beoordeling had vastgesteld dat zij voldeed aan het vereiste van vijf jaar ervaring, maar niet aan het vereiste van drie jaar ervaring.[6] Na de herbeoordeling bleek klager ook te voldoen aan het vereiste van drie jaar ervaring. Het EUAA heeft klager een gedetailleerde lijst verstrekt van de wijze waarop zijn beroepservaring was beoordeeld, zowel in het kader van de eerste beoordeling als in het kader van de herbeoordeling.

13. In het licht van het bovenstaande had het EUAA besloten klager op te nemen in de lijst van geslaagde kandidaten voor profiel 16. Om soortgelijke problemen in de toekomst te voorkomen, heeft het EUAA klager echter verzocht haar online-aanvraag op de juiste manier bij te werken, zodat deze voldoende rekening hield met alle tijdsbestekken van beroepservaring die zij relevant achtte voor de profielen waarvoor zij had gesolliciteerd.

Beoordeling door de Ombudsman΄

14. Het EUAA legde klager in detail uit hoe het selectiecomité haar beroepservaring beoordeelde en waarom het aanvankelijk haar aanvraag voor het specifieke profiel had afgewezen. De Ombudsman acht de uitleg van het EUAA redelijk en toereikend.

15. Het EUAA heeft vervolgens de beroepservaring van klager opnieuw beoordeeld en klager opgenomen in de lijst van geslaagde kandidaten voor profiel 16. De Ombudsman acht dit aspect van de klacht derhalve beslecht.

Algemene aspecten van de selectieprocedure

De door de Ombudsman vastgestelde problemen

16. Zoals hierboven vermeld [7], heeft de Ombudsman in de selectieprocedure bepaalde problemen vastgesteld die problematisch leken of verduidelijking vereisten. Deze worden in detail uiteengezet in het eindbesluit van de Ombudsman in de parallelle zaak 574/2022/KT, die betrekking had op dezelfde selectieprocedure.[8] Voor een grondige beschrijving van deze kwesties verwijst de Ombudsman dus naar dat besluit [9].

17.  Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft deze kwesties aan de orde gesteld tijdens de vergadering met de vertegenwoordigers van het EUAA. Het onderzoeksteam van de Ombudsman uitte onder meer zijn bezorgdheid over het feit dat het voor aanvragers mogelijk niet voldoende duidelijk is dat alleen de in het onlineaanvraagformulier verstrekte informatie in aanmerking zou worden genomen bij de beoordeling van hun beroepservaring. Met name kan de op dat moment beschikbare informatie de kandidaten doen geloven dat het selectiecomité hun beroepservaring zou beoordelen op basis van de informatie in zowel het onlineaanvraagformulier als het cv (die de kandidaten ook moesten uploaden).

18. Tijdens de vergadering heeft het EUAA onder meer verklaard dat het werkt aan de verbetering van zijn toen geldende interne procedures en aan de manier waarop het met verzoekers communiceert.

Door het EUAA in de loop van het onderzoek genomen maatregelen

19. Terwijl het onderzoek aan de gang was, vroeg de Ombudsman het EUAA om een update over de kwesties die tijdens de vergadering werden besproken.

20.  In zijn antwoord gaf het EUAA een uitgebreide lijst van de stappen die het inmiddels had ondernomen om de door de Ombudsman vastgestelde problemen aan te pakken. Deze worden in detail beschreven in het eindbesluit van de Ombudsman in de parallelle zaak 574/2022/KT [10], waarnaar de Ombudsman opnieuw verwijst.

Beoordeling door de Ombudsman

21. Zoals de Ombudsman heeft erkend in het besluit tot afsluiting van de parallelle zaak 574/2022/KT, heeft het EUAA concrete stappen ondernomen om de interne en externe aspecten van zijn selectieprocedure EASO/2021/885 te verbeteren en met name de wijze waarop het met aanvragers communiceert over alle fasen van de procedure (aanvraagfase, beoordeling, beroep).

22. Het EUAA heeft onder meer de aan de oproep gewijde handleiding voor aanvragers bijgewerkt, die op zijn website [11] is gepubliceerd. De gids bevat gedetailleerde stapsgewijze instructies voor aanvragers over het invullen en indienen van hun aanvragen met behulp van de online applicatietool.

