Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur huwa SME (li timpjega 6 persuni) li pparteċipa, bħala membru ta’ konsorzju u benefiċjarju, fi proġett immexxi mill-Kummissjoni Ewropea taħt il-Programm għall-Kompetittività u l-Innovazzjoni (CIP).

2. Il-Ftehim ta’ Għotja ġie ffirmat fit-23 ta’ Mejju 2012 bejn il-Kummissjoni u l-mexxej tal-konsorzju, il-kumpanija X li aġixxiet bħala l-koordinatur (minn hawn ’il quddiem “il-koordinatur”). Il-proġett beda fl-1 ta’ Settembru 2012 u kien skedat li jibqa’ għaddej għal 3 snin u nofs (42 xahar).

3. Fil-bidu ta' Settembru 2012, l-ilmentatur kien f'kuntatt mal-koordinatur sabiex jingħaqad mal-proġett bħala sostitut għall-benefiċjarju nru 6. F’dak il-kuntest, il-Kummissjoni kienet talbet lill-koordinatur biex jikseb mingħand l-ilmentatur id-dokumenti statutorji meħtieġa. Fit-3-5 ta' Settembru 2012, il-koordinatur u l-ilmentatur skambjaw emails sabiex iħejju d-dokumenti mitluba, inkluż il-baġit rivedut. Permezz tal-posta elettronika tal-5 ta ' Settembru 2012, l-ilmentatur bagħat il-politika ta ' rimunerazzjoni tiegħu ("Remunerazzjoni u Rimborż għall-Persunal tal-Proġett"[1], datata l-31 ta ' Awwissu 2012) lill-koordinatur. Fil-5 ta’ Settembru 2012, il-koordinatur bagħat lill-Kummissjoni l-baġit rivedut għall-proġett. Hija indikat, madankollu, li l-impjegati tal-ilmentatur ma jitħallsux b’salarji normali, iżda b’“tariffi ta’ suċċess” u staqsiet jekk ir-rata fissa użata fil-baġit kinitx aċċettabbli. Il-koordinatur hemeż kopja tal-politika ta' remunerazzjoni tal-ilmentatur. Fis-17 ta’ Settembru 2012, il-koordinatur bagħat lill-Kummissjoni kopja ffirmata tal-emenda tal-kuntratt flimkien mad-“dokumenti oriġinali mitluba għall-integrazzjoni tal-[ilmentatur] fil-konsorzju” (formola tal-entità legali għall-ilmentatur, mandat iffirmat mill-ilmentatur, diversi formoli u l-baġit rivedut, iżda mhux inkluża l-politika ta’ remunerazzjoni).

4. Fis-17 u s-26 ta’ Settembru 2012, il-koordinatur u l-Kummissjoni ffirmaw emenda (“emenda tal-kuntratt Nru 1”) għall-Ftehim ta’ Għotja li permezz tagħha l-ilmentatur ġie inkluż bħala benefiċjarju fil-proġett. Fil-25 ta' Settembru 2012, il-koordinatur informa lill-ilmentatur b'dan.

5. L-ilmentatur lesta x-xogħol u sussegwentement issottometta d-dikjarazzjonijiet tal-kostijiet tiegħu għall-ewwel perjodu tal-proġett.

6. Bejn Frar u April 2014, l-ilmentatur, il-koordinatur u l-Uffiċjal Finanzjarju tal-Kummissjoni skambjaw emails fir-rigward tal-eliġibbiltà tal-ispejjeż tal-persunal tal-ilmentatur. Il-Kummissjoni indikat lill-ilmentatur li kien biss is-salarju reali effettivament imħallas lill-persunal tagħha li kien eliġibbli bħala spejjeż tal-persunal. Madankollu, l-ilmentatur spjega li l-persunal tiegħu jitħallas permezz ta’ dividendi: l-ilmentatur jirċievi introjtu mill-klijenti tiegħu bi ħlas għax-xogħol imwettaq mill-impjegati tiegħu u l-qligħ derivat minn dan l-introjtu mbagħad jiġi allokat lill-impjegat(i) li jkun(u) wettaq(ew) ix-xogħol.

7. F'ittra elettronika tat-8 ta' April 2014, l-Uffiċjal Finanzjarju tal-Kummissjoni informa lill-koordinatur li, fir-rigward tal-ispejjeż tal-persunal tal-ilmentatur, kienu eliġibbli biss EUR 70 952.56 minn EUR 128 202.15.

8. Sussegwentement, l-ilmentatur kellu skambju twil ta’ posta elettronika mal-Uffiċjal Finanzjarju tal-Kummissjoni sabiex isib soluzzjoni fir-rigward tal-ispejjeż tal-persunal irrifjutati. Fis-16 ta' Ottubru 2014, l-ilmentatur u l-koordinatur kellhom laqgħa mal-Uffiċjal Finanzjarju u ma' uffiċjal ieħor mid-DĠ Intrapriża. F'dik il-laqgħa - skont l-ilmentatur - l-Uffiċjal Finanzjarju ammetta li ma qarax id-data li l-ilmentatur kien issottometta f'Settembru 2012 dwar il-mudell ta' remunerazzjoni tiegħu, filwaqt li l-uffiċjal l-ieħor, dejjem skont l-ilmentatur, kien tal-fehma li l-ilmentatur kellu aspettattiva leġittima li l-mudell ta' remunerazzjoni tiegħu kellu jiġi segwit u li l-ispejjeż tal-proġett tiegħu għandhom jiġu rimborżati bis-sħiħ, tal-inqas sad-data ta' dik il-laqgħa. Skont il-minuti meħuda mill-koordinatur, l-uffiċjali mid-DĠ Intrapriża jikkuntattjaw lid-DĠ Baġit għal segwitu tal-argumenti tal-ilmentatur li i) id-dividendi mħallsa lill-impjegati tiegħu ma jistgħux jitqiesu bħala qligħ fuq il-kapital, iżda bħala remunerazzjoni għax-xogħol u ii) il-Kummissjoni f'Settembru 2012 kienet approvat il-mudell ta' remunerazzjoni tal-ilmentatur meta ngħaqdet mal-proġett.

9. F’email tas-6 ta’ Novembru 2014 lill-ilmentatur, l-Uffiċjal Finanzjarju wieġeb li ma setax jikkonferma li l-ispejjeż għall-ewwel perjodu kienu se jiġu aċċettati kif oriġinarjament sottomessi fuq il-bażi tal-“aspett ta’ aspettattiva leġittima tat-tqassim tal-komunikazzjoni bejnietna”. Huwa ddikjara li “ma aċċettax b’mod ċar is-sistema ta’ remunerazzjoni [tal-ilmentatur], anki jekk nammetti li l-kliem tiegħi kien ambigwu”.

10. Fil-5 ta’ Frar 2015, l-Uffiċjal Finanzjarju informa lill-ilmentatur li d-DĠ Baġit kien favur il-pożizzjoni tiegħu li kienet din li ġejja: "Aħna nikkonfermaw li d-dividendi qatt ma huma spejjeż eliġibbli, inkluż taħt l-intestatura 'spejjeż tal-persunal' meta jitqassmu lill-impjegati. Din l-ineliġibbiltà tibqa’ valida minkejja li d-distribuzzjoni tad-dividendi lill-impjegati hija konformi mal-politika tas-soltu tal-benefiċjarju. Fil-fatt, dawk id-dividendi la huma “spejjeż” skont it-tifsira tat-Titolu VI tar-Regolament Finanzjarju u lanqas ma huma relatati mal-implimentazzjoni tal-azzjoni (huma bbażati fuq il-prestazzjoni ġenerali tal-entità benefiċjarja).

Il-pożizzjoni tagħna tibqa 'l-istess anke fil-każ speċifiku tiegħek, jiġifieri anke jekk, skont l-Istatut ta' Assoċjazzjoni tal-kumpanija, l-ammont ta 'dividendi li għandhom jitħallsu lil azzjonist impjegat jiddependi fuq id-dħul tal-kumpanija ġġenerat mix-xogħol ta' dak l-azzjonist impjegat. Bħala regola ġenerali, l-operazzjonijiet relatati mal-qligħ jew mal-profitti ta’ benefiċjarju (eż. l-allokazzjoni tal-introjtu nett għar-riżervi, id-distribuzzjoni tad-dividendi) ma jinvolvu l-ebda kost skont it-tifsira tat-Titolu VI tar-RF. Id-dividendi mhumiex spejjeż jew kostijiet (għalhekk ma jidhrux fuq il-kont tal-profitt u t-telf), anki meta jitqassmu lill-impjegati. Għalhekk dawn ma jirriżultaw fl-ebda spiża eliġibbli".

