- MT Malti
It-traduzzjonijiet awtomatiċi jista’ jkun fihom żbalji li potenzjalment inaqqsu ċ-ċarezza u l-preċiżjoni; l-Ombudsman ma jaċċetta l-ebda responsabbiltà għal kwalunkwe diskrepanza. Għall-aktar informazzjoni affidabbli u ċertezza legali, jekk jogħġbok irreferi għall-verżjoni tas-sors fuq Ingliż annessa hawn fuq.
Għal aktar informazzjoni, jekk jogħġbok ikkonsulta l-politika tagħna dwar il-lingwa u t-traduzzjoni.
Abbozz ta' rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni Ewropea fl-ilment 1902/2004/GG
Rakkomandazzjoni
Każ 1902/2004/GG - Miftuħa fil- Il-Ħamis | 24 Ġunju 2004 - Rakkomandazzjoni dwar It-Tnejn | 28 Frar 2005 - Deċiżjoni fil- It-Tlieta | 04 Ottubru 2005
Il-komponent
SfondFl-1998, żewġ rappreżentanti tal-aġenti lokali tal-Kummissjoni fl-Awstrija ressqu lment quddiem l-Ombudsman dwar in-nuqqas tal-Kummissjoni li tipprovdi lill-persunal lokali tagħha li jaħdem fir-rappreżentanza fi Vjenna b’kopertura ta’ assigurazzjoni supplimentari (367/98/(VK)/GG). Il-każ ingħalaq wara li l-Kummissjoni kienet aċċettat abbozz ta' rakkomandazzjoni magħmul mill-Ombudsman. L-ilmentatur f’dan il-każ kien wieħed mill-ilmentaturi f’dak il-każ.
Fl-10 ta' Mejju 2001, il-Kummissjoni ddeċidiet li tissospendi lil min għamel l-ilment bħala riżultat ta' allegazzjonijiet serji li kienu saru kontriha. Fl-istess ħin, il-Kummissjoni offrietilha l-possibbiltà li tinstema’ fir-rigward ta’ dawn l-allegazzjonijiet. Din is-seduta saret fit-12 ta’ Ottubru 2001.
Permezz ta’ deċiżjoni tal-31 ta’ Jannar 2002, il-Kummissjoni ċaħdet lill-persuna li għamlet l-ilment mingħajr avviż. L-ilmentatur appella kontra din id-deċiżjoni quddiem qorti Awstrijaka fejn il-każ huwa attwalment pendenti. Minħabba li l-ilmentatur kien argumenta li bħala rappreżentant tal-persunal ma setgħetx titkeċċa fil-qosor mill-Kummissjoni, din tal-aħħar kitbitilha fl-14 ta’ Ġunju 2002 sabiex ittemm il-kuntratt (f’każ li t-tkeċċija preċedenti kellha tkun illegali).
L-ilmentatur sussegwentement talab aċċess għal ċerti dokumenti li fuqhom il-Kummissjoni kienet ibbażat id-deċiżjoni tagħha. Din it-talba wasslet għall-ilment 242/2003/GG li ngħalaq wara li l-Kummissjoni kienet tat lill-ilmentatur aċċess għal partijiet mid-dokumenti rilevanti. Matul din l-inkjesta, is-servizzi tal-Ombudsman spezzjonaw il-fajl tal-Kummissjoni li kien jinsab fi Brussell.
Fuq dan l-ilmentMatul l-inkjesta tal-Ombudsman dwar l-ilment 242/2003/GG, il-Kummissjoni kienet offriet lill-ilmentatur il-possibbiltà li jispezzjona l-fajl personali tagħha fi Vjenna. L-ilmentatur għamel użu minn din il-possibbiltà.
Fil-11 ta’ Marzu 2004, l-ilmentatur issottometta lment intern lid-Direttorat Ġenerali (“DĠ”) għall-Istampa u l-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni li fih hija allegat ksur tal-“Artikoli 26 u 24 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-impjegati taċ-ċivil u impjegati oħra tal-Komunitajiet Ewropej”.
L-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal jipprovdi li l-Komunitajiet għandhom jassistu lil kull uffiċjal, b'mod partikolari fi proċedimenti kontra kull persuna li twettaq theddid, atti jew kliem ta' insult jew malafama, jew kull attakk fuq persuna jew proprjetà li għaliha huwa jew membru tal-familja tiegħu huwa suġġett minħabba l-pożizzjoni jew id-dmirijiet tiegħu.
L-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea jipprovdi dan li ġej:
“Il-fajl personali ta’ uffiċjal għandu jkun fih:
(a) id-dokumenti kollha li jikkonċernaw l-istatus amministrattiv tiegħu u r-rapporti kollha relatati mal-kapaċità, l-effiċjenza u l-kondotta tiegħu;
(b) kwalunkwe kumment mill-uffiċjal dwar tali dokumenti.
Id-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati, innumerati u ppreżentati f’ordni serjali; id-dokumenti msemmija fis-subparagrafu (a) ma jistgħux jintużaw jew jiġu kkwotati mill-istituzzjoni kontra uffiċjal sakemm ma jkunux ġew ikkomunikati lilu qabel ma jkunu ġew ippreżentati. (…)
Għandu jkun hemm fajl personali wieħed biss għal kull uffiċjal.
Uffiċjal għandu jkollu d-dritt, anke wara li jitlaq mis-servizz, li jsir jaf bid-dokumenti kollha fil-fajl tiegħu u jieħu kopji tagħhom."
Fl-ilment tagħha lid-DĠ Stampa u Komunikazzjoni, l-ilmentatur issottometta li ġew miżjuda diversi dokumenti fil-fajl personali tagħha mingħajr l-għarfien tagħha. Min-naħa l-oħra, il-biċċa l-kbira tal-kummenti tagħha dwar dokumenti li kienu tqiegħdu fil-fajl (inklużi dawk li kienet immarkat bil-kliem “kopja għall-fajl personali”) skont hi ma kinux ġew inklużi fil-fajl. L-ilmentatur ikkwota żewġ dokumenti fil-fajl personali tagħha (immarkati bħala "IV/18" u "IV/19") bħala eżempji. Skont l-ilmentatur, id-dokumenti fil-fajl personali tagħha bħala konsegwenza taw opinjoni distorta fir-rigward tal-fatti oġġettivi. L-ilmentatur sostna wkoll li kien hemm fajl personali “parallel” fi Brussell, li l-biċċa l-kbira tal-kontenut tiegħu ma kienx jidher fil-fajl personali fi Vjenna. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur indika li l-fajl personali tagħha ma kien fih l-ebda element li jiġġustifika t-tkeċċija tagħha, jiġifieri l-ebda dokument wara d-data f’Mejju 2001 meta kienet ġiet sospiża mid-dmirijiet tagħha.
