Kelmtejn ta’ qabel

Għandi l-pjaċir nippreżenta r-rapport ta’ din is-sena “Putting it Right?”, li jħares lejn kif l-istituzzjonijiet tal-UE kkonformaw mal-proposti li saru fl-inkjesti tiegħi. L-istituzzjonijiet tal-UE jwieġbu tajjeb fil-maġġoranza l-kbira tal-inkjesti u b’mod ġenerali kien hemm rata ta’ konformità ta’ 81 % f’każijiet magħluqa fl-2017. Dan huwa riżultat tajjeb iżda jeħtieġ li jsir aktar mill-istituzzjonijiet biex tiżdied il-konformità, b’mod partikolari meta nagħmel rakkomandazzjoni biex tiġi indirizzata sejba ta’ amministrazzjoni ħażina.

L-istituzzjonijiet irreaġixxew b’mod pożittiv għal 80 mid-99 proposta li għamilt biex nikkoreġi jew intejjeb il-prattika amministrattiva tagħhom. Kien hemm 148 każ ieħor li fihom ikkunsidrajt li l-istituzzjonijiet kienu ħadu passi biex itejbu l-mod kif jaħdmu. Tmienja mill-14-il istituzzjoni kellhom rata ta' konformità ta' 100%, filwaqt li l-- tal-Kummissjoni Ewropea li jammonta għall-biċċa l-kbira tal-każijiet - kellu rata ta' konformità ta' 76%.

Iċ-ċittadini jistennew li l-amministrazzjoni tal-UE tirranġa l-affarijiet meta jmorru ħażin u ttejjeb l-affarijiet għall-futur. Dan huwa dak li l-Ombudsman għandu l-għan li jikseb. Se nkompli nimmonitorja l-implimentazzjoni tas-suġġerimenti u r-rakkomandazzjonijiet tiegħi sabiex iċ-ċittadini jkunu jistgħu jkunu kunfidenti li l-ilmenti tagħhom qed jiġu indirizzati u li qed jinstemgħu.

Inħeġġeġ lill-amministrazzjoni tal-UE biex tkompli taħdem biex ittejjeb il-mod kif tinteraġixxi mal-pubbliku. Ninsab ħerqan li nitgħallem dwar eżempji tax-xogħol tajjeb li jagħmlu l-istituzzjonijiet u l-korpi bħala parti mill-“Premju għal Amministrazzjoni Tajba” li jmiss tagħna, li t-tieni edizzjoni tiegħu nedejna dan l-aħħar.

Emily O'Reilly

Diċembru 2018

Rapport

1. Introduzzjoni

Dan ir-rapport jagħti rendikont ta' kif l-istituzzjonijiet tal-UE ^[1] wieġbu għall-proposti li saru mill-Ombudsman f'każijiet magħluqa fl-2017. Dawn il-proposti jiġu fil-forma ta’ soluzzjonijiet, rakkomandazzjonijiet u suġġerimenti.

It-Taqsima 3 dwar l-impatt tal-ħidma tal-Ombudsman tispjega x’inhuma s-soluzzjonijiet, ir-rakkomandazzjonijiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman. Id-Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni l-ġodda ^[2] (“IPs”), li daħlu fis-seħħ fl-1 ta' Settembru 2016, affettwaw sa ċertu punt it-termini li nużaw ^[3]. L-inkjesti kollha koperti f’dan ir-rapport ingħalqu wara li daħlu fis-seħħ l-IPs il-ġodda.

It-Taqsima 3 tiddeskrivi wkoll l-impatt tal-ħidma tal-Ombudsman f’każijiet oħra, fejn l-ilment ġie solvut mill-istituzzjoni jew fejn l-Ombudsman iddeċieda li jniedi inizjattiva strateġika ^[4].

Hemm ukoll sommarji ta’ każijiet li jiġġustifikaw “referenza speċjali” bħala eżempji ewlenin taħt kull kategorija.

2. Is-setgħat u l-proċeduri tal-Ombudsman

L-Ombudsman jgħin lill-individwi, lill-kumpaniji u lill-assoċjazzjonijiet li għandhom problema ma' istituzzjoni tal-UE ^[5]. Fl-istess ħin, l-Ombudsman iservi l-interess pubbliku billi jgħin lill-istituzzjonijiet itejbu l-kwalità tas-servizz li jipprovdu. Minbarra li tinvestiga l-ilmenti, l-Ombudsman tista' wkoll tiftaħ inkjesti fuq inizjattiva tagħha stess.

L-istituzzjonijiet huma meħtieġa jipprovdu lill-Ombudsman bl-informazzjoni meħtieġa biex titwettaq inkjesta. L-Ombudsman jista’ jispezzjona kwalunkwe fajl miżmum minn istituzzjoni u jieħu xhieda mill-membri tal-persunal. Dawn is-setgħat huma stabbiliti fl-Istatut tal-Ombudsman ^[6] (“l-Istatut”). Fejn meħtieġ jew xieraq f'każ, l-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjoni tirrevedi l-pożizzjoni tagħha, tipprovdi rimedju jew tagħmel bidliet ġenerali għall-futur. Jekk l-istituzzjoni twieġeb għal sejba ta' amministrazzjoni ħażina b'mod mhux sodisfaċenti, l-Ombudsman jista' jiġbed l-attenzjoni politika għal każ billi jagħmel rapport speċjali lill-Parlament Ewropew.

