Klager verzocht de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO) toegang te verlenen tot documenten in verband met de benoeming van een EU-ambassadeur. De EDEO heeft de toegang geweigerd, met een beroep op uitzonderingen op grond van de EU-regels inzake de toegang van het publiek tot documenten, en met het argument dat de werkzaamheden van selectiepanels en alle daarmee verband houdende documenten vertrouwelijk zijn (overeenkomstig het Statuut van de ambtenaren van de EU) en dat openbaarmaking van de documenten inbreuk zou maken op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene.

Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft de documenten geïnspecteerd en een ontmoeting gehad met de relevante vertegenwoordigers van de EDEO om opheldering te krijgen over de weigering om toegang te verlenen. Op basis hiervan stelde de Ombudsman vast dat de EDEO gerechtvaardigd was om toegang tot de documenten te weigeren op basis van de uitzonderingen. De Ombudsman sloot het onderzoek dus af en constateerde dat er geen sprake was van wanbeheer. Zij stelde echter als verbetering voor dat de EDEO ervoor zorgt dat hij gedetailleerde redenen opgeeft voor het weigeren van toegang tot documenten, waarbij hij uitlegt hoe de openbaarmaking van de gevraagde documenten de belangen die worden beschermd door de EU-regels inzake de toegang van het publiek tot documenten, specifiek en doeltreffend kan ondermijnen. Bovendien moet de EDEO het cv van de EU-ambassadeur in kwestie op de website van de delegatie publiceren.