Kelmtejn ta’ qabel

Huwa bi pjaċir kbir li nippreżenta dan ir-rapport “Putting it Right”, li fih
nirreġistraw l-ogħla rati ta’ konformità tagħna sal-lum. Ir-rata tal-2014 hija ta’ 90 %, meta mqabbla mal-aħjar preċedenti ta’ 82 %, u 14 mid-19-il istituzzjoni eżaminati kisbu punteġġ ta’ 100 %. Dan juri l-aċċettazzjoni dejjem akbar mill-amministrazzjoni tal-UE tal-gwida u r-rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman, u r-relazzjoni ta’ ħidma kooperattiva bejnietna.

Fil-124 każ li fihom l-Ombudsman għamlet proposti ta' soluzzjoni, rakkomandazzjonijiet, rimarki kritiċi jew oħrajn f'każijiet magħluqa fl-2014, l-istituzzjonijiet taw 111-il tweġiba pożittiva. Ġew solvuti 118-il każ ieħor mill-istituzzjonijiet.

Il-konformità mhux dejjem jew immedjatament tixbah l-impatt, jiġifieri l-mod konkret li bih iċ-ċittadini, in-negozji jew is-soċjetà ċivili tal-UE jiġu megħjuna. Jista 'jkun diffiċli li jitkejjel iżda aħna kontinwament infittxu li ntejbu kif nirreġistraw dak li nagħmlu u dak li niksbu. Għadd ta’ miżuri prattiċi ppjanati huma deskritti fit-taqsima “Konklużjoni” hawn taħt. Ninsab fiduċjuż li dan se jsaħħaħ il-kapaċità tagħna li nirrappurtaw bis-sħiħ lill-Parlament u lill-pubbliku.

Minbarra li jagħmlu rakkomandazzjonijiet dwar kif jistgħu jittejbu l-prattiki amministrattivi, l-ombudsmen għandhom ukoll rwol edukattiv. Dan huwa ttrattat fit-taqsima dwar rimarki kritiċi u ulterjuri, fejn neżaminaw it-tagħlimiet li l-istituzzjonijiet ikunu tgħallmu wara li l-Ombudsman ikun għalaq il-każ. Fil-passat, aħna tlabna b’mod sistematiku rispons ta’ segwitu għal rimarki kritiċi u ulterjuri. Madankollu, f’għadd limitat ta’ każijiet, huwa impossibbli li tittieħed lezzjoni sinifikanti mill-każ minħabba n-natura ta’ darba tiegħu. Għalhekk, fil-futur, se nispeċifikaw jekk neħtieġux tweġiba ta’ segwitu u se nkomplu nillimitaw l-użu tagħna ta’ rimarki ulterjuri għal każijiet fejn nistgħu nagħmlu suġġerimenti konkreti għal titjib sistemiku jew nistgħu nistiednu lill-istituzzjoni biex toħroġ b’miżuri konkreti hija stess u tirrapporta lura lilna.

Dawn l-isforzi kollha biex intejbu l-mod kif naħdmu jsiru fl-isfond ta’ riżorsi dejjem aktar limitati u aspettattivi dejjem akbar u leġittimi mill-pubbliku. Fl-aħħar mill-aħħar, għandhom l-għan li jilħqu l-għan li stabbilixxejt għalija nnifsi bħala Ombudsman Ewropew: biex tinkiseb l-effettività tad-dinja reali billi jiġi żgurat titjib sistemiku, sostenibbli u li jista’ jitkejjel fl-amministrazzjoni tal-UE.

Emily O'Reilly
11 ta' Diċembru 2015

Rapport

1. Introduzzjoni

Dan ir-Rapport jiddeskrivi sa liema punt l-istituzzjonijiet tal-UE [1] wieġbu b'mod kostruttiv għall-proposti magħmula mill-Ombudsman Ewropew fl-2014.

Dawn il-proposti jiġu fil-forma ta' soluzzjonijiet, rakkomandazzjonijiet, rimarki kritiċi u oħrajn [2]. L-anness għal dan ir-rapport fih ħafna eżempji ta’ każijiet fejn l-Ombudsman ipperswadiet lill-amministrazzjoni tal-UE biex ittejjeb il-prestazzjoni tagħha u tipprovdi ħarsa ġenerali lejn il-firxa ta’ titjib fis-servizz pubbliku ġġenerat b’riżultat ta’ dan.