11. Fis-16 ta' Frar 2015, l-ilmentatur iddikjara li kien diżappuntat, iżda mhux sorpriż, bil-fehmiet tad-DĠ Baġit. Madankollu, hija argumentat li hija stenniet li l-Kummissjoni tonora l-pretensjoni tagħha dwar l-ispejjeż tal-persunal peress li kienet issottomettiet l-informazzjoni dwar il-mudell ta' remunerazzjoni tagħha qabel ma kisbet l-approvazzjoni tal-Kummissjoni biex tissieħeb fil-proġett. L-ilmentatur, filwaqt li rrefera għal darb’oħra għal dak li qies bħala l-aspettattivi leġittimi tiegħu, talab lill-Kummissjoni tirrimborża l-ispejjeż tal-persunal tiegħu għall-ewwel sena tal-proġett.

12. Fis-26 ta' Frar 2015, l-Uffiċjal Finanzjarju informa lill-ilmentatur li l-unità responsabbli kienet għadha qed tesplora l-possibbiltà li timmodifika l-pożizzjoni tagħha, u li l-ilmentatur seta' jirrikorri għand l-Ombudsman jew jibda proċedimenti legali. Mhux sodisfatt bit-tweġiba tal-Kummissjoni, fit-28 ta' April 2015, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

L-inkjesta

13. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-ilment u identifikat l-allegazzjoni u t-talba li ġejjin:

Allegazzjoni:

Il-Kummissjoni rrifjutat b’mod żbaljat bħala parti ineliġibbli mill-ispejjeż tal-persunal tal-ilmentatur għall-proġett.

Pretensjoni:

Il-Kummissjoni għandha tirrimborża l-ispejjeż tal-persunal tal-ilmentatur skont il-mudell ta' remunerazzjoni tal-ilmentatur, għall-perjodu sas-16 ta' Ottubru 2014, u tippermetti lill-ilmentatur jew i) li jibdel għal mudell ta' operazzjoni ġdid sabiex ikompli bil-proġett jew, alternattivament, ii) li jirtira mill-proġett bl-ispejjeż kollha tiegħu saldati kompletament.

14. L-Ombudsman spezzjonat il-fajl tal-Kummissjoni fis-7 ta' Settembru 2015. Fid-9 ta’ Settembru 2015, intbagħat rapport dwar l-ispezzjoni lill-ilmentatur u lill-Kummissjoni. Fit-22 ta’ Settembru, fit-8 u fid-9 ta’ Ottubru 2015, l-ilmentatur issottometta osservazzjonijiet dwar ir-rapport ta’ spezzjoni. Fl-20 ta' Ottubru 2015, l-Ombudsman sar jaf mill-ilmentatur li kien involut f'żewġ proġetti (kompluti) oħra li kienu qed jaħdmu b'suċċess mal-Kummissjoni. Fl-4 ta' Novembru 2015, is-servizzi tal-Ombudsman kellhom laqgħa oħra mas-servizzi tal-Kummissjoni (Direttorat Ġenerali għas-Suq Intern, l-Industrija, l-Intraprenditorija u l-SMEs - DĠ GROW) biex jesploraw soluzzjonijiet possibbli għall-każ. Wara dik il-laqgħa, fis-27 ta’ Novembru 2015, il-Kummissjoni bagħtet ittra lill-ilmentatur fejn esprimiet id-dispjaċir tagħha għal kwalunkwe nuqqas ta’ ftehim li seta’ seħħ. L-ilmentatur bagħat xi kummenti qosra lill-Ombudsman fl-1 u l-14 ta' Diċembru 2015. Fil-15 ta' Diċembru 2015, l-Ombudsman saret taf mill-ilmentatur li l-proġett ikkonċernat kien l-ewwel proġett b'finanzjament mill-UE li fih kien ipparteċipa. Fit-twettiq tal-investigazzjoni, l-Ombudsman qies l-argumenti u l-opinjonijiet imressqa mill-partijiet.

