# Besluit in zaak 567/2018/MDC over het verzuim van een delegatie van de Europese Unie om terdege rekening te houden met de bezwaren van de klager tegen de bevindingen dat bepaalde kosten niet subsidiabel waren in het kader van een subsidieovereenkomst
- Auteur: Europese Ombudsman
- Datum: 2019-07-16T10:00:32+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/nl/decision/nl/116439)
---
> De zaak betrof het besluit van een EU-delegatie om meer dan 100 000 EUR terug te vorderen die zij had uitbetaald als onderdeel van een subsidie voor een door de EU gefinancierd project ter bevordering van geweldloze conflictoplossing, verdraagzaamheid en wederzijds begrip in delen van het Midden-Oosten. De klager voerde aan dat de delegatie haar bezwaren tegen de controlebevindingen dat bepaalde kosten niet subsidiabel waren in het kader van de subsidieovereenkomst, niet naar behoren in overweging had genomen.
> 
> In de loop van het onderzoek heeft de Commissie met klager overleg gepleegd over haar bezwaren. De Ombudsman oordeelde dat de uitleg die hij in dit verband gaf redelijk was en concludeerde dat er op dit punt geen sprake was van wanbeheer. Aangezien een andere zaak nu voor de rechter ligt, kan de Ombudsman deze niet langer onderzoeken. Op basis hiervan sloot de Ombudsman de zaak af.
> 
Achtergrond van de klacht
-------------------------

**1.**Klager is een politieke stichting - de Konrad Adenauer Stiftung - die een subsidieovereenkomst heeft gesloten met een EU-delegatie. Klager zou (samen met drie lokale partners) tussen januari 2013 en september 2015 een project uitvoeren ter bevordering van geweldloze conflictoplossing, verdraagzaamheid en wederzijds begrip in delen van het Midden-Oosten. Het project werd gedeeltelijk gefinancierd door het Europees nabuurschaps- en partnerschapsinstrument (ENPI).

**2.** Na een audit van het project besloot de delegatie 109 828,13 EUR terug te vorderen.[\[1\]](#_ftn1){#_ftnref1} Zij was van oordeel dat deze uitgaven niet subsidiabel waren in het kader van de subsidieovereenkomst.

**3.**Klager heeft herhaaldelijk te kennen gegeven het niet eens te zijn met het besluit van de delegatie.

**4.**Aangezien klager ontevreden was over het definitieve besluit van de delegatie, wendde hij zich tot de Ombudsman. Zij voerde aan dat de delegatie haar bezwaren tegen een aantal controlebevindingen niet naar behoren had behandeld.

Het onderzoek
-------------

**5.** De Ombudsman opende een onderzoek naar de vraag of de delegatie terdege rekening had gehouden met de bezwaren van klager tegen de bevindingen dat bepaalde kosten niet subsidiabel waren in het kader van de subsidieovereenkomst. De Ombudsman heeft de Commissie met name verzocht haar standpunt over de bezwaren van klager kenbaar te maken en na te gaan of zij, in overeenstemming met de beginselen van billijkheid[\[2\]](#_ftn2){#_ftnref2} en evenredigheid[\[3\],](#_ftn3){#_ftnref3} zou overwegen haar standpunt te herzien.

**6.** In de loop van het onderzoek ontving de Ombudsman het antwoord van de Commissie op de klacht en vervolgens de opmerkingen van klager in antwoord op het antwoord van de Commissie. In zijn opmerkingen zette de klager zijn bezwaren tegen auditbevindingen 1 en 6 alleen voort. Deze hadden voornamelijk betrekking op salarisuitgaven voor een lokale projectcoördinator en een lokale projectassistent die niet-subsidiabel waren verklaard vanwege een "onvoldoende ondersteunde maandelijkse loonlijst"[\[4\].](#_ftn4){#_ftnref4}

**7.** De Ombudsman heeft inmiddels vernomen dat de kwestie van het ontbreken van bewijsstukken voor de aanstelling van de plaatselijke projectassistent wordt onderzocht in het kader van gerechtelijke procedures in het land van herkomst van de klager. Overeenkomstig de regels die op haar werk van toepassing zijn[^\[5\],^](#_ftn5){#_ftnref5} kan de Ombudsman dit aspect van de klacht niet verder onderzoeken. Haar onderzoek richt zich dus op de kwestie van salarisuitgaven voor een lokale projectcoördinator.

### Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

**8.** Klager voerde aan dat, aangezien de plaatselijke projectcoördinator in kwestie (de heer X) de directeur en oprichter was van een van de projectpartnerorganisaties van klager, het niet nodig was dat hij "met*zichzelf"*(d.w.z. met zijn organisatie) een arbeidsovereenkomst sloot. Zijn betrokkenheid bij het project werd wettelijk gewaarborgd door de partnerschapsovereenkomst tussen de klager en de projectpartnerorganisatie (die werd ondertekend door de heer X als directeur en oprichter van de partnerorganisatie). Bovendien vormden de verstrekte urenstaten volgens klager voldoende bewijs van zijn betrokkenheid bij het project.

**9.** De **Commissie** voerde aan dat de partnerschapsovereenkomst niet in de plaats komt van een arbeidsovereenkomst. De partnerschapsovereenkomst bepaalt dat al het betaalde personeel een plaatselijke arbeidsovereenkomst moet hebben. Daarom had de klager een dergelijk contract moeten verstrekken of de partnerschapsovereenkomst moeten wijzigen.[\[6\]](#_ftn6){#_ftnref6} Bovendien zijn overeenkomstig de toepasselijke regels[\[7\]](#_ftn7){#_ftnref7} zowel contracten als urenstaten vereist. Timesheets kunnen niet worden aanvaard als het equivalent van een juridische verbintenis die in een contract is vastgelegd. De juridische verbintenis vormt veeleer de basis voor de urenstaten die vervolgens moeten worden gebruikt als bewijs van de uren die zijn besteed aan het nakomen van de verbintenis.

**10.**De Commissie voerde ook aan dat klager zijn standpunt niet onderbouwde dat het juridisch onmogelijk was voor de heer X om een arbeidsovereenkomst met hemzelf te sluiten en dat de verklaringen die klager in de loop van de tijd had ingediend tegenstrijdig waren.

**11.** In zijn opmerkingen **voerde klager aan** dat hij niet verplicht was een arbeidsovereenkomst in te dienen, aangezien de subsidiabiliteit van de uitgaven wordt bepaald door bewijsmateriaal waaruit blijkt dat EU-middelen zijn gebruikt om het project uit te voeren. Daarnaast voerde de klager aan dat prominente en goed verbonden persoonlijkheden buiten Europa mogelijk niet bereid zijn om als werknemer te werken. Contractueel werk kan daarom ongepast zijn. Tot slot noemde klager communicatieproblemen met de auditors tijdens de audit ter plaatse en de daaropvolgende communicatiefase.

### Beoordeling door de Ombudsman

**12.**De Commissie is van mening dat er onvoldoende bewijs was van een juridische verbintenis om de plaatselijke projectcoördinator bij het project te betrekken. Anderzijds stelt klager dat de partnerschapsovereenkomst met de lokale partnerorganisatie moet worden beschouwd als de juridische verbintenis voor de indienstneming van de heer X.

**13.** De Ombudsman merkt op dat, overeenkomstig artikel 16.3 van de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomst, "\[i\]n*aanvulling op de in artikel 2 genoemde verslagen, \[...\] de in artikel 16.2 bedoelde documenten het volgende \[bevatten\]:*

*...*

*- Bewijs van verbintenissen zoals contracten en bestelbonnen* \[artikel 16, lid 3, derde streepje\]*\[...\]"*

**14.** Het is duidelijk dat, aangezien de term "zoals*"* in artikel 16, lid 3, derde streepje, wordt gebruikt, de **verbintenis** met andere middelen kan worden bewezen. Er kunnen dus omstandigheden zijn waarin een partnerschapsovereenkomst voldoende bewijs kan vormen van de verbintenis van een persoon tot een project. De bepalingen van een partnerschapsovereenkomst moeten echter worden nageleefd. De in casu aan de orde zijnde partnerschapsovereenkomst verplichtte plaatselijke functionarissen, waaronder X, om een arbeidsovereenkomst te ondertekenen. Zoals de Commissie terecht heeft opgemerkt, had de klager de partnerschapsovereenkomst moeten wijzigen of een arbeidsovereenkomst moeten verstrekken. Zoals klager echter erkende, heeft hij verzuimd de desbetreffende clausule in de partnerschapsovereenkomst te wijzigen. Ook heeft zij geen arbeidsovereenkomst gesloten.

