Titlu tal-każ: Ir-rifjut tal-Bord Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data li jagħti aċċess pubbliku għal dokumenti li jikkonċernaw trasferimenti internazzjonali ta’ data

Data: Il-Ħamis, 05 ta' Mejju 2022

Laqgħa mill-bogħod permezz tal-Webex

L-Ombudsman Ewropew

· Is-Sur Fergal O'Regan, Kap Espert Legali

· Is-Sa Jennifer King, Espert Legali

· Is-Sa Tanja Ehnert, Koordinatur tal-Inkjesti

· Is-Sa Angela Marcos Figueruelo, Uffiċjal tal-Inkjesti

· Is-Sur Federico Narducci, Inkjesti Trainee

Is-Segretarjat tal-Bord Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (EDPB SEC)

· Kap tal-Unità

· Kap tal-Konformità Interna

· Uffiċjal għat-Trasparenza

· Uffiċjal Legali wieħed li bħalissa huwa involut fit-trattament tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti

Introduzzjoni u informazzjoni proċedurali

Wara l-introduzzjonijiet, it-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman iddeskriva l-qafas legali li japplika għal-laqgħat li jsiru mill-Ombudsman. B’mod partikolari, it-tim ta’ inkjesta spjega li abbozz ta’ rapport dwar il-laqgħa se jiġi kondiviż mal-EDPB SEC biex jiġi żgurat li kien fattwalment preċiż u komplut. Ir-rapport tal-laqgħa mbagħad jiġi ffinalizzat, inkluż fil-fajl u jiġi kondiviż mal-ilmentatur.

It-tim ta’ inkjesta spjega li l-Ombudsman ma jista’ jiżvela l-ebda informazzjoni identifikata mill-EDPB bħala kunfidenzjali, la lill-ilmentatur u lanqas lil kwalunkwe persuna oħra barra mill-Uffiċċju tal-Ombudsman, mingħajr il-kunsens minn qabel tal-EDPB SEC ^[1].

L-għan tal-laqgħa

L-inkjesta tikkonċerna r-rifjut tal-EDPB li jagħti aċċess pubbliku sħiħ għad-dokumenti li jikkonċernaw it-trasferimenti internazzjonali tad-data. L-ilmentatur f’dan il-każ kien talab aċċess għal:

“dokumenti preparatorji li fihom Dikjarazzjonijiet, mistoqsijiet, opinjonijiet u tħassib tal-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Data li jwasslu għall-adozzjoni ta’ dokumenti tal-EDPB identifikati bħala:

* Dikjarazzjoni 04/2021 tal-EDPB dwar "Ftehimiet Internazzjonali Inklużi t-Trasferimenti ^[2].

* Linji gwida 02/2020 tal-EDPB dwar "l-Artikoli 46(2)(a) u 46(3)(b) tar-Regolament 2016/679 għat-trasferimenti ta' data personali bejn l-awtoritajiet u l-korpi pubbliċi taż-ŻEE u mhux taż-ŻEE ^[3]

* Dikjarazzjoni tal-EDPB 01/2019 dwar "l-Att tal-Istati Uniti dwar il-Konformità Fiskali tal-Kontijiet Barranin (FATCA)^[4]

* It-tweġiba tal-EDPB għall-MEP Netherlandiż Sophie in't Veld datata s-7 ta' Lulju 2021, bir-referenza OUT2021-0119 ^[5]

(“dokumenti preparatorji” tfisser: (i) abbozzi ta’ verżjonijiet tad-dokumenti, kif ukoll (ii) minuti tal-laqgħat fejn ġew diskussi d-dokumenti)”.

Qabel il-laqgħa, l-EDPB bagħat kopji tad-dokumenti rilevanti u l-osservazzjonijiet bil-miktub tiegħu lill-Ombudsman.

L-għan tal-laqgħa kien li tinftiehem aħjar il-valutazzjoni tal-EDPB u r-raġunijiet għar-rifjut li jiġu żvelati (partijiet minn) id-dokumenti mitluba. 

Informazzjoni skambjata

Dokumenti li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba

L-ispezzjoni tad-dokumenti mit-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman żvelat li l-EDPB ma kien identifika l-ebda “dokument preparatorju rilevanti li fih Dikjarazzjonijiet, mistoqsijiet, opinjonijiet u tħassib tal-Awtorità għall-Protezzjoni tad-Data li jwasslu għall-adozzjoni tad-Dikjarazzjoni 01/2019 tal-EDPB dwar l-Att tal-Istati Uniti dwar il-Konformità Fiskali tal-Kontijiet Barranin (FATCA)” bħala li jaqa’ fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba tal-ilmentatur fid-deċiżjonijiet inizjali u konfermatorji tiegħu.

