1. Sommarju eżekuttiv

Wieħed mill-prinċipji li jirfdu r-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti huwa li t-talbiet għandhom jiġu ttrattati fil-pront. L-informazzjoni tista’ tkun meħtieġa malajr u tista’ titlef ir-rilevanza tagħha għal min jagħmel it-talba jekk ikun hemm dewmien. L-Ombudsman ukoll riedet tiżgura li l-Uffiċċju tagħha jittratta l-ilmenti f'dan il-qasam malajr kemm jista' jkun. Fi Frar 2018, hija għalhekk introduċiet proċedura Fast-Track għat-trattament tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku.

Tliet snin wara, dan ir-rieżami għandu l-għan li jivvaluta kif il-proċedura qed taħdem fil-prattika. Ir-riżultati ewlenin huma pożittivi: l-Uffiċċju tal-Ombudsman issa jittratta l-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku ħafna aktar malajr - iż-żmien medju għat-trattament tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku issa huwa terz ta' dak li kien qabel ma ġiet introdotta l-proċedura.

Huwa diffiċli li wieħed jgħid jekk dan il-proċess aktar mgħaġġel wassalx għall-irduppjar tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku li rċieva l-Ombudsman matul dan it-tim iżda, fi kwalunkwe każ, huwa żvilupp pożittiv.

L-iskeda ta' żmien indikattiva ta' 40 jum ta' xogħol biex l-Ombudsman twettaq il-valutazzjoni sostantiva tagħha hija sfida f'żewġ terzi tal-każijiet Fast-Track. Dan jirriżulta parzjalment minn riżorsi li xi drabi jkunu mġebbda żżejjed, u parzjalment minn reazzjonijiet bil-mod mill-istituzzjonijiet. Jista’ jkun utli li wieħed jirrifletti dwar jekk għandhiex tiżdied din l-iskeda ta’ żmien indikattiva, biex tiġi pprovduta ċertezza akbar għall-ilmentaturi, filwaqt li jiġi evitat l-użu ta’ tali estensjoni biex jiġi mħeġġeġ saħansitra aktar dewmien.

L-Uffiċċju tal-Ombudsman ikkonsulta wkoll individwi u organizzazzjonijiet li użaw il-proċedura. Filwaqt li kienu ġeneralment sodisfatti bl-esperjenza, dawk li wieġbu talbu wkoll għal aktar ċarezza dwar x’għandu jkun mistenni matul l-ipproċessar tal-ilmenti dwar l-aċċess għad-dokumenti. Dan indika xi konfużjoni dwar x’inhu u x’mhuwiex meqjus bħala lment Fast-Track fi ħdan il-kategorija usa’ ta’ każijiet ta’ aċċess pubbliku ttrattati mill-Ombudsman. Dan jistħoqqlu riflessjoni ulterjuri mill-Uffiċċju inkluża valutazzjoni dwar jekk ikunx aħjar li sempliċement jingħad li l-Ombudsman jipprova jittratta l-ilmenti kollha dwar l-aċċess għad-dokumenti malajr kemm jista’ jkun, abbażi ta’ skeda ta’ żmien indikattiva. Id-deżinjazzjoni tal-proċess il-ġdid bħala “Fast Track” setgħet għenet lill-uffiċċju jiffoka fuq kif għandu jissimplifika l-proċess preċedenti iżda issa li dan inkiseb, jista’ ma jibqax utli li jingħata deżinjazzjoni speċjali.

L-Ombudsman diġà indirizza xi wħud mill-kwistjonijiet identifikati f’dan ir-rieżami: it-tim li jittratta każijiet ta’ aċċess pubbliku ġie estiż, filwaqt li issa qed tingħata informazzjoni aktar ċara fuq is-sit web dwar it-trattament tagħna tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku. Issa jista’ jkun meħtieġ li jiġu adottati linji gwida aktar definittivi dwar meta għandhom jingħataw estensjonijiet tal-iskadenza lill-istituzzjonijiet, minħabba t-tħassib imqajjem mill-partijiet ikkonċernati dwar dan.

