Geachte mevrouw A.,

Op 8 februari 2001 heeft u namens het Europees Forum voor kinderwelzijn een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman over de behandeling door de Europese Commissie van subsidieovereenkomst JAI.1999/DAP/004/WC.

Op 15 februari 2001 heb ik de klacht voor commentaar doorgestuurd naar de Commissie.

Op 13 maart 2001 heeft u mij een kopie gestuurd van een brief die u op 12 maart 2001 aan de Commissie had gestuurd.

De Commissie heeft op 20 april 2001 advies uitgebracht over uw klacht.

Op 9 mei 2001 heeft u kopieën ingediend van een brief van de Commissie van 21 maart 2001 en van uw antwoord van 19 april 2001.

Ik heb u op 14 mei 2001 het advies van de Commissie doen toekomen met de uitnodiging om, indien u dat wenst, opmerkingen te maken. Op 26 juni 2001 heeft u mij uw opmerkingen over het standpunt van de Commissie doen toekomen.

Op 18 juli 2001 heb ik de Commissie schriftelijk om nadere inlichtingen verzocht. De Commissie heeft haar antwoord op 26 september 2001 toegezonden en ik heb het u op 1 oktober 2001 toegezonden, met het verzoek desgewenst opmerkingen te maken.

Op 29 november 2001 heeft u mij uw opmerkingen over het antwoord van de Commissie doen toekomen.

Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De klager is een in Brussel gevestigd netwerk zonder winstoogmerk van ngo’s die zich inzetten voor het welzijn van kinderen en jongeren in nood in heel Europa. In 1999 heeft zij bij de Commissie een aanvraag ingediend voor financiering van een project met de naam: "Inventaris van geschoolde middelen in de EU om, na passende opleiding, in te spelen op de behoeften van kinderen en vrouwen die het slachtoffer zijn van geweld in Kosovo". Deze financiering zou worden gedekt door het Daphne-project van de Commissie ter ondersteuning van maatregelen ter bestrijding van geweld tegen kinderen, jongeren en vrouwen.

Het oorspronkelijke verzoek is ingediend op 11 juni 1999. De drie deskundige beoordelaars (waaronder Kane) aan wie de Commissie het onderzoek van het verzoek heeft toevertrouwd, hebben verschillende bezwaren aangevoerd. Na overleg met de diensten van de Commissie werd op 6 september 1999 een herziene aanvraag ingediend. Op 28 september 1999 werd klager door de Commissie ervan in kennis gesteld dat zijn voorstel voor financiering was aanvaard, onder voorbehoud van de indiening van een herziene begroting en de controle en aanvaarding ervan door de dienst voor financiële controle van de Commissie. Op 4 oktober 1999 diende klager een herziene begroting in.

Op 15 november 1999 deelde de Commissie klager mee dat zij had besloten haar een financiële bijdrage van maximaal € 32 000 toe te kennen voor de organisatie van bovengenoemd project. De desbetreffende subsidieovereenkomst (referentienummer JAI.1999/DAP/004/WC) is door de Commissie en klager ondertekend en dateert van 15 november 1999. Volgens de overeenkomst zou het project op 15 november 1999 van start gaan en uiterlijk op 15 november 2000 aflopen.

Artikel 8 van de overeenkomst bepaalde dat de in bijlage II bij de overeenkomst opgenomen algemene voorwaarden die van toepassing zijn op subsidieovereenkomsten van de Europese Gemeenschappen (de "algemene voorwaarden") daarvan integrerend deel uitmaakten.

Artikel 3 van de algemene voorwaarden die betrekking hebben op de beëindiging van de overeenkomst bevat de volgende bepalingen:

"3 (2) De Commissie kan de overeenkomst opzeggen indien de begunstigde, zonder geldige of technische reden, een van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen niet nakomt en, na per aangetekende brief te zijn aangemaand deze verplichtingen na te komen, dit nog steeds niet heeft gedaan een maand na ontvangst van die brief.

In dat geval betaalt de Commissie alleen de kosten die de begunstigde op het moment van beëindiging daadwerkelijk heeft gedragen, en geen kosten in verband met reeds gesloten contracten, maar voor de uitvoering na de datum van beëindiging."

Overeenkomstig artikel 9 van de algemene voorwaarden is het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Gemeenschappen bevoegd om klachten te behandelen tegen beschikkingen van de Commissie betreffende de toepassing of de uitlegging van de overeenkomst.

Op 16 maart 2000 deelde Simpson, de ambtenaar van de Commissie die het Daphne-programma leidde, klager (en andere organisaties) mee dat hij op 1 april 2000 met pensioen zou gaan bij de Commissie en presenteerde hij zijn opvolger, de heer Trousson. In een e-mailbericht van 28 maart 2000 feliciteerde de heer Simpson klager "met de voortgang van het project tot nu toe".

Op 10 mei 2000 bracht mevrouw Kane, een technisch deskundige van het Daphne-programma, een bezoek aan het kantoor van klager om de tot dusver verrichte werkzaamheden te evalueren. De deskundige heeft vervolgens een verslag opgesteld waarin zij de Commissie aanbeval te overwegen het project te beëindigen. In een brief aan de Commissie van 5 juni 2000 werd een vooraf opgesteld exemplaar van het ontwerp-verslag toegezonden aan klager, die hierover uitvoerige opmerkingen maakte. In deze brief was de klager voorts van mening dat de zaak dringend moest worden opgelost en dat een gelegenheid voor een vergadering daarom op prijs zou worden gesteld. Klager stelde verschillende data voor een dergelijke bijeenkomst voor. Op 22 juni 2000 is per e-mail een herinnering aan de Commissie gezonden.

Bij brief van 14 juli 2000 heeft de heer Trousson (hoofd van eenheid A/1 binnen het directoraat-generaal Justitie en Binnenlandse Zaken van de Commissie) klager schriftelijk laten weten dat het project in zijn ogen niet kon worden voortgezet. Hij gaf drie redenen voor dit standpunt: 1) de belangrijkste begunstigden van het project waren niet degenen die in het oorspronkelijke project werden genoemd, d.w.z. kinderen en vrouwen, maar veldagentschappen die zelf middelen hadden om dit werk te doen; 2) er was onvoldoende bewijs dat de voorgestelde databank volgens standaardpraktijken was opgezet en 3) het project viel buiten de richtsnoeren van het Daphne-initiatief, waarin werd bepaald dat projecten geen activiteiten of uitgaven buiten de Gemeenschappen mochten hebben. Gezien de betrokkenheid en reputatie van klager en als teken van goede trouw aanvaardde de heer Trousson echter dat klager in de gelegenheid moest worden gesteld een goed opgezet en uitgevoerd databaseproject te definiëren. Er werden verschillende voorwaarden genoemd, met name dat de Commissie vóór eind juli 2000 een nieuw werkplan en een nieuwe begroting moet indienen en goedkeuren.

Volgens klager waren de door de heer Trousson geuite kritieken ongerechtvaardigd.

Op 24 juli 2000 diende klager niettemin een nieuw werkplan en een nieuwe begroting in. In zijn antwoord van 18 augustus 2000 deelde de heer Trousson klager mee dat sommige punten in het nieuwe werkplan nog moesten worden verbeterd "vóórdat wij een officiële aanvullende overeenkomst met uw contract met het nieuwe werkplan en de nieuwe begroting afrondden". Op 4 oktober 2000 diende klager een herziene versie van het werkplan en de begroting in.

Op 16 november 2000 verzocht de klacht de Commissie (per fax en per e-mail) te antwoorden op haar voorstel van 4 oktober 2000. Op 29 november 2000 is een nieuwe herinnering verstuurd.

Bij aangetekend schrijven van 30 november 2000 deelde de Commissie klager mee dat zij haar werkzaamheden niet kon hervatten en dat het project derhalve nu moest worden stopgezet. De Commissie heeft klager ook verzocht zijn definitieve rekeningen met de tot dusver gemaakte kosten in te dienen. Het dringt er echter op aan dat alleen de directe kosten in verband met de activiteiten die tot het "eerste wijzigingsverzoek (augustus 2000)" van de Commissie zijn uitgevoerd, in aanmerking kunnen worden genomen.

