Magħmul skont l-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew [1]

L-isfond taż-żjara

1. L-Ombudsman Ewropew nediet programm ta' żjarat fl-aġenziji tal-UE f'Mejju 2011 bil-għan li tippromwovi amministrazzjoni tajba u taqsam l-aħjar prattika fost dawn l-entitajiet tal-UE. Dawn iż-żjarat jitwettqu formalment abbażi tal-kompetenza tal-Ombudsman li jwettaq inkjesti fuq inizjattiva proprja skont l-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea. Dawn jipprovdu opportunità għall-Ombudsman u l-aġenziji biex jinvolvu ruħhom fi djalogu kostruttiv bil-ħsieb li titrawwem u tissaħħaħ kultura amministrattiva ta' servizz liċ-ċittadini [2].

2. Permezz ta’ ittra tat-30 ta’ Jannar 2012, l-Ombudsman informa lis-Cedefop li, fil-kuntest tal-programm tiegħu ta’ żjarat fl-aġenziji, huwa kien iddeċieda li jżur iċ-Ċentru fit-22 ta’ Frar 2012.

3. Is-Cedefop ġie stabbilit bir-Regolament (KEE) Nru 337/75 tal-Kunsill tal-10 ta’ Frar 1975 li jistabbilixxi Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali [3], li ġie emendat l-aħħar bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2051/2004 [4]. Il-missjoni tiegħu hija li jappoġġa l-iżvilupp tal-politiki Ewropej dwar l-edukazzjoni u t-taħriġ vokazzjonali (ETV) u li jikkontribwixxi għall-implimentazzjoni tagħhom. L-objettiv strateġiku tagħha huwa li ssaħħaħ il-kooperazzjoni Ewropea u tappoġġa lill-Kummissjoni, lill-Istati Membri u lis-sħab soċjali fit-tfassil u fl-implimentazzjoni ta’ politiki għal ETV attraenti li jippromwovu l-eċċellenza u l-inklużjoni soċjali. Il-kompiti tas-Cedefop huma li: tikkompila d-dokumentazzjoni u l-analiżijiet magħżula tad-data; jikkontribwixxu għall-iżvilupp u l-koordinazzjoni tar-riċerka; jisfruttaw u jxerrdu l-informazzjoni; jinkoraġġixxu approċċi konġunti għall-problemi tal-edukazzjoni u t-taħriġ vokazzjonali; jipprovdi forum għal dibattitu u skambji ta' ideat.

4. Abbozz ta' aġenda bil-kwistjonijiet speċifiċi li l-Ombudsman xtaq jiddiskuti ntbagħat lis-Cedefop. Barra minn hekk, l-Ombudsman informa lis-Cedefop li, bi tweġiba għal impenn li kien ħa wara talba mill-Assemblea tal-Kumitati tal-Persunal tal-Aġenzija (AASC), huwa kien se jiltaqa' wkoll mal-Kumitat tal-Persunal tas-Cedefop matul iż-żjara tiegħu. Fin-nuqqas ta' Kumitat tal-Persunal elett, l-Ombudsman irċieva talba għal laqgħa minn rappreżentanti ta' trade union fis-Cedefop, l-Istati Uniti-Cedefop. L-Ombudsman qabel li jiltaqa' mar-rappreżentanti tat-trade unions. 

Iż-żjara

5. Il-laqgħa mal-maniġment tas-Cedefop saret fit-22 ta' Frar 2012. Dan beda bi preżentazzjoni qasira mill-Aġent Direttur, li pprovda lill-Ombudsman b’xi informazzjoni ġenerali dwar is-Cedefop, il-missjoni u l-organizzazzjoni tiegħu. Min-naħa tiegħu, l-Ombudsman iċċara li ż-żjarat tiegħu jitwettqu formalment abbażi tal-kompetenza tiegħu li jwettaq inkjesti fuq inizjattiva proprja. Huwa indika li inkjesta fuq inizjattiva proprja timplika, fost l-oħrajn, li japplikaw il-garanziji proċedurali tas-soltu li jikkonċernaw tali inkjesti. Dawn jinkludu d-dritt tal-aġenzija li titlob lill-Ombudsman Ewropew biex jittratta l-informazzjoni u d-dokumenti fuq bażi kunfidenzjali [5]. Wara dawn il-preżentazzjonijiet inizjali, il-Kapijiet ta' unitajiet differenti taw preżentazzjonijiet bil-ħsieb li jipprovdu tweġibiet għall-mistoqsijiet magħmula mill-Ombudsman fl-ittra tiegħu tat-30 ta' Jannar 2012. Ġew ipprovduti wkoll preżentazzjoni bil-PowerPoint u dokumenti ta' sostenn lill-Ombudsman.

