Toegang van het publiek tot EU-documenten en de rol van de Europese Ombudsman

Transparantie is een van de kernprioriteiten van de Europese Ombudsman. De Ombudsman heeft onder andere tot taak degenen die moeilijkheden hebben ondervonden om toegang te krijgen tot documenten die in het bezit zijn van EU-instellingen, -organen, -bureaus en -agentschappen (instellingen), verhaal te laten halen.

Volgens het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie hebben burgers en rechtspersonen die in de EU verblijven, een recht op toegang tot alle documenten die in het bezit zijn van vrijwel alle EU-instellingen. Op dit recht zijn slechts een beperkt aantal uitzonderingen van toepassing. Dit geldt voor schriftelijke documenten (fysiek en elektronisch) en audio- en audiovisuele opnamen in verband met beleid (bijvoorbeeld juridisch advies), activiteiten (bijvoorbeeld reiskosten van commissarissen) of besluiten (bijvoorbeeld stemmingen) van de instellingen.

Op grond van de EU-regels inzake de toegang van het publiek tot documenten (Verordening (EG) nr. 1049/2001) kunnen burgers contact opnemen met de instellingen om toegang te vragen tot specifieke documenten (wanneer zij op de hoogte zijn van het bestaan ervan) of om de instelling te verzoeken documenten te identificeren over een specifiek onderwerp waartoe zij toegang wensen. Indien de instelling de toegang weigert door zich te beroepen op een van de uitzonderingen, zoals vermeld in Verordening (EG) nr. 1049/2001, kan een zogeheten “confirmatief verzoek” ingediend worden om de instelling te verzoeken haar besluit te herzien.

Personen die toegang tot documenten wensen te krijgen en daartoe een confirmatief verzoek indienen, kunnen zich tot de Europese Ombudsman wenden indien de instelling dit verzoek geheel of gedeeltelijk afwijst. Als argument kan worden aangevoerd dat de aangehaalde uitzonderingen niet van toepassing zijn of dat er een hoger openbaar belang is dat openbaarmaking van het document of de documenten gebiedt. Indien de instelling niet binnen de gestelde termijnen op hun verzoek(en) reageert, kunnen zij zich ook tot de Ombudsman wenden. De Ombudsman streeft ernaar dergelijke klachten zo snel mogelijk te behandelen en heeft daartoe een versnelde procedure ingesteld.

Meer informatie over het indienen van een klacht bij de Europese Ombudsman.

Zie de Q&A van de Ombudsman voor het publiek over het recht op toegang tot documenten en de gedetailleerde gids van de Ombudsman voor belanghebbenden.