# Abbozz ta' Rakkomandazzjoni tal-Ombudsman Ewropew fl-inkjesta dwar l-ilment 262/2012/OV kontra l-Parlament Ewropew
- Awtur: Ombudsman Ewropew
- Data: 2014-03-31T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/mt/recommendation/mt/53909)
---
Magħmul skont l-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew[\[1\]](#_ftn1 ""){#_ftnref1}

Il-fatti li wasslu għall-ilment
-------------------------------

**1.** L-ilmentatur, il-Fondazzjoni għal Infrastruttura ta' Informazzjoni Ħielsa[\[2\],](#_ftn2 ""){#_ftnref2} ilmenta mal-Ombudsman dwar kif il-Parlament ittratta t-talba tiegħu għal aċċess pubbliku għall-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitat[\[3\].](#_ftn3 ""){#_ftnref3}

**2.** Fit-8 ta' Lulju 2011, l-ilmentatur talab il-minuti tal-laqgħat tal-Kumitat għall-Kummerċ Internazzjonali (INTA), il-Kumitat għall-Affarijiet Legali (JURI) u l-Kumitat għall-Affarijiet Kostituzzjonali (AFCO) tal-Parlament dwar in-negozjati tal-Ftehim Kummerċjali dwar il-Ġlieda Kontra l-Falsifikazzjoni (ACTA)[\[4\].](#_ftn4 ""){#_ftnref4} Talab ukoll il-minuti tal-laqgħat kollha relatati tal-Koordinaturi tal-Kumitat.

**3.** Fit-28 ta' Lulju 2011, l-Unità "Trasparenza - Aċċess Pubbliku għad-Dokumenti" tal-Parlament wieġbet li l-minuti tal-laqgħat kollha tal-Kumitati tal-Parlament kienu disponibbli fuq is-sit web tal-Parlament[\[5\].](#_ftn5 ""){#_ftnref5} Hija kompliet tgħid li dawn il-minuti jinkludu punt imsejjaħ "*Deċiżjonijiet tal-Koordinaturi* " jew "*Avviżi tal-President "*bid-deċiżjonijiet rilevanti mill-Koordinaturi. Madankollu, hija żiedet li ma kellha l-ebda minuta separata għal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitat.

**4.** Fid-29 ta' Lulju 2011, l-ilmentatur għamel applikazzjoni konfermatorja għal aċċess pubbliku għall-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitat. L-ilmentatur indika li tfittxija ta' Google għal "laqgħat*tal-koordinatur tal-Parlament Ewropew"* identifikat minuti separati tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitat għall-Kumitat għall-Ambjent, is-Saħħa Pubblika u s-Sikurezza tal-Ikel (Kumitat ENVI).

**5.** Fil-5 ta' Awwissu 2011, il-Parlament insista li, normalment, ma kienx hemm minuti separati tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitati. Hija żiedet li xi Kumitati, bħall-Kumitat ENVI, kienu ddeċidew li jippubblikaw ir-riżultati tal-laqgħat tagħhom.

**6.** Fil-5 ta' Ottubru 2011, l-ilmentatur kiteb lis-Segretarjat tal-Kumitat INTA. Huwa rrefera għat-tweġibiet preċedenti mill-Parlament li "\[n\]*o jeżistu minuti separati għal-laqgħat tal-Koordinaturi"*u argumenta li dawn id-dikjarazzjonijiet irriżultaw li kienu żbaljati peress li f'ittra mis-Sur Carl Schlyter MEP lill-Kumitat INTA, saret referenza għall-minuti tal-Koordinaturi. L-ilmentatur iddikjara li s-Segretarjat tal-Kumitat INTA kien ċaħad jew ħeba l-eżistenza ta' dokumenti u ħeġġeġ lis-Segretarjat jirreġistra d-dokumenti eżistenti kollha f'wieħed mir-reġistri tad-dokumenti tal-Parlament, sabiex il-pubbliku jkun jista' jappella kontra deċiżjonijiet li jirrifjutaw l-aċċess.

**7.** Fil-25 ta' Ottubru 2011, il-Parlament, b'referenza għat-talba tal-ilmentatur tal-5 ta' Ottubru 2011 lis-Segretarjat tal-Kumitat INTA, ta aċċess għall-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitat INTA li jittrattaw l-ACTA, jiġifieri, il-minuti tal-laqgħa tal-Koordinaturi tal-Kumitat INTA li saret fil-21 ta' Ġunju 2011[\[6\].](#_ftn6 ""){#_ftnref6}

**8.** Fl-20 ta' Novembru 2011, l-ilmentatur kiteb lill-Parlament fejn irringrazzjah talli bagħatlu kopja tal-minuti tal-laqgħa tal-Koordinaturi tal-Kumitat INTA dwar l-ACTA. Madankollu, hija indikat li, fit-talba tagħha tat-8 ta' Lulju 2011, hija kienet talbet ukoll il-minuti tal-laqgħa tal-Koordinaturi tal-Kumitat JURI, iżda li l-Parlament kien ċaħad l-eżistenza ta' dawn il-laqgħat tliet darbiet. Għal darb'oħra talbet aċċess pubbliku għal dawn il-minuti.

