Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur ipparteċipa f'kompetizzjoni miftuħa għar-reklutaġġ ta' impjegati taċ-ċivil tal-UE [1] f'Ġunju 2015, li kienet tinvolvi testijiet ibbażati fuq il-kompjuter (“CBTs”) f'ċentru tal-ittestjar fi Brussell, il-Belġju. Hija ġiet assenjata kompjuter eżatt ħdejn il-bieb tad-dħul. Hija sostniet li l-istorbju kkawżat minn kandidati u membri tal-persunal oħra li daħlu u ħarġu mill-kamra distrattha u affettwa b’mod negattiv il-prestazzjoni tagħha.

2. Wara s-CBTs tagħha, l-ilmentatur ilmenta bil-fomm mal-persunal fiċ-ċentru tal-ittestjar dwar is-sitwazzjoni. Madankollu, l-ilment tagħha ma ġiex irreġistrat bil-miktub. Iktar tard dakinhar, hija ressqet ilment quddiem l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO), li huwa responsabbli għall-organizzazzjoni ta’ kompetizzjonijiet ta’ selezzjoni għall-amministrazzjoni tal-Unjoni. Hija talbet lill-EPSO jippermettilha terġa’ tagħmel it-testijiet tagħha.

3. L-EPSO informa lill-ilmentatur li ma kienx possibbli li jiġu skedati mill-ġdid it-testijiet tiegħu. Hija ddikjarat li, kif stabbilit fil-Manwal tat-Testijiet Ibbażati fuq il-Kompjuter (iktar ’il quddiem il-“manwal CBT”), il-kandidati setgħu jitolbu earplugs li jintremew sabiex jimblukkaw l-istorbju u distrazzjonijiet oħra.

4. L-ilmentatur ma kienx sodisfatt b’din it-tweġiba minħabba li ma indirizzax il-kwistjonijiet kollha msemmija fl-ilment tagħha. Għalhekk talbet lill-EPSO jiċċara l-proċedura għat-tressiq ta’ lmenti dwar l-istorbju fiċ-ċentri tal-ittestjar.

5. Fit-tweġiba tiegħu, l-EPSO ddikjara li l-ambjent tat-test qatt mhu se jkun “kompletament ħieles mill-istorbju”. Hija rreferietha wkoll għar-Regoli Ġenerali li Jirregolaw il-Kompetizzjonijiet Miftuħa (iktar ’il quddiem ir-“Regoli Ġenerali”) għal iktar informazzjoni dwar il-proċedura tal-ilmenti.

6. Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġiba tal-EPSO, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman f’Settembru 2015.

L-inkjesta

7. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-ilment u identifikat il-kwistjonijiet li ġejjin:

(i) in-nuqqas tal-EPSO li jiżgura ambjent ta’ ttestjar komparabbli għall-kandidati kollha li jipparteċipaw fil-kompetizzjoni ġenerali;

(ii) in-nuqqas tal-EPSO li jagħti struzzjonijiet lill-persunal fiċ-ċentru tal-ittestjar dwar il-proċeduri rilevanti f’każ ta’ lmenti dwar l-ambjent tal-ittestjar, u n-nuqqas sussegwenti tal-persunal li jittratta l-ilment kif xieraq;

(iii) In-nuqqas tal-EPSO li jipprovdi linji gwida/informazzjoni ċari lill-kandidati (inkluż l-ilmentatur) dwar il-possibbiltà li jilmentaw mal-persunal fiċ-ċentri tal-ittestjar dwar l-ambjent tal-ittestjar; u

(iv) Ir-rifjut tal-EPSO li jippermetti lill-ilmentatur jerġa’ jagħmel it-testijiet.

8. Matul l-investigazzjoni, l-Ombudsman irċieva t-tweġiba tal-EPSO dwar l-ilment u, sussegwentement, il-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għat-tweġiba tal-EPSO. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman spezzjona wkoll il-fajl tal-EPSO dwar dan il-każ, spezzjona ċentru tal-ittestjar u ltaqa’ mal-persunal tal-EPSO biex jiddiskuti l-kwistjoni. L-ilmentatur issottometta kummenti dwar ir-rapport tal-Ombudsman tal-laqgħa. Id-deċiżjoni tal-Ombudsman tqis l-argumenti u l-fehmiet imressqa mill-partijiet.

