Achtergrond van de klacht

1. In oktober 2020 heeft klager bij de Commissie een verzoek om toegang ^{van het publiek [1]} ingediend om informatie te verkrijgen over vergaderingen van de coördinator van de Commissie voor de bestrijding van antisemitisme en de bevordering van het Joodse leven (“de coördinator”).

2. In december 2020 heeft klager aangegeven dat hij graag “een lijst zou ontvangen van de vergaderingen die de coördinator tussen 1 december 2015 en 6 oktober 2020 heeft gehouden met vertegenwoordigers van de Israëlische staat en regering, met inbegrip van de missie van Israël bij de Europese Unie”.

3. De Commissie deelde klager mee dat zij zijn verzoek als een verzoek om informatie beschouwde. Het verstrekte hem een lijst van “alle bilaterale vergaderingen [van de coördinator] met vertegenwoordigers op hoog niveau van de staat Israël en zijn regering” in de desbetreffende periode.

4. Klager drong erop aan dat zijn verzoek moest worden beschouwd als een verzoek om toegang van het publiek tot documenten.

5. Vervolgens heeft de Commissie het verzoek om toegang van klager geregistreerd en hem meegedeeld dat zij geen enkel document in haar bezit heeft dat aan de door hem verstrekte beschrijving beantwoordt. Om die reden heeft zij het verzoek van klager behandeld als een verzoek om informatie en een lijst van bijeenkomsten met vertegenwoordigers op hoog niveau opgesteld, waarbij zij verschillende bronnen heeft gebruikt.

6. In februari 2021 heeft de klager de Commissie verzocht haar besluit te herzien (een zogenoemd “bevestigend verzoek”). Hij betwistte de verklaring van de Commissie dat er geen document bestond. Hij zei ook dat de Commissie zijn verzoek ten onrechte had beperkt tot bijeenkomsten met vertegenwoordigers op hoog niveau en vroeg haar hem een lijst van bijeenkomsten met vertegenwoordigers op alle niveaus te verstrekken.

7. De Commissie herhaalde dat zij niet in het bezit is van enig document dat binnen het toepassingsgebied van het verzoek om toegang van klager valt.

8. In april 2021 wendde klager zich tot de Ombudsman.

Het onderzoek

9. De Ombudsman opende een onderzoek naar de wijze waarop de Commissie het verzoek van klager over de benoemingen van de coördinator voor vergaderingen had behandeld.

10.  In de loop van het onderzoek heeft het onderzoeksteam van de Ombudsman een bijeenkomst gehouden met vertegenwoordigers van de Commissie om bepaalde kwesties op te helderen. De Ombudsman heeft het verslag van de vergadering aan klager verstrekt en vervolgens de opmerkingen van klager daarover ontvangen. Vervolgens heeft de Ombudsman de Commissie om verdere verduidelijkingen verzocht en heeft klager zijn opmerkingen over de verduidelijkingen van de Commissie ingediend.

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. De klager was van mening dat de Commissie slechts informatie had verstrekt over enkele steekproefvergaderingen. Hij stelt dat de Commissie, aangezien zij een lijst van vergaderingen tussen de coördinator en vertegenwoordigers op hoog niveau heeft kunnen samenstellen, een lijst van vergaderingen met vertegenwoordigers op alle niveaus moet kunnen samenstellen.

12. Klager voerde ook aan dat EU-personeelsleden hun werk openlijk moeten uitvoeren en dat zij een behoorlijk register van vergaderingen die zij in hun professionele hoedanigheid houden, moeten bijhouden om publieke controle mogelijk te maken.

13. De Commissie verklaarde dat de lijst waartoe klager toegang wenste, namelijk een lijst van alle vergaderingen die de coördinator tussen 1 december 2015 en 6 oktober 2020 met vertegenwoordigers van de staat/regering van Israël heeft gehouden, niet bestond op het moment dat het verzoek om toegang werd ingediend. Dit betekende dat de Commissie het recht had om te antwoorden op het verzoek van klager om toegang tot documenten door te verklaren dat zij niet over een dergelijk document beschikte. Om klager bij te staan, had de Commissie het verzoek van klager echter behandeld als een “verzoek om informatie” en had zij een lijst opgesteld van alle vergaderingen die binnen de relevante periode werden gehouden.