**9.** Fit-28 ta' Novembru 2011, il-Parlament wieġeb lill-ilmentatur li "*wara l-informazzjoni miksuba mis-segretarjat tal-Kumitat JURI, nikkonfermaw it-tweġiba tagħna pprovduta f'Lulju li għadda: is-segretarjat tal-kumitat JURI ma jelaborax il-minuti separati tal-koordinatur. Il-minuti tal-Kumitat JURI huma disponibbli fuq il-paġna web tal-PE, jekk jogħġbok żur:* \[referenza\]*. Id-deċiżjonijiet meħuda mill-koordinaturi huma inklużi fil-minuti tal-kumitat (punt "avviżi tal-President") ...*".

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni
----------------------------------

**10.** L-Ombudsman talbet lill-Parlament jippreżenta opinjoni dwar l-allegazzjoni u t-talba li ġejjin:

##### Allegazzjoni:

Il-Parlament jonqos milli jirreġistra d-dokumenti kollha eżistenti tal-Parlament fir-Reġistru elettroniku tad-dokumenti tiegħu, b'mod partikolari l-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitat tal-Parlament.

##### Pretensjoni:

Il-Parlament għandu jirreġistra d-dokumenti kollha eżistenti tal-Parlament fir-Reġistru elettroniku tad-dokumenti tiegħu, b'mod partikolari l-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitati tal-Parlament.

L-inkjesta
----------

**11.** L-ilment intbagħat lill-Parlament għal opinjoni. Il-Parlament bagħat l-opinjoni tiegħu fil-31 ta' Mejju 2012. L-opinjoni mbagħad intbagħtet lill-ilmentatur, li bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu fil-25 ta' Lulju 2012.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman
-------------------------------------------

### A. Allegat nuqqas ta' reġistrazzjoni tad-dokumenti kollha eżistenti tal-Parlament fir-reġistru

#### Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

**12.** L-ilmentatur argumenta li l-Parlament jikser ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ir-Regolament 1049/2001)[\[7\],](#_ftn7 ""){#_ftnref7} billi ma jirreġistrax id-dokumenti kollha tal-Parlament (bħall-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitati INTA, JURI u AFCO) f'reġistru pubbliku ta' dokumenti. Argumentat ukoll li dan in-nuqqas jagħti lok ukoll għal ksur tal-Artikolu 103 tar-Regoli ta' Proċedura tal-Parlament ("Trasparenza*tal-attivitajiet tal-Parlament"),* li jiddikjara: "Il-Parlament*għandu jiżgura li l-attivitajiet tiegħu jitwettqu bl-akbar trasparenza, skont it-tieni paragrafu tal-Artikolu 1 tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, l-Artikolu 15 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea u l-Artikolu 42 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea."*

**13.** Fl-opinjoni tiegħu, il-Parlament innota li l-premessa 14 tar-Regolament 1049/2001 tiddikjara li "\[s\]abiex*ikun aktar faċli għaċ-ċittadini li jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom, kull istituzzjoni għandha tipprovdi aċċess għal reġistru ta' dokumenti".* Huwa nnota wkoll li l-premessa 6 tiddikjara li "għandu*jingħata aċċess ider għal dokumenti f'każijiet fejn l-istituzzjonijiet ikunu qed jaġixxu fil-kapaċità leġislattiva tagħhom".* Hija kkwotat ukoll l-Artikolu 12 tar-Regolament 1049/2001, li jaqra kif ġej:

"*1. L-istituzzjonijiet għandhom kemm jista' jkun jagħmlu d-dokumenti direttament aċċessibbli għall-pubbliku f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru skont ir-regoli tal-istituzzjoni kkonċernata.*

*2. B'mod partikolari, dokumenti leġislattivi, jiġifieri, dokumenti mfassla jew irċevuti matul proċeduri għall-adozzjoni ta' atti li jorbtu legalment fi jew għall-Istati Membri, għandhom, bla ħsara għall-Artikoli 4 u 9, ikunu direttament aċċessibbli.*

*3. Fejn possibbli, dokumenti oħra, b'mod partikolari dokumenti relatati mal-iżvilupp ta' politika jew strateġija, għandhom ikunu direttament aċċessibbli.*

*4. Fejn l-aċċess dirett ma jingħatax permezz tar-reġistru, ir-reġistru għandu kemm jista' jkun jindika fejn jinsab id-dokument.*"

**14.** Il-Parlament imbagħad spjega l-istruttura tar-reġistru elettroniku tiegħu. Hija indikat li, sabiex tikkonforma ruħha mal-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001, hija għamlet inventarju tal-kategoriji ta' dokumenti prodotti mill-Parlament, jew li l-Parlament irċieva fil-kuntest ta' proċeduri interistituzzjonali. Ladarba ġiet stabbilita din il-lista ta' dokumenti, il-Parlament żviluppa l-għodod tal-IT meħtieġa li jippermettu l-alimentazzjoni awtomatika ta' dokumenti (prodotti/riċevuti) f'reġistru pubbliku elettroniku. Il-kategoriji differenti ta' dokumenti huma elenkati fir-reġistru pubbliku, li jippermetti tiftix online skont il-kategorija. It-tniżżil dirett tad-dokumenti huwa possibbli fil-biċċa l-kbira tal-każijiet (95 %). Meta t-tniżżil dirett ma jkunx possibbli, ir-referenza tad-dokument rilevanti tidher fir-reġistru. Id-dokument imbagħad jista' jintalab mill-Parlament.

**15.** Il-Parlament iddikjara li, fil-ħolqien tar-reġistru pubbliku, huwa applika l-kriterji li d-dokumenti elenkati kellhom ikunu dokumenti "formali", jiġifieri dokumenti li għandhom ċertu grad ta' finalizzazzjoni u li ġew irreġistrati f'sistema interna ta' ġestjoni tad-dokumenti. Il-Parlament iddikjara li d-dokumenti effimeri jew tranżitorji (pereżempju noti personali, abbozzi preparatorji interni, e-mails, eċċ.) huma, sakemm ma jkunux meħtieġa għas-segwitu adegwat ta' fajl speċifiku, mhux irreġistrati fl-ebda sistema. B'konsegwenza ta' dan, mhumiex fir-reġistru pubbliku. B'kuntrast ma' dan, l-abbozzi formali jew id-dokumenti preparatorji rilevanti għad-diskussjonijiet dwar il-fajls (prinċipalment leġiżlattivi) li għandhom jiġu adottati mill-Kumitati parlamentari jew mill-plenarja tal-Parlament huma inklużi fir-reġistru pubbliku.

**16.** Il-Parlament argumenta li, fl-iżvilupp tas-sistema ta' alimentazzjoni awtomatika, huwa kien ta prijorità lid-dokumenti prodotti u riċevuti fil-kuntest tal-proċedura leġiżlattiva, sabiex jikkonforma mal-Artikolu 12 u l-premessa 6 tar-Regolament u jikkontribwixxi b'mod proattiv għat-trasparenza tal-proċedura leġiżlattiva. Il-Parlament iddikjara wkoll li l-kamp ta' applikazzjoni tar-reġistru jitwessa' progressivament hekk kif jiġu identifikati u prodotti tipoloġiji ġodda ta' dokumenti, b'mod parallel maż-żieda fil-kompetenzi tal-Parlament.

**17.** Bi tweġiba għall-affermazzjoni tal-ilmentatur li l-Parlament għandu jirreġistra d-dokumenti *kollha* eżistenti tal-Parlament fir-reġistru pubbliku elettroniku tiegħu, il-Parlament iddikjara li, fil-fehma tiegħu, l-Artikolu 11 tar-Regolament ma jimponix obbligu fuq l-istituzzjonijiet li jelenkaw fir-reġistri tagħhom id-dokumenti *kollha*li huma fil-pussess tagħhom. Barra minn hekk, la huwa fattibbli u lanqas rakkomandabbli, mill-perspettiva ta' amministrazzjoni tajba, li jiġu rreġistrati d-dokumenti eżistenti kollha, indipendentement mill-istatus formali u l-grad ta' tlestija tagħhom. Dan imur ukoll kontra t-trasparenza effettiva.

**18.** Il-Parlament argumenta li, minn perspettiva teknika u minħabba d-definizzjoni wiesgħa ħafna ta ' "*dokument*" fl-Artikolu 3(a) tar-Regolament, il-ħolqien ta ' reġistru kompletament eżawrjenti huwa impossibbli. Tabilħaqq, f'termini prattiċi, id-definizzjoni wiesgħa timplika li kwalunkwe dokument preparatorju bl-ewwel ideat (anke miktuba bl-idejn) dwar rapport futur jista' jitqies bħala dokument. L-istess japplika għall-verżjonijiet preliminari kollha ta' abbozz ta' rapport. Dawn id-dokumenti (noti personali, e-mails, post-its, abbozzi preliminari) naturalment "jeżistu". Madankollu, minħabba l-karattru effimeru tagħhom, normalment ma jiġux irreġistrati.

