(Magħmul skond l-Artikolu 3 (6) ta' l-Istatut ta' l-Ombudsman.(1) B'ittra
tas-7 ta' Novembru 1997, l-Ombudsman Ewropew fetaħ inkjesta fuq inizjattiva tiegħu stess dwar is-segretezza li tifforma parti mill-proċeduri ta' reklutaġġ tal-Kummissjoni. Fl-ittra tiegħu, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni biex tinfurmah jekk hux bi ħsiebha tieħu miżuri sabiex tagħmel l-impenn tal-Komunità għat-trasparenza aktar tanġibbli f'dan il-qasam. Huwa ried b’mod partikolari jkun jaf jekk il-Kummissjoni tipprevedix li tippermetti lill-applikanti jagħmlu l-mistoqsijiet tal-eżami magħhom mill-kamra tal-eżamijiet, li tikkomunika l-kriterji ta’ evalwazzjoni lill-applikanti li jitolbuhom, li tgħarraf lill-applikanti bl-ismijiet tal-Membri tal-Bord tal-Għażla u li tippermetti l-iżvelar tal-kopji kkoreġuti tal-eżamijiet lill-applikanti kkonċernati.
Ir-raġunijiet għall-ftuħ tal-investigazzjoni ġew iddikjarati fis-sustanza kif ġej:
Parti essenzjali mid-dmirijiet ta' l-Ombudsman hija li jaħdem lejn it-tisħiħ tar-relazzjonijiet bejn l-istituzzjonijiet Komunitarji u ċ-ċittadini Ewropej. Jidher li l-ewwel kuntatt ta' ħafna ċittadini ma' l-istituzzjonijiet Komunitarji jseħħ fil-kuntest tar-reklutaġġ. Ikun ta' valur għall-istituzzjonijiet jekk l-ewwel impressjonijiet li ċ-ċittadini għandhom f'din l-ewwel laqgħa ma' l-amministrazzjoni Komunitarja jkunu pożittivi. Barra minn hekk, jidher kuntrarju għall-impenn tal-Komunità għat-trasparenza li dawn l-ewwel kuntatti għal impjegati taċ-ċivil futuri possibbli għandhom ikunu kkaratterizzati minn nuqqas ta' trasparenza.
L-Ombudsman Ewropew kien irċieva għadd ta' lmenti fil-qasam tar-reklutaġġ, b'mod partikolari dwar in-nuqqas ta' trasparenza fil-proċeduri. Fl-ilment 46/27.7.95/FVK/B-DE, ir-rikorrenti ma setgħet tikseb l-ebda komunikazzjoni tar-raġunijiet għaliex l-applikazzjoni tagħha kienet ġiet miċħuda. Fl-ilment 252/22.11.95/Tfr/ES, l-ilmentatur ma setax jingħata l-ismijiet tal-Membri tal-Bord tas-Selezzjoni. Fl-ilmenti 659/24.6.96/AEKA/FIN/IJH u 850/3.9.96/JIA/FIN/KT, la l-ismijiet u lanqas il-kwalifiki tal-Membri tal-Bord tas-Selezzjoni ma ġew żvelati. Fl-ilment 216/08.11.95/MH/A, l-ilmentatur ma tħalliex ikun jaf l-ismijiet tal-korretturi li assistew lill-Bord tas-Selezzjoni. Fl-ilment 142/97/PD, l-ilmentatur ma tħalliex jieħu miegħu mill-kamra tal-eżami kopja tal-mistoqsijiet li sarulu, u bi tweġiba għat-talba tiegħu għal rieżami tal-marki tal-eżami tiegħu, ġie infurmat li l-marki kkomunikati lilu kienu jikkorrispondu għal dawk li l-Bord tal-Għażla kien tah. Fl-ilment 773/29.7.96/SS/FIN/PD, erba’ applikanti indirizzaw lill-Kummissjoni sabiex jitolbu kopja tal-eżamijiet immarkati tagħhom u biex jitolbu rieżami tal-marki mogħtija; it-talba tagħhom ġiet miċħuda u b’referenza għat-talba għal rieżami, il-Bord tas-Selezzjoni kompetenti sempliċiment iddikjara li kien stabbilixxa li “l-immarkar tal-eżami tiegħek kien sar b’mod korrett u ġust”, mingħajr ma pprovda aktar dettalji. Fl-ilmenti 105/97/PD, 675/1.7.96/AL/FIN/KT u 940/11.10.96/AS/SW/BB, talba għall-komunikazzjoni tal-kopja mmarkata ta’ eżami ġiet irrifjutata bl-istess mod. Barra minn hekk, fl-ilmenti 675/2.7.96/AL/FIN/KT u 659/24.6.96/AEKA/FIN/IJH, l-ilmentaturi talbu komunikazzjoni tal-kriterji ta’ evalwazzjoni. Fl-ilment 940/11.10.96/AS/SW/BB, l-ilmentatur talab il-komunikazzjoni tal-kriterji ta’ evalwazzjoni relatati mal-valutazzjoni tal-esperjenza tax-xogħol.
