Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F'Settembru 2013, ċittadin Ġermaniż talab aċċess għal ċerti dokumenti miżmuma mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi ("OLAF") u mill-Kummissjoni Ewropea skont ir-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti [1]. Madankollu, l-OLAF u l-Kummissjoni kellhom dubji dwar l-identità tiegħu. Għalhekk, l-OLAF u l-Kummissjoni ssospendew temporanjament it-trattament tagħhom tat-talbiet għall-aċċess, minħabba li sabiex ikollok dritt ta’ aċċess għad-dokumenti trid tkun persuna fiżika jew ġuridika li tirrisjedi fi Stat Membru tal-UE jew li tkun ċittadin tiegħu.

2. Il-fatt li l-OLAF u l-Kummissjoni kienu ssospendew temporanjament it-trattament tagħhom tat-talbiet għall-aċċess wassal lil min għamel it-talba biex jilmenta mal-Ombudsman (il-każijiet 2309/2013/JAS u 2310/2013/JAS kontra l-OLAF u l-Kummissjoni [2]). Matul l-inkjesti tal-Ombudsman dwar dawk l-ilmenti, l-ilmentatur sar jaf li l-Kummissjoni jew l-OLAF kienu kkuntattjaw dak li ħasbu li kien l-impjegatur tiegħu, università Ġermaniża, biex jivverifikaw li kien persuna reali u biex jistabbilixxu l-professjoni tiegħu [3].

3. L-ilmentatur ma kienx sodisfatt bil-fatt li l-Kummissjoni jew l-OLAF ikkuntattjaw università li għaliha qatt ma kien qal li ħadem u lmenta wkoll mal-Ombudsman dwar din il-kwistjoni. Huwa għamel ilment wieħed - il-preżent kontra l-Kummissjoni u ilment simili kontra l-OLAF [4].

L-inkjesta

4. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjoni li l-Kummissjoni kienet ipproċessat b'mod illegali d-data personali tal-ilmentatur.

5. Matul l-inkjesta, l-Ombudsman irċieva l-opinjoni tal-Kummissjoni dwar l-ilment u, sussegwentement, il-kummenti tal-ilmentatur bi tweġiba għall-opinjoni tal-Kummissjoni. Fit-twettiq tal-investigazzjoni, l-Ombudsman qies l-argumenti u l-opinjonijiet imressqa mill-partijiet.

Allegazzjoni ta' pproċessar illegali tad-data personali tal-ilmentatur

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

6. B’appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu, l-ilmentatur argumenta li l-Kummissjoni kellha a) informazzjoni rreġistrata b’mod skorrett dwar l-attività professjonali tiegħu, b) ittrasferiet id-data personali tiegħu lil parti terza mingħajr il-kunsens tiegħu, u c) żammet data personali fil-bażi tad-data tagħha għal perjodu ta’ żmien sproporzjonat.

7. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ddikjarat li l-informazzjoni dwar il-professjoni ta' persuna mhijiex kundizzjoni għall-eżerċizzju tad-dritt ta' aċċess għad-dokumenti. Il-Kummissjoni talbet din l-informazzjoni purament għal skopijiet ta’ statistika. Dan se jagħmilha fakultattiva li tiġi pprovduta din it-tip ta’ informazzjoni fil-futur.

8. L-informazzjoni mhux preċiża dwar ir-rabtiet professjonali tal-ilmentatur mal-università Ġermaniża kienet tqiegħdet fil-bażi tad-data għal talbiet għal aċċess mill-OLAF, probabbilment minħabba żball klerikali. Il-Kummissjoni ddikjarat li l-OLAF jiddispjaċih għal kwalunkwe inkonvenjenza kkawżata lill-ilmentatur u li l-OLAF ikkoreġa d-data.

9. Madankollu, il-Kummissjoni tixtieq tirriżerva d-dritt li tivverifika l-identità u l-indirizz ta’ applikant li jkun qed ifittex aċċess pubbliku għad-dokumenti. Il-Kummissjoni tagħmel dawn il-kontrolli, bl-użu ta' informazzjoni disponibbli għall-pubbliku, sabiex tiddetermina jekk l-applikanti humiex persuni fiżiċi li jirrisjedu fi Stat Membru tal-UE jew li huma ċittadini tiegħu.