9. L-Ombudsman tinnota li, matul l-investigazzjoni tagħha, il-lista tal-kandidati li għaddew mill-kompetizzjoni inkwistjoni ġiet ippubblikata f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea fid-19 ta' April 2016. L-ilmentatur ma kienx fost il-kandidati magħżula.

(i) Ambjent tat-test u (ii) kif l-ilmenti jiġu ttrattati fuq il-post

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

10. L-ilmentatur sostna li billi assenjalha kompjuter ħdejn il-bieb tad-dħul, l-EPSO naqas milli jiżgura kundizzjonijiet tat-test komparabbli ma’ kandidati oħra, li kienu aktar ’il bogħod mill-bieb. Hija ddikjarat li l-kandidati u l-membri tal-persunal l-oħra li daħlu u ħarġu mill-kamra matul l-eżami tagħha ħolqu storbju konsiderevoli, li l-earplugs li ġew ipprovduti naqsu milli jimblukkaw b’mod effettiv. L-ilmentatur sostna wkoll li l-membri tal-persunal kienu qed jitkellmu u jnaddfu l-uċuħ bl-isprej. Hija argumentat li dan it-tfixkil affettwa b’mod negattiv il-prestazzjoni tagħha u riedet li l-EPSO jippermettilha terġa’ tagħmel it-testijiet.

11. L-ilmentatur argumenta wkoll li l-EPSO kienet ittrattat ħażin l-ilment tagħha: ħadet wisq żmien biex twieġeb u sostniet li t-tweġibiet ma tħejjewx minn persuna f’pożizzjoni li tieħu deċiżjonijiet dwar l-ilmenti. Barra minn hekk, il-persunal fiċ-ċentru tal-ittestjar naqas milli jirreġistra kif xieraq l-ilment tagħha.

12. Fit-tweġiba tiegħu, l-EPSO ddikjara li huwa għandu l-għan li jipprovdi kundizzjonijiet ta’ ttestjar ġusti u xierqa għall-kandidati kollha. Għal dan il-għan għandu sett ta’ rekwiżiti standard minimi dwar it-tqassim taċ-ċentri tal-ittestjar u t-tagħmir fihom [2]. Hija ddikjarat li l-“politika ġenerali tagħha dwar it-tagħmir taċ-ċentru tal-ittestjar” instabet li kienet korretta u konformi mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba f’inkjesta fuq inizjattiva proprja tal-2010 mill-Ombudsman Ewropew (OII/9/2010/RT)[3].

13. L-EPSO argumenta li l-kandidati kollha li pparteċipaw fl-istess kompetizzjoni bħall-ilmentatur ħadu s-CBTs taħt l-istess kundizzjonijiet. Hija żiedet li d-differenzi individwali bejn il-kandidati, bħas-sensittività għall-istorbju jew l-istress, ma jistgħux jitqiesu li jirriżultaw fi trattament mhux ugwali, skont il-ġurisprudenza tal-UE. B’hekk hija rrifjutat li tippermetti lill-ilmentatur jerġa’ jagħmel it-testijiet tiegħu [4]. 

14. L-EPSO ddikjara li kien ikkuntattja lill-kuntrattur taċ-ċentru tal-ittestjar tiegħu responsabbli għas-CBTs rigward il-kwistjonijiet imqajma mill-ilmentatur. Il-kuntrattur sostna li, fil-jum inkwistjoni, ma kien hemm l-ebda rekord ta’ xi inċident fiċ-ċentru tal-ittestjar fejn l-ilmentatur għamel it-test tiegħu [5]. Hija ddikjarat li l-membri tal-persunal fiċ-ċentri tal-ittestjar jirċievu linji gwida (dokumentazzjoni tal-EPSO) dwar kif għandhom jiġu ttrattati sitwazzjonijiet bħal dawk imqajma mill-ilmentatur. Hija żiedet li l-kundizzjonijiet fiċ-ċentri tal-ittestjar kollha jiġu vverifikati qabel il-perjodu tat-test permezz ta’ “tnedija tat-test tal-eżamijiet”. L-EPSO skuża ruħu għall-fatt li kien hemm bżonn ta’ kważi 4 xhur biex jiġi ttrattat l-ilment wara n-notifika tal-ilment mill-Ombudsman f’Ottubru 2015. Hija spjegat li, f’konformità mal-proċeduri standard tagħha, l-ilment ġie ttrattat u mwieġeb mis-Servizz ta’ Kuntatt tal-Kandidati tagħha.

