1.  Sommarju eżekuttiv

L-Ombudsman tistinka biex tikseb titjib tanġibbli għall-ilmentaturi u għall-pubbliku fl-amministrazzjoni tal-UE. Fil-qasam tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-UE, hija tagħmel dan billi tiżgura aċċess akbar għall-applikanti, iżda wkoll billi tgħin lill-amministrazzjoni tal-UE ttejjeb il-prattiki tagħha, tiżgura trasparenza proattiva akbar u tkun kompletament responsabbli lejn il-pubbliku.

L-għadd ta’ lmenti dwar l-aċċess pubbliku żdied b’mod sinifikanti matul dawn l-aħħar snin: minn medja ta’ 45 ilment fis-sena mill-2014 sal-2016, għal medja ta’ 83 ilment fis-sena fil-perjodu mill-2017 sal-2020, għal medja ta’ 129 ilment fis-snin mill-2021 sal-2023. B’mod ġenerali, 26 % tal-inkjesti kollha miftuħa mill-Ombudsman f’dawn l-aħħar tliet snin kienu jikkonċernaw kif l-istituzzjonijiet tal-UE ttrattaw it-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

L-għażla tal-pubbliku li jirrikorri aktar ta' spiss għand l-Ombudsman biex ifittex rimedju hija żvilupp pożittiv. Dan jista’ jkun minħabba ż-żieda fis-sensibilizzazzjoni dwar ir-rwol tal-Ombudsman, minħabba li l-applikanti jiltaqgħu ma’ problemi aktar ta’ spiss mal-amministrazzjoni tal-UE, minħabba trattament aktar rapidu tal-każijiet mill-Ombudsman f’dan il-qasam, jew minħabba taħlita ta’ dawn il-fatturi u fatturi oħra.

Filwaqt li l-għadd ta’ lmenti żdied, l-Uffiċċju tal-Ombudsman kompla jittratta l-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku ħafna aktar malajr. Iż-żmien medju biex jintlaħaq eżitu baqa’ stabbli matul l-aħħar tliet snin, peress li kien tliet darbiet aktar mgħaġġel minn qabel l-introduzzjoni tal-proċedura Fast-Track (matul il-perjodu 2021-2023: 83 jum ta’ xogħol, fl-2016: 255 jum ta’ xogħol).

L-intervent tal-Ombudsman wassal għal eżitu utli għall-ilmentatur fil-maġġoranza tal-każijiet. Il-biċċa l-kbira tal-inkjesti ngħalqu bħala solvuti (ħafna wara dewmien mill-istituzzjoni biex tasal għal deċiżjoni finali dwar it-talba) jew l-Ombudsman għamel proposta għal soluzzjoni li ġiet aċċettata mill-istituzzjoni u b’hekk wasslet għal aċċess pubbliku usa’.

L-Uffiċċju tal-Ombudsman ikkonsulta individwi u organizzazzjonijiet li ppreżentaw ilmenti wara li esperjenzaw diffikultajiet fl-aċċess għad-dokumenti tal-UE. Ir-rispondenti kienu ġeneralment sodisfatti bl-esperjenza u qalu li x’aktarx kienu se javviċinaw lill-Ombudsman id-darba li jmiss li ma jkunux sodisfatti bl-eżitu ta’ talba għal aċċess pubbliku. B’mod partikolari, huma apprezzaw li l-Ombudsman jipprovdi valutazzjoni oġġettiva tal-pożizzjoni tal-istituzzjoni.

Minbarra li waslet għal konklużjonijiet dwar ilmenti individwali, bejn l-2021 u l-2023, l-Ombudsman indirizzat kwistjonijiet strateġiċi u sistemiċi fl-amministrazzjoni tal-UE. Din il-ħidma kellha l-għan li tiżgura l-konformità mar-Regolament 1049/2001 u mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba, billi tqajjem kuxjenza, tipprovdi gwida u ttejjeb il-prattiki ġenerali. Pereżempju, l-Ombudsman sabet li d-dewmien sistemiku u sinifikanti fl-ipproċessar mill-Kummissjoni ta’ talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti jammonta għal amministrazzjoni ħażina. L-Ombudsman talbet lill-Kummissjoni biex tikkoreġi din is-sitwazzjoni bħala kwistjoni ta' prijorità u ressqet il-kwistjoni quddiem il-Parlament Ewropew. L-Uffiċċju se jkompli jimmonitorja l-kwistjoni, li tidher li tippersisti skont il-partijiet ikkonċernati kkonsultati u l-ilmenti reċenti.

L-Ombudsman ipprovdiet ukoll gwida lill-pubbliku u lill-istituzzjonijiet tal-UE, dwar id-dritt ta’ aċċess għad-dokumenti tal-UE. Il-materjal huwa disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman u jinkludi “gwida għall-mistoqsijiet u t-tweġibiet” fil-lingwi kollha tal-UE, riżorsa aktar dettaljata għall-esperti u gwida qasira għall-amministrazzjoni tal-UE dwar il-politiki u l-prattiki.

2. Ħarsa ġenerali: Aċċess pubbliku għal każijiet ta' dokumenti u l-proċedura Fast-Track

a. Ir-rwol tal-EO fil-qasam tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-UE

Id-dritt tal-pubbliku li jaċċessa dokumenti miżmuma mill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE huwa stabbilit fit-Trattati tal-UE u fil-Karta tad-Drittijiet Fundamentali.[1] Huwa għandu rwol kruċjali fl-iżgurar li l-istituzzjonijiet tal-UE joperaw b'mod trasparenti, u b'hekk isaħħaħ il-leġittimità u l-fiduċja pubblika fl-UE. Ir-regoli ġenerali li jagħtu effett lil dan id-dritt huma stabbiliti fil-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti (ir-Regolament 1049/2001).[2] Jekk istituzzjoni tal-UE tirrifjuta li tagħti aċċess pubbliku għal dokument speċifiku, hemm żewġ mezzi ta' rimedju disponibbli għal dawk li jkunu qed ifittxu aċċess. L-applikanti jistgħu jressqu l-kwistjoni quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-UE jew jirrikorru għand l-Ombudsman Ewropew.

Il-persuni li jfittxu aċċess pubbliku għad-dokumenti tipikament jiddependu fuq divulgazzjoni rapida sabiex ikunu jistgħu jużaw id-dokumenti għall-iskop li kienu beħsiebhom jagħmlu. Għalhekk, l-applikanti jistennew li t-talba tagħhom għal aċċess tiġi ttrattata malajr. Dan huwa partikolarment minnu għall-organizzazzjonijiet tas-soċjetà ċivili, in-negozji u ċ-ċittadini li jixtiequ jinvolvu ruħhom fil-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-UE, u għall-ġurnalisti, u r-riċerkaturi li jistgħu jkunu ħerqana li jiskrutinizzaw l-amministrazzjoni tal-UE.

Jekk l-aċċess ma jkunx fil-pront, id-dokumenti jistgħu jitilfu l-utilità tagħhom. L-Ombudsman Ewropew argumenta b’mod konsistenti li l-aċċess ittardjat huwa miċħud l-aċċess.

b. Kif l-EO jittratta l-aċċess pubbliku għal każijiet ta’ dokumenti tal-UE

Abbażi tal-prinċipju li jirfed ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku li t-talbiet għandhom jiġu ttrattati fil-pront, l-Ombudsman fittxet b'mod konsistenti li tiżgura li l-Uffiċċju tagħha jittratta tali lmenti malajr kemm jista' jkun. Għalhekk, hija introduċiet proċedura aċċellerata għat-trattament tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku. Wara perjodu ta’ prova ta’ 5 xhur, l-Ombudsman nediet formalment il-“proċedura tal-Fast-Track” għall-ilmenti dwar l-aċċess għad-dokumenti fi Frar 2018.

Malli jirċievi lment dwar ir-rifjut tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti, l-Uffiċċju tal-Ombudsman jirreġistrah u jeżamina jekk tistax tinfetaħ inkjesta. Dan jiddependi fuq diversi fatturi, inkluż jekk ilment huwiex ammissibbli [3] jew jekk l-Ombudsman isibx raġunijiet biex jiftaħ inkjesta ^[4].

Jekk il-ftuħ ta’ inkjesta jidher ġustifikat, l-Uffiċċju jwettaq ukoll l-ewwel valutazzjoni interna biex jiddeċiedi jekk l-ilment jistax jiġi ttrattat skont il-proċedura Fast-Track. Dan normalment ikun il-każ meta l-pożizzjoni finali tal-istituzzjoni kkonċernata tkun magħrufa, fi kliem ieħor meta jkun hemm deċiżjoni finali espliċita li tirrifjuta li tagħti aċċess pubbliku (“deċiżjoni konfermatorja” espliċita). Il-proċedura Fast-Track normalment ma tintużax f’każijiet fejn (i) l-ilmentatur jikkontesta li ma jeżisti l-ebda dokument, (ii) ikunu meħtieġa aktar kjarifiki qabel ma t-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman ikun jista’ jispezzjona d-dokumenti inkwistjoni jew (iii) l-istituzzjoni kkonċernata tkun għadha ma adottatx il-pożizzjoni finali tagħha (fejn il-limitu ta’ żmien għat-tweġiba konfermatorja jkun skada u għalhekk ikun hemm deċiżjoni negattiva impliċita). Fi kwalunkwe każ, l-Ombudsman jipprova jittratta l-ilmenti kollha dwar l-aċċess għad-dokumenti malajr kemm jista’ jkun.

Il-każ imbagħad jiġi assenjat lil uffiċjal tal-inkjesti u tittieħed deċiżjoni formali dwar jekk tistax tinfetaħ inkjesta. Il-mira tal-Uffiċċju għal tali “deċiżjonijiet ta’ ammissibbiltà” hija ta’ 30 jum kalendarju. Madankollu, jekk il-każ jiġi ttrattat skont il-proċedura Fast-Track, il-mira hija ta’ 5 ijiem tax-xogħol mir-reġistrazzjoni tal-ilment.

Wara li jiftaħ inkjesta taħt il-proċedura Fast-Track, l-Uffiċċju jieħu għadd ta’ passi ta’ inkjesta. Hija tibda bl-ispezzjoni fil-pront tad-dokumenti inkwistjoni, billi titlob tweġiba mill-istituzzjoni rilevanti u, f’ċerti każijiet, laqgħa. L-Ombudsman għamlet arranġamenti mal-istituzzjonijiet tal-UE li jippermettulha aċċess rapidu għad-dokumenti (fi żmien 5 ijiem tax-xogħol mill-ftuħ tal-inkjesta) u għal kummenti addizzjonali possibbli mill-istituzzjonijiet (fi żmien 15-il jum tax-xogħol).

It-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman imbagħad jispezzjona d-dokumenti inkwistjoni u jista' jikkonsulta aktar mal-istituzzjoni tal-UE. L-għan huwa li jkun hemm “valutazzjoni” li ssir malajr kemm jista’ jkun. Jekk il-każ jiġi ttrattat skont il-proċedura Fast-Track, il-mira għall-finalizzazzjoni tal-valutazzjoni hija fi żmien 40 jum tax-xogħol mir-reġistrazzjoni tal-ilment.

Il-valutazzjoni tista’ tkun li hemm lok biex tinkiseb soluzzjoni rapida. Għal dan il-għan, l-Ombudsman jista' jipproponi li l-istituzzjoni tiżvela (partijiet minn) id-dokumenti.

Jekk l-Ombudsman issib li l-istituzzjoni tal-UE ma kellhiex tirrifjuta l-aċċess, hija tista’ tagħmel sejba formali ta’ amministrazzjoni ħażina u tirrakkomanda li l-istituzzjoni tagħti (żieda) fl-aċċess għad-dokumenti inkwistjoni.

L-Ombudsman jista’ jikkonkludi wkoll li d-deċiżjoni tal-istituzzjoni tal-UE li tirrifjuta l-aċċess kienet ġustifikata fid-dawl ta’ eċċezzjoni waħda jew aktar [5] previsti skont ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u jagħlaq il-każ b’sejba li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina.

3. Rieżami tal-prestazzjoni

Din it-taqsima fiha statistika dwar it-trattament tal-ilmenti kollha dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti bejn l-1 ta’ Jannar 2021 u l-31 ta’ Diċembru 2023, inklużi dawk ittrattati skont il-proċedura Fast-Track.

Rieżami preċedenti tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku u l-applikazzjoni tal-proċedura Fast-Track għall-perjodu mill-1 ta' Settembru 2017 - 31 ta' Awwissu 2020 ġie ppubblikat fi Frar 2021.[6]

a. Għadd ta' lmenti

Bejn l-2021 u l-2023, l-Ombudsman irċeviet 386 ilment fil-qasam tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti. Dan jirrappreżenta 16 % tal-ilmenti kollha fil-mandat matul dak il-perjodu.

L-għadd ta’ lmenti dwar l-aċċess pubbliku żdied b’mod sinifikanti matul dawn l-aħħar snin: minn medja ta’ 45 ilment fis-sena mill-2014 sal-2016, għal medja ta’ 83 ilment fis-sena fil-perjodu mill-2017 sal-2020, għal medja ta’ 129 ilment fis-snin mill-2021 sal-2023.

It-tabelli ta’ hawn taħt juru t-tqassim annwali.

*Il-proċedura tal-FT ġiet introdotta

b. Liema istituzzjonijiet kienu kkonċernati?

Il-maġġoranza tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti li waslu bejn l-2021 u l-2023 saru kontra l-Kummissjoni Ewropea, li hija l-akbar istituzzjoni tal-UE u tirċievi bil-bosta l-ogħla għadd ta’ talbiet għall-aċċess. Il-bqija tal-ilmenti kienu jikkonċernaw varjetà kbira ta’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE (IBOAs), b’mod partikolari l-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex) u l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA), kif ukoll is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE), il-Parlament Ewropew u l-Kunsill tal-UE.

*L-Awtorità Ewropea tal-Assigurazzjoni u l-Pensjonijiet tax-Xogħol, l-Awtorità Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni tar-Regolaturi tal-Enerġija, iċ-Ċentru Satellitari tal-Unjoni Ewropea, l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Ażil, il-Kunsill Ewropew, l-Awtorità Bankarja Ewropea, iċ-Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali, il-Kumitat Ewropew tar-Reġjuni, l-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għas-Saħħa u għall-Qasam Diġitali, l-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għall-Kunsill Ewropew tal-Innovazzjoni u għall-SMEs, l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal, l-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima, l-Aġenzija Eżekuttiva Ewropea għar-Riċerka, l-Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Kooperazzjoni fil-Ġustizzja Kriminali, il-Bord Uniku ta’ Riżoluzzjoni.

c. Min huma l-ilmentaturi?

d. Għadd ta’ inkjesti

Bejn l-2021 u l-2023, l-Ombudsman fetħet inkjesti dwar 277 ilment fil-qasam tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti.[7] B’mod ġenerali, 26 % tal-inkjesti kollha miftuħa mill-Ombudsman bejn l-2021 u l-2023 kienu jikkonċernaw kif l-istituzzjonijiet tal-UE ttrattaw it-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

e. Il-ħin medju tal-ipproċessar

Iż-żmien medju meħtieġ biex jiġu pproċessati l-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku tnaqqas b’mod sostanzjali matul is-snin. It-tliet stadji ewlenin tat-trattament tal-ilmenti huma aktar rapidi mill-introduzzjoni tal-proċedura Fast-Track: it-teħid tad-deċiżjoni ta’ ammissibbiltà, l-adozzjoni ta’ valutazzjoni (rilevanti għall-inkjesti) u l-għeluq tal-każ.

Iż-żmien medju għad-deċiżjonijiet ta’ ammissibbiltà għall-ilmenti kollha relatati mal-aċċess pubbliku għad-dokumenti issa huwa aktar minn tliet darbiet aktar mgħaġġel minn qabel ma ġiet introdotta l-proċedura Fast-Track (fl-2023: 9 ijiem ta’ xogħol, fl-2016: 34 jum ta’ xogħol).

Matul il-perjodu 2021-2023, iż-żmien medju mir-reġistrazzjoni sal-għeluq definittiv tal-każ għall-ilmenti kollha dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti kien ta’ 69 jum tax-xogħol. It-tabelli ta’ hawn taħt juru t-tqassim annwali.

Din iċ-ċart tikkonċerna l-ilmenti kollha dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti (inammissibbli, l-ebda raġuni, inkjesti).

Għall-ilmenti li waslu fl-2022, kollha ħlief wieħed ingħalqu, filwaqt li għall-ilmenti li waslu fl-2023, 116 ingħalqu (69 %). Il-każijiet li kien fadal kienu għadhom miftuħa fiż-żmien ta’ din ir-reviżjoni.

Fir-rigward tal-inkjesti biss, ladarba tiġi ffinalizzata valutazzjoni, l-Ombudsman jikkondividiha mal-istituzzjoni tal-UE kkonċernata. Dan jista’ jsir permezz ta’ valutazzjoni preliminari, proposta għal soluzzjoni, rakkomandazzjoni jew deċiżjoni li tagħlaq il-każ. Iż-żmien medju għall-finalizzazzjoni tal-valutazzjoni kien aktar minn tliet darbiet aktar mgħaġġel milli fil-passat (matul il-perjodu 2021-2023: 83 jum tax-xogħol, fl-2016: 255 jum tax-xogħol).

Għall-inkjesti tal-2023, il-valutazzjoni ġiet iffinalizzata f’77 każ (66 %). Il-valutazzjoni fil-każijiet li jifdal kienet għadha pendenti fiż-żmien ta’ dan ir-rieżami.

f. Investigazzjonijiet ta’ Fast-Track

Bejn l-2021 u l-2023, l-Ombudsman ittrattat 70 ilment taħt il-proċedura Fast-Track.[8] Filwaqt li l-għadd ta' każijiet li jikkonċernaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti kien qed jiżdied b'mod sinifikanti, is-sehem ta' każijiet Fast-Track naqas. B’mod ġenerali, 25 % tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku ġew iddeżinjati bħala Fast-Track (meta mqabbla ma’ 47 % fir-rieżami preċedenti, għalkemm l-Ombudsman kellha definizzjoni usa’ ta’ każijiet Fast-Track f’dak iż-żmien).

Abbażi tal-esperjenza tal-Uffiċċju bil-proċedura Fast-Track u r-rieżami mwettaq fl-2020, deher ċar li, biex ikun jista’ jittratta każ b’mod adegwat permezz tal-proċedura Fast-Track, il-pożizzjoni finali tal-istituzzjoni kkonċernata trid tkun magħrufa. Ir-raġuni ewlenija għal dan hija li l-Ombudsman, bħala mekkaniżmu ta’ rimedju, ifittex l-ewwel u qabel kollox li jivverifika jekk deċiżjoni ta’ rifjut ta’ aċċess pubbliku kinitx ġustifikata.