6. Is-suġġetti li ġejjin kienu s-suġġett ta' diskussjoni bejn l-Ombudsman u l-maniġment tas-Cedefop:

• Il-konformità mal-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba u mal-istandards etiċi
• Trasparenza, djalogu u responsabbiltà
• Għażla u reklutaġġ
• Sejħiet għall-offerti
• Kunflitti ta' interess
• Fuq in-nuqqas ta’ kumitat tal-persunal

7. Wara l-laqgħa mal-maniġment, l-Ombudsman iltaqgħet ma' żewġ rappreżentanti tal-US-Cedefop. It-trade union qajmet il-kwistjonijiet tan-nuqqas ta’ kumitat tal-persunal u ta’ problemi fil-fluss ta’ informazzjoni mill-maniġment għall-persunal. Huma indikaw li l-persunal tas-Cedefop ma ġiex infurmat dwar iż-żjara tal-Ombudsman. Huma staqsew ukoll mistoqsijiet dwar l-aċċess għad-dokumenti u l-applikazzjoni tar-Regolament 1049/20001. 

Is-sejbiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman wara ż-żjara

8. Fis-27 ta' April 2012, l-Ombudsman bagħat Rapport lis-Cedefop li fih is-sejbiet tiegħu miż-żjara u s-suġġerimenti li ġejjin [6]:

a) Minbarra l-impenji tiegħu li joħloq paġna ddedikata għat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti u li jipproduċi rapport annwali dwar it-trattament tiegħu ta' tali talbiet, is-Cedefop jista' jikkunsidra li jadotta proċeduri formali biex jittratta t-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti. Tali proċeduri għandhom jinkludu kemm talbiet inizjali kif ukoll applikazzjonijiet konfermatorji. B'dak il-mod is-Cedefop ikun jista' jikkonforma mal-iskadenzi stabbiliti fir-Regolament 1049/2001. Il-parteċipazzjoni tal-konsulent legali fit-trattament tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti tkun l-aktar xierqa u rakkomandabbli. L-Ombudsman żied jgħid li jkun kuntent li jassisti lis-Cedefop fl-għoti ta' aktar taħriġ dwar l-aċċess għad-dokumenti u l-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001.

b) L-Ombudsman ħeġġet lis-Cedefop biex jagħmel mill-inqas il-paġna ewlenija tas-sit web tiegħu, kif ukoll informazzjoni dwar il-funzjonijiet u l-politika lingwistika tiegħu, disponibbli fit-23 lingwa kollha tat-Trattat. Billi jilqa' liċ-ċittadini li jżuru s-sit web bil-lingwa tagħhom stess u jispjegalhom il-funzjonijiet tiegħu, is-Cedefop juri b'mod ċar li jirrikonoxxi li ċ-ċittadini kollha tal-Unjoni Ewropea għandhom interess leġittimu fil-ħidma tiegħu.

c) Bil-ħsieb li tkompli tittejjeb l-informazzjoni pprovduta lill-kandidati fil-proċeduri tal-għażla, l-Ombudsman ħeġġet lis-Cedefop jinforma lill-kandidati dwar il-possibbiltajiet kollha disponibbli għalihom biex jikkontestaw deċiżjoni li teskludihom minn kompetizzjoni. Il-possibbiltajiet ta' kontestazzjoni esterna huma d-dritt li jitressaq ilment quddiem l-Ombudsman u d-dritt li jitressaq rikors għal annullament quddiem il-qrati tal-UE.

d) L-Ombudsman issuġġerixxa li s-Cedefop jikkunsidra mill-ġdid il-pożizzjoni tiegħu rigward id-divulgazzjoni tal-ismijiet tal-membri tal-Bord tas-Selezzjoni. 

e) Is-Cedefop jista' jikkunsidra li jinforma lill-offerenti dwar il-possibbiltà li jfittxu rimedju billi jissottometti lment lill-Ombudsman.

f) L-Ombudsman ħeġġet lis-Cedefop biex jieħu l-miżuri kollha meħtieġa biex jiżgura li jiġi elett Kumitat tal-Persunal biex jirrappreżenta l-interessi tal-persunal.