**19.** Il-Parlament argumenta li l-affermazzjoni tal-ilmentatur kienet tirriżulta minn konfużjoni bejn il-prinċipju ta' aċċess wiesa' (premessa 11 tar-Regolament) u l-obbligu għall-istituzzjonijiet li jistabbilixxu reġistru. Hija ddikjarat li reġistru pubbliku huwa għodda li tiffaċilita l-aċċess pubbliku. Il-Parlament iddikjara li r-Regolament ma jagħmilx parallel bejn il-kamp ta' applikazzjoni tal-prinċipju ta' aċċess pubbliku u l-kamp ta' applikazzjoni tar-reġistru. Jekk jiġi stabbilit parallel bħal dan, l-implimentazzjoni tiegħu ma tkunx realistika. Dan jimponi piż amministrattiv kbir fuq l-istituzzjonijiet minħabba l-ammont konsiderevoli ta' dokumenti preliminari u informali ta' diversi tipi li huma miżmuma mill-istituzzjonijiet. Ir-rekwiżit li l-istituzzjonijiet jirreġistraw id-dokumenti kollha bħal dawn ixekkel il-funzjonament tajjeb tal-istituzzjonijiet.

**20.** Tali distinzjoni (bejn id-dritt ta' aċċess u l-kamp ta' applikazzjoni tar-reġistru) madankollu, insista l-Parlament, ma tfissirx li hemm restrizzjoni fuq id-dritt ta' aċċess. Għall-kuntrarju, dan ifisser li, meta ssir talba, l-istituzzjoni kkonċernata għandha l-obbligu li tidentifika d-dokument rilevanti u li teżamina l-kontenut tiegħu bil-ħsieb li tipprovdi aċċess pubbliku skont ir-Regolament. Dan il-kompitu huwa indipendenti minn jekk ir-reġistru pubbliku jirreferix għad-dokumenti mitluba jew le.

**21.** Il-Parlament għalhekk ikkonkluda li r-reġistru pubbliku tad-dokumenti tiegħu jikkonforma mar-rekwiżiti tal-Artikoli 11 u 12 tar-Regolament 1049/2001.

**22.** Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li huwa fehem mill-opinjoni tal-Parlament li l-Parlament ma jirreġistrax dokumenti effimeri jew tranżitorji. Madankollu, huwa argumenta li hemm ħafna dokumenti li mhumiex effimeri jew tranżitorji u li għandhom jiġu inklużi fir-reġistru, bħal i) minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitati, u ii) dokumenti tan-negozjati.

**23.** L-ilmentatur argumenta li l-minuti *tal-laqgħat tal-Koordinaturi* mhumiex dokumenti temporanji jew temporanji. Huwa ddikjara li s-segretarjati tal-Kumitati jfasslu minuti dettaljati separati tal-Koordinaturi u jibagħtuhom lill-Membri kollha tal-Kumitat. Dawn id-dokumenti għandhom rwol essenzjali, peress li jinfurmaw lill-Membri tal-Kumitat u jistgħu jirreġistraw id-deċiżjonijiet. L-ilmentatur argumenta li r-Reġistru jonqos milli jindika liema segretarjati tal-Kumitati jfasslu l-minuti tal-Koordinaturi. L-ilmentatur indika li kien għadu ma rċeviex il-minuti tal-Koordinaturi mitluba tal-Kumitat JURI. Skont l-ilmentatur, dawn il-minuti jeżistu. L-ilmentatur argumenta li deher li l-Kumitati ma jaqsmux id-dokumenti tagħhom mar-Reġistru. Żiedet tgħid li s-segretarjati tal-Kumitati joperaw bħal "renji żgħar" fi ħdan il-Parlament, barra mill-ambitu tar-Reġistru. Il-Parlament għandu għalhekk, fil-fehma tiegħu, jiċċara liema Kumitati jipproduċu minuti separati tal-Koordinaturi u jaġġorna r-reġistru tiegħu kif xieraq. Bl-istess mod, is-segretarjati tal-Kumitati għandhom jipprovdu informazzjoni korretta lir-Reġistru, li għandu jkollu aċċess għas-sistemi kollha ta' ġestjoni tad-dokumenti (għalissa, jgħid l-ilmentatur, le).

**24.** L-ilmentatur argumenta li t-tweġibiet tal-Parlament tat-28 ta' Lulju u tal-5 ta' Awwissu 2011, li fihom iddikjara li l-ebda minuti tal-laqgħat tal-Kumitat in camera (AFFO, JURI u INTA) ma ġew abbozzati, jistgħu jkunu korretti fir-rigward tal-laqgħat sħaħ tal-Kumitat li jsiru in camera. Madankollu, l-istess ma kienx minnu għal-laqgħat bil-magħluq tal-Koordinaturi tal-Kumitati, peress li mill-inqas tnejn mit-tliet segretarjati (tal-Kumitati INTA u JURI) jipproduċu minuti dettaljati (separati) tal-laqgħat tal-Koordinaturi bil-magħluq. L-ilmentatur iddikjara li prova ta' dan hija li kiseb kopja tal-minuti tal-Koordinatur tal-Kumitat INTA.

##### Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

**25.** L-Ombudsman tinnota li din l-inkjesta ma tikkonċernax rifjut li jingħata aċċess pubbliku għad-dokumenti. Tabilħaqq, hekk kif l-eżistenza ta' dokument mitlub ġiet ikkonfermata mis-servizzi tal-Parlament, l-ilmentatur ingħata aċċess pubbliku sħiħ għad-dokument. Dan l-ilment jikkonċerna biss in-nuqqas allegatament żbaljat tal-Parlament li jinkludi l-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitati fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tiegħu. L-ilmentatur jargumenta li n-nuqqas ta' reġistrazzjoni ta' dawk id-dokumenti fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti jimpedixxi l-eżerċizzju tad-dritt ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti.

**26.** Il-premessa 14 tar-Regolament 1049/2001 taqra kif ġej:

"*Kull istituzzjoni għandha tieħu l-miżuri meħtieġa biex tinforma lill-pubbliku dwar id-dispożizzjonijiet il-ġodda fis-seħħ u biex tħarreġ lill-persunal tagħha biex jgħin liċ-ċittadini jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom skont dan ir-Regolament. Sabiex ikun aktar faċli għaċ-ċittadini li jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom, kull istituzzjoni għandha tipprovdi aċċess għal reġistru ta'*dokumenti " (enfasi miżjuda).

**27.** L-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001 huwa fformulat kif ġej:

"*1. Sabiex id-drittijiet taċ-ċittadini skont dan ir-Regolament isiru effettivi, kull istituzzjoni għandha tipprovdi aċċess pubbliku għal reġistru ta' dokumenti. L-aċċess għar-reġistru għandu jiġi pprovdut f'forma elettronika. Ir-referenzi għad-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati fir-reġistru mingħajr dewmien.*

*2. Għal kull dokument ir-reġistru għandu jkun fih numru ta' referenza (inkluż, fejn applikabbli, ir-referenza interistituzzjonali), is-suġġett u/jew deskrizzjoni qasira tal-kontenut tad-dokument u d-data li fiha jkun wasal jew tfassal u ġie rreġistrat fir-reġistru. Ir-referenzi għandhom isiru b'mod li ma jdgħajjifx il-protezzjoni tal-interessi fl-Artikolu 4.*

*3. L-istituzzjonijiet għandhom minnufih jieħdu l-miżuri meħtieġa biex jistabbilixxu reġistru li għandu jkun operattiv sat-3 ta' Ġunju 2002."*

**28.** L-Artikolu 12 tar-Regolament 1049/2001 huwa fformulat kif ġej:

"*1. L-istituzzjonijiet għandhom kemm jista' jkun jagħmlu d-dokumenti direttament aċċessibbli għall-pubbliku f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru skont ir-regoli tal-istituzzjoni kkonċernata.*

*2. B'mod partikolari, dokumenti leġislattivi, jiġifieri, dokumenti mfassla jew irċevuti matul proċeduri għall-adozzjoni ta' atti li jorbtu legalment fi jew għall-Istati Membri, għandhom, bla ħsara għall-Artikoli 4 u 9, ikunu direttament aċċessibbli.*

*3. Fejn possibbli, dokumenti oħra, b'mod partikolari dokumenti relatati mal-iżvilupp ta' politika jew strateġija, għandhom ikunu direttament aċċessibbli.*

*4. Fejn l-aċċess dirett ma jingħatax permezz tar-reġistru, ir-reġistru għandu kemm jista' jkun jindika fejn jinsab id-dokument.*"

**29.** Huwa fatt stabbilit li s-servizzi tal-Parlament ma jinkludux sistematikament il-minuti separati tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitati fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tal-Parlament, minkejja li dawn il-minuti ċertament jeżistu[\[8\].](#_ftn8 ""){#_ftnref8} Pereżempju, bħalissa ma hemm l-ebda referenza għad-dokument INTA(2011)0621_2 fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tal-Parlament, anki jekk dak id-dokument ċertament jeżisti u l-ilmentatur, eventwalment, ingħata aċċess għalih (ara l-paragrafu 9 hawn fuq).

**30.** In-nuqqas tas-servizzi tal-Parlament li jinkludu dak id-dokument fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tal-Parlament mhux biss ifisser li l-eżerċizzju mill-ilmentatur tad-dritt tiegħu ta' aċċess għal dak id-dokument ġie ttardjat[\[9\],](#_ftn9 ""){#_ftnref9} iżda jfisser ukoll li membri oħra tal-pubbliku mhumiex, lanqas illum, mgħarrfa bl-eżistenza ta' dak id-dokument.

