Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur ipparteċipa fil-kompetizzjoni tal-EPSO AD/322/16. Fis-17 ta’ Ġunju 2016, l-EPSO stiednu jirreġistra għat-testijiet bil-kompjuter li kellhom isiru bejn is-7 u t-22 ta’ Lulju 2016. L-ilmentatur ma setax jattendi t-testijiet minħabba li kien ibbukkja vjaġġ barra mill-pajjiż matul l-istess perjodu. Meta wieħed iqis li l-EPSO kellu jinforma lill-kandidati dwar iż-żmien tal-perjodu ta’ eżami ħafna aktar minn qabel, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

L-inkjesta

2. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-ilment u identifikat il-kwistjonijiet li ġejjin:

L-ilmentatur ma setax jagħmel it-testijiet ibbażati fuq il-kompjuter fil-kompetizzjoni AD/322/16 minħabba li, huwa jsostni, l-EPSO ma informax lill-kandidati biżżejjed minn qabel dwar iż-żmien tal-perjodu ta’ eżami għat-testijiet. L-EPSO għandu jinforma lill-kandidati dwar il-perjodu ta’ eżami fi żmien xieraq.

L-EPSO għandu jagħmel l-informazzjoni dwar il-perjodu ta’ eżami faċilment disponibbli fuq is-sit web tiegħu, fl-avviż ta’ pożizzjoni vakanti jew fil-kont tal-EPSO ta’ kandidat.

L-EPSO għandu jorganizza mill-ġdid it-test wara s-sajf, eż. f’Settembru. Peress li l-ilmentatur ma tħalliex jagħmel it-test, l-EPSO għandu jippermettilu jeħodha.

3. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċieva t-tweġiba tal-EPSO għall-ilment u tweġiba oħra wara l-ittra ta’ inkjesta ulterjuri tal-Ombudsman. F’dik l-ittra, l-Ombudsman issuġġeriet għażliet differenti [1] li jippermettu lill-kandidati jorganizzaw ħajjithom aħjar sabiex ikunu disponibbli għat-testijiet, u talbet lill-EPSO jikkunsidra li japplikahom. Id-deċiżjoni tal-Ombudsman tqis l-argumenti u l-fehmiet imressqa mill-partijiet.

L-għoti ta’ informazzjoni biżżejjed minn qabel lill-kandidati dwar iż-żmien tal-perjodu ta’ eżami

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

4. L-ilmentatur qal li l-EPSO ma ppubblikax l-iskeda ta’ żmien tal-istadji differenti tal-kompetizzjoni u l-ħinijiet tat-testijiet fuq is-sit web tiegħu biżżejjed minn qabel. L-EPSO informa lill-ilmentatur dwar il-ħinijiet tat-test sas-17 ta’ Ġunju 2016 filwaqt li l-perjodu ta’ eżami beda inqas minn 3 ġimgħat wara fis-7 ta’ Lulju 2016. It-testijiet saru matul il-perjodu tal-btala u fuq perjodu ta’ ġimagħtejn biss. Minħabba l-avviż tardiv, l-ilmentatur ma setax jattendi t-testijiet peress li kien diġà ppjana vjaġġ barra mill-pajjiż.

5. L-EPSO wieġeb li l-avviż ta’ kompetizzjoni qal li “[f]in-numru ta’ kandidati għal kull grad jaqbeż ċertu limitu ..., il-kandidati kollha li vvalidaw il-formola tal-applikazzjoni tagħhom sal-iskadenza se jiġu mistiedna jattendu sensiela ta’ testijiet MCQ bil-kompjuter ...” l-EPSO kellu jistenna sa tmiem il-perjodu ta’ applikazzjoni, jiġifieri l-14 ta’ Ġunju 2016, biex jiddeċiedi jekk dawn it-testijiet humiex se jiġu organizzati. Fis-17 ta’ Ġunju 2016, l-EPSO ddeċieda li jorganizza t-testijiet u stieden lill-kandidati biex jirreġistraw. It-testijiet kellhom isiru bejn is-7 u t-22 ta’ Lulju 2016. L-ilmentatur ma rreġistrax.

6. L-EPSO żied li jifhem il-frustrazzjoni tal-ilmentatur u li jiddispjaċih li l-ilmentatur ma setax jirreġistra għat-testijiet. Madankollu, abbażi tad-deċiżjoni tal-Ombudsman fil-każ 1906/2011/TN [2], l-EPSO qies li kien biżżejjed li l-kandidati jiġu infurmati ġimagħtejn qabel l-eżami. L-EPSO ddikjara li jagħmel l-almu tiegħu biex jieħu u jikkomunika d-deċiżjonijiet dwar id-dati tat-testijiet malajr kemm jista’ jkun sabiex jillimita kwalunkwe impatt negattiv fuq il-kandidati u li jirrispetta bis-sħiħ ir-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman li jinforma lill-kandidati mill-inqas ġimagħtejn minn qabel.