2. Is-setgħat u l-proċeduri tal-Ombudsman

L-Ombudsman jgħin lill-individwi, lill-kumpaniji u lill-assoċjazzjonijiet li għandhom problema ma' istituzzjoni tal-UE [3]. Fl-istess ħin, taqdi l-interess pubbliku billi tgħin lill-istituzzjonijiet itejbu l-kwalità tas-servizz li jipprovdu. Minbarra li tinvestiga l-ilmenti, l-Ombudsman tista' wkoll tiftaħ inkjesti fuq inizjattiva tagħha stess.

L-Ombudsman jista' jitlob lill-istituzzjoni kkonċernata tipprovdi informazzjoni, tispezzjona l-fajls tagħha u tieħu xhieda mingħand l-uffiċjali. Dawn is-setgħat jinsabu fl-Istatut tal-Ombudsman [4] (“l-Istatut”). Meta taħseb li jkun xieraq li tagħmel dan f'każ speċifiku, l-Ombudsman tistieden lill-istituzzjoni tirrevedi l-pożizzjoni tagħha, tipprovdi rimedju jew tagħmel bidliet ġenerali għall-futur. Jekk l-istituzzjoni tirrifjuta li tikkoopera, hija tista' tiġbed l-attenzjoni politika għal każ billi tagħmel Rapport Speċjali lill-Parlament Ewropew.

3. Soluzzjonijiet

Meta jkun xieraq, l-Ombudsman jipprova jikseb rimedju għall-ilmentaturi billi jipproponi soluzzjoni, ibbażata fuq l-Artikolu 3(5) tal-Istatut [5]. Filwaqt li l-proposti għal soluzzjoni jistgħu jinkludu sejba proviżorja ta' amministrazzjoni ħażina, l-Ombudsman spiss iqis li huwa aktar kostruttiv li jiġi evitat li jiġi ddikjarat, anke b'mod proviżorju, li jista' jkun hemm amministrazzjoni ħażina. Minflok, hija tidentifika problema jew nuqqas fl-imġiba tal-istituzzjoni li jistgħu jiġu solvuti jekk l-istituzzjoni tadotta s-soluzzjoni proposta.

Fejn għandu jiġi pprovdut rimedju, ikun aħjar jekk l-istituzzjoni kkonċernata tieħu l-inizjattiva, meta tirċievi l-ilment, li tirrikonoxxi l-problema u toffri rimedju xieraq. Dan jista’ jieħu l-forma ta’ kumpens jew apoloġija sinċiera lill-persuna kkonċernata.

4. Rakkomandazzjonijiet

Jekk l-istituzzjoni tirrifjuta proposta ta’ soluzzjoni mingħajr raġuni valida, il-pass li jmiss normalment ikun dak li l-Artikolu 3(6) tal-Istatut isejjaħ “abbozz ta’ rakkomandazzjoni”. Ikun aħjar għal dawk kollha kkonċernati jekk l-istituzzjoni taċċetta soluzzjoni milli jekk l-ewwel tirrifjuta proposta għal soluzzjoni u mbagħad taċċetta rakkomandazzjoni. Madankollu, se jkun hemm ukoll xi każijiet li fihom l-Ombudsman iqis li huwa xieraq li jipproċedi biex jagħmel rakkomandazzjoni mingħajr ma l-ewwel ikun ippropona soluzzjoni. Dan jista’ jkun minħabba li l-Ombudsman iqis li l-kwistjoni inkwistjoni hija ta’ importanza suffiċjenti biex tiġġustifika l-approċċ aktar formali ta’ rakkomandazzjoni; jew jista’ jkun minħabba li hija tiġġudika li proposta ma tistax tiġi aċċettata mill-istituzzjoni.