Madankollu, f’ħafna każijiet miġjuba għall-attenzjoni tal-Ombudsman matul il-perjodu mill-2021 sal-2023, l-istituzzjoni kkonċernata kienet għadha ma adottatx deċiżjoni konfermatorja espliċita meta sar l-ilment. Għaldaqstant, mal-ftuħ ta’ investigazzjoni, l-Ombudsman ma setax jeżamina mill-ġdid il-pożizzjoni finali tal-istituzzjoni, flimkien mad-dokumenti kontenzjużi. Għalhekk, dawn il-każijiet ma setgħux jiġu ttrattati permezz tal-proċedura Fast-Track. Dan kien partikolarment rilevanti għall-każijiet li jikkonċernaw il-Kummissjoni Ewropea, li huma bil-bosta l-aktar numerużi li waslu għand l-Ombudsman. L-Ombudsman immonitorjat il-kwistjoni tad-dewmien u wettqet inkjesta fuq inizjattiva proprja li wasslet għal għadd ta’ rakkomandazzjonijiet li talbu lill-Kummissjoni tindirizza l-kwistjoni b’mod urġenti (aktar dettalji hawn taħt).

L-Ombudsman irnexxielu jilħaq il-mira tal-ammissibilità, jiġifieri li jiftaħ inkjesta fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol, fil-maġġoranza tal-każijiet kollha. Matul il-perjodu ta’ referenza, iż-żmien medju meħud biex tittieħed deċiżjoni dwar l-ammissibbiltà ta’ lment kien ta’ erbat ijiem ta’ xogħol.

Fir-rigward tal-valutazzjoni, f’27 % tal-inkjesti Fast-Track, il-valutazzjoni tal-Ombudsman inħarġet fi ħdan l-iskeda ta’ żmien indikattiva ta’ 40 jum ta’ xogħol. F’47 % tal-inkjesti kollha, il-valutazzjoni nħarġet fi żmien 60 jum tax-xogħol. B’mod ġenerali, iż-żmien medju biex tittieħed pożizzjoni kien ta’ 83 jum ta’ xogħol. Dan juri li għadu diffiċli li tiġi ssodisfata l-iskeda ta’ żmien ta’ 40 jum tax-xogħol għall-ilmenti Fast-Track.

Il-biċċa l-kbira tal-inkjesti taħt il-proċedura Fast-Track ingħalqu b’sejba li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina jew ġew solvuti wara l-intervent tal-Ombudsman. F’madwar 43 % tal-inkjesti Fast-Track fejn il-valutazzjoni ġiet iffinalizzata fiż-żmien ta’ dan ir-rapport, l-Ombudsman għamlet proposta għal soluzzjoni u/jew rakkomandazzjoni u/jew suġġeriment għal titjib (aktar dettalji dwar l-eżitu huma inklużi hawn taħt).

g. Eżitu

Bejn l-2021 u l-2023, l-Ombudsman għamlet rakkomandazzjonijiet fi 11-il każ, proposti għal soluzzjonijiet fi 33 każ u suġġerimenti għal titjib [9] fi 17-il każ. Fir-rigward tal-konformità, f’sitt każijiet ir-rakkomandazzjoni ġiet aċċettata mill-istituzzjoni, f’erba’ każijiet ġiet miċħuda u għal rakkomandazzjoni waħda għadha ma waslitx tweġiba. Għall-proposti ta’ soluzzjoni, fi 17-il każ intlaħqet soluzzjoni, 10 proposti ġew miċħuda u f’sitt każijiet kienet għadha pendenti tweġiba. Fir-rigward tas-suġġerimenti għal titjib, 11 ġew aċċettati, tnejn ġew miċħuda u erbgħa għad iridu jiġu mwieġba.

h. Xogħol rilevanti fil-qasam tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti

Minbarra li waslet għal konklużjonijiet dwar ilmenti individwali, bejn l-2021 u l-2023, l-Ombudsman stinkat ukoll biex tindirizza kwistjonijiet strateġiċi u sistemiċi. Din il-ħidma kellha l-għan li tiżgura l-konformità mar-Regolament 1049/2001 u mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba, billi tqajjem kuxjenza, tipprovdi gwida u ttejjeb il-prattiki ġenerali. It-taqsima li ġejja tenfasizza xi wħud mill-każijiet ta’ importanza pubblika li l-Ombudsman ittratta matul dan il-perjodu. Xi wħud minn dawn kienu bbażati fuq ilment; xi wħud infetħu mill-Uffiċċju fuq inizjattiva tiegħu stess.

L-Ombudsman ħarġet rakkomandazzjonijiet prattiċi fir-rigward tar-reġistrazzjoni ta’ messaġġi testwali u istantanji u l-iżvelar tagħhom

L-Ombudsman wettqet inizjattiva strateġika dwar kif l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE jirreġistraw messaġġi testwali u istantanji mibgħuta/riċevuti mill-membri tal-persunal fil-kapaċità professjonali tagħhom. L-inizjattiva ġiet wara li rċeviet ilmenti fir-rigward ta' talbiet għal aċċess pubbliku għal messaġġi testwali.[10] Abbażi tal-informazzjoni miġbura, l-Ombudsman identifikat prattiki tajbin li jistgħu jiggwidaw lill-amministrazzjoni tal-UE fit-trattament ta' din il-kwistjoni fil-futur. L-Ombudsman ikkondividiet dawn ir-“rakkomandazzjonijiet prattiċi” mal-IBOAs kollha tal-UE u ppubblikathom ukoll fuq is-sit web tagħha [11].

L-Ombudsman iċċarat li jekk dokument ġiex irreġistrat fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti ta’ istituzzjoni huwa irrilevanti fil-kuntest ta’ talbiet għal aċċess pubbliku

L-Ombudsman ittrattat diversi lmenti li fihom il-Kummissjoni Ewropea naqset milli tfittex b’mod xieraq emails jew messaġġi testwali speċifiċi li għalihom l-ilmentatur rispettiv talab aċċess pubbliku. F’dawn il-każijiet, il-Kummissjoni kienet tal-fehma li huma biss id-dokumenti li huma rreġistrati fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tagħha li jikkostitwixxu “dokumenti” skont it-tifsira tar-Regolament 1049/2001. Madankollu, il-Kummissjoni tirreġistra biss dawk id-dokumenti li hija tqis li jissodisfaw il-kriterji ta’ reġistrazzjoni tagħha.

L-Ombudsman iċċarat li, għall-kwistjoni dwar jekk jistax jingħata aċċess pubbliku għal dokument speċifiku, huwa irrilevanti jekk dan id-dokument ġiex irreġistrat fis-sistema ta’ ġestjoni tad-dokumenti tal-istituzzjoni. Pjuttost, dak li huwa importanti huwa l-kontenut tad-dokument u jekk huwiex relatat jew le mal-“politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet” li għalihom hija responsabbli l-istituzzjoni [12].

Dewmien fl-ipproċessar tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti mill-Kummissjoni Ewropea

Suġġett rikorrenti li nġieb għall-attenzjoni tal-Ombudsman kien id-dewmien imġarrab mill-istituzzjonijiet tal-UE fl-ipproċessar tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti, b’mod partikolari mill-Kummissjoni Ewropea.

L-ilmenti lill-Ombudsman issuġġerew li l-limiti ta’ żmien biex tingħata tweġiba għat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti spiss ma ġewx issodisfati mill-Kummissjoni. Għalhekk, l-Ombudsman fetħet inkjesta fuq inizjattiva proprja mal-Kummissjoni biex tivverifika jekk din kinitx kwistjoni sistemika. L-inkjesta wriet li l-Kummissjoni tonqos milli taderixxi mal-limiti ta’ żmien preskritti meta tittratta talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti f’għadd sinifikanti ta’ każijiet. Barra minn hekk, id-dewmien li seħħ kien pjuttost sinifikanti, speċifikament fl-istadju tar-rieżami (meta jiġu ttrattati l-“applikazzjonijiet konfermatorji”). Is-sitwazzjoni marret għall-agħar matul il-perjodu 2021-2023, b’aktar u aktar każijiet ta’ “dewmien” jaslu għand l-Ombudsman [13].

L-Ombudsman sabet li d-dewmien sistemiku u sinifikanti fl-ipproċessar mill-Kummissjoni ta’ talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti jammonta għal amministrazzjoni ħażina. Hija talbet lill-Kummissjoni biex tikkoreġi din is-sitwazzjoni bħala kwistjoni ta' prijorità. Hija ppreżentat ukoll Rapport Speċjali għall-attenzjoni tal-Parlament Ewropew [14]. F’Marzu 2024, il-Parlament ivvota b’appoġġ kbir dwar riżoluzzjoni li tappoġġa s-sejbiet tal-Ombudsman [15].

L-intervent tal-Ombudsman ġab titjib fil-mod kif l-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (EFSA) tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti

Wara inkjesta tal-Ombudsman, l-EFSA qablet li tbiddel ir-regoli u l-prattiki tagħha biex tiżgura li t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti jiġu pproċessati aktar malajr.

Il-każ kien jikkonċerna talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti li jikkonċernaw iċ-ċomb fil-munizzjon. L-EFSA ħadet aktar minn seba’ xhur biex tittratta t-talba, u estendiet l-iskadenza f’diversi okkażjonijiet. Għalhekk, l-ilmentatur ma setax juża d-dokumenti meta kien qed iħejji kontribuzzjoni għal konsultazzjoni pubblika organizzata minn aġenzija oħra tal-UE. L-Ombudsman sabet amministrazzjoni ħażina f'dan il-każ u għamlet rakkomandazzjonijiet lill-EFSA.

L-EFSA wieġbet b’mod pożittiv għar-rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman. Hija rrevediet id-deċiżjoni tagħha dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u wiegħdet li ttejjeb il-komunikazzjoni tagħha mal-applikanti [16].

L-Ombudsman sabet problemi bil-prattiki tal-Frontex fit-trattament ta’ talbiet għal aċċess li hija tqis impreċiżi jew li jikkonċernaw ħafna dokumenti jew dokumenti kbar

F’dan il-każ, l-Ombudsman ikkritikat il-prattiki tal-Frontex meta ttrattat it-talbiet għal aċċess li hija tqis li mhumiex ċari biżżejjed jew li jikkonċernaw ħafna dokumenti jew dokumenti kbar. B’mod speċifiku, jekk il-Frontex issib li talba hija tant ikkumplikata li jeħtieġ li tfittex “soluzzjoni faċli” mal-persuna li titlob aċċess, hija “tiddefendi” r-reġistrazzjoni tat-talba u b’hekk tipprevjeni milli jibdew jiddekorru t-termini statutorji. Jekk il-Frontex issib li talba għal aċċess irreġistrata hija, fuq ħarsa aktar mill-qrib, tant impreċiża li d-dokument(i) ma jistax/jistgħux jiġi/u identifikat(i), hija tqis li tista’ tissospendi l-limiti ta’ żmien statutorji biex tiċċara/jikkjarifikaw il-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba.

L-Ombudsman qieset li l-prattiki tal-Frontex jammontaw għal amministrazzjoni ħażina u rrakkomandat li twaqqafhom. Peress li l-Frontex ma aċċettatx din ir-rakkomandazzjoni, l-Ombudsman żammet is-sejba ta’ amministrazzjoni ħażina. Hija ma qablitx mal-pożizzjoni tal-Frontex li dawn il-prattiki huma ta’ benefiċċju għal min jagħmel it-talba. Għall-kuntrarju, ma jistax ikun ta' benefiċċju meta korp tal-UE jippermetti lilu nnifsu unilateralment li jdewwem jew jissospendi l-limiti ta' żmien statutorji applikabbli [17].

L-Ombudsman talbet lill-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA) biex tbiddel il-prattika attwali tagħha ta' kjuwijiet ta' talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti

L-EMA introduċiet ċerti prattiki fit-trattament tagħha ta’ talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti biex timmaniġġja l-isfidi wara żewġ avvenimenti bla preċedent, jiġifieri t-telf ta’ persunal minħabba r-rilokazzjoni tagħha minn Londra għal Amsterdam wara l-Brexit u l-pandemija tal-COVID-19. Dawn il-prattiki huma li (i) l-EMA tiddifferixxi t-trattament ta’ ċerti talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti billi tpoġġihom fi kju fl-ordni li fiha tirċievihom l-EMA; (ii) l-EMA tillimita kemm l-għadd ta’ dokumenti li l-applikanti jistgħu jfittxu għal kull talba kif ukoll l-għadd ta’ talbiet li l-applikanti individwali jista’ jkollhom fil-kju fi żmien partikolari.