3. L-impatt tal-ħidma tal-Ombudsman

a. Soluzzjonijiet

Jekk l-Ombudsman iqis li lment jista' jissolva malajr, jista' jagħmel proposta għal soluzzjoni lill-istituzzjoni kkonċernata, abbażi tal-Artikolu 3(5) tal-Istatut ^[7]. L-IPs il-ġodda għamluha aktar faċli u aktar rapida biex jinstabu soluzzjonijiet li jindirizzaw l-amministrazzjoni ħażina.

b. Rakkomandazzjonijiet

Ir-rakkomandazzjonijiet jistgħu jsiru kull meta l-Ombudsman isib amministrazzjoni ħażina. Ir-rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-istituzzjonijiet jiġu ppubblikati simultanjament fuq is-sit web tal-Ombudsman.

Jekk ir-rakkomandazzjoni tiġi miċħuda mill-istituzzjoni, l-Ombudsman tagħlaq il-każ billi tikkonferma s-sejba tagħha ta' amministrazzjoni ħażina. L-Ombudsman jista' jippreżenta Rapport Speċjali lill-Parlament Ewropew dwar kwalunkwe inkjesta magħluqa b'sejba ta' amministrazzjoni ħażina, li l-Ombudsman iqis li tkun ta' interess pubbliku sinifikanti. Jekk ir-rakkomandazzjoni tiġi aċċettata, l-Ombudsman jagħlaq il-każ filwaqt li jinnota dan.

c. Suġġerimenti

Suġġerimenti għal titjib ifittxu li jiżguraw titjib sistemiku fl-amministrazzjoni tal-UE. Dawn isiru jew fid-deċiżjoni li tagħlaq il-kawża jew fi stadju aktar bikri fl-inkjesta.

d. Każijiet solvuti

L-Ombudsman jista' jagħlaq inkjesta fi stadju bikri mingħajr ma jipproponi soluzzjoni jekk l-istituzzjoni ssolvi l-każ b'mod spontanju wara li tkun ġiet infurmata dwar dan.

e. Inizjattivi strateġiċi

L-Ombudsman jista’ jagħżel li jsegwi suġġetti strateġikament importanti mingħajr ma jniedi inkjesta, billi jiftaħ l-hekk imsejħa “inizjattiva strateġika”^[8]. L-għan ta’ dawn l-inizjattivi huwa li jiġu kondiviżi suġġerimenti mal-istituzzjonijiet dwar suġġetti importanti, li tinġibed l-attenzjoni għal kwistjonijiet ta’ interess pubbliku jew li ssir taf aktar dwar kwistjoni partikolari qabel ma jiġi deċiż jekk huwiex meħtieġ li tinfetaħ inkjesta. Fl-2017, l-Ombudsman fetħet 8 inizjattivi strateġiċi u għalqet 6.

4. Kif l-istituzzjonijiet wieġbu lill-Ombudsman f'każijiet magħluqa fl-2017

a. Soluzzjonijiet miksuba jew parzjalment miksuba

L-istituzzjonijiet tal-UE aċċettaw total ta' 20 proposta ta' soluzzjoni f'każijiet magħluqa fl-2017 ^[9]. Żewġ proposti għal soluzzjoni ġew irrifjutati mill-Kummissjoni ^[10].

Tabella 1 - Soluzzjonijiet miksuba jew parzjalment miksuba mill-istituzzjoni

Istituzzjoni	Soluzzjonijiet (parzjalment) miksuba
Il-Kummissjoni Ewropea	9
Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna	1
Il-Bank Ewropew tal-Investiment	2
L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF)	1
L-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex)	4
L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel	1
Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura	2
Total	20

 

Il-Kawża 1616/2016/MDC: Kif l-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex) ittrattat talba għal aċċess pubbliku għal rapporti dwar “inċidenti serji” bl-operazzjonijiet tagħha fil-Bulgarija

Ġurnalist, li kien fittex u rċieva aċċess pubbliku għal “rapporti ta’ inċidenti serji” (SIRs) ^[11] mill-“operazzjonijiet” tal-Frontex fil-Bulgarija, qies li l-Frontex ma kinitx identifikat is-SIRs kollha mill-perjodu li jaqa’ taħt it-talba tiegħu. Huwa lmenta mal-Ombudsman li (i) il-Frontex konsistentement tonqos milli tidentifika s-SIRs kollha dwar l-operazzjonijiet fil-Bulgarija; u (ii) meta tittratta talbiet għal aċċess pubbliku, il-Frontex tħassar is-SIRs b’mod li ma jkunx konsistenti mar-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti ^[12].

Wara l-inkjesta tagħha, l-Ombudsman ipproponiet li l-Frontex: (i) tiddivulga SIRs addizzjonali li ġew identifikati matul l-ispezzjoni tal-Ombudsman; (ii) tiżviluppa, mill-aktar fis possibbli, għodod li jagħmluha aktar faċli li jiġu identifikati dokumenti fis-sistema ta’ reġistrazzjoni tagħha; (iii) timpenja ruħha li tispjega aħjar għaliex qed taħbi jew ma tiżvelax dokumenti; u (iv) tivvaluta mill-ġdid ir-redazzjonijiet li għamlet lil xi wħud mis-SIRs mitluba mill-ilmentatur, bil-ħsieb li jingħata aktar aċċess parzjali għalihom.

Il-Frontex aċċettat il-proposti ta’ soluzzjoni u ħadet miżuri biex timplimentahom. L-Ombudsman għalhekk ikkonkluda li nstabet soluzzjoni u għalaq l-inkjesta.

b. Rakkomandazzjonijiet aċċettati jew aċċettati parzjalment

L-istituzzjonijiet tal-UE aċċettaw jew aċċettaw parzjalment total ta' 11-il rakkomandazzjoni f'każijiet magħluqa fl-2017 ^[13].

Ħames rakkomandazzjonijiet ġew miċħuda mill-Kummissjoni, waħda ġiet miċħuda mis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna, waħda mill-BEI, u waħda mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF). Dawn il-każijiet ingħalqu b’sejbiet ta’ amministrazzjoni ħażina.

Tabella 2 - Rakkomandazzjonijiet aċċettati jew aċċettati parzjalment mill-istituzzjoni

Istituzzjoni	Rakkomandazzjonijiet aċċettati (parzjalment)
Il-Kummissjoni Ewropea	7
Il-Bank Ċentrali Ewropew	1
Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna	1
Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew	2
Total	11

 

Il-Każ OI/6/2014/NF: Il-kompożizzjoni u t-trasparenza tal-gruppi ta’ esperti tal-Kummissjoni Ewropea

Din l-inkjesta strateġika ħarset lejn il-gruppi stabbiliti mill-Kummissjoni biex jipprovdu pariri minn esperti esterni f’oqsma ta’ politika speċifiċi. L-Ombudsman wettqet konsultazzjoni pubblika u għamlet firxa ta’ suġġerimenti lill-Kummissjoni dwar kif: jiżguraw kompożizzjoni bbilanċjata tal-gruppi ta’ esperti, inkluż kif jistgħu jittejbu l-proċeduri għall-għażla tal-membri tagħhom; ittejjeb il-kompatibbiltà u s-sinerġiji mar-Reġistru tat-Trasparenza ^[14]; issaħħaħ il-politika dwar il-kunflitt ta’ interess għal esperti individwali maħtura f’kapaċità personali; u ttejjeb l-informazzjoni disponibbli fir-reġistru pubbliku dwar il-gruppi ta’ esperti. L-Ombudsman

għamel ukoll żewġ rakkomandazzjonijiet speċifiċi lill-Kummissjoni bil-ħsieb li tittejjeb it-trasparenza tal-ħidma tal-gruppi ta’ esperti: li l-minuti tal-laqgħat tal-gruppi ta’ esperti jkunu sinifikanti u dettaljati, u li d-deliberazzjonijiet tal-gruppi jkunu mhux kunfidenzjali b’mod awtomatiku.

Matul l-inkjesta, il-Kummissjoni rriformat is-sistema tal-grupp ta’ esperti tagħha fil-biċċa l-kbira f’konformità mas-suġġerimenti tal-Ombudsman, u rrevediet ir-regoli applikabbli ^[15]. B’mod partikolari, il-Kummissjoni għamlet il-proċedura tal-għażla għall-membri tal-grupp ta’ esperti aktar trasparenti, stabbiliet politika ġdida dwar il-kunflitt ta’ interess għall-esperti individwali, u introduċiet ir-rekwiżit li l-organizzazzjonijiet u l-individwi li jaħdmu għal rashom jiġu rreġistrati fir-Reġistru tat-Trasparenza sabiex jinħatru fi gruppi ta’ esperti.

Il-Kummissjoni tejbet ukoll it-trasparenza tal-ħidma tal-gruppi ta’ esperti. Il-minuti tal-laqgħa issa jridu jkunu “sinifikanti u kompluti”, u l-gruppi ta’ esperti jistgħu jiddeċiedu li jiddeliberaw pubblikament. L-Ombudsman qieset li dan jirrappreżenta progress tajjeb, iżda se timmonitorja kif il-Kummissjoni tkompli ttejjeb it-trasparenza tal-ħidma tal-gruppi ta’ esperti tagħha.

Il-Kawża 454/2014/PMC: Il-prattika mis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE) li joffri traineeships mhux imħallsa fid-Delegazzjonijiet tal-UE

L-Ombudsman eżaminat il-prattika tas-SEAE li joffri biss traineeships mhux imħallsa fid-Delegazzjonijiet tal-UE, wara lment minn eks trainee li argumenta li dan iddiskrimina kontra żgħażagħ minn sfondi inqas sinjuri.

L-Ombudsman sabet li t-traineeships mhux imħallsa jistgħu jwasslu għal sitwazzjoni diskriminatorja, peress li persuni minn sfondi inqas privileġġati huma aktar probabbli li ma jkollhomx il-mezzi finanzjarji biex iwettqu tali traineeships. Hija sabet li l-prattika tas-SEAE kienet tikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina u għalhekk irrakkomandat lis-SEAE li jħallas lit-trainees kollha tiegħu, inklużi dawk fid-Delegazzjonijiet tal-UE, allowance xierqa.