15. Fil-kummenti tagħha dwar it-tweġiba tal-EPSO, l-ilmentatur insista li l-kundizzjonijiet tat-test li esperjenzat kienu differenti minn dawk esperjenzati minn kandidati oħra. Peress li l-kandidati li jieħdu s-CBTs ma jibdewx u ma jispiċċawx it-testijiet fl-istess ħin, u jeħtieġ li jużaw il-bieb, ċertu ammont ta’ storbju huwa inerenti fil-kmamar tat-testijiet. Hija argumentat li dawk bilqiegħda ħdejn bieb ikunu esposti għal livelli ogħla ta’ storbju, u li dan jista’ jitkejjel b’mod oġġettiv.

16. Hija sostniet ukoll li l-EPSO ma kellha l-ebda rekord bil-miktub tal-ilment tagħha miċ-ċentru tal-ittestjar sempliċement minħabba li l-membru tal-persunal naqas milli jaderixxi mar-regoli applikabbli. Kien għalhekk dubjuż li, fin-nuqqas ta’ rekords bil-miktub, il-membri tal-persunal setgħu jfakkru s-sitwazzjoni partikolari tagħha jew il-livell ta’ storbju fil-kamra.

Spezzjoni ta’ ċentru tal-ittestjar u laqgħa mal-EPSO, u l-valutazzjoni tal-Ombudsman

17. Il-persunal tal-Ombudsman żar wieħed miċ-ċentri tal-ittestjar tas-CBTs [6] fi Brussell biex jivvaluta l-kundizzjonijiet u l-proċeduri fis-seħħ. L-EPSO spjega li s-siġġijiet u l-kompjuters (“stazzjonijiet tal-ittestjar”) jiġu allokati b’mod aleatorju u fuq bażi ta’ min jiġi l-ewwel jinqeda l-ewwel permezz ta’ sistema elettronika. It-talbiet biex jinbidel il-post huma soġġetti għad-disponibbiltà, u l-kandidati bilqiegħda ħdejn il-bieb jistgħu jiġu mċaqalqa jekk stazzjonijiet oħra tat-test fil-kamra tat-test ma jkunux okkupati [7]. Il-kandidati jibdew u jtemmu t-testijiet tagħhom f’ħinijiet differenti. Jistgħu jibdew it-testijiet aktar kmieni jekk jaslu kmieni; jistgħu jagħżlu li jsegwu jew jaqbżu tutorja ta’ 10 minuti; ikollhom pawża fakultattiva wara l-ewwel parti tat-testijiet; jistgħu jitilqu qabel ma jkun għadda l-ħin allokat għat-test. Il-kandidati jingħataw struzzjonijiet biex jibqgħu kwieti u l-kmamar ikunu mgħammra b’sinjali “kwieti jekk jogħġbok”. Il-kandidati jingħataw par earplugs u/jew headphones [8].

18. Jidher probabbli li l-kandidati bilqiegħda ħdejn il-bieb se jesperjenzaw xi storbju minn dawk li jidħlu u joħorġu f'ħinijiet differenti. Filwaqt li l-earplugs jistgħu jnaqqsu l-istorbju, ma jistgħux jeliminaw kompletament id-disturb, anke jekk il-kandidati li jidħlu u joħorġu jsegwu l-istruzzjonijiet biex jibqgħu kwieti. Il-headphones jistgħu jiżguraw protezzjoni aħjar kontra l-istorbju, iżda ma kinux disponibbli għat-testijiet tal-ilmentatur.