Barra minn hekk, l-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni missha tatha aċċess għall-kontenut sħiħ tal-fajl fi Brussell. Hija ddikjarat ukoll li appellat kontra d-deċiżjoni li tiċħadha, filwaqt li rriżervat id-drittijiet ulterjuri kollha.
Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman ippreżentat f’Ġunju 2004, il-persuna li ressqet l-ilment irreferiet għall-ilment tagħha lill-Kummissjoni tal-11 ta’ Marzu 2004, filwaqt li indikat li ma kienet ingħatat l-ebda risposta għal dak l-ilment mill-Kummissjoni. L-ilmentatur għalhekk bażikament allega li l-Kummissjoni naqset milli tikkonforma mad-dmirijiet tagħha fir-rigward tal-fajl personali tagħha.
L-Inkwantu
L-approċċ tal-OmbudsmanL-ilment intbagħat lill-Kummissjoni għall-opinjoni tagħha. Sabiex tiġi evitata l-konfużjoni, l-Ombudsman informa lill-Kummissjoni u lill-ilmentatur li l-inkjesta tiegħu kienet tikkonċerna biss il-kwistjonijiet relatati mal-fajl personali tal-ilmentatur u għalhekk ma kinitx tkopri l-punti l-oħra msemmija mill-ilmentatur fl-ittra tagħha lill-Kummissjoni tal-11 ta’ Marzu 2004 (bħall-kwistjoni tal-aċċess għall-fajl fi Brussell u d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tkeċċi lill-ilmentatur).
L-opinjoni tal-KummissjoniFl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni rreferiet għad-deċiżjoni tal-21 ta' Ġunju 2004 li biha kienet wieġbet għall-ittra tal-kwerelant tal-11 ta' Marzu 2004. Il-Kummissjoni ddispjaċiha li din it-tweġiba kienet ġiet ittardjata.
Fl-ittra tagħha tal-21 ta' Ġunju 2004, il-Kummissjoni ċaħdet l-ilment tal-kwerelant tal-11 ta' Marzu 2004. Il-Kummissjoni argumentat li l-Artikoli 24 u 26 tar-Regolamenti tal-Persunal ma kinux applikabbli għall-aġenti lokali u li l-hekk imsejjaħ “fajl personali” fir-Rappreżentanza fi Vjenna għalhekk ma kienx fajl tat-tip imsemmi fl-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal.
Il-Kummissjoni żiedet li anki jekk dawn l-Artikoli kienu applikabbli f'dan il-każ, ma jkunx korrett li l-fajl li ntwera lis-servizzi tal-Ombudsman jitqabbel mal-"fajl personali" relatat ma' uffiċjal. Il-fajl muri lis-servizzi tal-Ombudsman kien biss fajl ta' ħidma relatat esklussivament mas-seduta dixxiplinari li kienet inbdiet kontra l-ilmentatur. Barra minn hekk, f'dawk il-proċedimenti l-ilmentatur, skont il-Kummissjoni, kien ikollu aċċess għad-dokumenti kollha msemmija fin-"notifika tal-ilmenti" tat-8 ta' Mejju 2001 li fuqha bbażat ruħha l-Kummissjoni. Il-Kummissjoni kienet tal-fehma li dan kien eżattament dak li l-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal kien maħsub li jiżgura fil-każ tal-uffiċjali (jiġifieri, li d-deċiżjonijiet ma ttieħdux abbażi ta’ informazzjoni mhux magħrufa minnhom).
L-osservazzjonijiet tal-ilmentaturFl-osservazzjonijiet tagħha, l-ilmentatur żammet l-ilment tagħha. Hija għamlet ukoll kummenti ulterjuri fir-rigward tal-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal. Skont l-ilmentatur, hija kienet ġiet ikkundannata fil-pubbliku mill-Kummissjoni ħafna qabel ma saret is-seduta ta' smigħ. L-ilmentatur issottometta wkoll li fis-seduta kienet ġiet mistoqsija mistoqsijiet li ma kellhom x’jaqsmu xejn mal-ilmenti li kienu ġew livellati fiha.
Aktar inkjestiWara kunsiderazzjoni bir-reqqa tal-opinjoni tal-Kummissjoni u l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, deher li kienu meħtieġa aktar inkjesti.
Talba għal aktar informazzjoniFit-12 ta' Ottubru 2004, l-Ombudsman għalhekk talab lill-Kummissjoni (1) biex tispjega l-fehma tagħha li l-hekk imsejjaħ "fajl personali" fir-Rappreżentanza fi Vjenna ma kienx fajl tat-tip imsemmi fl-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal, peress li (a) fit-tweġiba tagħha tal-25 ta' Settembru 2003 għal talba għal aktar informazzjoni magħmula mill-Ombudsman fil-qafas tal-inkjesta tal-Ombudsman dwar l-ilment 242/2003/GG, il-Kummissjoni kienet indikat li l-ilmentatur setgħet tagħmel użu mid-dritt tagħha li tispezzjona l-fajl personali tagħha fis-sede tar-Rappreżentanza fi Vjenna u (b) li d-dokumenti tal-Kummissjoni ppreżentati mill-ilmentatur (immarkati bħala "IV/18" u "IV/19") iddikjaraw b'mod ċar li kienu maħsuba biex jiġu inklużi fil-"fajl personali" tal-ilmentatur, (2) biex jispjegaw in-natura u l-iskop tal-"fajl personali" tal-ilmentatur fir-Rappreżentanza tiegħu fi Vjenna u biex jispeċifikaw fuq liema bażi legali nżamm dan il-fajl, (3) biex jiġi spjegat jekk hija kkunsidrat li l-"fajl personali" tal-ilmentatur fir-Rappreżentanza tiegħu fi Vjenna ma kellux bżonn (a) li jinkludi d-dokumenti kollha li jikkonċernaw l-istatus tal-ilmentatur u r-rapporti amministrattivi kollha relatati mal-kapaċità tiegħu, l-effiċjenza u l-kondotta u (b) kwalunkwe kumment mill-ilmentatur dwar tali dokumenti u (4) biex jiġi spjegat għaliex il-"fajl personali" tal-ilmentatur fir-Rappreżentanza tiegħu fi Vjenna ma kienx fih il-kummenti tal-ilmentatur dwar id-dokumenti mmarkati bħala "IV/18" u "IV/19" u l-ebda dokument imfassal wara d-data f'Mejju 2001 meta l-ilmentatur kien ġie sospiż.
It-tweġiba tal-KummissjoniFit-tweġiba tagħha, il-Kummissjoni għamlet il-kummenti li ġejjin:
L-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal kien japplika biss għall-uffiċjali u mhux għall-aġenti lokali bħall-ilmentatur. Ir-regoli rilevanti għall-aġenti lokali ma kinux irreferew għal din id-dispożizzjoni. L-Artikolu 11 tal-Kondizzjonijiet tal-impjieg ta’ impjegati oħra tal-Komunitajiet Ewropej fil-verżjoni l-ġdida tagħhom (jiġifieri wara l-modifiki li daħlu fis-seħħ fl-1 ta’ Mejju 2004), li kien jipprovdi li l-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal kien applikabbli b’analoġija għall-membri tal-persunal temporanju, issa kien applikabbli għall-membri tal-persunal bil-kuntratt b’analoġija skont l-Artikolu 81 tal-Kondizzjonijiet tal-impjieg. Madankollu, ir-regoli l-ġodda ma kinux jirregolaw sitwazzjonijiet li kienu seħħew fil-passat.
Il-fajl personali fir-Rappreżentanza tal-Kummissjoni fl-Awstrija kien l-uniku fajl personali li l-Kummissjoni kienet fetħet bħala l-impjegatur tal-ilmentatur għal skopijiet ta’ ġestjoni tal-persunal. Id-dritt tal-Kummissjoni li tagħmel dan kien irregolat f'dan il-każ mil-liġi Awstrijaka. Ir-regoli li jirregolaw kif kellhom jinżammu l-fajls personali dwar il-persunal lokali tal-Kummissjoni ġew stabbiliti fin-"Nota amministrattiva nru 119" tat-13 ta' Frar 1985 (2). Ir-Rappreżentanzi tal-Kummissjoni kienu ġew imfakkra wkoll dwar ir-rekwiżit li jinżammu fajls personali, pereżempju permezz ta' ittra mibgħuta mid-DĠ Stampa u Komunikazzjoni fis-26 ta' Ottubru 2000 (3).
Il-liġi Awstrijaka ma kinitx tirrikjedi li l-impjegaturi jżommu fajls personali. Għalhekk, il-Kummissjoni ma kinitx legalment meħtieġa tinkludi fil-fajl personali d-dokumenti kollha relatati mal-istatus tal-ilmentatur u mal-kapaċità, il-prestazzjoni u l-imġiba tagħha. Il-liġi Awstrijaka lanqas ma kienet tirrikjedi li l-Kummissjoni tinkludi fil-fajl personali dikjarazzjonijiet mill-ilmentatur dwar avvenimenti individwali.
In-nota ppreżentata mill-ilmentatur fir-rigward tad-dokument "IV/19" ma kellhiex għalfejn tinżamm fil-fajl tal-ilmentatur. Id-dokument "IV/19" kien tqiegħed fil-fajl minħabba l-istruzzjoni lill-ilmentatur biex jinnotifika assenzi bil-fomm fil-jum ta' qabel. Madankollu, id-dokumenti ppreżentati mill-ilmentatur kienu jikkonċernaw biss ir-raġunijiet mediċi għall-assenza parzjali tagħha fit-3 ta’ Ottubru 2000. Għalhekk, dawn id-dokumenti kellhom jiġu ppreżentati fil-fajl mediku tal-ilmentatur, u mhux fil-fajl personali tagħha.
Il-Kummissjoni rrikonoxxiet li n-nota li l-ilmentatur kien irrefera għaliha fir-rigward tad-dokument "IV/18" ma kinitx ġiet ippreżentata flimkien ma' dan id-dokument fil-fajl personali tagħha. Peress li din l-ommissjoni seħħet aktar minn erba’ snin ilu, ma kienx għadu possibbli li jiġi stabbilit kif kienet seħħet. Madankollu, għall-kuntrarju ta' dak li kien sostna l-ilmentatur fl-ittra tiegħu tal-11 ta' Marzu 2004, il-maġġoranza tal-opinjonijiet u t-tweġibiet tal-ilmentatur ma kinux neqsin mill-fajl personali tagħha. Meta l-ilmentatur kien issottometta opinjonijiet u tweġibiet dwar avvenimenti li kienu ġew irreġistrati fil-fajl personali tagħha, dawn kienu ġew mehmuża mal-fajl. L-ilmentatur seta’ jsostni l-pretensjonijiet tagħha f’żewġ każijiet biss, li wieħed minnhom b’mod ċar ma kienx rilevanti hawnhekk.
Il-fajl personali tal-ilmentatur intemm f'Mejju 2001 minħabba li kienet inħelset mid-dmirijiet tagħha fl-10 ta' Mejju 2001. Il-proċeduri dixxiplinari kienu twettqu mid-DĠ Stampa u Komunikazzjoni. Peress li din tal-aħħar kienet ibbażata fi Brussell, hija kienet żammet b’mod xieraq fajl fi Brussell dwar il-proċeduri dixxiplinari.
L-osservazzjonijiet tal-ilmentaturFl-osservazzjonijiet tagħha, l-ilmentatur żammet l-ilment tagħha u għamlet il-kummenti ulterjuri li ġejjin:
Skont nota interna dwar iż-żjara tal-kontrollur finanzjarju fir-Rappreżentanza bid-data tat-2 ta’ Lulju 1999 u li kienet tfasslet minn P., il-maniġment kien intalab jikkonforma ma’ ċerti linji gwida fir-rigward taż-żamma ta’ fajls personali, pereżempju l-prinċipju li kull dokument li għandu jiġi inkluż f’fajl personali kellu jiġi kontrofirmat mill-aġent lokali kkonċernat.