Fir-rigward tal-ewwel prattika, l-Ombudsman qieset li din mhijiex amministrazzjoni tajba u mhijiex konformi mal-prinċipju skont ir-Regolament 1049/2001 li t-talbiet għal aċċess għandhom jiġu ttrattati “fil-pront”. Fir-rigward tat-tieni prattika, l-Ombudsman ikkonkluda li din kienet tikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina, minħabba dak li deher li kien elementi arbitrarji.

Fiż-żmien ta’ dan ir-rapport, it-tweġiba tal-EMA għas-sejbiet tal-Ombudsman kienet pendenti. Madankollu, l-EMA diġà indikat li kienet qed tieħu passi biex telimina gradwalment l-ewwel prattika tal-“kju kronoloġiku”.[18]

L-Ombudsman ippubblikat gwida ġenerali dwar id-dritt ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti

Kif muri f’dan ir-rapport, l-ilmenti li jallegaw nuqqas ta’ trasparenza jammontaw għall-ogħla proporzjon ta’ każijiet ittrattati mill-Ombudsman. Biex tipprovdi gwida lill-pubbliku u lill-istituzzjonijiet tal-UE, l-Ombudsman ħejjiet diversi riżorsi online dwar l-aċċess xieraq għad-dokumenti tal-UE. Dawn jinkludu “gwida għall-mistoqsijiet u t-tweġibiet” fil-lingwi kollha tal-UE, riżorsa aktar dettaljata għall-esperti u gwida qasira għall-amministrazzjoni tal-UE dwar il-politiki u l-prattiki.[19]

4.  Il-fehmiet tal-partijiet ikkonċernati

Fil-kuntest tar-rieżami tal-prestazzjoni tiegħu fit-trattament tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, l-Uffiċċju tal-Ombudsman ikkonsulta diversi partijiet ikkonċernati biex jikseb feedback. Dan kien jinkludi kemm l-ilmentaturi (mis-soċjetà ċivili, l-akkademja, u l-media) kif ukoll il-Kummissjoni, bħala l-istituzzjoni ewlenija kkonċernata.

a. Feedback

Esperjenza ġenerali

B’mod ġenerali, dawk ikkonsultati kellhom esperjenza pożittiva mal-Ombudsman. Huma sabu wkoll li l-komunikazzjoni mal-Uffiċċju tal-Ombudsman hija effettiva u ta’ għajnuna, li tippermettilhom isegwu l-proċess.

Is-sit web u l-formola tal-ilmenti

Dawk li wieġbu apprezzaw it-titjib li sar fis-sit web tal-Ombudsman u l-possibbiltà li jiġi mmonitorjat il-progress tal-ilmenti tagħhom. Dawk li wieġbu qalu wkoll li jagħmlu użu mis-sit web tal-Ombudsman biex ifittxu każijiet fil-passat. Ħafna kienu għadhom ma jafux li l-Ombudsman kienet ippubblikat ukoll gwida ġenerali dwar id-dritt ta' aċċess għad-dokumenti.

Il-maġġoranza sabet li s-sottomissjoni ta’ lment kienet sempliċi.

Eżitu

L-ilmenti lill-Ombudsman fil-qasam tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti tqiesu bħala alternattiva b’riskju aktar baxx u aktar rapida għal-litigazzjoni fil-qorti u jistgħu jintużaw f’każijiet fejn is-suċċess ma kienx ċert. Dan kien jidher b’mod speċjali li kien il-każ għall-ilmentaturi li ma kellhomx il-mezzi finanzjarji biex iressqu proċedimenti tal-qorti.

Għal xi rispondenti, anki jekk l-eżitu ma kienx pożittiv f’termini ta’ riċeviment ta’ aċċess usa’, huma japprezzaw li l-Ombudsman jipprovdi valutazzjoni oġġettiva tal-pożizzjoni tal-istituzzjoni. Xi wħud iddikjaraw li meta l-Ombudsman tagħlaq l-inkjesta tagħha b'sejba ta' amministrazzjoni ħażina, dan jikkonferma li l-ilment tagħhom kien iġġustifikat.

Għal ħafna minn dawk li wieġbu, kien hemm problema serja b’dewmien biex jirċievu aċċess għad-dokumenti. Meta l-ilmentaturi jirrikorru għand l-Ombudsman, l-istituzzjoni kkonċernata spiss tkun diġà ġarrbet dewmien sinifikanti fit-trattament tat-talba għall-aċċess tagħhom. Anki jekk jinkiseb aċċess usa’ wara l-intervent tal-Ombudsman, sa dak iż-żmien, id-dokument mitlub jista’ ma jibqax utli. Xi wħud iddikjaraw li xi drabi jirriflettu jekk ir-rilevanza tad-dokumenti tkunx skadiet sa tmiem il-proċess. Jekk iva, dan jista’ jiskoraġġixxihom milli jressqu lment l-ewwel nett. Madankollu, oħrajn jiġu għand l-Ombudsman mhux biss biex ifittxu li jiksbu aċċess, iżda wkoll biex jindikaw kwistjoni (pereżempju dewmien) u biex ifittxu li jtejbu l-proċeduri għall-futur.

Proċedura tal-Fast-Track

Dawk li wieġbu kienu konxji tal-proċedura Fast-Track u apprezzaw il-ftuħ rapidu tal-inkjesti u l-proċess simplifikat. Madankollu, ladarba tinfetaħ inkjesta, il-proċess xorta jista 'jkun twil. Xi rispondenti nnutaw li l-Ombudsman spiss tagħti lill-istituzzjonijiet estensjonijiet tal-iskadenza anke fejn diġà kien hemm dewmien. Fejn seħħ dewmien, ir-rispondenti japprezzaw li jirċievu aġġornamenti kemm jista’ jkun ta’ spiss. Kien għad hemm xi inċertezza dwar jekk il-proċedura tapplikax għall-ilmenti kollha dwar l-aċċess għad-dokumenti.