Klager wendde zich vervolgens tot de directeur-generaal van DG Justitie en Binnenlandse Zaken. Deze bevestigde het standpunt van de Commissie echter in een brief van 5 februari 2001.

Uit de klacht blijkt dat klager van mening is dat zijn problemen voornamelijk te wijten zijn aan de verandering van het personeel dat zich bezighoudt met het contract van de Commissie.

In wezen voerde de klager de volgende bewering aan:

Het besluit van de Commissie om het contract op te zeggen vormde een geval van wanbeheer, aangezien niet was voldaan aan de voorwaarden van artikel 3 van de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op subsidieovereenkomsten van de Europese Gemeenschappen.

Klager verzocht de Ombudsman om bijstand bij het bemiddelen bij de Commissie met het oog op (a) het ontvangen van de uitstaande betaling voor de projectkosten en (b) compensatie voor zowel de bestede tijd als de daaruit voortvloeiende ernstige financiële moeilijkheden die aan een kleine ngo zoals zijzelf werden opgelegd.

Het onderzoek

De klacht is voor advies naar de Commissie gestuurd.

Advies van de Commissie

In haar advies maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Het project van klager behoorde tot 53 projecten die in 1999 waren aanvaard. Elk van deze projecten was onderworpen aan een tussentijdse beoordeling met als tweeledig doel problemen bij de uitvoering van projecten op te sporen en begunstigden van subsidies te adviseren over mogelijke oplossingen voor hun problemen. Het toezichtverslag over het project van klager was het meest zorgwekkend.

In de weken na de tussentijdse beoordeling had de Commissie bijzondere inspanningen geleverd om klager de kans te geven zijn project te heroriënteren op een wijze die voortzetting ervan mogelijk had kunnen maken. Na twee aanpassingspogingen was klager nog steeds niet in staat geweest zijn project doeltreffend te heroriënteren.

De wijziging van de coördinator van het Daphne-programma had geen invloed gehad op het beheer van de zaak.

De Commissie had artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden in acht genomen. Ernstige (technische, bestuurlijke en administratieve) redenen steunden de kwalificatie van het project van klager als "het niet nakomen van een van de verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst", namelijk het naar behoren uitvoeren van de in het werkprogramma vermelde taken binnen het bepaalde tijdsbestek van het genoemde contract. Na zes maanden onderhandelen en adviseren was derhalve duidelijk voldaan aan de voorwaarden voor toepassing van artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen maakte klager de volgende opmerkingen over het standpunt van de Commissie:

Toen de tussentijdse beoordeling werd uitgevoerd, had het project de in de overeenkomst vastgestelde streefdoelen bereikt. De verwijzingen van de Commissie naar haar inspanningen om het project te "heroriënteren" wezen op het voornemen van de Commissie om het oorspronkelijke project te wijzigen, dat weliswaar geen typisch Daphne-project was, maar dat niettemin was goedgekeurd en ondertekend. Klager had niettemin enorme inspanningen geleverd om het project te herdefiniëren om aan de eisen van de Commissie te voldoen.

Het was niet duidelijk of de beëindiging van het hele project een evenredige maatregel was. De Commissie had klager hoe dan ook niet per aangetekende brief verzocht zijn verplichtingen na te komen.

De evaluatievergadering was niet objectief geweest en de beoordelaar was vanaf het begin van de vergadering kritisch geweest.

Het door de Commissie genoemde monitoringverslag was niet aan klager toegezonden.

Aangezien het project in feite gedurende zeven maanden na het bezoek van de technisch deskundige was verlamd, hadden de werkelijke kosten die na augustus 2000 waren gemaakt, een minimum aan personeels- en administratiekosten voor het onderhoud van het project gedekt.

Nadere inlichtingen
Verzoek om nadere inlichtingen

Na ontvangst van de opmerkingen van klager was de Ombudsman van oordeel dat hij nadere informatie nodig had om de klacht te behandelen. Hij verzocht de Commissie derhalve aan te geven hoe zij had voldaan aan de in artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden neergelegde verplichting tot aanmaning per aangetekende brief en een afschrift van de desbetreffende brief over te leggen.