19. Min-naħa l-oħra, in-natura tas-CBTs hija tali li l-kandidati jridu jibdew u jtemmu t-testijiet f’ħinijiet differenti. Huwa wkoll raġonevoli li wieħed jistenna li l-kandidati jistgħu jieħdu pawża, jekk ikun meħtieġ. Barra minn hekk, mhux il-kmamar tat-test kollha huma kbar biżżejjed biex jiżguraw li l-kompjuters kollha (stazzjonijiet tat-test) jinsabu 'l bogħod mill-bieb. Għalhekk, il-kandidati jridu jistennew b’mod raġonevoli ċertu livell ta’ storbju, li huwa tabilħaqq inerenti fi kwalunkwe ambjent tat-test. Madankollu, l-Ombudsman taċċetta li ambjent tat-test eċċessivament storbjuż jista’ jaffettwa l-kapaċità tal-kandidati li jikkonċentraw u, għalhekk, il-prestazzjoni tagħhom matul it-testijiet.

20. Madankollu, ma kienx possibbli għall-Ombudsman li jivverifika jekk il-ħoss matul it-test tal-ilmentatur kienx oġġettivament eċċessiv. Filwaqt li l-kmamar tat-test huma mgħammra b’CCTV, il-filmati bil-vidjo jinżammu sa 90 jum biss [9]. Peress li l-Ombudsman fetħet l-inkjesta tagħha biss f'Ottubru 2015, għalhekk ma kienx possibbli li tara l-filmat tat-testijiet tal-ilmentatur f'Ġunju 2015, u tistabbilixxi l-kundizzjonijiet preċiżi tat-test esperjenzati mill-ilmentatur.

21. L-EPSO ddikjara li ċ-ċentru tal-ittestjar li żar il-persunal tal-Ombudsman huwa ġeneralment simili għaċ-ċentri tal-ittestjar l-oħra tiegħu kemm issa, kif ukoll fl-2015 [10]. Filwaqt li ż-żjara f’ċentru tal-ittestjar kienet eżerċizzju utli, mhuwiex possibbli li minn din iż-żjara jiġi konkluż li l-kundizzjonijiet esperjenzati mill-ilmentatur fiċ-ċentru tal-ittestjar tagħha kienu, jew ma kinux, sodisfaċenti. Filwaqt li jiġi aċċettat li ċ-ċentri tal-ittestjar kollha għandhom l-istess tqassim ġenerali u japplikaw l-istess proċeduri, huwa possibbli li l-kundizzjonijiet speċifiċi f’ċentru tal-ittestjar wieħed, fi kwalunkwe jum partikolari, ikunu inqas faċli għall-utent milli f’oħrajn.

22. B’mod ġenerali, l-evidenza disponibbli mhijiex biżżejjed biex tipprovdi l-bażi għal konklużjoni raġonevoli, b’xi mod jew ieħor, rigward il-kundizzjonijiet li taħthom l-ilmentatur ħa s-CBTs tiegħu. Kieku r-rekord tas-CCTV kien disponibbli, x’aktarx li jkun possibbli li tintlaħaq konklużjoni soda dwar il-kwistjoni. Għaldaqstant, l-Ombudsman ma jistax jikkonkludi lil hinn minn dubju raġonevoli li l-EPSO naqas milli jiżgura ambjent ta’ ttestjar assolutament komparabbli għall-parteċipanti kollha fil-kompetizzjoni tal-ilmentatur. Filwaqt li ċertu livell ta’ storbju huwa inerenti fi kwalunkwe ambjent tat-test, issa mhuwiex possibbli li jiġi stabbilit jekk il-kundizzjonijiet matul it-test tal-ilmentatur kinux eċċezzjonalment storbjużi jew le. Għalhekk, mhuwiex possibbli għall-Ombudsman li jagħmel aktar inkjesti sinifikanti dwar (i) in-nuqqas tal-EPSO li jiżgura ambjent ta’ ttestjar komparabbli għall-kandidati kollha f’dik il-kompetizzjoni. Peress li l-Ombudsman ma tistax tasal għal konklużjoni dwar (i), lanqas ma tista’ tasal għal xi konklużjoni sinifikanti dwar (iv) ir-rifjut tal-EPSO li jippermetti lill-ilmentatur jerġa’ jagħmel it-testijiet. Madankollu, hija tagħmel “suġġeriment għal titjib” li, fil-futur, l-EPSO jiżgura li ċ-ċentri tal-ittestjar kollha jagħmlu disponibbli mhux biss earplugs, iżda wkoll headphones li jikkanċellaw l-istorbju.

