Preżenti

Rappreżentanti mis-Segretarjat tar-Reġistru tat-Trasparenza tal-UE

- Koordinatur tas-Segretarjat tar-Reġistru tat-Trasparenza, il-Kummissjoni Ewropea

- Kap tat-Tim, Parlament Ewropew

- Uffiċjal tal-Politika, Kunsill tal-UE

- Kap tat-Tim, Kummissjoni Ewropea

- Uffiċjal tal-Politika, Kummissjoni Ewropea

- Amministratur legali, Parlament Ewropew

- Espert anzjan, Segretarjat Ġenerali, Kummissjoni Ewropea

Rappreżentanti mill-Ombudsman Ewropew

- Is-Sinjura Jennifer King, Espert Legali

- Is-Sinjura Francesca Abbo, Uffiċjal tal-Inkjesti

- Is-Sur Michał Krajewski, Uffiċjal tal-Inkjesti

- Is-Sa Natalia Chiner Ridaura, Inkjesti Trainee

L-għan tal-laqgħa

L-għan tal-laqgħa kien li t-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman jikseb kjarifiki dwar kif is-segretarjat tar-Reġistru tat-Trasparenza tal-UE jittratta l-ilmenti u jwettaq investigazzjonijiet dwar l-allegat nuqqas ta’ konformità ta’ reġistrant mal-kodiċi ta’ kondotta, u b’mod aktar speċifiku, fir-rigward tal-entitajiet ikkonċernati f’dan il-każ.

Introduzzjoni u informazzjoni proċedurali

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman introduċa lilu nnifsu, irringrazzja lir-rappreżentanti tas-segretarjat tar-Reġistru tat-Trasparenza tal-UE (is-segretarjat) talli ltaqgħu magħhom u stabbilixxa l-iskop tal-laqgħa. Huma ddeskrivew il-qafas legali li japplika għal-laqgħat li jsiru mill-Ombudsman, b’mod partikolari, li l-Ombudsman ma jiżvela l-ebda informazzjoni identifikata mis-segretarjat bħala kunfidenzjali, la lill-ilmentatur u lanqas lil kwalunkwe persuna oħra barra mill-Uffiċċju tal-Ombudsman, mingħajr il-kunsens minn qabel tas-segretarjat.^[1]

It-tim tal-inkjesta spjega li se jfassal rapport dwar il-laqgħa li għandu jintbagħat lis-segretarjat u lill-ilmentatur. L-ebda informazzjoni kunfidenzjali ma tiġi inkluża fir-rapport jew inkella tiġi pprovduta lill-ilmentatur jew lil kwalunkwe parti terza.

Informazzjoni skambjata

1) Kif is-segretarjat iwettaq l-investigazzjonijiet

a) Informazzjoni ġenerali

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman talab lis-segretarjat jispjega kif iwettaq investigazzjonijiet dwar ilmenti li jikkonċernaw allegat nuqqas ta’ konformità tar-reġistranti mal-kodiċi ta’ kondotta.

Is-segretarjat iċċara l-passi tal-proċedura tat-trattament tal-ilmenti, kif stabbilit fl-Anness III tal-Ftehim Interistituzzjonali dwar reġistru ta' trasparenza obbligatorju [2] (IIA), li jikkostitwixxi l-bażi legali għall-investigazzjonijiet imwettqa mis-segretarjat.

Is-segretarjat spjega li l-istruttura ta’ din il-proċedura hija stabbilita b’mod komprensiv u dettaljat fil-FII. Hija ċċarat li, bħala l-ewwel pass, is-segretarjat jeżamina l-ammissibbiltà ta’ lment u mbagħad jinforma lill-ilmentaturi. Jekk ilment jitqies ammissibbli, ir-reġistrant ikkonċernat jiġi nnotifikat, jingħata kopja tal-ilment, u jintalab jagħti tweġiba motivata fi żmien 20 jum tax-xogħol. Abbażi tal-valutazzjoni tal-ilment, is-segretarjat jabbozza rapport formali li jkun fih is-sejbiet tal-investigazzjoni, li huma miftiehma bejn is-servizzi ta' Trasparenza tat-tliet istituzzjonijiet li joperaw ir-Reġistru ta' Trasparenza -, il-Parlament Ewropew, il-Kummissjoni Ewropea u l-Kunsill tal-UE. Is-segretarjat spjega wkoll li, matul investigazzjoni, huwa jieħu l-passi kollha meħtieġa biex jikkoopera b’mod effettiv u biex jirċievi l-kjarifiki meħtieġa mir-reġistranti kkonċernati.

Is-segretarjat iċċara li, għal kull investigazzjoni, waħda mill-istituzzjonijiet hija maħtura bħala l-“chef de file”, u tieħu t-tmexxija tal-investigazzjoni. Din id-deżinjazzjoni tiddependi fuq l-ammont ta’ xogħol u l-għadd ta’ lmenti riċevuti. Is-segretarjat spjega li, għalkemm waħda mill-istituzzjonijiet tieħu t-tmexxija, id-deċiżjonijiet kollha fi ħdan il-proċess investigattiv jiġu diskussi mar-rappreżentanti mit-tliet istituzzjonijiet kollha u jiġu adottati b’kunsens. Dawn id-diskussjonijiet isiru fil-kuntest ta’ laqgħat tekniċi, fejn il-valutazzjoni magħmula mill-istituzzjoni ewlenija tiġi diskussa u miftiehma mir-rappreżentanti tat-tliet istituzzjonijiet kollha. Is-segretarjat spjega li d-deċiżjonijiet adottati fl-istadji kollha jiġu nnotifikati permezz ta’ ittri ffirmati mill-koordinatur tas-segretarjat. Is-segretarjat innota li dejjem jipprova jkun oġġettiv kemm jista’ jkun meta jwettaq investigazzjonijiet, b’mod partikolari peress li spiss ikun hemm tensjonijiet sottostanti bejn l-ilmentaturi u r-reġistranti kkonċernati.

Is-segretarjat spjega li, mill-adozzjoni tal-FII l-ġdid fl-2021, huma rċevew għadd dejjem akbar ta’ lmenti, peress li ħadu azzjoni biex iqajmu kuxjenza dwar ir-Reġistru tat-Trasparenza. Informazzjoni aktar speċifika dwar l-għadd ta’ lmenti hija disponibbli fir-Rapporti annwali dwar il-funzjonament tar-Reġistru ta’ Trasparenza [3].

b) l-ilmenti inkwistjoni f'din il-kawża

Fir-rigward taż-żewġ ilmenti inkwistjoni, ir-rappreżentanti tas-segretarjat ikkonfermaw li l-passi proċedurali kollha stabbiliti fil-FII ġew segwiti kif xieraq, u li r-reġistranti kkonċernati kkooperaw b’mod kostruttiv u aġġornaw l-informazzjoni pprovduta fir-reġistru wara l-identifikazzjoni mis-segretarjat ta’ xi kwistjonijiet dwar il-kwalità tad-data.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman innota li r-rapporti dwar is-sejbiet tas-segretarjat kien fihom informazzjoni limitata. Is-segretarjat ikkonferma li l-firxa sħiħa tal-valutazzjoni li saret dwar l-ilmenti kienet ġiet inkluża fir-rapporti. Is-segretarjat spjega li mhux il-kontenut kollu tad-diskussjonijiet dwar l-ilmenti huwa inkluż bħala tali fir-rapport, iżda r-rapporti fihom is-sejbiet kollha li jirriżultaw mill-investigazzjonijiet, kif meħtieġ mill-Anness III tal-FII.

Is-segretarjat iċċara li t-tul tar-rapporti jiddependi fuq in-natura tal-allegazzjonijiet magħmula fl-ilment. Hija ddikjarat li, filwaqt li xi lmenti huma aktar kumplessi u għalhekk jagħtu lok għal rapporti aktar estensivi, oħrajn, bħaż-żewġ ilmenti inkwistjoni, huma aktar sempliċi u jirriżultaw f’valutazzjonijiet u rapporti iqsar.

2) Kif ir-rwol ta’ monitoraġġ tas-segretarjat huwa relatat mas-setgħat investigattivi tiegħu

Filwaqt li kemm l-attivitajiet ta’ monitoraġġ kif ukoll l-investigazzjonijiet tas-segretarjat għandhom l-għan li jtejbu l-kwalità tad-data tar-reġistranti, dawn għandhom żewġ funzjonijiet separati. Is-segretarjat jimmonitorja l-kontenut kollu tar-reġistru, li fih jiġu rreġistrati aktar minn 12,000 entità. Is-setgħat ta’ monitoraġġ jinkludu t-twettiq ta’ kontrolli tal-eliġibbiltà u tal-kwalità fuq applikazzjonijiet ġodda għar-reġistrazzjoni u kontrolli tal-kwalità mmirati, pereżempju fir-rigward tal-prijoritajiet annwali tar-reġistru. Filwaqt li l-monitoraġġ huwa relatat mal-funzjoni tal-kwalità tad-data tar-reġistru, it-trattament tal-ilmenti huwa relatat man-nuqqas ta’ osservanza potenzjali ta’ kwalunkwe wieħed mill-punti tal-kodiċi ta’ kondotta stabbiliti fl-Anness I tal-FII, inkluża l-kwalità tad-data (il-punt f), li fih ir-regoli u l-prinċipji etiċi ġenerali li r-reġistranti jridu jikkonformaw magħhom fl-interazzjonijiet tagħhom mal-istituzzjonijiet tal-UE.

3) Kif is-segretarjat jivverifika l-veraċità tal-informazzjoni pprovduta mir-reġistranti matul investigazzjoni

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman staqsa lis-segretarjat jekk, meta jiġbor l-informazzjoni biex ifassal is-sejbiet tiegħu, jitlobx lir-reġistranti għal dokumenti ta’ sostenn biex tiġi żgurata l-veraċità tal-informazzjoni pprovduta.

Is-segretarjat iċċara li s-setgħa ewlenija tiegħu fil-kuntest ta’ investigazzjoni hija li jitlob informazzjoni jew kjarifika addizzjonali mir-reġistranti. Bħala tali, is-segretarjat jista’ jitlob lir-reġistranti jwieġbu mistoqsijiet speċifiċi fir-rigward ta’ lment. F’xi każijiet, is-segretarjat jitlob lir-reġistranti jipprovdu dokumenti biex jappoġġaw it-tweġibiet ipprovduti u jippermetti lis-segretarjat jislet konklużjonijiet dwar każ.  

Is-segretarjat iddikjara li ma jistax iġiegħel entità tipprovdi informazzjoni jew dokumentazzjoni, madankollu, l-entitajiet huma meħtieġa skont il-kodiċi ta’ kondotta li jikkooperaw mas-segretarjat, u n-nuqqas ta’ dan huwa ksur tal-kodiċi ta’ kondotta li jista’ jwassal għat-tneħħija mir-reġistru.

Is-segretarjat iċċara li ma jiddependix esklużivament fuq it-tweġibiet u d-dokumenti pprovduti mir-reġistranti iżda jista’ jieħu passi ulterjuri biex jikkonferma li l-informazzjoni pprovduta hija preċiża. Dan jinkludi l-verifika tal-informazzjoni pprovduta mas-sorsi kollha disponibbli, inkluż it-tiftix għal informazzjoni disponibbli online. Is-segretarjat jista’ jikkonsulta wkoll internament servizzi oħra tal-istituzzjonijiet tal-UE li jista’ jkollhom informazzjoni rilevanti dwar entità.

Madankollu, is-segretarjat innota li, għalkemm ir-reġistru jwettaq ħafna kontrolli tal-kwalità, is-segretarjat ma għandux il-mezzi biex jivverifika li l-informazzjoni pprovduta mir-reġistranti kollha hija preċiża. Minkejja l-fatt li r-reġistru huwa sistema volontarja, huwa fl-aħjar interess tar-reġistranti li jipprovdu data preċiża peress li mingħajr entrata fir-reġistru, huma ma jistgħux jinvolvu ruħhom f’ċerti tipi ta’ attivitajiet koperti ta’ rappreżentanza tal-interessi li l-istituzzjonijiet tal-UE jkunu għamlu kundizzjonali fuq reġistrazzjoni minn qabel.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman staqsa jekk, fil-kuntest tal-investigazzjonijiet, is-segretarjat jitlobx informazzjoni dwar ir-reġistranti kkonċernati mill-awtoritajiet nazzjonali. Is-segretarjat spjega li ma jikkooperax mal-awtoritajiet nazzjonali f’dan il-kuntest. Huwa nnota li s-segretarjat għandu l-kompetenza li jittratta biss kwistjonijiet relatati ma’ attivitajiet koperti, li huma attivitajiet ta’ lobbying fil-livell tal-UE. Dan ifisser li l-kooperazzjoni mal-awtoritajiet nazzjonali x’aktarx ma tipprovdix informazzjoni utli f’dan il-kuntest, peress li l-fokus tal-informazzjoni miġbura mill-awtoritajiet nazzjonali huwa differenti. Barra minn hekk, dan x’aktarx joħloq kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data.

Fir-rigward tal-ilmenti speċifiċi inkwistjoni, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman staqsa lis-segretarjat jekk kienx talab dokumenti ta’ sostenn mingħand ir-reġistranti, b’mod partikolari fir-rigward tal-assoċjazzjoni, il-membri tagħha u l-istatus legali.

Fir-rigward tal-istatus legali tiegħu, is-segretarjat spjega li ma talabx dokumenti ta’ sostenn, minħabba li l-forma legali tar-reġistranti hija irrilevanti biex jiġu rreġistrati fir-reġistru. Is-segretarjat enfasizza li l-FII jikkonċerna biss attivitajiet koperti u li l-prinċipju tal-kundizzjonalità japplika biss għal ċerti tipi ta’ attivitajiet koperti. Għalhekk, l-ilmenti għandhom jiffukaw fuq dawn l-attivitajiet koperti fir-rapportar ta’ allegat ksur tal-kodiċi ta’ kondotta. L-ilment inkwistjoni ma kienx relatat mal-istatus legali tal-assoċjazzjoni, u għalhekk din il-kwistjoni ma ġietx investigata.

Fir-rigward tas-sħubija tal-assoċjazzjoni, is-segretarjat spjega li tali informazzjoni normalment tkun disponibbli fuq is-sit web tar-reġistrant. L-assoċjazzjoni f’dan il-każ ipprovdiet rabta mal-manifest tagħha. Is-sit web jinforma li dan il-manifest huwa appoġġjat minn individwi li ġejjin minn sfondi differenti. Ir-rappreżentanti tas-segretarjat ikkonfermaw li se jinvestigaw is-sħubija ta’ reġistrant jekk ilment iqajjem tħassib f’dan ir-rigward.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman staqsa jekk tqiesx rilevanti għad-determinazzjoni tal-affiljazzjoni taż-żewġ entitajiet li l-alleanza naqset milli tipprovdi informazzjoni dwar il-firmatarji tal-manifest peress li din l-informazzjoni ma kinitx disponibbli fuq is-sit web. Is-segretarjat spjega li jemmen li din l-informazzjoni ma kinitx rilevanti minħabba l-ambitu tal-ilment.

4) Kif is-segretarjat jiddetermina l-affiljazzjoni tal-entitajiet fir-reġistru

Is-segretarjat innota li, meta jirreġistraw, ir-reġistranti huma mitluba jipprovdu informazzjoni dwar is-sħubija u l-affiljazzjoni tagħhom. Il-linji gwida ta’ implimentazzjoni jindikaw x’tip ta’ informazzjoni r-reġistranti huma mistennija jipprovdu f’dawn it-taqsimiet.

Is-segretarjat spjega li filwaqt li r-reġistranti jistgħu jkunu, skont id-definizzjoni, persuni ġuridiċi jew persuni fiżiċi, is-segretarjat jista’ jitlob biss lil persuni fiżiċi rreġistrati bħala persuni li jaħdmu għal rashom biex jiddikjaraw l-attivitajiet personali tagħhom u kwalunkwe sħubija u/jew affiljazzjoni possibbli. Għalhekk, it-terminu “affiljazzjoni” ma jistax jiġi interpretat f’termini ta’ sħubija individwali, iżda biss f’termini ta’ relazzjonijiet bejn l-entitajiet, eż., jekk kumpanija tkun membru ta’ trade union, jew jekk assoċjazzjoni tkun parti minn assoċjazzjoni umbrella usa’.

Għalhekk, is-segretarjat iqis li jekk l-istess individwu jkun membru jew impjegat ta’ żewġ entitajiet, iż-żewġ entitajiet ma jitqisux bħala entitajiet affiljati fir-reġistru. L-istess japplika fil-każ inkwistjoni fejn il-kap tal-konsulenza huwa wkoll il-fundatur tal-assoċjazzjoni. Is-segretarjat enfasizza wkoll li ż-żewġ reġistranti ma ħbew bl-ebda mod li huma mmexxija mill-istess persuna, peress li din id-data tidher b’mod viżibbli fil-formoli ta’ reġistrazzjoni rispettivi taż-żewġ reġistranti kkonċernati mill-ilmenti. Madankollu, is-Segretarjat ammetta li din il-link tkun identifikabbli biss jekk wieħed ifittex bl-użu tal-isem tal-individwu kkonċernat u mhux b’referenza għall-isem tal-konsulenza jew tal-alleanza.

Is-segretarjat spjega wkoll, bi tweġiba għal mistoqsija mit-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman, li ma hemm l-ebda definizzjoni disponibbli ta’ x’inhi “affiljazzjoni”. Huwa terminu mibni b’mod wiesa’, li ma għandux definizzjoni legali stretta. Peress li r-reġistru huwa għodda ta’ trasparenza, ma japplikax definizzjoni formalistika ta’ affiljazzjoni. Is-segretarjat irrefera għal-linji gwida prodotti li jipprovdu gwida lir-reġistranti dwar liema informazzjoni għandha tiġi inkluża fir-reġistru.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman staqsa kif ir-reġistrazzjoni tal-uffiċjal tal-politika bħala “persuna li taħdem għal rasha/xejn” kienet tippermettilha tidentifika b’mod adegwat l-entità li rrappreżentat fid-dawl tal-punti a), n) u o) tal-kodiċi ta’ kondotta, u kif is-segretarjat qies li din kienet reġistrazzjoni xierqa.

Is-segretarjat spjega li din il-kwistjoni ma taqax taħt il-kompetenza tar-reġistru ta’ trasparenza. Hija ċċarat li l-parteċipanti għal avveniment organizzat mill-Parlament ma għandhomx għalfejn jiġu rreġistrati fir-reġistru biex jattendu l-avveniment. Bħala tali, l-attendenza għal avveniment pubbliku ma teħtieġx reġistrazzjoni fir-Reġistru ta’ Trasparenza. Is-segretarjat iċċara wkoll li l-lobbying huwa eżerċitat l-aktar fil-kuntest tal-laqgħat, li fihom ir-rappreżentanti ta’ gruppi ta’ interess għandhom l-għan li jinfluwenzaw il-formulazzjoni jew l-implimentazzjoni tal-politika jew tal-leġiżlazzjoni, jew il-proċessi tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-istituzzjonijiet tal-UE. Is-sempliċi attendenza għal avvenimenti ġeneralment ma taqax taħt dawn l-attivitajiet koperti peress li ma għandhiex l-istess objettiv. Bħala tali, is-segretarjat qies li dan l-element tal-ilmenti inkwistjoni ma kienx jaqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni tal-kodiċi ta’ kondotta tal-FII u għalhekk fil-mandat tiegħu li jinvestiga.

Bl-istess mod, is-segretarjat ikkonferma wkoll li l-aspett tal-ilment, dwar l-użu ħażin potenzjali tal-aċċess akkreditat għall-Parlament mill-impjegati tal-konsulenza għall-interess tal-assoċjazzjoni kien ukoll barra mill-mandat tiegħu. Is-segretarjat sab li din hija pjuttost kwistjoni ta’ kif il-Parlament jagħti akkreditazzjoni lir-rappreżentanti tal-entitajiet u ma kienx jifforma parti mill-kodiċi ta’ kondotta kif stabbilit fl-Anness I tal-FII.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman innota li s-segretarjat ma kienx spjega lill-ilmentatur li dawn l-aspetti kienu inammissibbli. Is-segretarjat spjega li huwa jittratta l-ammissibbiltà tal-ilmenti fl-intier tagħhom, kif previst fil-FII [4], mingħajr ma jagħmel distinzjoni bejn aspetti ammissibbli u dawk inammissibbli. Għalhekk, is-segretarjat irrikonoxxa li l-ilmentatur ma kienx infurmat dwar il-fatt li s-segretarjat qies l-attendenza għall-avveniment jew l-allegazzjoni dwar l-abbuż tal-aċċess parlamentari, bħala inammissibbli. Madankollu, is-segretarjat innota li kien ipprovda xi kjarifika addizzjonali lill-ilmentatur fuq talba, u kien jipprovdi b’ferħ aktar informazzjoni dwar kif jittratta l-ilmenti jekk jintalab jagħmel dan.

Konklużjoni tal-laqgħa

It-tim ta’ inkjesta rringrazzja lir-rappreżentanti tas-segretarjat tar-Reġistru tat-Trasparenza tal-UE għall-ħin tagħhom u għall-ispjegazzjonijiet ipprovduti, u l-laqgħa ntemmet.

Brussell, 20 ta’ Ġunju 2023

 

Jennifer King Francesca Abbo

Uffiċjal tal-Inkjesti tal-Esperti Legali

 

[1] L-Artikolu 4.8 tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew.

[2] Ftehim Interistituzzjonali tal-20 ta’ Mejju 2021 bejn il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea u l-Kummissjoni Ewropea dwar reġistru obbligatorju ta’ trasparenza.

[3] Disponibbli hawn Reġistru ta’ Trasparenza (europa.eu)

[4] IIA, Anness III, pt. 2.1.