Rapport

dwar l-ispezzjoni mill-Ombudsman Ewropew ta' dokumenti fl-inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/5/2016/AB dwar it-trattament mill-Kummissjoni ta' lmenti ta' ksur taħt l-"EU Pilot"

Istituzzjoni jew korp ikkonċernat: Il-Kummissjoni Ewropea

Data u ħin: 29 ta' Ġunju 2016, 14:00-16:00

Post: BERL, Rue de la Loi 200, 1040 Brussell

Spezzjoni mwettqa minn: Is-Sinjura Rosita Agnew, Kap tal-Unità tal-Inkjesti Strateġiċi

Is-Sinjura Alice Bossière, Unità tal-Inkjesti Strateġiċi

Is-Sinjura Diana Riochet, Unità tal-Inkjesti 3

1. Introduzzjoni u aspetti proċedurali

Ir-rappreżentanti tal-Ombudsman introduċew lilhom infushom u ppreżentaw l-iskop tal-inkjesta fuq inizjattiva proprja dwar it-trattament mill-Kummissjoni tal-ilmenti ta’ ksur taħt l-“EU Pilot”. L-inkjesta nfetħet biex tgħin tiddetermina jekk hemmx nuqqasijiet sistemiċi li jirfdu d-dewmien u biex teżamina l-kwistjonijiet ta’ informazzjoni lill-ilmentatur u lill-pubbliku.

Ir-rappreżentanti tal-Ombudsman spjegaw li l-laqgħa kellha skop doppju: (i) li sservi bħala spezzjoni ta’ ċerti dokumenti u (ii) li tikseb fehim aħjar ta’ kif l-EU Pilot jopera fil-prattika. L-intenzjoni hija li r-rapport ta' spezzjoni jiġi ppubblikat fuq is-sit web tal-Ombudsman. F'konformità mad-Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew [1], l-Ombudsman ma jista' jagħti l-ebda aċċess għal kopji ta' dokumenti spezzjonati identifikati mill-Kummissjoni bħala kunfidenzjali.

Ir-rappreżentanti tal-Ombudsman ippreżentaw ukoll il-passi li jmiss tal-inkjesta, li x’aktarx tinkludi spezzjoni ta’ fajls individwali u talba għal informazzjoni.

2. Skambju ta' fehmiet

Ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni pprovdew informazzjoni ġenerali dwar kif is-servizzi tal-Kummissjoni jimmaniġġjaw il-każijiet tal-EU Pilot. Huma ppreżentaw ir-rwoli rispettivi tas-Segretarjat Ġenerali u tad-Direttorati Ġenerali kif ukoll id-data statistika disponibbli.

Huma spjegaw li s-Segretarjat Ġenerali jipprovdi gwida u mudelli lid-Direttorati Ġenerali biex jinfurmaw lill-ilmentaturi.

3. Spezzjoni tal-fajl

Id-dokumenti spezzjonati

Ir-rappreżentanti tal-Ombudsman spezzjonaw u ħadu kopji tad-dokumenti li ġejjin:

(i) Skeda ta’ data statistika: l-għadd totali ta’ każijiet pendenti tal-EU Pilot li għandhom aktar minn sena fil-31/12/2015; l-għadd totali ta’ każijiet tal-EU Pilot miftuħa fi tmiem l-2015; żmien medju (f’jiem) għall-Istati Membri biex iwieġbu l-mistoqsijiet tal-Kummissjoni fl-2015; żmien medju (f’jiem) meħud mill-Kummissjoni biex tivvaluta t-tweġibiet tal-Istati Membri fl-2015 (kunfidenzjali).

(ii) Lista ta’ każijiet pendenti tal-EU Pilot li għandhom aktar minn sena fil-31/12/2015 (kunfidenzjali).

(iii) Ittra standard lill-ilmentaturi li tinfurmahom li l-ilment tagħhom ġie ttrasferit għall-applikazzjoni EU Pilot (kunfidenzjali).

(iv) Linji gwida għall-abbozzar ta’ ittri lill-ilmentaturi li jinfurmawhom li d-dipartimenti tal-Kummissjoni beħsiebhom jagħlqu/jipproponu lill-Kulleġġ biex jagħlaq il-każ, Frar 2016 (kunfidenzjali).

(v) Ittra standard lill-ilmentaturi li tinfurmahom dwar l-għeluq finali ta’ każ ta’ lment (kunfidenzjali).

(vi) Komunikazzjoni mill-Kummissjoni lill-Kunsill u lill-Parlament Ewropew, “Aġġornament tat-trattament tar-relazzjonijiet mal-ilmentatur fir-rigward tal-applikazzjoni tal-liġi tal-Unjoni” (COM(2012) 154 final).

(vii) Il-Komunikazzjoni mill-Kummissjoni, "Ewropa li tikseb ir-riżultati: - L-Applikazzjoni tal-Liġi Komunitarja" (COM(2007) 502 finali).

Kunfidenzjalità tad-dokumenti spezzjonati

Kif indikat fil-lista ta’ hawn fuq, ir-rappreżentanti tal-Kummissjoni identifikaw xi wħud mid-dokumenti spezzjonati bħala “kunfidenzjali”, f’konformità mal-Artikolu 5(2) tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew. Il-kopji tad-dokumenti rilevanti ġew immarkati “kunfidenzjali” u ffirmati minn rappreżentant tal-Kummissjoni u rappreżentant tal-Ombudsman.

Brussell, 6 ta' Lulju 2016

Is-Sinjura Alice Bossière Is-Sinjura Rosita Agnew

Inkjesti fuq inizjattiva proprja Uffiċjal Kap tal-Inkjesti Strateġiċi

(persuna li tittratta l-każijiet)

[1] L-Artikolu 14(2) tad-Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew.