Geachte heer R.,

Op 3 augustus 2000 heeft u samen met de hoogleraren Comella Carnicé en Costa Leja van het Centre de Transferència de Tecnologia (CTT) van de Universiteit van Lérida (Spanje) een klacht ingediend bij de Europese Ombudsman tegen de Europese Commissie. De klacht had betrekking op de financiële schade die u hebt geleden als gevolg van het vermeende gebrek aan zorgvuldigheid van de Commissie bij de betaling van een door CTT uitgevoerd project (project LIFE97/ENV/E/260) dat via het LIFE-programma van de EG wordt gefinancierd.

Op 30 augustus 2000 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Europese Commissie. Op 11 december 2000 heb ik het advies van de Commissie ontvangen, dat ik u heb toegezonden met het verzoek opmerkingen te maken. U heeft mij op 4 oktober 2000 aanvullende informatie gestuurd. Op 25 januari en 12 februari 2001 heeft u mij uw opmerkingen toegezonden. Op 14 maart 2001 heb ik de voorzitter van de Europese Commissie schriftelijk om nadere informatie verzocht. De Commissie heeft op 27 april 2001 haar tweede advies uitgebracht, dat ik u heb doen toekomen. Op 3 september 2001 heb ik uw opmerkingen over het tweede advies van de Commissie ontvangen.

Ik schrijf u nu om u het resultaat te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De klagers hadden namens de CTT om financiële bijstand uit het LIFE-programma van de EG verzocht voor de ontwikkeling van een project voor de groei van geneeskrachtige planten in plattelandsgebieden in de buurt van de Pyreneeën. De Commissie stemde ermee in maximaal 132 479 € van de totale kosten van het project te financieren [Beschikking van de Commissie van 17 juli 1997 (project LIFE 97-ENV/E/000260)].

In november 1997 werd een eerste betaling van 40% van de EG-bijdrage verricht. Overeenkomstig de bepalingen van bijlage 2 (Administratieve, technische en financiële voorwaarden) van de beschikking van de Commissie dienden de klagers op 25 september 1998 een tussentijds verslag in met een verzoek om een tussentijdse betaling van 40% van de communautaire bijdrage (52.991 €).

Hoewel het bureau voor technische bijstand dat belast is met LIFE in Spanje (Proymasa) klagers had meegedeeld dat de tweede betaling eind maart 1999 zou worden verricht, vond op die datum geen overschrijving plaats. De klagers namen in mei 1999 contact op met de verantwoordelijke diensten van de Commissie en kregen informeel te horen dat de betaling al was verricht. In een faxbericht van 17 mei 1999 deelden dezelfde diensten de klagers mee dat de betaling nog hangende was vanwege de "evaluatie van de in januari gestarte Life-projecten van 1999", hoewel deze binnen enkele weken zou moeten plaatsvinden.

Ten tijde van de voltooiing van het project in juli 1999 was voor de tussentijdse betaling geen overschrijving ontvangen. Op 1 juli 1999 schreven de klagers een brief aan de directeur-generaal van DG ENV, de heer Currie, en aan de directeur belast met het LIFE-programma, mevrouw Adinolfi. Op geen van deze brieven is een antwoord ontvangen.

Op 9 juli 1999 verrichtten de verantwoordelijke diensten van de Commissie een technische inspectie van het project, die volgens de klagers op bevredigende wijze was afgerond, zoals gemeld door de plaatselijke pers.

Aangezien zij geen antwoord op hun verzoeken hadden ontvangen, richtten de klagers zich bij brief van 19 oktober 1999 tot de commissaris voor Milieu, Margot Wallström. Zij legden haar uit dat zij meer dan een jaar geleden een verzoek om een tussentijdse betaling hadden ingediend en dat het enige antwoord dat zij hadden ontvangen onverschilligheid, verbaal misbruik en bedreigingen van de Commissie was. Het antwoord van een lid van haar kabinet van 25 januari 2000 verzekerde de klagers dat DG ENV binnenkort de nodige maatregelen zou nemen.