Allegatament rifjut żbaljat tal-ispejjeż tal-persunal

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

15. B’appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu, l-ilmentatur argumenta li, qabel ma ngħaqad mal-proġett u qabel ma ffirma l-emenda għall-Ftehim ta’ Għotja, (i) informa lill-Kummissjoni (permezz tal-koordinatur) dwar il-mudell ta’ remunerazzjoni tal-persunal tiegħu, (ii) il-Kummissjoni approvat dan il-mudell u (iii) l-ilmentatur kien għalhekk intitolat li jistenna li l-Kummissjoni tirrimborża l-kostijiet tal-persunal tiegħu kif xieraq.

16. Waqt l-ispezzjoni, il-Kummissjoni ddikjarat li l-ammonti msemmija mill-ilmentatur fl-ilment tiegħu (jiġifieri li l-Kummissjoni allegatament aċċettat biss EUR 85 000 mill-EUR 122 459) ma kinux preċiżi u li, wara korrezzjoni mill-ilmentatur, il-Kummissjoni kienet qablet li tħallas EUR 70 952.56 minn EUR 128 202.15 [2]. Il-Kummissjoni ddikjarat ukoll li l-eliġibbiltà tal-ispejjeż speċifiċi ma tiġix ivverifikata fil-mument tal-iffirmar tal-Ftehim ta’ Għotja, iżda biss aktar tard meta benefiċjarju jissottometti r-rapport interim u talba għall-pagament.

17. Minħabba li l-ilmentatur ma kienx ipprovda kopji tal-korrispondenza rilevanti (ittri/emails) biex juri li l-mudell ta' remunerazzjoni tiegħu kien ġie approvat mill-Kummissjoni, is-servizzi tal-Ombudsman spezzjonaw il-korrispondenza fil-fajl tal-Kummissjoni. Madankollu, il-Kummissjoni osservat li mhux l-emails kollha skambjati mal-koordinatur u mal-ilmentatur kienu ġew irreġistrati dak iż-żmien, iżda biss dawk li kienu l-aktar rilevanti għall-proġett inkwistjoni.

18. Fl-ittra tagħha tas-27 ta' Novembru 2015 lill-ilmentatur, li rreferiet għad-diskussjonijiet mal-Ombudsman dwar l-ispejjeż tal-persunal tal-ilmentatur, il-Kummissjoni esprimiet dispjaċir għall-fatt li l-ilmentatur kien taħt l-impressjoni li r-remunerazzjoni tal-persunal imħallsa permezz ta' dividendi setgħet b'xi mod titqies eliġibbli. Il-Kummissjoni ddikjarat li, bħala parti mir-rikors tagħha, f’Settembru 2012 l-ilmentatur kien issottometta d-dokumenti statutorji tiegħu, inkluża l-politika ta’ remunerazzjoni tiegħu. Il-Kummissjoni ddikjarat li skont ir-regoli u l-proċeduri li japplikaw għall-għotjiet tas-CIP, hija meħtieġa tivverifika l-istatus legali tal-benefiċjarju u l-konformità mal-kriterji tal-għażla, billi tirrevedi d-dokumenti sottomessi mill-benefiċjarji potenzjali. Madankollu, il-Kummissjoni spjegat li l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tiġi vvalutata fi stadju aktar tard, jiġifieri meta jiġu riċevuti d-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż reali, u f’konformità mal-kundizzjonijiet ta’ eliġibbiltà tal-Ftehim ta’ Għotja. Il-Kummissjoni żgurat lill-ilmentatur li kienet għamlet sforzi sinċieri biex tinvestiga bir-reqqa l-affermazzjonijiet tagħha. Hija ddispjaċiha li ma setgħet tasal għal ebda konklużjoni oħra ħlief li r-remunerazzjoni fil-forma ta’ dividendi ma setgħetx tiġi aċċettata bħala spiża eliġibbli skont il-Ftehim ta’ Għotja. Hija argumentat li - fid-dawl tal-ħtieġa li jiġi żgurat trattament ugwali għall-benefiċjarji tal-finanzjament tal-UE - hija ma setgħetx titbiegħed mill-kundizzjonijiet ġenerali. Il-Kummissjoni ttamat li l-ilmentatur xorta waħda jkompli l-parteċipazzjoni tiegħu fil-proġett.