B’mod parallel ma’ dan ir-rieżami Fast-Track, l-Ombudsman qed twettaq awditu intern dwar l-eżitu tal-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti. Hija tittama li tirraporta dwar dan dalwaqt.

2. Ħarsa ġenerali

a. Sfond

Il-persuni li jfittxu aċċess pubbliku għal dokumenti miżmuma minn istituzzjoni tal-UE tipikament jeħtieġu d-dokumenti malajr kemm jista’ jkun sabiex ikunu rilevanti għall-iskop li għalih biħsiebhom jużawhom. Għalhekk huma jistennew li t-talba tiġi ttrattata malajr. Dan huwa minnu għall-ġurnalisti, għall-organizzazzjonijiet tas-soċjetà ċivili (OSĊ) jew għaċ-ċittadini li jixtiequ jinvolvu ruħhom fil-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-UE. In-negozji u r-riċerkaturi jfittxu wkoll informazzjoni rilevanti għall-ħidma tagħhom.

Jekk l-aċċess ma jkunx fil-pront, id-dokumenti jistgħu jitilfu l-utilità tagħhom. L-Ombudsman Ewropew argumenta b’mod konsistenti li l-aċċess ittardjat jista’ jiġi miċħud l-aċċess.

Abbażi tal-prinċipju li jirfed ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku ^[1] li t-talbiet għandhom jiġu ttrattati fil-pront, l-Ombudsman ried jiżgura li l-Uffiċċju tagħha jittratta dawn l-ilmenti malajr kemm jista' jkun. Għalhekk hija introduċiet proċedura Fast-Track biex tittratta l-ilmenti dwar l-aċċess pubbliku. Wara perjodu ta' prova li beda f'Settembru 2017, l-Ombudsman nediet formalment il-"proċedura tal-Fast-Track" għall-ilmenti dwar l-aċċess għad-dokumenti fi Frar 2018.

b. Deżinjazzjoni tal-Fast-Track

L-Ombudsman ma jaħtarx l-aċċess pubbliku kollu għall-ilmenti tad-dokumenti bħala “Fast-Track”. L-ilmenti ttrattati taħt il-proċedura Fast-Track jikkonċernaw dawk li fihom l-istituzzjoni rrifjutat l-aċċess pubbliku għal dokument jew fejn l-istituzzjoni ma weġbitx għal talba għal aċċess għal dokumenti fit-terminu u għalhekk impliċitament ċaħdet l-aċċess.

Kien diffiċli jew mhux meħtieġ li tintuża l-proċedura Fast-Track biex jiġu ttrattati każijiet oħra ta’ aċċess pubbliku. Eżempji jinkludu każijiet li fihom ma jkunx ċar jekk id-dokumenti mitluba jeżistux jew li fihom ikunu meħtieġa aktar kjarifiki qabel ma t-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman ikun jista’ jispezzjona d-dokumenti inkwistjoni. Fejn ikun ċar mill-bidu nett li, sabiex wieħed jipprova jikseb rimedju għall-ilmentatur, jista' jkun meħtieġ li titwettaq investigazzjoni aktar fil-fond, ma tintużax il-proċedura Fast-Track ^[2].

Dan ir-rieżami żvela li mhux dejjem ikun ċar għall-ilmentaturi liema każijiet jiġu ttrattati mill-proċedura Fast-Track. Din il-kwistjoni se tiġi indirizzata.

c. Kif taħdem il-proċedura tal-Fast-Track

Malli jirċievi lment, l-Uffiċċju tal-Ombudsman jirreġistra l-ilment u jibgħat konferma tar-riċevuta. Fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol mir-reġistrazzjoni, l-Ombudsman għandu jieħu deċiżjoni dwar jekk tistax tinfetaħ inkjesta skont il-proċedura Fast-Track. Dan jiddependi fuq diversi fatturi, inkluż jekk ilment huwiex ammissibbli ^[3] jew jekk l-Ombudsman isibx raġunijiet biex jiftaħ inkjesta ^[4].

