Geachte heer K.,
Op 22 maart 2000 heeft u namens IFHOH Europe bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen het besluit van de Europese Commissie om een deel van de subsidie terug te vorderen die was toegekend voor een project voor slechthorende en doof geworden volwassenen.
Op 30 maart 2000 heb ik de klacht voor commentaar doorgestuurd naar de Commissie.
De Commissie heeft op 16 juni 2000 haar advies over uw klacht uitgebracht en ik heb het u op 22 juni 2000 toegezonden, met het verzoek desgewenst opmerkingen te maken. Op 3 juli 2000 heb ik uw opmerkingen over het advies van de Commissie ontvangen.
Op 5 juli 2000 heb ik besloten dat ik het dossier van de Commissie moest inzien. Deze inspectie is uitgevoerd op 14 september 2000.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In juni/juli 1997 heeft klager, de International Federation of Hard of Hearing People, European Region (IFHOH Europe), subsidie aangevraagd voor een seminar en twee cursussen voor slechthorenden (project 97/E3/II/047). Volgens de door klager ingediende begroting bedroegen de kosten van het seminar € 14 300, terwijl de kosten voor de twee cursussen € 50 560 bedroegen. De klager vroeg om een subsidie van € 45 400, d.w.z. 70 % van de totale geplande uitgaven. Volgens de klager werd dit verzoek door de Commissie ingewilligd.
Begin 1998 ontving de klager een bedrag van € 22 700, d.w.z. de helft van de totale subsidie van € 45 400. De klager deelde de Commissie vervolgens mee dat de werkelijke kosten lager waren dan voorzien en slechts € 36 323 bedroegen. Bijgevolg verwachtte de klager een eindbetaling van € 2 726 van de Commissie (d.w.z. 70 % van € 36 323 minus de reeds ontvangen € 22 700). In plaats daarvan ontving klager begin 1999 een ongedateerde factuur in het Frans die geen enkele verwijzing naar het project bevatte. De factuur vermeldde een "reëel aandeel" van € 21 078,30 (dat 89,7943 % van de "reële kosten" vertegenwoordigde) en bracht dit bedrag in mindering op het reeds door de Commissie betaalde bedrag. Klager werd verzocht het saldo van € 1 621,69 terug te betalen.
Nadat klager deze factuur had doorzocht, legde de Commissie in een brief van 16 maart 1999 uit dat de berekening juist was. Volgens de Commissie was bij de ondertekening van het contract overeengekomen geen rekening te houden met de kosten van € 14 300 voor de organisatie van het seminar. Als gevolg daarvan waren voor dat artikel de woorden "montant rejeté" toegevoegd en had de vertegenwoordiger van klager destijds die pagina van het contract ondertekend.
Klager betaalde vervolgens het desbetreffende bedrag terug, maar vroeg bij verschillende gelegenheden (met name in een brief van 15 juni 1999) waarom de beschrijving "Opleidingscursussen en een seminar voor slechthorenden" was gebruikt, waarom de eerste tranche van de subsidie was gebaseerd op de totale geraamde projectkosten en waarom de Commissie later een vraag met betrekking tot het seminar had gesteld indien dat seminar helemaal geen deel uitmaakte van het project. Klager vroeg ook om een kopie van de pagina die in de brief van de Commissie van 16 maart 1999 was genoemd.
In een korte brief van 11 januari 2000 bevestigde de Commissie haar standpunt en wees zij erop dat zij alleen de geraamde kosten van de twee cursussen van € 50 560 voor de berekening van haar subsidie had aanvaard.
In zijn klacht bij de Ombudsman voerde klager de volgende aantijgingen aan:
1) De Commissie had een verdere betaling van € 2 726 aan klager moeten doen in plaats van het bedrag van € 1 621,69 terug te vorderen.
2) De Commissie had onvoldoende toegelicht waarom zij het bedrag van € 1 621,69 had teruggevorderd.

Het onderzoek

In haar
advies stelde de Commissie dat zij ermee had ingestemd een subsidie van maximaal € 45 400 te verlenen, waarbij de kosten van het project werden geraamd op € 50 560. Een eerste tranche van 50 % van dat bedrag was betaald overeenkomstig artikel 4 van de overeenkomst. De door beide partijen ondertekende overeenkomst bestreek de periode van 16 juni 1997 tot 16 mei 1998. Alleen de in die periode gedane uitgaven zijn in aanmerking genomen bij de vaststelling van het totaal van de werkelijke kosten. Het seminar was gepland voor 30/31 mei 1997, d.w.z. buiten de bestreken periode. Bijgevolg waren de kosten voor het seminar in mindering gebracht op de in aanmerking te nemen kosten.
De Commissie wees er voorts op dat de in bijlage II bij de overeenkomst opgenomen begrotingsramingen daarvan een integrerend deel uitmaken. Op de desbetreffende bladzijde zijn de kosten van het seminar uitgesloten door toevoeging van de woorden "montant rejeté" voor de post. De vertegenwoordiger van klager had destijds die pagina van het contract ondertekend.
De Commissie verstrekte een kopie van de overeenkomst en vermeldde dat het origineel in haar bezit was.
De Commissie beweerde deze feiten meermaals aan klager te hebben uitgelegd.

Opmerkingen van klager In zijn opmerkingen handhaafde klager zijn klacht en wees hij erop dat uit de door de Commissie verstrekte kopie van de overeenkomst niet bleek dat deze door zijn vertegenwoordiger was ondertekend.

Andere onderzoeken

Aangezien de door de Commissie verstrekte kopie van de overeenkomst niet de handtekening van de vertegenwoordiger van klager bevatte, heeft de Ombudsman het dossier onderzocht. Bij die gelegenheid kregen de ambtenaren van de Ombudsman de oorspronkelijke overeenkomst te zien waarnaar de Commissie had verwezen.

BESLUIT

1 Het verzuim van de Commissie om € 2 726 opnieuw te betalen
1.1 Klager is van mening dat de Commissie € 2 726 opnieuw had moeten betalen in plaats van het bedrag van € 1 621,69 terug te vorderen.
1.2 De Commissie beweert dat zij ermee heeft ingestemd een subsidie van maximaal € 45 400 te verlenen, waarbij de kosten van het project werden geraamd op € 50 560. Volgens de Commissie konden de kosten van het seminar niet in aanmerking worden genomen, aangezien dit seminar was gepland voor 30/31 mei 1997, terwijl volgens de overeenkomst, die de periode van 16 juni 1997 tot en met 16 mei 1998 bestreek, alleen de in die periode gedane uitgaven in aanmerking werden genomen. Ten slotte stelt de Commissie dat de kosten van het seminar buiten beschouwing waren gelaten, aangezien de woorden "montant rejeté" op de desbetreffende bladzijde van het contract waren toegevoegd en de vertegenwoordiger van klager die bladzijde had ondertekend.
1.3 Een inspectie van de oorspronkelijke overeenkomst tussen klager en de Commissie leidt de Ombudsman tot de conclusie dat het standpunt van de Commissie juist lijkt. Deze overeenkomst dateerde van 27 november 1997 en werd namens klager ondertekend door mevrouw Christina Wahrolin. Alle bladzijden van de overeenkomst en de bijlagen daarbij zijn geparafeerd en het lijkt erop dat deze initialen "CW" bevatten.
1.4 Overeenkomstig artikel 3 van de overeenkomst stemde de Commissie ermee in een subsidie van maximaal € 45 400 toe te kennen, terwijl de kosten van het project werden geraamd op € 50 560. Het subsidiebedrag was evenredig met de geraamde kosten van het project en moest evenredig worden verlaagd indien de werkelijke kosten lager zouden zijn dan de geraamde kosten. Artikel 2 van de overeenkomst bepaalt, dat voor de vaststelling van de kosten enkel de uitgaven in aanmerking mogen worden genomen die zijn gedaan in de periode waarvoor de overeenkomst is gesloten (16 juni 1997 tot en met 16 mei 1998). Volgens het tijdschema in bijlage I bij de overeenkomst zou het seminar echter op 30/31 mei 1997 plaatsvinden.
1.5 De begrotingsramingen zijn opgenomen in bijlage II bij de overeenkomst die integrerend deel uitmaakt van deze overeenkomst (zie artikel 3 van de overeenkomst). Op de tweede bladzijde van deze bijlage zijn de woorden "éléments considérés" toegevoegd naast het bedrag van € 50 560 voor de twee cursussen en de woorden "éléments rejetés" naast het bedrag van € 14 300 voor het seminar. De relevante pagina in de kopie van de door de Ombudsman geïnspecteerde overeenkomst bleek een fotokopie te zijn. Deze pagina (net als alle andere pagina's in de overeenkomst en de bijlagen) is in biro geparafeerd. Het lijkt dus duidelijk dat de bovengenoemde woorden zijn toegevoegd voordat de pagina werd geparafeerd.
1.6 In deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat het standpunt van de Commissie in overeenstemming lijkt te zijn met de voorwaarden van de overeenkomst.
1.7 Op grond van het bovenstaande lijkt er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer door de Commissie met betrekking tot de eerste bewering van klager.
2 Onvoldoende uitleg 2.1
Klager beweert dat de Commissie onvoldoende uitleg heeft gegeven waarom zij het bedrag van € 1 621,69 had teruggevorderd.
2.2 De Commissie antwoordt dat zij de relevante feiten meermaals aan klager heeft uitgelegd.
2.3 De Ombudsman merkt op dat de Commissie in een brief van 16 maart 1999 de belangrijkste reden heeft genoemd waarom zij klager heeft verzocht een deel van de subsidie terug te vorderen. In deze brief werd erop gewezen dat bij de ondertekening van het contract was overeengekomen geen rekening te houden met de uitgaven van € 14 300 voor de organisatie van het seminar en dat als gevolg daarvan de woorden "montant rejeté" voor die post waren toegevoegd. De Commissie legde verder uit dat de vertegenwoordiger van klager die pagina van het contract op dat moment had ondertekend.
2.4 Opgemerkt zij echter dat klager vervolgens in zijn brief van 15 juni 1999 verschillende vragen heeft gesteld over de motivering van de beschikking van de Commissie en met name heeft verzocht om een kopie van de pagina van de overeenkomst waarnaar de Commissie had verwezen. Het lijkt erop dat het enige schriftelijke antwoord op deze brief een korte brief van 11 januari 2000 was, waarin de Commissie gewoon haar standpunt bevestigde. Geen van de vragen van klager in de brief van 15 juni 1999 werd beantwoord. Voorts blijkt dat klager de kopie van de pagina waarnaar hij in die brief had gevraagd, nooit heeft ontvangen.
2.5 Het is een goede administratieve praktijk dat de administratie brieven die zij ontvangt, binnen een redelijke termijn en op adequate wijze beantwoordt. Volgens de Ombudsman werd in de onderhavige zaak niet aan deze norm voldaan, aangezien de Commissie pas meer dan zes maanden na verzending schriftelijk op de brief van klager heeft geantwoord, de daarin vervatte vragen niet heeft beantwoord en geen document heeft verstrekt waarom klager had verzocht.
2.6 In deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat de wijze waarop de Commissie de brief van klager van 15 juni 1999 heeft behandeld, een geval van wanbeheer vormt. De Ombudsman acht het daarom noodzakelijk in dit verband een kritische opmerking te maken.
3 Conclusie Op
basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman naar deze klacht moet de volgende kritische opmerking worden gemaakt:

Het is een goede administratieve praktijk voor de administratie om binnen een redelijke termijn en op adequate wijze te antwoorden op brieven die zij ontvangt. Volgens de Ombudsman werd in de onderhavige zaak niet aan deze norm voldaan, aangezien de Commissie pas meer dan zes maanden na verzending schriftelijk op de brief van klager heeft geantwoord, de daarin vervatte vragen niet heeft beantwoord en geen document heeft verstrekt waarom klager had verzocht.

Aangezien dit aspect van de zaak betrekking heeft op procedures met betrekking tot specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet passend om een minnelijke schikking van de zaak na te streven. De Ombudsman sluit derhalve het dossier.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet
Jacob SÖDERMAN