Kien hemm żewġ elementi rikorrenti fil-kummenti ta' l-Istituzzjonijiet Komunitarji dwar dawn it-tipi ta' lmenti. Din hija referenza għall-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal. Din id-dispożizzjoni tiddikjara li "l-proċedimenti tal-Bord tas-Selezzjoni għandhom ikunu sigrieti". L-element l-ieħor huwa s-setgħat diskrezzjonali wiesgħa tal-Bordijiet tas-Selezzjoni.
L-Artikolu 6 ġie stabbilit bil-ħsieb li jiggarantixxi l-indipendenza tal-Bordijiet tas-Selezzjoni, billi jipproteġihom mill-interferenza u l-pressjonijiet. Din il-kunsiderazzjoni leġittima ma tidhirx li timpedixxi l-iżvilupp ta’ garanziji proċedurali għall-applikanti, konsistenti mar-rekwiżiti tal-Artikolu 6.
Ċertament huwa ġust li skont il-ġurisprudenza tal-Qorti tal-Ġustizzja, il-Bordijiet tal-Għażla jingħataw setgħat diskrezzjonali wiesgħa. Tali setgħat jimplikaw li l-kamp ta’ applikazzjoni tal-kontroll ġudizzjarju huwa limitat; l-għoti ta’ tali setgħat ma jidhirx li jipprevjeni lill-awtoritajiet pubbliċi milli jikkonformaw mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba.
Mingħajr preġudizzju għas-setgħat diskrezzjonali tal-Bordijiet tas-Selezzjoni u l-Artikolu 6, jidher li l-Kummissjoni nnifisha tista’ tiddeċiedi li tiżviluppa garanziji proċedurali għall-applikanti bħala kwistjoni ta’ mġiba amministrattiva tajba. Għall-preżent, jidher li d-dispożizzjoni ngħatat livell li l-għan sottostanti tagħha jista’ ma jiġġustifikax u li ċ-ċittadini jsibu inkomprensibbli f’amministrazzjoni demokratika u responsabbli, impenjata lejn it-trasparenza. Minħabba s-setgħat diskrezzjonali wiesgħa li jgawdu l-Bordijiet tas-Selezzjoni, jidher aktar u aktar importanti li dawn is-setgħat jiġu eżerċitati f’konformità mal-prinċipji ta’ mġiba amministrattiva tajba. Il-komunikazzjoni tal-eżami mmarkat u tal-kriterji ta’ evalwazzjoni lill-applikant ikkonċernat li jitlobhom tista’ wkoll ittaffi l-ħidma tal-Bordijiet tas-Selezzjoni fit-trattament ta’ mistoqsijiet u lmenti mill-applikanti.
Għalhekk, dan kien l-isfond li fih l-Ombudsman indirizza lill-Kummissjoni.
L-opinjoni tal-Kummissjoni
L-opinjoni tal-Kummissjoni kienet maqsuma fi tliet partijiet. Il-Kummissjoni ddikjarat fis-sustanza dan li ġej:
L-ewwel nett, il-Kummissjoni qieset li l-proċeduri ta’ reklutaġġ huma l-ewwel u għal ħafna applikanti l-uniku kuntatt dirett mal-amministrazzjoni Komunitarja u għalhekk, huwa importanti li dan il-kuntatt ikun pożittiv. Il-Kummissjoni qieset li n-numru ta’ lmenti dwar in-nuqqas ta’ trasparenza kien baxx ħafna meta mqabbel man-numru totali ta’ applikanti għad-diversi kompetizzjonijiet organizzati mill-Kummissjoni.
It-tieni nett, il-Kummissjoni fakkret fil-qafas legali għall-operazzjonijiet ta’ reklutaġġ: Il-kompetizzjonijiet organizzati mill-amministrazzjoni Komunitarja huma rregolati mir-Regolamenti tal-Persunal u mill-prinċipji ġenerali tal-liġi Komunitarja kif stabbiliti fil-każistika tal-Qrati Komunitarji. Il-kompetizzjonijiet huma proċeduri ta' reklutaġġ irregolati mil-liġi, u l-Qrati Komunitarji biss għandhom ġurisdizzjoni biex jikkontrollaw l-applikazzjoni korretta tal-liġi.
Il-Kummissjoni enfasizzat li kompetizzjoni normalment hija proċedura ta’ eżami, iżda l-eżamijiet ma humiex eżamijiet fis-sens tradizzjonali tat-terminu. Filwaqt li l-eżamijiet u l-kompetizzjonijiet huma simili sal-punt li t-tnejn għandhom l-għan li jagħżlu l-kandidati, madankollu hemm differenza fundamentali bejn l-eżamijiet u l-kompetizzjonijiet sa fejn hija kkonċernata l-valutazzjoni tal-merti tal-parteċipanti. Is-suċċess f’eżami jiddependi biss mill-kisba ta’ marka minima meħtieġa; il-parteċipanti jiġu ġġudikati skont kriterji "oġġettivi". Min-naħa l-oħra, l-applikanti f’kompetizzjoni jiġu ġġudikati kontra xulxin, jiġifieri l-valutazzjoni tkun komparattiva.
Skont il-Kummissjoni, din hija r-raġuni li fuqha huwa bbażat l-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal dwar is-segretezza tal-proċedimenti tal-Bordijiet tas-Selezzjoni u r-regoli sussegwenti, b’mod partikolari dik dwar l-indipendenza tal-Bord tas-Selezzjoni li għandha l-għan li tipproteġi lill-Bord minn kwalunkwe intervent jew pressjoni, kull fejn tiġi.
Fir-rigward tal-kontroll ġudizzjarju tal-proċedimenti ta’ Bord tal-Għażla, il-Kummissjoni ddikjarat li wieħed irid jiddistingwi bejn żewġ tipi ta’ deċiżjonijiet:
- Minn naħa, id-deċiżjonijiet dwar l-ammissjoni għall-kompetizzjoni li għalihom il-kontroll ġudizzjarju huwa strett ħafna.
- Min-naħa l-oħra, id-deċiżjonijiet dwar l-evalwazzjoni komparattiva tar-rikorrenti. Dawn id-deċiżjonijiet jimplikaw marġini kbir ta' diskrezzjoni skont il-każistika tal-Qrati tal-Komunità, li l-Ombudsman jirreferi għaliha wkoll fid-deċiżjonijiet tiegħu. Dan il-marġni ta’ diskrezzjoni huwa komprensibbli għaliex huwa biss il-Bord li jista’ jevalwa l-applikant individwali peress li huwa biss il-Bord li għandu għarfien tal-applikanti kollha u għalhekk jista’ jqabbilhom. Din hija r-raġuni għaliex hija biss il-kopja "nadifa" tad-dokumenti tal-eżami -, jiġifieri l-kopja mingħajr l-annotazzjoni tal-markatur -, li tiġi kkomunikata lill-applikant ikkonċernat f'pajjiżi li jippermettu tali komunikazzjoni fil-kompetizzjonijiet. Fil-fatt, il-komunikazzjoni tal-kopja mmarkata jew tal-evalwazzjoni ddettaljata ta’ eżami orali ma jkollha l-ebda skop, peress li l-evalwazzjoni tagħha minn terz, li ma jkunx evalwa lir-rikorrenti l-oħra, tkun imċaħħda mis-sens tagħha. Dan il-marġni ta’ diskrezzjoni li jista’ jitqies bħala diskrezzjonali, iżda ċertament mhux arbitrarju, huwa soġġett għal stħarriġ ġudizzjarju sal-punt li l-Qrati Komunitarji jiżguraw li l-Bordijiet tas-Selezzjoni ma jkunu kisru l-ebda regola jew prinċipju li jorbothom.
It-tielet nett, il-Kummissjoni ddikjarat li reċentement, ir-rikorrenti kienu tħallew jagħmlu l-mistoqsijiet tal-eżami magħhom, meta jitilqu mill-kamra tal-eżami, sakemm id-drittijiet tal-awtur ma jfixklux dan. Fir-rigward tal-komunikazzjoni tal-kriterji ta’ evalwazzjoni, il-Kummissjoni ddikjarat li l-kriterji jiġu kkomunikati fuq talba. Fir-rigward tal-possibbiltà li l-ismijiet tal-Membri tal-Bordijiet tas-Selezzjoni jsiru magħrufa mill-applikanti, il-Kummissjoni sabet li kien xieraq li l-ismijiet ma jsirux pubbliċi sabiex tiġi ppreservata l-indipendenza tal-Membri u t-tmexxija korretta tal-kompetizzjonijiet. Fir-rigward tal-possibbiltà li tiġi żvelata kopja tad-dokumenti ta’ eżami mmarkati lill-applikant ikkonċernat, il-Kummissjoni ddikjarat li dan ma jkunx jagħmel sens minħabba n-natura tal-proċedimenti tal-kompetizzjoni, spjegata hawn fuq. Barra minn hekk, il-Kummissjoni ddikjarat li minħabba l-eluf ta’ applikanti għall-kompetizzjonijiet, spiss mill-Istati Membri kollha, l-iżvelar tal-kopja tad-dokumenti ta’ eżami mmarkati jista’ jinvolvi spejjeż amministrattivi u finanzjarji.

Id-Deċiżjoni

1 Mistoqsijiet
tal-eżami 1.1 Fir-rigward tal-mistoqsijiet tal-eżami, il-Kummissjoni impenjat ruħha li tippermetti lill-applikanti jieħdu dawk il-mistoqsijiet magħhom, meta jitilqu mill-kamra tal-eżami, sakemm id-drittijiet tal-awtur ma jfixklux dan. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda raġuni biex jinvestiga aktar din il-kwistjoni.
2 Kriterji ta' evalwazzjoni
2.1 Fir-rigward tal-komunikazzjoni tal-kriterji ta' evalwazzjoni, il-Kummissjoni ddikjarat li dawn jiġu kkomunikati lill-applikanti li jagħmlu t-talba. Għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda raġuni biex jinvestiga aktar din il-kwistjoni.
3 L-ismijiet tal-Membri tal-Bord tas-Selezzjoni
3.1 Fir-rigward tal-kwistjoni dwar jekk l-applikanti għandhomx jitħallew ikunu jafu l-ismijiet tal-Membri tal-Bord tas-Selezzjoni, l-Ombudsman għandu josserva dan li ġej: Il-Kummissjoni sa issa qieset li huwa xieraq li l-ismijiet tal-Membri ma jsirux magħrufa sabiex tiġi ppreservata l-indipendenza tagħhom u sabiex tiġi mfixkla kwalunkwe pressjoni fuq il-Membri. L-Ombudsman iqis li din il-kunsiderazzjoni hija rilevanti. Madankollu, l-Ombudsman għandu jfakkar ukoll li huwa prinċipju fundamentali ta’ amministrazzjoni tajba li kwalunkwe membru tal-pubbliku, li jittratta impjegat taċ-ċivil, huwa intitolat li jkun jaf l-isem ta’ dak l-impjegat taċ-ċivil. Amministrazzjoni mingħajr wiċċ u isem qed jaljenaw. Għalhekk, l-Ombudsman iqis li huwa inaċċettabbli li l-applikanti li jipparteċipaw f'eżamijiet orali ma jkunux intitolati li jkunu jafu l-ismijiet tal-persuni li jeżaminawhom.
4 Kopja tad-dokumenti tal-eżami mmarkati
4.1 Fir-rigward tal-kwistjoni dwar jekk l-applikanti għandux ikollhom aċċess għad-dokumenti tal-eżami tagħhom stess, ladarba jiġu mmarkati, l-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni tibbaża ċ-ċaħda tagħha li tagħti aċċess lill-applikant ikkonċernat fuq il-kunsiderazzjoni li tali żvelar ikun imċaħħad mit-tifsira minħabba n-natura tal-kompetizzjonijiet, jiġifieri l-valutazzjoni komparattiva tal-applikanti. Barra minn hekk, il-Kummissjoni argumentat li l-iżvelar tad-dokumenti ta’ eżami jista’ jinvolvi spejjeż amministrattivi u finanzjarji.
4.2 L-ewwel nett, l-Ombudsman għandu josserva li l-Kummissjoni ċertament għandha raġun li l-Bordijiet tas-Selezzjoni jiddisponu minn marġni kbir ta' diskrezzjoni fil-valutazzjoni tal-applikanti. Il-valutazzjoni tal-Bord tas-Selezzjoni hija definittiva u fir-realtà l-applikant li ma ntgħażilx ma għandu l-ebda possibbiltà li jikkontestaha. Għalhekk huwa saħansitra aktar importanti li l-pubbliku jkollu fiduċja sħiħa fil-proċedimenti tal-Bordijiet tas-Selezzjoni.
