Achtergrond van de klacht

1. Op 26 oktober 2017 heeft klager, handelend namens een internationaal netwerk van niet-gouvernementele organisaties, de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA) verzocht haar toegang te verlenen tot “de belangenverklaringen van het operationele beheer van de EFSA”.

2. Op 20 november 2017 heeft de EFSA het publiek toegang verleend tot de belangenverklaringen van de uitvoerend directeur van de EFSA en vier afdelingshoofden, die reeds op de website van de EFSA waren gepubliceerd.

3. Op 21 november 2017 heeft klager op het besluit van de EFSA geantwoord en verduidelijkt dat het verzoek betrekking had op de belangenverklaringen van alle personeelsleden op operationeel managementniveau van de EFSA, wat betekent dat het verzoek ook betrekking had op de belangenverklaringen die niet op de website van de EFSA waren gepubliceerd.

4. Nadat de EFSA de verduidelijking van de klager had geregistreerd als een nieuw verzoek om toegang van het publiek tot documenten, heeft zij op 15 december 2017 de toegang tot de resterende belangenverklaringen geweigerd. De EFSA motiveerde haar besluit op grond van het feit dat de documenten persoonsgegevens van de betrokken personen bevatten en dat de EU-regels inzake de bescherming van persoonsgegevens derhalve van toepassing zijn.[1] Zij merkte op dat documenten die persoonsgegevens bevatten alleen mogen worden bekendgemaakt indien is vastgesteld dat de openbaarmaking ervan gerechtvaardigd noodzakelijk is.[2] In dit verband verzocht de EFSA de klager aan de EFSA te beschrijven dat de persoonsgegevens openbaar moeten worden gemaakt.

5. Op 23 januari 2018 legde klager de EFSA zijn standpunt uit over de legitieme noodzaak om de documenten met persoonsgegevens openbaar te maken.

6. Nadat de EFSA de termijn voor haar antwoord had verlengd, heeft zij op 9 maart 2018 de toegang van het publiek tot de belangenverklaringen geweigerd.

7. De klager heeft op 16 maart 2018 een verzoek om herziening van de weigering ingediend, een zogenaamd “confirmatief verzoek”[3].

8. Op 11 april 2018 heeft de EFSA haar oorspronkelijke besluit tot weigering van toegang bevestigd.

9. Ontevreden over dit resultaat wendde klager zich op 9 mei 2018 tot de Ombudsman.

10. De Ombudsman opende een onderzoek naar de weigering van de EFSA om het publiek toegang te verlenen tot belangenverklaringen van middenkaderpersoneel en diende een voorstel voor een oplossing in bij de EFSA.[4] Zij verzocht de EFSA ook te reageren op de bezorgdheid over de manier waarop zij verzoeken om toegang in het algemeen behandelde.

11. De Ombudsman merkte op dat de EFSA aanvankelijk betoogde dat zij op haar website alle verklaringen heeft gepubliceerd waarvoor openbaarmaking verplicht is op grond van het rechtskader dat aan de werkzaamheden van de EFSA ten grondslag ligt.[5] Volgens de EFSA zijn de regels die van toepassing zijn op niet-wetenschappelijke personeelsleden van de EFSA het Statuut van de ambtenaren van de EU [6], dat geen openbaarmaking van belangenverklaringen vereist. Volgens de EFSA had klager geen geldig argument aangevoerd waaruit bleek dat de persoonsgegevens aan hem moesten worden doorgegeven, zoals vereist op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 voor de naleving van de EU-regels inzake gegevensbescherming.

12. In de loop van het onderzoek deelde de EFSA de Ombudsman echter mee dat zij haar beleid inzake de publicatie van belangenverklaringen van personeel had gewijzigd door een nieuw besluit over concurrerend belangenbeheer vast te stellen.[7] Vanaf juli 2018 publiceerde de EFSA de belangenverklaringen van alle leden van het operationele managementteam van de EFSA. Dit geldt niet alleen voor de uitvoerend directeur van de EFSA, maar ook voor de afdelingshoofden en eenheidshoofden [8].

13. In haar voorstel voor een oplossing verwelkomde de Ombudsman deze ontwikkeling en merkte zij op dat de EFSA met de publicatie van de belangenverklaringen van de afdelingshoofden en eenheidshoofden een belangrijke stap heeft gezet in het vergroten van de transparantie.

Voorstel van de Ombudsman voor een oplossing

14. Op basis van haar onderzoek en om een oplossing voor de klacht te vinden, diende de Ombudsman bij de EFSA een voorstel voor een oplossing in.

15. De Ombudsman merkte op dat klager in zijn verzoek om toegang van het publiek tot de belangenverklaringen van de leden van het operationele managementteam van EFSA had begrepen dat het operationele managementteam bestond uit de hoofdwetenschapper, de senior wetenschapscoördinator, de senior beleidsadviseur, de teamleider en de functionaris voor de betrokkenheid van belanghebbenden.

16. In dit verband was de Ombudsman van oordeel dat de hoofdwetenschapper, de senior wetenschapscoördinator en de senior beleidsadviseur van de EFSA een invloedrijke rol spelen bij de vaststelling van het beleid van de EFSA, aangezien zij optreden als adviseurs en rechtstreekse steun verlenen aan de uitvoerend directeur.