Id-dokumenti tat-13 ta’ Novembru 1985 u tas-26 ta’ Ottubru 2000 li għalihom kienet għamlet riferiment il-Kummissjoni juru b’mod ċar li l-fajls personali tal-membri tal-persunal lokali kellhom jiġu ttrattati b’analoġija ma’ dawk tal-uffiċjali. Jirriżulta min-nota tas-26 ta’ Ottubru 2000 li l-fajl personali kellu jinżamm esklussivament fir-Rappreżentanza.
Ir-raġunament tal-Kummissjoni fir-rigward tad-dokument "IV/19" ma setax jinftiehem. Fid-dokument rilevanti, hija (l-ilmentatur) kienet ġiet akkużata li astjeniet ruħha mix-xogħol mingħajr permess. Fit-tweġiba tagħha, hija kienet iddefendiet lilha nnifisha kontra din l-akkuża. Għalhekk, din it-tweġiba ma kinitx tikkonċerna biss ir-raġunijiet mediċi għall-assenza tagħha, iżda kienet tikkostitwixxi r-reazzjoni tagħha għal akkuża kompletament infondata. Dan l-inċident ipprovda eżempju tajjeb ħafna ta’ kif il-maniġment tar-Rappreżentanza f’dak iż-żmien, billi inkluda biss dokumenti magħżula fil-fajl, ipprova joħloq l-impressjoni li kienet naqset milli tikkonforma mad-dmirijiet tagħha jew li kienet ħatja ta’ għemil ħażin.
Kif kienet enfasizzat fl-ittra tagħha tal-11 ta' Marzu 2004, ir-referenzi għad-dokumenti "IV/18" u "IV/19" kienu jikkostitwixxu biss eżempji illustrattivi.
L-ilmentatur inkluda lista dettaljata tad-dokumenti li kienu ġew inklużi fil-fajl personali mingħajr l-għarfien tagħha u tal-kummenti li ma kinux ġew inklużi għalkemm kienet immarkathom għall-inklużjoni fil-fajl personali tagħha. Skont l-ilmentatur, mill-inqas 12 min-noti tagħha li hija kienet immarkat għall-inklużjoni fil-fajl personali tagħha ma kinux ġew inklużi, filwaqt li kważi 30 ittra tal-amministrazzjoni kienu ġew inklużi mingħajr ma kienet taf. L-ilmentatur issottometta wkoll kopja ta’ ittra elettronika tad-29 ta’ Settembru 2000 li fiha hija kienet infurmat lill-maniġment tar-Rappreżentanza li kellha tara tabib fit-3 ta’ Ottubru 2000 filgħodu.
Id-Deċiżjoni
1 Rimarki introduttorji1.1 L-ilment oriġinali li tressaq f'Ġunju 2004 kien jikkonċerna t-trattament mill-Kummissjoni tal-fajl personali tal-kwerelant iżda semma wkoll xi kwistjonijiet oħra. Fl-ittri tiegħu li jiftħu l-inkjesta, u sabiex tiġi evitata l-konfużjoni, l-Ombudsman informa lill-Kummissjoni u lill-ilmentatur li l-inkjesta tiegħu kienet tikkonċerna biss il-kwistjonijiet relatati mal-fajl personali tal-ilmentatur u għalhekk ma kinitx tkopri l-punti l-oħra msemmija mill-ilmentatur fl-ittra tagħha lill-Kummissjoni tal-11 ta' Marzu 2004 (bħall-kwistjoni tal-aċċess għall-fajl fi Brussell u d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tkeċċi lill-ilmentatur).
1.2 Fl-osservazzjonijiet tagħha dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur għamlet aktar kummenti fir-rigward tal-Artikolu 24 tar-Regolamenti tal-Persunal li għalihom kienet diġà rreferiet fl-ilment tagħha. Skont l-ilmentatur, hija kienet ġiet ikkundannata fil-pubbliku mill-Kummissjoni ħafna qabel ma saret is-seduta ta' smigħ. L-ilmentatur issottometta wkoll li fis-seduta kienet ġiet mistoqsija mistoqsijiet li ma kellhom x’jaqsmu xejn mal-ilmenti li kienu ġew livellati fiha. L-Ombudsman iqis li ma jkunx xieraq li din l-inkjesta tiġi estiża sabiex tkopri dawn il-kwistjonijiet ulterjuri. Dan inevitabbilment idewwem l-inkjesta tal-Ombudsman dwar l-allegazzjoni oriġinali tal-ilmentatur. L-Ombudsman iqis li dan ma jkunx fl-interess tal-ilmentatur. Madankollu, l-ilmentatur jibqa’ liberu li jissottometti lment ġdid dwar dawn il-kwistjonijiet.
2 Allegat nuqqas min-naħa tal-Kummissjoni li tittratta d-dmirijiet tagħha fir-rigward tal-fajl personali tal-ilmentatur2.1 L-ilmentatur kien jaħdem bħala aġent lokali għar-Rappreżentanza tal-Kummissjoni fi Vjenna. Fl-10 ta' Mejju 2001, il-Kummissjoni ddeċidiet li tissospendi lil min għamel l-ilment bħala riżultat ta' allegazzjonijiet serji li kienu saru kontriha. Permezz ta’ deċiżjoni tal-31 ta’ Jannar 2002, il-Kummissjoni ċaħdet lill-persuna li għamlet l-ilment mingħajr avviż. L-ilmentatur appella kontra din id-deċiżjoni quddiem qorti Awstrijaka fejn il-każ huwa attwalment pendenti. L-ilmentatur sussegwentement talab aċċess għal ċerti dokumenti li fuqhom il-Kummissjoni kienet ibbażat id-deċiżjoni tagħha. Din it-talba wasslet għall-ilment 242/2003/GG li ngħalaq wara li l-Kummissjoni kienet tat lill-ilmentatur aċċess għal partijiet mid-dokumenti rilevanti. Matul din l-inkjesta, is-servizzi tal-Ombudsman spezzjonaw il-fajl tal-Kummissjoni li kien jinsab fi Brussell.
Matul l-inkjesta tal-Ombudsman dwar l-ilment 242/2003/GG, il-Kummissjoni kienet offriet lill-ilmentatur il-possibbiltà li jispezzjona l-fajl personali tagħha fi Vjenna. L-ilmentatur għamel użu minn din il-possibbiltà. Imbagħad hija lmentat mad-Direttorat Ġenerali (“DĠ”) għall-Istampa u l-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni, u argumentat li diversi dokumenti kienu ġew miżjuda mal-fajl personali tagħha mingħajr ma kienet taf u li l-biċċa l-kbira tal-kummenti tagħha dwar dokumenti li kienu tqiegħdu fil-fajl (inklużi dawk li kienet immarkat bil-kliem “kopja għall-fajl personali”) ma kinux ġew inklużi fil-fajl. L-ilmentatur ikkwota żewġ dokumenti fil-fajl personali tagħha (immarkati bħala "IV/18" u "IV/19") bħala eżempji. Skont l-ilmentatur, id-dokumenti fil-fajl personali tagħha bħala konsegwenza taw opinjoni distorta fir-rigward tal-fatti oġġettivi. L-ilmentatur sostna wkoll li kien hemm fajl personali “parallel” fi Brussell, li l-biċċa l-kbira tal-kontenut tiegħu ma kienx jidher fil-fajl personali fi Vjenna. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur indika li l-fajl personali tagħha ma kien fih l-ebda element li jiġġustifika t-tkeċċija tagħha, jiġifieri l-ebda dokument wara d-data f’Mejju 2001 meta kienet ġiet sospiża mid-dmirijiet tagħha.
Fl-ilment tagħha lill-Ombudsman ippreżentat f’Ġunju 2004, il-persuna li ressqet l-ilment irreferiet għall-ilment tagħha lill-Kummissjoni tal-11 ta’ Marzu 2004, filwaqt li indikat li ma kienet ingħatat l-ebda risposta għal dak l-ilment mill-Kummissjoni. L-ilmentatur għalhekk bażikament allega li l-Kummissjoni naqset milli tikkonforma mad-dmirijiet tagħha fir-rigward tal-fajl personali tagħha.
Fl-ilment tagħha, l-ilmentatur irrefera għall-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-uffiċjali tal-UE li jipprovdi kif ġej:
“Il-fajl personali ta’ uffiċjal għandu jkun fih:
(a) id-dokumenti kollha li jikkonċernaw l-istatus amministrattiv tiegħu u r-rapporti kollha relatati mal-kapaċità, l-effiċjenza u l-kondotta tiegħu;
(b) kwalunkwe kumment mill-uffiċjal dwar tali dokumenti.
Id-dokumenti għandhom jiġu rreġistrati, innumerati u ppreżentati f’ordni serjali; id-dokumenti msemmija fis-subparagrafu (a) ma jistgħux jintużaw jew jiġu kkwotati mill-istituzzjoni kontra uffiċjal sakemm ma jkunux ġew ikkomunikati lilu qabel ma jkunu ġew ippreżentati. (…)
Għandu jkun hemm fajl personali wieħed biss għal kull uffiċjal.
Uffiċjal għandu jkollu d-dritt, anke wara li jitlaq mis-servizz, li jsir jaf bid-dokumenti kollha fil-fajl tiegħu u jieħu kopji tagħhom."
2.2 Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni argumentat li l-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal ma kienx applikabbli għall-aġenti lokali u li l-hekk imsejjaħ "fajl personali" fir-Rappreżentanza fi Vjenna għalhekk ma kienx fajl tat-tip imsemmi fl-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal. Il-Kummissjoni sostniet ukoll li matul il-proċedimenti dixxiplinari li kienu nbdew kontra l-ilmentatur, dan tal-aħħar kien ikollu aċċess għad-dokumenti kollha li fuqhom il-Kummissjoni kienet ibbażat ruħha kontriha. Skont il-Kummissjoni, dan kien eżattament dak li l-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal kien maħsub li jiżgura fil-każ tal-uffiċjali (jiġifieri, li d-deċiżjonijiet ma ttieħdux abbażi ta’ informazzjoni mhux magħrufa minnhom).
Fit-tweġiba tagħha għal talba għal aktar informazzjoni magħmula mill-Ombudsman, il-Kummissjoni sostniet li l-fajl personali miżmum fir-Rappreżentanza tagħha fi Vjenna kien l-uniku fajl personali li kienet fetħet bħala l-impjegatur tal-ilmentatur għal skopijiet ta' ġestjoni tal-persunal. Il-Kummissjoni qieset li d-dritt tagħha li tagħmel dan kien irregolat f’dan il-każ mid-dritt Awstrijak. Ir-regoli li jirregolaw kif kellhom jinżammu l-fajls personali dwar il-persunal lokali tal-Kummissjoni ġew stabbiliti fin-"Nota amministrattiva nru 119" tat-13 ta' Frar 1985. Ir-Rappreżentanzi tal-Kummissjoni ġew imfakkra wkoll dwar ir-rekwiżit li jinżammu fajls personali, pereżempju permezz ta’ ittra mibgħuta mid-DĠ Stampa u Komunikazzjoni fis-26 ta’ Ottubru 2000. Il-Kummissjoni sostniet li l-liġi Awstrijaka ma kinitx tirrikjedi li l-impjegaturi jżommu fajls personali u li għalhekk ma kinitx legalment meħtieġa tinkludi fil-fajl personali d-dokumenti kollha relatati mal-istatus tal-ilmentatur u mal-kapaċità, il-prestazzjoni u l-imġiba tagħha. Hija argumentat ukoll li l-liġi Awstrijaka lanqas ma kienet tirrikjedi li l-Kummissjoni tinkludi fil-fajl personali dikjarazzjonijiet mill-ilmentatur dwar avvenimenti individwali.
Skont il-Kummissjoni, in-nota ppreżentata mill-ilmentatur fir-rigward tad-dokument "IV/19" ma kellhiex għalfejn tinżamm fil-fajl personali tal-ilmentatur, iżda fil-fajl mediku tagħha. Il-Kummissjoni rrikonoxxiet li n-nota li l-ilmentatur kien irrefera għaliha fir-rigward tad-dokument "IV/18" ma kinitx ġiet ippreżentata flimkien ma' dan id-dokument fil-fajl personali tagħha. Madankollu, skont il-Kummissjoni, il-maġġoranza tal-opinjonijiet u t-tweġibiet tal-ilmentatur ma kinux neqsin mill-fajl personali tagħha. Il-Kummissjoni argumentat li l-ilmentatur seta’ jsostni l-pretensjonijiet tagħha f’żewġ każijiet biss, li wieħed minnhom b’mod ċar ma kienx rilevanti hawnhekk.
Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li l-fajl personali tal-kwerelant intemm f'Mejju 2001 minħabba li kienet inħelset mid-dmirijiet tagħha fl-10 ta' Mejju 2001. Il-proċeduri dixxiplinari kienu twettqu mid-DĠ Stampa u Komunikazzjoni. Peress li din tal-aħħar kienet ibbażata fi Brussell, il-Kummissjoni sostniet li hija kienet żammet b’mod regolari fajl fi Brussell dwar il-proċedura dixxiplinari.
2.3 Qabel ma tiġi ttrattata l-allegazzjoni tal-ilmentatur, jidher utli li tiġi eżaminata kwistjoni preliminari. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni argumentat li d-dritt tagħha li żżomm fajls personali dwar il-membri tal-persunal tagħha fir-Rappreżentanza fi Vjenna kien irregolat mil-liġi Awstrijaka u li din tal-aħħar ma kinitx teħtieġ li l-impjegaturi jżommu tali fajls. Madankollu, l-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni ma argumentatx li l-liġi Awstrijaka żżommha milli żżomm fajls personali bħal dawn. Barra minn hekk, mill-evidenza disponibbli għall-Ombudsman jirriżulta b'mod ċar li l-Kummissjoni ddeċidiet li żżomm fajls personali fir-rigward tal-aġenti lokali tagħha u li ħarġet struzzjonijiet interni dwar kif dan għandu jsir fin-"Nota Amministrattiva Nru 119" tagħha tat-13 ta' Frar 1985. F’dawn iċ-ċirkustanzi, xejn ma jżomm lill-Ombudsman milli jeżamina l-mod li bih il-Kummissjoni ttrattat il-fajl personali relatat mal-ilmentatur.
2.4 Hija prattika amministrattiva tajba li jiġi żgurat li fajl personali dwar membru tal-persunal ta' istituzzjoni jew korp tal-Komunità għandu jkun fih (1) id-dokumenti kollha li jikkonċernaw l-istatus amministrattiv tiegħu u r-rapporti kollha relatati mal-kapaċità, l-effiċjenza u l-kondotta tiegħu kif ukoll (2) kwalunkwe kumment mill-uffiċjal dwar tali dokumenti. Dan l-obbligu huwa stabbilit fl-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal fir-rigward tal-uffiċjali. Huwa minnu li l-kundizzjonijiet dwar l-impjieg tal-membri tal-persunal lokali ma kinux jipprevedu espressament, qabel l-adozzjoni tal-emendi li daħlu fis-seħħ fl-1 ta’ Mejju 2004, li l-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej għandu jkun applikabbli wkoll għall-membri tal-persunal lokali. Ta' min jinnota, madankollu, li n-"Nota Amministrattiva nru 119" tat-13 ta' Frar 1985 tipprevedi espressament li "b'analoġija għar-rapporti tal-persunal tal-uffiċjali" il-fajls personali tal-aġenti lokali għandu jkun fihom biss id-dokumenti msemmija f'lista mehmuża ma' dawn l-istruzzjonijiet. Fin-nota tiegħu tas-26 ta’ Ottubru 2000 li tfakkar lill-persuni inkarigati mir-regoli li jirregolaw il-fajls personali tal-aġenti lokali, id-DĠ għall-Istampa u l-Informazzjoni tenna l-istess formula (“[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires”). Għandu jiġi nnotat ukoll li l-lista mehmuża mal-istruzzjonijiet maħruġa fl-1985 tirreferi b'mod espliċitu (fil-punt G tagħha) għall-ħtieġa li jiżdiedu mal-fajl personali kwalunkwe kummenti li l-aġent jista' jkollu dwar rapporti dwar il-kapaċità, il-prestazzjoni u l-kondotta tiegħu ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni nnifisha aċċettat li l-kummenti tal-ilmentatur dwar id-dokument "IV/18" kellhom jiġu inklużi fil-fajl personali tagħha f'dan il-każ. Fid-dawl ta’ dawn iċ-ċirkustanzi, l-Ombudsman iqis li l-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal jikkostitwixxi kodifikazzjoni tal-obbligi li jirriżultaw mill-prinċipju ta’ amministrazzjoni tajba u li għalhekk dawn l-obbligi kienu jaqgħu fuq il-Kummissjoni fir-rigward tal-aġenti lokali anki qabel id-dħul fis-seħħ ta’ regola li tipprevedi espressament l-applikazzjoni b’analoġija tal-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-aġenti lokali.