7. Għal din il-kompetizzjoni, l-EPSO informa lill-kandidati fis-17 ta’ Ġunju 2016. Għalhekk, kien hemm aktar minn xahar bejn il-jum li fih ġiet ipprovduta l-informazzjoni u l-aħħar jum li fih il-kandidati setgħu jagħmlu t-test (it-22 ta’ Lulju 2016). It-testijiet ġew organizzati f’ċentri tal-ittestjar fit-28 Stat Membru kollha u l-ilmentatur seta’ jagħmel it-test fi kwalunkwe wieħed minnhom.

8. Fit-tweġiba ulterjuri tiegħu, l-EPSO informa lill-Ombudsman li kien introduċa politika ġdida ta’ pubblikazzjoni li, kif jiġri, timplimenta xi suġġerimenti li saru wkoll mill-Ombudsman. Mill-1 ta’ Jannar 2017, l-EPSO jippubblika ppjanar indikattiv għall-istadji kollha ta’ kull kompetizzjoni speċifika fuq is-sit web tiegħu. L-EPSO jaġġorna l-ippjanar mhux aktar tard minn ġimagħtejn qabel it-testijiet iżda l-EPSO jagħmel l-almu tiegħu biex jaġġorna l-informazzjoni aktar kmieni. L-istedina għat-testijiet tiġi ppubblikata fil-profil tal-EPSO tal-kandidat mhux aktar tard minn ġimagħtejn qabel it-testijiet. L-EPSO ddikjara wkoll li jagħmel ħiltu biex jinforma lill-kandidati ferm qabel ġimagħtejn qabel it-testijiet u rrefera għal każ fejn kien ingħata avviż ta’ 3 xhur.

9. Madankollu, l-EPSO indika li l-pubblikazzjoni ta’ ppjanar indikattiv sħiħ fl-avviż tal-kompetizzjoni ma hijiex possibbli minħabba li dik l-informazzjoni ma hijiex disponibbli f’dak il-mument. L-ippjanar tal-kompetizzjoni jiġi deċiż f’kollaborazzjoni mill-qrib mal-membri tal-Bord tas-Selezzjoni li mhux kollha jkunu neċessarjament maħtura qabel il-finalizzazzjoni/it-traduzzjoni tal-avviż tal-kompetizzjoni. Hemm ukoll restrizzjonijiet oħra li jaffettwaw l-ippjanar tal-kompetizzjonijiet bħan-numru ta’ applikanti. Dan ma jistax ikun magħruf qabel it-tmiem tal-perjodu tal-applikazzjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

10. Fil-każ 1906/2011/TN, l-Ombudsman kien tal-fehma li jekk l-informazzjoni dwar il-ħinijiet tal-ittestjar tingħata lill-kandidati ġimagħtejn qabel, “ġimagħtejn jikkostitwixxu perjodu ta’ żmien raġonevoli” li għandu jippermettilhom jagħmlu l-arranġamenti meħtieġa. Għalhekk, l-Ombudsman ma jqisx li l-imġiba tal-EPSO kienet tammonta għal amministrazzjoni ħażina minħabba li l-EPSO segwa l-fehma tal-Ombudsman u informa lill-ilmentatur aktar minn ġimagħtejn qabel id-dati tat-test. Fil-fatt kien hemm kważi 3 ġimgħat qabel il-bidu tal-perjodu tal-ittestjar u aktar minn 5 ġimgħat qabel ma ntemm.

11. L-Ombudsman jirrikonoxxi li, fis-sitwazzjoni partikolari ta' xi kandidati, il-perjodu ta' ġimagħtejn jista' ma jkunx biżżejjed. Għaldaqstant, hija kuntenta li l-EPSO issa kompla jtejjeb il-prattika tiegħu f’dan il-qasam u, b’mod partikolari, issa qed jippubblika skeda ta’ żmien indikattiva minn qabel għal stadji differenti tal-kompetizzjoni.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman għalaqha bil-konklużjoni li ġejja [3]:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-EPSO.

L-ilmentatur u l-EPSO se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 01/06/2017

[1] L-Ombudsman semmiet, bħala eżempju, il-pubblikazzjoni ta’ skeda ta’ żmien indikattiva minn qabel (“indicatif tal-ippjanar”) għal stadji differenti tal-kompetizzjoni u l-għoti ta’ informazzjoni lill-kandidati dwar spazju ta’ żmien minimu bejn it-tmiem tal-perjodu ta’ applikazzjoni u t-testijiet (eż. xahrejn), b’mod partikolari jekk it-testijiet se jsiru matul il-perjodi ta’ vaganzi tas-soltu.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/49316/html.bookmark

[3] L-informazzjoni dwar il-proċedura ta' rieżami tista' tinstab fuq is-sit web tal-Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/otherdocument.faces/en/70669/html.bookmark