23. L-Ombudsman iqis li, ladarba l-EPSO jirċievi lment dwar il-kundizzjonijiet f'ċentru tal-ittestjar [11], għandu jiċċekkja minnufih u jżomm ir-reġistrazzjoni tas-CCTV rilevanti (li normalment titħassar 90 jum wara d-data tat-testijiet). Dan huwa meħtieġ biex l-ilment ikun jista' jiġi ttrattat b'mod xieraq. Huwa biss b’dan il-mod li l-EPSO jista’ jivverifika b’mod oġġettiv il-fatti tal-inċident rilevanti. Sfortunatament, l-EPSO naqas milli jagħmel dan f’dan il-każ. L-Ombudsman għalhekk jagħmel suġġeriment għal titjib għal dan il-għan.

24. Fir-rigward tad-dewmien mill-EPSO biex iwieġeb lill-ilmentatur kif innotifikat mill-Ombudsman, l-EPSO issa skuża ruħu għal dan id-dewmien. L-Ombudsman jinnota wkoll li l-ilment ġie ttrattat mill-EPSO fil-perjodu ta’ żmien li matulu kien ikun għadu possibbli li jiġu eżaminati mill-ġdid is-CBTs, jiġifieri, qabel ma l-lista ta’ kandidati li għaddew ġiet deċiża b’mod definittiv. Għalhekk, l-ebda inkjesta ulterjuri dwar din il-kwistjoni ma hija ġġustifikata.

25. Madankollu, l-Ombudsman iqis li l-EPSO naqas milli jeżawrixxi l-mezzi kollha għad-dispożizzjoni tiegħu biex jittratta b’mod xieraq dak l-ilment. B’mod partikolari, u fi żmien meta kien għadu disponibbli, l-EPSO naqas milli jiċċekkja r-reġistrazzjoni bil-vidjo meta kien qed jittratta l-ilment għall-ewwel darba. Kienet tkun prattika tajba li l-EPSO jkun irreveda l-evidenza bil-vidjo. L-Ombudsman tħeġġeġ lill-EPSO jikkuntattja lill-ilmentatur biex jitlob skuża għal dan in-nuqqas li llimita l-kapaċità tiegħu li jittratta l-ilment tiegħu b’mod komprensiv. Madankollu, l-Ombudsman ma jara l-ebda vantaġġ fl-insegwiment ta' din il-kwistjoni fil-kuntest ta' dan il-każ partikolari.

26. Iż-żjara mill-persunal tal-Ombudsman f'ċentru tal-ittestjar tissuġġerixxi li, b'mod ġenerali, il-persunal fiċ-ċentri tal-ittestjar jingħata struzzjonijiet xierqa mill-EPSO biex jirreġistra l-ilmenti kollha li jsiru fuq il-post [12]. Madankollu huwa utli li l-persunal jiġi mfakkar regolarment dwar dan l-obbligu importanti, u l-Ombudsman jagħmel suġġeriment għal titjib għal dan il-għan.

27. Fir-rigward tal-kwistjoni tas-Servizz ta’ Kuntatt tal-Kandidati li jittratta l-ilmenti tal-ilmentatur, l-EPSO għandu d-diskrezzjoni li jiddeċiedi dwar l-arranġamenti interni tiegħu għat-trattament tal-ilmenti mill-kandidati. Dak li huwa importanti, irrispettivament minn min fi ħdan l-EPSO jittratta l-ilmenti, huwa li l-evidenza kollha disponibbli (inkluż is-CCTV) titqies biex tittieħed deċiżjoni dwar l-ilment.

(iii) Linji gwida għall-ilmenti dwar l-ambjent tat-test

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

28. L-ilmentatur argumenta li l-EPSO ma kellux linji gwida ċari għall-kandidati dwar kif jagħmlu lmenti dwar il-kundizzjonijiet fiċ-ċentri tal-ittestjar. Hija qalet li ma kinitx infurmata qabel ma għamlet it-testijiet li kien possibbli li tilmenta, li kien ifisser li kienet fi żvantaġġ meta sabet li kellha kawża għal ilment.

29. Fir-risposta tiegħu, l-EPSO rrefera għad-dispożizzjonijiet rilevanti tar-Regoli Ġenerali [13], li jistabbilixxu struzzjonijiet dettaljati dwar kif għandu jitressaq ilment dwar l-ambjent tat-test [14]. L-EPSO nnota wkoll li r-Regoli Ġenerali, flimkien mal-Avviż tal-Kompetizzjoni, jiffurmaw qafas legali vinkolanti għal kull kompetizzjoni. Ir-Regoli Ġenerali huma disponibbli għall-kandidati “fil-bidu nett tal-perjodu tal-applikazzjoni, u l-kandidati huma mistennija jiffamiljarizzaw ruħhom mal-kontenut tagħhom”. L-EPSO żied li, qabel it-testijiet, il-kandidati fil-kompetizzjoni tal-ilmentatur ġew ipprovduti b’“manwal tas-CBTs”[15], ibbażat fuq ir-Regoli Ġenerali, kif ukoll bl-informazzjoni essenzjali fiċ-ċentru tal-ittestjar.

30. Fil-kummenti tiegħu dwar ir-rapport ta’ spezzjoni tal-Ombudsman, l-ilmentatur indika li r-regoli tal-EPSO ma jipprevedux il-possibbiltà li jintalab stazzjon tal-ittestjar differenti matul it-testijiet. Ma hemm l-ebda kundizzjoni jew kriterju oġġettiv dwar iċ-ċirkostanzi li fihom tista’ ssir talba bħal din u meta tista’ tingħata. Hija għalhekk argumentat li n-natura diskrezzjonali ta’ din l-għażla tfisser li l-kandidati ma jiġux ittrattati b’mod ugwali.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

31. L-Ombudsman tinnota li l-manwal tas-CBTs, fiż-żmien tat-testijiet tal-ilmentatur, ma kellu l-ebda referenza espliċita għall-proċedura tal-ilmenti. Madankollu, ir-Regoli Ġenerali jispjegaw fid-dettall kif għandu jitressaq ilment dwar “problemi tekniċi u organizzattivi”. Ir-Regoli Ġenerali tqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-ilmentatur fil-bidu tal-kompetizzjoni.

32. Ir-Regoli Ġenerali, flimkien mal-avviż ta’ pożizzjoni vakanti, jiffurmaw qafas legali vinkolanti applikabbli għal kull kompetizzjoni. Għalkemm ir-Regoli Ġenerali ma jsemmux b’mod espliċitu l-“ambjent tat-test” bħala raġunijiet għal ilment, il-formulazzjoni tad-dispożizzjoni applikabbli (problemi tekniċi u organizzattivi) hija wiesgħa biżżejjed biex tinkludi lmenti bħal dawn.

33. Madankollu, fl-interess taċ-ċarezza, l-EPSO għandu jirrevedi l-formulazzjoni tal-informazzjoni pprovduta fil-Mistoqsijiet Frekwenti (FAQs) fuq is-sit web tiegħu dwar il-proċedura tal-ilmenti. Din l-informazzjoni għandha tirrifletti l-formulazzjoni tar-Regoli Ġenerali, li jelenkaw “problemi tekniċi u organizzattivi” bħala bażi għal ilmenti possibbli filwaqt li l-FAQs bħalissa jirreferu sempliċiment għal “problemi tekniċi”.

34. B’mod ġenerali, għalhekk, l-Ombudsman ma jsib l-ebda amministrazzjoni ħażina rigward (iii) in-nuqqas tal-EPSO li jipprovdi gwida ċara dwar il-proċedura ta’ lment fir-rigward tal-ambjent tat-test.

