Achtergrond van de klacht

1. De klager, een Griekse onderdaan, heeft bij het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA) een aanvraag ingediend voor de functie van IT-assistent - Reporting, M/F AST4 (Ref. ECHA/TA/2011/002).

2. Bij brief van 6 mei 2011 heeft ECHA klager meegedeeld dat zijn sollicitatie naar het ambt niet in aanmerking kon worden genomen omdat werd vastgesteld dat het niet voldeed aan de formele vereisten van punt 2 van de kennisgeving van vacature.

3. Bij e-mail van 7 mei 2011 heeft klager uitgelegd dat hij voldeed aan de vereisten van punt 2 van de kennisgeving van vacature. Hij verklaarde met name dat hij a) onderdaan is van een lidstaat van de EU/EER, b) zijn volledige rechten als burger geniet, c) zijn verplichtingen met betrekking tot de militaire dienst heeft vervuld, d) op voorwaarde dat de vereiste karakterreferenties worden verstrekt, e) fysiek geschikt is om de betrokken taken uit te voeren, f) een grondige kennis van een officiële taal van de EU en een bevredigende kennis van een andere officiële taal van de EU heeft. Klager verzocht ECHA zijn besluit in het licht van deze overwegingen te heroverwegen.

4. In zijn antwoord van 12 mei 2011 heeft ECHA uitgelegd dat de jury op basis van de informatie in het curriculum vitae (CV) van klager heeft geconcludeerd dat hij niet beschikte over de relevante minimumervaring als bedoeld in punt 2.3 van de kennisgeving van vacature. Het ECHA heeft er met name op gewezen dat de kennisgeving van vacature ten minste vijf jaar beroepservaring vereist op de in afdeling 1 van de kennisgeving van vacature [1] genoemde gebieden, waarvan ten minste drie jaar praktische blootstelling aan specifieke taken [2] vereist. ECHA merkte op dat de ervaring van de klager pas relevant werd geacht vanaf het moment waarop hij de in punt 2.2 van de kennisgeving van vacature [3] beschreven kwalificatie had verkregen.

5. Op 18 mei 2011 diende klager de onderhavige klacht in bij de Europese Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

6. De Ombudsman opende een onderzoek naar de bewering van klager en voerde het volgende aan.

Bewering:

ECHA heeft zijn besluit niet op geldige en toereikende wijze gemotiveerd.

Vordering:

ECHA moet passende corrigerende maatregelen nemen.

7. In zijn brief tot inleiding van een onderzoek heeft de Ombudsman ECHA verzocht in zijn advies toe te lichten a) met welke van de bachelordiploma's van klager zij rekening heeft gehouden om vast te stellen of klager in aanmerking kwam, en b) hoe zij de beroepservaring van klager heeft berekend.

Het onderzoek

8. Op 27 juni 2011 heeft de Ombudsman ECHA verzocht een advies in te dienen over de bewering en bewering van klager. Op 30 september 2011 heeft ECHA een advies uitgebracht. Aangezien ECHA in zijn advies niet inging op de vraag welke van de bachelordiploma's van de klager het in aanmerking heeft genomen om vast te stellen of de klager in aanmerking kwam, heeft de Ombudsman ECHA om nadere informatie verzocht. Op 22 november 2011 heeft ECHA geantwoord op de vraag van de Ombudsman. Het advies van ECHA en zijn antwoord op het verzoek van de Ombudsman om nadere informatie werden voor opmerkingen aan klager toegezonden. Op 1 december 2011 heeft klager zijn opmerkingen ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

Opmerkingen vooraf

9. In zijn advies voerde ECHA aan dat de klager de corrigerende mogelijkheden die aanvragers in het kader van de selectieprocedures van ECHA worden geboden, niet heeft uitgeput. Bij e-mail van 20 mei 2011 heeft ECHA klager namelijk meegedeeld dat het bereid zou zijn geweest om zijn verzoeken en zorgen in het kader van zijn interne herzieningsprocedure te behandelen. Ter ondersteuning van haar argument heeft ECHA zich beroepen op een eerder besluit van de Ombudsman [4], waarin hij een klacht heeft afgewezen op grond dat ECHA niet voldoende tijd had om te antwoorden op een brief die de klager in die zaak tot hem had gericht.