Probabbiltà li nerġgħu lura

B’mod ġenerali, dawk li wieġbu qalu li huwa probabbli li javviċinaw lill-Ombudsman id-darba d-dieħla li ma jkunux sodisfatti bl-eżitu ta’ talba għal aċċess pubbliku.

Feedback mill-Kummissjoni Ewropea

Min-naħa tagħha, il-Kummissjoni indikat li, matul dawn l-aħħar tliet snin, hija ġeneralment osservat l-iskadenzi tal-proċedura Fast-Track f’investigazzjonijiet li segwew l-adozzjoni mill-Kummissjoni ta’ deċiżjoni konfermatorja. F’dawn il-każijiet, il-Kummissjoni setgħet tipprovdi lill-Ombudsman bid-dokumenti mitluba u twieġeb għall-mistoqsijiet tal-Ombudsman dwar il-pożizzjoni tal-Kummissjoni kif stabbilit fit-tweġiba għall-applikazzjoni konfermatorja.

Għal dawk il-każijiet fejn deċiżjoni konfermatorja espliċita kienet għadha ma ġietx adottata mill-Kummissjoni, it-trażmissjoni ta' dokumenti u tweġibiet lill-Ombudsman hija aktar kumplessa, peress li d-dokumenti għadhom qed jiġu vvalutati mill-Kummissjoni u l-pożizzjoni tista' tirriskja li ma tkunx kompluta f'dak iż-żmien. 

Elementi li jistgħu jittejbu

Fost l-elementi li r-rispondenti identifikaw bħala oqsma għal titjib fit-trattament mill-Ombudsman ta’ każijiet ta’ aċċess pubbliku kien hemm dawn li ġejjin:

• aġġustamenti żgħar fil-formola għas-sottomissjoni ta' lmenti lill-Ombudsman, b'mod partikolari biex jiġu ċċarati l-annessi meħtieġa;
• aktar riżorsi ta’ informazzjoni bil-ġurisprudenza, li jgħinu fit-tħejjija ta’ applikazzjonijiet konfermatorji;
• aktar ċarezza dwar meta tiġi applikata l-proċedura Fast-Track;
• aktar informazzjoni dwar l-iskeda ta’ żmien mistennija biex tiġi ffinalizzata inkjesta, pereżempju x’inhuma b’mod ġenerali l-limiti ta’ żmien għall-istituzzjonijiet biex jipprovdu tweġibiet lill-Ombudsman;
• laqgħat jew telefonati possibbli mal-ilmentatur biex jinstemgħu l-argumenti sostantivi tagħhom bil-fomm;
• l-inkoraġġiment mill-Ombudsman lill-istituzzjonijiet biex ikollhom aktar kuntatti personali mal-applikanti sabiex it-talbiet għal aċċess pubbliku jkunu jistgħu jiġu ċċarati.

b. L-indirizzar ta’ suġġerimenti mir-rieżami tal-passat

L-Ombudsman indirizzat ukoll suġġerimenti mqajma mill-partijiet ikkonċernati fil-kuntest tar-rieżami preċedenti.

L-Ombudsman tejjeb il-proċess għall-ilmentaturi biex jissottomettu u jżommu rekord tal-ilmenti. L-ilmentaturi issa jistgħu jsegwu l-istatus tal-ilment tagħhom fuq is-sit web tal-Ombudsman. Dan jinkludi linja ta’ żmien dettaljata li tista’ tiġi aċċessata permezz ta’ kont tal-ilmentatur u linja ta’ żmien inqas dettaljata li hija viżibbli għall-pubbliku. Huwa ppjanat ukoll titjib biex tiġi ssimplifikata l-formola tal-ilmenti online.

L-Ombudsman ħejja u ppubblika wkoll fuq is-sit web tiegħu gwida dwar id-dritt ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti.

5. Konklużjoni

Matul dawn l-aħħar snin, l-għadd ta’ lmenti dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti kważi rdoppja. Fl-istess ħin, it-trattament tal-ilmenti f’dan il-qasam ġie ssimplifikat, wara l-introduzzjoni tal-proċedura Fast-Track. Iż-żieda fl-effiċjenza tal-Uffiċċju hija ġeneralment notevoli fir-rigward tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku.

Matul l-2021-2023, iż-żmien medju tal-ipproċessar għall-ilmenti kollha dwar l-aċċess pubbliku, mir-reġistrazzjoni sal-għeluq tal-każ kien ta’ 69 jum tax-xogħol. Għal inkjesti dwar l-aċċess pubbliku, iż-żmien medju biex jintlaħaq eżitu huwa ta’ 83 jum ta’ xogħol.

L-aderenza mal-iskeda ta’ 40 jum tax-xogħol f’każijiet Fast-Track kienet sfida. It-tim ġie msaħħaħ biex jgħin fl-indirizzar tan-numru ferm ogħla ta’ każijiet ta’ aċċess pubbliku u, b’estensjoni, jgħin biex l-Uffiċċju jkun jista’ jissodisfa din l-iskeda ta’ żmien. Fatturi oħra li jagħmluha diffiċli li tiġi ssodisfata din l-iskeda ta’ żmien jinkludu l-ħtieġa li wieħed jistenna tweġibiet mill-istituzzjonijiet rilevanti f’xi każijiet.

B’mod aktar ġenerali, id-dewmien li ltaqgħu miegħu istituzzjonijiet oħra fit-trattament ta’ każijiet ta’ aċċess pubbliku kellu effett konsegwenzjali fuq it-trattament tal-ilmenti tal-Ombudsman. L-ewwel nett, il-każijiet ma setgħux jiġu ttrattati skont il-proċedura Fast-Track. It-tieni nett, l-inkjesta tal-Ombudsman kellha tibqa' miftuħa sakemm fil-fatt tingħata t-tweġiba. L-Ombudsman ipprova jċaqlaq il-proċess kemm jista’ jkun, b’mod partikolari billi jispezzjona d-dokumenti fin-nuqqas ta’ pożizzjoni espliċita finali mill-istituzzjoni dwar id-divulgazzjoni, u sussegwentement jipproponi soluzzjonijiet jew jikkondividi fehmiet preliminari.