35. L-Ombudsman jagħmel ukoll suġġeriment għal titjib fir-rigward tal-informazzjoni disponibbli għall-kandidati dwar il-possibbiltà li jitolbu bidla ta’ stazzjon tal-ittestjar. Hija tħeġġeġ lill-EPSO biex jinkludi informazzjoni għal dan il-għan fit-taqsima tal-Mistoqsijiet Frekwenti fuq is-sit web tiegħu.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja u erba' suġġerimenti għal titjib:

L-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata fir-rigward tal-kwistjonijiet imqajma mill-ilmentatur.

Suġġerimenti għal titjib

1. L-EPSO għandu jiżgura li ċ-ċentri tal-ittestjar kollha jagħmlu disponibbli mhux biss earplugs, iżda wkoll headphones li jikkanċellaw l-istorbju.

2. Ladarba l-EPSO jirċievi lment dwar ċentru tal-ittestjar, huwa għandu jivverifika minnufih u jżomm ir-reġistrazzjoni tas-CCTV rilevanti sabiex ikun jista’ jittratta l-ilment kif suppost.

3. L-EPSO għandu jfakkar lill-persunal fiċ-ċentri tal-ittestjar biex jirreġistra, bil-miktub, kull ilment li jsir fuq il-post.

4. L-EPSO għandu, fit-taqsima tal-Mistoqsijiet Frekwenti fuq is-sit web tiegħu, jipprovdi informazzjoni dwar iċ-ċirkostanzi li fihom il-kandidati jistgħu jitolbu bidla ta’ stazzjon tal-ittestjar. L-EPSO għandu jirrevedi wkoll il-formulazzjoni tal-FAQ dwar il-proċedura tal-ilmenti biex jiċċara li jista’ jsir ilment fir-rigward ta’ problemi kemm tekniċi kif ukoll organizzattivi, kif stabbilit fir-Regoli Ġenerali li Jirregolaw il-Kompetizzjonijiet Miftuħa.  

 

Emily OþReilly

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 07/11/2017

 

[1] Avviż ta' kompetizzjoni ġenerali EPSO/AD/301/15 - Administrators (AD5), ĠU C 92A, 19.3.2015, disponibbli fuq: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3AC2015%2F092A%2F01

[2] Dan jinkludi rekwiżiti dwar il-hardware tal-IT, inklużi t-tastieri, id-daqs minimu tal-mejda, il-forniment ta’ earplugs u kalkulaturi, fost affarijiet oħra.

[3] Id-Deċiżjoni tal-Ombudsman Ewropew li tagħlaq l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu OI/9/2010/RT dwar l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/10428/html.bookmark

[4] L-EPSO rrefera għall-prinċipju ta’ trattament ugwali kif definit fis-sentenzi tal-Qorti tal-Ġustizzja (T-159/95, Dricot e.a. vs il-Kummissjoni, raġunijiet 83 u 98, u f’T-225/95, Chiou vs il-Kummissjoni, raġunijiet 48 u 66, T-376/03, Hendrickx vs il-Kunsill, punt 33; F-2/07, u s-sentenza Matos Martin vs Il-Kummissjoni, iċċitata iktar ’il fuq, punt 183).

[5] L-ilmenti kollha jridu jiġu rreġistrati fir-reġistru tal-inċidenti bħala prattika standard.

[6] Mhux iċ-ċentru tal-ittestjar fejn l-ilmentatur kien għamel is-CBTs tiegħu.

[7] L-EPSO ma għandu l-ebda regola fis-seħħ għal dan il-għan.

[8] Dawn tal-aħħar ġew introdotti reċentement.

[9] L-EPSO żied li l-politika ta’ żamma tista’ tvarja skont il-liġi nazzjonali ta’ Stat Membru fejn jitqiegħed iċ-ċentru tal-ittestjar. Pereżempju, il-politika ta’ żamma fl-Irlanda hija limitata għal 30 jum biss.

[10] Ħlief għall-headphones, li ġew introdotti fi stadju aktar tard.