Is-SEAE aċċetta r-rakkomandazzjoni u, wara li rċieva l-approvazzjoni tal-“awtoritajiet baġitarji”, introduċa regoli ġodda biex jiżgura li dawn it-traineeships issa jitħallsu ^[16]. 

Il-Kawża 1688/2015/JAP: Id-deċiżjoni tal-Kummissjoni Ewropea li tirkupra fondi minn parteċipant fi proġett tal-UE dwar l-anzjani u l-ICT

L-ilmentatur huwa organizzazzjoni mingħajr skop ta’ qligħ ibbażata fil-Belġju li ħadet sehem fi proġett iffinanzjat mill-UE li għandu l-għan li jindirizza l-kwistjonijiet li jiffaċċjaw il-persuni akbar fl-età bl-użu ta’ soluzzjonijiet tal-ICT. Awditu finanzjarju sab li s-sistema użata mill-ilmentatur għar-reġistrazzjoni tal-ħin tax-xogħol ma kinitx affidabbli. B’konsegwenza ta’ dan, il-Kummissjoni fittxet li tirkupra aktar minn EUR 85 000 mingħand l-ilmentatur.

Matul l-inkjesta, l-Ombudsman innotat li l-awdituri kienu rrikonoxxew ukoll li x-xogħol li sar mill-ilmentatur fuq żewġ “riżultati tanġibbli” speċifiċi kien leġittimu, kif kien il-ħin tax-xogħol relatat. B’hekk hija sabet li dan kien inġust u

sproporzjonat li l-Kummissjoni riedet tirkupra l-fondi kollha minħabba d-difetti ġenerali fis-sistema tar-reġistrazzjoni tal-ħin. L-Ombudsman sabet amministrazzjoni ħażina fl-imġiba tal-Kummissjoni u rrakkomandat li tirrevedi d-deċiżjoni tagħha u tnaqqas l-ammont li kienet qed tfittex li tirkupra kif xieraq.

Il-Kummissjoni aċċettat bis-sħiħ ir-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman u qablet li tnaqqas l-ammont li għandu jiġi rkuprat bi kważi EUR 37 000.

L-eżempju li ġej jikkonċerna każ fejn ir-rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman ma ġewx aċċettati u l-Ombudsman għalqet il-każ u kkonfermat is-sejbiet tagħha ta’ amministrazzjoni ħażina.

Il-Kawża 682/2014/JF: Ir-rekwiżit mill-Kummissjoni Ewropea li l-individwi li jitolbu aċċess pubbliku għad-dokumenti jipprovdu l-indirizz postali tagħhom

Dan il-każ kien jikkonċerna r-rifjut tal-Kummissjoni li tirreġistra talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti minn organizzazzjoni mhux governattiva, peress li ma kinitx ipprovdiet indirizz postali. Filwaqt li l-Ombudsman qablet li l-istituzzjonijiet tal-UE jridu jieħdu miżuri xierqa u proporzjonati biex jivverifikaw l-identità ta’ dawk li jfittxu aċċess pubbliku għad-dokumenti, hija qieset li dawn għandhom jiżguraw ukoll l-aktar aċċess wiesa’ u faċli possibbli.

L-Ombudsman għamlet rakkomandazzjonijiet biex tindirizza dan. B’mod partikolari, hija talbet lill-Kummissjoni tirreġistra u tittratta minnufih it-talba tal-ilmentatur u biex ma tibqax tirrikjedi indirizz postali minn dawk li jitolbu aċċess għad-dokumenti jekk ikunu pprovdew forma alternattiva xierqa ta’ kuntatt (bħal indirizz tal-posta elettronika). Peress li l-Kummissjoni rrifjutat ir-rakkomandazzjonijiet, l-Ombudsman għalqet il-każ b'żewġ sejbiet ta' amministrazzjoni ħażina.

Fil-kuntest ta' din l-inkjesta, l-Ombudsman għamlet ukoll suġġerimenti lill-Kummissjoni biex timmodernizza kif tittratta t-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti. Waħda mis-suġġerimenti kienet li l-Kummissjoni għandha tikkunsidra sistemi online alternattivi jew mezzi elettroniċi ta’ komunikazzjoni. Wara li ngħalqet l-inkjesta, il-Kummissjoni indikat lill-Ombudsman li kienet qed tanalizza l-possibbiltà li tiġi stabbilita sistema elettronika ġdida ta’ notifika għall-aċċess għat-talbiet għal dokumenti.

c. Segwitu għas-suġġerimenti għal titjib

B’kollox saru 58 suġġeriment f’26 każ li ngħalqu fl-2017 [17]. Ħafna minn dawn is-suġġerimenti saru f’inkjesti fuq inizjattiva proprja. Is-segwitu għas-suġġerimenti kien sodisfaċenti f’84 % tal-każijiet. Dan huwa aktar baxx mir-rata tas-sena l-oħra ta’ 94 %.

Tabella 3 - Tweġibiet sodisfaċenti għas-suġġerimenti li saru fl-2017 skont l-istituzzjoni

Istituzzjoni	Suġġerimenti	Tweġibiet sodisfaċenti	% ta' tweġibiet sodisfaċenti
Il-Parlament Ewropew	1	0	0%
Il-Kummissjoni Ewropea	35	28	80%
Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna	3	3	100%
Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew	1	1	100%
Il-Bank Ewropew tal-Investiment	1	1	100%
Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal	7	6	86%
L-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent	1	1	100%
L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel	1	1	100%
L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini	5	5	100%
Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil	1	1	100%
Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura	2	2	100%
Total	58	49	84%

Inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/2/2016/RH: Kif il-Kummissjoni Ewropea ttrattat il-fajls dwar it-tossiċità tas-sustanzi kimiċi

Il-każ kien jikkonċerna kif il-Kummissjoni ttrattat fajls dwar l-evalwazzjoni ta’ sustanzi kimiċi skont ir-regoli REACH tal-UE ^[18]. B’mod partikolari, l-inkjesta ħarset lejn id-dewmien fl-ipproċessar tal-fajls li jevalwaw it-tossiċità riproduttiva ta’ 216-il sustanza kimika. Minħabba l-progress li sar matul l-inkjesta tagħha, l-Ombudsman għalqet il-każ iżda stiednet lill-Kummissjoni tirrapporta lura biex tikkonferma li kienet ħadet il-miżuri miftiehma. L-Ombudsman stiednet ukoll lill-partijiet kollha involuti fis-segwitu tal-evalwazzjonijiet tas-sustanzi kimiċi skont ir-REACH biex jindirizzaw nuqqas sistemiku identifikat fl-inkjesta tagħha, jiġifieri, in-nuqqas ta’ inċentivi għal dawk li jirreġistraw sustanzi kimiċi biex jaġġornaw il-fajls tagħhom.

Il-Kummissjoni rrapportat lura lill-Ombudsman, u ddeskriviet il-progress li kienet għamlet fl-ipproċessar tal-fajls. Huwa rrikonoxxa li kien għad hemm problemi biex il-kumpaniji jaġġornaw il-fajls ta’ reġistrazzjoni tagħhom, u li kien se jagħmel proposti biex jindirizza dan fl-2019, wara konsultazzjoni mal-partijiet rilevanti, inkluż permezz ta’ leġiżlazzjoni sekondarja ġdida.

Inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/6/2016/AB: Il-prevenzjoni ta’ kunflitti ta’ interess mal-“konsulenti speċjali” tal-Kummissjoni Ewropea

Din l-inkjesta strateġika eżaminat ir-regoli u l-prattiki tal-Kummissjoni biex tiżgura li l-“konsulenti speċjali” tagħha, li jagħtu pariri lill-Kummissarji, ma jkollhomx kunflitti ta’ interess li jirriżultaw mill-attivitajiet tagħhom barra mill-Kummissjoni.  Matul l-inkjesta, l-Ombudsman laqgħet il-fatt li l-Kummissjoni kienet tejbet il-mod kif jiġu fformulati d-dmirijiet tal-konsulenti speċjali. Hija kienet ukoll pożittiva dwar il-miżuri

kien fassal biex itaffi r-riskji ta’ kunflitti ta’ interess possibbli. Madankollu, hija osservat li l-Kummissjoni mhux dejjem ipprovdiet spjegazzjoni konvinċenti dwar għaliex hija qieset li attivitajiet esterni ta’ konsulenti speċjali ma joħolqux riskji potenzjali.

L-Ombudsman ikkonkludiet li l-Kummissjoni tista' tkompli ttejjeb il-prattiki tagħha u għamlet għaxar suġġerimenti. Dawn iffukaw fuq: l-adozzjoni ta’ approċċ aktar proattiv għall-valutazzjoni tar-riskji ta’ kunflitti qabel ma jiżviluppaw fi problemi reali; l-użu ta’ miżuri ta’ mitigazzjoni ċari u effettivi biex jiġu indirizzati r-riskji li jinħolqu; u t-titjib tal-aċċess pubbliku għall-informazzjoni dwar konsulenti speċjali.

Il-Kummissjoni qablet li kien meħtieġ li jsir aktar progress fil-valutazzjoni tar-riskji ta’ kunflitti ta’ interess u fl-applikazzjoni ta’ miżuri ta’ mitigazzjoni aktar speċifiċi u operazzjonali biex jiġu indirizzati dawn ir-riskji. Huwa rrikonoxxa li jista' jifformula aħjar il-mandati ta' konsulenti speċjali u jadotta eżempji għall-valutazzjoni ta' kunflitti potenzjali.

Il-Kummissjoni impenjat ruħha wkoll li tapplika bis-sħiħ l-obbligu kuntrattwali eżistenti fuq konsulenti speċjali biex jiddikjaraw kwalunkwe attività ġdida li jieħdu. Huwa qabel ukoll li jikkunsidra li jippubblika online d-dikjarazzjonijiet tal-attivitajiet u d-dikjarazzjonijiet ta’ assigurazzjoni minn konsulenti speċjali. L-Ombudsman laqgħet l-impenn tal-Kummissjoni li tkompli ttejjeb il-prattiki tagħha u impenjat ruħha li ssegwi l-inkjesta fi żmien sentejn.

Każ 1475/2016/JAS: Kif l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA) wettqet valutazzjoni tar-riskju relatata mal-vaċċini tal-virus tal-papilloma uman (“HPV”)

Dan il-każ kien jikkonċerna kif l-EMA wettqet valutazzjoni tar-riskju relatata mal-vaċċini kontra l-HPV. L-hekk imsejħa “proċedura ta’ riferiment” kellha l-għan li teżamina jekk hemmx xi evidenza ta’ rabta kawżali bejn it-tilqim kontra l-HPV u żewġ sindromi, iżda ma sabet l-ebda rabta. L-ilmentaturi ma qablux mal-ħidma xjentifika li fuqha kienet ibbażata din is-sejba, u esprimew tħassib dwar it-trasparenza u l-imparzjalità tal-proċedura.

L-Ombudsman fetħet inkjesta biex tivvaluta jekk l-EMA kellhiex is-salvagwardji proċedurali meħtieġa biex tiżgura li l-eżami tal-evidenza xjentifika jkun komplut u indipendenti, u jekk dawn is-salvagwardji ġewx applikati kif xieraq f’dan il-każ.

Bi tweġiba għal suġġeriment magħmul mill-Ombudsman matul l-inkjesta tagħha, l-EMA qablet li tirrieżamina r-rekwiżiti ta’ kunfidenzjalità fuq l-esperti tagħha sabiex ikunu jistgħu jiddiskutu pubblikament id-dettalji tad-dibattitu xjentifiku, ladarba dak id-dibattitu jkun tlesta. L-Ombudsman ikkonkludiet li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-EMA, madankollu hija ssuġġeriet li tippubblika b’mod proattiv kemm jista’ jkun informazzjoni dwar il-ħidma xjentifika tal-kumitati konsultattivi interni tagħha, u li tikkunsidra li tippubblika listi tad-dokumenti rilevanti kollha relatati ma’ kull proċedura ta’ riferiment jew tikkunsidra modi oħra biex tgħin lill-individwi interessati jidentifikaw id-dokumenti li jixtiequ jiksbu.

L-Ombudsman hija sodisfatta li, b'mod ġenerali, l-EMA wriet ir-rieda li taġixxi fuq is-suġġerimenti tagħha. Hija qed tirrevedi r-rekwiżiti ta’ kunfidenzjalità tagħha. Hija impenjat ruħha wkoll li ttejjeb l-aċċess għall-informazzjoni dwar il-prodott, u qed tiżviluppa informazzjoni aktar faċli għall-pubbliku dwar il-proċeduri ta’ evalwazzjoni tagħha. L-EMA qed ittejjeb ukoll is-sit web tagħha biex ittejjeb l-użabbiltà u l-funzjoni ta’ tiftix għad-dokumenti. L-EMA ma qablitx mas-suġġeriment tal-Ombudsman li tagħmel listi ta’

dokumenti rilevanti għall-pubbliku. Madankollu, bil-ħolqien ta' tim biex jgħin fit-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti, l-Ombudsman tqis li l-EMA sabet alternattiva aċċettabbli.

Każ 7/2016/PL: Il-lingwi disponibbli fil-konsultazzjonijiet pubbliċi organizzati mill-Kummissjoni Ewropea

Il-każ kien jikkonċerna l-fatt li l-konsultazzjonijiet pubbliċi fuq is-sit web tal-Kummissjoni spiss ma kinux disponibbli fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE. L-Ombudsman fetħet inkjesta, li matulha l-Kummissjoni ħejjiet politika lingwistika ġdida dwar il-konsultazzjonijiet pubbliċi. Il-miżuri l-ġodda jinkludu, pereżempju, it-traduzzjoni tal-konsultazzjonijiet pubbliċi relatati mal-Programm ta’ Ħidma tal-Kummissjoni fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE. Il-politika l-ġdida introduċiet ukoll proċedura biex tiddetermina f'liema lingwi għandhom jiġu tradotti konsultazzjonijiet pubbliċi oħra.

L-Ombudsman għalqet l-inkjesta, iżda ssuġġeriet li l-Kummissjoni timmonitorja mill-qrib l-impatt tal-politika lingwistika l-ġdida tagħha u sa liema punt tirrispetta l-prinċipju li l-konsultazzjonijiet pubbliċi għandhom ikunu disponibbli fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE. L-Ombudsman issuġġeriet ukoll li, fis-sit web iddedikat tagħha dwar il-konsultazzjonijiet pubbliċi, il-Kummissjoni tinkludi taqsima li tiddeskrivi l-politika lingwistika l-ġdida tagħha u spjegazzjoni dwar għaliex xi konsultazzjonijiet mhumiex disponibbli fil-lingwi kollha tal-UE.

Fit-tweġiba ta’ segwitu tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li diġà kien hemm żieda konsiderevoli fl-ammont ta’ konsultazzjonijiet pubbliċi li huma tradotti. Hija inkludiet ukoll spjegazzjoni tal-politika lingwistika tagħha online. L-Ombudsman se tkompli timmonitorja s-sitwazzjoni fil-kuntest ta’ konsultazzjoni pubblika usa’ li nediet dwar l-użu tal-lingwi fl-istituzzjonijiet tal-UE.

d. Ir-rati ta’ konformità għall-kawżi magħluqa fl-2017

Kien hemm rata ta' konformità ġenerali ta' 81 % bil-proposti tal-Ombudsman għal każijiet magħluqa fl-2017. L-istituzzjonijiet irreaġixxew b'mod pożittiv għal 80 mid-99 proposta li l-Ombudsman għamel biex jikkoreġi jew itejjeb il-prattiki amministrattivi tagħhom ^[19]. Ir-rata ta’ konformità hija bbażata fuq l-għadd ta’ tweġibiet pożittivi għall-proposti ta’ soluzzjoni, ir-rakkomandazzjonijiet, u s-suġġerimenti li saru f’każijiet magħluqa fl-2017. Kien hemm 148 każ ieħor fejn l-Ombudsman qieset li l-istituzzjonijiet kienu ħadu passi biex itejbu l-mod kif jaħdmu.

Kif jirriżulta mit-Tabella 4 iktar ’il quddiem, ir-rata ta’ konformità tvarja minn istituzzjoni għal oħra. Tmienja mill-14-il istituzzjoni eżaminati kellhom rata ta' konformità ta' 100 %, filwaqt li l-- tal-Kummissjoni li jammonta għall-biċċa l-kbira tal-każijiet - kellu rata ta' konformità ta' 76 %.

Filwaqt li din l-istatistika spiss tkun ibbażata fuq ftit każijiet, kwalunkwe riżultat inqas minn 100 % ifisser li l-istituzzjoni naqset milli tikkonforma ma’ proposta magħmula mill-Ombudsman.

Kien hemm rata aktar baxxa ta' konformità għar-rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman milli għal proposti ta' soluzzjonijiet jew suġġerimenti. L-istituzzjonijiet aċċettaw 11 mid-19-il rakkomandazzjoni li saru.

Tabella 4 Rata ta' - ta' konformità ġenerali skont l-istituzzjoni

Istituzzjoni	Soluzzjonijiet, rakkomandazzjonijiet, suġġerimenti	Tweġibiet sodisfaċenti	% ta' Tweġibiet sodisfaċenti
Il-Parlament Ewropew	1	0	0%
Il-Kummissjoni Ewropea	58	44	76%
Il-Bank Ċentrali Ewropew	1	1	100%
Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna	6	5	83%
Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew	3	3	100%
Il-Bank Ewropew tal-Investiment	4	3	75%
Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal	7	6	86%
L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF)	2	1	50%
L-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex)	4	4	100%
L-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent	1	1	100%
L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel	2	2	100%
L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini	5	5	100%
Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil	1	1	100%
Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura	4	4	100%
Total	99	80	81%

5. Konklużjoni

Dan ir-rapport jikkostitwixxi sforz annwali biex titkejjel il-konformità mal-proposti tal-Ombudsman minn perspettiva statistika. Għal xi każijiet, l-impatt mhux neċessarjament jinqabad f’rata ta’ konformità annwali. Hemm, pereżempju, każijiet fejn l-istituzzjonijiet jistgħu jikkonformaw f'data aktar tard ma' proposta magħmula mill-Ombudsman.

Bħala eżempju, f'Lulju 2015, l-Ombudsman stieden lill-Kummissjoni tippubblika b'mod proattiv id-deċiżjonijiet li tieħu biex tawtorizza attivitajiet ta' wara l-mandat meħuda minn ex Kummissarji, kif ukoll l-opinjonijiet dwar dawk l-attivitajiet mill-Kumitat tal-Etika Ad Hoc, korp konsultattiv ta' tliet membri ^[20] . Dak iż-żmien il-Kummissjoni rrifjutat għal raġunijiet ta’ privatezza u biex tipproteġi l-informazzjoni kummerċjali. Madankollu, f’Settembru 2017, il-Kummissjoni ppreżentat abbozz ġdid ta’ Kodiċi ta’ Kondotta għall-Kummissarji, li jipprevedi l-pubblikazzjoni proattiva ta’ dawn id-deċiżjonijiet u l-opinjonijiet relatati tal-Kumitat. Dan ġie adottat formalment fi Frar 2018 ^[21]. L-Ombudsman tilqa' dan il-progress.

Fejn possibbli, huwa preferibbli li t-titjib isir aktar malajr. Dan huwa l-ewwel rapport li jinkludi każijiet magħluqa esklussivament taħt l-IPs il-ġodda. L-għan ewlieni tal-IPs il-ġodda huwa li jippermettulna nittrattaw il-każijiet b’mod aktar effiċjenti u nħaffu l-affarijiet. Aħna qegħdin fil-proċess li nevalwaw l-impatt tagħhom u se nirrappurtaw dwar dan fis-sena li ġejja.

 

[1] Fil-qosor, dan ir-rapport juża t-terminu "istituzzjoni" biex jirreferi għall-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji kollha tal-UE.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces

[3] Skont l-IPs il-ġodda, ir-“rakkomandazzjonijiet” normalment jintużaw biex jittrattaw is-sejbiet kollha ta’ amministrazzjoni ħażina qabel ma tingħalaq inkjesta. Fil-passat, l-Ombudsman użat it-terminu “rimarka kritika” meta għalqet każ b’sejba ta’ amministrazzjoni ħażina. Il-PI l-ġodda ssostitwixxew il-kunċett ta’ “rimarki kritiċi” bil-kunċett sempliċi u ċar ta’ “sejbiet ta’ amministrazzjoni ħażina”. Jekk rakkomandazzjoni tiġi rrifjutata mill-istituzzjoni, il-każ jingħalaq b’“sejba ta’ amministrazzjoni ħażina”.

Il-PI l-ġodda ssostitwixxew ukoll il-kunċett ta’ “rimarki ulterjuri” bil-kunċett ta’ “suġġerimenti għal titjib”, li jfittxu li jiżguraw titjib sistemiku fl-amministrazzjoni tal-UE.

[4] Ara t-Taqsima 3e hawn taħt.

[5] L-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea jagħti s-setgħa lill-Ombudsman biex jinvestiga amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni, bl-eċċezzjoni tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea li taġixxi fir-rwol ġudizzjarju tagħha.

[6] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew 2008/587, tat-18 ta’ Ġunju 2008, li temenda d-Deċiżjoni 94/262 dwar ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman, ĠU L 189, p. 25.

[7] L-Artikolu 3(5) tal-Istatut jipprevedi li "Sa fejn ikun possibbli, l-Ombudsman għandu jfittex soluzzjoni mal-istituzzjoni jew il-korp ikkonċernat biex jelimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u jissodisfa l-ilment."

[8] Għal aktar informazzjoni dwar l-inizjattivi strateġiċi tal-Ombudsman, tista’ tikkonsulta l-link li ġejja: https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/strategic-initiatives

[9] Fi tnejn minn dawn il-każijiet, filwaqt li ma kien hemm l-ebda proposta għal soluzzjoni formali, l-istituzzjonijiet aċċettaw proposti magħmula mill-Ombudsman matul l-inkjesta. L-eżitu ta’ dawn il-każijiet ġie rreġistrat bħala “soluzzjoni (parzjalment) miksuba”.

[10] F'erba' każijiet, l-istituzzjonijiet irrifjutaw proposti ta' soluzzjoni u r-rakkomandazzjonijiet sussegwenti. Sabiex jiġi evitat l-għadd doppju, l-istatistika tinkludi biss is-segwitu negattiv għar-rakkomandazzjonijiet f’dawn il-każijiet.

[11] “Inċident serju” huwa definit mill-Frontex bħala avveniment jew okkorrenza, li jistgħu jaffettwaw, jew ikunu rilevanti għal missjoni tal-Frontex jew l-immaġni tagħha, jew is-sikurezza u s-sigurtà tal-parteċipanti fil-missjoni. Eżempji jinkludu l-ksur tad-drittijiet fundamentali, id-dritt tal-UE, il-liġijiet internazzjonali relatati mal-aċċess għall-protezzjoni internazzjonali u l-Kodiċi ta’ Kondotta tal-Frontex. Ir-Rapporti dwar Inċidenti Serji jinġabru u jiġu analizzati minn “Ċentru tas-Sitwazzjoni” tal-Frontex.

[12] Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, tat-30 ta’ Mejju 2001, dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331).

[13] L-aċċettazzjoni parzjali ta' rakkomandazzjoni sseħħ meta l-istituzzjoni tkun wieġbet ġenwinament għall-punti ċentrali fir-rakkomandazzjoni b'mod kostruttiv.

[14] Ir-Reġistru tat-Trasparenza tal-UE huwa reġistru pubbliku mmexxi b'mod konġunt mill-Kummissjoni u l-Parlament Ewropew, li jfittex li jipprovdi informazzjoni dwar l-organizzazzjonijiet u r-rappreżentanti ta' gruppi ta' interess li jinteraġixxu mal-istituzzjonijiet.

[15] Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni li tistabbilixxi regoli orizzontali dwar il-ħolqien u l-operat tal-gruppi ta' esperti tal-Kummissjoni, it-30 ta' Mejju 2016, C (2016) 3301 final.

[16] Id-Deċiżjoni tad-Direttur Ġenerali għall-Baġit u l-Amministrazzjoni tas-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna tal-21 ta' Diċembru 2017, disponibbli fuq il-link li ġejja:  https://eeas.europa.eu/sites/eeas/files/admin2017_28_of_21.12.2017_0.pdf

[17] Meta jsir suġġeriment f'deċiżjoni li tagħlaq inkjesta, l-istituzzjoni normalment tiġi mistiedna twieġeb fi żmien sitt xhur. Peress li l-istituzzjonijiet ikkonċernati għadhom ma wieġbux, l-istatistika f’dan ir-rapport ma tinkludix:

i) żewġ suġġerimenti li saru fid-deċiżjoni li tagħlaq il-każ 266/2016/PMC kontra l-Kummissjoni, u

ii) suġġeriment wieħed li sar fid-deċiżjoni li tagħlaq il-każ 639/2017/TN kontra l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal.

[18] Ir-Regolament (KE) Nru 1907/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar ir-Reġistrazzjoni, il-Valutazzjoni, l-Awtorizzazzjoni u r-Restrizzjoni ta’ Sustanzi Kimiċi, ĠU L 396, 30.12.2006, p. 1–849.

[19] Ara n-noti ta' qiegħ il-paġna 9-10 hawn fuq.

[20] https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/61417

[21] Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni tal-31 ta' Jannar 2018 dwar Kodiċi ta' Kondotta għall-Membri tal-Kummissjoni Ewropea li tħassar u tissostitwixxi l-Kodiċi ta' Kondotta tal-20 ta' April 2011 u d-Deċiżjoni tal-Kummissjoni li tistabbilixxi l-Kumitat tal-Etika Ad Hoc tal-21 ta' Ottubru 2003.