Wara l-ftuħ ta’ inkjesta, il-proċedura Fast-Track tinkludi għadd ta’ passi investigattivi, li jibdew bl-ispezzjoni f’waqtha tad-dokumenti inkwistjoni u, f’ċerti każijiet, laqgħa mal-istituzzjoni rilevanti. L-Ombudsman għamlet arranġamenti mal-istituzzjonijiet tal-UE li jippermettulha aċċess rapidu għad-dokumenti għall-ispezzjoni (fi żmien 5 ijiem tax-xogħol mill-ftuħ tal-inkjesta) u malajr irċeviet kummenti addizzjonali possibbli mill-istituzzjonijiet (fi żmien 15-il jum tax-xogħol).

L-Ombudsman għandu l-għan li jilħaq eżitu f’każijiet Fast-Track fi żmien 40 jum tax-xogħol (minn meta ġie rreġistrat l-ilment). Matul dan iż-żmien, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman jispezzjona d-dokumenti inkwistjoni u jista’ jikkonsulta aktar mal-istituzzjoni jew mal-korp.

L-Ombudsman imbagħad jiddetermina jekk hemmx lok li tinkiseb soluzzjoni rapida għall-kwistjoni, billi jipproponi li l-istituzzjoni tiddivulga (partijiet minn) id-dokumenti.

Jekk l-Ombudsman issib li l-istituzzjoni tal-UE ma kellhiex tirrifjuta l-aċċess għad-dokument(i), tista’ ssib amministrazzjoni ħażina u tirrakkomanda li tagħti aċċess sħiħ jew parzjali għad-dokumenti inkwistjoni.

3.  Rieżami tal-prestazzjoni

L-istatistika li ġejja turi l-impatt tal-proċedura Fast-Track fuq il-ħinijiet tal-ipproċessar u l-iżvilupp f’termini ta’ għadd ta’ każijiet. Din it-taqsima fiha statistika dwar it-trattament tal-każijiet kollha ta’ aċċess pubbliku u mhux esklużivament dawk ittrattati skont il-proċedura Fast-Track.

a. Għadd ta' lmenti

Mill-1 ta' Settembru 2017 sal-31 ta' Awwissu 2020, l-Ombudsman ittratta 252 ilment fil-qasam tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti. F'189 minn dawn l-ilmenti, l-Ombudsman fetħet inkjesta.

L-għadd ta’ lmenti relatati mal-aċċess pubbliku kważi rdoppja minn medja ta’ 45 fis-sena fis-snin 2014 sa 2016 għal medja ta’ 82 fis-sena bejn l-2017 u l-2019, meta kienet fis-seħħ il-proċedura Fast-Track.

L-għadd totali annwali ta' lmenti li rċeviet l-Ombudsman żdied b'madwar 20 % bejn l-2014 u l-2019. Is-sehem tal-ilmenti relatati mal-aċċess għad-dokumenti żdied b’mod sinifikanti bejn l-2016 u l-2017, meta ġiet introdotta l-proċedura Fast-Track.

b. Ħin medju tal-ipproċessar

Iż-żmien medju meħtieġ biex jiġu pproċessati każijiet ta’ aċċess pubbliku tnaqqas b’mod sostanzjali mill-introduzzjoni tal-proċedura Fast-Track. It-tliet stadji ewlenin tat-trattament tal-ilmenti huma kollha tliet darbiet aktar rapidi mill-introduzzjoni tal-proċedura Fast-Track: it-teħid tad-deċiżjoni dwar l-ammissibbiltà, l-adozzjoni tal-valutazzjoni tal-Ombudsman tal-kwistjoni u l-għeluq definittiv tal-każ.