Fuq talba, l-EDPB ikkonferma li diversi dokumenti ma kinux ġew identifikati bħala li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba tal-ilmentatur u talab lit-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman għal gwida dwar kif għandha tiġi indirizzata l-kwistjoni. Wara l-laqgħa, fil-15 ta’ Mejju 2022, l-Uffiċċju tal-Ombudsman Ewropew ħeġġeġ lill-EDPB jirreġistra talba separata ġdida għal aċċess pubbliku għad-dokumenti rilevanti u jittratta din it-talba l-ġdida skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolament 1049/2001. Għalhekk, l-analiżi ta’ dawk id-dokumenti mill-EDPB mhux se tifforma parti mill-inkjesta tal-Ombudsman li għaddejja bħalissa. L-EDPB SEC spjega li din is-sorveljanza kienet dovuta għal żball uman fl-EDPB SEC. Dan, huwa qal, huwa l-konsegwenza tal-volum u l-kumplessità dejjem akbar tal-aċċess għat-talbiet għal dokumenti riċevuti mill-EDPB, li jirriżultaw f’ammont ta’ xogħol konsiderevoli għas-Segretarjat tiegħu u li jappellaw għal riżorsi umani addizzjonali.

Ir-rifjut tal-EDPB li jagħti aċċess pubbliku (sħiħ) għal xi wħud mid-dokumenti identifikati

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman għamel referenza għall-proposta ta’ soluzzjoni tal-Ombudsman fil-każ 386/2021/AMF dwar id-deċiżjoni tal-EDPB li ma jagħtix aċċess pubbliku għad-dokumenti preparatorji relatati mal-linji gwida tiegħu dwar l-ipproċessar ta’ data personali fil-kuntest tal-forniment ta’ servizzi online lis-suġġetti tad-data [6]. L-Ombudsman qieset, fil-kuntest ta’ dik l-inkjesta preċedenti, li l-linji gwida tal-EDPB jistabbilixxu “interpretazzjoni awtorevoli” tad-dispożizzjonijiet tal-GDPR u għandhom effett sinifikanti fuq l-applikazzjoni tiegħu. Minħabba l-importanza tal-GDPR, l-Ombudsman qies, f’din l-investigazzjoni preċedenti, li l-pubbliku għandu interess li jkun jaf kif ġiet deċiża interpretazzjoni awtorevoli tad-dispożizzjonijiet tiegħu u għalhekk talab lill-EDPB jagħti l-usa’ aċċess possibbli għad-dokumenti mitluba. Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB fakkru li l-Ombudsman kienet irrikonoxxiet ukoll li, f’dak il-każ, kien diġà fid-dominju pubbliku li kien hemm ilħna kuntrarji dwar kif għandu jiġi interpretat il-kunċett ta’ “neċessità” skont l-Artikolu 6(1)(b) tal-GDPR fost l-Awtoritajiet Superviżorji Nazzjonali (NSAs) fil-proċess tal-adozzjoni tal-linji gwida 2/2019 tal-EDPB. Dan kien element importanti għall-EDPB meta qabel mal-proposta ta’ soluzzjoni tal-Ombudsman biex jingħata aċċess pubbliku usa’ għall-fehmiet anonimizzati tal-NSAs. Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB enfasizzaw il-ħtieġa li tiġi vvalutata kull talba għal aċċess pubbliku għad-dokumenti individwalment, u enfasizzaw li l-fatti fil-każ 201/2022/AMF kienu differenti mill-każ 386/2021/AMF, b’mod partikolari fir-rigward tal-informazzjoni li diġà kienet fid-dominju pubbliku għall-każ tal-aħħar.

Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB indikaw ukoll li, fil-każ 386/2021/AMF, l-ilmentatur kien talab aċċess pubbliku għal dokumenti preparatorji għal-linji gwida 2/2019 tal-EDBP, iżda li dan il-każ mhux biss kopra dokumenti preparatorji għal-linji gwida 2/2020 tal-EDPB iżda wkoll dokumenti preparatorji għal Dikjarazzjoni tal-EDPB u tweġiba għal Membru tal-Parlament Ewropew.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman innota li, bħala rimarka ġenerali, huwa ta’ benefiċċju għall-pubbliku li jifhem il-funzjonament tal-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet ta’ istituzzjoni tal-UE billi jkun jaf l-opinjonijiet tal-persuni awtorizzati li jieħdu sehem f’dak il-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet. Il-kwistjoni hija jekk hemmx raġunijiet sabiex wieħed jippreżumi li l-proċess deċiżjonali tal-istituzzjoni jkun serjament ippreġudikat mill-iżvelar pubbliku ta’ dawn l-opinjonijiet. U, anki jekk ġie stabbilit li l-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet ta’ istituzzjoni kellu jiġi serjament iddanneġġjat bl-iżvelar ta’ dawn id-dokumenti, xorta jista’ jkun hemm interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar ^[7]. F’dan il-kuntest, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman innota li huwa essenzjali li wieħed jifhem in-natura tal-proċess li jwassal għall-adozzjoni tad-dokumenti ta’ gwida tal-EDPB.

Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB innotaw li l-linji gwida tal-EDPB għandhom jipprovdu konsistenza u ċertezza legali dwar l-interpretazzjoni tal-GDPR. Skont l-EDPB, id-divulgazzjoni tal-opinjonijiet differenti li jinsabu fid-dokumenti preparatorji ma tippermettilux jissodisfa dan ir-rwol u twassal għal konfużjoni għall-pubbliku.

Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB qiesu li l-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet fi ħdan l-EDPB ma jistax jitqabbel mad-diskussjonijiet tal-istituzzjonijiet tal-UE fil-kuntest tal-proċeduri leġiżlattivi. Ir-rappreżentanti tal-EDPB SEC enfasizzaw li l-EDPB huwa korp tal-UE inkarigat li jiżgura l-applikazzjoni konsistenti tal-GDPR, li huwa magħmul mir-regolaturi nazzjonali tal-protezzjoni tad-data. Huma enfasizzaw ukoll li l-leġiżlatur, meta adotta l-GDPR, ipprovda lill-EDPB bil-possibbiltà li jkollu skambji kunfidenzjali meta l-EDPB iqis li dan ikun meħtieġ. Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB żiedu li, jekk jingħata aċċess pubbliku mingħajr kundizzjonijiet għad-dokumenti preparatorji kollha, l-NSAs isibuha bi tqila biex iressqu l-fehmiet u l-kummenti tagħhom, li jfixkel serjament il-kapaċità tal-EDPB li jwettaq il-kompiti tiegħu stabbiliti mill-GDPR. Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB innotaw ukoll li l-linji gwida tal-EDPB huma żviluppati f’livell tekniku, u l-pożizzjonijiet skambjati (spiss fil-livell tal-persunal) matul l-istadji tal-abbozzar jistgħu ma jirriflettux il-pożizzjoni uffiċjali tal-NSAs irrappreżentati fil-Bord, minħabba li dawn il-proposti ta’ abbozzar isiru fuq il-post matul il-laqgħat. Dawn il-pożizzjonijiet sussegwentement jeħtieġ li jiġu kkonfermati meta l-abbozz ikun fi stadju aktar matur sabiex ikun hemm il-pożizzjonijiet uffiċjali tal-NSAs individwali.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman innota li t-talba fl-inkjesta li għaddejja kienet tikkonċerna abbozzi ta’ verżjonijiet ta’ dokumenti li kienu diġà ġew adottati mill-EDPB. Barra minn hekk, l-ilmentatur kien iddikjara li kien se jaċċetta li jkollu aċċess għal verżjonijiet anonimizzati tal-kontribuzzjonijiet tal-membri tal-EDPB. Għalhekk, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman talab lir-rappreżentanti tal-EDPB jipprovdu eżempji konkreti dwar kif il-proċess tat-teħid ta’ deċiżjonijiet tiegħu jiġi mminat serjament billi jingħata aċċess pubbliku usa’ għad-dokumenti mitluba fejn dawn ikunu ġew anonimizzati b’dan il-mod.

Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB wieġbu li fil-passat kien possibbli għall-pubbliku li jidentifika l-awturi tal-kontribuzzjonijiet fid-dokumenti preparatorji, anke meta dawn ġew żvelati f’forma anonimizzata. L-awturi ta’ dawn il-kontribuzzjonijiet jistgħu mbagħad ikunu soġġetti għal pressjoni esterna minn kumpaniji u gruppi ta’ interess. Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB enfasizzaw li tali divulgazzjoni twassal biex il-membri tal-EDPB joqogħdu lura milli jikkondividu l-fehmiet tagħhom, u konsegwentement tipprevjeni diskussjoni miftuħa u libera. Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB żiedu li, anki jekk id-dokumenti preparatorji kellhom jiġu ddivulgati bis-sħiħ, dan jikkawża konfużjoni għall-pubbliku, peress li l-abbozzi mhux neċessarjament jispjegaw għaliex saret bidla speċifika, jew għaliex ġiet abbozzata xi ħaġa b’ċertu mod. Huma indikaw ukoll li hemm riskju li d-divulgazzjoni ta’ fehmiet individwali u preliminari tista’ taffettwa l-awtorità tal-EDPB kollu kemm hu, filwaqt li għandu l-missjoni li jipprovdi applikazzjoni konsistenti tal-GDPR.

Ir-rappreżentanti tal-EDPB SEC enfasizzaw il-ħtieġa li jiġi bbilanċjat u protett id-dritt għat-trasparenza u d-dritt għall-protezzjoni tad-data. F’dan ir-rigward, l-għoti ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti mitluba jdgħajjef iċ-ċertezza legali u l-konsistenza fir-rigward tal-interpretazzjoni tal-GDPR u, bħala konsegwenza, id-dritt għall-protezzjoni tad-data jiġi ppreġudikat.

Proċedura għall-adozzjoni tal-linji gwida

Fuq talba, ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB spjegaw il-prattika interna tal-EDPB għall-adozzjoni tal-linji gwida tiegħu. Skont din il-prattika, il-membri tas-sottogrupp tal-EDPB inkarigati minn sett speċifiku ta’ linji gwida jiskambjaw kummenti dwar l-abbozz imħejji minn tim ta’ abbozzar u dwar proposti magħmula direttament fil-laqgħat. Hija prattika komuni li l-verżjoni tal-abbozz li tkun qed tiġi diskussa waqt laqgħa tintwera fuq skrin. Ħafna drabi huwa s-Segretarjat tal-EDPB li jirreġistra f’ħin reali dawn l-iskambji orali fl-abbozz. Peress li dawk id-diskussjonijiet huma relatati ma’ proposti konkreti magħmula matul il-laqgħat, dawn jirriflettu l-pożizzjoni fil-livell tekniku tal-persunal tal-membri tal-EDPB, li mhux neċessarjament tirrifletti l-pożizzjoni uffiċjali tal-ġerarkija tagħhom li se jkollha tiġi kkonfermata aktar tard. Barra minn hekk, ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB kienu tal-fehma li dawn l-abbozzi ma jagħtux stampa preċiża tad-diskussjoni kollha, peress li huma biss “ritratti” tal-proċess u xi bidliet mhux dejjem jistgħu jsiru b’mod kompletament artikulat meta jitwettqu “diretti” matul il-laqgħat. Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB għalhekk iqisu li xi ħadd li ma attendiex dik il-laqgħa jew mill-inqas segwa d-diskussjonijiet fi ħdan l-EDPB dwar dak is-suġġett ikollu diffikultajiet biex jifhem il-kuntest tal-kummenti u l-emendi ssuġġeriti. Ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB iddikjaraw mill-ġdid li hemm riskju, jekk jingħata aċċess pubbliku għal dokumenti preparatorji, li d-diskussjonijiet futuri jiġu affettwati, peress li l-NSAs ma jesprimux il-fehmiet tagħhom liberament u dan ikollu impatt serju fuq il-kapaċità tal-EDPB li jwettaq il-kompiti tiegħu.

Fl-aħħar nett, ir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB innotaw li dawn id-dokumenti huma kollha, b’xi mod jew ieħor, marbuta mal-ħidma li għaddejja tal-EDPB dwar il-FATCA ^[8], li tista’ tiġi affettwata wkoll mid-divulgazzjoni tagħhom.

Konklużjoni tal-laqgħa

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman irringrazzja lir-rappreżentanti tas-SEC tal-EDPB għall-ispjegazzjonijiet ipprovduti. Il-laqgħa mbagħad intemmet.

Brussell, 31 ta’ Mejju 2022

Angela Marcos Figueruelo Jennifer King

Uffiċjal tal-Inkjesti Espert Legali

Id-Direttorat tal-Inkjesti Id-Direttorat tal-Inkjesti

[1] L-Artikolu 4.8 tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew.

[2] Disponibbli fuq: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/other-guidance/statement-042021-international-agreements-including_en

[3] Disponibbli fuq: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/documents/public-consultations/2020/guidelines-22020-articles-46-2-and-46-3-b_en

[4] Disponibbli fuq: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/statements/edpb-statement-012019-us-foreign-account-tax-compliance-act_en

[5] Disponibbli fuq: https://edpb.europa.eu/system/files/2021-07/edpb_letter_out2021-0119_intveld_igas.pdf

[6] Il-Linji Gwida 2/2019 tal-EDPB, disponibbli fuq: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-22019-processing-personal-data-under-article-61b_en

[7] Skont l-Artikolu 4.3 tar-Regolament 1049/2001

[8] L-Att tal-Istati Uniti dwar il-Konformità Fiskali tal-Kontijiet Barranin.