10. De Ombudsman merkt op dat een klacht overeenkomstig artikel 2, lid 4, van zijn Statuut [5] moet worden voorafgegaan door passende administratieve stappen bij de betrokken instellingen en organen. In casu heeft klager, hoewel hij geen formeel verzoek tot herziening had ingediend, bij e-mail van 7 mei 2011 het besluit van de jury betwist om zijn sollicitatie als niet-subsidiabel te beschouwen en ECHA verzocht dat besluit te heroverwegen. In zijn antwoord van 12 mei 2011 heeft ECHA uitgelegd waarom de jury tot de conclusie was gekomen dat de sollicitatie van klager niet voldeed aan de formele vereisten van de kennisgeving van vacature. Aangezien klager de aandacht van ECHA had gevestigd op zijn ontevredenheid over het besluit van de jury, was de Ombudsman van mening dat klager niet verplicht was een formeel verzoek tot herziening in te dienen alvorens zich tot de Ombudsman te wenden. Hij is derhalve van mening dat in de onderhavige zaak passende administratieve stappen zijn ondernomen. Hoe dan ook merkt de Ombudsman op dat uit de brief van ECHA van 12 mei 2011 niet duidelijk bleek dat klager nog steeds gebruik kon maken van de interne herzieningsprocedure van ECHA.

A. Bewering dat ECHA zijn besluit niet op geldige en toereikende wijze heeft gemotiveerd en dat ECHA passende corrigerende maatregelen moet nemen

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

11. Tot staving van zijn bewering voerde klager aan dat ECHA zijn cv niet naar behoren had onderzocht. Bovendien heeft ECHA de gronden voor afwijzing van zijn aanvraag niet verduidelijkt. Klager verstrekte een gedetailleerd cv met informatie over zijn beroepservaring op het gebied van systeembeheer, netwerktechniek en IT-projectbeheer en gebruikersondersteuning. Volgens klager is zijn totale ervaring 13 jaar. Zijn specialistische ervaring in verschillende vakgebieden varieert van 2 tot 12 jaar.

12. In haar antwoord op het verzoek van de Ombudsman om nadere informatie om te bepalen welke van de twee postsecundaire opleidingen van klager zij in aanmerking heeft genomen om vast te stellen of klager in aanmerking kwam, heeft ECHA uitgelegd dat indien de in 2006 behaalde "bachelor of science" van klager als relevant was beschouwd, klager niet had kunnen aantonen dat hij over het vereiste aantal jaren beroepservaring beschikte. Bijgevolg heeft de jury onderzocht of het in 2001 verkregen "Ptychion" van klager als "IT-diploma" kon worden aanvaard en heeft zij, ondanks bepaalde voorbehouden, besloten deze zaak in het voordeel van de aanvrager te beoordelen.

13. In zijn advies heeft ECHA een overzicht gegeven van het functieprofiel dat werd gezocht in het kader van de oproep voor de functie van IT-assistent - Rapportage. Hij merkte op dat de leden van het rapportageteam werken op een zeer gespecialiseerd gebied van informatietechnologie, met behulp van hun eigen op maat gemaakte toepassingen en hulpmiddelen waarvoor inhoudelijke ervaring en kennis van essentieel belang zijn. Kortom, ECHA legde uit dat IT-rapportage het proces beschrijft van het extraheren en in context plaatsen van bepaalde stukjes informatie en gegevens uit grote databanken. ECHA heeft daarom deskundigen nodig die efficiënt kunnen omgaan met de enorme hoeveelheid gegevens die worden ingediend door bedrijven die chemische stoffen registreren, wat essentieel is voor het beheer van de verschillende regelgevende taken van ECHA.

14. Bijgevolg bevat punt 2.3 van de kennisgeving van vacature twee vereisten met betrekking tot beroepservaring: 1) ten minste vijf jaar op de in punt 1 van de kennisgeving van vacature genoemde gebieden en 2) ten minste drie jaar van deze ervaring met praktische blootstelling aan specifieke taken [6].

15. ECHA wees erop dat klager zichzelf niet beschouwt als een deskundige op het gebied van IT-rapportage. In plaats daarvan somde hij in zijn cv een aantal andere IT-gerelateerde taken op, zoals systeemmanager, netwerkingenieur, gebruikersondersteuning (helpdesk) en projectmanagement. ECHA merkte op dat geen van deze relevant zijn voor het functieprofiel dat in de kennisgeving van vacature wordt voorgesteld.

16. ECHA voegde eraan toe dat het cv van klager slechts twee keer melding maakt van rapportage, beide keren in een volledig andere context en betekenis dan het specifieke functieprofiel. In feite verwijzen de "voortgangsrapportage" op bladzijde 5 en de "producties van evaluatieverslagen" op bladzijde 9 van het cv van klager niet naar de specifieke sollicitaties die in deel 1 van de kennisgeving van vacature worden ingediend. Zelfs als de jury de werkervaring met betrekking tot de verwijzing naar 'rapportage' in het cv zou aanvaarden, zou dit slechts één jaar en vier maanden bedragen, wat minder is dan de vereiste vijf jaar. Bovendien heeft ECHA erop gewezen dat geen van de in punt 1 van de kennisgeving van vacature vermelde taken in het cv van klager wordt vermeld.

17. Bovendien heeft ECHA met betrekking tot de blootstelling aan specifieke taken benadrukt dat de jury heeft erkend dat klager zijn ervaring met de Oracle-databank heeft aangetoond, wat echter een van de vier criteria is die in punt 2.3 van de kennisgeving van vacature zijn uiteengezet. Dit werd niet voldoende geacht om het gebrek aan beroepservaring van de klager met betrekking tot de andere daarin vastgestelde werktaken te vervangen.

18. In het licht van deze overwegingen heeft de jury vastgesteld dat, op basis van de informatie in het ingediende cv, de beroepservaring van klager niet voldoet aan de vereisten van het functieprofiel en heeft zij besloten hem niet toe te laten tot de volgende fase van de selectieprocedure.

19. In zijn opmerkingen uitte klager zijn ontevredenheid over de argumenten van ECHA. Hij verwijst naar het cv dat hij bij zijn sollicitatie heeft gevoegd en verstrekt nadere gegevens over zijn beroepservaring van 1998 tot 2011. Hij voegde eraan toe dat hij, naast de bezoldigde functies, sinds 1 maart 2006 werkzaam was als zelfstandig computer- en netwerkingenieur. Bovendien voerde hij aan dat hij deelnam aan internationale conferenties en talloze wetenschappelijke studies heeft geschreven. Hij concludeerde dat hij ongetwijfeld in aanmerking kwam, aangezien zijn beroepservaring in de publieke en private sector veel uitgebreider is dan zes jaar.

Beoordeling door de Ombudsman

20. De Ombudsman wijst er om te beginnen op dat de jury’s volgens vaste rechtspraak van het Hof van Justitie van de EU over een ruime beoordelingsmarge beschikken om de vereisten voor een functie vast te stellen, de kwalificaties van de kandidaten te beoordelen en te beoordelen of de kwalificaties voldoende zijn om tot het betrokken vergelijkend onderzoek te worden toegelaten [7]. In het licht hiervan is de taak van de Ombudsman derhalve beperkt tot het nagaan of het oordeel van de jury een kennelijke beoordelingsfout bevatte. Het is niet de taak van de Ombudsman om zijn eigen beoordeling in de plaats te stellen van die van de jury [8].

21. Aangezien het ECHA niet heeft betwist dat de klager voldeed aan de totale vereisten inzake beroepservaring [9], is de centrale vraag in deze zaak of de klager voldeed aan de relevante minimumvereisten inzake beroepservaring van ten minste vijf jaar op de in deel 1 van de kennisgeving van vacature [10] vermelde gebieden, waarvan ten minste drie jaar een praktische blootstelling aan specifieke taken moet inhouden [11].

22. In zijn advies heeft ECHA de elementen in het cv van klager uiteengezet waarmee de jury rekening heeft gehouden om tot de conclusie te komen dat hij niet over de vereiste vijf jaar beroepservaring op de betrokken gebieden beschikte. Bovendien heeft ECHA erop gewezen dat de jury van de vier in de kennisgeving van vacature genoemde taken heeft erkend dat klager in de praktijk slechts aan één taak was blootgesteld. Bijgevolg heeft ECHA op het eerste gezicht een redelijk oordeel gegeven ter ondersteuning van het besluit van de jury dat klager niet voldeed aan de relevante vereisten inzake beroepservaring en dus niet in aanmerking kon worden genomen voor selectie voor een gesprek.