10. Fir-rigward tal-perjodu allegatament sproporzjonat taż-żamma tad-data, il-Kummissjoni argumentat li hija taħżen data personali f’konformità mar-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data. Huwa ġġustifikat li d-data personali tal-applikanti tinżamm wara li jkunu spiċċaw it-trattament ta’ talba għal aċċess sabiex tiġi żgurata konsistenza legali u proċedurali. Jeħtieġ li l-Kummissjoni tkun taf jekk indirizzatx talbiet għal aċċess preċedenti mill-istess applikant jew talbiet li jikkonċernaw l-istess dokumenti jew dokumenti simili biex tiddetermina jekk dawn id-dokumenti jistgħux jitqiesu diġà bħala "fid-dominju pubbliku" . Barra minn hekk, id-deċiżjonijiet li jirrifjutaw li jagħtu aċċess għal dokumenti jistgħu jitressqu quddiem l-Ombudsman jew quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja. L-informazzjoni personali dwar l-applikanti hija meħtieġa biex il-Kummissjoni tittratta t-talbiet b’mod korrett u b’għarfien sħiħ taċ-ċirkostanzi kollha, bħal meta tiddeċiedi jekk tikkuntattjax lill-applikanti b’mod informali biex issib soluzzjoni ġusta f’każ li applikazzjoni tkun għal dokument twil ħafna jew għal għadd kbir ħafna ta’ dokumenti [5].

11. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur esprima d-diżappunt tiegħu li l-Kummissjoni ma skużatx ruħha talli rreġistrat il-professjoni tiegħu b’mod skorrett fil-bażi tad-data tagħha.

12. L-ilmentatur bagħat ittra lill-Ombudsman mill-Kummissjoni, li fiha l-Kummissjoni ddikjarat li kienet żvelat ismu lill-università [6].

13. L-ilmentatur sostna li huwa ġġustifikat li l-Kummissjoni żżomm id-data personali biss sakemm ikunu għaddew l-iskadenzi biex wieħed imur il-Qorti jew l-Ombudsman. Insostenn tal-fehma tiegħu, huwa hemeż deċiżjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data (KEPD) li sabet li l-prattika tal-OLAF li jżomm data personali fid-database ta' investigazzjoni tiegħu għal 15-il sena kienet sproporzjonata.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

14. Huwa probabbli li l-informazzjoni żbaljata dwar l-ilmentatur li jaħdem għal università Ġermaniża tqiegħdet fil-bażi tad-data bħala riżultat ta’ żball klerikali mill-OLAF. Minħabba li l-OLAF iddispjaċih għall-iżball u kkoreġa d-data, l-Ombudsman iqis li dan l-aspett tal-allegazzjoni tal-ilmentatur ġie solvut. Mhuwiex ċar għall-Ombudsman għaliex il-Kummissjoni għandha tiskuża ruħha għal żball magħmul mill-OLAF.

15. L-Ombudsman jilqa' l-fatt li l-formola tat-talba għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti fuq is-sit web tal-Kummissjoni m'għadx għandha l-qasam tal-attivitajiet professjonali bħala wieħed obbligatorju [7].

16. Il-Kummissjoni la ċaħdet, u lanqas ikkonfermat, li hija ttrasferiet id-data personali tal-ilmentatur, jiġifieri, ismu, lill-università Ġermaniża fejn ħasbet li kien qed jaħdem. Fil-fatt, il-Kummissjoni bl-ebda mod ma indirizzat din il-kwistjoni fl-opinjoni tagħha, minkejja li l-ilmentatur kien qajjem dan l-argument b’appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu. Madankollu, l-ittra tal-Kummissjoni tal-4 ta' Frar 2014 lill-ilmentatur ma tħalli l-ebda dubju fir-rigward tal-kwistjoni dwar jekk il-Kummissjoni kinitx ikkuntattjat lill-università u żvelatilha l-isem tal-ilmentatur. L-ittra - li tippreċedi l-opinjoni tal-Kummissjoni lill-Ombudsman - tgħid b'mod espliċitu li "fir-rigward tal-attività professjonali tiegħek, indikajt lill-OLAF li kont qed taħdem għall-Istitut tal-Liġi Internazzjonali u Ewropea ta' [università Ġermaniża]. Madankollu, dan l-Istitut ma jeżistix taħt l-isem imsemmi. Wara t-talba tagħna [jiġifieri l-Kummissjoni], l-università nnotat li ma kellha l-ebda impjegat bl-isem ['is-Sur X']"[8], jiġifieri, bl-isem tal-ilmentatur.