CTT heeft het definitieve project op 28 oktober 1999 ingediend. De Commissie antwoordde bij brief van 2 december 1999, waarin zij verzocht om een breed scala aan informatie en documenten over de uitvoering van het project, zodat de naleving van de financiële en administratieve bepalingen van het contract kon worden gecontroleerd. Op 22 maart 2000 hebben de klagers de gevraagde informatie verstrekt.

Bij gebrek aan verdere mededelingen van de Commissie dienden de klagers op 3 augustus 2000 een klacht in bij de Europese Ombudsman. In hun klacht voerden zij aan dat de Commissie niet,

1) heeft voldaan aan de voorwaarden van hun contract;

2) de tijdige betaling van de bedragen die overeenkomen met de tussentijdse en saldobetalingen;

voor het project;

3) heeft geantwoord op de verzoeken om informatie van de klager;

4) zorgden voor passend gedrag van haar diensten ten aanzien van de klagers.

Het onderzoek

Advies van de Commissie

De Commissie verklaarde in haar advies dat de begunstigde eind september 1998 een tussentijds verslag en een betalingsverzoek had ingediend. Het verslag met de ondersteunende documenten was geanalyseerd door de diensten van de Commissie, die tot de conclusie kwamen dat de informatie onvolledig was. De begunstigde werd vervolgens verzocht een ontbrekend certificaat over te leggen als voorwaarde voor de tweede betaling. Dit certificaat werd vijf maanden later door de diensten van de Commissie ontvangen. Ondertussen werden de voor het beheer van het programma verantwoordelijke personele middelen betrokken bij de evaluatie van de in 1999 ingediende LIFE-projecten. De Commissie wees erop dat de begunstigde volledig op de hoogte was van deze werksituatie, zowel via de diensten van de Commissie als via de technische bijstand voor LIFE in Spanje (PROYMASA).

Op 14 juli 1999 hebben de verantwoordelijke diensten van de Commissie, vergezeld van de groep voor technische bijstand, het project geïnspecteerd. Naar aanleiding van het monitoringbezoek hebben de diensten van de Commissie een mogelijk risico op dubbele financiering vastgesteld, en bijgevolg is een besluit over het tussentijdse verslag opgeschort.

De begunstigde heeft het eindverslag in november 1999 ingediend, evenals een verzoek om de definitieve en tussentijdse betalingen. De Commissie heeft op 2 december 1999 om aanvullende informatie verzocht om een aantal aspecten van het project te kunnen verifiëren. De gevraagde documentatie is op 22 maart 2000 aan de Commissie toegezonden, dat wil zeggen vier maanden na de datum van het verzoek.

De Commissie erkende dat er in dit geval vertragingen waren opgetreden als gevolg van de LIFE-evaluatieprocedure van 1999 en de lange reactietijd die de begunstigde nodig had om op de verzoeken van de Commissie te reageren. De instelling gaf aan dat haar diensten werken aan het stroomlijnen van hun procedures om de verwerking van dossiers te verbeteren, en dat na de voorgestelde financiële hervormingen verbeteringen te verwachten zijn ("Richtsnoeren betreffende de betalingstermijnen van de Commissie").

Tot slot heeft de Commissie erop gewezen dat:

1) De verantwoordelijkheid voor de vertraging van de tussentijdse en de saldobetalingen werd gedeeld door zowel de Commissie als de begunstigde.

2) Alle door de klagers verzonden verzoeken waren naar behoren beantwoord door de Commissie, hetzij door middel van formele brieven, hetzij via telefoongesprekken of persoonlijke uitwisselingen.

3) De eindbetaling voor het project was op 19 september 2000 verricht.

Nadere informatie van de klager

Op 4 oktober 2000 schreven de klagers aan de Ombudsman dat zij op 21 september 2000 van de Commissie een bedrag van 79 487 € hadden ontvangen dat overeenkwam met de tussentijdse en saldobetalingen (60% EG-bijdrage aan het project). Aangezien in dit bedrag geen rente voor de te late betaling van de tussentijdse tranche was begrepen, hadden de klagers op 3 oktober 2000 formeel om betaling van deze rente verzocht.

Opmerkingen van klager

Op 25 januari en 12 februari 2001 hebben de klagers hun opmerkingen over het standpunt van de Commissie ingediend. In hun eerste brief gaven de klagers te kennen het niet eens te zijn met de redenering van de instelling. Zij verzochten de Commissie i) rente te betalen voor de te late betalingen van de tussentijdse en laatste tranches, aangezien alleen hun diensten verantwoordelijk moesten worden geacht voor de vertragingen; en ii) zich formeel te verontschuldigen voor het onjuiste gedrag van haar diensten, aangezien de instelling geen bewijsmateriaal had kunnen verstrekken dat de zorgvuldigheid van de klagers in twijfel kon trekken.

De klagers hebben hun eerdere beweringen uitvoerig toegelicht in de tweede brief, die een aantal ondersteunende materialen bevat. Zij verklaarden dat de Commissie nooit formeel bezwaar had gemaakt tegen hun verzoek om een tussentijdse betaling van 25 september 1998. Zij werden zich pas na een telefoongesprek met de bevoegde diensten van de Commissie begin 1999 bewust van de noodzaak van aanvullende documenten. Op 3 februari 1999 hebben de klagers het gevraagde certificaat toegezonden, dat, zo benadrukten zij, reeds in hun oorspronkelijke indiening was opgenomen.

Wat betreft de bezorgdheid van de Commissie over een mogelijke dubbele financieringsbron na de inspectie van het project, spraken de klagers hun verbazing uit over het feit dat de verantwoordelijke diensten geen bewijsmateriaal hebben verstrekt ter ondersteuning van deze bevindingen, waarvan zij niet op de hoogte waren gebracht. Op basis van deze overwegingen waren zij van mening dat alleen de Commissie verantwoordelijk was voor de vertraging in hun betalingen.

De klagers hebben in hun opmerkingen een brief van de diensten van de Commissie van 31 januari 2001 opgenomen, waarin de instelling ermee had ingestemd rente te betalen, maar alleen die welke betrekking hadden op de eindbetaling. Aangezien deze laatste betaling op 19 juni 2000 was goedgekeurd, maar pas op 19 september 2000 was verricht, was de Commissie van mening dat de rente slechts mocht worden betaald op basis van een vertraging van 47 dagen (623 €). In een brief van 12 februari 2001 betwistten de klagers de redenering van de Commissie en voerden zij aan dat de instelling ook rente moest betalen die overeenkomt met de vertraging van 371 dagen die overeenkomt met de tussentijdse betaling (3,280 €).

Andere onderzoeken

Volgens de Ombudsman hadden de klagers in hun opmerkingen twee aanvullende verzoeken geformuleerd: i) de terugbetaling van alle rente voor de vertraging bij de tussentijdse en saldobetalingen; ii) een verontschuldiging van de Commissie voor het onjuiste gedrag van haar diensten. Aangezien deze kwesties nauw verband hielden met de beweringen in de oorspronkelijke klacht, heeft de Ombudsman de Commissie op 14 maart 2001 schriftelijk om aanvullende informatie over de verzoeken van de klagers verzocht.

Tweede advies van de Commissie

In haar tweede advies rechtvaardigde de Commissie in de eerste plaats de vertragingen bij de tussentijdse betaling als gevolg van het feit dat klager geen certificaat in de bijgevoegde documenten had opgenomen, de zware werklast die gepaard ging met de evaluatie van de Life-projecten van 1999 en de noodzaak om een mogelijke dubbele financiering van het project te verifiëren.

De Commissie benadrukte dat het door de klagers ingediende verzoek om tussentijdse betaling geen certificaat bevatte. Dit document werd slechts enkele maanden later, op 4 maart 1999, toegezonden. Zij benadrukte dat de diensten van de Commissie de begunstigde zowel telefonisch als per e-mail hadden verzocht het ontbrekende certificaat te verstrekken. Het LIFE-bureau voor technische bijstand in Spanje had het certificaat ook meerdere keren telefonisch aangevraagd.

De Commissie wees er ook op dat na de controle door haar diensten in juli 1999 een mogelijk risico van dubbele financiering van de begunstigde werd vastgesteld. Dit risico vloeide voort uit het feit dat het project gezamenlijk was ontwikkeld met een openbare organisatie, "Centro Tecnológico Forestal de Catalunya", die ook met EG-middelen (FEOGA) werd gefinancierd. Bijgevolg zijn de diensten van de Commissie begonnen met een interne controle. Overeenkomstig artikel 10, lid 2, van de Life-verordening werd geen informatie aan de begunstigde doorgegeven, aangezien het proces een zekere mate van beoordelingsvrijheid vereiste.

Er zijn nog geen definitieve conclusies getrokken, aangezien deze verificatie veel tijd in beslag neemt. De diensten van de Commissie hebben ook aangegeven dat zij, op de hoogte van de tijd die nodig is om deze procedure uit te voeren, hebben besloten de tussentijdse en saldobetalingen uit te voeren om te voorkomen dat de begunstigde moeilijkheden ondervindt. Zodra de bevindingen van de verificatie gereed zijn, moet de Commissie kunnen overwegen of de bepalingen van artikel 11 van de verordening (vermindering, terugvordering of opschorting door de Commissie van financiële bijstand) moeten worden toegepast.

De Commissie legde uit dat zij reeds vertragingsrente van 623,33 € heeft betaald op basis van de totale projectuitgaven (met inbegrip van de tussentijdse aanvraag). In antwoord op het verzoek van de klagers om rente over de vertragingen bij de tussentijdse betaling heeft de Commissie een voorstel ingediend voor een aanvullende betaling van 1 144 €. Na aftrek van de reeds betaalde rente zou dit bedrag neerkomen op een vertraging van 197 dagen vanaf de datum waarop alle documenten betreffende het tussentijds verslag door de Commissie zijn ontvangen (4 maart 1999) tot de datum waarop de betalingen zijn verricht (19 september 2000).

Wat het verzoek van de klagers om excuses betreft, drong de Commissie aan op de juistheid van haar acties. Zij benadrukte dat de houding van haar diensten ten opzichte van de klagers toereikend was door haar acties toe te lichten. Aangezien de instelling van mening was dat haar diensten volledig bewijs van de situatie hadden geleverd, concludeerde zij dat de beweringen van de klagers niet gerechtvaardigd waren. In dit verband voegde de Commissie er echter aan toe dat sommige bepalingen van de Life-verordening mogelijk niet zijn nageleefd door de klagers, en dat de instelling derhalve ertoe kan worden gebracht artikel 11 van de verordening toe te passen (vermindering, terugvordering of opschorting door de Commissie van financiële bijstand).

Opmerkingen van klager over het tweede advies van de Commissie

De klagers betwistten de argumenten van de Commissie en herhaalden enkele van de beweringen in de klacht.

Zij benadrukten dat het certificaat waarnaar de Commissie verwijst om de vertraging gedeeltelijk te rechtvaardigen, inderdaad in hun oorspronkelijke verzoek was opgenomen. Ze hebben een kopie bijgevoegd van een brief van de LISU ("Logística Serveis Universitaries"), een onafhankelijk bedrijf dat is verhuurd door de Universiteit van Lleida, die deze bewering bevestigde. Bovendien legden zij uit dat de Commissie hen nooit formeel in kennis had gesteld van de noodzaak van ontbrekende certificaten. In januari 1999 had de instelling LISU enkel telefonisch op de hoogte gebracht van de situatie. Klagers hebben het certificaat op 3 februari 1999 gefaxt en op dezelfde dag per exprespost verzonden.