Antwoord van de Commissie

In haar antwoord maakte de Commissie de volgende opmerkingen:

Artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden was bedoeld om ervoor te zorgen dat de afzender door middel van het mechanisme van aangetekend schrijven zeker wist dat de beoogde ontvanger de brief had ontvangen en dus de inhoud had gelezen waarin de ontvanger werd gewaarschuwd dat hij de overeenkomst niet nakwam en hem een maand de tijd gaf om zijn verplichtingen na te komen. Hoewel geen enkele brief vóór die van 30 november 2000 per aangetekende brief was verzonden, was het doel van artikel 3, lid 2, reeds bereikt. Uit de uitgebreide briefwisseling en e-mails van mei tot november 2000 bleek duidelijk dat klager verschillende brieven en documenten had ontvangen waarin hij werd geïnformeerd en gewaarschuwd over de noodzaak zijn verplichtingen na te komen. Hoewel de Commissie betreurde dat zij geen aangetekende brief had verzonden, voerde zij aan dat dit verzuim klager in de specifieke omstandigheden van de zaak geen reële schade had berokkend.

De Commissie heeft nooit getracht het project op enigerlei wijze te wijzigen, maar enkel om ervoor te zorgen dat de tussen de partijen overeengekomen voorwaarden van het contract correct werden uitgevoerd. Dit werd duidelijk aangetoond in het monitoringverslag. De bewering van klager dat het volledige monitoringverslag en zijn opmerkingen niet voor hem toegankelijk waren, was volledig onjuist. Het volledige document was aan klager toegezonden, zoals blijkt uit het faxbericht van de deskundige van 19 mei 2000 en uit het uitvoerige antwoord van klager daarop.

De aantijging van partijdigheid van de kant van de beoordelaar was volledig ongegrond.

Opmerkingen van klager

In zijn opmerkingen maakte klager onder meer de volgende opmerkingen:

Uit de brieven van de Commissie van 14 juli 2000 en 18 augustus 2000 had klager begrepen dat de bezorgdheid van de Commissie ernstig was, maar hij had zich niet gerealiseerd dat een dreigende beëindiging op handen was. Beëindiging van een project was een zeer ernstige zaak en klager zou in dit verband duidelijkheid hebben verwacht. In haar brief van 18 augustus 2000 had de Commissie klager echter bedankt voor zijn inspanningen om het project te herdefiniëren. Dit had de klager duidelijk gemaakt dat hij in de goede richting ging. Klager betreurde ten zeerste dat de Commissie niet bereid was in te stemmen met een vergadering.

Klager was het niet eens met het argument van de Commissie dat zij haar contractuele verplichtingen niet was nagekomen. Zij heeft bij twee gelegenheden geldige amendementen ingediend en enorme inspanningen geleverd om de situatie op te lossen.

Anders dan de Commissie stelt, heeft het feit dat de overeenkomst niet volgens de juiste procedure is opgezegd, reële en aanzienlijke schade veroorzaakt. Deze schade betrof de andere medefinanciers van dit project. Als de situatie in een eerder stadium was opgehelderd, had de klager hen eerder op de hoogte kunnen stellen en de als gevolg daarvan geleden financiële schade kunnen beperken.

Klager had het bij het advies van de Commissie gevoegde monitoringverslag niet gezien voordat hij het via de Ombudsman ontving. Het document dat zij van de beoordelaar had ontvangen, was wezenlijk anders.

De kritiek van klager dat de evaluatievergadering niet objectief was, was niet bedoeld als persoonlijke kritiek op de beoordelaar. Het was echter niet onbevooroordeeld om een beoordelaar te sturen om een rapport op te stellen dat al in de aanvraagfase bezwaar had gemaakt tegen het project.

