Kelmtejn ta’ qabel

Bħala Ombudsman Ewropew, spiss nistaqsi "Sa liema punt l-istituzzjonijiet tal-UE jisimgħuk?" Dan ir-rapport ifittex li jagħti tweġiba statistika għal dik il-mistoqsija billi jħares lejn il-konformità tal-istituzzjonijiet mad-deċiżjonijiet tal-Ombudsman. Kien hemm rata ta’ konformità ta’ 83 % fl-2015, it-tieni l-ogħla sal-lum. Għalhekk, filwaqt li nnaqqsu mir-riżultat eċċellenti ta' 90 % li ksibna fl-2014, xorta waħda għandi l-pjaċir ninnota li f'aktar minn erbgħa minn kull ħames każijiet, l-istituzzjonijiet tal-UE jaġixxu fuq dak li jitlobhom l-Ombudsman.

B'mod speċifiku, fil-130 każ li fihom l-Ombudsman għamlet proposti f'każijiet magħluqa fl-2015, l-istituzzjonijiet taw 108 tweġiba pożittiva. 135 każ ieħor ġew solvuti mill-istituzzjonijiet. 12 mit-18-il istituzzjoni eżaminati kisbu punteġġ ta’ 100 % filwaqt li l-Kummissjoni – li tirrappreżenta l-biċċa l-kbira tal-każijiet quddiem l-Ombudsman – kisbet punteġġ ta’ 82 %.

Ninsab partikolarment kuntent bit-tweġibiet tal-istituzzjonijiet fl-inkjesti strateġiċi li wettaqna. 43 mill-45 suġġeriment indirizzati lill-istituzzjonijiet fil-kuntest ta’ dawn l-inkjesti strateġiċi ġew aċċettati f’oqsma li jvarjaw min-negozjati tas-Sħubija Trans-Atlantika ta’ Kummerċ u ta’ Investiment (“TTIP”) għall-proċedura tal-Inizjattiva taċ-Ċittadini Ewropej, u mill-operazzjonijiet konġunti ta’ ritorn tal-Frontex għall-politika ta’ koeżjoni tal-UE. B’mod aktar ġenerali, l-anness għal dan ir-rapport fih ħafna eżempji ta’ każijiet fejn l-Ombudsman ipperswadiet lill-amministrazzjoni tal-UE biex ittejjeb il-prestazzjoni tagħha u tipprovdi ħarsa ġenerali lejn il-firxa ta’ titjib fis-servizz pubbliku li rriżulta. Dawn jinkludu d-deċiżjoni tal-Aġenzija Eżekuttiva għall-Intrapriżi Żgħar u Medji li tistabbilixxi proċeduri ta’ rieżami tal-ammissibbiltà u tal-evalwazzjoni fl-għoti ta’ għotjiet, l-iżvilupp mill-Kummissjoni ta’ għodod ġodda ta’ komunikazzjoni biex tiżdied il-parteċipazzjoni pubblika fit-teħid ta’ deċiżjonijiet tagħha u proċeduri mtejba ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta fi ħdan il-missjonijiet ċivili tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna.

It-tnaqqis fil-konformità mill-2014 sal-2015 huwa, madankollu, ta’ dispjaċir ċar. Fi żmien ta’ kriżijiet multipli fl-UE, kull rifjut ta’ konformità ma’ sejba mill-Ombudsman jista’ jitqies bħala opportunità mitlufa biex jiġi indirizzat ilment ġenwin taċ-ċittadini jew nuqqas amministrattiv. Se nkompli naħdem mal-istituzzjonijiet tal-UE biex inwassal l-ogħla standard possibbli ta’ servizz li l-pubbliku huwa intitolat li jistenna minna.

Emily O'Reilly

16 ta' Diċembru 2016

Rapport

1. Introduzzjoni

Dan ir-rapport jiddeskrivi sa liema punt l-istituzzjonijiet tal-UE [1] wieġbu b'mod kostruttiv għall-proposti magħmula mill-Ombudsman Ewropew fl-2015. Dawn il-proposti jiġu fil-forma ta’ soluzzjonijiet, rakkomandazzjonijiet, rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri.

It-Taqsimiet 3, 4 u 5 hawn taħt jispjegaw x’jinvolvu s-soluzzjonijiet, ir-rakkomandazzjonijiet, ir-rimarki kritiċi u ulterjuri tal-Ombudsman. Id-“Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni” l-ġodda tal-Ombudsman, li daħlu fis-seħħ fl-1 ta’ Settembru 2016, jaffettwaw sa ċertu punt l-użu li nagħmlu minn dawn it-termini. Għalkemm l-inkjesti koperti f’dan ir-rapport twettqu taħt il-PI preċedenti, aħna nispjegaw il-bidliet, fejn rilevanti, hawn taħt.

2. Is-setgħat u l-proċeduri tal-Ombudsman

L-Ombudsman jgħin lill-individwi, lill-kumpaniji u lill-assoċjazzjonijiet li għandhom problema ma' istituzzjoni tal-UE [2]. Fl-istess ħin, taqdi l-interess pubbliku billi tgħin lill-istituzzjonijiet itejbu l-kwalità tas-servizz li jipprovdu. Minbarra li tinvestiga l-ilmenti, l-Ombudsman tista' wkoll tiftaħ inkjesti fuq inizjattiva tagħha stess.

L-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjoni kkonċernata tipprovdi informazzjoni, tispezzjona l-fajls tagħha u tieħu xhieda mingħand l-uffiċjali. Dawn is-setgħat jinsabu fl-Istatut tal-Ombudsman [3] (“l-Istatut”). Meta taħseb li jkun xieraq li tagħmel dan f'każ speċifiku, l-Ombudsman tistieden lill-istituzzjoni tirrevedi l-pożizzjoni tagħha, tipprovdi rimedju jew tagħmel bidliet ġenerali għall-futur. Jekk l-istituzzjoni tirrifjuta li tikkoopera, hija tista' tiġbed l-attenzjoni politika għal każ billi tagħmel rapport speċjali lill-Parlament Ewropew.

3. Soluzzjonijiet

Jekk l-Ombudsman iqis li lment jista' jiġi solvut, huwa jfittex soluzzjoni mal-istituzzjoni kkonċernata, abbażi tal-Artikolu 3(5) tal-Istatut [4]. Wieħed mill-għanijiet tal-bidliet introdotti fl-2016 fid-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman kien li jsir aktar faċli u rapidu li jinstabu soluzzjonijiet li jeliminaw l-amministrazzjoni ħażina.

4. Rakkomandazzjonijiet

Jekk l-Ombudsman jagħmel sejba ta’ amministrazzjoni ħażina, huwa joħroġ dak li l-Artikolu 3(6) tal-Istatut jiddefinixxi bħala “abbozz ta’ rakkomandazzjoni”. Ir-rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-istituzzjonijiet huma, fl-istess ħin, ippubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman. Il-PI l-ġodda tal-Ombudsman jirrikjedu li jintużaw rakkomandazzjonijiet biex jiġu ttrattati s-sejbiet kollha ta’ amministrazzjoni ħażina qabel ma tingħalaq inkjesta.

5. Rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri

Fil-passat, ir-rifjut ta’ istituzzjoni ta’ proposta jew rakkomandazzjoni ta’ soluzzjoni wassal għal għadd ta’ eżiti possibbli, inkluż l-għeluq tal-każ b’“rimarka kritika”. Rimarka kritika infurmat lill-istituzzjoni dwar dak li kienet għamlet ħażin fil-każ speċifiku. Ir-rimarka identifikat ir-regola jew il-prinċipju li nkiser u (sakemm ma kienx ovvju) spjegat kif l-istituzzjoni kellha taġixxi fil-kuntest tal-każ. L-istituzzjoni rrapportat lura fi żmien sitt xhur, jekk dan ikun mitlub mill-Ombudsman. Fi 63 % tal-każijiet fejn instabet amministrazzjoni ħażina fl-2015, il-każ ingħalaq b’rimarka kritika.

“Kumment ieħor” kellu l-għan li jservi l-interess pubbliku billi jgħin lill-istituzzjoni kkonċernata tgħolli l-kwalità tal-amministrazzjoni tagħha fil-futur. Għall-kuntrarju ta’ rakkomandazzjoni jew rimarka kritika, rimarka oħra ma kinitx ibbażata fuq sejba ta’ amministrazzjoni ħażina u ma kinitx timplika ċensura tal-istituzzjoni li lilha ġiet indirizzata.

Id-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni l-ġodda jissostitwixxu l-kunċett ta’ rimarki kritiċi bil-kunċett ta’ “sejbiet ta’ amministrazzjoni ħażina” u jissostitwixxu l-kunċett ta’ rimarki ulterjuri bil-kunċett ta’ “suġġerimenti għal titjib”.

6. Proposti għal soluzzjonijiet u rakkomandazzjonijiet aċċettati fl-2015

Fl-2015, l-istituzzjonijiet tal-UE aċċettaw total ta’ 15-il proposta ta’ soluzzjoni, filwaqt li 14-il rakkomandazzjoni ġew aċċettati. Tliet rakkomandazzjonijiet ġew irrifjutati mill-Kummissjoni, għalkemm din ipprovdiet segwitu pożittiv għar-rimarki kritiċi sussegwenti fit-tliet każijiet kollha.

Tabella 1 - Soluzzjonijiet u rakkomandazzjonijiet aċċettati mill-istituzzjoni fl-2015

L-anness għal dan ir-rapport jiġbor fil-qosor il-każijiet li fihom ġiet aċċettata proposta għal soluzzjoni jew rakkomandazzjoni. Wieħed minn dawn il-każijiet jeħtieġ li jissemma b’mod speċjali bħala “każ stilla”, li għandu jservi bħala mudell għal istituzzjonijiet oħra ta’ kif l-aħjar jirreaġixxu għall-proposti tal-Ombudsman.

7. Segwitu għar-rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri li saru fl-2015

Fl-2015, saru 22 kumment kritiku f'19-il deċiżjoni, filwaqt li saru 76 kumment ieħor fi 30 deċiżjoni.[5] Deċiżjoni waħda jista' jkun fiha aktar minn rimarka waħda, u ż-żewġ tipi ta' rimarki jistgħu jiġu inklużi fl-istess deċiżjoni.

Tabella 2 - Rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri li saru fl-2015 skont l-istituzzjoni

L-istituzzjonijiet ġew mistiedna jwieġbu għar-rimarki fi żmien sitt xhur. B'eċċezzjoni waħda [6], waslu tweġibiet għar-rimarki kollha li saru fl-2015, għalkemm b'dewmien f'xi każijiet.

Meta jitqiesu r-rimarki kritiċi u ulterjuri flimkien, ir-rata ta’ segwitu sodisfaċenti kienet ta’ 81 %, tnaqqis mill-ogħla livell rekord tal-2014 ta’ 94 %. Is-segwitu għal aktar rimarki kien sodisfaċenti fi 92 % tal-każijiet, filwaqt li r-rata ta’ segwitu sodisfaċenti tar-rimarki kritiċi kienet ta’ 41 %, rekord baxx. L-ogħla ċifri rreġistrati s'issa kienu 100% fl-2008, fir-rigward ta' segwitu pożittiv għal aktar rimarki, u 88% fl-2014 fir-rigward ta' segwitu pożittiv għal rimarki kritiċi.

Rieżami tat-tweġibiet tal-istituzzjonijiet għar-rimarki kritiċi jissuġġerixxi li, anke wara li tkun intemmet inkjesta, xi wħud ikomplu jikkontestaw is-sejbiet tal-Ombudsman u jtennu l-argumenti li jkunu ressqu matul l-inkjesta. Filwaqt li huwa b'xi mod possibbli li wieħed jifhem li, wara li ffaċċjat kritika pubblika mill-Ombudsman, istituzzjoni ssibha diffiċli li ssegwi b'mod kostruttiv, huwa importanti li l-istituzzjonijiet ikunu lesti li jitgħallmu tagħlimiet mill-inkjesti tal-Ombudsman u jfittxu li jnaqqsu r-riskju ta' problemi simili li jinqalgħu fil-futur.

Tabella 3 - Tweġibiet sodisfaċenti għar-rimarki li saru fl-2015 skont l-istituzzjoni

L-anness għal dan ir-rapport jinkludi analiżi dettaljata ta’ kull wieħed mill-każijiet li fihom saru kumment kritiku wieħed jew aktar u/jew rimarki ulterjuri. Erbgħa mis-segwitu jistħoqqilhom li jissemmew b’mod speċjali bħala “każijiet ta’ stilla”.

8. Rata ta’ konformità ġenerali skont l-istituzzjoni

Iċ-ċifra globali f'termini ta' konformità mal-proposti tal-Ombudsman fl-2015 hija ta' 83 %. Ir-rata ta’ konformità hija bbażata fuq l-għadd ta’ tweġibiet pożittivi għall-proposti ta’ soluzzjoni, rakkomandazzjonijiet, rimarki kritiċi u oħrajn li saru f’każijiet magħluqa fl-2015. Mill-130 każ, l-istituzzjonijiet ipprovdew 108 tweġiba pożittiva [7]. L-istituzzjonijiet irriżolvew 135 inkjesta oħra miftuħa mill-Ombudsman.

