Geachte heer U.,
Op 27 april 2000 heeft u namens een Duitse Industrie- und Handelskammer bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Europese Commissie over de wijze waarop de Commissie een aanvraag voor een ECIP-subsidie heeft behandeld.
Op 19 mei 2000 heb ik de klacht voor commentaar doorgestuurd naar de Commissie.
Bij brief van 13 juni 2000 heeft u nadere informatie over de klacht verstrekt.
De Commissie heeft op 12 oktober 2000 advies uitgebracht over uw klacht. Ik heb u op 20 oktober 2000 het advies van de Commissie doen toekomen met de uitnodiging om, indien u dat wenst, opmerkingen te maken. Op 27 november 2000 heeft u mij uw opmerkingen over het standpunt van de Commissie doen toekomen.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

De Industrie- und Handelskammer (kamer van industrie en handel) heeft een aanvraag ingediend voor een ECIP-subsidie ("EC Investment Partners") van € 48 420 voor een presentatie in China in november 1998. Deze aanvraag werd op 8 juli 1998 bij de Commissie ingediend via de erkende partner, de Investitionsbank Schleswig-Holstein.
Op 8 oktober 1998 deelde de Commissie de Investitionsbank mee dat het ECIP-stuurcomité de aanvraag had onderzocht en dat de diensten van de Commissie er voorstander van waren.
De laatste alinea van de brief van de Commissie luidde als volgt:

"Deze informatie laat de formele goedkeuring van het voorstel door de Commissie onverlet en vormt als zodanig geen verbintenis van de Commissie. Het formele besluit van de Commissie zal u te zijner tijd worden meegedeeld, in voorkomend geval samen met een contractueel document voor uw ondertekening."

De Commissie heeft nooit het contract ondertekend waarin zij de subsidie zou hebben toegezegd.
Klager voert de volgende aantijgingen aan:
(1) De Commissie heeft het desbetreffende contract niet ondertekend
(2) De Commissie heeft de subsidie niet vrijgegeven.

Het onderzoek

In
haar advies heeft de Commissie de volgende opmerkingen gemaakt:
In de laatste alinea van haar brief van 8 oktober 1998 werd verklaard dat deze brief geen enkele toezegging van de Commissie vormde.
Over het algemeen heeft de Commissie in 1999 geen contracten voor ECIP-financiering ondertekend waarom na 31 december 1998 was verzocht. Verordening (EG) nr. 213/96 van de Raad van 29 januari 1996, die de rechtsgrondslag vormde voor het beheer door de Commissie van het financieringsinstrument ECIP, is op 31 december 1999 verstreken. De Commissie heeft besloten de Raad en het Europees Parlement niet voor te stellen de geldigheidsduur van deze verordening te verlengen. Dit besluit moest worden genomen in het kader van de algemene rationalisering van het beleid van de Commissie en de hervorming en vereenvoudiging van de taken van de diensten van de Commissie op het gebied van financieel beheer.
Na 31 december 1999 konden derhalve geen ECIP-maatregelen worden beoordeeld, goedgekeurd of aanbesteed. Dit gold onder meer voor het verzoek van klager. De Commissie had echter een maatregel voorgesteld die het mogelijk zou maken follow-up te geven aan ECIP-acties waarvoor reeds vóór 31 december 1999 specifieke financieringscontracten waren gesloten.
Alle belanghebbenden waren hiervan op 14 april 2000 schriftelijk in kennis gesteld.

Opmerkingen van klager In zijn opmerkingen wees klager erop dat het standpunt van de Commissie vanuit juridisch oogpunt zeker aanvaardbaar was. Klager benadrukte echter dat de manier waarop de Commissie te werk was gegaan, tot algemene ongerustheid leidde. Na talrijke vertragingen als gevolg van de interne procedures van de Commissie waren verzoeksters ervan in kennis gesteld dat het betrokken programma was beëindigd en dat aanvragen derhalve niet meer konden worden behandeld. Klager voerde aan dat dit verzoekers niet het gevoel gaf dat de Commissie naar behoren rekening hield met hun rechtmatige belangen en met het werk dat zij hadden geïnvesteerd.

BESLUIT

1 Niet-ondertekening
van het contract 1.1 Klager, een Duitse Industrie- und Handelskammer (kamer van industrie en handel), diende bij de Commissie een aanvraag in voor een ECIP-subsidie ("EC Investment Partners") van € 48 420 voor een presentatie in China in november 1998. De Commissie deelde klager op 8 oktober 1998 mee dat het ECIP-stuurcomité de aanvraag in overweging had genomen en dat de diensten van de Commissie er voorstander van waren. Het contract is echter niet door de Commissie ondertekend. Klager voert aan dat de Commissie dit contract had moeten ondertekenen.
1.2 De Commissie wijst erop dat in de laatste alinea van haar brief van 8 oktober 1998 staat dat deze brief geen enkele toezegging van de Commissie inhoudt.
1.3 De Commissie heeft ook de volgende toelichting gegeven: Over het algemeen heeft de Commissie in 1999 geen contracten voor ECIP-financiering ondertekend waarom na 31 december 1998 was verzocht. Verordening (EG) nr. 213/96 van de Raad van 29 januari 1996, die de rechtsgrondslag vormde voor het beheer door de Commissie van het financieringsinstrument ECIP, is op 31 december 1999 verstreken. De Commissie heeft besloten de Raad en het Europees Parlement niet voor te stellen de geldigheidsduur van deze verordening te verlengen. Dit besluit moest worden genomen in het kader van de algemene rationalisering van het beleid van de Commissie en de hervorming en vereenvoudiging van de taken van de diensten van de Commissie op het gebied van financieel beheer.
1.4 De Ombudsman is van mening dat uit de laatste alinea van de brief van 8 oktober 1998 volgt dat er voor de Commissie geen wettelijke verplichting bestond om het desbetreffende contract te ondertekenen. Hij acht het echter passend om in dit verband nog een opmerking te maken.
1.5 Op grond van het bovenstaande lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de eerste bewering.
2 Niet-vrijgave van de subsidie
2.1 Klager voert aan dat de Commissie de subsidie had moeten vrijgeven.
2.2 De Commissie ontkent impliciet dat zij verplicht was de subsidie aan klager te verstrekken.
2.3 De Ombudsman is van mening dat, aangezien de Commissie niet verplicht was het contract te ondertekenen, zij evenmin verplicht kon zijn de subsidie vrij te geven.
2.4 Op grond van het bovenstaande lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de tweede bewering.
3 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.

VERDERE OPMERKINGEN

De Ombudsman merkt op dat de subsidieaanvraag in deze zaak in juli 1998 is ingediend. Klager werd er echter pas in april 2000 van in kennis gesteld dat zijn verzoek niet langer in aanmerking kon worden genomen, aangezien de desbetreffende verordening eind 1999 was verstreken. De Ombudsman is van mening dat het nuttig zou zijn als de Commissie in toekomstige gevallen, met het oog op behoorlijk bestuur, aanvragers op de hoogte zou kunnen houden van de redenen voor eventuele vertragingen en hen zo spoedig mogelijk op de hoogte zou kunnen stellen als zij tot de conclusie komt dat hun aanvragen niet langer in aanmerking kunnen worden genomen.
Met vriendelijke groet,
Jacob SÖDERMAN