Ir-rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-istituzzjonijiet huma, fl-istess ħin, ippubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman. L-Ombudsman tista' tagħżel ukoll li tiġbed l-attenzjoni tal-pubbliku għall-każ u għall-isforzi tagħha biex tikseb soluzzjoni, billi toħroġ stqarrija għall-istampa f'dan l-istadju dwar l-amministrazzjoni ħażina identifikata. Bil-ħsieb li tiġi evitata tali pubbliċità, l-istituzzjonijiet għandhom jikkunsidraw serjament il-benefiċċju miżjud, għall-ħidma tagħhom stess u għall-immaġni tal-Unjoni b'mod aktar ġenerali, li jaċċettaw proposta ta' soluzzjoni aktar milli jistennew lill-Ombudsman jagħmel rakkomandazzjoni.

5. Rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri

Ir-rifjut mill-istituzzjoni ta’ proposta jew rakkomandazzjoni ta’ soluzzjoni jista’ jwassal għal għadd ta’ eżiti possibbli, inkluż l-għeluq tal-każ b’rimarka kritika. F’69 % tal-każijiet fejn instabet amministrazzjoni ħażina fl-2014, il-każ ingħalaq b’rimarka kritika.

Rimarka kritika tinforma lill-istituzzjoni dwar dak li għamlet ħażin fil-każ speċifiku. Ir-rimarka tidentifika r-regola jew il-prinċipju li nkiser u (sakemm ma jkunx ovvju) tispjega x’kellha tagħmel l-istituzzjoni fiċ-ċirkostanzi partikolari tal-każ. L-istituzzjoni nnifisha hija mistennija li ssegwi billi tistaqsi "għaliex għamilna ħażin f'dak il-każ? Nistgħu nnaqqsu r-riskju li nerġgħu nagħmlu l-istess żball?" Imbagħad għandha tirrapporta lura fi żmien sitt xhur, jekk tintalab tagħmel dan mill-Ombudsman.

Rimarka kritika ma tikkostitwixxix rimedju għall-ilmentatur. F'ħafna każijiet, eżitu aħjar kien ikun li l-istituzzjoni kkonċernata ssolvi l-kwistjoni hija stess billi tirrikonoxxi l-amministrazzjoni ħażina u toffri rimedju xieraq [6].

Rimarka oħra għandha l-għan li sservi l-interess pubbliku billi tgħin lill-istituzzjoni kkonċernata tgħolli l-kwalità tal-amministrazzjoni tagħha fil-futur. Għall-kuntrarju ta' rakkomandazzjoni jew rimarka kritika, rimarka oħra mhijiex ibbażata fuq sejba ta' amministrazzjoni ħażina. Għalhekk, ma għandhiex tinftiehem bħala li timplika ċensura tal-istituzzjoni li lilha tkun indirizzata.

6. Proposti għal soluzzjonijiet u rakkomandazzjonijiet aċċettati fl-2014

Fl-2014, l-istituzzjonijiet tal-UE aċċettaw total ta' 15-il proposta ta' soluzzjoni, filwaqt li 13-il rakkomandazzjoni ġew aċċettati kompletament jew parzjalment [7]. Tliet proposti għal soluzzjoni ġew irrifjutati (mill-Kummissjoni), kif ukoll ħames rakkomandazzjonijiet (tnejn mill-Kummissjoni, tnejn mill-EPSO u waħda mill-OLAF).[8]

L-anness għal dan ir-Rapport jiġbor fil-qosor il-każijiet li fihom ġiet aċċettata proposta għal soluzzjoni jew rakkomandazzjoni [9]. Wieħed minn dawn il-każijiet jeħtieġ li jissemma b’mod speċjali bħala “każ stilla”, li għandu jservi bħala mudell għal istituzzjonijiet oħra ta’ kif l-aħjar jirreaġixxu għall-proposti tal-Ombudsman.

7. Segwitu mogħti għar-rimarki kritiċi u rimarki ulterjuri li saru fl-2014

Fl-2014, saru 34 kumment kritiku f’26 deċiżjoni, filwaqt li saru 54 kumment ieħor f’39 deċiżjoni. Deċiżjoni waħda jista' jkun fiha aktar minn rimarka waħda, u ż-żewġ tipi ta' rimarki jistgħu jiġu inklużi fl-istess deċiżjoni.

L-istituzzjonijiet ikkonċernati ġew mistiedna jwieġbu għar-rimarki fi żmien sitt xhur. Waslu tweġibiet għar-rimarki kollha li saru fl-2014 għalkemm f’xi każijiet kien hemm dewmien.

