• Een klacht indienen
  • Informatie aanvragen
60th Rome Treaty anniversaryUw Europa - De portaalsite voor Europese en nationale online-overheidsdiensten

Besluit van de Europese Ombudsman tot vaststelling van interne procedures voor de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten en verzoeken om informatie

beschikbare talen :  bg.es.cs.da.de.et.el.en.fr.ga.hr.it.lv.lt.hu.mt.nl.pl.pt.ro.sk.sl.fi.sv

De in dit besluit uiteengezette procedures zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat de Ombudsman bij de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten en verzoeken om informatie de hoogste normen van transparantie en efficiëntie hanteert.

Verzoeken om toegang van het publiek tot documenten die in het bezit zijn van het Bureau van de Ombudsman worden behandeld volgens Verordening (EG) nr. 1049/2001[1], met inachtneming van het Statuut van de Europese Ombudsman[2].

Dit besluit is ook van toepassing op verzoeken om informatie die het bureau van de Ombudsman ontvangt.

De Ombudsman heeft de volgende interne procedures vastgesteld:

Artikel 1: Ontvangst van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten en verzoeken om informatie

1.1 De dienst die verantwoordelijk is voor de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten en verzoeken om informatie is een daartoe aangewezen eenheid.

1.2 Eenieder ten kantore van de Ombudsman die een verzoek om toegang van het publiek tot documenten ontvangt stuurt dit verzoek onmiddellijk voor registratie en behandeling door naar de daartoe aangewezen eenheid.

1.3 Eenieder ten kantore van de Ombudsman die een schriftelijk verzoek om informatie ontvangt behandelt dit direct en snel. Is dit niet mogelijk, dan wordt het verzoek om informatie doorgestuurd naar de daartoe aangewezen eenheid.

Artikel 2: Aanvragen voor toegang van het publiek tot documenten

2.1 Verzoeken om toegang van het publiek tot documenten worden behandeld overeenkomstig de procedurele[3] voorschriften als uiteengezet in de artikelen 6 t/m 10 van Verordening (EG) nr. 1049/2001. Deze voorschriften houden ook in dat de verzoeker het recht heeft een confirmatief verzoek[4] in te dienen in geval van een volledige of gedeeltelijke afwijzing of bij het uitblijven van een antwoord binnen de voorgeschreven termijn.

2.2 Besluiten over initiële verzoeken worden door het hoofd van de daartoe aangewezen eenheid genomen. Een besluit over een initieel verzoek waarbij toegang van het publiek tot de gevraagde documenten volledig of gedeeltelijk wordt afgewezen, vermeldt de redenen daarvan en attendeert de verzoeker op zijn recht een confirmatief verzoek in te dienen.

2.3 Besluiten over confirmatieve verzoeken worden door de secretaris-generaal genomen. Een besluit over een confirmatief verzoek waarbij toegang van het publiek tot de gevraagde documenten volledig of gedeeltelijk wordt afgewezen, vermeldt de redenen daarvan en attendeert de verzoeker op zijn recht beroep in te stellen bij het Hof van Justitie van de Europese Unie overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

2.4 Toegang van het publiek tot documenten wordt verleend tenzij bepaalde openbare of persoonlijke belangen bij wijze van uitzonderingen als vastgelegd in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 dienen te worden beschermd.

2.5 Wanneer een verzoek om toegang van het publiek tot documenten een document betreft dat in de loop van een onderzoek is verkregen van een natuurlijk persoon, rechtspersoon, EU-instelling of lidstaat op voorwaarde van vertrouwelijkheid, dan is er sprake van een veronderstelling van niet-openbaarmaking van het document overeenkomstig het Statuut van de Europese Ombudsman[5].

2.6 In deze gevallen mag de Ombudsman met het oog op de transparantie in overleg met de persoon, EU-instelling of lidstaat die het document heeft verstrekt, bepalen of de vertrouwelijkheid wordt opgeheven en het document openbaar wordt gemaakt.

Artikel 3: Persoonsgegevens

3.1 Wanneer een document waarvoor een verzoek om toegang van het publiek is ingediend, persoonsgegevens in de zin van de Verordening inzake de bescherming van persoonsgegevens[6] bevat, worden die persoonsgegevens overeenkomstig de bepalingen van die verordening behandeld.

3.2 In het belang van de transparantie wordt de identiteit van de personeelsleden van de Ombudsman, wanneer naar hen wordt verwezen in de context van de uitoefening van hun functie, in de regel openbaar gemaakt, tenzij er goede redenen zijn om dit niet te doen.

Artikel 4: Verzoeken om informatie

4.1 Verzoeken om informatie worden zo spoedig mogelijk behandeld, en in elk geval binnen 15 werkdagen.

4.2 Een besluit om de gevraagde informatie niet te verstrekken wordt met redenen omkleed[7] en wijst de verzoeker op zijn recht op indiening van een verzoek om het besluit te doen herzien.

4.3 Naar aanleiding van een verzoek om herziening herziet de secretaris-generaal het besluit tot afwijzing van het verzoek om verstrekking van de gevraagde informatie. Herziening geschiedt zo spoedig mogelijk en in elk geval binnen 15 werkdagen.

Artikel 5: Goedkeuring en inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag van de goedkeuring ervan. Het besluit van de Ombudsman d.d. 26 mei 2014 tot vaststelling van interne procedures voor de behandeling van verzoeken om toegang van het publiek tot documenten en verzoeken om informatie wordt hierbij ingetrokken.

Straatsburg, 01/09/2016

Emily O'Reilly

[1] Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).

[2] Besluit van het Europees Parlement inzake het Statuut van de Europese Ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt aangenomen door het Parlement op 9 maart 1994 (PB L 113 van 4.5.1994, blz.15) en gewijzigd bij zijn besluiten van 14 maart 2002 (PB L 92 van 9.4.2002, blz. 13) en 18 juni 2008 (PB L 189 van 17.7.2008, blz. 25).

[3] Het woord "procedurele" verwijst naar termijnen, wijze van toegang en het recht op beroep.

[4] "Confirmatief verzoek" is de term die in Verordening (EG) nr. 1049/2001 voor het recht op beroep wordt gebruikt.

[5] De Ombudsman is van oordeel dat de volgende documenten onder het toepassingsgebied van artikel 2, lid 2.5., van dit besluit vallen: 1. Van een EU-instelling verkregen gevoelige documenten in de zin van artikel 9 van Verordening (EG) nr.1049/2001, 2. Op voorwaarde van vertrouwelijkheid van een EU-instelling verkregen documenten, inclusief naar aanleiding van een onderzoek, 3. Van een lidstaat bij wet of verordening verkregen als geheim gerubriceerde documenten, 4. Op basis van vertrouwelijkheid van ambtenaren en andere personeelsleden van de EU middels getuigenis verkregen bewijs, 5. Van een klager of derde partij verkregen documenten die de Ombudsman met het oog op de legitieme belangen van de klager of de derde partij hetzij op verzoek van de klager of de derde partij in kwestie hetzij op eigen initiatief van de Ombudsman als vertrouwelijk aanmerkt.

[6] Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz.1).

[7] De redenen voor afwijzing van een verzoek zijn o.a. vertrouwelijkheid, beroepsgeheim of de verplichting de belangen van de klager of een andere persoon niet te schaden.