Strasburgu, 27/07/2020

OI/4/2020/TE

Suġġett: Trasparenza tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-Kunsill matul il-kriżi tal-COVID-19

Għażiż Sur Tranholm‐Mikkelsen,

Dan l-aħħar ilqajt ^[1] il-passi meħuda mill-Kunsill biex jippubblika b’mod proattiv dokumenti leġiżlattivi addizzjonali. Dan it-titjib għandu jagħmilha aktar faċli għall-pubbliku li jsemma’ leħnu fit-tfassil tal-liġijiet tal-UE, li huwa dritt demokratiku importanti.

Il-Kunsill, flimkien mal-istituzzjonijiet ewlenin l-oħra tal-UE, bħalissa qed jiddeċiedi dwar miżuri tal-akbar importanza b'reazzjoni għall-kriżi tal-COVID-19. Biex il-pubbliku jżomm lill-istituzzjonijiet tal-UE u lill-gvernijiet nazzjonali tagħhom responsabbli, u biex jipparteċipa kemm jista’ jkun fil-proċess demokratiku tal-UE, dawn id-deċiżjonijiet jeħtieġ li jsiru b’mod trasparenti.

Il-Kunsill iddeċieda li jidderoga, temporanjament, mir-Regoli ta' Proċedura tiegħu sabiex ikompli l-ħidma tiegħu f'dawn iċ-ċirkostanzi eċċezzjonali. Nifhem li s-Segretarjat Ġenerali tal-Kunsill iċċirkola nota interna, li fiha jistabbilixxi, fid-dettall, kif il-Kunsill qed jiffunzjona skont it-termini ta' din id-deroga.

Filwaqt li nirrikonoxxi l-ħtieġa li l-Kunsill jadatta l-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tiegħu fis-sitwazzjoni attwali, l-ogħla standards ta’ trasparenza jridu jinżammu, mhux minkejja l-kriżi, iżda preċiżament minħabba l-kriżi u d-deċiżjonijiet importanti li qed jittieħdu f’dan il-perjodu.

Valutazzjoni preliminari tal-metodi ta’ ħidma attwali tal-Kunsill tqajjem diversi tħassib dwar it-trasparenza, li huma stabbiliti f’aktar dettall fil-mistoqsijiet ta’ hawn taħt. Jekk jogħġbok innota li t-tħassib primarju huwa li l-arranġamenti attwali jidhru li jirriżultaw f’teħid ta’ deċiżjonijiet inqas trasparenti minħabba li tkun disponibbli inqas dokumentazzjoni milli f’ċirkostanzi normali. Sabiex nipproċedi aktar bl-inkjesta tiegħi [2], huwa meħtieġ li l-Uffiċċju tiegħi jirrevedi ċerti dokumenti u jiltaqa' mar-rappreżentanti tal-Kunsill.

Għalhekk inkun grat jekk tkun tista' tiġi organizzata laqgħa bejn it-tim ta' inkjesta tiegħi u l-persunal tal-Kunsill, sabiex jinftiehmu aħjar l-arranġamenti ta' trasparenza fis-seħħ matul il-kriżi tal-COVID-19, b'mod partikolari fir-rigward tad-dokumentazzjoni disponibbli dwar il-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet tal-Kunsill.

Matul dik il-laqgħa, napprezza jekk tkun tista' tirranġa biex il-persunal tiegħi jispezzjona ^[3] id-dokumenti li ġejjin:

1. Fajls relatati mal-adozzjoni ta’ ħames atti adottati permezz ta’ proċedura bil-miktub matul il-kriżi tal-COVID-19. Dawn il-ħames fajls għandhom jinkludu ż-żewġ atti li ġejjin:

Regolament tal-Kunsill (UE) 2020/672 tad-19 ta' Mejju 2020 dwar l-istabbiliment ta' strument Ewropew għal appoġġ temporanju biex jittaffew ir-riskji ta' qgħad f'emerġenza (SURE) wara t-tifqigħa tal-COVID-19 (kodiċi interistituzzjonali: 2020/0057)

- Ir-Regolament (UE) 2020/696 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Mejju 2020 li jemenda r-Regolament (KE) Nru 1008/2008 dwar regoli komuni għall-operat ta’ servizzi tal-ajru fil-Komunità fid-dawl tal-pandemija tal-COVID-19 (kodiċi interistituzzjonali: 2020/0069)

It-tliet fajls li jifdal jistgħu jintgħażlu mill-Kunsill u jista' jkun fihom atti relatati mal-COVID-19 jew mhux relatati, ta' natura leġiżlattiva u mhux leġiżlattiva.

2. Id-dokument ST 6934 2020 INIT, intitolat “Eċċezzjonali miżuri dwar il-kontinwazzjoni tat-teħid ta’ deċiżjonijiet fil-Kunsill”, tad-19 ta’ Marzu 2020.

3. Dokumentazzjoni disponibbli dwar l-operat ta’ tliet gruppi ta’ ħidma, inklużi l-aġendi, il-minuti tal-laqgħat, ir-rekords tal-laqgħat informali tat-telekonferenzi jew tal-vidjokonferenzi u l-eżiti tal-konsultazzjonijiet bil-miktub bil-posta elettronika, fil-perjodu ta’ żmien mill-1 ta’ Jannar 2020 sat-30 ta’ Ġunju 2020.

It-tliet gruppi ta’ ħidma jistgħu jintgħażlu mill-Kunsill u għandu jkun fihom gruppi ta’ ħidma li kellhom (u ma kellhomx) “laqgħat essenzjali”.

L-informazzjoni jew id-dokumenti li l-istituzzjoni tiegħek tqis li huma kunfidenzjali ma jiġux żvelati lil xi persuna oħra mingħajr il-qbil minn qabel tal-Kunsill. Informazzjoni u dokumenti ta’ dan it-tip se jitħassru mill-fajls tal-Ombudsman Ewropew ftit wara li tkun intemmet l-inkjesta [4].

Sabiex tinkiseb ħarsa ġenerali sħiħa ta' kif il-Kunsill qed jiffunzjona matul dan il-perjodu, ikun utli wkoll, matul il-laqgħa ta' spezzjoni, li jiġu esplorati l-kwistjonijiet imniżżla hawn taħt. Il-Kunsill jista' wkoll ikun jixtieq isegwi bi tweġiba bil-miktub dwar xi wħud minn dawn il-kwistjonijiet jew kollha kemm huma wara l-laqgħa:

1. In-nota interna ċċirkolata mis-Segretarjat Ġenerali, li tistabbilixxi l-funzjonament tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet tal-Kunsill matul il-kriżi tal-COVID-19, mhijiex disponibbli għall-pubbliku. Jekk jogħġbok niżżel ir-raġunijiet għad-deċiżjoni li din in-nota tinżamm “interna”.

2. F’konformità mad-deċiżjoni tal-Kunsill li jidderoga temporanjament mir-Regoli ta’ Proċedura tiegħu, bħalissa ma qed issir l-ebda laqgħa formali tal-Kunsill. Madankollu, il-ministri jistgħu jiltaqgħu f'laqgħat ministerjali informali li jsiru permezz ta' vidjokonferenza jew telekonferenza.

- L-aġendi ta’ dawn il-laqgħat informali huma disponibbli għall-pubbliku? Jekk iva, meta u f’liema forma?

- Huwa possibbli għall-pubbliku li jaċċessa r-rekords ta’ tali laqgħat informali u, jekk iva, kif?

3. Nifhem li l-gruppi ta' ħidma tal-Kunsill, li l-laqgħat tagħhom mhumiex meqjusa essenzjali, ikomplu jaħdmu mingħajr, madankollu, ma jorganizzaw laqgħat fiżiċi.

- Huwa possibbli għall-pubbliku li jaċċessa rekords tal-laqgħat jew tal-konsultazzjonijiet tal-gruppi ta’ ħidma li mhumiex ta’ natura fiżika? Jekk jogħġbok spjega billi tistabbilixxi t-tip ta’ dokument li jintuża għal dawn l-iskopijiet u jekk il-pubbliku jkunx jista’ jsib tali rekords fir-reġistru tad-dokumenti tal-Kunsill.

- Jekk jogħġbok agħti ħarsa ġenerali lejn kemm-il darba l-gruppi ta’ ħidma, mingħajr laqgħat fiżiċi, laħqu qbil dwar atti leġiżlattivi bejn it-23 ta’ Marzu 2020 u t-30 ta’ Ġunju 2020?

Ikun ta’ għajnuna jekk il-laqgħa tkun tista’ tiġi organizzata fit-tieni nofs ta’ Settembru 2020. Jekk il-persunal tiegħek jeħtieġ aktar informazzjoni jew kjarifiki dwar l-inkjesta, jista’ jikkuntattja lill-Unità tal-Inkjesti Strateġiċi tiegħi (is-Sinjura Tanja Ehnert jew is-Sinjura Elke Winter-Mes).

Dejjem tiegħek,

Emily O'Reilly

[1] https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/130298

[2] Lil hinn mill-inkjesti dwar ilmenti speċifiċi, l-Ombudsman Ewropew għandha wkoll is-setgħa li twettaq investigazzjonijiet fuq inizjattiva tagħha stess. L-inkjesti strateġiċi jħarsu lejn kwistjonijiet sistemiċi usa’ li jaffettwaw l-amministrazzjoni tal-UE:

[3] Il-ġbir ta’ informazzjoni u l-ispezzjonijiet tad-dokumenti jitwettqu abbażi tal-Artikolu 3(2) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew (http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/statute.faces#hl2) u l-Artikolu 4 tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces#hl3.

[4] F’konformità mal-Artikoli 4.8 u 9.4 tad-Dispożizzjonijiet ta’ Implimentazzjoni tal-Ombudsman Ewropew: https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces