Geachte heer W.,
Op 5 mei en 29 juli 1998 heeft u bij de Europese Ombudsman een klacht ingediend (507/98/OV) over een vermeende gebrekkige informatieverstrekking door het Europees Parlement met betrekking tot de ontwerpwedstrijd (ref. 96/S 195-116670) voor werken in het Leopoldgebouw van het Europees Parlement in Brussel. Op respectievelijk 13 mei 1998 (515/98/OV), 1 juni 1998 (576/98/OV) en 29 april 1998 (818/98/OV) hebben andere personen soortgelijke klachten ingediend. Daarom heb ik besloten de vier klachten in het kader van dit onderzoek te voegen.

DE ONTWERP AANBEVELING

Bij besluit van 17 december 1999 richtte de Ombudsman, na een onderzoek naar de klacht en aangezien het niet mogelijk was een minnelijke schikking tussen de partijen te vinden, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut van de Ombudsman de volgende ontwerpaanbeveling tot het Parlement:

Het Parlement moet bij wijze van goed administratief gedrag zijn excuses aanbieden aan de klagers voor de onnodige vertraging bij het informeren van hen over de resultaten van het vergelijkend onderzoek, en voor het niet hebben beantwoord van de verschillende brieven van de klagers waarin zij uitdrukkelijk om informatie over de resultaten van het vergelijkend onderzoek vroegen.

Alle details van het onderzoek en de ontwerpaanbeveling zijn opgenomen in het besluit van 17 december 1999, waarvan ook een kopie aan klager is toegezonden.

Gedetacheerd advies van het Parlement

De Ombudsman deelde het Parlement mee dat hij, overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut, vóór 31 maart 2000 een uitvoerig gemotiveerde mening zou moeten sturen en dat de uitvoerig gemotiveerde mening zou kunnen bestaan uit aanvaarding van de ontwerpaanbeveling van de Ombudsman en een beschrijving van de wijze waarop deze is uitgevoerd.
Op 9 maart 2000 heeft de voorzitter van het Parlement zijn omstandig advies uitgebracht. De Voorzitter deelde de Ombudsman mee dat het Parlement de ontwerpaanbeveling aanvaardde en dat het een verontschuldigingsbrief naar de verschillende klagers had gestuurd. Deze brieven luiden als volgt:

"Na de klacht die u bij de Ombudsman hebt ingediend over het vergelijkend onderzoek voor het ontwerp van de VIP-ingang van het D1-gebouw en de ingang van het D1-gebouw vanaf het D3-gebouw, wil het Europees Parlement u meedelen dat de jury van het vergelijkend onderzoek, die op 17 april 1997 van mening was dat geen van de ingediende ontwerpen geschikt was, in het belang van een goed beheer heeft besloten haar bevindingen te herzien. Een tweede beoordeling vond plaats in februari 1998 en het resultaat daarvan werd uiteengezet in haar aanmaningsbrief van 29 mei 1998. Deze aankondiging is op 17 juni en 4 augustus 1998 aan de deelnemers aan het vergelijkend onderzoek toegezonden.

Niettemin erkent het Parlement, overeenkomstig de aanbeveling die de Ombudsman op 17 december 1999 aan het Europees Parlement heeft toegezonden, dat de duur van de mededingingsprocedure te lang was en dat de daaruit voortvloeiende vertraging bij de kennisgeving van de resultaten onaanvaardbaar was. Daarom wil het Europees Parlement u zijn oprechte excuses aanbieden.

Het Europees Parlement erkent ook dat telefonische antwoorden van zijn bevoegde diensten op schriftelijke verzoeken van deelnemers aan het vergelijkend onderzoek geen passende vorm van antwoord vormden en dat, gezien de duur van de procedure, zijn verzuim om een schriftelijke ontvangstbevestiging te sturen van de verschillende brieven waarin u specifiek om informatie over de resultaten van het vergelijkend onderzoek verzocht, neerkwam op onprofessioneel gedrag van het Europees Parlement".

Na zorgvuldig onderzoek van de uitvoerig gemotiveerde mening van het Parlement is de Ombudsman van oordeel dat de door hem beschreven maatregel bevredigend is voor de uitvoering van de ontwerpaanbeveling.
Klager heeft geen opmerkingen gemaakt over de uitvoerig gemotiveerde mening van het Parlement.

BESLUIT

1. Op 17 december 1999 heeft de Ombudsman overeenkomstig artikel 3, lid 6, van het Statuut de volgende ontwerpaanbeveling tot het Parlement gericht:

Het Parlement moet bij wijze van goed administratief gedrag zijn excuses aanbieden aan de klagers voor de onnodige vertraging bij het informeren van hen over de resultaten van het vergelijkend onderzoek, en voor het niet hebben beantwoord van de verschillende brieven van de klagers waarin zij uitdrukkelijk om informatie over de resultaten van het vergelijkend onderzoek vroegen.

2. Op 9 maart 2000 heeft de voorzitter van het Parlement de Ombudsman in kennis gesteld van zijn aanvaarding van de ontwerpaanbeveling en kopieën van de verontschuldigingsbrieven aan de verschillende klagers bijgevoegd. De Ombudsman sluit daarom de zaak.
De voorzitter van het Europees Parlement zal ook van dit besluit in kennis worden gesteld.
Met vriendelijke groet,
Jacob SÖDERMAN