Openbaar register van verwerkingsactiviteiten: Verzameling van persoonsgegevens in het kader van de uitreiking van de prijs voor goed bestuur van de Europese Ombudsman door de eenheid Communicatie van het bureau van de Europese Ombudsman

1. Laatste update van dit record: 26/10/2022

2. Referentienummer: 8/2022

3. Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke: Europese Ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Straatsburg Cedex.

Contactpersoon: Eenheid Communicatie, e-mail: eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

4. Naam en contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming: mevrouw Francesca Pavesi - adjunct-DPO: De heer Nicholas Hernanz, dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Naam en contactgegevens van de verwerker:

De eenheid Communicatie kan externe beroepsbeoefenaren opdracht geven om foto's te maken en audio- en video-opnamen te maken van prijsuitreikingen voor de Ombudsman.

6. Naam en contactgegevens van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke(n): n.v.t.

7. Doeleinde(n) van de verwerking:

De prijs voor goed bestuur van de Europese Ombudsman, die in 2017 werd ingevoerd, erkent acties van de openbare dienst van de EU die een zichtbaar en positief effect hebben op het leven van burgers, en heeft tot doel het delen van goede ideeën en praktijken aan te moedigen.

Het hoofddoel van de Europese Ombudsman is ervoor te zorgen dat de administratie van de EU aan de hoogst mogelijke normen voldoet en het algemeen belang dient. De prijs is een manier om voorbeelden van het uitstekende werk van toegewijde EU-ambtenaren onder een breder publiek te brengen, zowel om goede praktijken binnen de instellingen te verspreiden als om de kloof tussen burgers en de EU-administratie te helpen overbruggen.

De Ombudsman moet persoonsgegevens verwerken om voordrachten te beoordelen, de ceremonie te organiseren, de openbare stemming uit te voeren en de prijs voor goed bestuur van de Europese Ombudsman toe te kennen.

8. Beschrijving van de categorieën betrokkenen en van de categorieën persoonsgegevens:

	Categorieën betrokkenen:	Categorieën van persoonsgegevens
1	Nominators: personen die projecten hebben ingediend voor een prijs, zoals personeelsleden, teams of eenheden van instellingen, organen of agentschappen van de EU; vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties, verenigingen en ngo’s; of personen buiten het institutionele kader van de EU.	Voornaam, achternaam, e-mailadres, naam van de werkgever. In sommige gevallen, beelden zoals foto's en video-opnamen, evenals audio-opnamen genomen tijdens de ceremonie of geleverd door de genomineerden zelf.
2	Genomineerden: personen die zijn voorgedragen voor een prijs (personeelsleden van de EU-administratie). Binnen tien werkdagen na ontvangst van de persoonsgegevens van een door een andere persoon voorgedragen persoon stelt de eenheid Communicatie de voorgedragen personen in kennis van hun rechten en verzoekt zij hen de mededingingsregels te aanvaarden en toestemming te verlenen om hun persoonsgegevens te gebruiken.	Voornaam, achternaam, e-mailadres, functie en hun rol in het genomineerde project, naam van de werkgever, professionele prestaties. In sommige gevallen, beelden zoals foto's en video-opnamen, evenals audio-opnamen genomen tijdens de ceremonie of geleverd door de genomineerden zelf.
3	Leden van de externe adviesraad die de eenheid Communicatie bijstaat bij de selectie van projecten voor de prijs.	Voornaam, achternaam, e-mailadres, functie, professionele prestaties.
4	Personen die deelnemen aan het publiek stemmen om het meest populaire project te selecteren.	Voornaam, achternaam, e-mailadres (alleen om ervoor te zorgen dat er niet meerdere stemmen van dezelfde persoon zijn).
5	Medewerkers van de eenheid Communicatie van de Europese Ombudsman die voor de prijs werken	Voornaam, achternaam, e-mailadres

9. Termijn voor het bewaren van de gegevens en, indien mogelijk, voor het wissen ervan:

Alle in punt 8 hierboven vermelde persoonsgegevens worden gedurende vijf jaar op de schijf van de eenheid Communicatie opgeslagen, waarna zij worden gewist, met enkele uitzonderingen die in de volgende punten worden vermeld.

Afbeeldingen en video- en audio-opnamen van prijsuitreikingen die door externe contractanten worden geleverd, worden gedurende vijf jaar op een gemeenschappelijke schijf opgeslagen, waarna ze worden verwijderd.

Bepaalde afbeeldingen en video-opnamen van de prijsuitreiking kunnen zonder tijdsbeperking op de website van de Ombudsman of op zijn socialemediakanalen worden weergegeven.

De naam van de winnende projecten (zonder persoonsgegevens) wordt gepubliceerd op de website van de Europese Ombudsman, zonder tijdslimiet voor het wissen ervan.

De gegevens die relevant worden geacht voor de activiteiten van het bureau, worden gearchiveerd voor historische doeleinden.

De persoonsgegevens van personen die op hun favoriete project stemmen, worden uitsluitend gebruikt om ervoor te zorgen dat niemand meer dan één keer kan stemmen. De gegevens worden binnen twee maanden na de prijsuitreiking verwijderd.

10. Ontvangers van de gegevens:

De eenheid Communicatie, die openbare evenementen coördineert, organiseert en beheert overeenkomstig de strategie van de Ombudsman.

Het directoraat Administratie, dat zich bezighoudt met de financiële en contractuele aspecten van openbare evenementen.

Het kabinet van de Ombudsman, dat de namen en contactgegevens van sprekers of deelnemers verstrekt.

De externe adviesraad, die de eenheid Communicatie bijstaat bij de selectie van projecten voor de prijs.

De video’s van de prijsuitreikingen worden gepubliceerd op de website en het YouTube-kanaal van de Ombudsman en worden live uitgezonden op beide websites. De gegevens kunnen ook verschijnen op de andere socialemediakanalen van de Ombudsman, die openbaar beschikbaar zijn. Beelden van de winnaars worden ook gepubliceerd op de website van de Ombudsman.

De lijsten met genomineerden worden verspreid onder alle deelnemers aan de prijsuitreikingen.

Namen, titels en afbeeldingen van genomineerden en winnaars kunnen worden gepubliceerd in de interne nieuwsbrief van het bureau van de Ombudsman.

11. Zijn er doorgiften van persoonsgegevens naar derde landen en/of internationale organisaties?: n.v.t.

12. Algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen: Persoonsgegevens van het personeel van de Ombudsman en van externe betrokkenen – verzameld in het kader van de organisatie van de prijs – worden beschermd door beveiligingsmaatregelen die door de sector informatie- en communicatietechnologie zijn ingesteld om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische eigendommen van de instelling te beschermen.

13. Informatie over de wijze waarop betrokkenen hun recht op toegang en rectificatie en, in voorkomend geval, op wissing, beperking en overdraagbaarheid van gegevens kunnen uitoefenen:

• Een betrokkene kan zijn rechten uitoefenen, bijvoorbeeld door te verzoeken om toegang tot, ratificatie of wissing van persoonsgegevens, door een e-mail te sturen naar eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Het verzoek wordt onverwijld en in ieder geval binnen een maand behandeld.
• Bij de bevestiging van de deelname aan de prijsuitreiking, offline of online, worden potentiële deelnemers ervan in kennis gesteld dat tijdens het evenement foto’s van hen kunnen worden gemaakt en door het bureau van de Ombudsman kunnen worden gebruikt voor communicatiedoeleinden. Als zij zich zorgen maken, kunnen zij contact opnemen met de eenheid Communicatie via eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. De eenheid zal proberen zoveel mogelijk tegemoet te komen aan hun zorgen (bijvoorbeeld, afhankelijk van de configuratie van de ruimte, of door hun foto te verduisteren/bedekken op collectieve printschermen die tijdens digitale ceremonies zijn genomen).

Privacyverklaring

betreffende het verzamelen van persoonsgegevens in het kader van de uitreiking van de prijs voor goed bestuur van de Europese Ombudsman door de eenheid Communicatie van het bureau van de Europese Ombudsman

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens het Bureau van de Europese Ombudsman verzamelt, waarom en hoe het deze verzamelt, verwerkt, gebruikt en opslaat. In de verklaring wordt ook beschreven hoe betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.

De verantwoordelijke voor de verwerking is de Europese Ombudsman.

1. Welke persoonsgegevens verwerkt de Europese Ombudsman?

We verzamelen persoonlijke gegevens zoals voornaam, achternaam, e-mailadres, naam van de werkgever en, in sommige gevallen, afbeeldingen zoals foto's en video-opnamen, evenals audio-opnamen gemaakt tijdens de ceremonie of geleverd door de genomineerden zelf.

2. Waarom verwerkt de Europese Ombudsman deze persoonsgegevens?

Uitsluitend met het oog op de coördinatie, organisatie en het beheer van de prijs voor goed bestuur van de Europese Ombudsman.

3. Wat zijn de rechtsgrondslagen en de noodzaak voor de verwerking van deze gegevens?

Wij verwerken gegevens bij de uitvoering van de taken van de Europese Ombudsman in het algemeen belang overeenkomstig het Statuut van de Europese Ombudsman en artikel 5, lid 1, punt a), en artikel 5, lid 1, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725.

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens?

De Europese Ombudsman is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking, die de communicatie-eenheden uitvoeren, bijgestaan door een externe adviesraad bij de selectie van projecten voor de prijs.

De eenheid Communicatie kan externe professionals opdracht geven om foto's te maken en audio- en video-opnamen te maken van prijsuitreikingen.

5. Wie ontvangt de gegevens?

Teamleden van de eenheid Communicatie, het secretariaat-generaal, het directoraat Administratie en het kabinet van de Ombudsman, wier werkzaamheden vereisen dat zij omgaan met de persoonsgegevens in verband met de organisatie van openbare evenementen.

De video’s van de prijsuitreikingen worden gepubliceerd op de website en het YouTube-kanaal van de Ombudsman en worden live uitgezonden op beide websites. De gegevens kunnen ook verschijnen op de andere socialemediakanalen van de Ombudsman, die openbaar beschikbaar zijn. Beelden van de winnaars worden ook gepubliceerd op de website en/of sociale media van de Ombudsman.

De lijsten van genomineerden voor de prijs worden gepubliceerd op de website van de Ombudsman en worden verspreid onder alle deelnemers aan een prijsuitreiking.

Namen, titels en afbeeldingen van genomineerden en winnaars kunnen worden gepubliceerd in de interne nieuwsbrief van het bureau van de Ombudsman.

6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

De volgende gegevensvelden worden gedurende vijf jaar op de schijf van de eenheid Communicatie opgeslagen, waarna zij worden gewist:

• namen van voordrachten en voordrachten, leden van de externe adviesraad, werkgevers van voordrachten en voordrachten;
• e-mailadressen en telefoonnummers van voorgedragen en voorgedragen kandidaten en van leden van de externe adviesraad;
• functietitels van genomineerden en hun rol in genomineerde projecten;
• functietitels van leden van de externe jury; en
• de professionele prestaties van de genomineerden en de leden van de externe adviesraad.

Voor de openbare stemming bewaren we de voornaam, achternaam en e-mailadres van kiezers gedurende maximaal twee maanden na de prijsuitreiking, alleen om ervoor te zorgen dat er geen meerdere stemmen van dezelfde persoon zijn.

De gegevens die relevant worden geacht voor de activiteiten van het bureau, worden gearchiveerd voor historische doeleinden.

Afbeeldingen en video- en audio-opnamen van prijsuitreikingen die door externe contractanten worden geleverd, worden gedurende vijf jaar op een gemeenschappelijke schijf opgeslagen, waarna ze worden verwijderd. De gegevens die relevant worden geacht voor de activiteiten van het bureau, worden vervolgens gearchiveerd voor historische doeleinden.

De namen van de winnaars en hun prijzen worden voor onbepaalde tijd gearchiveerd voor historische doeleinden.

7. Hoe beschermen wij uw gegevens?

Persoonsgegevens worden beschermd door beveiligingsmaatregelen die door de sector informatie- en communicatietechnologie bij het bureau van de Ombudsman zijn ingesteld om de integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische eigendommen van de instelling te beschermen.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Een betrokkene kan zijn rechten uitoefenen, bijvoorbeeld door te verzoeken om toegang tot, ratificatie of wissing van persoonsgegevens, door een e-mail te sturen naar
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Het verzoek wordt onverwijld en in ieder geval binnen een maand behandeld.

9. Met wie kunt u contact opnemen in geval van vragen of klachten over gegevensbeschermingskwesties?

Een betrokkene kan op elk moment vragen over gegevensbescherming sturen naar:
eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu

Eenheid Communicatie
Europese Ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403
F-67001 Straatsburg Cedex

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Ombudsman:
dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu of

Een klacht indienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming: edps@edps.europa.eu

Straatsburg, 26/10/2022