Is-segwitu mogħti mis-Cedefop għas-suġġerimenti tal-Ombudsman

9. Fit-18 ta' Lulju 2012, is-Cedefop bagħat il-pjan ta' azzjoni ta' segwitu tiegħu dwar is-suġġerimenti tal-Ombudsman.

10. B’mod partikolari, is-Cedefop informa lill-Ombudsman li biħsiebu joħloq fis-sit web tiegħu taqsima ddedikata għat-talbiet għal aċċess għad-dokumenti. Il-paġna web, li se tkun disponibbli bl-Ingliż, bil-Ġermaniż u bil-Franċiż, se tipprovdi aċċess immedjat għad-"dokumenti l-aktar mitluba" tas-Cedefop u se tinkludi formola ta' talba li għandha tintuża f'każijiet fejn id-dokument mitlub ma jkunx disponibbli online. It-talbiet li jeħtieġu parir legali sabiex jitwieġbu jintbagħtu lill-konsulent legali. L-Aġenzija impenjat ruħha wkoll li tippubblika rapport annwali dwar it-trattament tagħha tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti.

11. Is-Cedefop informa lill-Ombudsman li, minn Awwissu 2012, kellu l-ħsieb li jagħmel disponibbli bl-Ingliż, bil-Ġermaniż u bil-Franċiż l-informazzjoni statika tas-sit web uffiċjali tiegħu, bħal informazzjoni dwar il-missjoni tiegħu u l-oqsma ewlenin tal-attivitajiet tiegħu, kif ukoll il-menu tan-navigazzjoni. Fil-qafas ta’ migrazzjoni potenzjali lejn soluzzjoni teknoloġika ġdida għall-portal tal-Web tagħha, hija impenjat ruħha wkoll li tesplora l-possibbiltà li jkun hemm sit web multilingwi li jipprovdi informazzjoni fit-23 lingwa uffiċjali. Madankollu, minħabba restrizzjonijiet baġitarji, dan il-proġett ma setax jibda qabel l-2014.

12. Is-Cedefop żied li, minn Lulju 2012, beda jinforma kemm lill-kandidati fil-proċeduri tal-għażla kif ukoll lill-offerenti li ma ntgħażlux dwar id-dritt tagħhom li jressqu lment lill-Ombudsman u indika li dikjarazzjoni f’dan is-sens issa hija inkluża fid-dokumenti u l-komunikazzjonijiet rilevanti kollha. Is-Cedefop żamm il-pożizzjoni tiegħu li ma jiżvelax l-ismijiet tal-membri tal-Bord tas-Selezzjoni.

13. Fl-aħħar nett, huwa informa lill-Ombudsman li, wara l-elezzjonijiet, kumitat tal-persunal ġdid assuma r-responsabbiltajiet tiegħu fit-12 ta' Ġunju 2012.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

14. L-Ombudsman jilqa' l-approċċ kostruttiv u r-rieda tas-Cedefop li jimplimenta l-maġġoranza tas-suġġerimenti tiegħu. B'mod partikolari, huwa bi pjaċir jinnota li s-Cedefop diġà implimenta s-suġġerimenti tiegħu rigward l-għoti ta' informazzjoni lill-offerenti u lill-kandidati fil-proċeduri tal-għażla tal-persunal. F'dan ir-rigward, huwa jinnota li l-avviżi ta' postijiet battala ppubblikati reċentement fis-sit web tas-Cedefop jinkludu informazzjoni dwar il-possibbiltà li wieħed jilmenta mal-Ombudsman, taħt l-intestatura "proċeduri ta' appell". Huwa jittama li informazzjoni simili tiġi inkluża fl-ittri mibgħuta lill-offerenti li ma jkunux intgħażlu.

15. L-Ombudsman tilqa' wkoll l-approċċ proattiv tas-Cedefop rigward l-aċċess għad-dokumenti. Kif enfasizza ripetutament l-Ombudsman, amministrazzjoni tajba tirrikjedi li d-dritt ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti jinftiehem li huwa relatat mhux biss mal-ħtieġa li l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE jittrattaw b'mod korrett it-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti, iżda wkoll mar-rekwiżit li l-informazzjoni u d-dokumenti jkunu faċilment disponibbli għall-pubbliku b'mod proattiv [7]. L-impenn tas-Cedefop li jipprovdi aċċess dirett għal għadd ta' dokumenti identifikati bħala ta' interess għall-pubbliku huwa milqugħ tajjeb ħafna.  

16. L-Ombudsman huwa kuntent ukoll bl-impenji tas-Cedefop rigward il-politika lingwistika tiegħu. Huwa mfaħħar mill-isforzi tal-Aġenzija biex tagħmel il-paġna ewlenija tas-sit web tagħha disponibbli fit-23 lingwa uffiċjali kollha. Hija l-pożizzjoni tal-Ombudsman li, f'dak li għandu x'jaqsam mal-komunikazzjoni esterna tal-istituzzjonijiet Ewropej maċ-ċittadini, ikun ideali li l-materjal maħsub għal dawn l-iskopijiet jiġi ppubblikat fil-lingwi uffiċjali kollha. Sabiex dik il-komunikazzjoni esterna tkun effettiva, huwa meħtieġ li ċ-ċittadini jifhmu l-informazzjoni pprovduta lilhom mill-istituzzjonijiet [8].  

17. Barra minn hekk, peress li jqis li huwa importanti ħafna r-rwol li għandhom il-kumitati tal-persunal bħala l-mezz formali ewlieni ta' komunikazzjoni bejn il-maniġment u l-persunal, l-Ombudsman jilqa' l-aħbar tal-elezzjoni ta' kumitat tal-persunal.

18. Fir-rigward tad-divulgazzjoni tal-ismijiet tal-membri tal-Bord tas-Selezzjoni, is-Cedefop argumenta matul iż-żjara tal-Ombudsman li n-nuqqas ta’ divulgazzjoni għandu l-għan li jipproteġi lill-membri tal-Bord tas-Selezzjoni minn pressjoni esterna. Huwa talab lill-Ombudsman biex iżomm f'moħħu d-daqs żgħir tal-aġenzija u l-post fejn tinsab. Hija nnotat li l-membri tal-persunal tagħha kienu se joqogħdu lura milli jipparteċipaw fil-Bordijiet tas-Selezzjoni jekk isimhom jiġi żvelat.

19. Fir-Rapport tiegħu tas-27 ta' April 2012 wara ż-żjara, l-Ombudsman ikkunsidra bir-reqqa dawn l-argumenti u wieġeb għalihom kif ġej.

31. Fir-rigward tal-politika tas-Cedefop li ma jiżvelax l-ismijiet tal-membri tal-bordijiet tal-għażla tiegħu, l-Ombudsman ifakkar li, skont ġurisprudenza stabbilita, is-segretezza relatata mad-deliberazzjonijiet u l-proċedimenti tal-bordijiet tal-għażla ġiet introdotta bil-għan li jiġu ggarantiti l-indipendenza ta' dawn il-bordijiet u l-oġġettività tal-proċedimenti tagħhom, billi jiġu protetti minn kull interferenza u pressjoni esterna.[9] Għalhekk, l-osservanza ta' din is-segretezza tipprekludi l-iżvelar tal-fehmiet adottati minn membri individwali tal-bordijiet tal-għażla. L-Ombudsman konsistentement kien tal-fehma li d-dritt li jinżammu sigrieti l-fehmiet individwali tal-membri tal-bord tal-għażla mhuwiex, madankollu, l-istess bħal li jinżammu sigrieti l-identitajiet tagħhom [10].

32. L-Ombudsman jinnota li l-fehmiet tal-istituzzjonijiet dwar il-bilanċ korrett bejn il-ftuħ u l-ħtiġijiet leġittimi tal-kunfidenzjalità fil-ħidma tal-Bordijiet tas-Selezzjoni evolvew fid-direzzjoni li tingħata aktar importanza lill-ftuħ [11]. Huwa jfakkar li kemm l-EPSO kif ukoll il-Kummissjoni għandhom prattika stabbilita, fejn jiżvelaw l-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla. Fil-fehma tal-Ombudsman, tali prattika tiggarantixxi t-trasparenza fil-proċeduri tal-għażla, tgħin biex tinbena u tinżamm il-fiduċja pubblika fl-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji jew l-aġenziji tal-UE u tiżgura lill-kandidati li l-proċedura tal-għażla ma kinitx ivvizzjata minn kunflitti ta' interess.