**31.** L-Ombudsman jaqbel li l-formulazzjoni u l-iskop tal-Artikoli 11 u 12 tar-Regolament 1049/2001 ma jimplikawx obbligu għall-Parlament li jkollu, fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tiegħu, referenza għal kull dokument li jkollu. Pereżempju, biex il-pubbliku jiġi infurmat dwar l-eżistenza tal-għadd kbir ta' dokumenti amministrattivi mundane maħluqa mill-Parlament fil-kuntest tal-ġestjoni tal-persunal u l-infrastruttura tiegħu, ikun xieraq li l-Parlament jiddeskrivi dawn il-kategoriji ta' dokumenti fir-reġistru pubbliku (anke jekk kull dokument individwali f'dawk il-kategoriji ma jkunx elenkat separatament fir-reġistru)[\[10\].](#_ftn10 ""){#_ftnref10} Jekk il-membri tal-pubbliku qatt jeħtieġu aċċess pubbliku għal dawn id-dokumenti, jistgħu jressqu talba lill-Parlament, li għandu jassistihom fl-identifikazzjoni ta' dokumenti speċifiċi.

**32.** Madankollu, il-Parlament għandu ċertament jinterpreta l-Artikoli 11 u 12 tar-Regolament 1049/2001 b'mod li jippermetti lill-pubbliku jikseb stampa kemm jista' jkun kompleta ta' kif il-Parlament iwettaq il-kompiti ewlenin tiegħu. Id-dokumenti relatati ma' dawn il-kompiti ewlenin għandhom, kemm jista' jkun, jiġu rreġistrati fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tal-Parlament.

**33.** Il-ħidma tal-Membri tal-PE fil-Kumitati ċertament tikkostitwixxi kompitu ewlieni tal-Parlament. Din il-ħidma tinkludi l-ħidma fil-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitat. Jekk jiġu abbozzati minuti separati tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitat[\[11\],](#_ftn11 ""){#_ftnref11} l-eżistenza ta' dawn il-minuti għandha tiġi rreġistrata fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tal-Parlament.

**34.** Ir-Regoli interni tal-Parlament stess li jfittxu li jimplimentaw id-dritt ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti[tal-Parlament Ewropew \[12\]](#_ftn12 ""){#_ftnref12} huma konformi mal-prinċipji msemmija hawn fuq. L-Artikolu 4(3) ta' dawn ir-regoli jipprovdi: "Id-dokumenti*mfassla skont il-proċedura leġiżlattiva jew għall-finijiet tal-ħidma parlamentari għandhom jiddaħħlu \[fir-reġistru* pubbliku\]*malli jitqiegħdu fuq il-Mejda jew isiru pubbliċi"*(enfasi miżjuda).

**35.** Madankollu, f'dan il-każ, il-Parlament ma osservax ir-regoli interni tiegħu stess. Minkejja li jeżistu minuti ta' mill-inqas laqgħa waħda tal-Koordinaturi tal-Kumitat relatati man-negozjar tal-ACTA (ara l-paragrafu 9 hawn fuq) u minkejja li dawk il-minuti ċertament jaqgħu taħt il-kategorija ta' "d*ocuments imfassla* ... *għall-finijiet tal-ħidma parlamentari"*, l-ebda referenza għal dak id-dokument ma hija inkluża fir-reġistru pubbliku tal-Parlament.

**36.** Hija l-fehma tal-Ombudsman li l-Parlament, bħala kwistjoni ta' politika ġenerali, ma jinkludix referenzi għall-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitati fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tal-Parlament. B'riżultat ta' dan, minflok ma huwa nuqqas iżolat mill-Parlament li jippubblika l-eżistenza ta' dokument uniku li jirrigwarda l-ħidma tal-Membri tal-PE, hemm nuqqas sistemiku mill-Parlament li jsemmi, fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti, l-eżistenza ta' serje sħiħa ta' dokumenti li jirrigwardaw il-ħidma tal-Membri tal-PE.

**37.** Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman issib li n-nuqqas tal-Parlament li jinkludi referenzi għall-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitat fir-reġistru tad-dokumenti tiegħu jammonta għal każ ta' amministrazzjoni ħażina. Għalhekk, hija tagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni korrispondenti hawn taħt, f'konformità mal-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew.

**38.** L-Ombudsman jissottolinja li dan l-ilment ġie skattat minn nuqqas ta' trasparenza fir-rigward tal-aċċess għal dokumenti li jikkonċernaw in-negozjar ta' ftehim kummerċjali internazzjonali, f'dan il-każ, l-ACTA. Fit-tweġiba reċenti tiegħu tal-10 ta' Jannar 2014 lill-Ombudsman[\[13\],](#_ftn13 ""){#_ftnref13} il-President tal-Parlament ħa pożizzjoni favur aktar trasparenza fin-negozjati kummerċjali internazzjonali. Huwa wkoll b'dan l-impenn li l-Ombudsman jagħmel dan l-abbozz ta' rakkomandazzjoni.

