Achtergrond van de klacht

1. Klager, een Italiaans staatsburger, verzocht het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) om in het Italiaans een document beschikbaar te stellen dat in het Engels op zijn website werd gepubliceerd.^[1] Hij verzocht ook om de startpagina van de website van Frontex en informatie over het taalbeleid van het Agentschap in het Italiaans beschikbaar te stellen.

2. Frontex antwoordde dat het gevraagde document en de startpagina van zijn website niet beschikbaar waren in het Italiaans ^[2]. Besluit nr. 2014/86 van de uitvoerend directeur betreffende het interne taalgebruik ^[3] was dat evenmin. Klager voerde aan dat het publiceren van documenten in het Engels slechts een vorm van discriminatie was.

3. De Ombudsman opende een onderzoek en merkte op dat het taalbeleid van de EU-instellingen online in alle officiële talen van de EU moet worden gepubliceerd. Zij merkte ook op dat Frontex zich er in het kader van een eerder onderzoek ^[4] toe had verbonden om begin 2014 op zijn website algemene informatie over zijn mandaat en activiteiten in het Frans, Duits, Spaans, Italiaans, Grieks en Pools beschikbaar te stellen en alles in het werk te stellen om die informatie tegen eind 2014 in alle andere officiële talen van de EU beschikbaar te stellen. De Ombudsman verzocht Frontex (i) de inhoud van zijn taalbeleid en de redenen daarvoor te verduidelijken; en ii) toe te lichten waarom zij haar eerdere toezeggingen aan de Ombudsman niet is nagekomen.

Aanbeveling van de Ombudsman

4. De Ombudsman ontving het antwoord van Frontex en de opmerkingen van klager daarover. De Ombudsman stelde vast dat het niet nakomen door Frontex van de toezeggingen die het in 2013 had gedaan en het niet openbaar maken van zijn externe taalbeleid in alle officiële talen van de EU neerkwamen op wanbeheer. Zij heeft daarom de volgende aanbevelingen gedaan:

• Frontex moet zijn externe taalbeleid onverwijld in alle officiële talen van de EU op zijn website publiceren. Als een dergelijk beleid nog niet is opgesteld, moet Frontex er onmiddellijk een opstellen.
• Frontex moet algemene informatie over het Agentschap op zijn website beschikbaar stellen in alle officiële talen van de EU zodra de herziening van de website is afgerond en moet de Ombudsman in kennis stellen van de datum waarop de herziening naar verwachting zal zijn voltooid ^[5].

5. Op 26 november 2018 antwoordde Frontex dat het onmiddellijk actie had ondernomen om gevolg te geven aan de aanbevelingen van de Ombudsman.

6. Frontex merkte op dat het, sinds de Ombudsman haar aanbevelingen heeft gedaan, zijn onlinetaalbeleid in 22 officiële talen heeft gepubliceerd en dat het voornemens is de resterende twee taalversies uiterlijk op 30 november 2018 te publiceren ^[6]. Het verklaarde dat het werkt aan de ontwikkeling van een alomvattend taalbeleid voor zijn externe communicatie, aangezien voor specifieke Frontex-activiteiten andere vereisten gelden. Zij streeft naar een billijk evenwicht tussen haar plicht om de taalkundige verscheidenheid te eerbiedigen en de noodzaak van administratieve efficiëntie en een efficiënt gebruik van middelen.

7. Frontex merkte ook op dat het informatie over het Agentschap online beschikbaar had gesteld in 22 officiële talen. Zij was voornemens die informatie uiterlijk op 30 november 2018 in alle 24 officiële talen beschikbaar te stellen ^[7].

8. Frontex merkte verder op dat het op zijn website een link naar de code van goed administratief gedrag heeft toegevoegd en een aantal wijzigingen op zijn website heeft beschreven die het werk van het Agentschap toegankelijker hebben gemaakt voor zijn gebruikers.

9. Op 27 december 2018 sprak klager zijn tevredenheid uit over de manier waarop Frontex de aanbevelingen van de Ombudsman had uitgevoerd.