2.5 L-Ombudsman innifsu ma rax il-fajl personali tal-ilmentatur li jinżamm fi Vjenna. Madankollu, mill-informazzjoni pprovduta kemm mill-ilmentatur kif ukoll mill-Kummissjoni jirriżulta li dan il-fajl ma fih l-ebda dokument dwar il-proċedimenti dixxiplinari mwettqa kontra l-ilmentatur wara d-data f’Mejju 2001 meta ġiet sospiża mid-dmirijiet tagħha. Fit-tweġiba tagħha għat-talba tal-Ombudsman għal aktar informazzjoni, il-Kummissjoni argumentat li d-dokumenti li jikkonċernaw il-proċedimenti dixxiplinari kienu nżammu f'fajl fi Brussell, minħabba li dawn il-proċedimenti kienu twettqu mid-DĠ Stampa u Komunikazzjoni li huwa bbażat fi Brussell. L-Ombudsman iqis li din l-ispjegazzjoni mhijiex aċċettabbli. Il-lista mehmuża ma' l-istruzzjonijiet interni tal-Kummissjoni tat-13 ta' Frar 1985 dwar kif għandhom jinżammu l-fajls personali ta' l-aġenti lokali tinkludi taqsima H intitolata "Kwistjonijiet dixxiplinarji" ("Dixxiplini tal-Mistoqsijiet"). Għalhekk huwa ovvju li d-dokumenti li jikkonċernaw proċeduri dixxiplinari għandhom jiġu inklużi fil-fajl personali ta’ aġent lokali. Għandu jiġi nnotat ukoll li l-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal (l-obbligi li jirriżultaw minnu, kif imsemmi hawn fuq, huma applikabbli fir-rigward tal-aġenti lokali) jipprevedi li għandu jinżamm fajl personali wieħed biss għal kull membru tal-persunal. L-istess prinċipju jidher li huwa mfakkar fil-punt 3 tan-nota tal-Kummissjoni tas-26 ta' Ottubru 2000, li skontha l-fajl personali għandu jinżamm "esklużivament" fir-Rappreżentanza. L-Ombudsman jaċċetta li jista' jagħmel sens, fil-kundizzjonijiet deskritti mill-Kummissjoni, li jżomm kopja ta' ħidma tad-dokumenti relatati mal-proċedimenti dixxiplinari fi ħdan is-servizz li jittratta dawn il-proċedimenti (4). Madankollu, dan ma jaffettwax il-ħtieġa li d-dokumenti nfushom jiżdiedu mal-fajl personali tal-ilmentatur li qed jinżamm fi Vjenna. In-nuqqas tal-Kummissjoni li tagħmel dan f'dan il-każ għalhekk jikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina.
2.6 Fir-rigward tad-dokument "IV/19", l-Ombudsman jinnota li dan id-dokument huwa email li s-Sur K., is-superjur tal-ilmentatur, indirizza lill-ilmentatur fit-3 ta' Ottubru 2000 u li ġie kkupjat lil għadd ta' persuni oħra, inkluż il-kap tar-Rappreżentanza. F’din il-posta elettronika, is-Sur K. allega li l-persuna li ressqet l-ilment kienet indikat li kienet se tkun assenti sad-9.30 ta’ filgħodu iżda li fil-fatt kienet waslet biss għax-xogħol dak il-jum f’nofsinhar mingħajr ma infurmat lis-superjur tagħha, lill-uffiċċju tar-riċeviment jew lill-amministrazzjoni minn qabel. Skont K., huwa lanqas ma kien jaf bl-ebda spjegazzjoni sussegwenti. Is-Sur K. ikkonkluda li l-ilmentatur kien għalhekk assenti mix-xogħol mingħajr permess. Fit-tweġiba tagħha tal-istess jum, il-petizzjonanta rrimarkat li kienet infurmat lis-Sur K. permezz tal-posta elettronika tad-29 ta’ Settembru 2000 li hija kien se jkollha tara tabib fl-isptar nhar it-“Tlieta filgħodu” (jiġifieri, filgħodu tat-3 ta’ Ottubru 2000) u li hija ma kinitx kapaċi tindika eżattament kemm dan kien se jieħu żmien. L-ilmentatur spjega wkoll li kienet issottomettiet attestazzjoni lill-amministrazzjoni. Skont dan id-dokument, l-ilmentatur kien l-isptar sal-11 ta' filgħodu dakinhar. L-Ombudsman tqis li dokument ieħor ippreżentat mill-ilmentatur (attestazzjoni minn tabib bid-data tas-27 ta' Settembru 2000) fil-fatt ma kellux jinżamm fil-fajl personali tal-ilmentatur, iżda fil-fajl mediku tagħha. Madankollu, l-Ombudsman huwa tal-fehma li jeħtieġ li ssir konklużjoni differenti fir-rigward tal-email tal-ilmentatur lis-Sur K. tat-3 ta' Ottubru 2000 u l-attestazzjoni taż-żmien li kienet qattgħet fl-isptar. Fl-email tagħha, l-ilmentatur wieġbet għall-akkuża tas-Sur K. li kienet assenti mix-xogħol mingħajr permess. L-Ombudsman iqis li fid-dawl tal-fatt li l-email tas-Sur K. tat-3 ta' Ottubru 2000 ġiet inkluża fil-fajl personali tal-ilmentatur, tal-anqas it-tweġiba tal-ilmentatur tal-istess data kellha tiġi inkluża wkoll. Bħala riżultat tan-nuqqas tal-Kummissjoni li tagħmel dan, il-fajl personali tal-ilmentatur fil-fatt jidher li jagħti opinjoni distorta fir-rigward tal-fatti oġġettivi (5). Għalhekk, l-Ombudsman tqis li n-nuqqas tal-Kummissjoni li tinkludi (tal-anqas) l-email tal-ilmentatur tat-3 ta' Ottubru 2000 fil-fajl personali tagħha jikkostitwixxi wkoll każ ta' amministrazzjoni ħażina.
2.7 Minn dan ta' hawn fuq jirriżulta li l-Kummissjoni naqset milli tinkludi l-kummenti tal-ilmentatur dwar id-dokumenti "IV/18" u "IV/19" fil-fajl personali tagħha. L-Ombudsman tinnota li l-ilmentatur kien semma dawn id-dokumenti bħala eżempji illustrattivi ta’ dokumenti li kellhom jiġu inklużi fil-fajl personali tagħha. Fl-osservazzjonijiet tagħha dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni għat-talba għal aktar informazzjoni, l-ilmentatur issottometta lista dettaljata tad-dokumenti li kienu ġew inklużi fil-fajl personali mingħajr l-għarfien tagħha u tal-kummenti li ma kinux ġew inklużi għalkemm kienet immarkathom għall-inklużjoni fil-fajl personali tagħha. Għall-kuntrarju ta’ dak li tassumi l-Kummissjoni, għalhekk ma hemm xejn li jissuġġerixxi li l-ilmentatur jista’ jsostni l-pretensjonijiet tagħha f’żewġ każijiet biss. Madankollu, anki jekk wara eżami aktar mill-qrib għandha tipprova li l-ebda wieħed mill-kummenti addizzjonali msemmija mill-ilmentatur ma kellu jiġi inkluż fil-fajl personali tagħha, dan ma jaffettwax il-konklużjoni li l-kummenti tagħha dwar id-dokumenti "IV/18" u "IV/19" kellhom jiġu inklużi fil-fajl personali tagħha. F'dan il-kuntest, l-Ombudsman tinnota li l-Kummissjoni rrikonoxxiet li l-kummenti dwar id-dokument "IV/18" kellhom jiġu inklużi, mingħajr madankollu ma indikat jekk dan sarx sadanittant.
