1. Laatste update van dit record: 05/06/23

2. Referentienummer: 05/2023

3. Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke: Europese Ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Straatsburg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Verantwoordelijke dienst:

Directoraat Administratie (ICT-personeelsleden) en het projectteam (één lid van de SG en het hoofd van het HR-team)

4. Naam en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming: mevrouw Francesca Pavesi- adjunct-DPO: De heer Nicholas Hernanz

E-mail: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Naam en contactgegevens van de verwerker: de externe onderneming die verantwoordelijk is voor het samenstellen van de antwoorden op de enquête en het opstellen van het samenvattend verslag:

INCIDENCE SPRL

Brusselsesteenweg 11/15,

1300 Waver

België

E-mail: gcomhaire@incidence.be of info@incidence.be

6. Naam en contactgegevens van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke(n): n.v.t.

7. Doeleinde(n) van de verwerking:  De EO is van plan om via LimeSurvey (een intern enquête-instrument) een personeelsenquête uit te voeren om feedback van het personeel te verzamelen over de organisatie van het kantoor, de arbeidsomstandigheden, de werkomgeving en ethische en welzijnskwesties. Het doel is gebieden te identificeren die als bevredigend worden ervaren en gebieden die mogelijk follow-upmaatregelen vereisen en, voor zover mogelijk, de resultaten in de loop van de tijd en met die van andere instellingen te vergelijken.

De rechtsgrondslag van de procedure is artikel 1 sexies, leden 2 en 3, van het Statuut ^[1].

8. Beschrijving van de categorieën betrokkenen en van de categorieën persoonsgegevens:

- Categorieën betrokkenen: personeelsleden van het Bureau van de Europese Unie (ambtenaren, tijdelijke functionarissen of arbeidscontractanten). Stagiairs van het Bureau nemen niet deel aan de personeelsenquête.

- Categorieën persoonsgegevens:

De enquête is anoniem. De registratie van de antwoorden op de enquête bevat geen identificerende informatie over de respondenten. Bij het maken van opmerkingen in het vrije tekstvak kunnen de respondenten informatie toevoegen. In die gevallen bestaat de mogelijkheid dat bepaalde respondenten worden geïdentificeerd of dat zij persoonsgegevens van derden bekendmaken, afhankelijk van de inhoud van de informatie die zij willen verstrekken.

De EO verwerkt de professionele e-mailadressen van medewerkers om de link naar de enquête te kunnen verzenden. De EO verwerkt ook de antwoorden op de enquête. Deze persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door het externe bedrijf en door het EO Office.

Het externe bedrijf dat verantwoordelijk is voor het rapport verwerkt de meningen van het personeel dat is verzameld op basis van de enquêtevragenlijst.

9. Termijn voor het bewaren van de gegevens en, indien mogelijk, voor het wissen:

De EO bewaart de e-mailadressen van de respondenten van de enquête zolang dit nodig is om de personeelsenquête 2023 naar de betrokken personeelsleden te sturen.

De EO bewaart de antwoorden op de enquête, met inbegrip van eventuele persoonsgegevens die door respondenten in de vrije tekstvakken worden ingediend, maximaal vijf jaar. Het zal de gegevens achteraf verwijderen.

De externe onderneming bewaart de antwoorden van de respondenten zo lang als nodig is om het enquêteverslag op te stellen en gedurende maximaal vijf jaar ^[2]. Het zal de gegevens achteraf verwijderen. Alle antwoorden worden geacht anoniem te zijn, met uitzondering van vrije tekstvakken indien respondenten daarin persoonsgegevens verstrekken.

10. Ontvangers van de gegevens:

De ontvanger is het externe bedrijf dat verantwoordelijk is voor het opstellen van het verslag over de enquête.

De algemene resultaten (geanonimiseerde gegevens) zullen ook met het personeel worden gedeeld.

11. Zijn er doorgiften van persoonsgegevens naar derde landen en/of internationale organisaties? n.v.t.

12. Algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen:

De EO gebruikt “LimeSurvey” om de enquête naar respondenten te sturen en de antwoorden te verzamelen. LimeSurvey is een interne enquêtetool die ervoor zorgt dat alle verwerkte gegevens binnen een beveiligde server van de Europese Ombudsman blijven en dat gegevens worden beschermd door strikte beveiligingsregels.