Beoordeling van de Ombudsman na de aanbeveling

10. De Ombudsman merkt op dat Frontex weliswaar nog steeds werkt aan de ontwikkeling van een uitgebreider taalbeleid voor zijn externe communicatie, maar dat het zijn onlinetaalbeleid (en de redenen daarvoor, zoals uiteengezet in voetnoot 6) nu in alle officiële talen van de EU heeft gepubliceerd. De Ombudsman is ingenomen met deze ontwikkeling en met het feit dat het Agentschap essentiële informatie over Frontex in alle 24 officiële talen heeft gepubliceerd (zie voetnoot 7). Zij merkt op dat klager tevreden is met de maatregelen die Frontex heeft genomen.

11. De Ombudsman is derhalve van mening dat Frontex haar aanbevelingen heeft aanvaard. Zij moedigt Frontex aan om zijn toezegging na te komen om zo spoedig mogelijk een uitgebreider taalbeleid voor zijn externe communicatie te ontwikkelen ^[8].

Conclusie

Op basis van het onderzoek sluit de Ombudsman deze zaak af met de volgende conclusie:

Frontex heeft de aanbevelingen van de Ombudsman aanvaard.

Klager en Frontex zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

Suggesties voor verbetering

De Ombudsman stelt voor dat Frontex gevolg geeft aan zijn toezegging om zo spoedig mogelijk een uitgebreider taalbeleid voor zijn externe communicatie te ontwikkelen.

Emily O'Reilly

Europese Ombudsman

Straatsburg, 02/04/2019

[1] Risicoanalyse voor 2017, https://frontex.europa.eu/publications/?pq=&year=2017&category=riskanalysis

[2] Frontex verklaarde echter dat het werkt aan het verstrekken van algemene informatie over Frontex in vijf officiële talen van de EU, waaronder het Italiaans.

[3] Besluit nr. 2014/86 van de uitvoerend directeur van 17 december 2014 betreffende het interne taalgebruik.

[4] Besluit van de Europese Ombudsman tot afsluiting van het onderzoek op eigen initiatief OI/13/2012/MHZ (Bezoek aan de

Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van het lid

Staten van de Europese Unie - Frontex), beschikbaar op:

https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/51885/html.bookmark.

[5] Aanbevelingen van de Europese Ombudsman in zaak 785/2017/MDC over het vermeende discriminerende taalbeleid van Frontex en de niet-beschikbaarheid van een Italiaanse versie van twee documenten, beschikbaar op https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/100113.

[6] Het onlinetaalbeleid van Frontex is nu beschikbaar in alle 24 officiële talen. Het onlinetaalbeleid bepaalt dat essentiële informatie over Frontex beschikbaar is in alle 24 officiële talen. Andere inhoud van zijn website, waaronder video’s, diavoorstellingen en publicaties, is ondertiteld en vertaald “om tegemoet te komen aan de behoeften van een meertalig publiek”. Frontex publiceert ook een aantal documenten, zoals het boekje over het klachtenmechanisme, in een aantal niet-EU-talen. In het onlinetaalbeleid van Frontex staat dat het Agentschap streeft naar een redelijk evenwicht tussen respect voor sprekers van de officiële talen van de EU en praktische overwegingen. Er wordt een opsomming gegeven van de beperkingen die haar inspanningen beperken om haar werk in zoveel mogelijk talen beschikbaar te stellen (in wezen urgentie, doeltreffend gebruik van middelen en institutionele ontwikkeling).

[7] Frontex zei ook dat het tegen eind januari 2019 van plan was meertalige versies van verdere delen van zijn website te publiceren.

De Ombudsman merkt op dat informatie over Frontex nu beschikbaar is in alle 24 officiële talen. Die informatie omvat delen over de visie, missie en waarden van Frontex; haar voornaamste verantwoordelijkheden; informatie over gezamenlijke operaties; rechtshandhaving; de rol van Frontex bij opsporings- en reddingsoperaties; bescherming van de grondrechten; transparantie en informatie, met inbegrip van de toegang van het publiek tot documenten; en documenten en publicaties.

[8] Bij het opstellen van dit uitgebreidere taalbeleid kan Frontex het recente verslag van de Ombudsman over de openbare raadpleging over meertaligheid in de EU-instellingen raadplegen. Zie: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/110044