Din l-inkjesta fuq inizjattiva proprja kienet tikkonċerna t-trattament mill-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (“EPSO”) ta’ talbiet għal rieżami magħmula minn kandidati li ma ntgħażlux f’kompetizzjonijiet ta’ selezzjoni. B’mod partikolari, l-inkjesta ffukat fuq id-dewmien mill-EPSO biex iwieġeb għat-talbiet ta’ rieżami tal-kandidati.

L-Ombudsman fetħet l-inkjesta wara li rċeviet ilmenti li ssuġġerew li l-EPSO kien qed jiffaċċja diffikultajiet serji fit-trattament ta’ talbiet għal rieżami f’perjodu ta’ żmien raġonevoli. L-għan tal-inkjesta kien li tistabbilixxi jekk kienx hemm kwistjonijiet sistemiċi li wasslu għad-dewmien u, jekk iva, li tgħin lill-EPSO jġib titjib fil-proċedura. L-inkjesta fittxet ukoll li tiżgura li l-kandidati jingħataw informazzjoni ċara u preċiża dwar it-talba għal proċedura ta’ rieżami.

L-Ombudsman jirrikonoxxi li l-EPSO għamel sforzi ġenwini biex jantiċipa u jħejji biex jittratta l-ogħla livelli fil-volum tat-talbiet għal rieżami. L-EPSO fittex ukoll li jindirizza d-dewmien u li jtejjeb, b’mod ġenerali, l-informazzjoni li jipprovdi lill-kandidati. Matul il-perjodu li matulu kienet għaddejja din l-inkjesta, l-EPSO rnexxielu jelimina x-xogħol b’lura ta’ talbiet pendenti għal rieżami.

Sabiex jiġi evitat dewmien eċċessivament twil fil-futur, l-Ombudsman tagħlaq din l-inkjesta b’għadd ta’ suġġerimenti maħsuba biex jgħinu lill-EPSO jiżgura li l-kandidati kollha li jagħmlu talba għal rieżami jirċievu tweġiba f’waqtha u mfassla apposta.

L-isfond tal-inkjesta

1. L-istituzzjonijiet tal-UE jirreklutaw impjegati taċ-ċivil ġodda permezz ta’ proċeduri tal-għażla, normalment imsejħa “kompetizzjonijiet miftuħa”. Dawn il-proċeduri jridu jikkonformaw mar-regoli stabbiliti fir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE.[1] Ir-regoli jiddeskrivu r-rwoli tal-“awtorità tal-ħatra” (li hija l-istituzzjoni li tfittex li tirrekluta l-persunal il-ġdid) u tal-“bord tal-għażla” (li huwa korp maħtur għal kull kompetizzjoni biex ifassal lista ta’ riżerva ta’ kandidati li mbagħad jistgħu jiġu reklutati mill-awtorità tal-ħatra).[2] L-awtorità tal-ħatra tfassal l-avviż tal-kompetizzjoni, li fih il-kriterji għall-għażla tal-kandidati u l-mod li bih se jitwettqu l-eżamijiet. Wara li tintemm il-kompetizzjoni, l-awtorità tal-ħatra tista’ taħtar kandidati li għaddew għal postijiet vakanti. Il-Bord tal-Għażla jinħatar mill-Awtorità tal-Ħatra. Huwa responsabbli għat-tfassil u l-evalwazzjoni tat-testijiet u għall-intervisti tal-kandidati. Imbagħad tfassal il-lista finali tal-kandidati li għaddew (l-hekk imsejħa “lista ta’ riżerva”) għall-awtorità tal-ħatra. Bord tal-għażla huwa magħmul minn uffiċjali li diġà jaħdmu fl-istituzzjonijiet tal-UE. Bord tal-għażla jista’ jikkonsisti minn membri permanenti (li normalment jinħatru għal bejn sentejn u erba’ snin biex tiġi żgurata l-konsistenza fil-proċeduri tal-għażla) u membri mhux permanenti (maħturin għal proċess tal-għażla partikolari biex iġibu għarfien espert tekniku).

2. Fl-2002, għadd ta’ istituzzjonijiet tal-UE [3] ddeċidew li joħolqu korp interistituzzjonali, l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (“EPSO”).[4] Minn dak iż-żmien ’l hawn, l-EPSO kien responsabbli għall-organizzazzjoni, f’isem l-awtoritajiet tal-ħatra, tal-kompetizzjonijiet immirati lejn l-għażla ta’ uffiċjali ġodda tal-UE. L-EPSO jipprovdi wkoll appoġġ lill-bordijiet tas-selezzjoni u jgħinhom jikkomunikaw id-deċiżjonijiet tagħhom lill-kandidati.

