Geachte heer W.,
Op 14 oktober 1999 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend tegen de Raad van de Europese Unie over de vertraging bij de behandeling van uw verzoek om documenten.
Op 22 november 1999 heb ik de klacht doorgestuurd naar de secretaris-generaal & hoge vertegenwoordiger van de Raad. De Raad heeft zijn advies bij brieven van 28 februari en 9 maart 2000 toegezonden en ik heb u verzocht desgewenst opmerkingen te maken. Er lijken geen opmerkingen van u te zijn ontvangen. Op 23 juni 2000 heeft mijn secretariaat geprobeerd u te bellen en op 26 juni 2000 heeft u de oproep beantwoord.
Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan.

Het KLACHT

In januari 1999 verzocht klager, handelend namens een Deense krant, de Raad van de Europese Unie om toegang tot een aantal documenten. In maart 1999 zond klager een herinneringsbrief. In april en mei 1999 deelde de Raad klager mee dat het verzoek wegens de ongewoon zware werklast niet binnen de normale termijn was behandeld en bood hij zijn excuses aan voor de vertraging. De Raad verklaarde dat de gevraagde documenten zijn opgesteld door de voor immigratie bevoegde ministers en dus geen documenten van de Raad zijn. De Raad zou echter overgaan tot een informeel overleg met de betrokken lidstaten en de klager zou van het resultaat op de hoogte worden gesteld. In september 1999 zond klager een nieuwe brief aan de Raad. In oktober 1999 diende hij een klacht in bij de Ombudsman, waarin hij aanvoerde dat de Raad onnodige vertraging had opgelopen bij de behandeling van zijn verzoek.

Het onderzoek

Het advies van de Raad
In zijn advies verklaarde de Raad dat de gevraagde documenten, een reeks zogenaamde "TREVI"-documenten, geen documenten van de Raad zijn en dat de toegang ertoe niet in aanmerking kan worden genomen overeenkomstig de regels van de Raad inzake de toegang van het publiek tot documenten . Om de procedure te vergemakkelijken, was het verzoek echter op informele basis door de betrokken lidstaten onderzocht. Aangezien de gevraagde documenten niet eens in de Raad of het secretariaat-generaal van de Raad te vinden waren, was het onderzoek van de documenten en de raadpleging van de lidstaten een tijdrovend proces. Bij zijn advies voegde de Raad een kopie van een brief aan klager van februari 2000, waarin hij de door hem gevolgde procedure toelichtte en zich verontschuldigde voor de vertraging. De Raad heeft ook toegang verleend tot 10 van de 12 gevraagde documenten.
Opmerkingen van klager De
Ombudsman zond het advies van de Raad door aan klager met een uitnodiging om opmerkingen te maken. Van klager zijn geen schriftelijke opmerkingen ontvangen. In een telefoongesprek met het secretariaat van de Ombudsman sprak klager echter zijn tevredenheid uit over het aantal documenten dat hij had ontvangen.

BESLUIT

1 De behandeling van het verzoek om documenten
Klager voerde aan dat de behandeling van het verzoek om een aantal "TREVI"-documenten door de Raad onnodig vertraging had opgelopen. De Raad verontschuldigde zich voor de vertraging en legde uit waarom de procedure een tijdrovend proces was geweest. Na overleg met de lidstaten werd toegang verleend tot 10 van de 12 gevraagde documenten. Klager sprak zijn tevredenheid uit over de documenten die hem werden verstrekt.
2 Conclusie Uit
het advies van de Raad en de opmerkingen van klager blijkt dat de Raad stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee klager tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sluit daarom de zaak.
De secretaris-generaal van de Raad van de Europese Unie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet
Jacob Söderman