L-isfond

1. Fis-16 ta' Diċembru 2013, l-Ombudsman fetħet inkjesta fuq inizjattiva proprja fejn stiednet lill-Aġenzija Eżekuttiva għall-Kompetittività u l-Innovazzjoni (EACI) tikkunsidra li tistabbilixxi proċedura li tippermetti lill-applikanti li mhumiex sodisfatti bil-mod kif ġew ittrattati s-sejħiet għal proposti biex jirrikorru għal Kumitat ta' Reviżjoni jew Rimedju indipendenti. L-Ombudsman indikat li l-EACI tista' tibbaża fuq il-proċeduri ta' rieżami fis-seħħ fl-Aġenzija Eżekuttiva għar-Riċerka (REA) u l-Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew għar-Riċerka (ERCEA). B'effett mill-1 ta' Jannar 2014, l-EACI ġiet sostitwita u ssuċċeduta mill-EASME [2].

L-istabbiliment ta’ proċedura ta’ rieżami fi ħdan l-EASME

L-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman

2. Il-fehma tal-Ombudsman hija li kull istituzzjoni tal-UE li tkun f'kuntatt frekwenti ma' persuni li jista' jkollhom raġuni biex jilmentaw għandha tistabbilixxi proċedura li tipprevedi li l-ilmenti jiġu indirizzati u solvuti malajr mill-istituzzjoni nnifisha, qabel ma dawk il-persuni jirrikorru għal mekkaniżmi oħra ta' rimedju, bħall-Ombudsman u l-qrati. Minħabba l-mandat tagħha, l-EASME tinsab f’kuntatt frekwenti ma’ applikanti li jwieġbu għal sejħiet għal proposti taħt diversi programmi tal-UE (il-Programm Orizzont 2020 (H2020), il-Programmi COSME, LIFE u FEMS).

3. Fir-rigward tal-kamp ta’ applikazzjoni tar-rieżami, l-Ombudsman innota li l-proċedura ta’ rieżami prevista fl-Artikolu 16 tar-Regolament H2020 hija simili għal dawk stabbiliti mill-ERCEA u l-REA li huma limitati għal “aspetti proċedurali”, u ma jkoprux il-valutazzjoni tal-merti tal-proposti. Il-fatt li din id-dispożizzjoni tillimita r-reviżjoni mill-kumitat ta ' reviżjoni tal-evalwazzjoni għal "aspetti proċedurali" m ' għandux, madankollu, ifisser li r-reviżjoni għandha tkun limitata għal elementi purament formalistiċi. Li kieku dan kien il-każ, id-dritt ta’ reviżjoni ovvjament ma jkollux ħafna valur. F'dan il-kuntest, l-Ombudsman ġibdet l-attenzjoni għall-fatt li hemm tliet raġunijiet li għandhom iwasslu għal evalwazzjoni sħiħa mill-ġdid ta' proposta: (i) jekk applikant iressaq evidenza ta’ żbalji proċedurali, pereżempju, jekk ikun ċar li pass fil-proċedura jkun ġie injorat; (ii) jekk applikant iressaq evidenza ta’ żbalji fattwali, pereżempju, jekk l-esperti jirreferu għall-proposta żbaljata; jew (iii) jekk applikant iressaq evidenza ta’ żball manifest ta’ evalwazzjoni. L-Ombudsman kienet tal-fehma li l-proċedura ta' rieżami li għandha tiġi stabbilita mill-EASME fil-kuntest tal-Programm Orizzont 2020 għandha tkopri dawk it-tliet sitwazzjonijiet. L-Ombudsman qieset ukoll li l-EASME għandha tieħu l-passi meħtieġa biex tistabbilixxi proċedura ta' rieżami simili għal sejħiet għal proposti taħt il-Programmi l-oħra tal-UE.

4. Fis-17 ta' Ottubru 2014, l-Ombudsman għalhekk għamel iż-żewġ abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet li ġejjin lill-EASME:

"1. F’konformità mal-Artikolu 16 tar-Regolament 1290/2013 u l-Anness I tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2013) 9414 final, l-EASME għandha, mill-aktar fis possibbli, tieħu l-passi meħtieġa biex tistabbilixxi proċedura ta’ rieżami ta’ evalwazzjoni għall-applikanti li jwieġbu għal sejħiet għal proposti skont il-programm Orizzont 2020 u tinforma lill-Ombudsman bid-data sa meta se tkun fis-seħħ il-proċedura ta’ rieżami.

Din il-proċedura ta’ rieżami għandha tkopri każijiet fejn l-applikanti jressqu pretensjonijiet ta’ (i) żbalji proċedurali, (ii) żbalji fattwali jew (iii) żball manifest ta’ valutazzjoni.