19. Fl-osservazzjonijiet preċedenti tiegħu dwar ir-rapport ta' spezzjoni tal-Ombudsman, l-ilmentatur argumenta li għalkemm la huwa u lanqas il-koordinatur ma setgħu jsibu kopja tal-email rilevanti, huwa kien ġie infurmat mill-koordinatur li l-Kummissjoni kienet qablet li l-koordinatur għandu jissottometti emenda għall-Ftehim ta' Għotja biex l-ilmentatur ikun jista' jissieħeb fil-proġett. L-ilmentatur argumenta li, fi kwalunkwe każ, il-fatt li l-emenda għall-Ftehim ta’ Għotja ġiet sussegwentement iffirmata mill-Kummissjoni kien indikazzjoni ċara li ngħatat l-approvazzjoni. L-ilmentatur iddikjara wkoll li, peress li ma ġiex infurmat li l-mudell operattiv tiegħu ma kienx aċċettabbli għall-Kummissjoni, kien raġonevoli għalih li jemmen li l-inklużjoni tiegħu fil-Ftehim ta’ Għotja kienet saret abbażi tal-informazzjoni li kien ipprovda. Għalhekk kien hemm aktar minn aspettattiva raġonevoli li l-kostijiet tal-persunal tagħha mġarrba, abbażi tal-mudell ta’ remunerazzjoni tagħha, ikunu eliġibbli. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-ittra tal-Kummissjoni tas-27 ta' Novembru 2015, l-ilmentatur iddikjara li l-ittra ma indirizzatx il-kwistjoni li l-Kummissjoni kienet naqset milli tinfurmaha fl-2012 li l-mudell ta' remunerazzjoni tagħha ma jkunx aċċettabbli.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

20. Il-pożizzjoni finali tal-Kummissjoni dwar il-kwistjoni hija stabbilita fl-email tal-Uffiċjal Finanzjarju tagħha tal-5 ta' Frar 2015, li fiha l-ilmentatur ġie infurmat li d-DĠ Baġit żamm il-pożizzjoni tiegħu li d-dividendi bħala remunerazzjoni lill-impjegati mhumiex aċċettati bħala spejjeż eliġibbli. Dan ġie kkonfermat fl-aħħar ittra tal-Kummissjoni lill-ilmentatur tas-27 ta' Novembru 2015. Skont id-DĠ Baġit, l-operazzjonijiet relatati mal-qligħ jew mal-profitti ta’ benefiċjarju (bħad-distribuzzjoni tad-dividendi) ma jikkostitwixxux kostijiet. L-Ombudsman, minbarra li jinnota li d-dividendi huma skont id-definizzjoni tagħhom profitti u għalhekk mhux spejjeż, iqis li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni hija korretta u f’konformità mal-Ftehim ta’ Għotja li jipprovdi (l-Artikolu II.14.2 tal-Kundizzjonijiet Speċjali) li l-ispejjeż diretti eliġibbli jinkludu “l-ispejjeż tal-persunal assenjat għall-azzjoni, li jinkludu s-salarji attwali flimkien mal-ispejjeż tas-sigurtà soċjali u spejjeż statutorji oħra inklużi fir-remunerazzjoni...”. Għalhekk, il-ħlas ta’ dividendi ma huwiex kopert minn din id-dispożizzjoni. L-Artikolu II.14.4 tal-Kundizzjonijiet Speċjali jipprevedi wkoll li “l-ispejjeż li ġejjin ma għandhomx jitqiesu eliġibbli: redditu fuq il-kapital" li jidher li jkopri l-ħlas ta' dividendi. Ta’ min jinnota wkoll li l-emenda għall-Ftehim ta’ Għotja, li ppermettiet lill-ilmentatur isir benefiċjarju tal-proġett, irreferiet speċifikament għall-kundizzjonijiet ta’ eliġibbiltà stabbiliti fl-Artikolu II.14 (ara l-Artikolu 4 tal-emenda).