3. Il-kandidati li jirnexxu fil-proċeduri tal-għażla jitqiegħdu fuq “listi ta’ riżerva” u mbagħad ikunu jistgħu jiġu rreklutati mid-diversi istituzzjonijiet tal-UE biex isiru impjegati taċ-ċivil tal-UE. Kandidati li ma jirnexxux jistgħu jitolbu reviżjoni tad-deċiżjonijiet li jeskluduhom minn kompetizzjoni. Reviżjoni tfittex li tistabbilixxi jekk kienx hemm żball materjali fil-valutazzjoni ta’ kandidat jew jekk ir-regoli li jirregolaw il-kompetizzjoni tal-għażla ġewx irrispettati.[5] Din l-inkjesta kienet tikkonċerna l-proċedura tal-EPSO għat-trattament ta’ tali talbiet għal reviżjoni magħmula mill-kandidati.

4. L-inkjesta nfetħet [6] wara li l-Ombudsman irċieva aktar minn 30 ilment li ssuġġerew li l-EPSO kien qed jiffaċċja diffikultajiet serji fit-trattament ta' talbiet għal rieżami f'perjodu ta' żmien raġonevoli [7] L-għan tal-inkjesta kien li tassisti lill-EPSO fl-identifikazzjoni ta' titjib sistemiku possibbli għall-proċedura.

L-inkjesta

5. L-Ombudsman identifikat il-punti li ġejjin li għandhom jiġu eżaminati bħala parti mill-investigazzjoni tagħha:

1. Dewmien fit-tweġibiet għat-talbiet għal rieżami (ġie nnotat li ċerti tweġibiet fil-fatt intbagħtu wara li ġew ippubblikati l-listi ta’ riżerva tal-kandidati li għaddew).

2. Il-kompletezza u l-utilità tal-informazzjoni mogħtija lill-kandidati dwar it-talba għal proċedura ta’ rieżami, inkluż jekk l-organizzazzjoni tat-tweġibiet mibgħuta lill-kandidati kinitx adegwata.

3. Ir-regoli u l-proċeduri applikabbli, b’mod partikolari kif il-bordijiet tal-għażla jwettqu l-kompiti tagħhom.

6. Bħala l-ewwel pass fl-inkjesta u bil-ħsieb li jinkiseb fehim sħiħ tal-proċedura, il-persunal tal-Ombudsman iltaqa' mal-kontropartijiet tal-EPSO tagħhom biex jikseb informazzjoni, biex jiskambja fehmiet, u biex jispezzjona d-dokumenti rilevanti.[8] Ġiet organizzata t-tieni laqgħa, li tinkludi wkoll spezzjoni tad-dokumenti, biex jiġu ċċarati l-kwistjonijiet li fadal u biex l-Ombudsman ikun jista' jiffinalizza l-analiżi tagħha.[9] Din id-deċiżjoni tqis l-informazzjoni kollha miġbura minn dawn il-laqgħat kif ukoll minn korrispondenza bil-miktub mal-EPSO [10].

7. Fost l-aktar punti importanti li ħarġu mil-laqgħat kien hemm dawn li ġejjin:

Iż-żmien meħud għat-tweġiba: L-EPSO qal li d-dewmien fit-tweġibiet għat-talbiet għal rieżami l-ewwel irriżulta fl-2014 meta l-għadd ta’ talbiet għal rieżami rdoppja meta mqabbel mas-sena ta’ qabel. Sabiex jitħaffef it-trattament ta’ dawn it-talbiet għal rieżami, l-EPSO organizza mill-ġdid kif it-tim legali tiegħu ħadem bil-għan li jissimplifika l-fluss tax-xogħol intern. Bħala miżura temporanja, hija użat ukoll aktar persunal biex tassisti lit-tim legali bil-volum ta’ każijiet. L-EPSO identifika wkoll kwistjonijiet tekniċi bis-sistema tal-IT tiegħu li kienet ikkumplikat l-ipproċessar tat-talbiet għal rieżami. Barra minn hekk, bil-ħsieb li jiġi ssimplifikat il-proċess, l-EPSO abbozza ittri standard simplifikati li fuqhom setgħu jiġu bbażati t-tweġibiet tiegħu għat-talbiet għal rieżami. Dawn l-ittri standard ġodda jinkludu inqas dettalji u jkopru kategoriji usa’ ta’ ċirkostanzi milli kien il-każ qabel.

Kif il-bordijiet tal-għażla jwettqu xogħolhom: L-EPSO qal li l-bordijiet tal-għażla għandhom rwol kruċjali. Il-bordijiet tal-għażla huma responsabbli għad-deċiżjonijiet inizjali li fuqhom il-kandidati jirnexxu kif ukoll għad-deċiżjoni sostantiva dwar kull talba għal rieżami ta’ deċiżjoni inizjali. Il-bordijiet tal-għażla jiltaqgħu biex jiddeċiedu dwar talbiet għal rieżami malajr ħafna wara l-iskadenza għas-sottomissjoni ta’ tali talbiet, normalment fi żmien ġimagħtejn. Meta jkun hemm dewmien, dan iseħħ sussegwentement meta l-EPSO jkollu jabbozza tweġiba motivata li tirrifletti d-deċiżjoni sostantiva diġà meħuda minn bord tal-għażla. Il-livell ta’ raġunament dettaljat li l-bordijiet tas-selezzjoni jipprovdu lill-EPSO, biex dan jissostanzja d-deċiżjonijiet tal-bordijiet, ivarja b’mod sinifikanti minn bord tas-selezzjoni għal ieħor. Aktar ma jkun dettaljat ir-raġunament dokumentat mill-bordijiet tas-selezzjoni, aktar ikun faċli għall-EPSO li jabbozza tweġibiet bir-reqqa malajr għat-talbiet għal rieżami. Inqas ma jkun dettaljat ir-raġunament mogħti mill-bordijiet tal-għażla għad-deċiżjonijiet ta’ rieżami, aktar ikun diffiċli u jieħu ħafna ħin li l-EPSO jabbozza t-tweġibiet xierqa.

Pubblikazzjoni ta’ listi ta’ riżerva: Peress li l-EPSO xi drabi jippubblika listi ta’ riżerva ta’ kandidati magħżula qabel ma jipprovdi tweġibiet għat-talbiet kollha għal rieżami, l-EPSO ddikjara li, fl-abbozzar u fit-trażmissjoni tat-tweġibiet, l-ewwel jittratta t-talbiet minn kandidati li jkunu kisbu deċiżjoni pożittiva tal-bord tal-għażla. Dan jippermetti lill-EPSO jaċċetta mill-ġdid lill-kandidati kkonċernati għall-kompetizzjoni malajr kemm jista’ jkun. L-EPSO qal li, peress li jagħti prijorità lill-komunikazzjoni ta’ deċiżjonijiet pożittivi tal-bord tas-selezzjoni, kważi dejjem seta’ jdaħħal mill-ġdid lill-kandidati li għaddew għall-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni.

Informazzjoni lill-kandidati: L-EPSO qal li kellu l-ħsieb li jirrevedi l-informazzjoni li jipprovdi lill-kandidati, b’mod partikolari f’ittri li jinfurmaw lill-kandidati li ma ntgħażlux bir-riżultati tagħhom u fit-tweġibiet tiegħu għat-talbiet għal rieżami. B’mod partikolari, se tinkludi informazzjoni dwar il-possibbiltajiet ta’ appell. L-EPSO ddikjara wkoll li kien qed jippjana li jfassal u jippubblika dokument ta’ Mistoqsijiet Frekwenti (FAQ) għas-sit web tiegħu biex jistabbilixxi l-argumenti l-aktar użati li ma rnexxewx għat-talba ta’ rieżami (u b’hekk jippermetti lill-kandidati jieħdu deċiżjonijiet infurmati dwar l-utilità li jissottomettu talba għal rieżami).

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

8. Din l-inkjesta tqajjem kwistjonijiet li kull amministrazzjoni pubblika tiffaċċja kuljum: kif, b’riżorsi limitati, amministrazzjoni pubblika tista’ tipprovdi rispons f’waqtu, imfassal apposta, motivat tajjeb u fl-aħħar mill-aħħar korrett għaċ-ċittadini individwali. L-Ombudsman tapprezza li l-EPSO għamel sforzi ġenwini biex iħejji għall-ogħla livelli fit-talba tiegħu għall-ammont ta' xogħol ta' rieżami, biex jindirizza d-dewmien li ffaċċja u biex itejjeb, b'mod ġenerali, l-informazzjoni li jipprovdi lill-kandidati biex jiżgurahom li t-talbiet tagħhom qed jiġu ttrattati f'konformità mal-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba.

9. L-Ombudsman huwa kuntent li sar jaf li s-sitwazzjoni tjiebet b'mod sinifikanti minn meta nfetħet l-inkjesta tal-Ombudsman. L-EPSO issa rnexxielu jelimina l-akkumulazzjoni ta’ talbiet pendenti għal rieżami. Dan l-iżvilupp għandu jippermetti lill-EPSO ż-żmien meħtieġ biex jirrifletti fuq is-suġġerimenti stabbiliti hawn taħt, sabiex it-talba għal proċedura ta’ rieżami sservi l-iskop tagħha bħala mekkaniżmu ta’ rieżami intern effettiv, li permezz tiegħu l-kandidati jirċievu tweġiba debitament ikkunsidrata, motivata tajjeb, iżda wkoll f’waqtha.

10. Qabel ma jsiru dawn is-suġġerimenti, huwa rilevanti li jiġi eżaminat ir-rwol tal-bordijiet tal-għażla f’din il-proċedura.

11. Ir-Regolamenti tal-Persunal tal-UE joħolqu “arranġament ta’ kondiviżjoni tas-setgħa” bejn: (i) l-awtorità tal-ħatra, u (ii) il-bordijiet tal-għażla. L-Awtorità tal-Ħatra tfassal l-avviż ta’ kompetizzjoni u, wara li tintemm il-kompetizzjoni, taħtar il-kandidati li għaddew għal pożizzjonijiet vakanti. Bord tal-għażla huwa responsabbli għat-tfassil tat-testijiet, u għall-evalwazzjoni u l-intervistar tal-kandidati. Imbagħad ifassal lista ta’ kandidati (l-hekk imsejħa “lista ta’ riżerva”) li minnha l-awtorità tal-ħatra tirrekluta uffiċjali ġodda [11].

12. Dan it-tqassim tal-kompiti ma kienx, u fil-fatt ma setax, jiġi affettwat mill-ħolqien tal-EPSO. Id-deċiżjoni [12] li tistabbilixxi l-EPSO tiddikjara espressament li l-EPSO għandu jeżerċita s-setgħat mogħtija lill-awtorità tal-ħatra fir-rigward tal-kompetizzjonijiet.[13] L-EPSO ma jistax iwettaq il-kompiti tal-bordijiet tas-selezzjoni. B’mod partikolari, l-EPSO ma jistax iwettaq il-kompitu tal-bord tas-selezzjoni li jevalwa l-kandidati u jpoġġihom fuq lista ta’ riżerva. Dan jimplika li l-ħidma ewlenija involuta fit-trattament tat-talbiet għar-rieżami tar-riżultati ta’ kandidat tista’ titwettaq biss mill-bordijiet tal-għażla.

L-aspett tal-ħin u kwistjonijiet proċedurali [14]

13. Filwaqt li l-EPSO għamel sforz konsiderevoli biex jimmaniġġja l-ammont ta’ xogħol li jirriżulta miż-żieda qawwija fit-talbiet għal rieżami riċevuti mill-2014, iż-żmien meħud biex jiġu ttrattati tali talbiet kompla jvarja. Filwaqt li, bħala medja, l-EPSO ħa 3.75 xhur biex jittratta t-talbiet għal rieżami fl-2013, l-EPSO kellu bżonn 5.75 xhur biex jittratta t-talbiet għal rieżami fl-2014. Dan naqas għal medja ta’ 3.5 xhur għal talbiet għal rieżami riċevuti fl-ewwel nofs tal-2015. Għas-sena sħiħa 2015, iż-żmien medju biex jiġu ttrattati t-talbiet għal rieżami reġa’ żdied għal 4,75 xhur. Fl-2016, l-EPSO rnexxielu jelimina l-akkumulazzjoni tiegħu ta' talbiet pendenti għal rieżami u naqqas iż-żmien medju ta' ġestjoni [15].

14. Is-sitwazzjoni ċertament tjiebet b'mod sinifikanti meta mqabbla mas-sitwazzjoni li wasslet lill-Ombudsman biex jiftaħ l-inkjesta. Madankollu, dawn iċ-ċifri, flimkien mal-ilmenti li l-Ombudsman kompla jirċievi, iwasslu lill-Ombudsman biex jikkonkludi li, minkejja l-isforzi ta’ min ifaħħarhom tal-EPSO li saru tard, kien hemm, għal perjodu ta’ żmien, dewmien eċċessivament twil.

15. It-titjib fiż-żmien li qed jittieħed biex jiġu ttrattati t-talbiet għal rieżami huwa milqugħ tajjeb ħafna. Sa ċertu punt, madankollu, dan it-titjib huwa riflessjoni ta’ tnaqqis temporanju fil-livell tal-attività tal-EPSO b’mod aktar ġenerali. Inqas ma l-EPSO jagħmel kompetizzjonijiet f’perjodu partikolari, inqas ikun hemm talbiet għal rieżami li se jirċievi.

16. Għalhekk huwa importanti li ssir riflessjoni ulterjuri dwar il-funzjonament tat-talba għal proċedura ta’ rieżami sabiex jiġi żgurat li, f’każ ta’ quċċata oħra fl-ammont ta’ xogħol, dewmien simili ma jerġax iseħħ fil-futur. L-Ombudsman għalhekk iħeġġeġ lill-EPSO jagħmel l-almu tiegħu biex ikompli jfittex titjib sistemiku fit-talba għal proċedura ta’ rieżami u kif tiġi applikata biex jiġi żgurat li l-kandidati kollha li jagħmlu talba għal rieżami jirċievu tweġiba f’waqtha, f’konformità mal-Artikolu 17 tal-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba dwar limiti ta’ żmien raġonevoli għat-teħid ta’ deċiżjonijiet.

17. Ta' rilevanza partikolari huwa l-fatt li, wara d-deċiżjoni tal-bord tal-għażla fuq talba għal rieżami, ħafna drabi l-EPSO jieħu numru ta' xhur biex ifassal tweġiba li tikkomunika d-deċiżjoni tal-bord tal-għażla lill-kandidat. Kif spjega l-EPSO, il-bord tas-selezzjoni normalment jiddeċiedi fi żmien ġimagħtejn jekk it-talba ta’ kandidat għal rieżami tkunx irnexxiet jew le. Madankollu, il-kandidat ma jiġix infurmat b’din id-deċiżjoni qabel ma l-EPSO jikteb lilu jew lilha. Filwaqt li l-EPSO jirreaġixxi immedjatament kull meta l-eżitu tar-rieżami jkun pożittiv, it-tweġiba ma tistax tintbagħat sa ħames xhur meta l-eżitu tat-talba għal rieżami jkun negattiv. Huwa diffiċli li tiġi ġġustifikata, għal raġunijiet oġġettivi, id-diskrepanza bejn iż-żmien relattivament limitat li jieħu l-bord tal-għażla biex jiddeċiedi dwar l-esklużjoni jew ir-riammissjoni ta’ kandidat maż-żmien meħud mill-EPSO biex jikkomunika d-deċiżjonijiet motivati lill-kandidati.

18. Jidher li dan id-dewmien iseħħ minħabba li l-EPSO jrid, meta jħejji t-tweġibiet għall-kandidati, jorbot ir-raġunament stabbilit mill-bordijiet tal-għażla għad-deċiżjonijiet tagħhom mal-fatti preżenti fil-fajls tal-kandidati u l-argumenti mqajma mill-kandidati fit-talbiet ta’ rieżami tagħhom. L-EPSO jieħu ħsieb ukoll li jesponi, fl-ittri tiegħu li jwasslu għal deċiżjoni negattiva ta’ eżami mill-ġdid, ir-raġunijiet iddettaljati għal din id-deċiżjoni negattiva. L-EPSO u l-bordijiet tas-selezzjoni jaqsmu r-responsabbiltà għall-funzjonament bla xkiel tal-proċedura tat-talba għal rieżami. Fl-ambitu tal-mandat rispettiv tagħhom, it-tnejn għandhom għalhekk jagħmlu sforzi biex jiffaċilitaw l-ipproċessar tat-talbiet għal rieżami billi jiżguraw li d-deċiżjonijiet tal-bordijiet tal-għażla jkunu jistgħu jiġu tradotti faċilment fi tweġibiet motivati lill-kandidati.

19. Fir-rigward tal-mandat tal-bordijiet tal-għażla, l-Ombudsman huwa tal-fehma li dan id-dewmien jista’ jiġi minimizzat jekk il-bordijiet tal-għażla jieħdu responsabbiltà akbar biex jipprovdu lill-EPSO b’raġunijiet aktar dettaljati għad-deċiżjonijiet tagħhom. B’mod partikolari, il-bordijiet tal-għażla għandhom jiżguraw li jorbtu r-raġunament li fuqu huma bbażati d-deċiżjonijiet tagħhom mal-fatti preżenti fil-fajl ta’ kandidat u mal-argumenti mressqa fit-talba għal rieżami ta’ kandidat (li l-bord tal-għażla għandu jkollu quddiemu meta jwettaq ir-rieżami).

20. Fl-istess ħin, l-Ombudsman iqis li l-EPSO jista' jgħin lill-bordijiet tal-għażla. L-għajnuna lill-bordijiet tas-selezzjoni min-naħa tagħha se tkun ta’ għajnuna għall-EPSO peress li dan għandu jfisser li l-EPSO se jkollu inqas x’jagħmel ladarba l-bord tas-selezzjoni jkun ħa d-deċiżjoni ta’ rieżami tiegħu. L-Ombudsman jifhem li l-EPSO diġà rrifletta internament dwar din il-kwistjoni.

Sabiex jassisti lill-bord tas-selezzjoni jieħu responsabbiltà akbar f’dan il-qasam, l-EPSO għandu jikkunsidra li jirrevedi l-mudell (“ġurija tal-fiche”) użat mill-bord tas-selezzjoni biex jirreġistra d-deċiżjoni tiegħu u l-gwida li l-EPSO jagħti lill-bord tas-selezzjoni dwar il-prattikalitajiet involuti fid-dokumentazzjoni tad-deċiżjonijiet. L-EPSO għandu jsegwi wkoll l-ideat li ressaq matul din l-inkjesta biex (i) jipprovdi taħriġ addizzjonali lill-membri tal-bord tas-selezzjoni dwar it-trattament tal-ilmenti u l-prattikalitajiet tat-trattament tat-talbiet għal rieżami u biex (ii) iħares lejn l-għoti ta’ rwol akbar lill-membri permanenti tal-bord tas-selezzjoni fil-koordinazzjoni tar-reġistrazzjoni tad-deċiżjonijiet.

21. Peress li l-EPSO xi drabi jippubblika l-listi ta’ riżerva tal-kandidati li għaddew qabel ma jipprovdi tweġibiet għat-talbiet kollha għal rieżami [16], l-Ombudsman jilqa’ d-dikjarazzjoni tal-EPSO li, billi jipprijoritizza t-talbiet għal rieżami li jkunu kisbu deċiżjoni pożittiva tal-bord tal-għażla, dejjem ikun jista’ jaċċetta mill-ġdid lil dawn il-kandidati li għaddew għall-istadju li jmiss tal-kompetizzjoni.

22. Minbarra s-suġġerimenti msemmija hawn fuq, l-Ombudsman għandha xi suġġerimenti oħra biex tgħin lill-EPSO jindirizza d-dewmien fil-proċedura. L-ewwel nett, l-EPSO għandu jikkunsidra li jagħmel aktar enfasi fuq l-istima [17] tal-għadd ta’ talbiet għal rieżami li jistenna li jirċievi u jalloka r-riżorsi tal-persunal kif xieraq biex jiżgura li jkun imħejji b’mod adegwat għal livelli massimi possibbli ta’ xogħol. Talba b’nuqqas ta’ riżorsi għat-tim ta’ rieżami tidher li kienet fattur li kkontribwixxa għad-dewmien.

23. It-tieni, l-EPSO għandu jfittex li jidentifika soluzzjonijiet teknoloġiċi. Id-deċiżjoni reċenti tal-EPSO li jirriforma s-sistema tal-IT tiegħu, li kienet ġiet identifikata bħala sors ta’ kumplikazzjoni fl-ipproċessar tat-talbiet għal rieżami, hija milqugħa. L-Ombudsman tistieden lill-EPSO, fis-segwitu tagħha għal din l-inkjesta, biex tinfurmaha dwar il-progress f'dan il-qasam.

24. Fil-każ ta’ quċċata imprevedibbli fit-talbiet għal rieżami u d-dewmien konsegwenti, l-EPSO għandu jikkunsidra li jinforma malajr lill-kandidati li jkunu ppreżentaw talba għal rieżami dwar dewmien possibbli. Il-komunikazzjoni ta’ din l-informazzjoni lill-kandidati malajr kemm jista’ jkun tista’ tgħin biex jitnaqqas l-għadd ta’ talbiet individwali għal informazzjoni li jieħdu ħafna ħin li l-EPSO jirċievi dwar il-proċedura, u tista’ tillibera r-riżorsi għat-trattament attwali tat-talbiet għal rieżami.

25. Fl-istess ħin, l-EPSO jista’ jindika li se jagħti prijorità biex iwieġeb għal dawk it-talbiet għal rieżami li l-bord tal-għażla jkun qies li huma ġustifikati. Din l-informazzjoni tista’ tiġi inkluża wkoll fl-informazzjoni li l-EPSO jipprovdi online dwar it-talba għal proċedura ta’ rieżami (pereżempju, fir-regoli ġenerali tiegħu li jirregolaw il-kompetizzjonijiet miftuħa [18] jew fuq il-paġna tal-FAQs fuq is-sit web tiegħu).

Informazzjoni lill-kandidati

26. L-għoti ta’ informazzjoni ċara u preċiża lill-kandidati dwar il-proċedura jgħin biex il-kandidati jiġu assigurati li d-drittijiet tagħhom se jiġu rispettati. Għalhekk, dan jgħin biex jitnaqqas l-għadd ta’ lmenti u talbiet għal informazzjoni ppreżentati lill-EPSO u lill-Ombudsman.

27. L-Ombudsman jilqa' l-fatt li, f'ittri lill-kandidati li ma rnexxewx f'kompetizzjoni, l-EPSO issa jinkludi link għar-regoli ġenerali li jirregolaw il-kompetizzjonijiet miftuħa, li jistabbilixxu l-possibbiltajiet kollha ta' appell disponibbli [19]. Fil-kuntest ta’ inkjesta separata tal-Ombudsman [20], l-EPSO informa wkoll lill-Ombudsman li l-ittri futuri kollha lill-kandidati li fihom deċiżjoni negattiva se jinkludu link għall-paġna tal-FAQ fuq is-sit web tal-EPSO, li tinkludi taqsima speċifika dwar l-ilmenti.

28. Barra minn hekk, l-Ombudsman jemmen li l-inizjattiva reċenti tal-EPSO, li tistabbilixxi fuq paġna tal-FAQs fuq is-sit web tal-EPSO l-argumenti l-aktar użati li ma rnexxewx għat-talba ta’ rieżami, tista’ tmur b’xi mod lejn l-antiċipazzjoni tat-tip ta’ talba għal rieżami li x’aktarx ma tirnexxix. L-Ombudsman tinnota, madankollu, li ammont limitat biss ta’ informazzjoni dwar it-talba għal proċedura ta’ rieżami sar disponibbli, sal-lum, fl-FAQs fuq is-sit web tal-EPSO.[21] Hija tħeġġeġ lill-EPSO jkompli jsegwi din il-kwistjoni.

Konklużjoni

L-Ombudsman tfaħħar l-isforzi tal-EPSO s’issa dwar din il-kwistjoni u tagħlaq l-inkjesta bil-konklużjoni li ġejja:

Bħalissa ma hemm l-ebda raġuni għal aktar inkjesti.

L-EPSO se jiġi infurmat b’din id-deċiżjoni.

Suġġerimenti għal titjib

Bil-ħsieb li jkompli jittejjeb it-trattament tat-talbiet għal rieżami, l-Ombudsman jissuġġerixxi li l-EPSO:

1) Tipprovdi appoġġ aħjar lill-bordijiet tal-għażla sabiex ikunu jistgħu jagħtu raġunijiet aktar dettaljati, u bbażati fuq il-fatti, għad-deċiżjonijiet tagħhom dwar talbiet għal rieżami minn

• ir-reviżjoni tal-mudell ("ġurija tal-fiche") użat mill-bordijiet tal-għażla biex jirreġistraw id-deċiżjonijiet tagħhom;
• ir-reviżjoni tal-gwida li l-EPSO jagħti lill-bordijiet tas-selezzjoni dwar il-prattikalitajiet involuti fid-dokumentazzjoni tad-deċiżjonijiet;
• l-għoti ta’ taħriġ addizzjonali lill-membri tal-bord tal-għażla dwar it-trattament tal-ilmenti u l-prattikalitajiet tat-trattament tat-talbiet għal rieżami;
• l-għoti ta’ responsabbiltà akbar lill-membri permanenti tal-bord tas-selezzjoni tal-EPSO fil-koordinazzjoni ta’ kif jiġu rreġistrati d-deċiżjonijiet tal-bord tas-selezzjoni.

2) Tkompli teżamina s-soluzzjonijiet teknoloġiċi biex tissimplifika l-proċedura tat-talba għal rieżami.

3)  Tieħu passi biex tistma l-għadd ta' talbiet għal rieżami li tistenna li tirċievi u talloka r-riżorsi tal-persunal kif xieraq.

4)  Jinforma malajr lill-kandidati li jkunu ssottomettew talba għal rieżami dwar id-dewmien mistenni kull meta jkun hemm quċċata imprevedibbli fit-talbiet. Sabiex jgħin lill-EPSO jirrikonċilja d-dewmien mal-impenn tiegħu li jaċċetta mill-ġdid lill-kandidati għall-kompetizzjoni f’każ ta’ tweġiba pożittiva, tali messaġġ lill-kandidati jista’ jispjega li l-EPSO se jagħti prijorità biex iwieġeb lil dawk il-kandidati li t-talba tagħhom għal rieżami tkun irnexxiet. Din l-informazzjoni tista’ tiġi inkluża wkoll fl-informazzjoni li l-EPSO jipprovdi online rigward il-proċedura ta’ talba għal rieżami.

5)  Tinkludi aktar informazzjoni online dwar it-talba għal proċedura ta' rieżami, inkluża informazzjoni dwar l-argumenti l-aktar użati li ma rnexxewx biex jintalab rieżami.

 Jirrapporta, fuq bażi regolari, lill-Bord ta' Tmexxija tiegħu dwar il-kwistjoni ta' talbiet għal rieżami u dwar kwalunkwe problema fl-ipproċessar tagħhom. Il-Bord tat-Tmexxija jirrappreżenta lill-istituzzjonijiet tal-UE li f’isimhom l-EPSO jmexxi l-kompetizzjonijiet tal-għażla u għalhekk għandu jkun konxju ta’ kwalunkwe problema eżistenti jew potenzjali f’dan il-qasam.

 

Emily O'Reilly Ombudsman
Ewropew

 

Strasburgu, 21/12/2016

 

[1] Ir-Regolament Nru 31 (KEE), 11 (KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika, ĠU 1962 45, paġna 1385, emendat l-aħħar bir-Regolament tal-Kunsill 1416/2013 tas-17 ta’ Diċembru 2013, ĠU 2013 L 353, paġna 24.

[2] Ara t-Titolu III. Il-Kapitolu 1 (“reklutaġġ”) u l-Anness III tar-Regolamenti tal-Persunal.