Op 27 september 2001 had klager tot zijn verbazing een debetnota van de Commissie ontvangen waarin werd verzocht om betaling van 4 001,87 € voor "terugvordering van een deel van het voorschot". Op 9 november 2001 heeft de Commissie een uitvoerige toelichting gegeven naar aanleiding van een daartoe strekkend verzoek van klager. Hoewel klager van de Commissie een betaling van ongeveer 9 000 € had verwacht, begreep hij nu dat het standpunt van de Commissie anders was. Aangezien de medefinanciers van het project hun bijdrage volledig en vooraf hadden betaald, had de Commissie deze in mindering gebracht op de totale projectkosten die zij had aanvaard. Bij deze aanpak werd er echter geen rekening mee gehouden dat het project voortijdig werd beëindigd. De in aanmerking te nemen medefinanciering moest dus evenredig worden verlaagd volgens de verkorte projectperiode (8 van de 12 maanden). Bijgevolg bedroeg het bedrag dat klager nog aan de Commissie verschuldigd was, slechts 390 €.

Klager begreep en aanvaardde nu dat hij de Commissie wat geld verschuldigd was, maar was van mening dat dit bedrag niet hoger mocht zijn dan 390 €. Gezien het ongemak en de schade die haar is berokkend, hoopte klager "dat de Ombudsman het passend zal achten af te zien van deze eindbetaling".

BESLUIT

1 Onjuiste beëindiging van het contract

1.1 In november 1999 sloot de Commissie een overeenkomst (referentienummer JAI.1999/DAP/004/WC) met klager in het kader van het Daphne-programma, waarin zij ermee had ingestemd klager een financiële bijdrage van maximaal € 32 000 te verlenen voor de organisatie van een project genaamd "Inventaris van geschoolde middelen in de EU om, na passende opleiding, te voorzien in de behoeften van kinderen en vrouwen die het slachtoffer zijn van geweld in Kosovo". Klager stelt dat het latere besluit van de Commissie om het contract bij brief van 30 november 2000 op te zeggen, wanbeheer vormde, aangezien niet was voldaan aan de voorwaarden van artikel 3 van de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op subsidieovereenkomsten van de Europese Gemeenschappen (de "algemene voorwaarden"). Artikel 3, lid 2, van deze algemene voorwaarden bepaalt dat de Commissie "de overeenkomst [kan] beëindigen indien de begunstigde, zonder geldige of technische reden, een van de verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst niet nakomt en, na per aangetekende brief te zijn aangemaand deze verplichtingen na te komen, dit nog steeds niet heeft gedaan een maand na ontvangst van die brief."

1.2 De Commissie is van mening dat de opzegging van het contract gerechtvaardigd was. Volgens de Commissie was artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden bedoeld om ervoor te zorgen dat de afzender door middel van het mechanisme van de aangetekende brief zeker wist dat de beoogde ontvanger de brief had ontvangen en dus de inhoud had gelezen waarin de ontvanger werd gewaarschuwd dat hij de overeenkomst niet nakwam en hem een maand de tijd gaf om zijn verplichtingen na te komen. Hoewel geen enkele brief vóór die van 30 november 2000 per aangetekende brief was verzonden, was het doel van artikel 3, lid 2, volgens de Commissie reeds bereikt. Volgens de Commissie bleek uit de uitgebreide briefwisseling en e-mails van mei tot november 2000 duidelijk dat klager verschillende brieven en documenten had ontvangen waarin hij werd geïnformeerd en gewaarschuwd over de noodzaak zijn verplichtingen na te komen. Hoewel de Commissie betreurt dat zij geen aangetekende brief heeft verzonden, stelt zij dat dit verzuim klager in de specifieke omstandigheden van de zaak geen reële schade heeft berokkend.

1.3 In zijn opmerkingen over het standpunt van de Commissie handhaaft klager zijn klacht. Zij stelt dat zij uit de brieven van de Commissie van 14 juli 2000 en 18 augustus 2000 niet heeft kunnen opmaken dat een dreigende beëindiging van de overeenkomst op handen was. Klager beweert voorts dat hij het monitoringverslag dat als bijlage bij het advies van de Commissie was gevoegd, niet heeft gezien voordat hij het via de Ombudsman had ontvangen. Zij voegt daaraan toe dat de Commissie haar inmiddels heeft verzocht een bedrag van 4 001,87 € terug te betalen. Klager wijst erop dat hij nu aanvaardt dat hij de Commissie wat geld verschuldigd is, maar dat hij van mening is dat dit bedrag niet hoger mag zijn dan 390 €. Volgens de klager moet van dit bedrag worden afgezien, gezien het ongemak en de schade die het heeft geleden.