20. It-tweġiba tas-Cedefop għas-suġġerimenti tal-Ombudsman ma indirizzatx il-punti ta' hawn fuq. L-Aġenzija sempliċiment tenniet li tippreferi li ma tiżvelax l-ismijiet tal-membri tal-Bordijiet tas-Selezzjoni.

21. L-Ombudsman jiddispjaċih dwar il-pożizzjoni adottata mill-Aġenzija u huwa tal-fehma li, fir-rigward tal-kwistjoni tal-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-Bord tas-Selezzjoni, l-azzjoni tas-Cedefop, jiġifieri, kemm in-nuqqas li jiġu indirizzati l-argumenti fformulati mill-Ombudsman dwar din il-kwistjoni kif ukoll ir-rispons innifsu, juru nuqqas ta' rieda li jinvolvi ruħu fi djalogu kostruttiv mal-Ombudsman b'mod li jwassal għat-trawwim u t-tisħiħ ta' kultura amministrattiva ta' servizz għaċ-ċittadini.

22. Għalhekk, l-Ombudsman kompla jeżamina l-kwistjoni sostantiva u jżomm l-analiżi kkwotata fil-punt 15 iktar ’il fuq. Barra minn hekk, l-Ombudsman jindika li kull membru tal-pubbliku li jittratta impjegat taċ-ċivil huwa intitolat li jkun jaf l-isem ta’ dak l-impjegat taċ-ċivil. Dan jikkostitwixxi prinċipju fundamentali ta’ amministrazzjoni tajba. Amministrazzjoni mingħajr wiċċ u isem hija aljenanti [12]. Barra minn hekk, iż-żamma sigrieta tal-fehmiet tal-membri tal-Bordijiet tas-Selezzjoni mhijiex l-istess bħal li jinżammu l-identitajiet tagħhom sigrieti. Tal-ewwel jipproteġi lill-membri tal-Bordijiet tas-Selezzjoni minn pressjoni esterna, filwaqt li tal-aħħar jikkontribwixxi għal klima ta’ segretezza u nuqqas ta’ fiduċja.

23. L-Ombudsman tinnota wkoll li d-divulgazzjoni tal-ismijiet tal-membri tal-Bordijiet tas-Selezzjoni tinvolvi l-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjoni, il-korp, l-uffiċċju jew l-aġenzija tal-UE kkonċernata u għalhekk tirriżulta fl-applikabbiltà tar-Regolament 45/2001. Il-fehim tal-Ombudsman huwa li l-iżvelar tal-ismijiet ikun kompatibbli mad-dritt għall-protezzjoni tad-data dment li l-istituzzjoni kkonċernata tikkonforma ma’ għadd ta’ rekwiżiti legali. Dawn jinkludu (i) l-adozzjoni ta' deċiżjoni li tispeċifika l-bażi legali kif ukoll l-iskop u l-modalitajiet ta' tali żvelar u (ii) l-iżgurar tal-protezzjoni tad-drittijiet tas-suġġett tad-data, inkluż id-dritt li jirċievi minn qabel informazzjoni ċara u kompluta dwar l-iżvelar u d-dritt ta' oġġezzjoni skont l-Artikolu 18 tar-Regolament [13].

24. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni lis-Cedefop, f'konformità mal-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew.

L-abbozz ta' rakkomandazzjoni

Abbażi tas-sejbiet ta' hawn fuq, l-Ombudsman tagħmel l-abbozz ta' rakkomandazzjoni li ġej lis-Cedefop:

Bil-ħsieb li tiġi żgurata t-trasparenza fil-proċeduri tal-għażla, jenħtieġ li s-Cedefop jadotta politika ġdida li tippermettilu jiżvela l-ismijiet tal-membri tal-Bord tas-Selezzjoni b’mod konformi mar-regoli dwar il-protezzjoni tad-data.

Is-Cedefop se jiġi infurmat b’dan l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni.  F'konformità mal-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, is-Cedefop għandu jibgħat opinjoni dettaljata sal-31 ta' Jannar 2013. L-opinjoni dettaljata tista’ tikkonsisti fl-aċċettazzjoni tal-abbozz ta’ rakkomandazzjoni u deskrizzjoni ta’ kif ġie implimentat.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fis-17/10/2012