23. In zijn opmerkingen heeft klager geen specifieke argumenten aangevoerd die de beoordeling van ECHA in twijfel kunnen trekken. Rekening houdend met alle informatie die hem is verstrekt, is de Ombudsman van mening dat er geen sprake is van een kennelijke fout bij de beoordeling door ECHA van de aanvraag van klager.

24. In het licht van bovenstaande overwegingen stelt de Ombudsman vast dat er geen sprake is van wanbeheer met betrekking tot de bewering van klager.

B. Conclusie

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusie:

Er was geen sprake van wanbeheer met betrekking tot de bewering van klager.

De klager en ECHA zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 18 december 2012

---

[1] Artikel 1 van de kennisgeving van vacature bepaalt: "... Het rapportageteam van ECHA ondersteunt de hele organisatie bij hun rapportagebehoeften en werkt daarom met veel verschillende gegevensbronnen. De belangrijkste tool die wordt gebruikt is de nieuwste versie van SAP BusinessObjects. De functie, die rapporteert aan het hoofd van de eenheid Managementinformatiesystemen, is zeer multifunctioneel en richt zich op de verbetering en uitbreiding van de rapportage van ECHA.

De taak omvat de volgende taken:

- Beheer de BusinessObjects installaties en beheer toegangsrechten;

- Nieuwe BusinessObjects-universums creëren op basis van de rapportagebehoeften van de gebruikers en bestaande Universums onderhouden;

- Ondersteuning van BusinessObjects-gebruikers bij ECHA wanneer zij vragen hebben;

- Rapporten opstellen en bijhouden op basis van gesprekken met de bedrijfseigenaren;

- bespreken van rapportagebehoeften en ondersteunende projecten door advies en beste praktijken te verstrekken op het gebied van BusinessObjects en andere rapportageoplossingen;

- Bijdragen aan een rapportageperspectief voor de Data Warehouse-projecten en mogelijk werken in het Data Warehouse-project;

Bijdragen aan het Activity Based Management project;

- het uitgevoerde werk documenteren;

- Alle andere gerelateerde taken."

[2] Punt 2.3, tweede volzin, van de kennisgeving van vacature bepaalt: ... "Van uw totale beroepservaring moet ten minste vijf (5) jaar betrekking hebben op de in punt 1 "DE JOB" hierboven genoemde gebieden en ten minste drie (3) jaar van deze ervaring moet betrekking hebben op praktische blootstelling aan:

Het opzetten en beheren van Business Objects Enterprise XI 3.1 (Management console, Designer) en Business Objects Web Intelligence;

- het verzamelen van rapportagebehoeften en het opstellen van rapporten op maat;

- Een van de meest voorkomende databases, bij voorkeur Oracle (versie 10g of hoger);

- Organisatiebrede rapportagesystemen in publieke of private organisaties."

[3] Punt 2.2 van de kennisgeving van vacature bepaalt: "Kwalificaties

a) succesvolle afronding van het postsecundair onderwijs, afgesloten met een IT-diploma; b) Succesvolle afronding van het secundair onderwijs dat toegang geeft tot postsecundair onderwijs en met aanvullende relevante IT-ervaring van ten minste drie (3) jaar."

[4] Klacht 1140/2010/MHZ.

[5] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/statute.faces#hl7

[6] Aangehaald in voetnoot 2.

[7] Zaak T-54/91, Antunes/Parlement, Jurispr. 1992, blz. II-1739, punt 39; en zaak T-249/01, Boixader Rivas/Parlement, Jurispr. 2003, blz. II-749, punt 29.

[8] Zie de besluiten van de Ombudsman tot afsluiting van zijn onderzoeken, klacht 1370/2010/(KM)BEH, punt 40, klacht 1592/2009/ELB, punt 29, en klacht 2965/2008/(VL)BEH, punt 20.

[9] Punt 2.3, eerste volzin, van de kennisgeving van vacature bepaalt: "Om in aanmerking te komen voor dit profiel (AST 4) moet u beschikken over een totale beroepservaring van ten minste zes (6) jaar op basis van 2.2 a) [post-secundair onderwijs], en van ten minste negen (9) jaar op basis van 2.2 b) [secundair onderwijs], na het behalen van de in 2.2 a) of b) hierboven genoemde kwalificatie."

[10] Aangehaald in voetnoot 1.

[11] Aangehaald in voetnoot 2.