17. De Ombudsman stelde daarom voor dat de EFSA ook de belangenverklaringen van deze personen publiceert, op dezelfde wijze als de belangenverklaringen van de afdelingshoofden en eenheidshoofden.

18. Wat de behandeling door de EFSA van verzoeken om toegang tot documenten betreft, had de klager aangevoerd dat het feit dat een confirmatief verzoek aan dezelfde persoon binnen de EFSA moet worden toegezonden als het oorspronkelijke verzoek, de herzieningsprocedure zinloos maakt.

19. In de loop van het onderzoek heeft de Ombudsman vastgesteld dat initiële en confirmatieve verzoeken binnen de EFSA door verschillende personeelsleden worden behandeld. Daarnaast heeft de EFSA haar operationele standaardprocedure [9] zodanig gewijzigd dat confirmatieve verzoeken rechtstreeks naar de uitvoerend directeur van de EFSA moeten worden gestuurd. Deze procedurele wijziging is bedoeld om rekening te houden met het belang dat de EFSA hecht aan het besluitvormingsproces met betrekking tot de behandeling van confirmatieve verzoeken.

20. Aangezien deze verduidelijkingen in de loop van het onderzoek zijn vastgesteld en niet aan klager zijn meegedeeld, stelde de Ombudsman echter voor dat de EFSA deze informatie aan klager zou verstrekken.

Beoordeling van de Ombudsman na het voorstel voor een oplossing

21. De Europese Autoriteit voor voedselveiligheid heeft het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing aanvaard. De EFSA heeft op haar website de belangenverklaringen van de hoofdwetenschapper en senior beleidsadviseur van de EFSA gepubliceerd. De EFSA deelde de Ombudsman mee dat de functie van senior wetenschapscoördinator bij de EFSA niet langer bestaat. Er is dus geen belangenverklaring met betrekking tot dit standpunt gepubliceerd.

22. Voorts heeft de EFSA gevolg gegeven aan het voorstel van de Ombudsman om klager meer informatie te verstrekken over het systeem dat zij heeft opgezet voor de behandeling van initiële en confirmatieve verzoeken uit hoofde van Verordening (EG) nr. 1049/2001. EFSA heeft klager een brief gestuurd waarin zij uitleg gaf over de nieuwe procedures van EFSA voor de verwerking en behandeling van verzoeken om toegang tot documenten bij EFSA. Daarin is bepaald dat initiële verzoeken om toegang van het publiek tot documenten worden behandeld door de juridische en assurancediensten, terwijl besluiten over confirmatieve verzoeken door de uitvoerend directeur zelf worden genomen.

23. De Ombudsman verzocht klager om opmerkingen over haar voorstel voor een oplossing en het antwoord van EFSA daarop.  Wat betreft het herziene beleid van EFSA voor de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten, merkte klager ten overstaan van de Ombudsman op dat de herziene procedure naar zijn mening onbevredigend blijft. Klager voerde aan dat de nieuwe procedure niet garandeert dat een confirmatief verzoek door een ander personeelslid of een andere dienst dan de oorspronkelijke klacht zal worden behandeld. Volgens hem moet een confirmatief verzoek, wil de procedure doeltreffend zijn, worden behandeld door een „neutrale derde entiteit”.

24. De Ombudsman acht de door de EFSA ingevoerde herziene procedure, namelijk dat confirmatieve verzoeken anders worden behandeld dan initiële verzoeken, bevredigend. De Ombudsman vertrouwt erop dat een dergelijk systeem het toetsingsproces voldoende objectief zal maken.

25. In het licht van het bovenstaande is de Ombudsman ingenomen met het positieve antwoord van EFSA op haar voorstel en suggestie voor een oplossing. Zij is van mening dat de klacht is opgelost en sluit daarom de zaak.

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

De Ombudsman sluit de zaak zoals deze is opgelost, aangezien de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid het voorstel van de Ombudsman voor een oplossing heeft aanvaard en uitgevoerd.

De klager en de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Emily O'Reilly
Europese Ombudsman

Straatsburg, 18/06/2019

[1] Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de Gemeenschap

instellingen en organen en over het vrije verkeer van die gegevens, beschikbaar op https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2001:008:0001:0022:en:PDF en met Verordening 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, beschikbaar op http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&rid=1

[2] Artikel 8, onder b), van Verordening (EG) nr. 45/2001

[3] Overeenkomstig artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1049/2001

[4] De volledige tekst van het voorstel voor een oplossing is te vinden op:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/113726

[5] Zie Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad van 28 januari 2002 tot vaststelling van de algemene beginselen en voorschriften van de levensmiddelenwetgeving, tot oprichting van een Europese Autoriteit voor voedselveiligheid en tot vaststelling van procedures voor voedselveiligheidsaangelegenheden, beschikbaar op: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002R0178&from=EN

[6] Verordening nr. 31 (EEG), 11 (EGA), tot vaststelling van het statuut van de ambtenaren en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie, beschikbaar op https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN

[7] Besluit van de uitvoerend directeur van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid inzake het beheer van concurrerende belangen, beschikbaar op: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/competing_interest_management_17.pdf

[8] Artikel 24, lid 1, onder a), iv), van het besluit van de uitvoerend directeur van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid inzake het beheer van concurrerende belangen

[9] Beschikbaar op: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf