Għażiż Sur X,

L-Ombudsman irċieva lment kontra l-Kummissjoni Ewropea. L-ilment jikkonċerna kif il-Kummissjoni ttrattat talba għal aċċess pubbliku għal dokumenti li jikkonċernaw il-Proposta tal-Kummissjoni għal deċiżjoni ta’ implimentazzjoni tal-Kunsill dwar miżuri għall-protezzjoni tal-baġit tal-Unjoni kontra ksur tal-prinċipji tal-istat tad-dritt fl-Ungerija (COM(2022)485 final).[1]

Fis-6 ta’ Diċembru 2023, l-ilmentatur talab aċċess pubbliku għal erba’ dokumenti speċifiċi msemmija fil-memorandum ta’ spjegazzjoni għall-proposta tal-Kummissjoni. L-ilmentatur talab ukoll aċċess għad-dokumenti kollha relatati ma’ ċerti awditi u rakkomandazzjonijiet finanzjarji tas-servizzi tal-Kummissjoni, kif imsemmi fil-memorandum ta’ spjegazzjoni. Fl-aħħar nett, it-talba tal-ilmentatur kopriet “id-dokumenti kollha li fihom informazzjoni dwar “l-eżami ta’ ċerta data tal-offerta” u “rapporti mill-media u mill-partijiet ikkonċernati”, kif imsemmi fit-test ewlieni tal-proposta.

Peress li ma rċeviex tweġiba mill-Kummissjoni fil-limitu ta’ żmien, l-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tirrieżamina r-rifjut impliċitu tagħha li tagħti aċċess [2] (billi tagħmel “applikazzjoni konfermatorja”) fis-16 ta’ Frar 2024.

Fit-22 ta’ Marzu 2024, il-Kummissjoni bagħtet it-tweġiba tagħha.[3] Hija tat aċċess sħiħ għal studju u sitt dokumenti li fihom informazzjoni dwar l-eżami ta’ ċerta data dwar l-offerti. Barra minn hekk, il-Kummissjoni pprovdiet lill-ilmentatur b’diversi hyperlinks għal rapporti disponibbli għall-pubbliku mill-media u mill-partijiet ikkonċernati. Barra minn hekk, il-Kummissjoni tat aċċess parzjali għal tliet dokumenti: it-“Talba għal informazzjoni”, in-“Notifika bil-miktub”, u l-“Ittra ta’ intenzjoni” kif imsemmija fil-memorandum ta’ spjegazzjoni tal-proposta. Meta għamlet dan, il-Kummissjoni invokat eċċezzjonijiet skont il-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess għad-dokumenti, bl-argument li l-iżvelar sħiħ idgħajjef il-protezzjoni tal-proċedimenti tal-qorti [4] u l-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tagħha [5].

L-ilmentatur jargumenta li l-Kummissjoni missha tat aċċess sħiħ għat-tliet dokumenti parzjalment divulgati u jistaqsi jekk id-dokumenti kollha fl-ambitu tat-talba għall-aċċess tagħhom ġewx identifikati [6].

Iddeċidejna li niftħu inkjesta dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni li tagħti aċċess sħiħ skont ir-Regolament 1049/2001.

Ir-Regolament 1049/2001 jiddikjara li l-applikazzjonijiet għall-aċċess għandhom jiġu ttrattati fil-pront. Huwa konformi ma' dan il-prinċipju li l-Ombudsman ifittex ukoll li jittratta każijiet bħal dawn malajr kemm jista' jkun.

Bħala l-ewwel pass, inqisu li huwa meħtieġ li jiġu rieżaminati t-tliet dokumenti li għalihom ġie rrifjutat aċċess sħiħ (it-“Talba għal informazzjoni”, in-“Notifika bil-miktub”, u l-“Ittra ta’ intenzjoni”). Inkunu grati li nirċievu kopji mmarkati ta’ dawn id-dokumenti li jindikaw liema partijiet ġew żvelati lill-ilmentatur u liema ma kinux, u r-raġunament għar-redazzjonijiet. Napprezzaw jekk il-Kummissjoni tkun tista’ tipprovdilna l-kopja ta’ dawn id-dokumenti, preferibbilment f’format elettroniku permezz ta’ email kriptata [7], sal-25 ta’ April 2024.  

Id-dokumenti soġġetti għat-talba għal aċċess pubbliku se jiġu ttrattati b’mod kunfidenzjali, flimkien ma’ kwalunkwe materjal ieħor li l-Kummissjoni tagħżel li taqsam magħna li jimmarka kunfidenzjali. Dokumenti ta’ dan it-tip se jiġu ttrattati u maħżuna f’konformità ma’ dan l-istatus kunfidenzjali u se jitħassru mill-fajls tal-Ombudsman ftit wara li tkun intemmet l-inkjesta.

Il-pożizzjoni tal-Kummissjoni ġiet stabbilita fit-tweġiba tagħha mibgħuta lill-ilmentatur fit-22 ta’ Marzu 2024. Madankollu, jekk il-Kummissjoni tkun tixtieq tipprovdi fehmiet addizzjonali li għandhom jitqiesu mill-Ombudsman Ewropew matul din l-inkjesta, inkluż dwar il-fehma tal-ilmentatur li jista’ jkun hemm dokumenti addizzjonali li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba, inkunu grati jekk ikunu jistgħu jiġu pprovduti lilna fi żmien ħmistax-il jum ta’ xogħol mill-wasla ta’ din l-ittra, jiġifieri, l-10 ta’ Mejju 2024.

L-uffiċjal tal-inkjesti responsabbli għall-każ huwa s-Sinjura Paulien Van de Velde-Van Rumst.

Dejjem tiegħek,

Rosita Hickey
Direttur tal-Inkjesti

Strasburgu, 18/04/2024

[1] Il-proposta hija bbażata fuq ir-Regolament 2020/2092 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-16 ta’ Diċembru 2020 dwar reġim ġenerali ta’ kondizzjonalità għall-protezzjoni tal-baġit tal-Unjoni: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2020/2092/oj.

[2] Skont l-Artikolu 7(4) tar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] It-tweġiba inizjali mehmuża mal-ilment għandha n-numru Ares (2024)2129035. Madankollu, fl-ittra tal-għeluq tal-applikazzjoni konfermatorja, il-Kummissjoni rreferiet għal Ares(2024)2178574.

[4] It-tieni inċiż tal-Artikolu 4(2) tar-Regolament 1049/2001.

[5] L-Artikolu 4(3) tar-Regolament 1049/2001.

[6] L-ilmentatur jindika li ġew ipprovduti biss b’lista ta’ offerti rilevanti mingħajr ebda eżami tagħhom. Madankollu, dan l-eżami ssemma fil-proposta. Barra minn hekk, anness ikun nieqes (imsemmi fin-nota 23 f’qiegħ il-paġna tal-“Ittra ta’ intenzjoni”).

[7] L-emails kriptati jistgħu jintbagħtu fil-kaxxa postali apposta tagħna.