23. Daarnaast wordt in de geactualiseerde veelgestelde vragen (FAQ’s) met betrekking tot de oproep nu expliciet gesteld dat “[a]ll-aanvragen uitsluitend worden beoordeeld aan de hand van de relevante beroepskwalificaties en -ervaring die door aanvragers worden beschreven in de verschillende informatievelden in het online-sollicitatie-instrument. Eventuele aanvullende informatie in andere delen van de aanvraag van een aanvrager (bv. in begeleidende cv’s) wordt in beginsel niet in aanmerking genomen.”^[12]

24. In de parallelle zaak 574/2022/KT legde het EUAA ook uit dat het op basis van zijn operationele behoeften het hele jaar door beoordelingen uitvoert voor de verschillende profielen. Op de datum waarop het selectiecomité besluit een beoordeling voor een specifiek profiel uit te voeren, wordt de lijst van kandidaten “bevroren”; dit betekent dat er geen verdere aanvragers voor dat specifieke profiel worden beoordeeld. Het selectiecomité houdt dus alleen rekening met de kandidaten die op die „afsluitingsdatum” belangstelling hebben getoond voor het specifieke profiel en aan de vereisten van dat profiel voldoen. Daarom verzoekt het EUAA aanvragers hun sollicitaties regelmatig bij te werken met al hun meest recente beroepservaring en kwalificaties.^[13]

25. De Ombudsman begrijpt dat deze “bevriezing” van de lijst van aanvragers op het moment dat het EUAA de verschillende profielen beoordeelt, verklaart waarom de poging van de klager om haar aanvraag op dezelfde dag bij te werken toen zij de afwijzingsbrief van het EUAA ontving, niet succesvol was. In elk geval merkt de Ombudsman op dat aanvragers in geval van vragen of technische problemen in verband met het online-sollicitatie-instrument van het EUAA nu de mogelijkheid hebben om contact op te nemen met het EUAA via een functionele mailbox die gewijd is aan de selectieprocedure in kwestie.

26. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman van oordeel dat dit aspect van het onderzoek ook is afgehandeld.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie [14]:

Het Asielagentschap van de Europese Unie (EEUA) heeft de kwesties waarop het onderzoek betrekking heeft, opgelost.

Klager en het EUAA zullen van dit besluit in kennis worden gesteld [15].

 

Tina Nilsson

Hoofd van de eenheid Case-handling

Straatsburg, 18/07/2023

 

 

[1] Beschikbaar op: https://euaa.europa.eu/sites/default/files/EASO_Call_Expression_of_Interest_2021_885__.pdf

[2] Zie https://euaa.europa.eu/sites/default/files/2022-03/annex_1_expert_profiles.pdf

[3] Volgens de Europese code van goed administratief gedrag (“ECGAB”) (artikel 17) (beschikbaar op https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510) “wordt over elk verzoek of elke klacht bij de instelling binnen een redelijke termijn, onverwijld en in elk geval niet later dan twee maanden na de datum van ontvangst, een besluit genomen”.

[4] Artikel 14 van de ECGAB luidt als volgt: “Elke brief of klacht aan de instelling ontvangt binnen een termijn van twee weken een ontvangstbevestiging, tenzij binnen die termijn een inhoudelijk antwoord kan worden verzonden [...]”.

[5] De bijeenkomst in deze zaak vond samen plaats met die in zaak 574/2022/KT betreffende dezelfde selectieprocedure.

[6] Zie hierboven, punt 2.

[7] Zie punt 7.

[8] Het besluit is beschikbaar op https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/172411.

[9] Zie de punten 15-18 van dat besluit.

[10] Zie de punten 21-30 van dat besluit.

[11] https://cei.euaa.europa.eu/Candidate%20Toepassing%20Guide.pdf

[12] Zie FAQ 4 (nadruk in het origineel).

[13] Zie FAQ 9.

[14] Deze klacht is behandeld in het kader van gedelegeerde behandeling van zaken, overeenkomstig het besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen.

[15] Volledige informatie over de procedure en rechten met betrekking tot klachten is te vinden op 

  https://www.ombudsman.europa.eu/nl/document/70707