### B. L-abbozz ta' rakkomandazzjoni

**Meta jitfasslu l-minuti tal-laqgħat tal-Koordinaturi tal-Kumitati, il-Parlament għandu jinkludi l-minuti fir-reġistru pubbliku tad-dokumenti tiegħu u jagħmilhom, fil-prinċipju, direttament aċċessibbli, f'konformità mal-Artikolu 12 tar-Regolament 1049/2001.**

Emily O' Reilly

Magħmul fi Strasburgu fil-31 ta' Marzu 2014

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tad-9 ta' Marzu 1994 dwar ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman (94/262/KEFA, KE, Euratom), ĠU 1994 L 113, p. 15.

[\[2\]](#_ftnref2 ""){#_ftn2} Il-Fondazzjoni tiddikjara li hija assoċjazzjoni mingħajr skop ta' qligħ iddedikata għall-iżvilupp ta' oġġetti tal-informazzjoni għall-benefiċċju pubbliku, ibbażata fuq id-drittijiet tal-awtur, il-kompetizzjoni ħielsa u l-istandards miftuħa.

[\[3\]](#_ftnref3 ""){#_ftn3} Il-Parlament Ewropew għandu 20 kumitat parlamentari li jikkonsistu minn bejn 24 u 76 Membru tal-PE. Il-kumitati parlamentari jiltaqgħu, fil-pubbliku, darba jew darbtejn fix-xahar fi Brussell. Huma jipproduċu rapporti dwar proposti leġiżlattivi, li mbagħad jiġu ppreżentati lill-assemblea plenarja tal-Parlament. L-Artikolu 192 tar-Regoli ta' Proċedura tal-Parlament jiddikjara li l-gruppi politiċi fil-Parlament jistgħu jaħtru wieħed mill-membri tagħhom bħala "koordinatur" f'kull kumitat. Il-laqgħat tal-"Koordinaturi tal-Kumitati" imbagħad jissejħu, normalment fl-istess jum tal-laqgħat tal-kumitati, biex iħejju d-deċiżjonijiet li għandhom jittieħdu minn dak il-kumitat, b'mod partikolari d-deċiżjonijiet dwar il-proċedura u l-ħatra tar-rapporteurs. Kumitat jista' jiddelega wkoll is-setgħa li jieħu ċerti deċiżjonijiet lill-koordinaturi, bl-eċċezzjoni ta' deċiżjonijiet li jikkonċernaw l-adozzjoni ta' rapporti, opinjonijiet jew emendi.

[\[4\]](#_ftnref4 ""){#_ftn4} L-ACTA huwa trattat multinazzjonali bil-għan li jiġu stabbiliti standards internazzjonali għall-infurzar tad-drittijiet tal-proprjetà intellettwali. L-ACTA ġie ffirmat f'Ottubru 2011 mill-Awstralja, il-Kanada, il-Ġappun, il-Marokk, New Zealand, Singapor, il-Korea t'Isfel, u l-Istati Uniti. Fis-26 ta' Jannar 2012, il-Messiku, l-Unjoni Ewropea u 22 pajjiż li huma Stati Membri tal-Unjoni Ewropea ffirmaw ukoll l-ACTA. Wara r-ratifika minn sitt pajjiżi, l-ACTA se jidħol fis-seħħ fil-pajjiżi li rratifikawh. Peress li l-Unjoni Ewropea u l-Istati [Membri tagħha](http://en.wikipedia.org/wiki/Member_state_of_the_European_Union "Member state of the European Union") jikkondividu l-kompetenza dwar is-suġġett ta' din il-konvenzjoni, id-dħul fis-seħħ tal-ACTA kien jeħtieġ ratifika kemm mill-Istati Membri kif ukoll mill-Unjoni Ewropea. Ir-ratifika mill-Unjoni Ewropea kienet teħtieġ l-approvazzjoni tal-Parlament [Ewropew](http://en.wikipedia.org/wiki/European_Parliament "European Parliament") (skont l-Artikolu 218 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea). Madankollu, fil-vot tiegħu tal-4 ta' Lulju 2012, il-Parlament Ewropew irrifjuta r-ratifika tal-ACTA.

[\[5\]](#_ftnref5 ""){#_ftn5} <http://www.europarl.europa.eu/committees/en/minutes.html>

[\[6\]](#_ftnref6 ""){#_ftn6} Il-Fondazzjoni għal Infrastruttura ta' Informazzjoni Ħielsa għamlet dawn il-minuti (numru ta' referenza INTA(2011)0621_2) disponibbli fuq is-sit web tagħha fuq: [http://people.ffii.org/\~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf](http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf).

[\[7\]](#_ftnref7 ""){#_ftn7} ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331.