17. Il-kuntatt tal-Kummissjoni mal-università Ġermaniża ma kienx xi ħaġa prevista fir-regoli interni tagħha stess dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-data (in-notifika tagħha lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tagħha fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data personali fil-kuntest tat-trattament tagħha ta’ talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti [9]). Dawn ir-regoli interni ma jipprevedux it-trażmissjoni ta' data personali lil partijiet terzi [10].

18. Fil-fehma tagħha, hija sempliċement irreferiet għall-allegat dritt tagħha li twettaq verifika tal-identità u tal-indirizzi bl-użu ta’ informazzjoni disponibbli għall-pubbliku.

19. L-Ombudsman iqis li l-insistenza tal-Kummissjoni li tikkonferma l-identità ta' applikant mhijiex ibbażata fuq xi dispożizzjoni konkreta u lanqas ma tippromwovi xi wieħed mill-objettivi tar-regoli tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

20. Barra minn hekk, il-kuntatt ma’ dak li l-Kummissjoni temmen li huwa l-impjegatur ta’ persuna jmur lil hinn mill-konsultazzjoni tal-informazzjoni disponibbli għall-pubbliku, li l-Kummissjoni tirreferi għaliha fl-opinjoni tagħha. Wieħed jista' jargumenta li tali azzjoni jista' jkollha effetti negattivi għal applikant billi tqajjem suspetti min-naħa tal-impjegatur tiegħu dwar ir-raġuni għal istituzzjoni tal-Unjoni li tfittex li tikkonferma l-identità tal-applikant, u b'hekk tikkostitwixxi ndħil serju fil-ħajja personali tiegħu.

21. Għalhekk, billi żvelat l-isem tal-ilmentatur lill-università, mingħajr ġustifikazzjoni valida, il-Kummissjoni wettqet amministrazzjoni ħażina. Minħabba li l-protezzjoni tad-data personali hija dritt fundamentali [11], u minħabba n-natura intrużiva tal-azzjoni tal-Kummissjoni, l-amministrazzjoni ħażina hija partikolarment serja f'dan il-każ.

22. Wara li nstabet amministrazzjoni ħażina, mhuwiex meħtieġ li l-Ombudsman jittratta l-kwistjoni dwar jekk il-Kummissjoni kisritx speċifikament ir-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data [12]. Jekk l-ilmentatur jixtieq ikompli jsegwi dan l-aspett partikolari, huwa jibqa’ liberu li jilmenta mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data, li għandu għarfien espert u responsabbiltà speċjalizzati fil-qasam tal-protezzjoni tad-data.

23. Fir-rigward tal-perjodu allegatament sproporzjonat taż-żamma tad-data personali fil-bażi tad-data tal-aċċess tal-Kummissjoni għad-dokumenti, l-Ombudsman jinnota li d-deċiżjoni tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data msemmija mill-ilmentatur tikkonċerna lill-OLAF u mhux lill-Kummissjoni. Il-bażi tad-data tal-aċċess tal-Kummissjoni għad-dokumenti għandha wkoll skop ieħor minn dak tal-OLAF. Filwaqt li l-bażi tad-data tal-Kummissjoni żżomm data personali fir-rigward tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti biss, il-bażi tad-data tal-OLAF iżżomm informazzjoni dwar l-investigazzjonijiet tagħha.

24. In-notifika tal-Kummissjoni lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data tagħha fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali fil-kuntest tat-trattament tagħha ta' talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti tiddikjara li d-data personali tal-applikanti tinħażen għal mhux aktar minn ħames snin, u normalment titħassar minn hemm 'il quddiem [13]. Il-perjodu ta’ żamma jista’ għalhekk jiġi estiż f’ċerti każijiet.

25. Kemm in-notifika lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data - tal-Kummissjoni kif ukoll l-opinjoni tal-Kummissjoni f'dan il-każ - jispjegaw li dan il-perjodu ta' żamma huwa meħtieġ minħabba li deċiżjonijiet li ma jagħtu l-ebda aċċess jew li jagħtu aċċess parzjali biss jistgħu jitressqu quddiem il-Qorti jew quddiem l-Ombudsman. Fil-fehma tal-Ombudsman, perjodu ta' żamma ta' ħames snin huwa proporzjonat mal-għanijiet segwiti, minħabba li l-proċedimenti quddiem il-Qrati tal-UE jistgħu jdumu għadd ta' snin. L-ittra tal-Kummissjoni tal-4 ta' Frar 2014 lill-ilmentatur tirreferi, fost affarijiet oħra, għal talba għal aċċess għad-dokumenti magħmula mill-ilmentatur fl-2007 [14]. Għalhekk huwa ċar li, fl-2014, il-Kummissjoni kienet għadha qed taħżen id-data personali tal-ilmentatur li huwa kien issottometta sitt snin jew seba’ snin qabel. Għaldaqstant, fil-każ tal-ilmentatur, il-Kummissjoni kienet żammet id-data personali tiegħu għal aktar minn ħames snin.

