Achtergrond van de klacht

1. De zaak betreft de afwijzing door de Commissie van een verzoek om toegang van het publiek tot documenten op grond van Verordening (EG) nr. 1049/2001 [1].

2. Klager nam deel aan algemeen vergelijkend onderzoek EPSO/AD/148/09 - RO. Op 4 mei 2010 heeft hij bij het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) een verzoek om toegang tot documenten ingediend met betrekking tot: bepaalde statistische gegevens over het aantal kandidaten; en ii) de bibliografie die door de leden van de jury wordt gebruikt om de examens te markeren.

3. In een e-mail van 7 mei 2010 heeft EPSO dit verzoek afgewezen. EPSO antwoordde met name dat statistieken in het belang van de dienst kunnen worden opgesteld, maar niet op verzoek van de kandidaten. Wat de bibliografie betreft, heeft EPSO zijn weigering gebaseerd op het beginsel van geheimhouding van de werkzaamheden van de jury.

4. Op dezelfde datum stuurde klager EPSO nog een e-mail waarin hij uitlegde dat hij om toegang tot bestaande documenten verzocht. Klager verduidelijkte dat hij niet om de productie van nieuwe statistieken heeft gevraagd. Bovendien voerde hij aan dat EPSO zich niet op het beginsel van geheimhouding van de werkzaamheden van de jury kon beroepen om zijn weigering om toegang tot de bibliografie te verlenen, te rechtvaardigen.

5. Met het oog hierop heeft EPSO klager verzocht zijn verzoek te hernieuwen en op een specifiek adres in te dienen, hetgeen hij op 12 mei 2010 heeft gedaan.

6. Op 28 mei 2010 heeft EPSO het hernieuwde verzoek om toegang tot documenten afgewezen. Met betrekking tot het eerste aspect van het verzoek gaf EPSO aan dat geen enkel bestaand document de gevraagde informatie bevatte in een vorm die openbaar kon worden gemaakt [2].

7. Wat het tweede aspect van het verzoek van klager betreft, concludeerde EPSO dat het beginsel van geheimhouding van de werkzaamheden van de jury van toepassing was op de gevraagde bibliografie. Voorts voerde EPSO aan dat artikel 6 van bijlage III bij het Statuut, dat als lex specialis moet worden beschouwd, de toepassing uitsloot van Verordening 1049/2001, die, zoals bevestigd door de rechtspraak,[3] een lex generalis was. EPSO is van mening dat de lex specialis moet afwijken van de toepassing van de lex generalis in een geval als het onderhavige. EPSO deelde klager echter mee dat hij bij de Commissie een confirmatief verzoek om toegang van het publiek tot documenten kon indienen.

8. Op 10 juni 2010 diende klager een confirmatief verzoek in bij de Commissie, die op 15 juni 2010 een ontvangstbevestiging stuurde.

9. Op 30 juni 2010 heeft de Commissie klager meegedeeld dat zij niet alle informatie had kunnen verzamelen die nodig was om een besluit te nemen over zijn verzoek om toegang van het publiek tot documenten. Zo heeft de Commissie de oorspronkelijke termijn voor de behandeling van het confirmatief verzoek overeenkomstig artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 met 15 werkdagen verlengd. De Commissie gaf aan dat zij uiterlijk op 23 juli 2010 een besluit over het confirmatief verzoek zou nemen.

10. Op 22 juli 2010 heeft de Commissie klager meegedeeld dat zij helaas niet in staat zou zijn om vóór het verstrijken van de termijn een besluit te nemen. De Commissie voegde daaraan toe dat dit niet mag worden uitgelegd als een impliciete afwijzing van het confirmatief verzoek. Zij verontschuldigde zich voor deze extra vertraging en gaf aan dat zij zich zou inspannen om zo spoedig mogelijk een besluit te nemen.

11. Op dezelfde dag stuurde klager een e-mail naar de Commissie, waarin hij zijn ontevredenheid uitte over het feit dat de Commissie geen besluit had genomen over zijn confirmatief verzoek. Bovendien gaf hij aan dat de brieven van de Commissie van 30 juni 2010 en 22 juli 2010 ontoereikend waren gemotiveerd. Klager voegde daaraan toe dat de aanvullende verlenging van de termijn bij brief van 22 juli 2010 hoe dan ook in strijd was met Verordening (EG) nr. 1049/2001.

12. Op 28 juli 2010 diende klager de onderhavige klacht in bij de Ombudsman.

13. Op 6 augustus 2010 heeft de Commissie een besluit genomen over het confirmatief verzoek. Hoewel zij toegang heeft verleend tot bepaalde documenten betreffende de statistische gegevens, heeft zij de toegang geweigerd tot alle documenten betreffende de bibliografie.