**15.** Bovendien wijst de Ombudsman erop dat de contractanten op grond van artikel 16, lid 3, elfde streepje, van de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomst "\[d\]e*loon- en salarisadministratie \[moeten\] verstrekken, zoals contracten, salarisafrekeningen, tijdschema's* [***\[8\]".***](#_ftn8){#_ftnref8} De Ombudsman is het eens met het standpunt van de Commissie dat in een brief van 9 februari 2018 aan een Duits lid van het Europees Parlement over deze kwestie als volgt is uiteengezet: "om*de salariskosten te staven, moet een arbeidsovereenkomst en salarisafrekeningen of een ander bewijs van betaling beschikbaar worden gesteld.* *De enige aanwezigheid van urenstaten kan de tijd die aan de projectactiviteiten wordt besteed rechtvaardigen, maar vormt* \[geen\]*bewijs ter ondersteuning **van de salariskosten** die in het financieel verslag worden gedeclareerd \[...\]"* (cursivering van mij). De Ombudsman concludeert derhalve dat het redelijk was dat de Commissie nader bewijs van salariskosten verlangde[\[9\].](#_ftn9){#_ftnref9}

**16.**Wat de bezorgdheid van klager over de controle ter plaatse betreft, merkt de Ombudsman op dat het besluit van de Commissie om de invorderingsopdracht uit te vaardigen niet was gebaseerd op mogelijke miscommunicatie tijdens de controleprocedure. Het was gebaseerd op het feit dat klager niet de nodige wijzigingen in de partnerschapsovereenkomst had aangebracht en op het ontbreken van een arbeidsovereenkomst.

**17.**De Ombudsman merkt op dat de Commissie klager een uitputtend antwoord heeft verstrekt waarin zij alle bezwaren van klager heeft onderzocht. Daarom sluit zij de zaak af met de constatering dat er geen sprake is van wanbeheer.

Conclusie
---------

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

**Er was geen sprake van wanbeheer door de Europese Commissie.**

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly


Europese Ombudsman

Straatsburg, 12/07/2019

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} De Commissie deelde klager vervolgens mee dat zij had besloten af te zien van een van de controlebevindingen en dat de terugvorderingsopdracht dienovereenkomstig was verlaagd tot 104 849,18 EUR.

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Artikel 11 van de Europese code van goed administratief gedrag (hierna: „ECGAB").

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Artikel 6 van de ECGAB en artikel 91 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie

van 29 oktober 2012 houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad

het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie.

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Controlebevinding 6 (getiteld "De impact van financiële bevindingen op de administratieve kosten") had betrekking op de toelaatbare indirecte uitgaven. Het bedrag ervan hangt af van het uiteindelijke bedrag van de directe subsidiabele kosten, aangezien deze worden berekend als een percentage van de directe subsidiabele kosten. Klager verzocht om herziening van controlebevinding 6 op basis van zijn bezwaren tegen controlebevinding 1 (betreffende "onvoldoende ondersteunde maandelijkse loonlijst").

[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} In artikel 228, lid 1, tweede alinea, VWEU is bepaald dat de Ombudsman klachten niet kan onderzoeken wanneer de aan de orde gestelde kwesties het voorwerp uitmaken of hebben uitgemaakt van een gerechtelijke procedure.

[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} De Commissie voerde aan dat klager in zijn opmerkingen over het auditverslag van 31 mei 2017 had verklaard dat "\[d\]e*partnerschapsovereenkomst dienovereenkomstig had moeten worden gewijzigd nadat het projectteam was afgewikkeld, hetgeen we tijdens de uitvoeringsperiode over het hoofd hebben gezien".* Volgens de Commissie betekent dit dat "de*begunstigde het ermee eens is dat er geen verbintenisgrondslag is voor de betrokkenheid van* \[X\]".

[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Artikel 16.3 van de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomst bepaalt: "Naast*de in artikel 2 bedoelde verslagen omvatten de in artikel 16.2 bedoelde documenten: ... bewijs van verbintenissen zoals contracten ...* \[en\] *bewijs van levering van diensten zoals goedgekeurde verslagen, tijdschema's, ...* taff-*en loonadministratie, zoals contracten, salarisafrekeningen, urenstaten ...".* De Commissie voerde aan dat in artikel 16, lid 3, "contracten" en "dienstregelingen" afzonderlijk worden opgesomd en duidelijk worden ingedeeld in afzonderlijke categorieën van "verbintenissen" en "levering van diensten".

[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} In artikel 16, lid 3, elfde streepje,*van de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomst wordt verder bepaald dat "\[v\]oor plaatselijke functionarissen die op basis van een overeenkomst voor bepaalde tijd zijn aangeworven, nadere gegevens moeten worden verstrekt over de betaalde bezoldiging, naar behoren gestaafd door de ter plaatse verantwoordelijke persoon, uitgesplitst in brutosalaris, sociale lasten, verzekering en nettosalaris".*

[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} Aangezien de Ombudsman van mening is dat controlebevinding 1 niet hoeft te worden herzien en een herziening van controlebevinding 6 alleen nodig zou zijn indien controlebevinding 1 zou worden herzien, hoeft de Ombudsman geen opmerkingen te maken over controlebevinding 6.