14. De Commissie bevestigde ook dat de lijst die zij had opgesteld en aan klager had verstrekt, volledig is. Het feit dat de lijst een “lijst van alle vergaderingen met vertegenwoordigers op hoog niveau” heet, wordt verklaard door het feit dat gewoonlijk vergaderingen met de coördinator worden gehouden met vertegenwoordigers op hoog niveau van de staat Israël. De titel van de lijst mag echter niet zo worden opgevat dat alleen hooggeplaatste vertegenwoordigers van Israël aan deze bijeenkomsten hebben deelgenomen. Deze hooggeplaatste personen werden gewoonlijk vergezeld door hun ondersteunend personeel van wie de persoonsgegevens niet in de lijst waren opgenomen.

15. Klager was niet overtuigd door de uitleg van de Commissie. Hij is van mening dat de Commissie haar personeel moet verplichten een logboek bij te houden van hun benoemingen en dat het publiek dergelijke logboeken moet kunnen inspecteren, met name met betrekking tot taken die als prioritair zijn aangemerkt. Klager concludeerde dat de Commissie “een volledige lijst [moet] verstrekken van alle contacten tussen [de coördinator] en vertegenwoordigers van Israël op alle niveaus”.

16. In antwoord hierop heeft de Commissie verklaard dat zij niet over aanvullende informatie beschikt met betrekking tot het verzoek van klager. Zij verklaarde dat er geen andere vooraf georganiseerde vergaderingen waren geweest dan die welke waren vermeld in het document dat zij aan klager had verstrekt.

17. Klager antwoordde vervolgens dat zijn verzoek niet beperkt was tot "vooraf geregelde bijeenkomsten". Hij zegt dat als de coördinator op korte termijn of spontaan besprekingen heeft gevoerd, de Commissie de details van dergelijke besprekingen openbaar moet maken.

Beoordeling door de Ombudsman

18. De EU-regels inzake de toegang van het publiek tot documenten zijn alleen van toepassing op documenten die in het bezit zijn van de EU-instellingen.^[2] Dit betekent dat, indien het document waartoe om toegang wordt verzocht niet bestaat, de EU-instellingen in antwoord op het verzoek geen document hoeven aan te maken ^[3].

19. In dit geval heeft de Commissie verklaard dat zij niet beschikte over het document waartoe klager toegang wenste, namelijk een lijst van alle vergaderingen tussen de coördinator en vertegenwoordigers van de staat/regering van Israël sinds de instelling van haar functie. In plaats van het verzoek van klager om die redenen af te wijzen, heeft de Commissie zich echter ingespannen om de betrokken informatie samen te stellen en een document opgesteld dat zij vervolgens aan klager heeft verstrekt.

20. De Ombudsman merkt derhalve op dat de Commissie klager een document heeft verstrekt met de door hem gevraagde informatie.

21. Aangezien de Commissie dit document beschreef als een lijst van alle bijeenkomsten met vertegenwoordigers op hoog niveau, was klager van mening dat de lijst onvolledig moest zijn.

22. In de loop van het onderzoek heeft de Commissie schriftelijk bevestigd dat de lijst die zij aan klager heeft verstrekt, volledig is. Zij verduidelijkt met name dat alle vergaderingen die de coördinator in de betrokken periode heeft gehouden, met vertegenwoordigers op hoog niveau waren. De Commissie heeft de namen van het ondersteunend personeel dat ook aan de respectieve vergaderingen had deelgenomen, niet in de lijst opgenomen.

23. De Ombudsman acht deze uitleg redelijk. Wat de verdere opmerkingen van klager betreft, merkt zij op dat het verzoek van klager betrekking had op de vergaderingen van de coördinator. Als zodanig was het besluit van de Commissie om haar onderzoek te beperken tot „vooraf georganiseerde bijeenkomsten” een redelijke uitlegging van het verzoek. Het daaropvolgende verzoek van klager om “een volledige lijst van alle contacten tussen [de coördinator] en vertegenwoordigers van Israël op alle niveaus” te verkrijgen, gaat verder dan zijn oorspronkelijke verzoek.

24. De Ombudsman is er derhalve van overtuigd dat de Commissie volledig gevolg heeft gegeven aan het oorspronkelijke verzoek van klager en adequate uitleg heeft gegeven in antwoord op de vragen die de Ombudsman in de loop van het onderzoek heeft gesteld.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie ^[4]:

Er was geen sprake van wanbeheer door de Europese Commissie.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Rosita Hickey
Directeur Onderzoeken

Straatsburg, 23/08/2021

[1] Krachtens Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Overeenkomstig artikel 2, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

[3] Zie bijvoorbeeld arrest van het Hof van 11 januari 2017, Typke/Commissie, C-491/15 P, punt 31: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=186682&pageIndex=0&doclang=EN&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=336495.

[4] Deze klacht is behandeld in het kader van gedelegeerde behandeling van zaken, overeenkomstig artikel 11 van het besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen.