KOMPLAINT: 2038/2021/DL

Titlu tal-każ: Ir-rifjut mis-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna li jagħti aċċess pubbliku għal dokumenti relatati mal-ħatra ta' Ambaxxatur tal-UE

Data: Il-Ħamis, 13 ta' Jannar 2022

Arranġamenti ta’ spezzjoni mill-bogħod u l-post fiżiku

Preżenti

Is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna

Aġent Kap tad-Diviżjoni, SEAE SG.AFFGEN.2 - Affarijiet Parlamentari

Koordinazzjoni tal-Ombudsman, SEAE SG.AFFGEN.2 - Affarijiet Parlamentari

Konsulent Legali, SG.AFFGEN.1 - Affarijiet Legali

Uffiċjal tal-Politika, RM.HR.2.SEC1 - Management and Temporary Agents (Maniġment tal- u Aġenti Temporanji)

Uffiċjal tal-Politika, SG.2 - Affarijiet Parlamentari

L-Ombudsman Ewropew

Is-Sur O’REGAN Fergal, Kap Espert Legali, Direttorat tal-Inkjesti

Is-Sa KING Jennifer, Espert Legali, Direttorat tal-Inkjesti

MS GEHRING Michaela, Uffiċjal tal-Inkjesti, Direttorat tal-Inkjesti

Is-Sa LAERMANS Dorien, Uffiċjal tal-Inkjesti, Direttorat tal-Inkjesti

L-għan tal-ispezzjoni tad-dokumenti u tal-laqgħa

L-għan tal-laqgħa kien li jiġu spezzjonati d-dokumenti biex jiġi vverifikat jekk is-Servizz Ewropew għall-Azzjoni Esterna (SEAE) kienx iġġustifikat fl-applikazzjoni tal-eċċezzjonijiet skont ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti ^[1] kif stabbilit fid-“deċiżjoni konfermatorja” tiegħu.

Barra minn hekk, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman ried jikseb kjarifiki addizzjonali mis-SEAE dwar għaliex kien irrifjuta l-aċċess għad-dokumenti kkonċernati, peress li deher li n-nuqqas ta’ raġunament dettaljat imressaq mis-SEAE fid-deċiżjoni tiegħu għamilha diffiċli għall-ilmentatur biex jifhem għaliex l-applikazzjoni tiegħu ġiet miċħuda fl-intier tagħha.

Introduzzjoni u informazzjoni proċedurali

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman introduċa lilu nnifsu, irringrazzja lir-rappreżentanti tas-SEAE talli ltaqgħu magħhom u stabbilixxa l-għan tal-laqgħa. It-tim ta’ inkjesta ddeskriva l-qafas legali li japplika għal-laqgħat li jsiru mill-Ombudsman, b’mod partikolari, li l-Ombudsman ma jiżvela l-ebda informazzjoni identifikata mis-SEAE bħala kunfidenzjali, la lill-ilmentatur u lanqas lil kwalunkwe persuna oħra barra mill-Uffiċċju tal-Ombudsman, mingħajr il-kunsens minn qabel tas-SEAE.

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman spjega li kien se jfassal abbozz ta’ rapport dwar il-laqgħa li għandu jintbagħat lis-SEAE biex jiġi żgurat li kienet fattwalment preċiża u kompluta. Ir-rapport tal-laqgħa mbagħad jiġi ffinalizzat, inkluż fil-fajl u jiġi pprovdut lill-ilmentatur. L-ebda informazzjoni kunfidenzjali mhi se tiġi inkluża fir-rapport.

Informazzjoni skambjata u dokumenti spezzjonati

Dokumenti spezzjonati

It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman spezzjona r-rapport ta’ preselezzjoni, ir-rapport tal-intervista, ir-rapport taċ-ċentru ta’ valutazzjoni u r-rapport finali. Ir-rappreżentanti tas-SEAE pprovdew ukoll ċerti dokumenti li ma kinux jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku.

Informazzjoni dwar ir-rifjut li jiġu żvelati d-dokumenti

Ir-rappreżentanti tas-SEAE spjegaw fid-dettall kif jaħdem il-proċess tal-għażla ta’ ambaxxatur għall-UE, mill-preżentazzjoni tal-applikazzjonijiet tal-kandidati sal-ħatra uffiċjali mir-Rappreżentant Għoli. Il-lista tal-kandidati magħżula tiġi approvata mill-Kulleġġ tal-Kummissarji qabel id-deċiżjoni finali tar-Rappreżentant Għoli fil-kapaċità tiegħu bħala Awtorità tal-Ħatra. Ir-rappreżentanti enfasizzaw li hemm livell relattivament għoli ta’ skrutinju ta’ tali ħatriet meta mqabbla ma’ dawk ta’ persunal ieħor reklutat fl-istess grad. Pereżempju, il-bordijiet tal-għażla huma magħmula minn rappreżentanti tas-SEAE, il-Kummissjoni, is-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill u l-Istati Membri. Il-ħatra hija segwita minn stqarrija għall-istampa u l-pubblikazzjoni tas-CV qasir tal-ambaxxatur. Barra minn hekk, il-Parlament Ewropew jista' jiddeċiedi li jiskambja fehmiet ma' kandidat magħżul qabel ma jibda d-dmirijiet uffiċjali tiegħu, filwaqt li jiżgura skrutinju demokratiku.

Ir-rappreżentanti tas-SEAE spjegaw li d-deċiżjoni tagħhom dwar it-talba għal aċċess pubbliku f'dan il-każ kienet konċiża peress li l-prinċipji legali u l-ġurisprudenza huma ċari fis-sens li, skont ir-Regolament 1049/2001, l-aċċess għandu jiġi rrifjutat jekk l-iżvelar ikun ta' ħsara għall-privatezza u l-integrità tal-individwu.^[2] Barra minn hekk, skont il-ġurisprudenza ^[3], ir-regola fir-Regolamenti tal-Persunal li l-proċedimenti tal-Bordijiet tas-Selezzjoni għandhom ikunu sigrieti ^[4] għandha titqies meta jiġi ddeterminat jekk, skont ir-Regolament 1049/2001, l-aċċess jimminax it-teħid ta' deċiżjonijiet ta' istituzzjoni ^[5]. Peress li d-dokumenti jinkludu l-ismijiet tal-kandidati kollha u l-evalwazzjoni kwalitattiva ta’ dawn il-kandidati, hija kellha tirrifjuta l-aċċess.

Ir-rappreżentanti tas-SEAE qiesu li l-argumenti tal-ilmentatur ma wrewx l-eżistenza ta’ interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar ^[6], u lanqas ma setgħu jidentifikaw huma stess xi interess pubbliku prevalenti fl-iżvelar. Filwaqt li l-ħatra ta' ambaxxatur għall-UE hija importanti, fil-fehma tiegħu, ma hemm l-ebda interess pubbliku li wieħed jara l-evalwazzjonijiet tal-kandidati.

Ir-rappreżentanti tas-SEAE qiesu wkoll li l-argumenti tal-ilmentatur ma stabbilixxewx il-ħtieġa, għal skop speċifiku fl-interess pubbliku, tat-trasferiment tad-data personali lill-ilmentatur. Huma argumentaw ukoll li kien hemm riskju raġonevoli u prevedibbli li l-iżvelar tad-data personali tal-kandidati jimmina l-interessi leġittimi tal-kandidati [7].

Ir-rappreżentanti tas-SEAE qalu wkoll li d-divulgazzjoni tad-dokumenti tista’ xxekkel il-proċedimenti tal-għażla futuri, peress li tiżvela t-tipi ta’ mistoqsijiet li jsiru u kif jitwettqu l-valutazzjonijiet, u b’hekk tippermetti lill-kandidati futuri potenzjali jimminaw l-effettività tal-proċess tal-għażla.

Konklużjoni tal-ispezzjoni tad-dokumenti u tal-laqgħa

It-tim ta’ inkjesta rringrazzja lir-rappreżentanti tas-SEAE għall-ħin tagħhom u għall-ispjegazzjonijiet ipprovduti, u l-laqgħa ntemmet.

Brussell, 19 ta' Jannar 2022

Fergal O’Regan Dorien Laermans

Uffiċjal Kap tal-Inkjesti tal-Esperti Legali

[1] Ir-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[2] L-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001.

[3] Ara, pereżempju, is-Sentenza tal-Qorti Ġenerali tat-23 ta’ Settembru 2020, ZL vs EUIPO, il-Kawża T-596/18, il-paragrafi 45-48: https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=1049%2BEPSO&docid=231529&pageIndex=0&doclang=en&mode=req&dir=&occ=first&part=1&cid=183081#ctx1.

[4] L-Artikolu 6 tal-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-UE: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20140501#tocId201.

[5] L-Artikolu 4(3), it-tieni inċiż, tar-Regolament 1049/2001.

[6] F’konformità mal-Artikolu 4(3), it-tieni inċiż, tar-Regolament 1049/2001.

[7] L-Artikolu 4(1)(b) tar-Regolament 1049/2001 jistipula li “L-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw l-aċċess għal dokument meta l-iżvelar tiegħu jista’ jdgħajjef il-protezzjoni tal-privatezza u l-integrità tal-individwu, b’mod partikolari skont il-leġiżlazzjoni Komunitarja dwar il-protezzjoni tad-data personali”. Il-leġiżlazzjoni Komunitarja msemmija hija r-Regolament 2018/1725 dwar il-protezzjoni ta’ persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment liberu ta’ tali data: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725. F’konformità mal-Artikolu 9(1)(b) tar-Regolament 2018/1725, istituzzjoni jeħtieġ li ssegwi analiżi fi tliet stadji fil-valutazzjoni ta’ jekk it-trasferiment ta’ data personali jkunx legali. L-ewwel nett, hija għandha teżamina jekk min jagħmel it-talba weriex il-ħtieġa tat-trasferiment tad-data personali lilu għal skop speċifiku fl-interess pubbliku. Jekk dan ikun il-każ, l-istituzzjoni għandha tistabbilixxi jekk it-trasferiment jistax idgħajjef l-interessi leġittimi tas-suġġetti tad-data. Fl-aħħar nett, l-istituzzjoni għandha twettaq “eżerċizzju ta’ bbilanċjar” bejn l-interessi tal-persuna li titlob aċċess għad-data personali u l-interessi leġittimi tas-suġġetti tad-data.