1.4 Deze bewering heeft betrekking op de verplichtingen die voortvloeien uit een tussen de Commissie en klager gesloten overeenkomst.

1.5 Overeenkomstig artikel 195 van het EG-Verdrag is de Europese Ombudsman bevoegd klachten te ontvangen "over gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire instellingen of organen". De Ombudsman is van mening dat er sprake is van wanbeheer wanneer een overheidsinstantie niet handelt overeenkomstig een voor haar bindende regel of beginsel (1). Er kan dus ook sprake zijn van wanbeheer wanneer het gaat om de nakoming van verplichtingen die voortvloeien uit door de instellingen of organen van de Gemeenschappen gesloten overeenkomsten.

1.6 De Ombudsman is echter van mening dat de reikwijdte van de toetsing die hij in dergelijke gevallen kan uitvoeren, noodzakelijkerwijs beperkt is. De Ombudsman is met name van mening dat hij niet moet proberen vast te stellen of er sprake is van contractbreuk door een van de partijen, indien de zaak in geschil is. Deze vraag zou alleen effectief kunnen worden behandeld door een bevoegde rechter, die de mogelijkheid zou hebben om de argumenten van de partijen met betrekking tot het relevante nationale recht te horen en om tegenstrijdig bewijsmateriaal over betwiste feitelijke kwesties te beoordelen.

1.7 De Ombudsman is derhalve van mening dat het in zaken betreffende contractuele geschillen gerechtvaardigd is zijn onderzoek te beperken tot de vraag of de communautaire instelling of het communautair orgaan hem een coherent en redelijk overzicht van de rechtsgrondslag voor zijn optreden heeft verstrekt en waarom hij zijn standpunt over de contractuele positie gerechtvaardigd acht. Als dat het geval is, zal de Ombudsman concluderen dat zijn onderzoek geen geval van wanbeheer aan het licht heeft gebracht. Deze conclusie doet geen afbreuk aan het recht van de partijen om hun contractuele geschil te laten onderzoeken en op gezaghebbende wijze te laten beslechten door een bevoegde rechtbank.

1.8 Het is een goede administratieve praktijk dat de administratie zich houdt aan de voorwaarden van de contracten die zij heeft gesloten. De Ombudsman merkt op dat in artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden is bepaald dat de Commissie klager vóór de opzegging van het contract per aangetekende brief moest aanmanen zijn verplichtingen na te komen, en dat opzegging alleen mogelijk was indien klager dit een maand na ontvangst van die brief nog steeds had moeten nalaten. Niettegenstaande de bewoordingen van dit beding kan een ingebrekestelling in bijzondere omstandigheden inderdaad overbodig zijn (2). De Ombudsman is echter van mening dat de Commissie onvoldoende heeft uitgelegd waarom het gerechtvaardigd had moeten zijn om het contract op te zeggen zonder te voldoen aan de vereisten van artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden in de onderhavige zaak (3). Zoals klager terecht opmerkt, blijkt uit de brief van de Commissie van 18 augustus 2000 geenszins dat de Commissie voornemens was het contract op te zeggen. Integendeel, deze brief wekt de indruk dat de Commissie, onder voorbehoud van een aantal "verbeteringen", een officieel aanvullend document bij het contract van [klager] met het nieuwe werkplan en de nieuwe begroting zou afronden". In tegenstelling tot wat de Commissie beweert, was klager er dus niet duidelijk van in kennis gesteld dat, tenzij hij binnen een maand na ontvangst van een dergelijke waarschuwing aan zijn contractuele verplichtingen zou voldoen, het contract zou worden beëindigd. De Ombudsman merkt voorts op dat de Commissie niet heeft vastgesteld dat het door de beoordelaar opgestelde monitoringverslag aan klager was toegezonden (4).