L-Ombudsman jibqa' impenjat li jipproduċi mhux biss riżultati fil-ħin, iżda wkoll li jsib l-aħjar soluzzjoni possibbli għall-ilmentatur. Wara dan ir-rieżami, l-Ombudsman se jkompli:

• ittejjeb u taġġorna n-nota ta’ gwida dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti disponibbli fuq is-sit web tagħha, peress li din hija għodda siewja għall-ilmentaturi u għaċ-ċittadini b’mod ġenerali. Hija se tiżgura wkoll li l-gwida tkompli tinxtered;
• tkompli ssostni t-trattament rapidu tal-inkjesti relatati mal-aċċess pubbliku għad-dokumenti;
• tkompli tissimplifika kif il-pubbliku jressaq ilmenti lill-Ombudsman (formola tal-ilmenti);
• jiżguraw li l-ilmentaturi jkunu infurmati tajjeb dwar l-ambitu u l-istatus tal-ilmenti tagħhom;
• tkompli taħdem mal-istituzzjonijiet biex jiġi evitat dewmien fit-trattament tat-talbiet għal aċċess pubbliku, f’konformità mal-prinċipju li “l-aċċess ittardjat jiġi miċħud”;
• jinżamm djalogu miftuħ dwar metodi ta’ ħidma effiċjenti u effettivi mal-istituzzjonijiet tal-UE.

 

[1] L-Artikolu 15 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/tfeu_2016/art_15/oj, u l-Artikolu 42 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-UE: https://eur-lex.europa.eu/eli/treaty/char_2012/oj.

[2] Ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/1049/oj. Ir-Regolament 1049/2001 japplika direttament għall-Kummissjoni Ewropea, għall-Kunsill tal-UE u għall-Parlament Ewropew. Madankollu, istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-UE japplikaw ukoll ir-Regolament jew adottaw deċiżjonijiet li jistabbilixxu kif japplikawh.

[3] Biex ikunu ammissibbli, l-ilmenti jridu jissodisfaw ċerti kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 2 tal-Istatut tal-Ombudsman. Dawn jinkludu, fost l-oħrajn, ir-rekwiżit li ssir applikazzjoni konfermatorja għal aċċess għal dokumenti mal-istituzzjoni rispettiva qabel ma jsir ilment.

[4] L-Artikolu 3.4 tad-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni tal-Ombudsman. Bħala eżempju, l-Ombudsman jista’ jsib li ma hemm l-ebda raġuni biex jiftaħ inkjesta minħabba li korp ieħor jinsab f’pożizzjoni aħjar biex jittratta l-ilment.

[5] Skont l-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001.

[6] Rieżami tal-proċedura Fast-Track tal-Ombudsman tal-24 ta’ Frar 2021, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/138509

[7] Il-bqija tal-ilmenti kienu inammissibbli jew inkella l-Ombudsman ma sabx raġunijiet suffiċjenti biex jiftaħ inkjesta.

[8] Is-70 inkjesta ttrattati taħt il-proċedura Fast-Track kienu bbażati fuq ilmenti li waslu mill-2021 sal-2023. Mis-70 inkjesta, tmienja kienu għadhom għaddejjin fiż-żmien tal-abbozzar ta’ dan ir-rapport.

[9] Fid-deċiżjoni li tagħlaq l-inkjesta, l-Ombudsman jista' jissuġġerixxi titjib fir-rigward ta' kwistjonijiet identifikati matul l-inkjesta. 

[10] Il-Kawża 1219/2020/MIG dwar kif il-Kunsill Ewropew ittratta talba għal aċċess pubbliku għal messaġġi bbażati fuq il-mowbajl li allegatament intbagħtu mill-President tiegħu ta' dak iż-żmien lill-kapijiet ta' stat u ta' gvern: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/57432 u l-Kawża 1316/2021/MIG dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni Ewropea li tagħti aċċess pubbliku għal messaġġi testwali skambjati bejn il-President tal-Kummissjoni u s-CEO ta' kumpanija farmaċewtika dwar ix-xiri ta' vaċċin kontra l-COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777.

[11] Għal aktar informazzjoni, ara l-inizjattiva strateġika SI/4/2021/MIG dwar kif l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE jirreġistraw it-test u l-messaġġi istantanji mibgħuta/riċevuti mill-membri tal-persunal fil-kapaċità professjonali tagħhom: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/158383.

[12] Għal aktar informazzjoni, ara l-Kawża 1316/2021/MIG dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni Ewropea ta' aċċess pubbliku għal messaġġi testwali skambjati bejn il-President tal-Kummissjoni u s-CEO ta' kumpanija farmaċewtika dwar ix-xiri ta' vaċċin kontra l-COVID-19: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/59777, il-Kawża 211/2022/TM dwar kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat talba għal aċċess pubbliku għal emails mir-rappreżentanti tagħha bbażati fil-Greċja dwar is-sitwazzjoni tal-migrazzjoni f'żewġ hotspots: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60980 u l-Kawża 1378/2022/TM dwar kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti relatati mal-istrateġija u l-leġiżlazzjoni ambjentali tal-UE: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62144.

[13] Fl-2021, l-Ombudsman fetħet 22 inkjesta relatati ma’ dewmien mill-Kummissjoni fit-trattament ta’ talbiet għal aċċess pubbliku, fl-2022, 35 inkjesta u bl-aktar mod sinifikanti fl-2023, l-Ombudsman fetħet 75 inkjesta bħal din.

[14] Għal aktar informazzjoni, ara l-każ OI/2/2022/OAM dwar iż-żmien meħud mill-Kummissjoni Ewropea biex tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60766.

[15] Riżoluzzjoni tal-Parlament Ewropew tal-14 ta’ Marzu 2024 dwar iż-żmien li tieħu l-Kummissjoni Ewropea biex tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti (2023/2941(RSP)) https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-9-2024-0172_EN.html

[16] Għal aktar informazzjoni, ara l-każ 2124/2021/MIG dwar kif l-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel (EFSA) ittrattat talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti relatati ma' proposta biex jiġi ristrett iċ-ċomb fil-munizzjon: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/60579.

[17] Għal aktar informazzjoni, ara l-każ OI/4/2022/PB, dwar iż-żmien meħud mill-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex) biex tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/62097.

[18] Għal aktar informazzjoni, ara l-każ 2243/2022/SF dwar kif l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA) tittratta t-talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti li jikkonċernaw għadd kbir ta’ dokumenti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/63009.

[19] Ara L-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-UE u r-rwol tal-Ombudsman Ewropew: https://www.ombudsman.europa.eu/en/areas-of-work/access-to-documents.