Onderwerp van het onderzoek

14. In zijn klacht bij de Ombudsman diende klager in wezen de volgende beweringen en de volgende beweringen in, die in het onderzoek van de Ombudsman waren opgenomen:

Beschuldigingen:

(1) De Commissie heeft haar antwoord van 22 juli 2010 niet gemotiveerd.

(2) Bij brief van 22 juli 2010 heeft de Commissie de termijn voor het beantwoorden van het confirmatief verzoek ten onrechte verlengd.

Vordering:

De Commissie moet de klager onmiddellijk toegang verlenen tot de gevraagde documenten.

Het onderzoek

15. Op 14 september 2010 opende de Ombudsman een onderzoek naar de aantijgingen en de vordering en verzocht hij de Commissie advies uit te brengen.

16. Op dezelfde datum deelde de Ombudsman klager mee dat bepaalde aspecten van zijn klacht, die in de punten 17 tot en met 19 hieronder worden beschreven, niet zouden worden onderzocht.

17. Ten eerste beweerde klager dat EPSO hem ten onrechte had gevraagd zijn verzoek om toegang tot de juiste dienst in te dienen, in plaats van het rechtstreeks naar deze dienst door te sturen. Klager leek echter geen voorafgaande administratieve stappen te hebben ondernomen bij EPSO met betrekking tot deze bewering. De Ombudsman concludeerde derhalve dat deze bewering niet-ontvankelijk was.

18. Ten tweede voerde klager aan dat EPSO zijn verzoek om toegang van 12 mei 2010 ten onrechte had afgewezen. Klager had echter van de gelegenheid gebruik gemaakt om te verzoeken om herziening van dit besluit door een confirmatief verzoek in te dienen. Daarom waren er onvoldoende gronden om deze bewering te onderzoeken.

19. Ten derde voerde klager aan dat de Commissie haar brief van 30 juni 2010 niet had gemotiveerd en bij deze brief ten onrechte de oorspronkelijke termijn voor het nemen van een besluit over zijn confirmatief verzoek had verlengd. In die brief van 30 juni 2010 heeft de Commissie aangegeven dat zij niet alle elementen had kunnen verzamelen die nodig waren om een besluit te nemen. Bovendien heeft de Commissie zich op artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 beroepen om de termijn van 15 werkdagen voor het nemen van een besluit te verlengen. In het licht hiervan concludeerde de Ombudsman dat er onvoldoende redenen waren om deze bewering te onderzoeken.

20. Op 17 december 2010 heeft de Commissie de Ombudsman meegedeeld dat zij haar advies niet uiterlijk op 31 december 2010 zou kunnen toezenden, zoals de Ombudsman aanvankelijk had gevraagd. De Ombudsman stelde klager hiervan in kennis.

21. Op 1 februari 2011 heeft de Commissie haar advies aan de Ombudsman toegezonden, dat op 8 februari 2011 voor opmerkingen aan klager is toegezonden.

22. Klager heeft geen opmerkingen ingediend.

Analyse en conclusies van de Ombudsman

A. Bewering dat de Commissie geen motivering heeft gegeven en in haar antwoord van 22 juli 2010 de termijn voor het beantwoorden van het confirmatief verzoek ten onrechte heeft verlengd

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

23. Ten eerste voerde klager aan dat de Commissie haar antwoord van 22 juli 2010, waarin zij de termijn voor het nemen van een besluit over zijn confirmatief verzoek voor de tweede keer verlengde, niet had gemotiveerd.

24. In haar advies over het onderzoek van de Ombudsman legde de Commissie uit dat deze aanvullende verlenging noodzakelijk was om onderzoek te doen naar de documenten van EPSO en om de documenten met statistische informatie over de kandidaten die aan het vergelijkend onderzoek deelnamen, te anonimiseren. De Commissie voegde daaraan toe dat het confirmatief verzoek samenviel met de verhuizing van EPSO naar andere gebouwen, waardoor de door EPSO bewaarde documenten gedurende een bepaalde tijd niet beschikbaar waren. Bovendien werd het confirmatief verzoek ingediend in de zomerperiode, toen zowel EPSO als de Commissie minder personeel voor hen in dienst hadden.

25. Ten tweede voerde klager aan dat in het antwoord van de Commissie van 22 juli 2010 de termijn voor het nemen van een besluit over het confirmatief verzoek ten onrechte werd verlengd. Hij voerde aan dat deze extra verlenging van de termijn in strijd was met Verordening (EG) nr. 1049/2001.

