Die Europäische Ombudsstelle hat die Europäische Kommission ersucht, sich dringend mit systemischen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu Dokumenten zu befassen. Es müsse ein grundsätzliches Umdenken stattfinden, damit die in der EU-Transparenzverordnung festgelegten Fristen eingehalten werden können.  

Die Untersuchung der Ombudsstelle aus eigener Initiative ergab, dass die Fristen der Transparenzverordnung (1049/2001) in 85% der Fälle nicht eingehalten werden, wenn Personen die Kommission bitten, ihre erste Zugangsentscheidung zu überprüfen, weil der Zugang zu den beantragten Dokumenten verweigert oder nur teilweise gewährt wurde.

Über 60 % dieser Nachprüfungen dauerten mehr als 60 Arbeitstage, obwohl die Höchstdauer bei 30 Arbeitstagen liegt.

Die Ombudsfrau räumte ein, dass die Zahl und Komplexität der von der Kommission bearbeiteten Anträge zunimmt - über 8000 im Jahr 2021 - und dass Antragstellende weniger als 10 Prozent der negativen Entscheidungen anfechten.

Die Erfahrung der Ombudsstelle bei der Bearbeitung von Beschwerden über den Zugang zu Dokumenten zeigt jedoch, dass es häufig zu langen Verzögerungen in Fällen kommt, die von großem öffentlichen Interesse sind.

Solche Verzögerungen haben in manchen Fällen zur Folge, dass die erhaltenen Informationen für Recherche- oder journalistische Zwecke nicht mehr von Nutzen sind. Die Verzögerungen können auch dazu führen, dass Bürgerinnen und Bürger bei der Entscheidungsfindung nicht mehr mitreden können.

Es dauerte fast sieben Monate, bis die Kommission ihre ersten Erkenntnisse in einer Anfrage auf Zugang zu Dokumenten im Zusammenhang mit dem nationalen Plan Polens im Rahmen der Fazilität für Konjunkturbelebung und Widerstandsfähigkeit überprüfte.

Ein Journalist erhielt Dokumente über den Kauf von nicht normgerechten medizinischen Masken durch die Kommission fast zwei Jahre nach dem ursprünglichen Antrag. Bei einem Ersuchen um Zugang zu Dokumenten betreffend einer berufsbedingten Reise eines Kommissionsmitglieds benötigte die Kommission insgesamt 14 Monate Bearbeitungszeit.

Die Untersuchung der Ombudsstelle ergab, dass die systemischen und erheblichen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Zugangsanträgen einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellen.

Mit dem Hinweis, dass "verzögerter Zugang verweigerter Zugang ist", verweist die Ombudsfrau auch auf die Möglichkeit, dass die langen Verzögerungen Personen davon abhalten könnten, Anträge auf Zugang zu Dokumenten zu stellen.

Die Ombudsfrau schlug vor, dass die Kommission mehr Ressourcen für die Bearbeitung von Zweitanträgen bereitstellt, konstruktiv und offen mit Personen umgeht, die Dokumente anfordern, und Themen von öffentlichem Interesse antizipiert, um proaktiv transparent zu sein.

Es wurde festgestellt, dass diese Vorschläge nur bedingt zu einer Verringerung der Verzögerungen führen werden, da eine grundlegendere Änderung von Seiten der Kommission erforderlich ist.

Gemäß der Verordnung 1049/2001 müssen die EU-Institutionen bei Erst- und Zweitanträgen innerhalb von höchstens 30 Arbeitstagen eine Entscheidung treffen.  Die vollständige Empfehlung finden Sie hier