2.8 Fir-rigward tal-allegazzjoni tal-ilmentatur li d-dokumenti ġew inklużi mingħajr ma ġiet infurmata b'dan, l-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni tidher li qed targumenta li fi kwalunkwe każ ma setgħet tistrieħ fuq l-ebda wieħed mid-dokumenti mingħajr ma tagħti lill-ilmentatur l-opportunità li jikkummenta dwarhom. L-Ombudsman jinnota li l-Artikolu 26 tar-Regolamenti tal-Persunal jipprovdi li "d-dokumenti msemmija fis-subparagrafu (a) ma jistgħux jintużaw jew jiġu kkwotati mill-istituzzjoni kontra uffiċjal sakemm ma jkunux ġew ikkomunikati lilu qabel ma jkunu ġew ippreżentati." Din id-dispożizzjoni b'hekk tipproteġi lill-uffiċjali (jew, fejn l-obbligi li jirriżultaw minnha jiġu applikati għall-aġenti lokali, l-aġent) kontra l-użu ta' dokumenti li jkunu tqiegħdu fil-fajl personali mingħajr ma jkun ġie infurmat l-uffiċjal (jew l-aġent). L-Ombudsman iqis, madankollu, li prattika amministrattiva tajba titlob li din il-protezzjoni negattiva tiġi kkomplementata minn obbligu pożittiv li l-persuna kkonċernata tingħata l-possibbiltà li tikkummenta dwar dokument qabel ma jiġi inkluż fil-fajl personali (6). Huwa ovvju li uffiċjal jew aġent ma jistax jagħmel kummenti (u jitlob li dawn il-kummenti jiġu inklużi fil-fajl personali tiegħu) dwar dokumenti li ma jkunux inġiebu għall-attenzjoni tiegħu. L-Ombudsman tinnota, madankollu, li l-ilmentatur sadanittant ikkonsulta l-fajl personali tagħha u b'hekk skopra d-dokumenti kollha li kienu inklużi hemmhekk. Huwa jinnota wkoll li fl-ilment tagħha, fl-osservazzjonijiet tagħha dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni u b'mod partikolari fl-osservazzjonijiet tagħha dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni għat-talba għal aktar informazzjoni, l-ilmentatur stabbilixxa fid-dettall id-dokumenti u l-kummenti li xorta għandhom jiġu inklużi fil-fajl personali tagħha. Peress li l-Ombudsman jagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni li tistieden lill-Kummissjoni tikkunsidra mill-ġdid dawn id-dokumenti u l-kummenti bil-ħsieb li tinkludihom fil-fajl personali tal-ilmentatur (ara hawn taħt), ma jidhirx li huwa meħtieġ li jsiru aktar inkjesti fir-rigward tan-nuqqas tal-Kummissjoni li tikkonsulta lill-ilmentatur dwar dokumenti li kienet inkludiet fil-fajl personali tagħha.
2.9 F'dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li l-Kummissjoni naqset milli tikkonforma mad-dmirijiet tagħha fir-rigward tal-fajl personali tal-ilmentatur billi ma inkludietx id-dokumenti rilevanti kollha fih.
3 KonklużjoniFid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman jagħmel l-abbozz ta' rakkomandazzjoni li ġej lill-Kummissjoni, f'konformità mal-Artikolu 3 (6) tal-Istatut tal-Ombudsman:
L-abbozz ta' rakkomandazzjoniJenħtieġ li l-Kummissjoni tirrieżamina d-dokumenti msemmija mill-ilmentatur bil-ħsieb li tinkludihom fil-fajl personali tagħha u tagħtiha aċċess għall-fajl rikostitwit kif xieraq.
Il-Kummissjoni u l-ilmentatur se jiġu infurmati b’dan l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni. Skond l-Artikolu 3 (6) ta' l-Istatut ta' l-Ombudsman, il-Kummissjoni għandha tibgħat opinjoni dettaljata sal-31 ta' Mejju 2005. L-opinjoni dettaljata tista' tikkonsisti fl-aċċettazzjoni tad-deċiżjoni tal-Ombudsman u deskrizzjoni tal-miżuri meħuda biex jiġi implimentat l-abbozz ta' rakkomandazzjoni.
Strasburgu, 28 ta' Frar 2005
P. Nikiforos DIAMANDOUROS
(1) Deċiżjoni 94/262 tal-Parlament Ewropew, tad-9 ta’ Marzu 1994, dwar ir-Regolamenti u l-Kundizzjonijiet Ġenerali li Jirregolaw it-Twettiq tad-Dmirijiet tal-Ombudsman, ĠU L 113, p. 15.
(2) Kopja ta' din in-nota ġiet ippreżentata mill-Kummissjoni.
(3) Il-Kummissjoni pprovdiet ukoll kopja ta’ dan id-dokument.
(4) Il-punt 3 tan-nota tal-Kummissjoni tas-26 ta' Ottubru 2000 jipprovdi li kopji tad-dokumenti fil-fajl personali jistgħu jintbagħtu lil Brussell fuq talba.
(5) Għandu jiġi nnotat li l-attestazzjoni ppreżentata mill-ilmentatur tidher li turi li dan tal-aħħar telaq biss mill-isptar fil-11 ta’ filgħodu fit-3 ta’ Ottubru 2000. L-Ombudsman tinnota wkoll li flimkien mal-osservazzjonijiet tagħha dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni għat-talba għal aktar informazzjoni, l-ilmentatur issottometta kopja tal-email tagħha tad-29 ta' Settembru 2000 fejn informa lis-Sur K. dwar l-assenza imminenti tagħha fit-3 ta' Ottubru 2000.
(6) Jekk in-nota tas-Sur P. li l-ilmentatur irrefera għaliha fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni għat-talba għal aktar informazzjoni tabilħaqq ikollha l-kontenut li l-ilmentatur isostni li għandu, il-Kummissjoni nnifisha tidher li taqbel ma’ din il-fehma.