Iż-żmien medju għal “deċiżjonijiet ta’ ammissibbiltà” għall-ilmenti kollha relatati mal-aċċess pubbliku għad-dokumenti issa huwa aktar minn tliet darbiet aktar mgħaġġel minn qabel ma ġiet introdotta l-proċedura.

Skont il-proċedura Fast-Track, l-Ombudsman tagħmel ħilitha biex tiżgura li l-inkjesti tagħha jwasslu għal deċiżjoni jew eżitu (bħal proposta għal soluzzjoni jew rakkomandazzjoni) fi żmien 40 jum tax-xogħol. Iż-żmien medju li fih l-inkjesti dwar l-aċċess għad-dokumenti jilħqu eżitu issa huwa terz ta’ dak li kien qabel ma ġiet introdotta l-proċedura fl-2017.

c. Statistika tal-Fast-Track

Bejn l-1 ta' Settembru 2017 u l-31 ta' Awwissu 2020, l-Ombudsman ittratta 148 ilment skont il-proċedura Fast-Track. F’119 minn dawn l-ilmenti, hija fetħet inkjesta.

I. Min huma l-ilmentaturi?

II. Liema istituzzjonijiet kienu kkonċernati?

Maġġoranza kbira tal-ilmenti li ġew ittrattati skont il-proċedura Fast-Track saru kontra l-Kummissjoni Ewropea. Il-bqija kienu mifruxa fost istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra.

III. Eżitu

Il-biċċa l-kbira tal-inkjesti taħt il-proċedura Fast-Track ingħalqu b’sejba li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina. F'madwar 30% tal-inkjesti tagħha Fast-Track, l-Ombudsman għamlet proposta għal soluzzjoni jew rakkomandazzjoni.

IV. Ilmenti ttrattati fl-iskeda ta’ żmien indikattiva

B’mod ġenerali, f’żewġ terzi tal-każijiet Fast-Track, id-deċiżjoni dwar l-ammissibbiltà ttieħdet fl-iskeda ta’ żmien indikattiva ta’ ħamest ijiem ta’ xogħol. Għal każijiet Fast-Track, iż-żmien medju sad-deċiżjoni dwar l-ammissibbiltà kien ta’ 6 ijiem ta’ xogħol. Il-mira tal-Uffiċċju għat-teħid ta’ deċiżjonijiet ta’ ammissibbiltà f’każijiet mhux tal-Fast-Track hija ta’ 30 jum kalendarju. Dan juri li, filwaqt li l-Uffiċċju ma laħaqx il-mira ta’ 5 ijiem tax-xogħol għall-każijiet kollha ta’ Fast-Track, fil-biċċa l-kbira tal-każijiet, id-deċiżjoni ta’ ammissibbiltà ttieħdet ħafna aktar malajr milli f’każijiet mhux ta’ Fast-Track.

F’36 % tal-inkjesti Fast-Track kollha, il-valutazzjoni tal-Ombudsman ^[5] inħarġet fl-iskeda ta’ żmien indikattiva ta’ 40 jum ta’ xogħol. F’55 % tal-ilmenti kollha, inħarġet valutazzjoni fi żmien 60 jum tax-xogħol. B’mod ġenerali, għall-inkjesti Fast-Track, iż-żmien medju biex jintlaħaq eżitu kien ta’ 67 jum ta’ xogħol.

4.  Il-fehmiet tal-partijiet ikkonċernati

Fil-kuntest tar-rieżami tal-prestazzjoni tal-proċedura Fast-Track, l-Uffiċċju tal-Ombudsman ikkonsulta diversi partijiet ikkonċernati li għandhom esperjenza diretta tal-proċedura, bil-ħsieb li jikseb feedback. Dan kien jinkludi kemm l-ilmentaturi (mis-soċjetà ċivili, l-akkademja, u l-media) kif ukoll il-Kummissjoni, bħala l-istituzzjoni ewlenija tal-UE li hija s-suġġett tal-inkjesti dwar l-aċċess tal-Ombudsman għad-dokumenti.

a. Għarfien tal-proċedura Fast-Track

B’mod ġenerali, kważi dawk kollha kkonsultati kienu konxji tal-għanijiet ewlenin u l-prinċipji gwida tal-proċedura. Kien hemm xi inċertezza dwar jekk il-proċedura tapplikax għall-ilmenti kollha dwar l-aċċess għad-dokumenti.

b. Perċezzjoni ta’ Fast-Track fil-prattika

Għal dawk li kellhom esperjenza ta’ lmenti qabel u wara li ġiet introdotta l-proċedura, huma qiesu li t-trattament tal-ilmenti mill-Ombudsman kien sar aktar rapidu u aktar simplifikat. B’mod ġenerali, dawk ikkonsultati sabu li l-komunikazzjoni mal-Uffiċċju tal-Ombudsman kienet effettiva u ta’ għajnuna, li tippermettilhom isegwu l-proċess.

L-akbar impatt perċepit jidher li huwa li l-istituzzjoni tittratta t-talba aktar malajr: Igawdu l-affarijiet fejn hemm dewmien. B’mod ġenerali, il-korrispondenti qiesu l-proċedura Fast-Track bħala mod effettiv biex jiġi żgurat li ma jkun hemm l-ebda dewmien żejjed min-naħa tal-istituzzjonijiet fit-trattament tat-talbiet għal aċċess pubbliku. Madankollu, fejn seħħ dewmien, mhux dejjem kien jidher immedjatament għaliex dan kien il-każ. Xi rispondenti nnutaw li l-Ombudsman spiss tagħti lill-istituzzjonijiet estensjonijiet tal-iskadenza anke fejn diġà kien hemm dewmien.

Min-naħa l-oħra, ċerti rispondenti kienu mħassba li żmien ta’ pproċessar aktar mgħaġġel ikun ifisser li l-Ombudsman ma jkollux iż-żmien biex jinvestiga l-ilmenti bir-reqqa u biex jindirizza kif xieraq l-argumenti legali kollha mqajma mill-ilmentatur u mill-istituzzjoni.

Ilmenti lill-Ombudsman, b'mod partikolari meta jiġu ttrattati taħt il-Fast-Track

il-proċedura, kienu meqjusa bħala alternattiva b’riskju aktar baxx u aktar rapida għal-litigazzjoni fil-qorti u setgħu jintużaw f’każijiet fejn is-suċċess kien inċert. Dan kien jidher b’mod speċjali li kien il-każ għall-ilmentaturi li ma kellhomx il-mezzi finanzjarji biex iressqu proċedimenti tal-qorti.

Min-naħa tagħha, il-Kummissjoni indikat li, filwaqt li l-limiti ta’ żmien tal-proċedura Fast-Track huma qosra ħafna (b’mod partikolari l-ispezzjoni tad-dokumenti fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol mit-talba), hija tista’ tissodisfahom fil-maġġoranza l-kbira tal-każijiet.

c. Titjib issuġġerit

Tħassib wieħed li tqajjem minn diversi rispondenti kien li mhuwiex ċar meta l-Ombudsman juża l-proċedura Fast-Track biex jittratta l-ilmenti dwar l-aċċess għad-dokumenti. Ġie ssuġġerit li l-ilmentaturi jiġu infurmati dwar jekk ġietx applikata l-proċedura Fast-Track, biex ikunu jistgħu jbassru t-tul ta’ żmien minn qabel.

Filwaqt li t-trattament tal-ilmenti tal-Ombudsman seta’ sar aktar rapidu għall-aċċess għal każijiet ta’ dokumenti, xi rispondenti staqsew jekk dan kienx sar għad-detriment tat-trattament tas-sustanza tal-ilment. B’mod partikolari, filwaqt li jistgħu jirċievu tweġiba aktar rapida mill-istituzzjoni għat-talba tagħhom, jistgħu ma jiksbux aċċess għad-dokumenti.

Xi rispondenti staqsew jekk l-Ombudsman għandhiex tagħti estensjonijiet tal-iskadenza lill-istituzzjoni f’ilmenti relatati ma’ dewmien fit-trattament tat-talbiet għal aċċess għal dokumenti.

Xi rispondenti qiesu li l-proċess u l-formola għas-sottomissjoni tal-ilmenti fuq is-sit web tal-Ombudsman jistgħu jittejbu (xi wħud issuġġerew formola tal-ilmenti separata u ddedikata għall-aċċess għall-ilmenti tad-dokumenti). Oħrajn issuġġerew li tiġi pprovduta aktar informazzjoni dwar l-aċċess għad-dokumenti b’mod ġenerali fuq is-sit web tal-Ombudsman.

Il-Kummissjoni ddikjarat li, peress li għadha qed tadatta għall-proċedura l-ġdida, tippreferi jekk l-Ombudsman ma jerġax ibiddel din il-proċedura.

5.  Konklużjoni

X'jaħdem tajjeb?

Il-proċedura Fast-Track wasslet għal tnaqqis sinifikanti fil-ħinijiet tal-ipproċessar. Bħala medja, l-ilmenti relatati mal-aċċess pubbliku għad-dokumenti tlestew tliet darbiet aktar malajr fl-2019 milli qabel ma ġiet introdotta l-proċedura. Filwaqt li t-trattament tal-ilmenti, b'mod ġenerali, mill-Ombudsman sar ħafna aktar mgħaġġel u aktar effiċjenti, dan huwa partikolarment il-każ f'każijiet Fast-Track.

Il-proċedura attirat għadd akbar ta’ lmentaturi, u essenzjalment irduppjat l-għadd ta’ lmenti dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

Il-partijiet ikkonċernati kienu ġeneralment sodisfatti bil-proċedura Fast-Track. Huma faħħru l-ħeffa tal-proċedura u l-kwalità ġenerali tal-ħidma tal-Ombudsman.

b. X’jista’ jittejjeb?

Filwaqt li l-proċedura Fast-Track hija suċċess b'mod ġenerali, hemm lok għal titjib f'ċerti oqsma.

• Il-ħin medju tal-ipproċessar tal-ilmenti kollha ta 'Fast-Track huwa ta' 67 jum ta 'xogħol. Filwaqt li l-ħinijiet tal-ipproċessar tnaqqsu b'mod sinifikanti, f'36 % biss tal-każijiet kollha ta' Fast-Track l-Ombudsman lestiet il-valutazzjoni tagħha fi żmien l-iskeda ta' żmien prevista ta' 40 jum ta' xogħol.^[6]  
  Parzjalment, din hija konsegwenza tas-suċċess tal-proċedura Fast-Track. Il-fatt li l-uffiċċju tal-Ombudsman huwa relattivament żgħir ifisser li mhux dejjem seta’ jittratta żidiet mhux previsti fl-ilmenti fl-iskeda ta’ żmien prevista. L-Ombudsman diġà indirizzat din il-kwistjoni billi żiedet id-daqs tat-tim li jittratta l-ilmenti relatati mal-aċċess pubbliku għad-dokumenti. Barra minn hekk, hemm fatturi oħra li jwasslu għal dewmien bħall-ħtieġa li wieħed jistenna t-tweġiba mill-istituzzjonijiet rilevanti.
  Madankollu, jibqa’ diffiċli li tiġi ssodisfata l-iskeda ta’ żmien ta’ 40 jum tax-xogħol għall-ilmenti Fast-Track. Jista’ jkun utli li ssir riflessjoni dwar jekk għandhiex tiżdied din l-iskeda ta’ żmien indikattiva, biex tiġi pprovduta ċertezza akbar għall-ilmentaturi, filwaqt li jiġi żgurat li żieda possibbli ma tintużax bħala ġustifikazzjoni biex il-każijiet ta’ aċċess għad-dokumenti jiġu ttrattati inqas malajr.
• Il-konsultazzjoni mal-partijiet ikkonċernati wriet li kien hemm xi konfużjoni dwar x’inhu u x’mhuwiex meqjus bħala lment Fast-Track.  Dan iqajjem il-kwistjoni dwar jekk huwiex rakkomandabbli li ċerti lmenti jiġu “innominati” bħala “Fast-Track”, u oħrajn le; u jekk tistax tipprovdi aktar ċarezza għall-ilmentaturi biex jindikaw li l-Ombudsman jipprova jittratta l-ilmenti kollha dwar l-aċċess għad-dokumenti malajr kemm jista’ jkun.

c. It-triq ’il quddiem

L-Ombudsman jibqa' impenjat li jipproduċi mhux biss riżultati fil-ħin, iżda wkoll li jsib l-aħjar soluzzjoni possibbli għall-ilmentatur.

Wara dan ir-rieżami, l-Ombudsman se:

• Tkompli tissimplifika l-proċessi fejn possibbli sabiex tittratta l-ilmenti relatati mad-dokumenti ta’ aċċess bl-aktar mod effiċjenti possibbli.
• Ivvaluta jekk ikunx aħjar li sempliċiment jingħad li l-Ombudsman jipprova jittratta l-ilmenti kollha dwar l-aċċess għad-dokumenti malajr kemm jista’ jkun, abbażi ta’ skeda ta’ żmien indikattiva, aktar milli jagħti lill-proċess deżinjazzjoni speċjali.
• Jekk jinżamm il-proċess Fast-Track, ikkunsidra estensjoni possibbli tal-iskeda ta’ żmien ta’ 40 jum tax-xogħol u żviluppa kriterji aktar ċari dwar it-tipi ta’ każijiet li għandhom jiġu ttrattati skont il-proċedura Fast-Track.  
• Iddetermina jekk jistax ikun meħtieġ li jiġu adottati linji gwida aktar definittivi dwar meta għandhom jingħataw estensjonijiet tal-iskadenza lill-istituzzjonijiet.

 

---

[1] Għall-biċċa l-kbira tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE, ir-regoli rilevanti dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti jinsabu fir-Regolament 1049/2001. Dan il-prinċipju huwa rifless fir-Regolament, li jiddikjara li l-applikazzjonijiet għall-aċċess għad-dokumenti għandhom jiġu ttrattati fil-pront, u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum tax-xogħol mir-reġistrazzjoni ta’ talba. Ir-Regolament jinsab fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Jista’ jkun meħtieġ ukoll li każ ma jiġix indikat bħala “Fast-Track” jekk istituzzjoni, minħabba l-istruttura tagħha, teħtieġ li l-pożizzjoni tagħha terġa’ tintalab formalment flimkien mar-risposta oriġinali tagħha lill-applikant.

[3] Biex ikunu ammissibbli, l-ilmenti jridu jissodisfaw ċerti kundizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 2 tal-Istatut tal-Ombudsman. Dawn jinkludu, fost l-oħrajn, ir-rekwiżit li ssir applikazzjoni konfermatorja għal aċċess għal dokumenti mal-istituzzjoni rispettiva qabel ma jsir ilment.

[4] Bħala eżempju, l-Ombudsman jista’ jsib li korp ieħor huwa f’pożizzjoni aħjar biex jittratta l-ilment (l-Artikolu 3.3 tad-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni tal-Ombudsman).

[5] Proposta għal soluzzjoni, rakkomandazzjoni jew deċiżjoni ta’ għeluq.

[6] Reġistrazzjoni sad-deċiżjoni tal-għeluq, soluzzjoni jew rakkomandazzjoni. Iż-żmien medju tal-ipproċessar tal-każijiet sal-iskadenza kien ta’ 26 jum tax-xogħol.