2. L-EASME għandha tieħu l-passi meħtieġa biex tistabbilixxi proċedura ta ' rieżami simili għall-applikanti li jwieġbu għal sejħiet għal proposti mnedija taħt il-programmi l-oħra tal-UE u tinforma lill-Ombudsman dwar id-data sa meta se tidħol fis-seħħ il-proċedura ta' rieżami ".

5. Meta indirizzat l-abbozz ta’ rakkomandazzjonijiet lill-EASME, l-Ombudsman qieset l-argumenti u l-opinjoni mressqa mill-EASME.

6. L-EASME aċċettat iż-żewġ abbozzi ta’ rakkomandazzjonijiet u ddeskriviet il-miżuri li kienet ħadet biex timplimentahom:

7. Fir-rigward tal-ewwel abbozz ta’ rakkomandazzjoni dwar il-programm Orizzont 2020, l-EASME ddikjarat li hija stabbiliet żewġ proċeduri ta’ rieżami, jiġifieri (i) il-Kumitat ta’ Reviżjoni tal-Ammissibilità u l-Eliġibilità, u (ii) il-Kumitat ta’ Reviżjoni tal-Evalwazzjoni:

(i) Il-Kumitat għar-Reviżjoni tal-Ammissibilità u l-Eliġibilità

8. Il-Kumitat ta’ Reviżjoni tal-Ammissibbiltà u l-Eliġibbiltà ġie stabbilit bid-Deċiżjoni tad-Direttur tal-EASME tat-30 ta’ Lulju 2014. Dan il-Kumitat intern jitlaqqa’ wara li jkunu waslu lmenti jew talbiet għal rieżami dwar l-ammissibbiltà u l-eliġibbiltà tal-proposti. Il-Kumitat jeżamina biss dawk l-ilmenti mressqa qabel evalwazzjoni, f’każijiet ta’ nuqqas ta’ twettiq tal-kriterji ta’ ammissibbiltà jew ta’ eliġibbiltà. L-applikant li ma ntgħażilx għandu 30 jum minn meta tintbagħat l-ittra ta’ rifjut mill-EASME biex iressaq ilment jew jitlob rieżami permezz ta’ weblink apposta (https://webgate.ec.europa.eu/redress-frontoffice/work.iface).

9. Il-Kumitat huwa magħmul mill-Kap tal-Unità jew il-koordinatur tas-sejħa, uffiċjal legali u koordinatur tas-sejħa ta’ sejħa oħra. Skont l-Artikolu 6 tad-Deċiżjoni, il-Kumitat se joħroġ rakkomandazzjoni motivata lill-Uffiċjal Awtorizzanti. F’każ li l-Kumitat iqis li l-proposta tikkonforma mal-kriterji kollha ta’ eliġibbiltà u/jew ta’ ammissibbiltà, huwa jirrakkomanda li jiġu evalwati l-merti tal-proposta (Artikolu 8). L-Uffiċjal Awtorizzanti jadotta deċiżjoni finali abbażi tar-rakkomandazzjoni tal-Kumitat.

10. L-ittra lill-ilmentatur dwar l-eżitu tat-talba għal rieżami se tinkludi informazzjoni dwar il-mezzi ta’ rimedju, inkluż li wieħed jirrikorri għand l-Ombudsman jew il-Qorti Ġenerali. L-EASME indikat ukoll li l-Manwal ta’ Proċedura tagħha għal Orizzont 2020 għandu kapitolu speċifiku dwar il-Kumitat ta’ Reviżjoni tal-Ammissibbiltà u l-Eliġibbiltà.

(ii) Il-Kumitat ta’ Reviżjoni tal-Evalwazzjoni

11. Il-Kumitat ta’ Reviżjoni tal-Evalwazzjoni ġie stabbilit bid-Deċiżjoni tad-Direttur tal-EASME tal-31 ta’ Lulju 2014. Dan il-Kumitat intern jeżamina t-talbiet għal rieżami riċevuti wara li tkun ġiet evalwata proposta. Skont l-Artikolu 4 tad-Deċiżjoni, it-talbiet għal rieżami jistgħu jkunu bbażati biss fuq nuqqasijiet proċedurali (l-evalwazzjoni tal-merti tal-proposta hija barra mill-kamp ta’ applikazzjoni tal-Kumitat). Il-kapitolu rilevanti tal-Manwal ta’ Proċedura tal-EASME jipprovdi eżempji ta’ nuqqasijiet proċedurali bħal i) nuqqas ta’ kompetenza teknika tal-esperti, ii) żbalji fattwali fir-rapport Sommarju tal-Evalwazzjoni; iii) kunflitti ta’ interess, u iv) nuqqas ta’ koerenza bejn il-punteġġi u l-kummenti. Madankollu, l-EASME enfasizzat li, kif indikat mill-Ombudsman, il-kunċett ta’ nuqqasijiet proċedurali mhuwiex limitat għal elementi purament formalistiċi u jkopri t-tipi ta’ żbalji msemmija fl-abbozz ta’ rakkomandazzjoni, jiġifieri (i) żbalji proċedurali, (ii) żbalji fattwali, jew (iii) żball manifest ta’ valutazzjoni.