Wat het risico van dubbele financiering betreft, wezen de klagers erop dat dit punt reeds door de diensten van de Commissie aan de orde was gesteld (brief van de heer Rouam, eenheidshoofd DG ENV.B.4 van 2 december 1999). Zij verklaarden dat alle nodige toelichtingen en de vereiste documenten reeds op 22 maart 2000 in antwoord waren toegezonden.

De klagers concludeerden door te onderstrepen dat de door de Commissie voorgestelde belangen niet waren berekend op basis van de juiste data. Zij gaven echter aan dat zij het aanbod van de Commissie moesten aanvaarden vanwege de buitensporig lange duur van deze procedure.

BESLUIT

1. Naleving van het contract: vertragingen en rente in verband met de tussentijdse betaling

1.1 De klagers beweren dat de Commissie de voorwaarden van het contract niet in acht heeft genomen, aangezien de tussentijdse en saldobetalingen voor het project niet tijdig zijn verricht. Zij vorderen derhalve de betaling van rente voor deze vertraging.

1.2 De Commissie verklaarde dat zij reeds een vertragingsrente van 623,33 € heeft betaald op basis van de totale projectuitgaven. In antwoord op het verzoek van de klagers om rente over de tussentijdse betaling stemde de Commissie ermee in een aanvullende betaling van 1 144 € te verrichten. Na verdiscontering van de reeds betaalde rente zou dit bedrag neerkomen op een vertraging van 197 dagen.

1.3 De Ombudsman merkt op dat de klagers het voorstel van de Commissie voor de betaling van aanvullende rente hebben aanvaard. De Ombudsman concludeert derhalve dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de klagers tevreden te stellen met betrekking tot dit aspect van de zaak.

2. Verzoek om een formele verontschuldiging van de Commissie

2.1 De klagers beweren dat de Commissie niet op al hun verzoeken om inlichtingen heeft geantwoord (brieven aan de diensten van de Commissie van 1 juli 1999) en klaagden over het gedrag van haar diensten. Zij wezen erop dat de diensten van de Commissie hun zorgvuldigheid in twijfel hadden getrokken, zonder enig bewijs ter staving van de beweringen aan te voeren. De klagers vroegen daarom om een formele verontschuldiging van de Commissie.

2.2 De Commissie heeft geen formele excuses aangeboden aan de klagers en heeft aangedrongen op de juistheid van haar acties. Zij benadrukte dat de houding van haar diensten ten opzichte van de klagers altijd adequaat is geweest door haar acties toe te lichten en volledig bewijs van de situatie te leveren.

De instelling erkende dat er vertragingen waren opgetreden bij de afhandeling van dit project, maar stelde voor dat de klagers ook een zekere mate van verantwoordelijkheid droegen. Het wees ook op de mogelijkheid van een onregelmatige dubbele financiering door de klagers, wat zou kunnen leiden tot de toepassing van artikel 11 van de Life-verordening op het project (vermindering, terugvordering of opschorting door de Commissie van financiële bijstand).

2.3 De Ombudsman merkt op dat sommige brieven die de klagers aan de Commissie hebben gericht om de fase van hun verzoek om een tussentijdse betaling te verifiëren, namelijk hun brieven van 1 juli 1999 aan zowel de directeur-generaal van DG ENV, de heer Currie, als aan de directeur die verantwoordelijk is voor het LIFE-programma, mevrouw Adinolfi, niet zijn beantwoord. De Commissie heeft dit punt in geen van haar antwoorden genoemd en heeft zich daarvoor ook niet verontschuldigd.

Het is goed administratief gedrag om de brieven van burgers tijdig te beantwoorden, zoals vermeld in punt 4 van de Code van goed administratief gedrag van de Commissie. In casu heeft de Commissie niet schriftelijk geantwoord op de klachtenbrieven van 1 juli 1999 aan zowel de directeur-generaal van DG ENV, de heer Currie, als aan de directeur belast met het LIFE-programma, mevrouw Adinolfi. De Ombudsman zal daarom een kritische opmerking aan de Commissie richten met betrekking tot dit aspect van de zaak.

2.4 Wat betreft de behandeling van het project en de informatie die aan de klagers is verstrekt, is het belangrijk om eerst de relevante rechtsregels in herinnering te brengen.