26. De Commissie gaf in haar advies toe dat zij op grond van artikel 8, lid 2, van verordening nr. 1049/2001 de termijn voor het nemen van een besluit over het confirmatief verzoek niet voor de tweede keer mocht verlengen. Zij merkte op dat zij zich in haar antwoord van 22 juli 2010 al had verontschuldigd en herhaalde haar excuses voor deze vertraging in het advies dat zij in het kader van dit onderzoek had uitgebracht.

Beoordeling door de Ombudsman

27. Wat de eerste bewering van klager betreft, merkt de Ombudsman op dat, overeenkomstig artikel 296 VWEU, "[l]echtshandelingen [...] met redenen [moeten] worden omkleed". Bovendien moet volgens vaste rechtspraak inzake artikel 296 VWEU "de door deze bepaling vereiste motivering beantwoorden aan de aard van de betrokken handeling en de redenering van de instelling die de handeling heeft verricht, duidelijk en ondubbelzinnig tot uitdrukking doen komen, zodat de belanghebbenden de rechtvaardigingsgronden van de genomen maatregel kunnen kennen en het Hof zijn toezicht kan uitoefenen. Het is niet noodzakelijk dat alle relevante gegevens feitelijk of rechtens in de motivering worden gespecificeerd, aangezien bij de vraag of de motivering van een handeling aan de vereisten van [artikel 296 VWEU] voldoet, niet alleen acht moet worden geslagen op de bewoordingen ervan, maar ook op de context en op het geheel van rechtsregels die de betrokken materie beheersen.

28. In haar brief van 22 juli 2010 heeft de Commissie klager meegedeeld dat zij er niet in was geslaagd haar beoordeling van het confirmatief verzoek af te ronden en dat zij derhalve niet in staat zou zijn om vóór het verstrijken van de termijn een besluit te nemen. De Commissie heeft dus enkel verklaard dat zij niet binnen de verlengde termijn op het confirmatief verzoek zou kunnen antwoorden. De verwijten van klager aan de Commissie dat zij geen motivering heeft gegeven, zijn derhalve gerechtvaardigd.

29. In haar advies over de onderhavige klacht heeft de Commissie uiteengezet dat zij de termijn van 23 juli 2010 niet had kunnen halen omdat i) zij onderzoek moest verrichten naar de documenten die in het bezit waren van EPSO en deze moest anonimiseren, ii) de verhuizing van EPSO naar andere gebouwen de documenten gedurende een bepaalde tijd onbeschikbaar maakte en iii) het confirmatief verzoek in de zomerperiode werd ingediend, op een moment dat zowel EPSO als de Commissie minder personeel voor hen in dienst hadden.

30. De Ombudsman merkt op dat bovengenoemde toelichtingen betreffende de redenen voor de tweede verlenging van de termijn pas na de vaststelling van het bestreden besluit over het verzoek om toegang tot documenten zijn verstrekt.

31. In ieder geval merkt de Ombudsman op dat, overeenkomstig artikel 8, leden 1 en 2, van Verordening 1049/2001, de termijn van 15 werkdagen voor de beoordeling van een confirmatief verzoek om toegang tot documenten met nog eens 15 werkdagen kan worden verlengd. Bovendien is volgens de rechtspraak "[d]e termijn van 15 werkdagen – die kan worden verlengd – waarbinnen de instelling op het confirmatief verzoek moet antwoorden, zoals bepaald in artikel 8, leden 1 en 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, verplicht. "[5] Het is dus duidelijk dat Verordening (EG) nr. 1049/2001 slechts één verlenging van de termijn voor het beantwoorden van een confirmatief verzoek toestaat.

32. Gezien de ondubbelzinnige bewoordingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001, zoals uitgelegd in de rechtspraak, is de Ombudsman van mening dat de Commissie de termijn niet opnieuw mocht verlengen tot na 23 juli 2010, zoals zij bij haar brief van 22 juli 2010 heeft gedaan. Zoals hierboven aangegeven, betwist de Commissie deze conclusie niet.

33. De Ombudsman merkt echter op dat de Commissie zich bij klager heeft verontschuldigd. Hij merkt voorts op dat klager geen opmerkingen heeft gemaakt over het standpunt van de Commissie. In deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat er geen redenen zijn voor verder onderzoek naar de beweringen van klager.

B. Beweren dat de Commissie de klager onmiddellijk toegang moet verlenen tot de gevraagde documenten

Aan de Ombudsman voorgelegde argumenten

34. Klager verzocht de Commissie hem onmiddellijk toegang te verlenen tot: i) documenten met bepaalde statistische informatie over kandidaten voor vergelijkend onderzoek EPSO/AD/148/09 - RO; en ii) documenten met de bibliografie die de leden van de jury gebruiken om de schriftelijke examens te markeren.

35. In haar antwoord op het confirmatief verzoek heeft de Commissie toegang verleend tot bepaalde documenten met betrekking tot de statistische informatie waarin klager geïnteresseerd was. Zij heeft echter ook verklaard dat de gevraagde documenten niet bestonden of niet openbaar konden worden gemaakt.

36. Wat i) het eerste aspect van het confirmatief verzoek betreft, heeft de Commissie klager drie geanonimiseerde documenten verstrekt die klager volgens haar in staat zouden stellen de meeste door hem gevraagde statistische informatie te verkrijgen. De Commissie deelde klager echter ook mee dat EPSO niet beschikte over documenten met betrekking tot het aantal kandidaten dat werd uitgenodigd voor de voorselectietests en die werden gepresenteerd op basis van hun keuze van de tweede taal.

37. Wat het tweede aspect van het confirmatief verzoek betreft, heeft de Commissie aangegeven dat EPSO niet de neiging heeft om een "bibliografie" als zodanig te handhaven, in de zin van een lijst van documenten die door de juryleden moeten worden gebruikt voor de beoordeling van de schriftelijke examens. EPSO stelt a) interne aantekeningen op die door de leden van de jury moeten worden gebruikt, en b) een markeringsschema voor elke vraag. De Commissie is echter van mening dat deze twee documenten onder het beginsel van geheimhouding van de werkzaamheden van de jury vielen. In dit verband verwees de Commissie naar artikel 6 van bijlage III bij het Statuut, waarin het volgende is bepaald: "De werkzaamheden van de jury zijn geheim."

38. In haar in het kader van het onderzoek van de Ombudsman gepresenteerde advies voerde de Commissie aan dat het door klager aangevoerde argument zonder voorwerp was geraakt omdat de Commissie intussen het verzoek van klager had ingewilligd, voor zover daaraan kon worden voldaan.

39. Klager heeft geen opmerkingen over het standpunt van de Commissie ingediend.

Beoordeling door de Ombudsman

40. De Ombudsman merkt op dat de Commissie heeft uitgelegd dat de documenten waartoe klager toegang wenste te krijgen, niet bestonden. Deze verklaringen lijken plausibel. De Ombudsman merkt voorts op dat klager de verklaringen van de Commissie niet heeft betwist. In deze omstandigheden concludeert de Ombudsman dat er geen sprake was van wanbeheer met betrekking tot de bewering van klager.

41. Het verheugt de Ombudsman dat de Commissie zich niet heeft beperkt tot de bovenstaande verklaringen, maar toegang heeft verleend tot bepaalde documenten met betrekking tot de statistische informatie die voor klager van belang was. Hij merkt ook op dat de Commissie de aandacht van klager heeft gevestigd op twee documenten met betrekking tot de werkzaamheden van de jury, waarin wordt uitgelegd dat deze documenten vertrouwelijk waren. Aangezien klager echter niet heeft aangegeven dat hij toegang tot deze documenten wenst, is de Ombudsman van mening dat hij in dit geval niet hoeft te beoordelen of het standpunt van de Commissie juist is.

C. Conclusies

Op basis van zijn onderzoek naar deze klacht sluit de Ombudsman deze af met de volgende conclusies:

Er was geen sprake van wanbeheer met betrekking tot het argument van klager. Wat de rest van de klacht betreft, zijn er geen gronden voor verder onderzoek.

Klager en de Commissie zullen van dit besluit in kennis worden gesteld.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Gedaan te Straatsburg op 18 januari 2012

---

[1] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB 2001, L 145, blz. 43).

[2] Klager vroeg om kennis te nemen van a) het aantal kandidaten dat werd uitgenodigd voor de voorselectietoetsen die werden gepresenteerd op basis van hun keuze van de tweede taal, b) het aantal kandidaten dat werd uitgenodigd voor de schriftelijke toetsen die werden gepresenteerd op basis van hun keuze van de tweede taal, en c) het aantal kandidaten dat werd uitgenodigd voor de mondelinge toetsen die werden gepresenteerd op basis van hun keuze van de tweede taal.

[3] Zaak T-371/03, Le Voci/Raad, JurAmbt. 2005, blz. I-A-209 en II-957.

[4] Zaak C-501/00, Spanje/Commissie, Jurispr. 2004, blz. I-6721, punt 73.

[5] Gevoegde zaken T-355/04 en T-446/04, Co-Frutta/Commissie, arrest van 19 januari 2010 (nog niet bekendgemaakt), punt 56.