# Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 1325/2001/GG tegen de Europese Commissie
- Auteur: Europese Ombudsman
- Datum: null
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/nl/decision/nl/1623)
---
Straatsburg, 17 januari 2002

Geachte heer M.,

Op 11 september 2001 heeft u namens de Verschwisterungsverein Reichelsheim e.V. een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over de behandeling door deze laatste van een subsidieaanvraag voor een stedenbandenproject.

Op 18 september 2001 heb ik de klacht voor commentaar doorgestuurd naar de Commissie.

De Commissie heeft op 7 november 2001 advies uitgebracht over uw klacht. Ik heb u op 13 november 2001 het advies van de Commissie doen toekomen met de uitnodiging om, indien u dat wenst, opmerkingen te maken. Op 18 december 2001 heeft u mij uw opmerkingen over het advies van de Commissie doen toekomen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT
----------

Klager is het stedenbandencomité van een Duitse gemeente dat een subsidie van de Gemeenschap voor een stedenbandenproject heeft aangevraagd. Het verzoek is ingediend op 1 augustus 2001. Op 20 augustus 2001 deelde de Commissie klager mee dat de aanvraag moest worden afgewezen omdat de bankgegevens van zowel de gaststad als de gaststeden ontbraken en omdat er geen gedetailleerde begroting met de eenheidskosten was verstrekt.

In zijn klacht bij de Ombudsman beweerde klager dat de Commissie haar besluit niet op deze louter formele gronden mocht baseren. Voorts heeft zij de documenten die in haar verzoekschrift ontbraken, bij de Commissie ingediend.

Het onderzoek
-------------

**Advies van de Commissie**   

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

De aanvraag van klager was niet geselecteerd omdat deze in twee opzichten niet in overeenstemming was met de regels van de desbetreffende oproep tot het indienen van voorstellen[(1).](#(1)){#Footnote1} Ten eerste was de in de aanvraag opgenomen begroting niet "vergezeld van bijzonderheden over uitgaven en inkomsten, met vermelding van eenheidskosten", zoals vereist in punt 7.1.b) van bovengenoemde tekst. Deze informatie was onontbeerlijk voor de behandeling van de aanvraag, aangezien het selectiecomité alleen op basis daarvan kon beslissen of de voorgestelde uitgaven in aanmerking kwamen voor communautaire financiering. Ten tweede waren de in punt 7.1.d) van de oproep tot het indienen van voorstellen vereiste "bankgegevens van de organisatie" niet in de aanvraag opgenomen. Deze gegevens waren onmisbaar voor een snelle en volledige behandeling van elke subsidieaanvraag.

In de laatste alinea van de oproep tot het indienen van voorstellen stond: "Na het verstrijken van de termijn voor de indiening van de aanvraag mag het dossier op generlei wijze worden gewijzigd". Deze bepaling had enerzijds tot doel ervoor te zorgen dat alle aanvragen die in het kader van dezelfde fase werden ingediend, door hetzelfde selectiecomité werden onderzocht en anderzijds dat de aanvaarde aanvragen snel werden behandeld ten voordele van aanvragers die een volledige aanvraag hadden ingediend overeenkomstig de regels van de oproep tot het indienen van voorstellen.
**Opmerkingen van klager**   

In zijn opmerkingen herhaalde de klager zijn standpunt dat het verzoek om zuiver formele redenen was afgewezen. Voorts benadrukte zij dat de ontbrekende gegevens vervolgens onverwijld waren verstrekt. De klager merkte ook op dat eenheidskosten in de toekomst niet hoeven te worden vermeld.

BESLUIT
-------

**1 Oneerlijke afwijzing van de aanvraag**   

1.1 Klager, het stedenbandencomité van een Duitse gemeente, heeft een aanvraag ingediend voor een communautaire subsidie voor een stedenbandenmaatregel. Het op 1 augustus 2001 ingediende verzoek werd op 20 augustus 2001 door de Commissie afgewezen omdat de bankgegevens van zowel de gaststad als de gaststeden ontbraken en er geen gedetailleerde begroting met de eenheidskosten was verstrekt. Klager is van mening dat de Commissie haar besluit niet op deze louter formele gronden mocht baseren.

1.2 De Commissie is van mening dat de aanvraag niet voldeed aan de formele vereisten van de desbetreffende oproep tot het indienen van voorstellen[(2).](#(2)){#Footnote2} Volgens de Commissie was de in de aanvraag opgenomen begroting niet "vergezeld van gegevens over uitgaven en inkomsten, met vermelding van eenheidskosten", zoals vereist in punt 7.1.b) van de bovengenoemde tekst, en bevatte de aanvraag geen "bankgegevens van de organisatie" zoals vereist in punt 7.1.d) van de oproep tot het indienen van voorstellen. De Commissie wijst er voorts op dat in de oproep tot het indienen van voorstellen het volgende is bepaald: "Na het verstrijken van de termijn voor de indiening van de aanvraag mag het dossier op generlei wijze worden gewijzigd". Deze bepaling had enerzijds tot doel ervoor te zorgen dat alle aanvragen die in het kader van dezelfde fase werden ingediend, door hetzelfde selectiecomité werden onderzocht en anderzijds dat de aanvaarde aanvragen snel werden behandeld ten voordele van aanvragers die een volledige aanvraag hadden ingediend overeenkomstig de regels van de oproep tot het indienen van voorstellen.

1.3 De Ombudsman heeft reeds de gelegenheid gehad het nieuwe systeem van de Commissie voor de behandeling van subsidieaanvragen in verband met jumelageprojecten te onderzoeken in het kader van zijn onderzoek naar een soortgelijke klacht[(3).](#(3)){#Footnote3} In dit besluit kwam de Ombudsman tot de conclusie dat het besluit van de Commissie om te kiezen voor een strikte interpretatie van de nieuwe regels om aanvragen zo snel mogelijk te behandelen, niet onredelijk leek. In dit verband merkte de Ombudsman op dat indien aanvragers die geen volledige aanvragen hadden ingediend, meer tijd zouden krijgen om deze gebreken te verhelpen, er waarschijnlijk vertragingen zouden ontstaan ten nadele van aanvragers die aan alle relevante vereisten hadden voldaan. De Ombudsman benadrukte echter dat een dergelijke strikte aanpak alleen passend was als voldoende informatie aan de aanvragers werd verstrekt en als fouten die werden veroorzaakt door de ontoereikende opstelling van de desbetreffende formulieren niet automatisch leidden tot de afwijzing van een aanvraag[(4).](#(4)){#Footnote4} Deze overwegingen zijn ook van toepassing op de onderhavige zaak.

1.4 Klager betwist niet dat zijn oorspronkelijke aanvraag niet was "vergezeld van gegevens over uitgaven en inkomsten, met vermelding van eenheidskosten" en geen "bankgegevens van de organisatie" bevatte. De Ombudsman merkt echter op dat deze gegevens door aanvragers moesten worden verstrekt volgens de aanwijzingen in de oproep tot het indienen van voorstellen. Gezien deze omstandigheden lijkt het standpunt van de Commissie dat het verzoek moest worden afgewezen omdat het niet in overeenstemming was met de toepasselijke regels, redelijk.
**2 Conclusie**   

Uit het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht blijkt dat er geen sprake is van wanbeheer door de Commissie. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

Jacob SÖDERMAN

*** ** * ** ***

[(1)](#Footnote1){#(1)} PB C 320, blz. 9.

[(2)](#Footnote2){#(2)} PB C 320, blz. 9.

[(3)](#Footnote3){#(3)} Klacht 905/2001/GG. Een kopie van het besluit in deze zaak, zoals gepubliceerd op de website van de Ombudsman (<http://www.ombudsman.europa.eu>), is bijgevoegd.

[(4)](#Footnote4){#(4)} Zie de punten 2.3 en 2.4 van het besluit in zaak 905/2001/GG.