Het besluit van de Commissie van 17 juli 1997, waarbij LIFE-middelen voor het CTT-project werden toegekend, vormt ook de rechtsgrondslag ervan. Bijlage II bij het besluit bevat de toepasselijke administratieve, technische en financiële voorwaarden. In punt 3.4 van bijlage II wordt de voor de betalingen te volgen procedure beschreven:

"De betalingen worden verricht binnen 60 dagen na de datum van ontvangst van het verzoek [ ]. Niettemin kan de Commissie, na de begunstigde vooraf in kennis te hebben gesteld, de betaling uitstellen indien zij enig bezwaar heeft tegen de activiteiten in verband met dat betalingsverzoek [] In deze gevallen heeft de begunstigde geen recht op rente of schadeloosstelling van de Commissie".

2.5 Op basis van het tijdens het onderzoek overgelegde bewijsmateriaal merkt de Ombudsman op dat de Commissie niet lijkt te hebben voldaan aan de in de bovenstaande bepalingen uiteengezette vereisten:

i) wat betreft de niet-opneming van een certificaat in het verzoek van de klagers om tussentijdse betaling van 15 september 1998, heeft de Commissie geen enkel bewijs kunnen leveren waaruit zou kunnen blijken dat zij de klagers formeel in kennis heeft gesteld van haar bezwaren;

ii) met betrekking tot de noodzaak om een mogelijke dubbele financiering van het project te verifiëren, erkende de Commissie dat de klagers nooit informatie is verstrekt, hetgeen in strijd is met de verplichtingen van punt 3.4 van bijlage II bij het besluit. Zij heeft haar optreden gerechtvaardigd op grond van het feit dat het proces een zekere beoordelingsmarge vereiste, zoals bepaald in artikel 10, lid 2, van de Levensverordening (1). Deze bepaling is echter alleen van toepassing op controles ter plaatse en niet op algemene onderzoeken zoals de noodzaak om een mogelijke dubbele financiering te verifiëren.

2.6 Door zich niet aan de relevante regels te houden, heeft de Commissie de zaak niet met de nodige zorgvuldigheid behandeld. Het zou dan ook goed administratief gedrag zijn geweest om zich te verontschuldigen. De Ombudsman zal daarom een kritische opmerking aan de Commissie richten met betrekking tot dit aspect van de zaak.

3. Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt het noodzakelijk de volgende kritische opmerkingen te maken:

Het is goed administratief gedrag om de brieven van burgers tijdig te beantwoorden, zoals vermeld in punt 4 van de Code van goed administratief gedrag van de Commissie. In casu heeft de Commissie niet schriftelijk geantwoord op de klachtenbrieven van 1 juli 1999 aan zowel de directeur-generaal van DG ENV, de heer Currie, als aan de directeur belast met het LIFE-programma, mevrouw Adinolfi.

Op basis van het tijdens het onderzoek overgelegde bewijsmateriaal merkt de Ombudsman op dat de Commissie niet lijkt te hebben voldaan aan de vereisten van het besluit van de Commissie van 17 juli 1997 (punt 3.4 van bijlage II bij dat besluit). Door zich niet aan deze regels te houden, heeft de Commissie de zaak niet met de nodige zorgvuldigheid behandeld. Het zou dan ook goed administratief gedrag zijn geweest om zich te verontschuldigen.

Aangezien deze aspecten van de zaak betrekking hebben op procedures in verband met specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend te streven naar een minnelijke schikking van de zaak. De Ombudsman sluit daarom de zaak.

De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

Met vriendelijke groet,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) Artikel 10, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1404/96 van de Raad van 15 juli 1996 tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1973/92 tot invoering van een financieringsinstrument voor het milieu (Life) [PB L 181 van 20.7.1996, blz. 1] :"De Commissie stelt de begunstigde in kennis van een controle ter plaatse, tenzij er goede redenen zijn om fraude en/of oneigenlijk gebruik te vermoeden".