B'kummenti kritiċi u oħrajn flimkien, ir-rata ta' segwitu sodisfaċenti kienet ta' 94 %, bil-bosta l-ogħla ċifra rreġistrata minn meta l-Ombudsman beda dan l-eżerċizzju (kienet ta' 81 % fl-2013, filwaqt li l-ogħla ċifra rreġistrata sa issa kienet ta' 84 % fl-2011). Is-segwitu għal rimarki ulterjuri kien sodisfaċenti f’mhux inqas minn 98 % tal-każijiet, filwaqt li r-rata ta’ segwitu sodisfaċenti tar-rimarki kritiċi kienet ta’ 88 %. L-ogħla ċifri rreġistrati s'issa kienu 100% fl-2008, fir-rigward ta' segwitu pożittiv għal rimarki ulterjuri, u 80% fl-2011 fir-rigward ta' segwitu pożittiv għal rimarki kritiċi.

L-anness għal dan ir-Rapport jinkludi analiżi dettaljata ta’ kull wieħed mill-każijiet li fihom saru kumment kritiku wieħed jew aktar u/jew rimarki ulterjuri. Tnejn mis-segwitu jistħoqqilhom li jissemmew b’mod speċjali bħala “każijiet ta’ stilla”.

8. Rata ta’ konformità ġenerali skont l-istituzzjoni

Iċ-ċifra kumplessiva f'termini ta' konformità mal-proposti tal-Ombudsman fl-2014 hija ta' 90 %, bil-bosta l-ogħla ċifra li nkisbet s'issa (li qabel kienet 82 % fl-2011, l-ewwel sena li bdejna nirreġistraw din iċ-ċifra). Ir-rata ta’ konformità hija bbażata fuq l-għadd ta’ tweġibiet pożittivi għall-proposti ta’ soluzzjoni, rakkomandazzjonijiet, rimarki kritiċi u oħrajn li saru f’każijiet magħluqa fl-2014. Kollox ma' kollox, minn 124 każ li fihom l-Ombudsman għamlet proposti ta' soluzzjoni, rakkomandazzjonijiet, rimarki kritiċi jew ulterjuri fil-kuntest ta' każijiet magħluqa fl-2014 [10], l-istituzzjonijiet ipprovdew 111-il tweġiba pożittiva.

Kif jidher ċar mit-Tabella 4 hawn taħt, ir-rata ta’ konformità tvarja b’mod sinifikanti minn istituzzjoni għal oħra — minn 100 % f’ħafna każijiet għal 0 % fl-agħar każ. Filwaqt li din l-istatistika hija, f'ċerti każijiet, ibbażata fuq ftit każijiet, jibqa' l-fatt li kwalunkwe riżultat inqas minn 100 % jirrappreżenta nuqqas ta' konformità ma' proposta magħmula mill-Ombudsman.

9. Konklużjoni

Kif imħabbar fir-rapport tas-sena l-oħra, l-Ombudsman qed tipprova ssib modi ġodda ta' ħidma mal-istituzzjonijiet biex tiżgura riżultati sodisfaċenti aktar kmieni fil-proċess għall-benefiċċju taċ-ċittadini. Ironikament, ħafna eżiti ta’ suċċess miksuba f’dawn il-każijiet ma jinqabdux f’dan l-istudju minħabba li ma jirriżultawx minn proposti u rakkomandazzjonijiet formali tal-Ombudsman. Biżżejjed jingħad li lil hinn mill-każijiet li jinsabu f'dan ir-rapport, 118-il każ ieħor ġew solvuti mill-istituzzjonijiet fl-2014.[11]

Biex nipprovdu stampa sħiħa tal-impatt tal-Ombudsman fil-futur, fl-2016 se nespandu l-użu tat-terminu “soluzzjonijiet” abbażi tal-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman li sa issa ntuża f’sens relattivament strett. Sa fejn ikun possibbli, kwalunkwe suġġeriment li jsir fl-inkjesti, anke fi stadju bikri tal-inkjesta, għandu jiġi kklassifikat bħala "soluzzjonijiet". Bħala tali, nistgħu nistennew li n-numru ta’ soluzzjonijiet irreġistrati għall-2016 ikun ħafna ogħla milli tradizzjonalment kien il-każ, bin-numru ta’ każijiet solvuti jitnaqqas b’mod proporzjonat. Beħsiebna wkoll insemmu mill-ġdid “rimarki ulterjuri” bħala “suġġerimenti għal titjib”, terminu li l-pubbliku huwa aktar probabbli li jifhem. Għalissa, se nżommu l-użu tagħna tat-terminu rimarka kritika.