[\[8\]](#_ftnref8 ""){#_ftn8} Jekk laqgħa partikolari tal-Koordinaturi tal-Kumitat tiġix inkluża fil-minuti jew le huwa fid-diskrezzjoni assoluta tal-parteċipanti ta' dik il-laqgħa (jiġifieri, il-Koordinaturi tal-Kumitat stess jiddeċiedu jekk il-minuti humiex se jittieħdu f'laqgħa partikolari jew le). (L-Artikolu 192 tar-Regoli ta' Proċedura tal-Parlament, li jikkonċerna r-rwol tal-Koordinaturi tal-Kumitat, ma jimponix obbligu li jiġu abbozzati l-minuti.)

Peress li d-dritt ta' aċċess pubbliku għal dokumenti (u l-ħtieġa li jiġu inklużi referenzi għal dokumenti f'reġistru pubbliku ta' dokumenti sabiex jiġi ffaċilitat l-eżerċizzju ta' dak id-dritt) **japplika biss għal dokumenti li jeżistu** u ma jimplika l-ebda obbligu li jinħoloq dokument, il-kwistjoni tal-aċċess pubbliku għal minuti separati ta' kwalunkwe laqgħa partikolari tal-Koordinaturi tal-Kumitat sempliċement ma tqumx jekk il-parteċipanti ta' dik il-laqgħa ma jkunux għażlu li joħolqu minuti separati tal-laqgħa.

Meta l-Koordinaturi tal-Kumitat jiddeċiedu li ssir laqgħa tal-Koordinaturi tal-Kumitat, żewġ għażliet ikunu miftuħa għas-servizz tal-Parlament responsabbli għall-abbozzar ta' dawn il-minuti (jiġifieri, is-Segretarjat tal-Kumitat rilevanti). L-ewwel nett, il-minuti tal-laqgħa tal-Koordinaturi tal-Kumitat jistgħu jiġu inkorporati direttament fil-minuti tal-laqgħa tal-Kumitat rilevanti. Pereżempju, is-Segretarjat tal-Kumitat JURI ddikjara espressament li qatt ma jfassal minuti separati tal-Koordinaturi tal-Kumitat u li d-deċiżjonijiet meħuda mill-Koordinaturi huma inklużi fil-minuti tal-Kumitat taħt it-taqsima "Tħabbir tal-President". Alternattivament, il-Koordinaturi tal-Kumitat jistgħu jagħżlu li jkollhom minuti separati ta' laqgħa. Pereżempju, il-minuti tal-Kumitat INTA tal-21 ta' Ġunju 2011 ma jinkludux il-minuti tal-laqgħa tal-Koordinaturi tal-Kumitat tal-istess ġurnata (ara r-referenza tad-dokument INTA_PV(2011)0621_1). Minflok (ara l-paragrafu 9 hawn fuq), ġew abbozzati minuti separati ta' dik il-laqgħa tal-Koordinaturi u ngħataw numru ta' reġistrazzjoni formali (INTA(2011)0621_2).

Xejn ma jorbot lil Kumitat biex isegwi b'mod konsistenti għażla waħda jew l-oħra. Tabilħaqq, l-istess Kumitat, il-Kumitat INTA, adotta approċċ wieħed għal-laqgħa tiegħu tal-21 ta' Ġunju 2011 u approċċ ieħor għal-laqgħa tiegħu tal-25/26 ta' April 2012 (il-minuti tal-laqgħa tal-Koordinaturi tal-Kumitat relatati mal-laqgħa tal-Kumitat INTA tal-25 ta' April 2012 huma inklużi fil-paġni 4 sa 9 tal-minuti tal-laqgħa tal-Kumitat INTA tal-25/26 ta' April 2012 (INTA_PV(2012)0425_1)).

[\[9\]](#_ftnref9 ""){#_ftn9} L-ilmentatur talab aċċess pubbliku għall-minuti fit-8 ta' Lulju 2011. Il-Parlament ħa sal-25 ta' Ottubru 2011 biex jirrikonoxxi li l-minuti kienu jeżistu u biex jipprovdi kopja lil min għamel l-ilment.

[\[10\]](#_ftnref10 ""){#_ftn10} Naturalment, dawk id-dokumenti li huma rreġistrati fir-reġistru jistgħu huma stess jiġu organizzati f'kategoriji, għall-faċilità tal-użu.

[\[11\]](#_ftnref11 ""){#_ftn11} Ara n-nota 8 f'qiegħ il-paġna hawn fuq.

[\[12\]](#_ftnref12 ""){#_ftn12} Deċiżjoni tal-Bureau tat-28 ta' Novembru 2001, ĠU 2011 C 216, p. 19, ara wkoll <http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=EN>.

[\[13\]](#_ftnref13 ""){#_ftn13} [http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/release.faces/en/53287/html.bookmark](/mt/press/release.faces/mt/53287/html.bookmark)