[11] F'dan il-każ, l-ilmentatur għamel ilment fl-istess jum tat-testijiet.

[12] Il-kwistjoni tan-nuqqas tal-EPSO li jipprovdi struzzjonijiet sodisfaċenti lill-persunal tal-kuntrattur, ġiet indirizzata qabel f’għadd ta’ inkjesti tal-Ombudsman. Matul l-inkjesta 688/2012/RT, l-Ombudsman issuġġerixxa lill-EPSO biex jintroduċi regoli dwar każijiet fejn it-tħaddim normali tat-testijiet jiġi mfixkel, li jservu bħala linji gwida għall-kuntrattur. Dawn il-linji gwida jidhru li issa huma stabbiliti fid-Dokument dwar il-Prattika tal-Klijent, li fih informazzjoni dettaljata dwar il-proċeduri standard tal-EPSO. Jekk isseħħ xi kwistjoni jew irregolarità, il-kuntrattur jibgħat Rapport ta’ Proċedura taċ-Ċentru ta’ kuljum li jinforma lill-EPSO dwar kwalunkwe inċident li jista’ jkollu impatt fuq il-prestazzjoni tal-kandidati matul it-test jew ir-riżultat. F’dan il-kuntest, il-kuntrattur iddikjara fl-email ta’ spjegazzjoni mibgħuta lill-Ombudsman li “[k]walunkwe kwistjoni u disturb serju matul il-perjodu tal-ittestjar iridu jiġu rrapportati lill-EPSO immedjatament (mhux aktar tard mill-jum tax-xogħol li jmiss wara l-inċident), akkumpanjati minn lista tal-kandidati kollha affettwati u l-azzjoni ta’ rimedju meħuda”.

[13] It-Taqsima 3.4.1. tar-Regoli Ġenerali li Jirregolaw il-Kompetizzjonijiet Miftuħa - “X’għandek tagħmel jekk xi ħaġa tmur ħażin?

Jekk, fi kwalunkwe stadju tal-proċedura tal-kompetizzjoni, tiltaqa’ ma’ problema teknika jew organizzattiva serja li x’aktarx ikollha impatt fuq il-parteċipazzjoni tiegħek fil-kompetizzjoni, jekk jogħġbok informa lill-EPSO minnufih, sabiex inkunu nistgħu ninvestigaw il-kwistjoni u nieħdu kwalunkwe miżura korrettiva.

Għandek tagħmel dan b'wieħed mill-modi li ġejjin:

— għal problemi li jseħħu barra miċ-ċentri tal-ittestjar (bħal dawk li jikkonċernaw il-proċess tal-applikazzjoni jew tal-ibbukkjar), jekk jogħġbok ibgħat messaġġ lill-EPSO permezz tal-formola ta’ kuntatt (...) fuq is-sit web tagħna b’deskrizzjoni qasira tal-problema li nqalgħet,

— jekk il-problema sseħħ f’ċentru tal-ittestjar, jekk jogħġbok avża lill-inviġilaturi u itlobhom jirreġistraw l-ilment tiegħek bil-miktub, u ibgħat messaġġ lill-EPSO permezz tal-formola ta’ kuntatt (...) fuq is-sit web tagħna b’deskrizzjoni qasira tal-problema li ltqajt magħha.

Jekk jogħġbok dejjem ikkwota n-numru tal-kompetizzjoni u n-numru tal-applikazzjoni tiegħek fil-messaġġ tiegħek”.

[14] It-taqsima tal-FAQs tas-sit web tal-EPSO bl-istruzzjonijiet biex isiru t-testijiet bil-kompjuter taqra kif ġej: Tutorial

(...) “Mhux se naċċettaw ilmenti dwar l-ambjent tat-test u n-navigazzjoni li ġew spjegati matul it-tutorja ”.

[15] Il-manwal tas-CBTs jgħid: “Nirrakkomandaw bil-qawwa li ssegwi t-tutorial u mhux se naċċettaw l-ebda lment dwar it-test tan-navigazzjoni u l-ambjent li jirriżulta min-nuqqas ta’ familjarizzazzjoni mat-tutoria l”.