Dawn il-bidliet isiru fi spirtu li jagħtu rendikont aħjar lill-Parlament u lill-pubbliku dwar l-impatt tal-Ombudsman.

[1] Fil-qosor, dan ir-rapport juża t-terminu "istituzzjoni" biex jirreferi għall-Istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji kollha tal-UE.

[2] Ir-rapport ikopri każijiet magħluqa mill-Ombudsman f'sena partikolari b'rimarka kritika, rimarka ulterjuri, jew sejba li l-istituzzjoni kkonċernata aċċettat soluzzjoni jew rakkomandazzjoni. Filwaqt li fil-passat l-Ombudsman irreferiet għal “soluzzjoni faċli” u “abbozz ta’ rakkomandazzjoni”, issa hija tuża t-termini aktar sempliċi “soluzzjoni” u “rakkomandazzjoni”.

[3] L-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea jagħti s-setgħa lill-Ombudsman biex jinvestiga amministrazzjoni ħażina fl-attivitajiet tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji jew l-aġenziji tal-Unjoni, bl-eċċezzjoni tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea li taġixxi fir-rwol ġudizzjarju tagħha.

[4] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew 2008/587, tat-18 ta’ Ġunju 2008, li temenda d-Deċiżjoni 94/262 dwar ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman, ĠU L 189, p. 25.

[5] L-Artikolu 3(5) tal-Istatut jipprevedi li "Sa fejn ikun possibbli, l-Ombudsman għandu jfittex soluzzjoni mal-istituzzjoni jew il-korp ikkonċernat biex jelimina l-każ ta' amministrazzjoni ħażina u jissodisfa l-ilment."

[6] L-ilmentatur, madankollu, mhux dejjem għandu raġun u l-istituzzjoni kkonċernata hija intitolata li tiddefendi l-pożizzjoni tagħha.

[7] Każ jingħalaq b’aċċettazzjoni parzjali tar-rakkomandazzjoni meta l-istituzzjoni tkun wieġbet ġenwinament għall-punti ċentrali fir-rakkomandazzjoni b’mod kostruttiv.

[8] Ara wkoll in-nota 10 f’qiegħ il-paġna hawn taħt.

[9] L-Ombudsman għamel ukoll rimarka oħra f'xi wħud minn dawn il-każijiet, li għalhekk jissemmew aktar minn darba fl-anness għal dan ir-rapport.

[10] Huwa possibbli li għadd ta' każijiet oħra magħluqa fl-2014 kien fihom proposti ta' soluzzjoni u rakkomandazzjonijiet li ma ġewx aċċettati, iżda li ma wasslux għal kumment kritiku. Għandu jiġi nnutat ukoll li fi tliet każijiet, l-istituzzjonijiet irrifjutaw proposta għal soluzzjoni iżda aċċettaw ir-rakkomandazzjoni sussegwenti. Sabiex jiġi evitat għadd doppju, iċ-ċifra ta’ 124 tinkludi biss ir-rakkomandazzjonijiet f’dawk il-każijiet u mhux il-proposti ta’ soluzzjoni. F’żewġ każijiet oħra, l-istituzzjoni rrifjutat jew proposta għal soluzzjoni jew rakkomandazzjoni u sussegwentement naqset milli ssegwi b’mod sodisfaċenti r-rimarka kritika. Għal darb’oħra, biex jiġi evitat l-għadd doppju, huwa biss is-segwitu negattiv għar-rimarka kritika li huwa inkluż fl-istatistika ta’ hawn fuq.

[11] L-anness għal dan ir-rapport fih ukoll għadd ta' każijiet oħra li fihom l-istituzzjonijiet irrapportaw segwitu pożittiv wara li ngħalqet l-inkjesta. Peress li dawn ma ġewx b’reazzjoni għal rimarki formali kritiċi u oħrajn, dawn mhumiex riflessi fl-istatistika.