Kif jidher ċar mit-Tabella 4 hawn taħt, ir-rata ta’ konformità tvarja b’mod sinifikanti minn istituzzjoni għal oħra — minn 100 % f’ħafna każijiet għal 33 % fl-agħar każ. Filwaqt li din l-istatistika spiss tkun ibbażata fuq ftit każijiet, kwalunkwe riżultat inqas minn 100 % ifisser li l-istituzzjoni naqset milli tikkonforma ma’ proposta magħmula mill-Ombudsman.

Tabella 4 Rata ta' - ta' konformità ġenerali skont l-istituzzjoni fl-2015

9. Konklużjoni

Fil-konklużjoni tar-rapport tas-sena l-oħra, aħna ħabbarna għadd ta’ bidliet fl-użu tat-terminu “soluzzjonijiet” u “rimarki ulterjuri”. Dawn il-bidliet kienu fil-biċċa l-kbira sostitwiti mir-rieżami aktar bir-reqqa tal-Ombudsman tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni li daħlu fis-seħħ fl-1 ta’ Settembru 2016. L-introduzzjoni tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni l-ġodda tfisser li r-rapport tas-sena d-dieħla se jinkludi każijiet kemm taħt il-proċeduri l-qodma kif ukoll taħt dawk ġodda.

Nittamaw li s-sena d-dieħla nkunu nistgħu nirrappurtaw tweġiba saħansitra aħjar għall-mistoqsija “Sa liema punt l-istituzzjonijiet tal-UE jisimgħu lill-Ombudsman?” Aħna fiduċjużi li l-amministrazzjoni tal-UE se tkompli timpenja ruħha b’mod kostruttiv biex tiżgura li ċ-ċifra tkun għolja kemm jista’ jkun.

[1] Fil-qosor, dan ir-rapport juża t-terminu "istituzzjoni" biex jirreferi għall-Istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji kollha tal-UE.

[2] L-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea jagħti s-setgħa lill-Ombudsman biex jinvestiga amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni, bl-eċċezzjoni tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea li taġixxi fir-rwol ġudizzjarju tagħha.

[3] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew 2008/587, tat-18 ta’ Ġunju 2008, li temenda d-Deċiżjoni 94/262 dwar ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman, ĠU L 189, p. 25.

[4] L-Artikolu 3(5) tal-Istatut jipprevedi li "Sa fejn ikun possibbli, l-Ombudsman għandu jfittex soluzzjoni mal-istituzzjoni jew il-korp ikkonċernat biex jelimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u jissodisfa l-ilment."

[5] Għall-finijiet ta’ dan ir-rapport, il-linji gwida għal titjib, proposti u suġġerimenti indirizzati lill-istituzzjonijiet fid-deċiżjonijiet tal-Ombudsman li jagħlqu l-inkjesti fuq inizjattiva proprja tagħha OI/9/2013/TN, OI/7/2014/NF, OI/8/2014/AN, OI/9/2014/MHZ u OI/10/2014/RA huma ttrattati bħala rimarki ulterjuri.

[6] Meta ġie abbozzat dan ir-rapport, il-Kummissjoni kienet għadha ma bagħtetx it-tweġiba ta’ segwitu addizzjonali tagħha għar-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman fil-każ 1832/2014/TN. Għalhekk, il-każ mhuwiex inkluż f’dan ir-rapport.

[7] Fi tliet każijiet, l-istituzzjonijiet irrifjutaw proposta għal soluzzjoni iżda aċċettaw rakkomandazzjoni sussegwenti jew rimarka kritika. Sabiex jiġi evitat għadd doppju, iċ-ċifra ta’ 130 tinkludi biss ir-rakkomandazzjonijiet/ir-rimarki f’dawk il-każijiet u mhux il-proposti ta’ soluzzjoni. F’seba’ każijiet oħra, l-istituzzjoni rrifjutat jew proposta għal soluzzjoni jew rakkomandazzjoni u sussegwentement naqset milli ssegwi b’mod sodisfaċenti r-rimarka kritika. Għal darb’oħra, biex jiġi evitat l-għadd doppju, huwa biss is-segwitu negattiv għar-rimarka kritika li huwa inkluż fl-istatistika ta’ hawn fuq.