4.3 Wara din ir-rimarka preliminari, għandu jiġi osservat li l-kopja mmarkata ta' karta tal-eżami tikkonsisti f'żewġ komponenti, il-karta tal-eżami nnifisha u l-marki. Għandu jiġi kkonstatat li r-rikorrent ikkonċernat, li huwa l-awtur tad-dokument ta’ eżami, ma jistax jiġi rrifjutat l-aċċess għal dan l-istess dokument.
4.4 Fir-rigward tat-tieni komponent, l-Ombudsman għandu jfakkar li prinċipju fundamentali tat-trasparenza huwa li ċ-ċittadin u mhux l-amministrazzjoni jiddeċiedu jekk huwiex raġonevoli li jitolbu informazzjoni. L-amministrazzjoni tista’ tirrifjuta t-talba taċ-ċittadin għal raġunijiet xierqa ta’ kunfidenzjalità, iżda ma tistax tirrifjuta għar-raġuni li t-talba ma tagħmilx sens għaċ-ċittadin interessat. Indipendentement mill-kwistjoni dwar jekk trade marks jistgħux jiġu kkontestati jew le, ir-rikorrent għandu interess fundamentali li jkun jaf l-iżbalji li jkun għamel. Għaldaqstant, l-Ombudsman ma jistax jaċċetta li l-Kummissjoni tirrifjuta li tiżvela d-dokumenti ta’ eżami mmarkati tar-rikorrenti kkonċernata li titlobha, għar-raġuni li din ma sservi l-ebda skop.
4.5 Fir-rigward tal-ispejjeż amministrattivi u finanzjarji, l-Ombudsman għandu josserva li l-Kummissjoni ma ssostanzjatx dan b'evidenza. Jekk jidher li għadd kbir ta’ applikanti jitolbu kopji tad-dokumenti tal-eżami tagħhom, il-Kummissjoni tista’ tikkunsidra li timponi tariffa raġonevoli għall-ispejjeż.
4.6 F'dan l-isfond, l-Ombudsman għandu jikkonkludi li l-Kummissjoni ma rreferiet għall-ebda raġuni li tiġġustifika r-rifjut tagħha li tikkomunika kopji ta' dokumenti ta' eżami mmarkati lill-applikant ikkonċernat. Fl-interess tat-tisħiħ tat-trasparenza u l-fiduċja tal-pubbliku fl-attivitajiet tal-Bordijiet tas-Selezzjoni, il-Kummissjoni għandha għalhekk tagħti lill-applikant ikkonċernat li jitlobha, aċċess għad-dokumenti tal-eżami mmarkati tiegħu stess. Sabiex il-Kummissjoni tkun tista' tieħu l-passi meħtieġa fl-organizzazzjoni ta' tali żvelar, din is-sejba għandha tkun limitata għall-kompetizzjonijiet futuri li l-Kummissjoni torganizza.
5 Abbozz ta' rakkomandazzjoni
5.1 Skont l-Artikolu 3 (6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, l-Ombudsman għalhekk jagħmel l-abbozz ta' rakkomandazzjoni li ġej lill-Kummissjoni:

Il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikanti f’eżamijiet orali bl-ismijiet tal-Membri tal-Bord tas-Selezzjoni.

Fil-kompetizzjonijiet futuri tagħha, il-Kummissjoni għandha tagħti lill-applikanti aċċess għad-dokumenti tal-eżami mmarkati tagħhom stess fuq talba.

Skond l-Artikolu 3 (6) ta' l-Istatut, il-Kummissjoni għandha tibgħat opinjoni dettaljata qabel it-30 ta' Ġunju 1999. L-opinjoni dettaljata tista' tikkonsisti fl-aċċettazzjoni tal-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman u deskrizzjoni ta' kif ġie implimentat.
Strasburgu, 8 ta' Marzu 1999
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Id-Deċiżjoni 94/262 tad-9 ta' Marzu 1994 tal-Parlament Ewropew dwar ir-Regolamenti u l-Kundizzjonijiet Ġenerali li Jirregolaw it-Twettiq tad-Dmirijiet tal-Ombudsman, 1994 ĠU L 113/15.