Achtergrond van de klacht

1. Klager heeft een aanvraag ingediend voor algemeen vergelijkend onderzoek COM/AD/17/10, dat de Europese Commissie heeft gelanceerd met het oog op de aanwerving van administrateurs op economisch gebied. Het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) heeft zich ertoe verbonden de tests te organiseren.

2. Klager heeft in december 2010 deelgenomen aan de toelatingstoetsen, d.w.z. de computertoetsen "CGT's".

3. Op 19 mei 2011 heeft klager contact opgenomen met EPSO [1] om informatie in te winnen over de CBT-resultaten voor bovengenoemd vergelijkend onderzoek. Hij wilde met name weten wanneer de kandidaten op de hoogte zouden worden gebracht van de resultaten van de CGT’s en wat de oorzaak van de vertraging in de procedure was.

4. In haar antwoord legde de Commissie uit dat wijzigingen in de organisatie van het vergelijkend onderzoek tot aanzienlijke vertraging hadden geleid. Zij verklaarde dat zij hoopte de resultaten "binnen een redelijke termijn"te publiceren en voegde eraan toe dat zij ook het voorlopige tijdschema voor het vergelijkend onderzoek zou publiceren.

5. Klager vond het bovenstaande antwoord niet bevredigend. Op 29 september 2011 wendde hij zich tot de Europese Ombudsman.

Onderwerp van het onderzoek

6. In zijn klacht voerde klager aan dat de Commissie i) de resultaten van de toelatingstoetsen voor algemeen vergelijkend onderzoek COM/AD/17/10 niet binnen een redelijke termijn heeft bekendgemaakt en ii) geen adequate verklaring voor deze vertraging heeft gegeven.

Het onderzoek

7. Om snel tot een bevredigend resultaat van deze klacht te komen, heeft de Ombudsman op 12 oktober 2011 een vereenvoudigde procedure ingeleid. Zijn diensten namen contact op met de diensten van de Commissie en vroegen hen of zij klager een meer gedetailleerde uitleg konden geven waarom de Commissie de resultaten van de CGT's niet binnen een redelijke termijn kon publiceren.

8. Op 25 oktober 2011 heeft de Commissie de diensten van de Ombudsman een kopie toegezonden van het antwoord dat zij op 19 oktober 2011 aan klager had toegezonden.

9. De Ombudsman verzocht klager opmerkingen in te dienen over bovengenoemd antwoord van de Commissie. Klager deed dit op 1 november 2011.

10. Na een grondig onderzoek van zowel het antwoord van de Commissie als de opmerkingen van klager daarover, besloot de Ombudsman zijn onderzoek voort te zetten en verzocht hij de Commissie uiterlijk op 31 maart 2012 een formeel advies over de klacht uit te brengen.

11. Het standpunt van de Commissie werd aan klager toegezonden met een uitnodiging om opmerkingen in te dienen. Klager heeft geen opmerkingen ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Vermeend verzuim om een adequate verklaring te geven voor het uitstellen van de publicatie van de resultaten van het vergelijkend onderzoek

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

12. In zijn klacht bij de Ombudsman wees klager erop dat, hoewel er negen maanden waren verstreken sinds hij lid was van de CBT’s van algemeen vergelijkend onderzoek COM/AD/17/10, de Commissie de resultaten van die tests nog niet had gepubliceerd. Bovendien was de verklaring van de Commissie voor deze vertraging, namelijk dat "de wijzigingen in de organisatie van het vergelijkend onderzoek een aanzienlijke vertraging veroorzaakten", niet bevredigend. Hij verklaarde verder dat dit zo was omdat i) het vrij ongebruikelijk is om de voorwaarden van het vergelijkend onderzoek te wijzigen zodra het proces is begonnen en ii) de Commissie het soort "wijzigingen met betrekking tot het vergelijkend onderzoek" die de bovengenoemde vertraging hebben veroorzaakt, niet openbaar heeft gemaakt.

13. In het verdere antwoord dat de Commissie aan klager zond nadat de Ombudsman gebruik had gemaakt van de vereenvoudigde procedure, gaf de Commissie de volgende redenen voor haar vertraging bij de publicatie van de CBT-resultaten. Ten eerste stelde de jury van het vergelijkend onderzoek, nadat de CBT’s hadden plaatsgevonden, “juridische vragen over de geschiktheid van kandidaten en hun deelname aan het vergelijkend onderzoek”. Het DG Personele Middelen van de Commissie en EPSO hebben een gezamenlijk antwoord op bovengenoemde vragen opgesteld. Vervolgens heeft het tot aanstelling bevoegde gezag de samenstelling van de jury gewijzigd om te voldoen aan de rechtspraak van het Hof inzake een evenwichtige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen. Daarnaast heeft het tot aanstelling bevoegde gezag vaste leden van de jury benoemd om te voldoen aan de eisen inzake "de standaardsamenstelling van een jury ". Bovendien konden kandidaten die vanwege gezondheidsproblemen niet voor de CGT’s konden zitten op het moment dat ze in eerste instantie werden georganiseerd, pas in juli 2011 voor deze tests zitten. De Commissie kon de resultaten van de CGT’s dus niet publiceren voordat alle kandidaten voor de betrokken tests hadden deelgenomen. De jury is in oktober 2011 opnieuw bijeengekomen om de resultaten van de CGT's te valideren. De Commissie heeft deze resultaten op 17 oktober 2011 bekendgemaakt.