21. Madankollu, l-allegazzjoni ewlenija tal-ilmentatur hija li qabel ma ngħaqad mal-proġett u ffirma l-emenda għall-Ftehim ta’ Għotja, kien diġà informa lill-Kummissjoni (permezz tal-koordinatur) dwar il-mudell ta’ remunerazzjoni tal-persunal tiegħu, li l-Kummissjoni kienet approvat il-mudell tiegħu u li b’riżultat ta’ dan l-ilmentatur kellu l-aspettattiva leġittima li l-Kummissjoni kienet se tirrimborża l-kostijiet tal-persunal tiegħu kif xieraq. Fil-fehma tal-ilmentatur, l-iżball għalhekk kien jikkonsisti fil-fatt li l-Uffiċjal Finanzjarju ma qarax (b'attenzjoni biżżejjed) l-informazzjoni li ppreżenta f'Settembru 2012 dwar il-mudell ta' rimunerazzjoni tiegħu.

22. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman josserva li, fil-posta elettronika tiegħu tas-6 ta' Novembru 2014, l-uffiċjal finanzjarju, minkejja li ammetta li l-kliem użat preċedentement kien ambigwu, indika b'mod ċar lil-lanjant li huwa ma kienx aċċetta l-mudell ta' remunerazzjoni tiegħu. Minkejja t-talba speċifika tal-Ombudsman, l-ilmentatur ma ppreżentax evidenza, bħal email, li turi li l-Uffiċjal Finanzjarju kien f'xi ħin effettivament approva l-mudell ta' remunerazzjoni tiegħu. L-argument tal-ilmentatur li l-iffirmar tal-emenda għall-Ftehim ta’ Għotja kien ifisser li l-mudell ta’ remunerazzjoni tiegħu kien ġie approvat b’mod impliċitu, u li għalhekk il-pagamenti ta’ dividendi jkunu eliġibbli, ma jistax jintlaqa’. Fil-fatt, l-emenda għall-Ftehim ta’ Għotja ma fiha l-ebda referenza għall-mudell ta’ remunerazzjoni tal-ilmentatur; minflok tirreferi għall-kundizzjonijiet ta’ eliġibbiltà tal-Ftehim ta’ Għotja li huma d-dispożizzjonijiet rilevanti li għandhom jitqiesu [3].  

23. Barra minn hekk, kif spjegat mill-Kummissjoni, l-eliġibbiltà tal-ispejjeż tiġi vvalutata wara t-tlestija (parzjali) tal-proġett u s-sottomissjoni mill-benefiċjarju tar-rapporti u d-dikjarazzjonijiet finanzjarji rilevanti, u mhux fil-mument tal-iffirmar tal-Ftehim ta’ Għotja jew l-emendi għalih. Dan għaliex, sabiex ikunu eliġibbli, l-ispejjeż iridu jkunu fil-fatt iġġarrbu. Għalhekk, l-iffirmar tal-Ftehim ta’ Għotja ma jagħtix id-dritt lil benefiċjarju għar-rimborż garantit ta’ ċerti spejjeż. F’dan il-każ, dan ifisser li, anki jekk il-mudell ta’ remunerazzjoni tal-ilmentatur kien ġie approvat mill-Kummissjoni (li ma kienx il-każ), l-ilmentatur ma kellu l-ebda dritt jistenna li, fil-prinċipju, il-pagamenti ta’ dividendi jkunu eliġibbli.

24. Għalhekk, l-Ombudsman huwa tal-fehma li l-kundizzjonijiet għall-aspettattivi leġittimi ma humiex issodisfatti f’dan il-każ. Għandhom jiġu ssodisfatti tliet kundizzjonijiet kumulattivi għall-eżistenza ta’ aspettattivi leġittimi. L-ewwel nett, assigurazzjonijiet preċiżi, inkundizzjonati u konkordanti li joriġinaw minn sorsi awtorizzati u affidabbli għandhom jingħataw lill-persuna kkonċernata. It-tieni nett, l-assigurazzjonijiet mogħtija jridu jikkonformaw mar-regoli applikabbli. It-tielet nett, dawn l-assigurazzjonijiet għandhom ikunu ta’ natura li joħolqu aspettattivi leġittimi fir-rigward tad-destinatarju tagħhom.