12. L-applikant li ma jirnexxilux ikollu 30 jum wara li r-riżultati tal-evalwazzjoni jkunu ġew ikkomunikati lilu biex iressaq ilment jew jitlob rieżami permezz ta’ weblink apposta. Il-Kumitat huwa magħmul minn mill-inqas erba’ membri, jiġifieri żewġ membri permanenti (uffiċjal legali u Kap tal-Finanzi tas-Settur) u żewġ membri li jżommu f’wiċċ l-ilma. Skont l-Artikolu 8 tad-Deċiżjoni, il-Kumitat se joħroġ rakkomandazzjoni motivata lill-Uffiċjal Awtorizzanti. Hemm tliet riżultati possibbli: nuqqas ta' prova fir-rigward tal-allegat nuqqas proċedurali; evidenza ta' nuqqas proċedurali iżda l-ebda rabta kawżali mal-allegat riżultat tal-evalwazzjoni; u c) evidenza ta’ nuqqas proċedurali b’rabta kawżali mar-riżultat tal-evalwazzjoni. Kif irrakkomandat mill-Ombudsman, fil-każ li l-Kumitat isib evidenza ta’ nuqqas proċedurali (bħal żball proċedurali, żball fattwali jew żball manifest ta’ valutazzjoni), il-merti tal-proposta jiġu evalwati mill-ġdid minn evalwaturi indipendenti. L-Uffiċjal Awtorizzanti jadotta deċiżjoni finali abbażi tar-rakkomandazzjoni tal-Kumitat.

13. L-ittra lill-ilmentatur dwar l-eżitu tat-talba għal rieżami se tinkludi informazzjoni dwar il-mezzi ta’ rimedju, inkluż li wieħed jirrikorri għand l-Ombudsman jew il-Qorti Ġenerali. L-EASME indikat ukoll li s-Servizz Legali u ta’ Appoġġ Ċentrali tal-Kummissjoni abbozza Vademecum (manwal/manwal) li fih l-informazzjoni rilevanti għall-proċedura ta’ rieżami f’Orizzont 2020 u huwa vinkolanti fuq l-EASME. Jekk ikun hemm diskrepanza bejn il-Vademecum tal-Kummissjoni u l-Manwal tal-EASME, jipprevalu t-termini tal-Vademecum.

14. Fir-rigward tat-tieni abbozz ta’ rakkomandazzjoni dwar proċedura ta’ rieżami għal sejħiet għal proposti taħt il-Programmi COSME, LIFE u FEMS, l-EASME ddikjarat li, permezz ta’ nota tas-16 ta’ Diċembru 2014, id-Direttur talab il-fehma u l-approvazzjoni tad-Direttorati Ġenerali (DĠ) prinċipali rilevanti tal-Kummissjoni biex jiġi stabbilit Kumitat ta’ Rieżami intern għal dawn il-Programmi. In-nota rreferiet għar-rakkomandazzjoni tal-Ombudsman. Id-DĠ rilevanti approvaw it-twaqqif ta' Kumitat ta' Reviżjoni. L-abbozz ta’ “Deċiżjoni dwar l-istabbiliment ta’ Kumitat ta’ Reviżjoni tal-Evalwazzjoni għall-COSME, LIFE u l-FEMS”(li jirreferi għall-inkjesta fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman) huwa simili għad-Deċiżjoni dwar il-proċedura ta’ reviżjoni ta’ Orizzont 2020.

15. Il-Kumitat ta’ Rieżami tal-Evalwazzjoni se jeżamina l-ilmenti u t-talbiet għal rieżami minn applikanti li ma jintgħażlux li l-proposti tagħhom ikunu ġew miċħuda wara l-evalwazzjoni tagħhom. Ir-rieżami se jkun limitat għall-aspetti proċedurali tal-evalwazzjoni. L-EASME indikat li d-Deċiżjoni li tistabbilixxi l-Kumitati ta’ Reviżjoni għat-tliet programmi se tiġi adottata fi Frar 2015, u l-implimentazzjoni se tibda immedjatament wara.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara l-abbozz ta' rakkomandazzjonijiet

