# Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 968/98/ME tegen de Europese Commissie - Auteur: Europese Ombudsman - Datum: 1999-03-05T00:00+01:00[Europe/Paris] - [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/nl/decision/nl/1085) --- Straatsburg, 5 maart 1999 Geachte mevrouw K., Op 12 september 1998 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend over de behandeling van uw subsidieaanvraag in het kader van het Socrates-programma en met name over het feit dat de Europese Commissie om terugbetaling van de subsidie heeft verzocht. Op 22 september 1998 hebben mijn diensten u verzocht nadere documentatie over uw klacht te verstrekken. Op 29 september 1998 heb ik de klacht doorgestuurd naar de voorzitter van de Commissie. Op 4 januari 1999 heeft de Commissie haar advies uitgebracht, dat ik u op 14 januari 1999 heb doen toekomen met de uitnodiging om desgewenst opmerkingen te maken. Op 28 januari 1999 heeft u uw opmerkingen over het advies van de Commissie toegezonden. Ik schrijf u nu om u de resultaten te laten weten van de onderzoeken die zijn gedaan. Het KLACHT ---------- <br /> In februari 1996 vroeg klager, een leraar aan de openbare school voor volwassenenonderwijs, een subsidie aan in het kader van het Socrates-programma van DG XXII van de Commissie. De subsidie was bedoeld om de intellectuele horizon van laagopgeleide vrouwen te verbreden door mensen in dezelfde situatie in andere lidstaten te ontmoeten. Een besluit over de toekenning van de subsidie had in juni 1996 aan klager moeten worden meegedeeld. Pas in september 1996 werd klager ervan in kennis gesteld dat haar 2000 ECU was toegekend voor voorbereidende bezoeken. Het geld kwam uiteindelijk in mei 1997, 8-9 maanden later. In mei 1997, toen het geld binnenkwam, was klager bezig met onderzoeken en moest zij de uitvoering van het project uitstellen. Vervolgens bleek dat de scholen die klager hadden uitgenodigd voor voorbereidende bezoeken in het voorjaar van 1996, niet langer geïnteresseerd waren in de voortzetting van het project. Klager schreef de Commissie daarom tweemaal een brief met de vraag of zij het bezoek kon uitstellen tot januari 1998. Zij heeft geen antwoorden ontvangen, die zij als een positief antwoord beschouwde. In januari 1998 ging klager naar het Kensington-Chelsea College in Londen en sloot een partnerschap. In maart 1998 zond de Commissie klager een verzoek om terugbetaling van de subsidie. Klager zond de Commissie een brief waarin de situatie werd toegelicht en waarin alle relevante documenten waren opgenomen, waaronder een kopie van de partnerschapsovereenkomst met Kensington-Chelsea College. Klager ontving vervolgens een herinnering van het verzoek om terugbetaling met het verzoek om onmiddellijke betaling. Klager heeft opnieuw een brief gestuurd waarin de situatie werd toegelicht. Klager ontving vervolgens een onvriendelijke brief waarin hij aandrong op terugbetaling. In de brief werd voorts verwezen naar het feit dat de te late betaling van de subsidie was veroorzaakt doordat klager haar bankgegevens niet had verstrekt. Dit was volledig nieuw voor klager. Het onderzoek ------------- <br /> **Het advies van de Commissie** In haar advies heeft de Commissie kort het doel van het Socrates-programma toegelicht. Vervolgens wees zij erop dat de vertraging bij de betaling, van september 1996 tot mei 1997, te wijten was aan het feit dat klager de Commissie geen bankgegevens en handtekening van de wettelijke vertegenwoordiger van het project had toegezonden. De Commissie was er echter van overtuigd dat verdere vertragingen problemen voor de klager hadden veroorzaakt. De Commissie wees erop dat het voorbereidende bezoek buiten de in het contract vastgestelde termijn plaatsvond en dat klager, door de in het contract vermelde samenwerkingspartner te wijzigen, had besloten de voorwaarden van het contract eenzijdig te wijzigen. Volgens de Commissie heeft het Bureau voor technische bijstand dus terecht om terugbetaling van de subsidie verzocht. Het Bureau voor technische bijstand heeft echter niet uitgesloten dat bij het verzoek om terugbetaling administratieve onregelmatigheden hadden kunnen plaatsvinden. De Commissie betreurde het dat de situatie zich had voorgedaan en was van mening dat zij rekening moest houden met de problemen waarmee klager werd geconfronteerd. Zij heeft daarom besloten de looptijd van de overeenkomst te verlengen, zodat de bezoeken van klager binnen die termijn vallen. Ten slotte merkte de Commissie op dat verzoekster de in de overeenkomst vastgelegde verbintenissen moest nakomen. Dit omvat het verstrekken van alle informatie over de verandering van samenwerkingspartner en het eindverslag aan de Commissie. De Commissie zal het project dan definitief goedkeuren. **De opmerkingen van klagers** In haar opmerkingen verklaarde klager het volgende: Klager was blij met het feit dat het Bureau voor technische bijstand niet heeft uitgesloten dat er administratieve onregelmatigheden hadden kunnen plaatsvinden bij het verzoek om terugbetaling van de subsidie. Klager betwistte dat zij de voorwaarden van het contract eenzijdig had gewijzigd, onder verwijzing naar de brieven aan het Bureau voor technische bijstand, waarin zij verzocht het bezoek uit te stellen en het feit dat zij geen antwoorden van het Bureau had ontvangen. Klager wees er voorts op dat zij in geen geval de intentie had om de verbintenissen van het contract niet na te komen. Zij verklaarde dat dit duidelijk blijkt uit haar brief van 10 juni 1998, waarin zij het verzoek om evaluatie en de indiening van het eindverslag toejuichte. In een telefoongesprek van het Bureau van de Ombudsman met klager uitte klager zijn tevredenheid over het feit dat het verzoek om terugbetaling was ingetrokken. BESLUIT ------- <br /> **1. Verzoek van de Commissie om terugbetaling van de subsidie** De Commissie verzocht om terugbetaling van de subsidie op grond van het feit dat klager het voorbereidende bezoek buiten het in het contract vastgestelde tijdschema heeft uitgevoerd en dat klager de voorwaarden van het contract eenzijdig heeft gewijzigd. De Commissie heeft evenwel verklaard dat zij niet kan uitsluiten dat bij het verzoek om terugbetaling van de subsidie administratieve onregelmatigheden hadden kunnen plaatsvinden. De Commissie heeft daarom besloten de looptijd van de overeenkomst te verlengen, zodat het bezoek van klager binnen de termijn valt. Een kopie van het volledige besluit is bijgevoegd. **2. Conclusie** Uit de opmerkingen van de Commissie en de opmerkingen van de klagers blijkt dat de Commissie stappen heeft ondernomen om de zaak te schikken en daarmee de klager tevreden heeft gesteld. De Ombudsman sloot de zaak derhalve af. De voorzitter van de Europese Commissie zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld. Met vriendelijke groet Jacob SÖDERMAN