[3] Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-Unjoni Ewropea, il-Kummissjoni Ewropea, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Qorti tal-Awdituri, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, il-Kumitat tar-Reġjuni, u l-Ombudsman Ewropew.

[4] 2002/620/KE: Id-Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, tal-Kumitat tar-Reġjuni u tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta’ Lulju 2002 li tistabbilixxi Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej ĠU 2002 L 197, p. 53.

[5] Punt 3.4.3. "Proċedura ta' rieżami intern" tar-regoli ġenerali tal-EPSO li jirregolaw il-kompetizzjonijiet ġenerali, ĠU 2014, C 60 A, paġna 1. Hemm żewġ tipi ta’ talbiet għal rieżami: (i) dawk li l-bord tal-għażla għandu jiddeċiedi dwarhom u (ii) dawk li l-EPSO għandu jiddeċiedi dwarhom. Dawn tal-aħħar huma rari ħafna.

[6] L-ittra li tiftaħ l-inkjesta hija disponibbli hawnhekk: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/60261/html.bookmark

[7] Minn meta nfetħet l-inkjesta fuq inizjattiva proprja, l-Ombudsman irċieva 16-il ilment ieħor dwar kwistjonijiet indirizzati fl-inkjesta. L-Ombudsman iddeċidiet li ma tiftaħ l-ebda inkjesta bbażata fuq l-ilmenti dwar il-kwistjonijiet koperti mill-inkjesta fuq inizjattiva proprja, sakemm l-inkjesta tkun għadha għaddejja.

[8] Ir-rapport dwar l-ewwel laqgħa u spezzjoni huwa disponibbli hawnhekk: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/61018/html.bookmark

[9] Ir-rapport dwar it-tieni laqgħa u l-ispezzjoni huwa disponibbli hawnhekk: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/74176/html.bookmark

[10] L-EPSO pprovda statistika u informazzjoni aġġornati lill-Ombudsman fl-2016.

[11] Is-Sentenza tat-Tribunal għas-Servizz Pubbliku tal-15 ta' Ġunju 2010, Pachtitis vs Il-Kummissjoni, F-35/08, ECLI:EU:F:2010:51, il-paragrafi 50–52.

[12] 2002/620/KE: Id-Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill, tal-Kummissjoni, tal-Qorti tal-Ġustizzja, tal-Qorti tal-Awdituri, tal-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, tal-Kumitat tar-Reġjuni u tal-Ombudsman Ewropew tal-25 ta’ Lulju 2002 li tistabbilixxi Uffiċċju għas-Selezzjoni tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej ĠU 2002 L 197, p. 53.

[13] Is-sentenza Pachtitis vs Il-Kummissjoni, F-35/08, iċċitata hawn fuq, ECLI:EU:F:2010:51, il-punt 56.

[14] Il-punti rilevanti mit-tielet aspett li jinsabu fl-ittra tal-ftuħ tal-Ombudsman f’din l-inkjesta, jiġifieri “Regoli u Proċeduri”, huma koperti f’din it-taqsima.

[15] Statistika u informazzjoni pprovduta mill-EPSO.

[16] Mhuwiex possibbli għall-EPSO li jdewwem il-pubblikazzjoni ta' lista ta' riżerva sempliċiment minħabba li t-tweġibiet kollha għat-talbiet għal rieżami ma ġewx iffinalizzati.

[17] Abbażi ta’ fatturi bħall-għadd ta’ kompetizzjonijiet tal-għażla li jsiru b’mod parallel; l-għadd mistenni ta’ applikanti f’kompetizzjoni tal-għażla, abbażi tal-esperjenza preċedenti; it-tip ta’ kompetizzjonijiet ta’ selezzjoni (kompetizzjonijiet ta’ selezzjoni ġeneralisti jew speċjalisti), u jekk kompetizzjoni ta’ selezzjoni tintroduċix profil ġdid ta’ kandidat.

[18] Regoli ġenerali li jirregolaw il-kompetizzjonijiet ġenerali, ĠU 2014 C 60 A, paġna 1.

[19] Ara l-Punti 3.4.3. "Proċedura ta' reviżjoni interna" u 3.4.4. "Forom oħra ta' kontestazzjoni" tar-regoli ġenerali tal-EPSO li jirregolaw il-kompetizzjonijiet ġenerali, ĠU 2014 C 60 A, paġna 1.

[20] Il-Kawża 164/2015/NF dwar in-nuqqas tal-EPSO li jindika possibbiltajiet ta' appell fl-ittra tiegħu li tinforma lill-ilmentatur bid-deċiżjoni tal-bord tal-għażla li ma jpoġġihx fil-lista ta' riżerva.

[21] Verifikata l-aħħar fl-20 ta' Diċembru 2016.