16. L-Ombudsman tilqa' l-aċċettazzjoni tal-EASME tal-abbozz ta' rakkomandazzjonijiet tagħha u tqis li l-EASME ħadet miżuri f'waqthom u xierqa biex timplimentahom, kemm fir-rigward ta' sejħiet għal proposti taħt il-Programm Orizzont 2020 kif ukoll ta' sejħiet taħt il-Programmi COSME, LIFE u FEMS. Il-ħeffa li biha l-EASME ħadet dawn il-miżuri hija fiha nnifisha eżempju ta' amministrazzjoni tajba u jistħoqqilha tifħir sħiħ. Dan huwa saħansitra aktar ta’ min ifaħħru meta wieħed iqis li l-EASME nnifisha ġiet stabbilita biss reċentement.

17. Billi aġixxiet b’dan il-mod, l-EASME wriet li hija impenjata għal proċess ta’ rieżami ġenwin għal applikanti mhux issodisfati.

18. Madankollu, l-Ombudsman tinnota li, filwaqt li għall-Programm Orizzont 2020, l-EASME waqqfet kemm Kumitat għar-Rieżami tal-Ammissibilità u tal-Eliġibilità kif ukoll Kumitat għar-Rieżami tal-Evalwazzjoni, fil-każ tat-tliet Programmi l-oħra (COSME, LIFE u FEMS) hija tirreferi għal Kumitat għar-Rieżami tal-Evalwazzjoni biss. L-Ombudsman huwa tal-fehma li, għal raġunijiet ta' konsistenza, ikun jagħmel sens li, anke għal dawn il-Programmi l-oħra, l-EASME tikkunsidra li twaqqaf Kumitat ta' Reviżjoni tal-Ammissibilità u l-Eliġibilità. Għalhekk, hija se tagħmel rimarka oħra hawn taħt.

19. L-Ombudsman tinnota wkoll li l-EASME spjegat fl-opinjoni tagħha lill-Ombudsman li l-kunċett ta’ “nuqqasijiet proċedurali” mhuwiex limitat għal elementi purament formalistiċi, u li jkopri (i) żbalji proċedurali, (ii) żbalji fattwali, jew (iii) żbalji manifesti ta’ valutazzjoni. Madankollu, l-applikanti għal sejħiet għal proposti jistgħu ma jkunux konxji li l-kunċett ta’ nuqqasijiet proċedurali jista’ jkopri wkoll żbalji manifesti ta’ valutazzjoni. Għalhekk ikun utli li jiġu infurmati kif xieraq u li dan jiġi indikat b'mod ċar fil-kapitolu rilevanti tal-Manwal ta' Proċedura tal-EASME (Taqsima 2.6 "Eżitu tal-Kumitat ta' Reviżjoni"), kif ukoll fid-dokumenti l-oħra kollha maħsuba għall-applikanti. L-Ombudsman se jagħmel it-tieni kumment ieħor hawn taħt.

Konklużjoni

L-Ombudsman jagħlaq din l-inkjesta fuq inizjattiva proprja bil-konklużjoni li ġejja:

L-EASME adottat iż-żewġ abbozzi ta' rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman u ħadet miżuri xierqa u f'waqthom biex timplimentahom.

L-EASME se tiġi infurmata b’din id-deċiżjoni.

Kummenti oħra

1. Għal raġunijiet ta’ konsistenza mal-Programm Orizzont 2020, l-EASME tista’ tikkunsidra li tistabbilixxi Kumitat ta’ Reviżjoni tal-Ammissibilità u l-Eliġibilità għall-Programmi COSME, LIFE u FEMS ukoll.

2. L-EASME tista' tikkunsidra li temenda l-kapitoli rilevanti tal-Manwal ta' Proċedura u dokumenti oħra maħsuba għall-applikanti biex tagħmilha ċara li r-reviżjoni tan-"nuqqasijiet proċedurali"allegati tista' tkopri wkoll żbalji manifesti ta' valutazzjoni.

Emily O'Reilly

Strasburgu 25/03/2015

[1] COSME huwa l-programm tal-UE għall-Kompetittività tal-Intrapriżi u l-Intrapriżi Żgħar u Medji; LIFE huwa l-programm tal-UE għall-Ambjent u l-Azzjoni Klimatika; Il-FEMS huwa l-Fond Ewropew għall-Affarijiet Marittimi u s-Sajd.

[2] Għal aktar informazzjoni dwar l-isfond tal-ilment, l-argumenti tal-partijiet u l-inkjesta tal-Ombudsman, jekk jogħġbok irreferi għat-test sħiħ tal-abbozz ta' rakkomandazzjoni tal-Ombudsman disponibbli fuq: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/58120/html.bookmark