26. Il-Kummissjoni ma pprovdiet l-ebda ġustifikazzjoni dwar għaliex ma kinitx ħassret id-data personali tal-ilmentatur relatata ma' talba għal aċċess għal dokumenti li saret fl-2007. Peress li l-kwistjoni dwar jekk il-Kummissjoni kellhiex tipprovdi ġustifikazzjoni talli żammet id-data personali tal-ilmentatur mill-2007 ma kinitx koperta b'mod espliċitu minn din l-inkjesta, l-Ombudsman ma jqisx li huwa xieraq li jiġi ddeterminat jekk il-Kummissjoni kellhiex id-data personali tal-ilmentatur għal ammont sproporzjonat ta' żmien u bi ksur tan-notifika tagħha.

27. L-Ombudsman għal darb'oħra jinforma lill-ilmentatur dwar il-possibbiltà li jilmenta mal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data, jekk jixtieq ikollu deċiżjoni speċjalizzata dwar jekk il-perjodu taż-żamma tad-data tal-Kummissjoni jiksirx speċifikament ir-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data. Għalhekk hija tqis li l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata f’dan l-aspett tal-ilment.

28. L-amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni issa ma tistax tiġi rimedjata u l-ilmentatur ma ressaq l-ebda pretensjoni li tixtieq li l-Kummissjoni tieħu xi azzjoni partikolari. Għalhekk, l-Ombudsman se jagħlaq dan l-aspett tal-ilment b’rimarka kritika lill-Kummissjoni.

Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman tagħlaqha bis-sejbiet li ġejjin:

Billi tiġi rettifikata l-informazzjoni rreġistrata b'mod skorrett dwar l-attività professjonali tal-ilmentatur fil-bażi tad-data rilevanti, dan l-aspett tal-ilment tal-ilmentatur ġie solvut.

Fir-rigward tal-perjodu ta' żamma għad-data personali fil-bażi tad-data tal-Kummissjoni, l-Ombudsman iqis li l-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata.

Rimarka kritika

Billi ttrasferiet id-data personali tal-ilmentatur lil parti terza mingħajr ġustifikazzjoni valida, il-Kummissjoni wettqet amministrazzjoni ħażina. Minħabba li l-protezzjoni tad-data personali hija dritt fundamentali previst fil-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-UE, u minħabba l-fatt li l-azzjoni tal-Kummissjoni f'dan il-każ kienet intrużiva ħafna, l-amministrazzjoni ħażina hija partikolarment serja.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly

Strasburgu, 12/07/2016

[1] Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni ĠU L 145/43 tal-31.5.2001;

[2] Id-deċiżjonijiet tal-OLAF u tal-Kummissjoni li jwaqqfu t-trattament tat-talbiet għall-aċċess għalhekk ġew ittrattati separatament u għalhekk ma jaqgħux fl-ambitu ta’ din l-inkjesta.

[3] Il-Kummissjoni talbet din id-data mingħand l-applikanti sabiex tipproċessa t-talbiet tagħhom għal aċċess pubbliku għad-dokumenti.

[4] Ittratta separatament taħt ir-referenza tal-każ 139/2015/PMC.

[5] Ara, f’dan ir-rigward, l-Artikolu 6(3) tar-Regolament 1049/2001.

[6] Din l-ittra ntbagħtet ukoll mill-Kummissjoni lill-ilmentatur fil-kuntest tal-inkjesta tal-Ombudsman dwar l-ilment 2310/2013/JAS.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] L-ittra tal-Kummissjoni hija miktuba bil-Ġermaniż.

[9] Ara n-notifika “DPO-1225.2 GestDem” dwar l-ipproċessar tad-data personali fir-rigward tal-bażi tad-data tal-Kummissjoni dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, disponibbli online: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] Ara, f'dan ir-rigward, il-Punt 16.

[11] L-Artikolu 8 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropea.

[12] Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta' individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta' dak id-data, ĠU L 8/1 tat-12.1.2001

[13] Punt 13.

[14] Gestdem 2007/4845.