14. In zijn opmerkingen over bovengenoemd antwoord van de Commissie bevestigde klager dat de Commissie inmiddels de resultaten van de toelatingstests had gepubliceerd. Hij verklaarde verder dat "hoewel sommige van de redenen die [zijn] klacht rechtvaardigden, zijn aangepakt met de bekendmaking van de resultaten van de CGT's, [hij] van mening is dat er nog steeds een sterke reden is voor de Ombudsman om de oorzaken te onderzoeken die in de eerste plaats tot de vertraging hebben geleid, onder meer om transparantie en eerlijkheid in het selectieproces te waarborgen".

15. Klager was ingenomen met de flexibiliteit van de Commissie om kandidaten vanwege hun gezondheidstoestand in een later stadium ("meer dan zes maanden later") voor de CGT's te laten zitten. Hij voerde echter aan dat dit niet mag leiden tot een discriminerende behandeling van kandidaten. Tot slot verzocht klager de Commissie te verduidelijken of de "juridische vragen over de geschiktheid van kandidaten" die de jury had gesteld en waarnaar de Commissie in haar antwoord hierboven verwees, van invloed waren geweest op de in de aankondiging van vergelijkend onderzoek gepubliceerde toelatingscriteria.

16. In haar advies over de klacht legde de Commissie uit dat de publicatie van de CBT-resultaten voornamelijk om twee redenen vertraging had opgelopen: i) de wens van de jury om een schriftelijk juridisch standpunt in te nemen over een aantal aspecten van de CGT's en ii) de vervanging/aanvullende benoeming van een aantal leden van de jury. De Commissie verklaarde voorts dat EPSO naar aanleiding van het arrest in zaak F-35/08 [2] de procedures van de CBT’s had moeten wijzigen. Dit betekende dat de jury opnieuw bijeen moest komen nadat alle kandidaten waren getest en vóór de publicatie van de resultaten.

17. De Commissie voegde daaraan toe dat zij zich had uitgesproken voor een aantal beroepen die de kandidaten overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut hadden ingesteld met betrekking tot de toelating tot de CBT’s. Daarom moest de Commissie deze kandidaten uitnodigen om de CGT’s in te nemen of te hervatten. In dit verband moest de Commissie rekening houden met de beschikbaarheid van zowel de kandidaten als de testcentra. Een van de kandidaten zou bijvoorbeeld veel later voor de CGT's kunnen zitten vanwege onderbouwde gezondheidsredenen. De Commissie legde uit dat de kandidaten wier beroep succesvol was, als volgt voor de CGT’s in aanmerking kwamen: één op 3 juni 2011; drie op 9 juni 2011 en één op 27 juli 2011. De jury kon pas op 23 september 2011 bijeenkomen om de resultaten te valideren, zodra het quorum was bereikt. De IT-diensten van EPSO konden de resultaten dus pas op 17 oktober 2011 publiceren.

18. De Commissie kwam tot de conclusie dat zij om bovengenoemde redenen de resultaten van de CBT's voor het betrokken vergelijkend onderzoek niet vóór die datum kon publiceren.

Beoordeling door de Ombudsman

19. In de eerste plaats wijst de Ombudsman erop dat de toelatingstoetsen waaraan de meerderheid van de kandidaten heeft deelgenomen, hebben plaatsgevonden tussen 17 november en 10 december 2010. De Commissie heeft de resultaten van de toelatingsexamens voor algemeen vergelijkend onderzoek COM/AD/17/10 op 17 oktober 2011 gepubliceerd, dat wil zeggen tien maanden na afloop van de examens. De tijd die de Commissie nodig had om de resultaten van de toelatingstoetsen bekend te maken, was dus duidelijk buitensporig.

20. Ter rechtvaardiging van haar vertraging bij de bekendmaking van de resultaten van de toelatingstoetsen heeft de Commissie de volgende argumenten aangevoerd: i) de tests van alle kandidaten moesten worden gecorrigeerd voordat de resultaten konden worden gepubliceerd en een aantal kandidaten na de bovengenoemde data toestemming kreeg om deel te nemen aan de tests; ii) de jury heeft verzocht om een juridisch advies over bepaalde aspecten van de CBT-procedure; iii) de leden van de jury moesten worden vervangen en er moesten nieuwe leden worden benoemd om aan de desbetreffende jurisprudentie te voldoen; iv) moest worden voldaan aan de criteria van het arrest van het Hof in zaak F-35/08 [3].

21. De Ombudsman acht het redelijk dat de Commissie de resultaten van alle kandidaten tegelijkertijd publiceert. Daarom moesten alle kandidaten deelnemen aan de toelatingstests en moesten alle tests worden gecorrigeerd voordat de resultaten konden worden gepubliceerd. Als echter de laatste van de vijf kandidaten die toestemming kregen om buiten de "gewone" data deel te nemen aan de tests, de tests in juli 2011 heeft afgelegd, is het moeilijk te accepteren dat zijn/haar resultaten twee maanden nodig hadden om te worden gecontroleerd en gevalideerd.

22. Voorts heeft de Commissie geen concrete toelichting gegeven bij het verzoek van de jury om een juridisch advies. Daarin stond alleen dat de jury "juridische vragen over de toelating van kandidaten en hun deelname aan het vergelijkend onderzoek"had geformuleerd. Ongeacht de complexiteit van de door de jury opgeworpen juridische vragen en ongeacht of deze aan EPSO of aan de Juridische Dienst van de Commissie zijn gericht, is de Ombudsman van mening dat deze reden niet volstaat om de publicatie van de resultaten met tien maanden uit te stellen. Kandidaten mogen in geen geval de gevolgen ondervinden van langdurige interne administratieve procedures. Het is aan het tot aanstelling bevoegde gezag om een selectieprocedure zorgvuldig te organiseren. Dit houdt ook in dat ervoor moet worden gezorgd dat de jury volledig operationeel is en dat haar leden worden benoemd overeenkomstig de jurisprudentie van het Hof en de regels van het Statuut.

23. De Ombudsman is van mening dat de noodzaak om te voldoen aan het arrest van het Hof in zaak F-35/08 evenmin de vertraging bij de publicatie van de resultaten van de toelatingstoetsen kan rechtvaardigen. In de eerste plaats heeft het Hof op 15 juni 2010 uitspraak gedaan in bovengenoemde zaak. De Commissie heeft de aankondiging van algemeen vergelijkend onderzoek COM/AD/17/10 op 26 oktober 2010 gepubliceerd [4]. Bijgevolg was de Commissie niet alleen op de hoogte van bovengenoemd arrest, maar had zij vóór de bekendmaking van de aankondiging van vergelijkend onderzoek voldoende tijd gehad om alle nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de selectieprocedure voldeed aan de criteria van bovengenoemd arrest.

24. Tot slot is de Ombudsman verbaasd over het feit dat de Commissie het op geen enkel moment tijdens deze periode van tien maanden passend achtte om de kandidaten informatie te verstrekken over de verwachte datum van publicatie van de resultaten van de toelatingstoetsen en de redenen voor de vertraging.

25. In het licht van het voorgaande is de Ombudsman van mening dat de Commissie haar vertraging bij de publicatie van de resultaten van de toelatingstoetsen voor algemeen vergelijkend onderzoek COM/AD/17/10 niet heeft gerechtvaardigd. Bovendien heeft de Commissie de gegadigden niet in kennis gesteld van de redenen voor deze vertraging. Dit is een geval van wanbeheer.

26. Aangezien klager geen klacht heeft ingediend en de Commissie ondertussen de resultaten van de toelatingstoetsen heeft gepubliceerd, kan de Ombudsman geen mogelijke minnelijke schikking vaststellen en voorstellen. Hij sluit de zaak daarom af met een kritische opmerking.

B. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende kritische opmerking:

De Commissie heeft haar vertraging bij de bekendmaking van de resultaten van de toelatingstoetsen voor algemeen vergelijkend onderzoek COM/AD/17/10 niet gerechtvaardigd. Bovendien heeft de Commissie de gegadigden niet in kennis gesteld van de redenen voor deze vertraging.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld. Een kopie van dit besluit zal ter informatie aan EPSO worden toegezonden.

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 30 mei 2012

[1] Het lijkt erop dat klager aanvankelijk van mening was dat EPSO en niet de Commissie verantwoordelijk was voor het betrokken vergelijkend onderzoek.

[2] Zaak F-35/08, Dimitrios Pachtitis/Commissie, arrest van 15 juni 2010, nog niet gepubliceerd in de Jurisprudentie.

[3] Zie voetnoot 2 hierboven.

[4] PB C 289/A, blz. 1, 26.10.2010.