Antwoorden op vragen van de enquête maken het voor betrokkenen onmogelijk om te worden geïdentificeerd, behalve in bepaalde gevallen waarin de respondenten informatie in een vrijetekstvak kunnen toevoegen.

De enquête bevat de volgende disclaimer: "om de anonimiteit van de deelnemers te behouden, zorgen we ervoor dat de antwoorden zodanig zijn gestructureerd dat de identificatie van personen wordt voorkomen. Houd er echter rekening mee dat sommige velden met vrije tekst individuen de vrijheid geven om alle informatie in te voeren die ze kiezen, inclusief persoonlijke gegevens van zichzelf of anderen. We moedigen de deelnemers ten zeerste aan om geen persoonlijk identificeerbare informatie op deze gebieden bekend te maken."

13. Informatie over de wijze waarop betrokkenen hun recht op toegang en rectificatie en, in voorkomend geval, op wissing, beperking en overdraagbaarheid van gegevens kunnen uitoefenen:

Met betrekking tot de e-mailadressen van EO-personeelsleden:

Personeelsleden kunnen vragen om toegang tot hun eigen persoonsgegevens en tot relevante informatie over hoe de marktdeelnemer deze gebruikt. Zij kunnen ook verzoeken om rectificatie van onvolledige of onjuiste gegevens die op hen betrekking hebben. Onder bepaalde voorwaarden hebben zij het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen het gebruik van hun gegevens door de EO om redenen die verband houden met hun specifieke situatie, alsook het recht om de EO te verzoeken hun persoonsgegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken.

De marktdeelnemer zal zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand op de verzoeken reageren.

Wat de antwoorden op de enquête betreft:

Zodra respondenten hun antwoorden op de enquête hebben ingediend, worden de antwoorden anonieme informatie. Als zodanig zijn de rechten van betrokkenen uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 niet van toepassing op de antwoorden op de enquête. De disclaimer boven de vrije tekstvakken biedt respondenten voldoende informatie over de risico’s van het verstrekken van persoonsgegevens in hun antwoorden. Aangezien de enquête anoniem wordt uitgevoerd, is het technisch niet mogelijk om vast te stellen “wie wat heeft geantwoord” of om respondenten het recht op toegang, rectificatie, bezwaar, verwijdering of beperking van/van hun antwoord te geven.

Elke betrokkene heeft echter het recht op toegang, rectificatie, bezwaar, verwijdering of beperking van persoonsgegevens die in een van de vrijetekstvakken zijn opgenomen, indien dit hem of haar betreft, onder bepaalde in de verordening vastgestelde voorwaarden. Deze verzoeken moeten worden gericht aan het externe bedrijf dat de antwoorden op de enquête verwerkt (info@incidence.be) of aan de EO.

Personeelsleden kunnen het kantoor te allen tijde per e-mail (EO@ombudsman.europa.eu) of door contact op te nemen met het directoraat Administratie om informatie te vragen over de verwerking van hun persoonsgegevens. De diensten zullen zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand op hun verzoeken reageren. Zij kunnen ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van het bureau op:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Indien zij een klacht willen indienen over de verwerking van hun persoonsgegevens door de marktdeelnemer, kunnen zij contact opnemen met de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (www.edps.europa.eu) op het volgende adres: EDPS@edps.europa.eu

Privacyverklaring met betrekking tot de personeelsenquête 2023 bij het Bureau van de Europese Ombudsman

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom de gegevens worden verwerkt, hoe de Europese Ombudsman (EO) alle verstrekte persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en beschermt, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten de betrokkenen met betrekking tot hun gegevens kunnen uitoefenen.

De controller is de EO. De verwerker is het externe bedrijf dat verantwoordelijk is voor het samenstellen van de antwoorden op de enquête en het opstellen van het samenvattend verslag.

1. Welke persoonsgegevens zal de Europese Ombudsman verwerken?

De enquête is anoniem. De registratie van de antwoorden op de enquête bevat geen identificerende informatie over de respondenten.

De EO verwerkt de professionele e-mailadressen van medewerkers om de link naar de enquête te kunnen ontvangen.

Stagiairs van het Bureau nemen niet deel aan de personeelsenquête.

In bepaalde gevallen kunnen de respondenten informatie toevoegen in een vrijetekstvak. 

De instructies voor de enquête bevatten een specifieke disclaimer in deze zin: om de anonimiteit van de deelnemers te behouden, zorgen we ervoor dat de antwoorden zodanig zijn gestructureerd dat de identificatie van personen wordt voorkomen. Houd er echter rekening mee dat sommige velden met vrije tekst individuen de vrijheid geven om alle informatie in te voeren die ze kiezen, inclusief persoonlijke gegevens van zichzelf of anderen. We raden deelnemers ten zeerste aan om geen persoonlijk identificeerbare informatie in deze velden bekend te maken.

Bij het maken van opmerkingen in het vrije tekstvak kunnen de respondenten informatie toevoegen. In die gevallen bestaat de mogelijkheid dat bepaalde respondenten worden geïdentificeerd of dat zij persoonsgegevens van derden bekendmaken, afhankelijk van de inhoud van de informatie die zij willen verstrekken.

Deze persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door het externe bedrijf en door het EO Office.

Een verslag van de enquête wordt opgesteld door een extern bedrijf en verspreid onder het personeel en het managementteam.

2. Waarom verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

Zoals vermeld in de vorige paragraaf, de enquête handhaaft anonimiteit. Desalniettemin hebben personeelsleden de mogelijkheid om vrijwillig hun persoonsgegevens of de persoonsgegevens van derden bekend te maken in de vrije tekstvakken. Alleen in dergelijke gevallen kan de Ombudsman incidenteel persoonsgegevens verwerken.

Het Bureau van de Europese Ombudsman is voornemens een personeelsenquête uit te voeren om feedback van het personeel te verzamelen over de organisatie van het bureau, de arbeidsomstandigheden, de werkomgeving en ethische en welzijnskwesties. Het doel is gebieden te identificeren die als bevredigend worden ervaren en gebieden die mogelijk follow-upmaatregelen vereisen en, voor zover mogelijk, de resultaten in de loop van de tijd en met die van andere instellingen te vergelijken.

3. Wat zijn de rechtsgrondslagen en de noodzaak voor het verwerken van deze gegevens?

De verwerking is noodzakelijk op grond van artikel 5, lid 1, onder a) (de vervulling van een taak van algemeen belang).

De rechtsgrondslag is artikel 1 sexies, leden 2 en 3, van het Statuut ..

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De eerste categorie persoonsgegevens, namelijk de e-mailadressen van alle personeelsleden, wordt verwerkt door het directoraat Administratie (ICT-personeelsleden) en het projectteam (één lid van de SG en het hoofd van het HR-team).

De tweede categorie persoonsgegevens, namelijk die welke door het personeel kunnen worden ingevoerd in de opmerkingen in de vrije tekst van de enquête, kan worden verwerkt door de externe onderneming die verantwoordelijk is voor het opstellen van het verslag over de enquête, het directoraat Administratie (ICT-personeelsleden) en het projectteam (één lid van de SG en het hoofd van het HR-team). Dit externe bedrijf wordt geacht alleen anonieme gegevens te verwerken, behalve in het geval van de vrije tekstvakken, als respondenten persoonlijk identificeerbare informatie over zichzelf of anderen verstrekken.

5. Wie zijn de ontvangers van de gegevens?

De ontvanger is het externe bedrijf dat verantwoordelijk is voor het opstellen van het verslag over de enquête. De algemene resultaten (geanonimiseerde gegevens) zullen ook met het personeel worden gedeeld.

6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

De Ombudsman bewaart de in punt 1 hierboven vermelde persoonsgegevens (e-mailadressen van respondenten van de enquête) zolang dit nodig is om de personeelsenquête 2023 naar de betrokken personeelsleden te sturen.

Het externe bedrijf bewaart de antwoorden van de respondenten zo lang als nodig is om het enquêteverslag op te stellen en gedurende maximaal vijf jaar . Het zal de gegevens achteraf verwijderen. Alle antwoorden worden geacht anoniem te zijn, met uitzondering van vrije tekstvakken indien respondenten daarin persoonsgegevens verstrekken.

7. Hoe beschermen wij uw gegevens?

De EO gebruikt “LimeSurvey” om de enquête naar respondenten te sturen en de antwoorden te verzamelen. LimeSurvey is een interne enquêtetool die ervoor zorgt dat alle verwerkte gegevens binnen een beveiligde server van de Europese Ombudsman blijven en dat gegevens worden beschermd door strikte beveiligingsregels.

Antwoorden op vragen van de enquête maken het onmogelijk om de betrokkenen te identificeren, met uitzondering van de in deel 1 genoemde gevallen waarin de respondenten informatie kunnen toevoegen in een vrijetekstvak.

De volgende disclaimer wordt toegevoegd: "Om de anonimiteit van de deelnemers te behouden, zorgen we ervoor dat de antwoorden zodanig zijn gestructureerd dat de identificatie van personen wordt voorkomen. Houd er echter rekening mee dat sommige velden met vrije tekst individuen de vrijheid geven om alle informatie in te voeren die ze kiezen, inclusief persoonlijke gegevens van zichzelf of anderen. We moedigen deelnemers ten zeerste aan om geen persoonlijk identificeerbare informatie op deze gebieden bekend te maken."

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Met betrekking tot de eerste categorie persoonsgegevens, namelijk de e-mailadressen van alle personeelsleden:

U hebt recht op toegang tot uw eigen persoonsgegevens en tot relevante informatie over hoe de EO deze gebruikt.

Onder bepaalde voorwaarden hebt u ook het recht om te verzoeken om rectificatie van onvolledige of onjuiste gegevens die op u betrekking hebben. U kunt te allen tijde uw identificatiegegevens corrigeren. U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens door de EO om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.

Onder bepaalde voorwaarden hebt u het recht om de EO te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen of het gebruik ervan te beperken.

De marktdeelnemer zal zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand op de verzoeken reageren.

Wat betreft de tweede categorie persoonsgegevens, namelijk de antwoorden op de enquête:

Zodra respondenten hun antwoorden op de enquête hebben ingediend, worden de antwoorden anonieme informatie. Als zodanig zijn de rechten van betrokkenen uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 niet van toepassing op de antwoorden op de enquête. De disclaimer boven de vrije tekstvakken biedt respondenten voldoende informatie over de risico’s van het verstrekken van persoonsgegevens in hun antwoorden. Aangezien de enquête anoniem wordt uitgevoerd, is het technisch niet mogelijk om vast te stellen “wie wat heeft geantwoord” of om respondenten het recht op toegang, rectificatie, bezwaar, verwijdering of beperking van/van hun antwoord te geven.

Elke betrokkene heeft echter het recht op toegang, rectificatie, bezwaar, verwijdering of beperking van persoonsgegevens die in een van de vrijetekstvakken zijn opgenomen, indien dit hem of haar betreft, onder bepaalde in de verordening vastgestelde voorwaarden. Deze verzoeken moeten worden gericht aan het externe bedrijf dat de antwoorden op de enquête verwerkt.

9. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

U kunt te allen tijde vragen over gegevensbescherming met betrekking tot de organisatie van de personeelsenquête 2023 sturen naar het EO, op het volgende adres:

Europese Ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Straatsburg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

U kunt contact opnemen met het externe bedrijf dat de antwoorden op de enquête verwerkt op:

De heer Geoffroy Comhaire

INCIDENCE SPRL

Brusselsesteenweg 11/15,

1300 Waver

België

gcomhaire@incidence.be

Het is belangrijk op te merken dat de externe onderneming in beginsel alleen anonieme informatie verwerkt, namelijk informatie die geen betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon of op persoonsgegevens die zodanig anoniem zijn gemaakt dat de betrokkene niet of niet langer identificeerbaar is.

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van het EO-kantoor op het volgende adres: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

U kunt te allen tijde een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming op het volgende adres: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Artikel 1 sexies, leden 2 en 3 “2. Aan ambtenaren in actieve dienst worden arbeidsvoorwaarden toegekend die voldoen aan passende gezondheids- en veiligheidsnormen die ten minste gelijkwaardig zijn aan de minimumeisen die gelden in het kader van maatregelen die op deze gebieden krachtens de Verdragen zijn vastgesteld. 3. Maatregelen van sociale aard die overeenkomstig dit artikel worden vastgesteld, worden door elke instelling uitgevoerd in nauwe samenwerking met het personeelscomité, op basis van meerjarige voorgestelde acties. Deze voorgestelde acties worden elk jaar in het kader van de begrotingsprocedure aan de begrotingsautoriteit toegezonden.".

[2] Zie artikel 21.2.13 van de algemene voorwaarden van het contract: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en