25. F’dan il-każ, l-ewwel żewġ kundizzjonijiet, b’mod ċar ħafna, ma humiex issodisfatti. L-ewwel nett, ma ġiex stabbilit li ngħataw assigurazzjonijiet preċiżi, inkundizzjonati u konsistenti lil-lanjant li huwa seta’ jitlob ir-rimbors tal-ispejjeż tal-persunal tiegħu fuq il-bażi ta’ pagamenti ta’ dividendi. Anki jekk l-ilmentatur seta’ jipprova li kien irċieva l-approvazzjoni impliċita mill-Uffiċjal Finanzjarju tal-mudell ta’ remunerazzjoni tiegħu, tali approvazzjoni ma setgħetx tiġi kkaratterizzata bħala “assigurazzjonijiet preċiżi, inkondizzjonati u konsistenti”.

26. It-tieni nett, u aktar importanti minn hekk, madankollu, l-assigurazzjonijiet iridu jikkonformaw mar-regoli applikabbli. F’dan il-każ, it-tip ta’ assigurazzjonijiet li l-lanjant jallega li rċieva - fis-sens li jista’ jikseb ir-rimbors tal-ispejjeż tal-persunal tiegħu fuq il-bażi ta’ ħlasijiet ta’ dividendi - imur manifestament kontra r-regoli applikabbli, jiġifieri l-Artikolu II.14 tal-Kundizzjonijiet Speċjali tal-Ftehim ta’ Għotja.

27. Fuq il-bażi ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman iqis li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni hija legalment korretta u f'konformità mad-dispożizzjonijiet tal-Ftehim ta' Għotja.

28. Madankollu, minkejja li l-Kummissjoni aġixxiet legalment meta rrifjutat id-dividendi bħala spejjeż eliġibbli tal-persunal, il-Kummissjoni setgħet kienet aktar diliġenti f’Settembru 2012, meta l-ilmentatur, permezz tal-koordinatur, issottometta d-dokumenti statutorji tiegħu u l-mudell ta’ remunerazzjoni tiegħu lill-Kummissjoni. Dan ippreżenta opportunità għall-Kummissjoni biex tidentifika problema bil-mudell ta’ remunerazzjoni u biex twissi lill-ilmentatur dwar l-eżistenza ta’ dik il-problema. L-Ombudsman jifhem li, fil-kors normali, il-Kummissjoni ma kinitx tivverifika speċifikament il-mudell ta' remunerazzjoni f'dak il-punt. Min-naħa l-oħra, il-koordinatur, f’isem l-ilmentatur, staqsa lill-Kummissjoni jekk il-mudell ta’ remunerazzjoni jkunx aċċettabbli. Dan jissuġġerixxi li kien hemm dubji dwar jekk il-mudell ta’ remunerazzjoni jkunx aċċettabbli. L-Ombudsman iddiskuta din il-kwistjoni mal-Kummissjoni fl-4 ta' Novembru 2015, u b'riżultat ta' dan il-Kummissjoni bagħtet ittra oħra lill-ilmentatur fis-27 ta' Novembru 2015. F’dik l-ittra, il-Kummissjoni esprimiet id-dispjaċir tagħha għall-fatt li l-ilmentatur kien jemmen li l-mudell ta’ remunerazzjoni tal-persunal tiegħu, ibbażat fuq il-ħlas ta’ dividendi, ikun aċċettabbli. Il-Kummissjoni ddispjaċiha wkoll li ma setgħetx tasal għal konklużjoni oħra ħlief li d-dividendi, bħala spejjeż tal-persunal, ma kinux eliġibbli.

29. L-Ombudsman jaċċetta li d-deċiżjoni tal-Kummissjoni, li tirrifjuta l-ispejjeż tal-persunal imħallsa bħala dividendi, kienet legalment korretta. L-Ombudsman iqisha bħala l-aktar sfortunata li seħħ in-nuqqas ta' ftehim rigward il-mudell ta' rimunerazzjoni. Filwaqt li l-Kummissjoni setgħet aġixxiet biex tiċċara li l-mudell ta' remunerazzjoni ma kienx aċċettabbli, l-Ombudsman ma jqisx li l-Kummissjoni kienet direttament responsabbli għal dan in-nuqqas ta' ftehim. Kien hemm tliet partijiet involuti u l-Ombudsman ma jfittixx li jidentifika fejn għandha tkun ir-responsabbiltà primarja għan-nuqqas ta' ftehim. Filwaqt li l-Kummissjoni kkontribwiet għan-nuqqas ta' ftehim, l-Ombudsman ma tqisx dan bħala każ ta' amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni. Pjuttost, jidher li kienet okkorrenza sfortunata li għaliha l-partijiet jaqsmu r-responsabbiltà.

30. B'mod ġust mal-ilmentatur, l-Ombudsman jifhem li dan kien l-ewwel involviment tiegħu f'tali proġett iffinanzjat mill-Kummissjoni, u huwa plawżibbli li ma kienx konxju tal-prattiki normali li jirregolaw l-amministrazzjoni ta' tali proġetti. Fl-istess ħin, huwa wkoll il-każ li r-relazzjoni primarja tal-ilmentatur kienet mal-koordinatur u li l-kwistjonijiet kollha rilevanti għall-parteċipazzjoni tal-ilmentatur fil-proġett għandhom, l-ewwel nett, ikunu kwistjoni bejn l-ilmentatur u l-koordinatur.

31. Il-konklużjoni ġenerali tal-Ombudsman hija li, filwaqt li qam nuqqas ta' ftehim l-aktar sfortunat, ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina min-naħa tal-Kummissjoni fit-trattament tagħha tal-każ.

Konklużjoni

Fuq il-bażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, l-Ombudsman għalaqha bil-konklużjoni li ġejja:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni fit-trattament tagħha ta’ dan il-każ.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Emily O'Reilly

Strasburgu, 18/12/2015

[1] L-impjegati tal-ilmentatur jistgħu jagħżlu li jirċievu r-remunerazzjoni tagħhom skont is-salarju, id-dividend, jew it-tnejn. Skont l-ilmentatur, meta l-impjegati jagħżlu l-opzjoni tad-dividendi, id-dividendi riċevuti jikkostitwixxu remunerazzjoni għax-xogħol imwettaq u ma jistgħux jitqiesu bħala qligħ/remunerazzjoni fuq il-kapital. L-ilmentatur jindika li ma għandux kapital.

[2] Il-posta elettronika tal-Kummissjoni tat-8 ta' April 2014 lill-ilmentatur iddikjarat li EUR 70 952.56 minn EUR 128 202.15 tal-kost tal-ilmentatur kienu eliġibbli. Madankollu, waqt l-ispezzjoni, il-Kummissjoni rreferiet għal 95 % ta’ EUR 70 952.56 minn 95 % ta’ EUR 128 202.15.

[3] L-ilmentatur argumenta li kien talab speċifikament lill-Kummissjoni biex tinformah jekk il-mudell ta’ remunerazzjoni tiegħu ma kienx aċċettabbli sabiex ikun jista’ jinbidel. L-ilmentatur irrefera għall-email tiegħu tal-5 ta’ Settembru 2012 lill-koordinatur. L-Ombudsman tinnota li, f'dik l-email, l-ilmentatur sempliċiment bagħat il-mudell ta' rimunerazzjoni tiegħu lill-koordinatur u ddikjara: "Nittama li dan jipprovdi l-informazzjoni ta' sostenn li għandek bżonn. Jekk le, se jkollna bżonn inkomplu d-diskussjonijiet tagħna biex insibu approċċ li jaħdem għat-tnejn li aħna. Din id-dikjarazzjoni mhijiex kompletament ċara u ma tappoġġax b’mod inekwivoku l-konklużjoni li l-ilmentatur talab speċifikament lill-Kummissjoni biex tinformah jekk il-mudell ta’ remunerazzjoni tiegħu ma kienx aċċettabbli.