1.9 In het licht van deze omstandigheden is de Ombudsman van mening dat de niet-naleving door de Commissie van artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden een geval van wanbeheer vormt. Daarom zal in dit verband een kritische opmerking worden gemaakt.

2 Financiële vorderingen

2.1 In zijn klacht verzocht klager de Ombudsman om hulp bij het verkrijgen van het bedrag dat de Commissie volgens hem nog verschuldigd was, samen met een vergoeding voor zowel de doorgebrachte tijd als de daaruit voortvloeiende financiële moeilijkheden die de Commissie hem oplegde. Uit het standpunt dat de Commissie in haar advies en het antwoord op het verzoek om nadere informatie heeft ingenomen, blijkt dat de Commissie van mening is dat de klager geen geld verschuldigd is.

2.2 In zijn opmerkingen over het antwoord van de Commissie op het verzoek van de Ombudsman om nadere informatie erkent klager dat hij de Commissie wat geld verschuldigd is. Zij voert echter aan dat het verschuldigde bedrag slechts 390 € bedraagt in plaats van de 4 001.87 € die de Commissie haar nu heeft verzocht terug te betalen, en dat in ieder geval van het verschuldigde bedrag moet worden afgezien.

2.3 De Ombudsman herinnert eraan dat de reikwijdte van zijn onderzoek in het geval van beschuldigingen van wanbeheer op basis van contractuele geschillen beperkt is (5). Hij merkt voorts op dat het besluit over de vraag of van een financiële vordering moet worden afgezien, bij de Commissie ligt (en niet bij de Ombudsman), en dat de Commissie nog niet de gelegenheid heeft gehad om zich over dit verzoek uit te spreken. De Ombudsman is derhalve van mening dat het niet nodig is zijn onderzoek naar dit aspect van de klacht voort te zetten. Hij vertrouwt er echter op dat de Commissie met dit besluit rekening zal houden bij de behandeling van het verzoek van klager om af te zien van uitstaande bedragen.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

Het is een goede administratieve praktijk dat de administratie zich houdt aan de voorwaarden van de contracten die zij heeft gesloten. Artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op het contract met de klager bepaalt dat de Commissie de klager vóór de beëindiging van het contract per aangetekende brief moest aanmanen om aan zijn verplichtingen te voldoen, en dat opzegging alleen mogelijk was indien de klager dit nog steeds één maand na ontvangst van die brief had moeten nalaten. De Commissie heeft onvoldoende uitgelegd waarom het gerechtvaardigd had moeten zijn om het contract op te zeggen zonder te voldoen aan de vereisten van artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden in het onderhavige geval. Dit is een geval van wanbeheer.

Aangezien deze aspecten van de zaak betrekking hebben op procedures in verband met specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend te streven naar een minnelijke schikking van de zaak. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Zie Jaarverslag 1997, blz. 22 e.v.

(2) In zijn arrest van 11 oktober 2001 in zaak C-77/99 (Commissie/Oder-Plan Architektur GmbH e.a.) oordeelde het Hof van Justitie met betrekking tot een clausule die vrijwel identiek was aan artikel 3, lid 2, van de algemene voorwaarden dat een specifieke kennisgeving gezien de omstandigheden van de zaak niet nodig was (loc. cit., punt 58).

(3) In de door de Rekenkamer beslechte zaak had de contractant de Commissie "in duidelijke en ondubbelzinnige bewoordingen meegedeeld dat het project was beëindigd". Bovendien werd "de vertrouwensrelatie tussen de partijen bij de overeenkomst, een voorwaarde voor de behoorlijke uitvoering ervan, vernietigd" (loc. cit.).

(4) Uit de aan de Ombudsman voorgelegde documenten blijkt alleen dat het ontwerpverslag aan klager is toegezonden. Niets wijst erop dat het eindverslag (dat aanzienlijk langer was en betrekking heeft op de bezwaren van klager tegen de conclusies in het ontwerpverslag) naar behoren aan klager is toegezonden.

(5) Zie punt 1.6 e.v. hierboven.